人事は業務委託を有効活用!導入のメリットやポイントとおすすめのサービス

企業経営において従業員がいる場合は必ず発生する、
採用、給与計算や社員の入社・退職にともなう労務管理といった人事業務。

・優秀な社員が採用できない、採用しても一定期間で退職してしまう
・入社・退社が多く発生し、健康保険や雇用保険の
 届出書類の作成が追いつかない
・年末調整や住民税年度更新の繁忙期に業務が集中してしまう
・給与計算を正確にできる人材が社内にいない、
 もしくは数名しかいない
といった悩みをかかえていませんか?

さまざまな業務が委託できるようになった近年、人事や総務においても社内組織のスリム化、品質向上や作業の効率化を目的として人事を業務委託する企業が増えています。

この記事では人事業務で委託可能なサービス内容をはじめ、
メリット・デメリット、委託先を見極めるポイント、おすすめのサービスをご紹介していきます。

人事業務で委託できること

 

採用業務

人事のもっとも表立った業務には採用の仕事があげられます。

採用計画に基づいて社員を募集し、採用・不採用の判断にも関わるうえ、優秀な人材を確保するために会社の魅力をPRするのも人事の重要な仕事です。

また、採用業務には多くのプロセスがあり、新卒採用では説明会、書類選考、面接から内定までには、準備期間も含めると約1年もかかるといわれています。
数回の面接が進んだ段階では、翌年の新卒採用と同時進行しなければならない期間もあり、さまざまな業務が人事に集中してしまうことも考えられるでしょう。
そのような事態を回避するため、人事業務の委託により、書類選考から面接日程調整までといったスポットでの依頼をうまく活用する企業もあるようです。
 

給与計算

毎月の定型業務をはじめ、データ管理を含めたプロセス全体の業務管理を代行してもらえます。
専門知識を持ったプロに委託できるので、計算ミスを防ぐことも可能です。
 

社会保険などの保険管理

社会保険・雇用保険・労働保険に関する入社・退職・異動などの手続きおよび関連データの管理を行ってもらうことができます。
 

年末調整業務

一定期間に発生する業務のため、スポットで委託するケースも多いようです。申告書類の印刷から配付、回収、内容確認、データ作成、ファイリングまで一連の年末調整業務の依頼が可能となります。

人事を業務委託するメリット

メリット

重要な業務に集中できる

中小企業では独立した人事部がない企業もあるでしょう。
このような場合は一部の社員がメインとなる通常業務と人事の仕事を兼任していることが多く、その分負荷がかかり時間を割くことになります。特に、人事や総務の業務は事務手続きから庶務関連まで多岐に渡ります。

煩雑な仕事も多いことから、他の仕事の合間では業務時間が足りなくなってしまい、残業が常態化するという悪循環も。

こういった事態を改善するために人事の業務委託を導入し、事務手続きなどを外注することで本来の重要業務に集中することが可能となり、結果として売り上げアップや残業時間の短縮が期待できます。
 

給与計算のミスなどを回避できる

人事の業務において委託される代表的な業務は、給与計算であるケースが多いようです。社内で給与計算を行う場合はミスがないか配慮する必要があり、保険料の計算なども時間がかかります。また、担当者の急な欠勤で給与計算自体ができないという事態を招く可能性も。

給与計算のような重要かつ時間のかかる業務を委託することによって、膨大な作業やチェックから解放されるのは、担当者にとっても大幅な負担の軽減となります。

外部委託先では専門知識と経験のあるプロフェッショナルが業務を行うため、計算ミスの心配もなくなるうえ、保険料率が変更になった場合などでも容易に対応可能です。
社内で行う場合には計算ミスといったトラブルが想定されますが、アウトソーシングであればそのような心配は不要といえるでしょう。
 

業務品質を維持・継続できる

人事業務を委託すると、社内である特定の社員が担当しないため、退職や異動などによる後任探しや引き継ぎに時間をかける必要がなく、業務の品質を維持することが可能となります。
 

コスト削減

人事業務専任のために増員という形で業務をまかなうと、その分の給与だけでなく社会保険料や法定福利費、設備費や採用・育成費用がかかるため、結果的に委託した方がコストダウンとなることが多いようです。
また、委託を導入する前に問題点の洗い出し、業務の見直しをすることで、付随業務を含めた業務のスリム化も期待できるでしょう。

人事を業務委託するデメリット

デメリット

社内でのノウハウが構築できない

外部に業務を委託するとなれば、社内でのノウハウの蓄積が課題となります。今後自社で採用活動を行う場合に、同様のプロセスをスムーズに進めていくのは難しくなることが考えられるでしょう。
業務仕様書の作成や定期的な擦り合わせによって、委託した業務について把握することが必要です。
 

個人情報漏えいの可能性

人事業務を委託する場合、その特性上、個人情報などの重要な社内データを委託先へ渡す必要があるため、人事業務を委託する際の不安要素として個人情報の漏えいがあります。
ただし、情報が漏えいする原因が社内の人為的ミスであることが多く、アウトソースする外注先の見極めをしっかりしていれば、社内に目を向けた対策の方が重要であるといえるでしょう。
 

