経理業務を効率化する5つの方法！手順や成功事例も解説
経理業務は企業運営における重要な部分であり、その精度と効率は企業の健全な運営に直結します。
しかし、日々の業務量、その複雑さ、そして法改正への適応などが、経理業務の効率化を追求する上で課題となることがあります。これらの問題を解決し、業務の効率化を実現することが求められています。
この記事では、「経理業務を効率化する5つの方法」を解説します。具体的な手順や成功事例も紹介するので、経理業務の効率化を目指す皆様の参考になれば幸いです。
より効率的な経理業務の運営に向けて、一緒に取り組んでいきましょう。
経理業務を効率化するメリット
経理の業務効率化は、業務をスムーズに進めるだけではなく、企業全体の成長や競争力向上にも寄与します。
ここでは、経理業務を効率化することで得られるメリットについて詳しく見ていきましょう。
経理業務の負担軽減
経理業務では、請求書の発行や経費精算など、幅広く細かな作業が必要です。
そのほとんどが毎月のように繰り返される作業のため、手作業でのデータ入力が中心だと非常に多くの手間や時間がかかります。
特に経理担当者が数人しかいない企業の場合、担当者が疲弊してしまうケースもあるのではないでしょうか。
経理の業務負担に悩んでいる場合、経費精算や会計ソフトなどのツールを利用することで、経理業務にかかる作業時間を大幅に短縮できます。
正確性の向上・ミスの減少
数字を扱うことが日常である経理の仕事。どれだけ注意していても、ヒューマンエラーでミスが起きてしまう場合もあるでしょう。
数字に関するミスは企業の信頼にも影響してしまうため、特に避けたいですよね。
経理の業務効率化を推進する中で、作業や確認のプロセスをよりスマートにしたり、ツールを導入して自動化したりすることは、業務の正確性の向上やミスの防止・削減につながります。
クラウド型のITツールや経理ソフトの中には、イレギュラーな数値に対してアラートを出してくれる機能が備わっているものもあり、ミス防止策の一つになります。
コスト削減
経理業務の効率化は、企業のコスト削減にも大いに貢献します。業務効率化によって無駄が減り、残業代や人件費の節約につながります。
また、経理業務の効率化はミスを減らすことにもつながると前述しました。そのため、ミスによる再作業や修正作業の時間・コストも削減できます。
さらに、経理業務のデジタル化によってペーパーレス化を進めることで、印刷や紙にかかるコストも削減可能です。
請求書や領収書などの書類をデジタルフォーマットで管理することで、印刷代や紙代、それらの書類の保管に必要なスペースや設備のコストを削減できます。
コア業務への注力が可能に
一口に経理業務と言っても、その重要度はさまざまです。より重要なコア業務に集中できるようになるのも、業務効率化のメリットの一つです。
例えば、毎日のルーティンワークである経理作業を自動化することで、経理担当者は他のコア業務により多くの時間を使うことが可能になります。各部署が効率的に重要な課題に取り組めるようになれば、組織全体の成長もいっそう期待できるでしょう。
経営判断の迅速化
例えば、「毎週決まった時間に資料をまとめ、経理に関する情報を経営者に共有して判断を仰ぐ」というやり方の場合、スピーディーな判断が求められる際に対応が難しいケースもあります。
経理業務の効率化を推進し、重要な情報をシステム化することで、そうした情報にリアルタイムにアクセスできるようになります。
その結果、社内の情報共有がスムーズになり、必要なタイミングで、より迅速な経営判断や意思決定が下せるようになるでしょう。
経理業務を効率化する手順
経理業務を効率化するためには、現状の業務を洗い出し、課題や改善点を明確化した上で改善策を立てるという流れが必要です。
ここでは、その具体的な手順を詳しく解説します。これらの手順を理解し、適用することで、経理業務の効率化を具体的に進めることができます。
1.現状の業務を洗い出す
まずは現状の経理業務について、業務内容、手順、工数、必要な人数やスキルなどを洗い出して可視化します。
これにより、業務の全体像を把握し、効率化の具体的なアクションを計画するための基盤を作ります。
2.課題や改善点を明確化する
次に、洗い出した業務に対し、課題や改善点がないかを探します。
その際、「ECRSの原則」を活用するのがおすすめです。ECRSの原則とは、以下の4つのステップからなります。
| Eliminate（削除）： 不必要な業務やプロセスを削除する
Combine（統合）：似たような業務を統合する Rearrange（再配置）：業務の順序を最適化する Simplify（単純化）：業務を単純化し、複雑さを減らす |
これらの原則を用いて、業務の改善点を見つけ出し、それに対する改善策を立てましょう。
なお、具体的な改善策については、次のセクションで詳しく解説します。
経理業務を効率化する方法
ここで、経理業務を効率化する具体的な手法をいくつかご紹介します。
それぞれの方法は、企業の規模や業務内容、経理部門の体制などにより、最適な組み合わせや導入のタイミングが異なります。
