業務効率化のアイデア11選！進め方や事例、成功のポイントを解説
限られたリソースの中で、企業は業務をいかに効率よく進めるかが問われています。
特に、人手不足や業務の属人化などの問題がある場合、非効率的なプロセスを放置すると、生産性の低下を招く要因になりかねません。
本記事では、こうした課題を解決するための業務効率化の具体的なアイデアを11選ご紹介。
アウトソーシングや自動化、データ活用といった手法を通じて、業務効率化に役立つ実践的な施策をお届けします。
業務効率化の実現に向け、ぜひ参考にしてください。
業務効率化とは
業務効率化とは、業務のムリ・ムダ・ムラを排除し、改善して仕事の効率を上げていく活動を言います。
業務の「ムリ」とは、スケジュール面やリソース面において従業員に負荷がかかっている状態です。
「ムダ」とは、不要な工程によって、人的リソースや設備・時間が必要以上にかかっている状態。
そして、「ムラ」とは、時期や部署によって負担が偏っていたり、人によって目的に対する理解や認識が異なっている状態を言います。
こういったムリ・ムダ・ムラをなくし業務を効率化することで、従業員が仕事をしやすくなるだけでなく、企業全体の生産性を向上させることができます。
業務効率化と生産性向上の違い
「生産性向上」という言葉は「業務効率化」と混同しがちですが、意味は異なります。業務効率化と生産性向上の関係は、手段と目的です。
生産性向上とは、より少ない投入資源（インプット）で、より多くの成果物（アウトプット）を生み出すこと。「アウトプットを上げる」または「インプットを下げる」ことで生産性を高めることができます。
つまり、業務プロセスを見直して作業を効率化する「業務効率化」は、「生産性向上」という目的に向かうための一つの手段なのです。
業務効率化によって業務にかかる時間や人的リソースを減らす（＝インプットを下げる）ことができれば、生産性は上がります。
ただし、その場しのぎの一時的な施策ではあまり意味がありません。中長期的な視点で生産性を大幅に向上できるか、そして企業全体にとって持続可能な施策であるかといった視点でアプローチしていくことが大事です。
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業務効率化に取り組むメリット
業務の効率化に取り組むことで、企業は多くのメリットを享受できます。
コスト削減
業務効率化に取り組むことでコストの削減ができます。業務効率を上げることで作業時間が削減されると、残業時間などの人件費も削減できるからです。
また、業務を見直す中でムダなツールやシステムなどが見つかった場合、それらの利用をやめる、あるいは必要な機能だけに絞ることで、コストダウンを図ることも可能です。
社員のモチベーション向上
業務効率化をおこなうことで、社員のモチベーション向上も期待できます。
業務効率化によって労働時間の削減や労働環境の改善ができれば、従業員にとって働きやすい環境が整い、職場に対する満足度が向上します。
働きやすい職場環境は、従業員の離職防止につながるうえ、優秀な人材の確保にもつながります。人材獲得競争が激化する中、業務効率化が人材確保につながるという点は企業にとって大きなメリットと言えるでしょう。
生産性や売上の向上
業務効率を上げることで生産性が向上します。
業務改善によるムダな作業や業務の排除により、時間的・人的リソースに余裕が生まれます。
その結果、従業員は売上に直結するコア業務により注力できるようになるため、生産性の向上、さらに利益率の向上が期待できます。
また、業務効率化によって創出されたリソースにより、新たなビジネスに着手できるチャンスも生まれるかもしれません。そうなれば、企業全体としての売上アップにもつながります。
業務効率化の進め方
業務効率化に向けて、改善の「進め方」は重要なカギを握ります。ここで業務効率化の進め方を確認しておきましょう。
現状を把握する
まずは現状を把握するために、現在の業務の棚卸を行いましょう。現状をきちんと把握していなければ、どの業務のどの部分が不要あるいは非効率的なのかを特定できないため、課題解決につなげることはできません。
それぞれの業務内容やフロー、担当者、必要な工数などを図または表などにして「視覚的にわかりやすい形」で可視化することがポイントです。
課題を洗い出す
業務の現状を把握したら、次は課題を洗い出していきます。
- 重複している作業はないか
- ミスが発生しやすい工程はないか
- 時間がかかりすぎている業務はないか
など、作業担当者にヒアリングを行いながら、業務に潜む課題や問題を徹底的に洗い出しましょう。
