働き方改革の実現に向けて「業務改善」に取り組む企業が増えています。
ここでいう業務改善とは、簡潔に表現すると、業務に関わる人・物・コストを流れを見直し、変更することです。

また、業務改善の効果を判断する基準として、「Quality（品質）」「Cost（コスト）」「Delivery（納期）」の頭文字を取った「QCD」という考え方があるのをご存知でしょうか。

この3つの要素は相互に関連し合っています。業務改善をするためには、この3要素が相反する状況でも、同時にコントロールしつつ、それぞれが良い状態になるようにする必要があるのです。

これまでのワークフローや仕事の仕方そのものを見直して効率が上がると、自然に働き方も変わってきます。
実は「業務改善」こそが、労働環境を大幅に見直す「働き方改革」を実現させる重要なポイントなのです。

今回は、その中でも重要な要素であるコスト削減を中心に、それに伴う業務効率化の事例や業務改善のアイデアを解説していきます。

コスト削減とは

企業では必ずコスト（経費）が発生します。また、コストとは「利益をあげるために必要な企業活動におけるすべての費用」です。
言い換えれば、人件費、家賃、光熱費などを使って事業を大きくしていくともいえます。

売上を増やすことで相対的にコストを削減するという取り組みはどの企業でも行っていますが、そもそもの経費を削減することも可能です。

売上の予測は難しいですが、コストの把握は経費の管理さえ行っていれば簡単なので、そこから削減できる部分を探していけばよいでしょう。
「利益＝売上-経費」
このように削減した経費がそのまま純利益となるため、コスト削減は企業の利益に直結するといえます。

コストの種類

コストには大きく分けて3種類に分けることができます。削減できる部分を見つけ出すためにも、あらためて把握しておくとよいでしょう。

【オフィスコスト】
・家賃
・通信費
・コピー代
・事務用品費
・ビルメンテナンス費
・宅配・郵送代
・警備費
・OA機器代　など

【エネルギーコスト】
・電気代
・上下水道代
・都市・プロパンガス代　など

【オペレーションコスト】
・人件費
・物流費
・商品ロスの対策費（不良品、万引き、盗難）など

コスト削減と業務削減の違い

業務改善に向けたプロセスで「コスト（経費）削減」と「業務削減」が混同されてしまう場合があるため、その違いをご説明します。

前述のとおり、コスト削減は経営にかかる経費のみを対象としています。より家賃の安い物件を借りる、電話代やインターネット代を削減するためにより安い通信会社に切り替えるなど、日常でも行えることです。

その一方で、業務改善は金銭的なコストだけではなく、品質や人の動き、時間を含めた全体の流れをスムーズにするために、総合的に無駄をなくす取り組みです。
これまで2回に分けていたプロセスを1回で終わるようにまとめるなど、コスト削減よりも広い視野で行うことが大切になります。

コスト削減の進め方

コスト削減には、現状の把握から具体的な実行対策まで、いくつかのプロセスがあります。順番に洗い出していくことで、何が必要で何が不要かを確認していきます。

現状を把握する

今抱えている問題点について、何を解決しなければならないのかを明確にしましょう。

・問題になっているのは、何の業務のどの部分か
・その業務の一連の流れを整理し、どのような業務と関連性があるか
・その業務を行うにあたり、どのようなやりとりや情報共有が発生するか

業務の流れを把握するには、フローチャートを作成してみることをおすすめします。

問題点を洗い出す

フローチャートを作成し、現状を正確に把握できたら、改善ポイントである問題点を洗い出しましょう。たとえば、

・個人によって抱えている仕事量に差がないか
・業務の流れにおいて不要な手順はないか
・社内で行っている業務の一部をアウトソース化して負担を軽減できないか

など、細かくてもより具体的に把握して洗い出すことが大切です。

無駄な業務をなくす

問題点を洗い出してみると、「実は必要なかった」という業務が意外にあることに気づきます。
昔からやっているという理由だけで行っている業務はありませんか？それは本当に必要な業務でしょうか？

会社全体で見たとき、同じ仕事を他の部署でも重複して行っていることがあります。このような事態が起こるのは、社内でどのような業務を誰が行っているかを知らないためです。

こうした業務のムダを防ぐためには、社内で情報を共有することが重要です。問題点を発見したら、それが本当に必要な業務がどうかを精査して効率化を図りましょう。

コスト削減の方法

コスト削減の方法には、運用改善、調達改善、設備改善の3つがあるとされています。
また、社内にある無駄なコストを探し出したら、優先順位をつけて高いものから削減していくことがポイントです。

運用改善

運用改善には、電気・水道料、コピー用紙の使用量の見直しなどが当てはまります。
「使用していない部屋の電気をこまめに消す」といった日常的な節約から、「資料は紙で印刷せずにデータで閲覧する」といったペーパーレス化など、より深い部分まで見極めていくことが大切になります。

調達改善

調達改善には、電気やインターネットプロバイダなど契約条件の見直しが当てはまります。
電気の契約プランの見直しをしたり、通信費を削減するために数社から見積もりを取って比較したりすることで最適化を行います。

設備改善

設備改善とは、コスト削減のために必要な設備を設置することです。
ランニングコストを低く抑えるための機器や節約商材、省エネ機器などのことですが、初期投資費用がかかるため、回収期間も視野に入れる必要があります。

コスト削減のアイデア

前述のとおり、コストはゼロにはできなくても、削減することは可能です。地道なコスト削減により、純利益が大幅に増える可能性もあります。
では、具体的なアイデアとして、どのようなものがあるのでしょうか。詳しく見ていきましょう。

