人手不足に悩む企業が今すべき、4つの対策

2017年8月24日、帝国データバンクが発表した「人手不足に対する企業の動向調査」(※)によると、正社員が不足している企業は45.4%にのぼり、過去最高記録を更新したと言います。
※調査期間は2017年7月18日~31日、調査対象は全国2万3,767社で、有効回答企業数は1万93社(回答率42.5%)

このような深刻化する人手不足に対応するためには、どのようにしたら良いのでしょうか?
今回は4つの対策方法をご紹介します。

人手不足が深刻化する原因と今後の対策


人手不足が深刻化する原因としては2つ挙げられます。
1.市場の伸び(需要)に対して労働力(供給)が追いついていない
2.長時間労働の慢性化など、働きやすい環境が整備されていない

これらについての対策は以下が考えられます。

・業務の棚卸
・付帯業務のアウトソーシング
・ITツールの活用
・女性や高齢者、海外人材の積極活用

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

業務の棚卸

ポイントは今抱えている業務が本当にすべきものなのかどうかを見極めることです。
つまり、コア業務とノンコア業務に仕分けることが必要です。

ノンコア業務にばかり時間を割いていれば当然コア業務に手が回らず、慢性的な長時間労働に陥ります。そうならないためにも業務の棚卸をしてみましょう。
そして、ノンコア業務(付帯業務)は積極的にアウトソースすることでよりコア業務に集中することが可能となります。

付帯業務のアウトソーシング

1.オンラインアシスタントを活用

オンラインアシスタントとは、在宅でインターネットを活用し、業務サポートを行うサービスのことです。
秘書業務やバックオフィス業務をオンラインアシスタントに担ってもらうことで、人件費削減・コア業務に集中できるといったメリットがあります。

具体的にどのような業務を依頼することが出来るのでしょうか?下記、HELP YOUで依頼可能な業務をご紹介いたします。

<秘書・総務>
・レストランや居酒屋の予約
・飛行機や新幹線、ホテルの手配
・スケジュールやアポイントの調整
・贈答品リサーチ
・メール(英文)対応
・議事録や会議資料の作成
・お礼状やお詫び状などの書状作成
・英、中、韓、などの翻訳
・トピックのキーワードリサーチ など

<経理・財務>
・請求書や見積書、注文書の作成
・決算書の作成
・資金調達用資料の作成
・助成金申請用資料の作成
・事業計画書の作成
・受発注管理
・出荷・在庫管理
・売り上げ管理
・経費精算・管理、データ入力 など

<採用・人事>
・セミナーや研修会場手配
・ドリンクやケータリング、備品手配
・求人原稿の修正や更新
・応募者メール対応
・面談日調整
・セミナー資料作成
・研修資料作成
・業務マニュアル作成
・ロードマップ作成 など

<企画・マーケティング>
・営業リスト作成や提携リスト作成
・競合リサーチ
・事例リサーチ
・海外サイトのリサーチ
・統計データリサーチ
・アンケート集計
・アクセス解析レポート作成
・メルマガやプレスリリース配信
・ジャーニーマップやポジショニングマップの作成 など

<営業>
・企画書や提案書の作成
・プレゼン用資料の作成
・スケジュールやアポイント調整
・タスクリマインド
・名刺データ入力
・メール対応
・顧客満足度アンケートの実施
・メールカスタマーサポート など

<メディア運用>
・サイトの更新・修正
・Wordpressの更新
・Wordpressの記事流し込み
・コンテンツ作成から編集、校正まで
・画像編集、画像加工
・イラスト作成
・文字起こし
・アクセス解析レポート など

<ECサイト運用>
・商品登録
・商品画像の撮影
・商品紹介文の作成
・ランディングページの作成
・広告バナーの作成
・受発注管理
・カスタマーサポート
・アクセス解析レポート など

<SNS運用>
・FacebookやTwitter、インスタグラムの投稿代行
・コンテンツ作成
・インスタグラム用画像の撮影
・コメント返信
・画像編集、画像加工
・動画編集
・カバー画像やアイコン画像の作成
・アクセス解析レポート など

<広告運用>
・リスティング広告
・Facebook広告
・Twitter広告
・instagram広告
・動画広告
・ダイレクトメール送付
・メルマガ配信
・広告レポート
・ABテスト など

<クリエイティブ>
・名刺デザイン
・フライヤーデザイン
・メニュー・看板デザイン
・販促物デザイン
・コーポレートサイト デザイン・制作
・ランディングページ デザイン・制作
・アプリデザイン
・バナー制作
・ロゴ制作
・コーディング
・動作検証 など

上記でご紹介した業務以外にも「こんな業務を依頼できるだろうか?」というものがありましたらお気軽にお問い合わせくださいね。

★オンラインアシスタントサービス会社一覧表をダウンロードする(料金情報付き)

