データ入力を自動化する方法！ツールや導入ステップを紹介
人手不足や業務の属人化により、データ入力作業が負担となっていませんか？
そうした課題を解消する手段として、「データ入力の自動化」は非常に有効です。手作業を減らし、業務効率や正確性の向上が期待できます。
Excelやフォーム作成・連携ツール、生成AIの活用など、自社内で取り入れられる方法も多くあります。対応が難しい場合には、外部のプロに任せるという選択肢もおすすめです。
本記事では、データ入力の自動化に適した業務と事例、活用できるツールやサービス、導入のステップなどを解説します。
「データ入力を自動化したいが、どこから始めればいいかわからない」という方も、ぜひ参考にしてください。
データ入力業務の自動化とは
データ入力業務の自動化とは、これまで人手で行っていた入力作業を、ツールや技術を活用して効率化し、作業精度と生産性を高める取り組みです。
データ入力は単純作業が多く、担当者のモチベーション低下や離職リスクを招きやすい業務のひとつです。また、手作業による入力ミスや確認漏れが発生しやすく、業務品質の低下にもつながります。
こうした課題を解決する手段が、「データ入力業務の自動化」です。
近年では、業務効率化やDXの推進の流れを受け、定型業務の自動化がますます注目されています。なかでもデータ入力は自動化の効果が大きく、取り組みやすい分野に位置づけられています。
データ入力業務を自動化するメリット
データ入力業務を自動化することで、多くの企業が直面する課題の解消が期待できます。主なメリットは、以下の3つです。
- 作業負担を削減できる
- データ入力の精度を向上できる
- コスト削減につながる
それぞれについて詳しく解説します。
作業負担を削減できる
データ入力業務を自動化すれば、手作業にかかっていた時間や工数を大幅に削減できます。特に、反復的な定型業務を自動化することで、担当者の精神的・肉体的な負荷の軽減が可能です。
削減できたリソースは、顧客対応や戦略立案といった創造的で付加価値の高い業務へ再配分でき、組織全体の生産性向上にもつながります。
データ入力の精度を向上できる
データ入力の自動化によって、ヒューマンエラーの削減と入力精度の向上も期待できます。
自動化ツールでは、入力ルールをあらかじめ設定できるため、誤入力やデータのバラつきを防止できます。また、処理の一貫性が保たれることで、業務の標準化も進みます。
さらに、AI-OCR（人工知能を活用した光学文字認識）を活用すれば、手書き文字や帳票データも高精度に読み取ることが可能です。エラー検出機能を備えたツールであれば、リアルタイムでの修正にも対応でき、正確性をさらに高められます。
コスト削減につながる
データ入力業務の自動化は、企業のコスト削減にも有効です。作業時間の短縮により、人件費の削減が可能になるためです。
また、残業代や入力ミスによる手戻り対応、従業員教育にかかる時間・コストなどの間接的な費用も削減できます。さらに、繁忙期に合わせて一時的に人員を増やす必要がなくなるため、採用や管理にかかる負担も軽減されます。
このように、データ入力の自動化によって、直接費・間接費の両面でコスト削減が可能です。
データ入力の自動化に向いている業務と事例
データ入力の自動化は、さまざまな業務で活用されていますが、特に効果が高い分野があります。ここでは、自動化に向いている主な業務と具体的な事例を紹介します。
営業
営業部門は、顧客情報の登録や商談履歴の記録など、ルール化された定型業務が多く、データ入力の自動化と非常に相性が良い領域です。これらの業務をツールで効率化することで、入力ミスや手間を削減でき、営業担当者がより重要な業務に集中できる環境を整えられます。
営業部門で自動化できる業務には、次のようなものがあります。
＜営業部門で自動化可能な業務例＞
- 顧客情報や名刺情報の登録
- 問い合わせ内容や対応履歴の記録
- 見積書・提案書の作成
- 商談リストの作成
- 契約書の作成・送付
- 問い合わせフォームからの顧客情報転記 など
＜営業部門での活用事例＞
たとえば、名刺画像をOCRで読み取り、SFAやCRMに自動登録する仕組みを導入すると、顧客情報の入力工数を大幅に減らせます。
経理
経理部門には、請求書のデータ入力や仕訳の登録など、繰り返し行われる定型業務が多く存在します。これらは自動化との相性が良く、入力作業の正確性が向上するほか、ミスの削減やチェックの負担軽減にもつながります。
経理部門で自動化できる代表的な業務は、以下の通りです。
＜経理部門で自動化可能な業務例＞
- 領収書・請求書データの入力
- 勘定科目ごとの仕訳処理
- 会計ソフトへのデータ転記
- 支払い情報の照合や登録 など
＜経理部門での活用事例＞
たとえば、領収書の内容をOCRで読み取り、会計システムへ自動登録する仕組みを導入することで、記帳業務の工数を大幅に削減できます。