ペーパーレス化する

日常の業務で最も取り組みやすいのは、紙の無駄を省くことかもしれません。
紙ベースでの情報共有には下記のようなデメリットがあります。

・用紙代やインク代、コピー作業などの人的コストがかかる
・資料を整理するためのファイル、保管するスペースが必要
・必要な資料を探すのに時間がかかる
・社内での共有に時間がかかる
・間違えて紛失してしまう可能性がある
・処分のためのコストがかかる

一つ一つはさほど大きな問題ではありませんが、積み重なると多大な金額になってしまう可能性も十分にあります。こうしたコストを削減するために、ペーパーレス化する企業が増えてきています。

作業をIT化する

人が行う業務には必ず人件費がかかります。人件費は会社において大きなコストの一つです。
一つの業務を行うのに必要な人数が多いほど、人件費も増加しやすくなるでしょう。

そこで、無駄な人件費を削減するために、業務のIT化を行う企業が少なくありません。
たとえば、請求書を作成し、印刷・捺印・社内チェック・郵送という従来の流れをすべてIT化するサービスの導入などが挙げられます。

アウトソース化する

採用活動や経理業務は専門的な知識が必要なうえ、時期によって繁忙があり、本来のコア業務に集中できないという悩みを抱えていませんか？
膨大な情報収集やリスト作成など、特別な知識が必要なくても時間がかかる事務作業についても同じことがいえるでしょう。

アウトソーシングとは、自社で行う業務を外部の企業に委託し、代行してもらうことをいいます。
委託するための費用はかかりますが、必要な部分のみを抜粋して依頼することも可能です。

社内で行わなくてもいい作業をアウトソース化し、コア業務に集中した結果、利益アップにつながればコスト削減と同様の効果をもたらします。

コスト削減につながる業務効率化の事例

コスト削減をするためには、業務を効率的に行う環境の整備が大切です。
業務改善を行うにあたり、他社が実際に行った成功事例を参考にすることも重要なポイントになるでしょう。ここでは、具体的な業務効率化の事例をご紹介します。

業務マニュアルを作成する

プロセスが複雑な業務については、マニュアルを作成することで確認作業や分担・引き継ぎにかかる時間を短縮できます。
何かに迷って手が止まってしまった場合、どのような判断基準で誰に確認すればよいかなどを明確にしておけば、仕事が停滞する事態を防ぐことが可能です。

また、頻度の低い作業ほどプロセスを忘れてしまいがちです。その時にも業務マニュアルがあれば、手順を確認するために同僚や上司に確認したり、いちいち資料を探すこともなくなるでしょう。
ただし、社内の誰が見ても分かるような内容にしないと、マニュアルの作成自体が無駄な作業となってしまうので注意が必要です。

業務フローチャートを作成する

業務の流れが一目で分かるようにフローチャートを作成すると、効率化に有効です。

チームで仕事をしている場合、プロセスによって担当者が変わることがあるでしょう。
それぞれの担当者が何を行い、どういったプロセスを経て次に進めるかを明確にしておくことで、「今どの段階で滞ってしまっているのか、どのようにすれば解決できるか」といった確認作業の手間と時間を削減できます。

担当者を見直す

個人によって能力の差や得意・不得意があるため、適正な担当者であるか見直すことも重要です。
コスト削減のアイデアで述べた、一部の業務を専門業者にアウトソーシングすることも有効な事例といえるでしょう。

業務内容に応じてアウトソーシングをうまく活用した結果、業務効率化の近道になることもあります。

会議を見直す

会議の見直しは比較的簡単にできます。

「昔からずっとやっているから」という理由だけで続けている会議はありませんか？
そもそも会議を行う必要があるのか、会議を行ったことで何か得られた成果があるのかを洗い出してみると、実は不要な会議だったと気づくこともあるかもしれません。

無駄な会議にかけていた時間を本来の業務に費やすことができれば、参加者全員が業務を効率化することができるようになります。

また、段取りが悪く時間だけがかかってしまうことも少なくありません。議題の事前共有や資料の配布を事前に行っておくことで当日の話の流れがよりスムーズになるでしょう。

業務コスト削減なら「HELP YOU」

最後に、業務コスト削減に役立つサービスをご紹介します。
コスト削減のアイデアでも述べたように、業務コストを削減するにあたっては「業務のアウトソース化」を検討するのが有用です。

そんなときにおすすめなのが、オンラインアウトソーシングの「HELP YOU」。

HELP YOUでは、さまざまなスキルを持ったメンバーがチームで業務をサポート。お客様がコア業務に集中できる環境を整え、業務効率化や生産性の向上に貢献します。

【サービスの特徴】
・厳しい採用基準を突破した優秀なメンバーに発注できる
・チーム制のため、退職で業務が滞る心配がない
・専属ディレクターが必ず一人付くため、まとめて依頼ができる

【対応業務例】
・総務（出張手配・会場手配、スケジュール調整など）
・経理（入金管理、支払業務など）
・人事・採用（求人票の作成、書類審査管理など）
・営業サポート（提案書作成、データ・書類の収集と整理など）
・ECサイト（売上管理、商品管理など）
・マーケティング（SNS投稿、プレスリリース・メルマガの作成など）

専門スキルを持ったメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務に対応可能です。

【費用】
・月額料金：10万円～（税抜）
・契約期間：6ヵ月～
・実働時間：30時間～
※初回月のみ契約時間分が利用できなかった場合、翌月分に繰り越し可能

まとめ

業務改善の内容からコスト削減の具体的な方法、事例をご紹介してきましたが、実現するにはさまざまなプロセスや日ごろの認識が必要です。
個人レベルで意識するのはもちろん、会社全体に浸透させるためには、積極的な提案や社内での定期的な周知が重要になります。

まず「業務改善とは何か」を理解し、問題点の発見ができれば、あとは具体的な実行に移すことで日常的な変化が起こり、理想的な業務改善につながるでしょう。
 
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