そのため、自社の状況を踏まえた上で、最適な経理業務効率化の戦略を立てることが重要です。
ワークフローの改善
経理業務のワークフローを改善することで、より効率的に経理業務を進めることが可能になります。
今のワークフローや、各社員がどのような作業をどれくらいの工数で担当しているのかを可視化してみましょう。
確認のタイミングや担当人数の配分など、最適化できる部分はないか、タスクの優先順位は明確になっているか、などを検討します。
作業担当者が重複している場合、トラブルが起きた際に責任転嫁が起こる可能性もあります。社員それぞれの業務の役割や作業責任の範囲を、改めて明確に定義しましょう。
また、属人化している業務があれば、フローをマニュアル化して担当者以外の人も作業手順や進捗を確認できるようにすると良いでしょう。
書類のフォーマットの統一
書類のフォーマットが社内で統一されていない場合、記載や確認に時間がかかるうえ、ミスや記入漏れなども発生しやすくなります。
書類のフォーマットを統一することで、経理業務の効率が大きく向上します。
請求書、見積書、領収書、経費報告書など、経理業務で使用するすべての書類を洗い出し、共通のフォーマットを作成しましょう。
このフォーマットを各書類に適用することで、記載や確認の時間を削減できます。そして、新たに作成したフォーマットを社内で共有し、全員が新しいフォーマットに従って書類を作成するように教育することも大切なポイントです。
フォーマットの統一は、新たに経理業務を担当する人が業務を理解しやすくなるというメリットもあります。
ITツールやシステムの導入
ITツールやシステムの導入も有効な業務効率化の手法の一つです。これらのツールを用いて、日々の経理業務を自動化・デジタル化することで、作業の効率を大幅に向上させることが可能です。
具体的には、以下のようなツールやシステムがあります。
| ●会計ソフト： 会計ソフトは、財務データの入力、計算、レポート作成を自動化します。また、財務データの分析を容易にし、経営者がより迅速かつ正確な意思決定を行うことを支援します。 ●経費計算システム： ●データ管理ツール： ●クラウドツール： ●ERPシステム： |
これらのツールやシステムは、それぞれが異なる観点から経理業務の効率化を支援します。そのため、企業の具体的なニーズや課題に応じて、適切なツールやシステムを選択し、組み合わせて使用することが重要です。
キャッシュレス化の推進
キャッシュレス化は、経理業務の効率化を図るための重要な手段です。
特に、小口現金の管理は紛失や盗難などのリスクが伴い、手間もかかります。キャッシュレス化によってこれらのリスクを軽減し、管理の手間を大幅に削減することが可能です。
具体的なキャッシュレス化の手法としては、法人用のカードや口座振込の利用、そしてデジタル決済システムの導入などがあります。
特に、デジタル決済システムの導入は効果的です。現金を用いず電子データの送受信によって決済を行うシステムで、オンラインでの決済が可能となります。現金の取り扱いを一層減らせるうえに、支払い履歴がデジタル化されるため、データ分析が容易になるでしょう。
このように、経理業務の負担が軽減されることで、経理部はより高度な分析や戦略立案に時間を割くことが可能となります。
アウトソーシングの活用
経理の業務効率化には、アウトソーシングサービスの活用もおすすめです。
アウトソーシングの活用は、定型的なノンコア業務が多いバックオフィスの業務、特に経理業務において大きな効果を発揮します。
アウトソーシングのメリットは以下の通りです。
- 経理担当者がコア業務に集中できる
- 経理のプロによる高品質なアウトプットが期待できる
- 業務の繁閑にあわせて依頼量を柔軟に調整できる
- 法改正にも適切に対応できる
これらのメリットを考慮すると、アウトソーシングの活用は、経理業務の効率化を目指す企業にとって、ぜひとも検討すべき選択肢と言えるでしょう。
経理の業務効率化は「HELP YOU」
「HELP YOU」では、経理業務をはじめとしたさまざまな業務の効率化をサポートしています。
HELP YOUの特徴
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。
【HELP YOUのプラン】
＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。
２．チーム制なので欠員があっても業務が滞る心配なし！長期的な依頼が可能
３．さまざまな業務の依頼でも窓口は一つで簡単！頼れる「専属ディレクター」
４．海外在住の日本人スタッフによる時差を活用した夜間帯業務も可能
【チームプランの主なサービス内容】
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。
チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」も提供しています。
「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！