費用がかかりすぎてしまう可能性

前述の「人事を業務委託するメリット」でコスト削減をご紹介しましたが、委託すればコストの削減ができるかというと、必ずしもそうとは限りません。
イレギュラー業務の対応やオプションサービスの追加、システムの機能の修正などをした結果、想定外の追加料金がかかってしまい、結果的に従来より費用がかさんでしまう可能性も考えられます。
「どの部分をアウトソーシングするのか」「それによって追加費用が発生してしまうようなことはないか」をあらかじめ確認し、全体像をはっきりとさせた導入計画を立てることが大切です。

人事業務委託サービスの見極め方

見極め方

「外注先」ではなく信頼できる企業であるか

社内でその業務を担うことが割に合わないからという理由で外部に依頼するコスト重視の「外注先」ではなく、あくまで戦略的なベクトルを持つために、業務を委託する企業は対等な関係のパートナーとして考えることが大切です。
自社の成長戦略を理解・共有し、問題点や課題へ適切な対応力を持つ優れたパートナーを探すことは、業務委託を成功させるために最も重要な条件のひとつであるといえます。
 

どの業務をアウトソーシングするのか

人事の業務委託を戦略的に活用するためには、自社にとってのコア業務が何かを洗い出したうえで、「どの業務を委託するべきか」を慎重に見極める必要があります。
依頼するのが簡単で自社から切り離しやすい業務から手を付けたくなりがちですが、まずは社内で対象業務の棚卸しからはじめ、人事業務を顕在化させることが大切です。
 

導入実績や専門性のある企業か

人事業務において正確性はもちろん、社会保険やマイナンバー管理など専門的かつ業務の範囲が広い法律に対応する必要性があります。
すでに多くの導入実績のある会社でも、そのような知識・ノウハウが豊富であるか、単純なミスや法的な不備などを起こす可能性が低く、安心して依頼できるかを十分に見極めることが大切です。

おすすめの人事業務委託サービス

HELP YOU

https://help-you.me/
採用率1%という非常に高い難関をクリアした優秀な人材が揃う「HELP YOU(ヘルプユー)」。
さまざまなスキルを兼ねそなえたアシスタントが案件ごとに最適なメンバーでチームを組成し、人事業務をオンラインでサポート。
人事や採用活動は年間を通して繁忙期と閑散期が発生するため、繁忙期に合わせた人員体制や固定費をかけることなく必要に応じたサービスを提供してくれます。
また人事以外にも総務、経理、営業サポート、ECサイトの運用といったさまざまな業務の委託が可能です。

部署単位での契約によりチームメンバーとシェアして利用できることも委託側としては魅力的であるといえるでしょう。
 

 

株式会社 トライアンフ

https://www.triumph98.com/
3000社以上の業務実績をもつ「株式会社 トライアンフ」。
単なるコンサルティング業務を行うのではなく、人事業務の戦略立案から実行支援まで総合的なワンストップソリューションを提供しています。
実際に人事の現場に入り、現実的な解決策を提案・実行することで顧客と二人三脚の体制で業務に臨んでくれるのは委託側にとっても大きなメリットであるといえるでしょう。
決められた内容のパッケージ提供ではなく、顧客ごとにオーダーメイドでサービスを提案してくれるのも特徴のひとつです。
自社の組織運営で実験検証を行い、効果的と判断された採用・労務の施策のみを提供するという企業としての意識の高さも魅力的ではないでしょうか。
 

株式会社レジェンダ

https://www.leggenda.co.jp/
主に採用活動・人事労務の支援業務を事業内容とする「株式会社レジェンダ」。
人事・採用のプロが独自開発したクラウド型人事システム『HER』によって顧客の人事情報の一元管理を実現し、委託側企業の人事部門を通さず、直接その担当者へダイレクトなサービスを行う人事労務アウトソーシングが特徴的です。

550社以上の採用支援実績により蓄積したノウハウをもち、採用活動の積極的なサポートを行ってくれます。
 

株式会社JOE

https://www.biz.ne.jp/matome/2003103/
約50年の人事・給与業務実績がある老舗企業の「株式会社JOE(ジェイオーイー)」。
クラウドシステムの「ITシステムアウトソーシングサービス(ITO)」と、 業務代行の「人事給与業務アウトソーシングサービス(BPO)」の2つを両軸としたサービスを提供しています。
給与計算業務では毎月約1000社、約23万人のデータを処理、年末調整も毎年約250社・5万人の業務を受託するという請負数にくわえ、長年にわたる業務実績によって培われたノウハウでクオリティの高いサービスが期待できるといえるでしょう。

まとめ

人事の業務委託におけるサービス内容やメリット・デメリット、適切なサービスの見極め方などをご紹介してきました。
総合的にみて人事業務は対象となる範囲がある程度はっきりしているため、比較的自社から切り離しやすい部分が多いといえます。

例えば給与計算の場合、社員の「給与明細」の発行にともなう業務はどの企業でも類似しているため、「そのプロセスを委託するか否か」を判断すればよいのです。
前述のとおり、人事の業務委託を導入することでコア業務に集中できたり、コストの削減に繋がるなどのメリットはあります。
しかし、「どこまでの業務を委託するのか」を明確にしておかないと、逆に費用がかさむことになったり自社にノウハウの蓄積がされなくなったりするといったデメリットも起こる可能性が考えられるので、しっかりと計画しておくことが大切です。
早急に「仕事量を減らしてコア業務に集中したい」「コスト削減につなげたい」という理由から人事の業務委託導入という近道を選択する前に、問題点や予算、委託先企業を十分に検討し、適切なプロセスを踏んでいくことをおすすめします。

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