秘書代行サービス比較 | 電話代行だけじゃない様々なサポート業務

経営者の方や、個人事業主の方で、このようなお悩みをお持ちの方はいらっしゃいませんか?

・電話応対に時間をとられて、業務に集中できない
・日々たまっていく名刺を整理できていない 
・打ち合わせの日時設定や、会食のお店予約に時間がかかってしまう…
・多忙すぎてメールの返信が滞っている


このようなお悩みを抱えてい方にぜひ知ってほしいのが、「秘書代行サービス」です。

今回は、

・秘書代行サービスとは
・秘書代行サービスの比較
・秘書代行サービスの事例

についてまとめてみました。

秘書代行サービスとは?電話代行から名刺管理まで業務効率UPを徹底サポート

秘書は、経営者や上司などリーダー陣の仕事を補佐し、業務効率を上げる役割を担う存在です。そのため、業務内容はかかってきた電話への応対から名刺管理まで多岐にわたります。

社内に秘書担当の方がいない場合、あるいは新たに人員を増やしたい場合は、秘書代行サービスを活用することでそれらの業務全般をサポートしてもらうことが可能となります。

秘書の業務にはどんな種類がある?

秘書代行サービスで依頼できる代表的な業務内容をご紹介します。

電話応対

リーダー陣にかかってきた電話への応対をします。用件を聞いた上で必要な電話のみ取り次いだり、折り返し対応をします。

スケジュール管理

社内外の人と連絡をとって、会議や商談のスケジュールを調整します。

名刺管理

リーダー陣が交換した名刺を整理し、必要な時にいつでも情報を引き出せるように管理します。

会食や出張に関する予約

会食時のお店の予約、出張時の飛行機や新幹線といった交通手段の予約からホテルなど宿泊先の予約などを行います。

秘書代行サービスを活用するメリット

雑務を秘書代行サービスに任せることで、例えば営業など本来注力すべき業務に集中することが可能となります。
実際に秘書代行サービスを活用したことで結果的に業務効率が上がり、売上や利益がプラスになるケースもあります。

また、秘書が担う仕事の多くはクライアントに対する会社の印象を大きく左右するものとなっています。そのため、常に仕事の品質を高く保たなければなりません。

秘書代行サービスでは、業務の品質が担保されているのもメリットと言えます。

秘書代行サービス比較 | 価格や特徴を調査

HELPYOU:秘書業務はもちろん、人事から広告運用まで多くの依頼が可能


【お勧めポイント】
厳しい基準をクリアしたアシスタントのみを採用しているため、納品物の質も担保できます。月ごとに業務依頼量の調整ができるのも嬉しいポイント。

【トライアルプラン】
・無料相談及びトライアルプランあり

【契約方法】
・3か月、6か月、12か月

【稼働時間】
・平日9時~18時

【価格帯】
・ファースト 8万円/月
・ビジネス 9万円/月
・エコノミー 10万円/月
※それぞれ契約時間は30時間

【主なサービス内容】
・レストランや居酒屋の予約
・飛行機や新幹線、ホテルの手配
・スケジュールやアポイントの調整
・贈答品リサーチ
・メール(英文)対応
・議事録や会議資料の作成
・お礼状やお詫び状などの書状作成
・英、中、韓、などの翻訳
・トピックのキーワードリサーチ など

【サービス名・運営会社】
HELP YOU
・株式会社ニット

CUBE電話代行センター:サービス継続率98.8%、実績あるサービス

【お勧めポイント】
1999年に電話代行サービスを開始した歴史あるサービスです。ノウハウや実績に裏打ちされた安心感、信頼感があります。

【トライアルプラン】
・1か月のトライアルで満足できない場合は全額返金

【契約方法】
・1か月

【稼働時間】
・平日9時~18時

【価格帯】
<電話代行サービス>
・ライトプラン(月コール数50回) 保証金5,000円、基本料金10,000円/月
・標準プラン(月コール数100回) 保証金5,000円、基本料金15,000円/月
・標準プラン(月コール数200回) 保証金10,000円、基本料金30,000円/月

【主なサービス内容】
・電話代行サービス
・ネットショップ受付代行サービス
・受注代行サービス

【サービス名・運営会社】
CUBE電話代行センター
・株式会社大阪エル・シー・センター

ビジネスアシスト:秘書スタッフは240時間もの研修を経た正社員


【お勧めポイント】
秘書スタッフはしっかりと研修を受けるだけでなく、96%もの人が秘書検定2級以上の保有者です。

【トライアルプラン】
・30日間無料お試しキャンペーンを実施しているときもある

【契約方法】
・1か月

【稼働時間】
・平日9時~18時

【価格帯】
・エコノミー(コール数100件) 10,000円/月
・ビジネス(コール数100件) 13,000円/月
・ビジネスプラス(コール数100件) 18,000円/月
・エグゼクティブ(コール数100件) 30,000円/月