改善策を立案・実施する
改善すべき業務や工程が見つかったら、それらの課題に対して適切な施策を立案・実施していきましょう。
改善策を実施する際は、通常業務の負担や邪魔にならないような方法やスケジュールを検討することも大切です。
具体的な業務効率化のための施策・アイデアについては後ほど詳しくご紹介します。
効果検証と改善を行う
最後に、業務効率化の施策をおこなったら、それに対する効果検証と改善を繰り返すことも必要です。
新たに構築されたフローによってどのような効果があったのか、問題はないかを検証し、効果が見られなかった箇所に対してはさらなる改善を行う必要があります。
こうした改善のPDCAサイクルをしっかりと回しつづけ、課題の解決を図ることが業務効率化を成功させる重要なポイントです。
今すぐできる業務効率化のアイデア11選
ここからは、業務効率化に向けた具体的な施策のアイデアを11個ご紹介します。生産性向上を目指すためのヒントとして、ぜひご活用ください。
業務をなくす
業務を見直す中で必要のないムダな業務があれば、簡略化あるいは思い切って廃止することも検討してみましょう。
形骸化している会議やムダな書類などがあれば、「この作業や時間は何のためにあるのか」「本当に必要なのか」をきちんと見極めていきましょう。
ただし、必要な業務まで削らないように細心の注意が必要です。一見すると必要がなさそうな業務でも、実は重要な役割を担っている業務もあるかもしれません。そうした必要な業務を削ってしまうと、かえって業務効率が下がる恐れがあります。
そういった事態を招かないためには、実務レベルで考えて判断することが重要です。判断に迷う場合には、実際に現場で働く人たちの声を参考にしましょう。
業務を集約する
業務を集約することも業務効率化のための一つのアイデアです。同じような業務を違う部署・拠点でバラバラに行っている事例は少なくありません。
部署ごとや拠点ごとに行っている類似業務があれば、一つの部署や拠点、担当者に集約することで業務のムダを減らすことができます。
また、部署や拠点などを横断し、一丸となって業務効率化に取り組むことで、社内での情報共有やコミュニケーションがスムーズかつ活発になるといった効果も期待できます。
業務フロー図を作成する
業務フロー図の作成は、業務効率化に非常に効果的な手法です。フロー図を用いることで、各プロセスを視覚的に整理し、全体の流れや各作業の関係性を明確に把握できます。
具体的には、業務フロー図を作成することで、各プロセスの作業内容や相互関係が明らかになり、作業の抜け漏れやミスを軽減できます。
また、重複している作業や時間がかかりすぎているプロセスを一目で特定できるため、改善のための手がかりを得やすくなります。
さらに、業務フロー図は新しい手順を導入する際にも役立ちます。たとえば、作業の一部を自動化する際にフロー図を参照することで、どの部分が変わり、他にどのような影響が出るのかが把握しやすくなります。これにより、変更後もスムーズに業務が進行できるように、必要な調整が行えます。
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業務を仕組み化する
「業務の仕組み化」は、業務効率化に大いに貢献します。仕組み化とは、業務プロセスを標準化し、明確な手順やルールを設定することです。
業務フローを可視化して各プロセスが明確になると、必要な作業と不要な作業を判別しやすくなり、ムダな作業を削減できます。
また、手順を標準化することで、従業員が作業に取り組む際の迷いや不安が軽減され、効率的に業務を進められるようになります。これにより、時間のムダが減るだけでなく、新人教育やトレーニングの手間も削減されるでしょう。
このように業務を仕組み化することで、業務効率を向上させ、企業全体の生産性を高めることが可能になります。
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ChatGPTなどの生成AIを活用する
業務効率化の一環として、ChatGPTなどの生成AIを活用することは、革新的な手段です。生成AIは大量の情報を素早く処理し、文章作成やデータ分析、顧客対応など、幅広い業務を効率化できます。
たとえば、生成AIを活用すると、顧客リストの作成や見込み客へのアプローチ文の自動生成が可能です。これらにかかる時間を大幅に短縮できるため、従業員はデータ分析や戦略的な業務など、より付加価値の高い業務に集中できるようになります。
さらに、生成AIはリアルタイムでデータを整理し、迅速かつ的確な回答を提供できるため、顧客対応業務でも役立ちます。問い合わせ内容に応じた情報を即座に返すことで、顧客満足度の向上にも寄与します。