2.代行業者を活用

代行業者を活用するのもおすすめです。電化製品の販売に特化した派遣業者、経費精算に特化した代行業者など、業界・業務に特化した業者を見つけてみてはいかがでしょうか。
以下にいくつか例を挙げさせていただきます。

・CUBE電話代行センター
電話代行に特化したサービスです。1999年にサービスを開始し、ノウハウや実績に裏打ちされた安心感、信頼感があります。

・東京経理・記帳代行センター
経理業務に特化した業者です。会計のプロが経理・記帳を代行し、最短5日のスピード納品が可能です。

・女性スタッフだけの便利屋
営業事務の業務を引き受けてくれる代行サービス。顧客の会社に出張するスタイルです。

★代行サービスについて詳しく知りたい方はこちら
秘書代行サービス比較 | 電話代行だけじゃない様々なサポート業務
経理代行サービス比較 | 記帳や給与計算、会計業務をアウトソーシング
営業事務代行サービス比較 | あなたの会社の営業をテレワークで支援

ITツールの活用

昨今は様々な側面からビジネスシーンを便利にしてくれるツールが登場しています。これらのツールを導入し、運用していくことで業務効率の向上を図ることができます。
ここで、おすすめのツールをご紹介します。

コミュニケーションツール

・ChatWork
連絡ツールとしておすすめ。複数のグループを作成でき、承認制でメンバーを追加・削除できるなど、案件ごとのチャットの管理が可能です。タスク機能やビデオチャット機能「ChatWork live 」もあり機能性も充実しています。

・Messenger
MessengerはFacebook内でのメッセージ機能が独立したアプリです。Facebookの友達になっている相手であれば、簡単に連絡が取ることができます。グループ作成や音声・ビデオ通話機能もついています。普段Facebookを利用している人であれば導入も簡単なのでおすすめです。

・Slack
メッセージをテーマ別に分類できる「チャンネル機能」で、チャットが増えても整理がしやすいのがポイント。重要なメッセージはピン止めしておけるので、他のメッセージに埋もれる心配もありません。日本語版は2017年11月よりローンチ。今後ますます利便性が向上しそうです。

★その他のツールをチェックしたい方はこちら
生産性向上に役立つツール10選

会計・経理ツール

・freee
中小企業の経理・会計を自動化し、時間を削減してくれるクラウドツール。消費税増税やマイナンバー制度など税制・法制改正に無料で自動対応してくれるのも嬉しいポイントです。

・MFクラウド会計
取引入力と仕訳の自動化で作業時間を大幅に削減してくれます。無料サポートが付いているので安心して利用できます。無料でお試しも可能。

人事・労務ツール

・SmartHR
中小企業向け社会保険・雇用保険の電子申請対応型クラウド労務管理ソフトです。初期費用ゼロで無料から1分で利用可能という手軽さもポイント。

・Zohoピープル
勤怠記録や申請管理を自動化して、人事業務の効率アップに役立つツールです。従業員の勤怠管理·サービス紹介デモ·かんたんカスタマイズ·360度評価も対応可能です。

女性や高齢者、海外人材の積極活用

人手不足に悩む企業の中には、今まで女性や高齢者、海外人材の採用に消極的であったところもあるのではないでしょうか。そういった企業は採用ターゲットを女性や高齢者、海外人材にまで広げてみてはいかがでしょうか。

以前は事務職希望の女性が圧倒的に多かったのですが、職種限らず女性の活躍する場は広がっています。また、高齢者は65歳定年から年齢制限をなくす方向の流れになっており、嘱託制度含め、労働意欲のある高齢者の活躍の場を企業側が積極的に作り出していく必要があります。海外人材に関しては特に大卒の技術者等に関しては積極的に採用することが可能です。

 

まとめ


斜陽産業なので人手が不足している、というより市場の伸びに労働力の供給が追いついていないというのが人手不足業界の特徴です。
しかし、重要なのはまず「生産性を上げる」こと。そのためには従業員が抱えている業務の精査をし、ITツールを導入して効率を上げたり、付帯業務を外部にアウトソースするなどして生産性を向上させることが必要です。そうすることで1人ひとりがよりコア業務に集中することができ、生産性が上がり、時間的余裕が生まれます。

その時間を活用して、例えば社内の教育研修を受けてスキルアップを図ることで一層仕事にやりがいを見いだすことが可能となります、その結果仕事や会社が好きになり、定着率が上がれば、社内の雰囲気もよくなります。さらに、その社風に触れ、憧れて入社を決める人も出てくるでしょう。

短期的にこの状態に結びつくのは難しいかもしれませんが、長期のスパンで考えれば生産性の向上が人手不足解消の第一歩となるのは間違いないでしょう。

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