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採用・人事・労務
採用・人事・労務部門では、勤怠データや社員情報の登録など、社内の申請・管理業務において定型的な作業が多く存在します。これらの業務を自動化することで、事務作業の効率が向上し、採用戦略や人材育成などのコア業務に注力できるようになります。
採用・人事・労務部門で自動化できる主な業務は、以下の通りです。
＜採用・人事・労務部門で自動化可能な業務例＞
- 入社手続き情報の入力
- 勤怠・給与データの入力
- 各種申請書の取りまとめとデータ化
- 従業員情報の更新 など
＜採用・人事・労務部門での活用事例＞
たとえば、新入社員の情報登録やアカウント発行を自動化すれば、入社対応にかかる手間を大幅に削減可能です。
マーケティング
マーケティング部門では、キャンペーン応募情報やアンケート結果の入力・集計など、情報整理やデータ加工に関わる定型業務が多く、担当者の負担が大きくなりがちです。これらを自動化することで、データ整理にかかる時間を短縮でき、分析や企画立案といったコア業務に集中しやすくなります。
マーケティング部門で自動化できる主な業務は、以下の通りです。
＜マーケティング部門で自動化可能な業務例＞
- アンケート結果の集計・入力
- セミナー参加者の情報登録
- SNSや広告データの集約
- 顧客データベースの更新 など
＜マーケティング部門での活用事例＞
たとえば、広告データの取得から集計・通知までを自動化すれば、報告業務の手間を減らせるうえ、迅速な意思決定につなげることができます。
カスタマーサポート
カスタマーサポート部門には、問い合わせ対応や履歴管理など、繰り返し発生する定型業務が多く存在します。これらの業務を自動化することで、入力や登録の手間が減り、顧客対応をより迅速に行えるようになります。また、業務の標準化が進むことで、サポートの品質向上にもつながります。
カスタマーサポート部門で自動化できる業務には、次のようなものがあります。
＜カスタマーサポート部門で自動化可能な業務例＞
- 問い合わせ内容のデータベース登録
- 顧客対応履歴の入力
- 対応後のアンケート入力・集計 など
＜カスタマーサポート部門での活用事例＞
たとえば、特定のメールを受信した際に、情報の抽出・登録・通知まで自動化すれば、確認漏れの防止や手作業の負担軽減につながります。
★以下の資料では、データ入力をはじめ、さまざまな業務の自動化事例をまとめています。「どんな業務を自動化できるのか知りたい」「自社でも応用できるか見極めたい」とお考えの方は、ぜひご活用ください。
データ入力を自動化できるツール・サービス
データ入力を自動化する手段は多岐にわたります。そのため、業務内容や目的に応じて適切なツールやサービスを選ぶことが重要です。
ここでは、代表的なツール・サービスについて、それぞれの特徴や活用シーンを解説します。
Excel・関数・マクロ
さまざまな業務で幅広く利用されているExcelでは、関数やマクロ（VBA）の活用によってデータ入力業務を自動化できます。
VLOOKUPやIF、SUMIF、INDEX/MATCHなどの関数を組み合わせることで、データの抽出や集計、入力チェック、複数データの一括入力・更新などが可能です。また、マクロ（VBA）を活用すれば、より複雑な処理や業務フローの自動化にも対応できます。
Excelを活用した自動化は初期費用がかからないため、専用ツールを導入する前のローコストな自動化手段としても効果的です。
＜Excel・関数・マクロで自動化できる業務例＞
- データの抽出・集計
- 入力チェック
- 複数データの一括入力・更新 など
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フォーム作成・連携ツール
フォーム作成・連携ツールとは、Web上で簡単にアンケートや申込フォームを作成し、集めた情報を他のシステムと連携できるツールです。社内外からの情報収集を効率化し、データ入力業務の自動化を支援する手段として有効です。
ノーコードで導入できるため、専門的な知識がなくても始められます。特に、手作業の負担を軽減したい企業に適しています。
また、収集したデータをGoogleスプレッドシートやCRMシステムに自動連携することで、手動入力の手間を大幅に削減できます。入力ミスの防止や回答データの一元管理が可能となり、業務効率化が期待できます。
＜フォーム作成・連携ツールで自動化できる業務例＞
- アンケート集計
- 顧客問い合わせ受付
- 社内申請受付 など
＜代表的なツール＞
- Googleフォーム
- Microsoft Forms
- formrun など
OCR・AI-OCR