ただし、AIの出力は必ずしも正確な内容とは限りません。業務における重要な判断やクリエイティブな作業には人間の知見が不可欠であることを念頭に置き、生成AIを適切に活用することが重要です。
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データベースを活用する
データベースの活用も、業務効率化に有効な手段の一つです。データベースは、情報を体系的に整理・保存するためのツール。データベースを利用すると、情報の検索が迅速に行えるようになり、必要なデータを即座に引き出すことができます。
また、データを一元管理することで情報の整合性が保たれ、部門間での情報共有が容易になります。これにより、分析の精度が高まるため、迅速な意思決定が可能になります。
さらに、データベースはセキュリティの強化にも寄与し、機密情報を適切に保護することで情報漏洩などのリスクを低減します。
なお、情報を紙で管理している場合、まずはデータ化を行うことが活用に向けた第一歩となります。データ化に興味のある方は、ぜひこちらの記事もご覧ください。
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業務を自動化する
業務の自動化は、組織の生産性向上に不可欠な要素です。手作業で行っていたプロセスをソフトウエアやツールを利用して自動化することで、人間の介入なしに作業が進行し、業務効率化が実現します。
たとえば、定型的なデータ入力作業など、繰り返し行われるタスクを自動化することで、入力作業に伴う時間を削減し、業務の生産性を大きく向上させることが可能です。
また、業務の自動化は人為的なミスを減少させるため、業務の正確性を高めます。一貫した結果を得ることで、業務プロセスの標準化が進み、品質の向上にもつながるでしょう。
業務の自動化において特に注目されているのが、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）です。RPAは、業務プロセスを自動化するための技術で、データの収集や処理、転送などの定型的な業務を自動で行います。
既存のシステムと連携しやすく、導入も比較的簡単です。長期的なコスト削減が期待できることから、多くの企業が業務効率化の手段としてRPAを取り入れています。
▼下記の資料では、RPAやAIを使った業務の自動化に関する事例をまとめています。業務の自動化に興味のある方はぜひご覧ください！
担当者や人員配置を見直す
業務が適切な人数や担当者によって行われているかを見直すことも、業務効率化の一つの手です。
人にはそれぞれ得意・不得意とする分野があり、部署によって必要なスキルや知識は大きく異なります。そのため、人員配置が適切でないと、各従業員が良いパフォーマンスを発揮できず、時間のムダや業務の質のムラにつながってしまいます。
可能であれば、個々の得意な分野や適性のある分野を吟味したうえで配置転換を検討しましょう。適材適所の人員配置を行うことで、各従業員のより良いパフォーマンスを引き出し、業務効率を上げることができます。
また、個々に適した人員配置だけでなく、業務に対して適切な人数が配置されていることも重要です。業務量に対して人員が多すぎないか、または少なすぎないかを見直し、人員配置の最適化を図りましょう。
マニュアルや手順書を作成する
マニュアルや手順書の作成も業務効率の向上につながります。
マニュアルや手順書を作成することによって、作業の可視化・明文化が実現します。これによって、わからない箇所を他の従業員に聞いたり、修正に多くの時間をかけたり、場合によっては一からやり直したりといったムダな時間を減らすことができます。
また、マニュアルによって新人や部下への教育の手間も省くことができるうえに、業務の標準化にもつながり、属人化の防止・解消が期待できるでしょう。
さらに、業務上の注意点やトラブルシューティングなどもマニュアルに盛り込むことで、業務の質を均一化できるだけでなく、パフォーマンスを引き上げることも可能になります。
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ツールやシステムを活用する
ツールやシステムを活用することで、業務効率化をスムーズに進めることができます。
昨今はさまざまな業務改善ツールやシステムがあるため、自社の課題や目的に合ったものを導入することで、業務効率を劇的に改善できる可能性があります。