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経理プレミアムでは、経理業務の課題をまるっとお任せいただくことで、経理のプロがお客様の「こうしたい」を実現します。
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経理コンサルタントがヒアリングを基に初期構築を行い、継続的に運用できる業務体制の改善・定着化を支援 - 経理業務の実務代行
経理コンサルサポートで構築した運用体制に基づき、実務アシスタントが専任で対応
【Basicプラン】
- 日常経理業務の実務代行
既存の経理業務オペレーションに基づき、実務アシスタントが専任で対応
※別途オプションで経理コンサルサポートも利用可能
ご質問や資料請求はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！
HELP YOUの評判・口コミ
経理業務を効率化した成功事例
アウトソーシングの活用で、経理業務を効率化した事例を紹介します。経理業務の効率化を図る際の参考にお役立てください。
デジタルマーケティング領域を中心に事業を展開する株式会社ニューストリームは、新会社設立に伴う経理業務の増加を見越し、社員がコア業務に集中できる環境を整えるために、オンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU」の導入を決定しました。
アウトソーシングの導入にあたり、まず重要だったのは、コア業務とルーティン業務（ノンコア業務）の区分けです。HELP YOUのスタッフと連携しながらマニュアルを作成し、段階的に業務を区分けしました。
その結果、経理業務に関わる資料作成、出金管理表の作成、入出金の確認などのルーティン業務をHELP YOUに依頼でき、採用リスクを冒さずに社員の負担軽減に成功しました。
さらに、マニュアル作成により業務の進め方が可視化され、引き継ぎがスムーズに行えるという副次的な効果も得られました。また、社外との関わりが増えることで、新たな視点を得る機会が広がり、社員の成長機会にもつながっていると言います。
このように、アウトソーシング（HELP YOU）の導入は、経理業務の効率化だけでなく、組織力の向上にも寄与します。本事例は、アウトソーシング導入が新会社の成長を支える一例と言えるでしょう。
▼詳細はこちら
経理の業務効率化に関するよくある質問
最後に、経理業務とは何か？なぜ経理業務の効率化が必要なのか？といった「よくある質問」に答えていきます。
Q.経理業務とは？
経理業務とは、企業の財務状況を正確に把握し、管理するための業務を指します。経理業務は、その性質上、日次、月次、年次という周期で行われる業務が多く存在します。
以下にそれぞれの周期で行われる主な経理業務を示します。
【主な経理業務】
| 日次業務 | 伝票の起票（売上や経費など取引の記録）、帳簿の記帳と入力作業、現金・預金・小口現金の管理、支払い処理と振込・入金確認、請求書の発行・受領確認 など |
| 月次業務 | 月次決算（損益計算書・貸借対照表の作成）、仕訳の確認と整理、経費精算、領収書と明細の管理 など |
| 年次業務 | 年次決算、税務申告、監査対応、書類の整理・保管 など |
これらの業務を適切に行うことで、企業の財務状況を正確に把握し、経営の意思決定に反映させることが可能となります。
Q.経理業務の効率化が必要な理由は？
経理業務の効率化が求められている理由として、インボイス制度や改正電子帳簿保存法など、たび重なる法改正の影響があります。
特にインボイス制度の導入によって、請求書や領収書の管理がより複雑になり、経理担当者の負担が大幅に増加しています。このような状況を踏まえ、現場の負担を減らすためにも、業務効率化は不可欠となっています。
経理業務の効率化により、経理担当者はより高度な業務に時間を割くことができるようになり、企業全体の生産性向上に寄与します。
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まとめ
経理業務の精度と効率は企業の健全な運営に直結します。そのため、経理部門の効率化は、組織全体の成長に大きな影響を与えるでしょう。
経理業務の効率化を達成するためには、まず現状の業務を洗い出し、課題や改善点を明確化することが必要です。
そして、ITツールやシステムの導入、キャッシュレス化の推進、アウトソーシングの活用など、自社に最適な効率化の方法を取り入れていくことが求められます。
特に、アウトソーシングの活用は、経理業務の効率化に大きなメリットをもたらします。
経理業務の多くは定型的なノンコア業務であり、これらを専門的な外部サービスに委託することで、企業はコア業務に集中することが可能となります。これにより、企業の生産性が向上し、経営資源が最適化されます。
企業の成長を支える基盤として、自社に合った「経理業務の効率化」を進めていきましょう！
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