OCR（光学文字認識）・AI-OCRは、紙の帳票や請求書、FAXなどのアナログ文書から文字情報を読み取り、デジタルデータに変換する技術です。OCRは印刷文字の読み取りに強く、AI-OCRは手書き文字や複雑なレイアウトの文書にも対応可能です。
OCR・AI-OCRを活用することで、入力作業の自動化が実現し、人手によるミスや作業時間の削減につながります。
たとえば、経理部門では請求書処理、総務部門では申請書の取りまとめなど、定型業務の効率化に役立ちます。情報のデジタル化により、業務全体の生産性も高まります。
＜OCR・AI-OCRで自動化できる業務例＞
- 経理の請求書処理
- 総務の申請書取りまとめ など
＜代表的なツール＞
- Adobe Acrobat Pro DC
- DX Suite
- SmartRead など
RPA
RPA（Robotic Process Automation）は、パソコン上での定型的な操作をソフトウェアロボットに記録・再現させることで、業務の自動化を実現する技術です。入力や転記などのルーティンワークを自動化する主要な存在として、多くの企業で導入が進んでいます。
RPAは、高い再現精度によって人的ミスを防ぐだけでなく、人手よりも高速に処理を実行できるため、業務効率化とスピードアップにも大きく貢献します。
また、ExcelやWebアプリケーションへのデータ入力、システム間の情報連携など、幅広い業務に対応可能です。
＜RPAで自動化できる業務例＞
- 基幹システムへのデータ転記
- 定期的なレポート作成 など
＜代表的なツール＞
- UiPath
- WinActor
- BizRobo!
- Robo-Pat など
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AI（生成AIなど）
生成AIとは、テキストや画像、音声などのコンテンツをAIが自動生成する技術で、資料作成やデータ分析、問い合わせ対応など、幅広い業務で活用されています。
AIを活用すれば、これまで人の判断に頼るしかなかった自由記述のテキスト処理や、入力形式が統一されていない情報の整形なども自動化できます。たとえば、データ分析では、形式がばらばらな入力情報をAIが自動で整形・補完し、集計や傾向分析をスムーズに行えるようになります。
こうしたAIの特性を生かし、さまざまな業務を自動化する活用例も増えています。
＜AI（生成AI）で自動化できる業務例＞
- 問い合わせ内容を自動で分類・整理（例：「苦情」「要望」などに分けて管理）
- 入力内容を自動でチェック・補完（例：会社名から業種を推測し、足りない情報を自動入力）
- 返信メールや案内文を自動で作成（例：問い合わせ内容に応じた返信文を作成）
生成AIによって「判断」や「確認」などの作業を自動化し、入力ミスを防ぎながら業務全体のスピードと効率を高められます。
＜代表的なツール＞
- ChatGPT
- Google Gemini
- Claude
- Notion AI など
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API・スクリプト
APIとは、異なるアプリケーション同士を連携させ、データの送受信や処理の自動化を実現する仕組みです。社内のデータベースや外部サービスとの連携もスムーズに行えます。
一方、スクリプトは特定の操作や処理を自動で実行するためのプログラムで、代表的な例がGoogle Apps Script（GAS）です。スクリプトを使えば、たとえばスプレッドシート上のデータ集計や通知の自動化が可能になります。
APIやスクリプトを活用することで、フォームやスプレッドシート、CRM、チャットツールなど複数のサービスを横断的に連携でき、入力や転記の手間を省けます。結果として、データの一元管理が進み、情報の整合性やリアルタイム性の向上にもつながります。
ただし、システム連携やカスタマイズの自由度が高い分、導入にはある程度のITリテラシーが必要です。
＜API・スクリプトで自動化できる業務例＞
- 問い合わせフォームの入力内容を自動でCRMに登録
- Googleスプレッドシートの集計データを毎週チャットに自動送信 など
＜代表的なツール＞
- Google Apps Script（GAS）
- Notion API
- Box API など
Webスクレイピング
Webスクレイピングは、インターネット上の公開情報を自動で取得し、必要なデータを抽出・整形する技術です。特定のWebサイトから価格情報や商品情報、ニュースデータなどを収集する際に有効です。
従来はプログラミングの知識が必要でしたが、最近では初心者でも扱いやすいノーコードやローコードで使えるツールが登場しています。Webスクレイピングツールを活用することで、手作業による情報収集の手間を大幅に削減できます。
また、取得したデータを社内システムやデータベースに自動で転記することも可能です。これにより、大量の情報を効率良く収集・分析できます。