【主なサービス内容】
・ 電話秘書サービス

【サービス名・運営会社】
ビジネスアシスト
・株式会社ビジネスアシスト

電話代行サービス:契約者数6000社の業界トップクラス


【お勧めポイント】
24時間365日対応なので、利便性が非常に高いのが特徴です。また、決まったプランではなくオーダーメイド型サービスを提供しています。

【トライアルプラン】
・30日間無料お試しキャンペーンを実施しているときもある

【契約方法】
・1か月

【稼働時間】
・24時間365日

【価格帯】
・ 秘書代行 8,000円~
・コールセンター代行 30,000円~
・通販受付代行 30,000円~
・業種別電話代行 8,000円~
※いずれも月額

【主なサービス内容】
・ 秘書代行
・コールセンター代行
・通販受付代行
・業種別電話代行

【サービス名・運営会社】
電話代行サービス
・電話代行サービス株式会社

MKサービス:国内最安値のプランとサービスを用意


【お勧めポイント】
月額料金2,900円~と、非常にリーズナブルなので導入しやすいのが嬉しいポイント。法人だけでなく個人の方も利用しやすい価格設定です。

【トライアルプラン】
・10日間無料お試し

【契約方法】
・1か月

【稼働時間】
・平日9時~18時

【価格帯】
・スモールプラン(コール数20件) 2,900円/月
・ハーフプラン(コール数40件) 5,600円/月
・スタンダードプラン(コール数80件) 10,800円/月

【主なサービス内容】
・ 電話代行サービス

【サービス名・運営会社】
MKサービス
・株式会社ケイズプランニング

秘書代行サービスの詳細 | HELPYOUを用いた秘書代行業務紹介

スケジュール調整の代行

まずはオンラインアシスタントとGoogleカレンダーを共有します。編集権限を付与することで、よりスムーズなスケジュール調整が可能となります。

さらに、調整するにあたってのルールを決めます。
・アポイントメントを入れて良い時間帯は?
・お昼の時間帯は何時から何時まで?
・アポイントメントとアポイントメントの間はどのくらいの時間を空けるか?
・使用するメールアドレスは企業ドメインのものにするか?
・日程調整メールのccにはどのアドレスを入れるか?
・転送設定をするか?

実際にスケジュール調整を行うときは、クーハッカーや調整さんなどの自動調整ツールも使用します。

最終的に、カレンダーでバッティングやスケジュールに無理がないかの確認もします。

ホテル予約の代行

初めに、必要事項をチャットワークでヒアリングします。
・日時:〇〇月〇〇日〇曜日
・人数:〇人
・場所: 〇〇駅から徒歩〇分
・予算:一人〇〇〇円くらい
・部屋:個室?洋室?和室?
・予約時の携帯番号:氏名と携帯番号
・備考:禁煙がいい、温泉施設がある等

諸条件を満たすホテルを、じゃらんなど情報サイトを複数見て3、4つピックアップします。
そして、下記を共有します。
・ホテル名
・場所 駅から何分
・おすすめポイント
・URL

最後にクライアントに優先順位をつけてもらい、予約を行います。

まとめ


秘書代行サービスの概要や、活用するイメージは湧きましたか?
秘書業務と一口に言っても幅広く、かつ会社のイメージを左右しかねない非常に重要な役割を担っています。
アウトソーシングする場合は、きちんと比較したうえで信頼性のあるサービスを選ぶようにしましょう。
自社にぴったりのサービスを活用すれば、業務効率・売上UPに非常に効果的ですよ!

秘書代行業務以外にも様々な業務をサポート | HELP YOUの親和性の高いサービス内容について


HELP YOUでは秘書代行以外にも多くのサービスを展開しています。秘書業務と併せて依頼したい代行業務を紹介します。

ブログ運用代行

ブログ更新に手が回らない方のために、記事作成~アップロード作業までを行います。ブログの趣旨を共有していただいたうえで、オンライン取材を行い、記事を執筆、入稿という流れになります。

リサーチ代行

プレス情報や業界の最新情報、競合他社の情報など調査案件を請け負っています。定期的・継続的にリサーチを行い、一覧表や報告書にまとめて随時共有します。

メール返信代行

過去の送受信メールを「料金関連」「サービス関連」「アフターケア関連」といったカテゴリー別に分け、それぞれの返信テンプレートを作成し、効率的にメールの返信を行います。

HELP YOUに問い合わせをする

オンラインアシスタントサービス
HELPYOUが選ばれる理由


オンラインアシスタントサービスは、雑務をスタッフに任せることでコア業務に集中でき、業務効率の向上に役立ちます。
もしこれからオンラインアシスタントの導入を検討するのであれば、ぜひ価格情報も含めた各オンラインアシスタントサービスを比較してみてはいかがでしょうか。


HELPYOUでは、

・150社への導入実績
・元大手企業のキャリアウーマンが多く所属
・バックオフィス業務からデザインまで幅広く業務サポートができる

といった特徴があります。
無料相談・トライアルプランも用意していますので、ぜひこの機会にオンラインアシスタントサービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか?