営業を効率化する8つの方法！ステップや事例、ツールも紹介
「事務作業に追われ、肝心の営業に集中できない」
「営業成果にばらつきがあり、組織全体の売上が安定しない」
このような課題を抱えている営業担当者や経営者は少なくありません。
特に中小企業では、資料作成や見積書作成などのノンコア業務に時間を取られ、商談などのコア業務に集中できないケースが多く見られます。さらに、営業ノウハウは個人に依存しやすく、担当者ごとのスキルや成果に差が出るのも大きな課題です。
そこで重要なのが「営業の効率化」です。営業プロセスの見直しや適切なツールの活用により、業務のムダを削減し、商談や顧客対応に専念できる環境を整えられます。
本記事では、営業の効率化を実現する8つの方法と、活用すべきITツールを紹介します。
営業活動の質を高め、生産性向上や売上アップにつなげましょう！
営業の効率化とは
営業の効率化とは、無駄を省き、効率良く営業活動を行うための業務改善を指します。資料作成や顧客管理などの負担を減らし、新規顧客の開拓や商談といったコア業務により多くの時間を確保することが目的です。
近年では、ITツールの導入やアウトソーシングの活用により、営業の生産性向上を図る企業が増えています。
例えば、CRM（顧客管理システム）やSFA（営業支援ツール）を導入することで、情報の一元管理や業務の自動化が進み、より効率的な営業活動が可能になります。
また、アウトソーシングを活用すれば、営業活動にまつわるノンコア業務を外部に委託でき、営業担当者は本来の業務に集中できます。
営業の効率化は、業務の負担を減らすだけでなく、売上向上や組織の成長にもつながる重要な施策です。積極的に取り組むことで、より成果の出る営業体制を構築できるでしょう。
営業を効率化するメリット
営業活動の効率化とは、売上・利益の確保に直接かかわるコア業務を優先し、ノンコア業務にかかる手間を減らすことです。その目的とメリットを解説します。
担当者の負担軽減
業務効率化の目的の一つは、営業担当者の負担軽減です。
従来の営業活動では、担当者が顧客の受注に至るまでの全ての業務に携わっていました。受注後のアフターサービスを担うこともあり、業務内容は多岐にわたります。
このように営業担当者に負荷がかかりすぎると、営業活動に十分な時間が取れず、受注を確保できない事態を招く恐れがあります。これは一社員だけの問題ではなく、企業全体にとっても大きなデメリットです。
こうした事態を防ぐためにも現状の業務を見直し、営業担当の負担軽減に努めましょう。
営業の質の向上
営業の効率化とは、単に時間や手間を削減するだけでなく、営業活動の「質」の向上にも貢献します。
業務の効率化により、担当者は煩雑な作業から解放され、本来注力すべきコア業務に専念できるようになります。
商談や顧客とのコミュニケーションに多くの時間を割けるようになれば、顧客の課題や要望をより細やかに拾い上げられるでしょう。顧客への理解が深まることでニーズに沿った質の高い提案ができ、信頼度・顧客満足度アップにもつながります。
売上の増加
営業の効率化は、売上の増加にも寄与します。無駄な時間を削減し、顧客へのアプローチにより多くの時間を使えるようになれば、商談の成功率が高まります。
また、効率化の過程で業務が標準化されると、担当者による営業スキルのばらつきがなくなります。その結果、営業部門全体のスキルが向上し、受注率アップにつながるでしょう。
営業が非効率になる理由
そもそも、なぜ営業活動は非効率になりやすいのでしょうか。
HubSpot Japanの調査によると、営業担当者に「働く時間のうち無駄だと感じる時間の割合」を質問した結果、「働く時間のうち22.37％を無駄だと感じる」という回答がありました。つまり、営業担当者は業務時間の約5分の1を無駄だと感じていることになります。
ここでは、どのような要素が営業活動に無駄を生み出しているのかを見ていきます。
参考：HubSpot Japan株式会社「第4回『日本の営業に関する意識・実態調査2023』」
移動に時間やコストがかかる
一つ目の理由は、営業のための移動に時間やコストがかかることです。従来の訪問型営業の場合、顧客の元に出向くための時間や交通費などが必要になります。
前述の調査では、非訪問型のリモート営業の導入率は42.1％となっています。リモートワークが広まりつつある現在も約6割が訪問型営業を行い、移動に一定のリソースを割いていることがわかります。
訪問型・非訪問型営業のどちらにもメリット・デメリットはありますが、移動にかかる時間やコストを削減したい場合、非訪問型営業の活用も検討してみましょう。
参考：HubSpot Japan株式会社「第4回『日本の営業に関する意識・実態調査2023』」
事務作業に時間を取られる
営業活動が非効率になる理由としては、事務作業の多さも挙げられます。
提案のための資料作成や営業リスト作成など、営業活動には多くの事務的な作業が必要になります。その結果、商談や顧客とのコミュニケーションに十分なリソースを割けていない人も多いのではないでしょうか。
事務作業に多くの時間を取られている場合、まずは「本当にその作業が必要なのか」「自分（自社）でやる必要があるか」などを見直してみましょう。
必要に応じて、不要な業務を削減する、外部に依頼するといった対策を取ることで、重要な業務に注力できるようになります。
業務が属人化している
業務が属人化しやすいことも、営業が非効率になりやすい理由の一つです。
例えば、「担当者以外が案件の詳細を把握していない」という場合、担当者の不在時に業務が滞ったりストップしてしまう可能性があります。他にも、トラブルが発生した際に把握するのが遅れるなど、属人化には多くのデメリットやリスクがあります。
属人化を解消するには、情報の一元化や業務の標準化などの対策が有効です。それぞれの方法については、「営業を効率化する8つの方法」で詳しく解説します。
営業を効率化する4つのステップ
ここからは、営業を効率化する手順を4つのステップに分けて解説します。
1.現状の課題を把握する
はじめに、自社の営業活動の現状を把握する必要があります。各業務にどのくらい時間がかかっているか、どのような課題があるかを営業担当者からヒアリングしましょう。
2.改善すべき業務を洗い出す
次に、改善すべき業務を洗い出します。例えば営業リストの作成など、売上に直結しない業務に多くの時間を取られている場合は特に改善が必要です。
その上で、無駄な業務は削減する、必要な作業であればより効率化できる方法を探すなど、対策を考えましょう。具体的な施策は「営業を効率化する8つの方法」で解説します。
3.優先順位をつける
改善すべき業務の洗い出しができたら、次は優先順位をつけましょう。「早急な対応が必要なもの」「段階を分けて計画的に進めるべきもの」などに振り分け、緊急性の高い業務から改善策を実行します。
ただし、いきなり施策を進めてしまうと現場の混乱を招く可能性があります。ルールや業務フローを変える際は社内にしっかりと周知し、改善の目的や必要性を理解してもらうことが大切です。
優先度の高いものから段階的に改善を図ることで、混乱やトラブルを避けてスムーズに業務改善を進められるでしょう。
4.効果測定を行う
営業効率化の施策を実施した後は、その効果を測定し、必要に応じて改善を続けることが重要です。
まず営業担当者からフィードバックを集め、業務負担の軽減度合いや業務の進めやすさを確認します。さらに、以下のような数値データを活用し、営業成果への影響を可視化しましょう。
- 業務効率化により確保できた営業活動の時間
- 新規顧客の開拓数の変化
- 商談の成約率 など
また、売上や生産性の変化を定期的に測定し、期待した効果が得られているかを分析することも重要です。もし改善の余地がある場合は、ツールの活用方法を見直したり、業務フローをさらに最適化したりすることを検討しましょう。
継続的な効果測定と改善を繰り返すことで、営業の効率化を確実なものにし、組織全体の生産性向上につなげることができます。
営業を効率化する8つの方法
ここからは、営業を効率化するための方法を8つ取り上げます。それぞれ詳しい内容を見ていきましょう。
情報を一元化する
営業効率を上げるためには、顧客情報・商談履歴・ノウハウなど、営業に関する情報を一元管理することが重要です。
営業に関する情報が社内でバラバラに管理されている場合、アポイントのバッティングなどが起こるリスクがあります。顧客情報を一元管理するとデータの検索も容易になり、各担当者から情報を収めるといったムダな作業もなくなります。
情報共有を徹底することで業務の属人化も解消され、「担当者がいないと案件の詳細がわからない」といった事態もなくなるでしょう。
営業スキルやノウハウを集約・共有する
営業に関するノウハウを社内で集約・共有し、営業スキルの標準化を図ることも重要です。
営業活動は担当者の経験やスキルに左右されやすく、成果にばらつきが出ることがあります。特に、顧客とのコミュニケーション方法やプレゼン手法などのノウハウが属人化すると、チーム全体のパフォーマンスが停滞する恐れがあります。
ノウハウを共有するには、成功事例や効果的なアプローチ方法をマニュアル化する、定期的に社内勉強会を開催するなど、知識を共有できる仕組みを整えましょう。
情報を体系的に整理し、誰でも活用できる状態にすることで、経験の浅いメンバーでも一定の成果を安定して出せるようになります。
Webコンテンツや資料を充実させる
自社のWebサイトに掲載するコンテンツやダウンロード資料を充実させることも、営業効率の向上につながります。
例えば、製品やサービスの詳細をわかりやすく説明した資料を用意する、FAQやチャットボットを活用して顧客が自己解決できる環境を整えるといった施策が有効です。
Web上の情報を充実させると、顧客が自らの疑問を解消しやすくなります。その結果、購入意欲の低い顧客による漠然とした質問や、基本的な情報を確認するための問い合わせが減少します。
その分、営業担当者が対応するのは、より具体的な相談や購入を前向きに検討している顧客が中心となります。その結果、商談の質が向上し、受注率アップにつながります。
営業資料を改善する
営業活動を効率化するには、営業資料の改善も欠かせません。営業資料の内容が分かりづらいと話がスムーズに進まず、商談の結果にも悪影響を及ぼします。
一方、相手に伝えるべき内容が整理された資料であれば、提案やコミュニケーションのスピードも速まります。
営業資料を改善する時間やノウハウが自社にない場合は、外部サービスを活用するのもおすすめです。客観的な視点を取り入れることで、自社や商材の魅力がより伝わる資料を作成できるかもしれません。
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問い合わせフォームを工夫する
問い合わせフォームを工夫し、より温度感の高い見込み顧客を事前に見極めることも、営業効率化の一手です。
見込み顧客の中には温度感の高い顧客もいれば、そうでない顧客もいるでしょう。限られた時間の中で前者を見極め、最適な提案を行うことが受注率アップの鍵となります。
例えば、現状の課題や問い合わせの経緯などの項目をフォームに設けることで、相手の温度感を事前に把握できます。それを基に注力すべき相手を見極め、効率的な営業につなげましょう。
インサイドセールスを導入する
営業の効率化には、インサイドセールスの導入も有効です。
インサイドセールス（内勤営業/非訪問型営業）は、顧客と直接会わず、電話やメール、インターネットなどをフルに活用して営業活動を行います。一方、担当者が顧客を訪問する従来の営業スタイルはフィールドセールス（外勤営業/訪問型営業）と呼ばれます。
インサイドセールスとフィールドセールスには、それぞれメリットとデメリットがあります。
| メリット | デメリット | |
| インサイドセールス | ・営業活動の効率アップ ・交通費や移動時間の削減 ・受注確度を問わずアプローチできる |
・顧客との密な関係を構築しにくい ・提案が画一的になりやすい |
| フィールドセールス | ・顧客と密な関係を構築できる ・顧客に合わせたきめ細かい提案が可能 ・情報収集がしやすい |
・営業効率が悪い ・交通費や移動時間などのコストがかかる |
フィールドセールスは顧客と密な関係を構築できる反面、担当者の負担が大きく、営業効率が悪くなりやすい傾向があります。
一方のインサイドセールスは、提案内容が画一的になりやすく、顧客と密な関係を築きにくい点がデメリットです。しかし、フィールドセールスと比べて営業コストが低く、見込み顧客に対して効率良くアプローチできるメリットもあります。
それぞれのメリット・デメリットを把握し、自社に合った営業手法を活用して営業効率を向上させましょう。
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営業支援ツールを導入する
インサイドセールスの導入や情報の一元化に加え、営業支援ツールを活用するのもおすすめです。代表的な営業支援ツールとしては、MA・SFA・CRMなどがあります。
MAではマーケティング業務を自動化できたり、SFA・CRMでは顧客の傾向分析ができたりと、さまざまな面で営業活動を効率化できます。どのツールを導入すべきかは、自社の課題や予算などを含めて検討しましょう。
おすすめの営業支援ツールの詳細は「営業を効率化するITツール」で後述します。
アウトソーシングサービスを活用する
アウトソーシングサービスの活用も、営業の効率化につながります。
アウトソーシングとは、企業の一部業務を外部サービスに委託することです。近年は業務効率化や人手不足の解消を目的に、バックオフィス業務などを外部委託する企業も増えています。
営業業務に関しても、プレゼン資料や営業リストの作成、情報リサーチ、顧客のデータ入力など、さまざまなサポートを受けられます。特に手間がかかる事務作業を外注することで、重要な商談や顧客とのコミュニケーションに集中できるようになり、営業効率の向上が見込めるでしょう。
営業の効率化は「HELP YOU」におまかせ
アウトソーシングの導入は、営業の効率アップに効果的な方法の一つです。
ここでは、おすすめのアウトソーシングサービスとして「HELP YOU」をご紹介します。営業サポートの事例も取り上げているので、ぜひ参考にしてください。
HELP YOUの特徴
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
人手不足や業務効率化などの課題に対し、専門知識を持つスタッフがトータルサポート。社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。
| 特徴 | ・営業事務をはじめ、人事・労務、経理など、幅広い業務を依頼できる ・チーム制の「チームプラン」と専属アシスタントによる「1名専属プラン」を選べる ・AIやRPAツールを用いた業務の自動化にも対応 ・最短3日で優秀な人材を確保できる |
| 主な対応業務 | ■営業事務 ・営業先リストの作成 ・営業データの管理 ・見積書・契約書・請求書作成 ・資料作成・レポート作成 ・スケジュール管理・アポイント調整 ・問い合わせ対応・営業メール送信 など |
| 料金 | ＜チームプラン＞ 月額：10万円～（税抜）／実働時間：30時間～ ＜1名専属プラン＞ |
営業サポートはもちろん、余った契約時間で経理や総務業務を依頼するなど、貴社の課題や要望に合わせて柔軟に活用できます。
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▼HELP YOUの導入事例
▼HELP YOUのユーザーレビュー・口コミ
管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー｜ミナオシ
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HELP YOUの営業効率化の事例
HELP YOUの営業効率化の事例をご紹介します。
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■こんな方におすすめ
- 効率的に新規顧客を開拓したい
- リード獲得の効率を向上させたい
- リスト作成やスクリプト作成の手間を削減したい
- テレアポから商談設定までを一貫して実施したい
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営業リストやコールスクリプトの作成、さらにテレアポから商談設定までを代行することで、営業ご担当者様の負担を軽減し、効率的なリード獲得と商談機会の拡大を実現します。
以下の資料では、営業事務代行の事例をご紹介しています。アウトソーシングによる営業の効率化をご検討中の方は、ぜひ無料ダウンロードしてご覧ください！
営業を効率化するITツール
ITツールを活用することで、業務の自動化や情報の一元管理が進み、営業担当者がコア業務に集中しやすくなります。ここでは、営業に役立つ代表的なITツールを紹介します。
MA
MA（マーケティングオートメーション）は、見込み顧客の育成・管理などのマーケティング活動を自動化するツールです。営業担当者が優先的にアプローチすべき顧客を把握できるため、効率的な営業活動を実現できます。
＜営業に活用するメリット＞
- 見込み顧客の行動分析：顧客データを基に、最適なタイミングでアプローチできる
- リードナーチャリング（見込み顧客の育成）の自動化：育成プロセスを自動化し、営業担当者の負担を軽減
- 部門間の連携強化：営業とマーケティングの情報を一元管理・共有でき、効果的な営業・マーケティング活動を実現
＜代表的なツール＞
- Marketo
- Account Engagement（旧Pardot）
- SATORI
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SFA
SFA（営業支援システム）は、営業プロセスを効率化し、商談の進捗状況や営業活動のデータを管理・可視化するツールです。営業チーム全体の生産性向上に貢献します。
＜営業に活用するメリット＞
- 営業活動の可視化：進捗や結果をリアルタイムで共有
- 業務の効率化：データ入力やタスク管理を自動化し、業務負担を軽減
- データに基づく意思決定：蓄積されたデータを活用し、営業戦略を改善
- 営業プロセスの標準化：業務フローを統一して営業の質を向上
＜代表的なツール＞
- kintone
- eセールスマネージャー
- Microsoft Dynamics 365
CRM
CRM（顧客管理システム）は、顧客情報や商談履歴を一元管理し、顧客との長期的な関係構築を支援するツールです。顧客のニーズを把握し、戦略的なアプローチが可能になります。
＜営業に活用するメリット＞
- 顧客情報の一元管理：データの重複や入力の手間を削減し、スムーズな顧客対応を実現
- データに基づく営業戦略：過去の商談履歴や分析データを活用し、精度の高いアプローチが可能
- 顧客満足度の向上：パーソナライズされた対応で、長期的な関係を構築
- 部門間の連携強化：営業・マーケティング間で情報を共有し、効率的な顧客管理が可能
＜代表的なツール＞
- Salesforce
- HubSpot CRM
- Zoho CRM
日程調整ツール
日程調整ツールは、商談や打ち合わせのスケジュール調整を自動化するツールです。関係者の予定をスムーズに調整し、効率的な商談設定を支援します。
＜営業に活用するメリット＞
- 調整作業の効率化：日程調整の手間を削減し、時間を有効活用
- スムーズな日程確定：予約可能な時間帯を自動で提示し、調整が迅速に完了
- ダブルブッキング防止：スケジュール調整のミスによる機会損失を防ぐ
＜代表的なツール＞
- Calendly
- moCal
- Jicoo
オンライン会議システム
オンライン会議システムを活用すれば、遠隔地の顧客とも効率的に商談が行えます。移動にかかる時間やコストを削減でき、商談機会の増加につながります。
＜営業に活用するメリット＞
- コスト削減：移動費を削減し、非対面でスムーズに商談可能
- 商圏拡大：遠方の顧客にも簡単にアプローチできる
- 効率的なプレゼン：資料や画面共有を活用し、説得力のある提案が可能
- 商談内容の記録と分析：録画機能を活用し、チームでの共有や振り返りが容易
＜代表的なツール＞
- Zoom
- Microsoft Teams
- Google Meet
営業の効率化のまとめ
営業の効率化を進めることで、 業務の無駄を削減し、より生産性の高い営業活動が実現できます。
本記事では、営業効率を高めるアイデアとして、情報の一元化、営業資料の改善、ITツールの活用など、実践しやすい8つの方法を紹介しました。
特にリソースが限られる中小企業には、アウトソーシングの活用が有効です。営業リストや資料作成、データ入力などを外部に委託すれば、営業担当者は新規顧客の開拓や提案に集中でき、成約率や売上向上につながります。
営業の効率化に課題を感じている場合、アウトソーシングの活用も視野に入れながら、自社に最適な営業体制の構築を検討してみてはいかがでしょうか。
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