＜Webスクレイピングで自動化できる業務例＞
- 競合調査
- マーケティングデータ収集
- 営業リスト作成 など
＜代表的なツール＞
- Octoparse
- ParseHub
- Scrapy（Pythonライブラリ） など
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アウトソーシング
アウトソーシングは、業務の一部またはすべてを外部企業に委託できるサービスです。「業務の自動化を進めたい」と思いつつ、日常業務に追われてツール選定や導入にかける時間ない企業や、自動化のノウハウが不足している企業におすすめの手法です。
ツール選びから設定、運用を一貫して任せられるため、社内の負担を大幅に軽減できます。ツールでは対応が難しい「目視確認」や「人の判断」が求められる業務も、人手で柔軟に対応可能です。
さらに、RPAやAI-OCRなどの構築・運用・実作業まですべて委託でき、業務全体の効率化が期待できます。ツールによる自動化と人手を組み合わせた「ハイブリッド運用」により、コストを抑えながら高い生産性と品質の両立を実現可能です。
データ入力の自動化はHELP YOUにおまかせ
日々の業務で発生する大量のデータ入力作業。手作業で対応していると、工数がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴います。
「HELP YOU」は、AIや自動化ツールを活用し、紙書類や手書き情報のデジタル化から、データの入力・集計・レポート作成まで効率化。お客様の業務負担を軽減し、生産性向上をサポートします。
HELP YOUの特徴
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
データ入力などの定型業務の自動化をはじめ、経理、人事・採用、総務、営業事務など、幅広い業務を代行。企業の負担を軽減し、本業に集中できる環境づくりをサポートします。
| 特徴 | ・AIやRPAツールを用いた業務の自動化に対応 ・経理、人事・労務、営業事務など、幅広い業務を依頼できる ・チーム制の「チームプラン」や短期集中型「スポットプラン」を選べる ・最短3日で優秀な人材を確保できる |
| 主な対応業務 | ・経理 ・人事・労務・採用 ・営業事務 ・秘書・総務・翻訳 ・マーケティング・広報 ・ECサイト ・資料作成 など ※各サービスはご要望に合わせて組み合わせが可能 |
| 料金・プラン |
■チームプラン：コンスタントに依頼したい業務がある場合におすすめ！ 月額：10万円～（税抜）／実働時間：30時間～ ■スポットプラン：大量のデータ入力や資料作成など、短期的にまとまった業務を依頼したい場合におすすめ！ |
RPAや自動化ツールを用いたデータ入力の自動化はもちろん、余った契約時間で経理や人事・採用業務を依頼するなど、お客様の課題や要望に合わせて柔軟に活用できます。
▼HELP YOUのサービス詳細を知りたい方はこちらの資料をご覧ください
▼HELP YOUのユーザーレビュー・口コミ
管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー｜ミナオシ
「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが合っているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！
データ入力自動化の事例：RPAでデータ取得・転記を自動化
複数のクラウドサービスやWebアプリから届く広告レポートや営業データを手作業で処理している企業も少なくありません。
こうした業務は単純ながら作業量が多く、担当者の負担が大きいほか、手入力によるミスや業務の属人化といった課題も発生しがちです。
RPAツールを活用することで、以下のような作業を自動化できます。
- 指定のクラウドサービスやアプリから、必要なデータを自動で抽出・ダウンロード
- ダウンロードしたデータを所定のExcelフォーマットに自動で転記
- 転記後のファイルをPDFやExcelなど任意の形式で保存し、指定フォルダに格納
定期的に発生するこうした業務を自動化すれば、作業時間の削減に加え、ミスの防止や業務品質の向上にもつながります。
データ入力自動化の事例：AI OCR×RPAで手書きアンケートの集計・レポート作成を自動化
イベント後のアンケートや顧客満足度調査など、手書きの回答を人力で集計・レポート化するのは手間と時間がかかるうえ、読み取りミスや転記ミスも起こりがちです。
こうした課題に有効なのが、AI OCRとRPAを組み合わせた自動化です。以下のような一連の業務を自動化できます。
- 手書きアンケートをAI OCRで読み取り、デジタルデータに変換