たとえば、手動で行っている作業をツールで自動化する、紙の資料をデジタル化することで検索や共有の手間がなくなるなど、さまざまな方法で業務効率化を進められます。
業務効率化に役立つツール・システムには以下のようなものがあります。
| ツール・システム | 業務効率化への効果 | 代表的なサービス |
| タスク・プロジェクト管理ツール | タスクやプロジェクトの進捗管理を効率化できる | Backlog、Trello、Asana、Jooto など |
| 名刺管理システム | 名刺情報をデジタル化し、効率的に管理・検索できる | Eight、Sansan、メイシー など |
| 勤怠管理システム | 勤怠情報の集計・管理を自動化し、労働時間の把握を効率化できる | ジョブカン勤怠管理、マネーフォワードクラウド勤怠、KING OF TIME など |
| オンラインストレージ | ファイルの共有・管理を効率化し、場所を選ばずアクセスできる | Google Drive、Dropbox、OneDrive など |
| Web会議システム | リモートでの会議をスムーズに行えるようにし、時間・移動コストを削減できる | Zoom、Microsoft Teams、Google Meet など |
| コミュニケーションツール | チーム内の情報共有やコミュニケーションを円滑にし、業務の進行を加速できる | Slack、Microsoft Teams、Chatwork など |
アウトソーシングを導入する
自社で行っている業務を外部にアウトソーシングすることで、業務効率化につなげることができます。アウトソーシングとは、業務の一部または全てを社外の人材や専門企業に依頼することです。
昨今では、単純作業やルーティン業務はもちろん、従来は外注が難しかった専門性の高い業務まで幅広い業務のアウトソーシングが可能です。
たとえば、単純作業やルーティン業務を外注すれば、自社の人的資源を経営戦略や事業戦略など、より付加価値の高いコア業務に投入することができます。
社員がコア業務に注力できるようになれば、自社の強みを伸ばして市場競争力アップにつなげることができます。
他にも、IT分野やマーケティング分野など、より専門性の高いノウハウを必要とする業務の外注も可能です。社内の人材育成にかける時間とコストを削減できるだけでなく、プロの手による効率的かつ質の高いアウトプットが期待できます。
単純作業やルーティン業務に多くの時間を取られていたり、専門知識・スキルが必要な業務に適した人材がいない場合は、アウトソーシングの活用も検討してみましょう。
業務効率化なら「HELP YOU」におまかせ
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HELP YOUの特徴
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
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| 特徴 | ・経理、人事・労務、マーケティングなど、幅広い業務を依頼できる ・チーム制の「チームプラン」と専属アシスタントによる「1名専属プラン」を選べる ・AIやRPAツールを用いた業務の自動化にも対応 ・最短3日で優秀な人材を確保できる |
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| 料金 | ＜チームプラン＞ 月額：10万円～（税抜）／実働時間：30時間～ ＜1名専属プラン＞ |
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アウトソーシングによる業務効率化の成功事例
アウトソーシング導入による業務効率化の事例をご紹介します。
株式会社情熱様は、企業向け研修事業を展開している企業で、新卒研修や管理職・役員向け研修など、さまざまな階層に向けたプログラムを提供しています。
同社では、講師陣の属人化した業務が課題となっており、特に新入社員研修の繁忙期である4月には、納品体制の不足が予想されていました。
そこで、早急に体制を整える必要があり、オンラインアウトソーシングの「HELP YOU」を導入。まずは業務の属人化を改善すべく、マニュアルの作成を依頼しました。
HELP YOU導入後、マニュアル化によって業務の属人化が解消されました。さらに、業務フローが最適化されたことで、生産性も大幅に向上。
その結果、従業員がお客様とのコミュニケーションや提案に多くの時間を割けるようになり、コア業務に集中できる環境が整いました。
同社からは、「今後も研修の質を維持しながら、売り上げや案件数を増やしていくには、HELP YOUのサポートが欠かせない」との声をいただいています。
現在では、研修資料の調整やアンケート作成、営業アポイント管理やインタビュー記事作成など、幅広い業務をHELP YOUにご依頼いただいています。
▼詳細はこちら
業務効率化の成功ポイントと注意点
業務効率化を成功させるためには、的確な戦略が必要です。最後に、効率化のポイントと注意すべき点を紹介します。
効率化できる業務を見極める
これまでに紹介した業務効率化のアイデアは、全ての業務に有効とは限りません。たとえば、繰り返しが多く手順が明確な作業は自動化しやすい一方で、判断を要する業務やイレギュラーが発生しやすい作業は自動化が難しい場合があります。
無理に効率化を進めると業務の質が低下する可能性もあるため、効率化に向いている業務とそうでない業務、また施策との相性を見極めることが重要です。
明確な目標を立てる
業務効率化を持続的に進めるためには、具体的な目標を設定し、その効果を検証して改善を続ける必要があります。目標は、定量的な指標と定性的な評価の両面から立てることが重要です。
●定量的な指標
具体的な数値で測れる目標。たとえば、「業務処理時間を30%短縮する」「顧客対応のレスポンス時間を24時間以内にする」「コストを10%削減する」など、具体的な数値目標を設定します。
●定性的な評価
数値だけでは表現できない品質や効果を評価する方法。たとえば、顧客満足度の向上や従業員の作業満足度の向上といった項目が該当し、フィードバックやアンケートを通じて測定します。
このように、定量的な目標を設定することで成果を具体的に示し、定性的な評価を通じて改善点を見つけることで、施策を多角的に評価しやすくなります。
継続的なフォローを行う
業務効率化の施策を導入する際には、現場への周知とサポートが欠かせません。現場に施策の目的やメリットを明確に伝えないと、従来の慣れたやり方に戻ってしまう可能性があります。
施策によって業務がどのように効率化され、それによりどのような恩恵を受けるのかを説明し、現場の理解を得ましょう。
ツールやシステムを導入する場合は、従業員が新しいツールを使いこなせるように、十分なトレーニングの提供も必要です。トレーニングを通じて、従業員はツールの機能や使い方を習得し、自信を持って業務に取り組めるようになります。
また、導入したツールが現場でうまく活用されていない場合、ツールの機能と現場のニーズが合っていない可能性も考えられます。そのため、定期的に従業員からフィードバックを収集し、必要な改善を行うことが重要です。
従業員の意見を取り入れた改善を行うことで、業務効率化の効果を最大限に引き出し、持続可能な業務改善を実現できます。
業務効率化のアイデアまとめ
業務効率化は、企業の生産性向上やコスト削減につながる重要な施策です。この記事では、業務効率化のアイデアをまとめ、具体的な実践方法をご紹介しました。
ただし、これらのアイデアが全ての業務に適しているわけではありません。各企業の課題やニーズに応じて適切な施策を選択することが重要です。
たとえば、新人や部下への教育を効率化したいのであれば、マニュアルや手順書の作成が効果的です。情報の管理や共有に課題がある場合は、ツールやシステムの導入が役立ちます。
さらに、単純作業やルーティン業務に多くの時間を取られていたり、人材やノウハウが不足している場合は、アウトソーシングの活用が有効です。
このように、さまざまなアプローチを組み合わせて業務効率化に取り組むことが、企業の成長を支えるカギとなります。業務の性質や状況に応じたアイデアを柔軟に取り入れ、持続的な改善を目指していきましょう。
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オンラインアウトソーシングはHELP YOU
800以上のクライアント様が導入
人手不足が深刻な状況で、業務を外注する企業が増えています。
特にオンライン上のアウトソーシングサービスは、下記の点で多くのお客様に選ばれています。
【HELP YOUが選ばれる理由】
１．厳しい採用プロセスをクリアした「優秀なアシスタント」が業務を担当
２．チーム制だから人材が退職して業務が滞るリスクなし！長期的な依頼が可能
３．専属ディレクターがつくため、様々な業務をまとめて依頼できる
日々の雑多な作業を外注し、重要な業務に集中して生産性を上げたい方は
ぜひこの機会にHELP YOUの導入をご検討ください。
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