- デジタル化されたデータをRPAで自動集計
- 集計結果をもとにグラフを作成し、レポートを自動で作成
これにより、作業時間を大幅に削減できるだけでなく、ミスを防ぎながら安定した処理を実行できます。
★HELP YOUでは、データ入力をはじめ、さまざまな業務の自動化・効率化を支援しています。以下より、活用事例をまとめた資料をぜひご覧ください。
データ入力自動化の導入ステップとポイント
データ入力の自動化を成功させるには、現状の業務を正しく把握し、段階的に最適な方法を選定・導入することが重要です。
ここでは、自動化の導入ステップと押さえておきたいポイントを解説します。
1. データ入力業務を洗い出し、課題を整理する
まずは現状の業務を正確に把握し、課題を整理することが重要です。社内で行われているデータ入力業務を可視化し、ムダや手間、エラーの多い業務を洗い出しましょう。
たとえば、「紙書類からの転記作業が多い」「複数システムへの二重入力が発生している」といった課題を明確にします。現状の課題を把握することで、自動化すべき業務の優先順位が明確になり、効果的かつ無駄のない導入計画を立てられます。
2. データ入力を自動化したい業務を選定する
次に、洗い出した業務の中から自動化したい業務を選定します。自動化に適しているのは、ルールが明確で繰り返しの多い定型業務です。
たとえば、アンケート結果の集計、申込書の情報入力、経費データの転記などが該当します。これらの業務は手順が定型化されているため、自動化によって作業時間の短縮やミスの削減が期待できます。
一方で、「内容の重要度を判断して振り分ける」「ケースごとに対応方法を選ぶ」など、人の判断が求められる業務や例外処理が頻繁に発生する業務は、自動化に不向きです。このように、自動化に適した業務とそうでない業務を適切に見極めることで、効率的な導入が可能となります。
3. データ入力を自動化する方法やツールを検討する
データ入力の自動化を成功させるには、対象業務に応じて最適な方法やツールを検討することが重要です。
たとえば、紙書類のデジタル化には「AI OCR」、定期的に発生する作業には「RPA」が適しています。また、Webサイトからの情報収集には「Webスクレイピング」、複数のツールやシステム間でのデータ連携には「API」や「スクリプト」が有効です。
ツールを選定する際は、その導入・運用を自社で対応できるかを検討しましょう。もし社内に十分なリソースやノウハウがない場合は、外部の専門業者に委託するという選択肢も有効です。プロに任せることで、スムーズな導入と運用が期待できます。
4. データ入力の自動化を小規模で試験導入し、効果を検証する
自動化の対象業務やツールが決まったら、本格的に導入する前に一部の部署や業務に絞って試験的に導入するのが効果的です。
この段階では、実際の運用を通じて設定ミスや想定外のエラーを洗い出し、現場からのフィードバックをもとに、ツールや運用方法を調整・改善します。
このように段階的に進めることで、リスクを最小限に抑えながらスムーズな本格導入を実現できます。また、導入効果を事前に確認するうえでも重要なステップです。
5. データ入力自動化の本格運用を進める
テスト運用で問題がなければ、全社展開または対象範囲を拡大して本格的な運用に移行します。導入後も定期的に効果を検証し、業務の変化やツールのアップデートに応じて柔軟に運用を見直すことが大切です。
現場からのフィードバックを活用し、ツールや運用方法を改善することで、自動化の効果をさらに高められます。
また、どれだけ時間やコストが削減できたかなど、定量的な効果の検証も重要です。あわせて、従業員の負担軽減や満足度といった定性的な側面も把握し、継続的な改善につなげましょう。
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データ入力自動化のまとめ
データ入力の自動化は、業務効率化やヒューマンエラーの削減に効果的です。手作業による転記や確認の負担を減らし、作業時間の短縮や業務品質の向上が期待できます。
導入を進める際は、まず現状の業務を正確に把握し、自動化に適した業務を見極めることが重要です。目的に合ったツールや方法を選び、段階的に導入を進めることで、失敗のリスクを抑えながらスムーズな運用につなげられます。
社内リソースやノウハウが不足している場合は、専門業者にアウトソーシングするという選択肢も有効です。
HELP YOUでは、さまざまな業務の自動化・効率化をトータルで支援しています。
「どの業務の自動化が効果的か分からない」「ツール選びに悩んでいる」という方は、ぜひお気軽にご相談ください。最適な自動化方法のご提案から導入・運用まで、一貫してサポートします。
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