属人化のデメリットは?脱・属人化で業務効率化へ!

「Aさんが休むと、あの業務が停滞してしまう…」
「Bさんが離職してしまったら引継ぎはできるのか?」
「あの業務、ミスの発見が遅くて困る…」

こうした悩みやトラブルは「業務の属人化」が原因です。

この記事では、属人化のデメリットと脱・属人化のメリット、属人化を解消する方法を紹介します
属人化は解消できます。この記事を読んで脱・属人化を図り、業務効率化を実現しましょう

属人化とは

まずは、「属人化」という言葉の理解を「なんとなく」で済ませないために、意味をしっかりと確認していきましょう。

属人化の意味

属人化とは、特定の担当者しか業務の手順や進捗状況を把握していない状態を指します。
特定の担当者以外からは、その業務がどのような手順で、どの程度進んでいるかなどがわからないという、いわゆる「ブラックボックス化」した状態です。

本来であれば、業務に対してチーム全員が知識を共有し、誰でもカバーできる体制が理想的です。しかしながら、現実的には人員不足や担当者への甘えなどさまざまな原因で、属人化が起きることがあります。

属人化が加速してしまうと、そのチームの従業員だけでなく、顧客からのクレームや生産性の低下など会社全体の利益に悪影響が及ぶ恐れがあります
そのため、属人化の解消は企業として取り組むべき大事な課題のひとつと言えます。

属人化の原因

属人化はどうして起きてしまうのでしょうか?属人化を引き起こす主な原因を見ていきましょう。

人手不足による多忙

人手不足による多忙は、業務の属人化を引き起こす要因のひとつです。
人手が足りない職場では日々のルーティンワークをこなすのに精一杯で、業務の進め方やノウハウ、注意事項などを他のメンバーと共有する余裕がありません

特に直接的な利益を生まない総務や経理といったバックオフィス業務においては、なるべくスリム化したいと考えている企業も多いですよね。
そういった事情から人員を増やしづらい傾向にあるため、属人化せざるを得ない状況が多く見られます。

マニュアルが整備されていない

業務の属人化は、マニュアルが整備されていないことに起因することもあります。
業務の進め方やノウハウを共有できるマニュアルが整備されていれば、誰でもマニュアルに沿って業務を実行でき、お互いをサポートしやすくなります。

しかし、そのマニュアルが整備されていなければ、業務のノウハウを共有することは難しくなり、属人化の原因となってしまいます

専門性の高い業務

業務の専門性の高さが属人化を引き起こすケースもあります。
業務内容によっては、特殊なスキルや豊富な経験が必要な場合があります。そのような業務では、マニュアルの作成自体が難しく、作成するのに手間もコストもかかります。

また、マニュアルが整備されたところで、すぐに誰もが対応できる業務ばかりではありません。専門性の高い業務ができる社員を育成するためには、多くのコストと時間が必要です。
こういったことから、専門性の高い業務の標準化は、つい対応が後回しになってしまい、属人化を引き起こす原因となります。

属人化のデメリット

属人化にはさまざまなデメリットが伴います。具体的な属人化のデメリットを見ていきましょう。

担当者の負担が大きい


出典:(一社)日本経済団体連合会「2017年労働時間等実態調査集計結果」
上図は、2017年に経団連が行った労働時間の実態調査で「長時間労働につながりやすい職場慣行の事例」をグラフ化したものです。
この調査によると、「長時間労働につながりやすい職場慣行」として「業務の属人化」が1位になっています。
このことから、業務の属人化は担当者一人の問題ではなく、職場全体としても労働環境の悪化や業務効率の低下といったデメリットにつながることがわかります。

業務が滞りやすい

属人化には、業務停滞のリスクもあります
属人化している状態では、業務の進め方や進捗状況が他の担当者にはわかりません。そのため、繁忙時に担当者だけでは手が回らなくなってしまったり、担当者が離職した場合、社内にナレッジが残らず業務が進まなくなってしまう恐れがあります。

ミスや不正に気付きにくい

属人化の状態は、ミスや不正に気づきにくいといったデメリットもあります
特定の担当者しか行わない属人化した業務は、適切な方法で業務が行われているのかを上司や管理者が確認できなくなってしまいます。
また、担当者が自分のミスを隠蔽してしまうなど、不正に気づけなくなってしまう可能性もあります。

属人化を解消するメリット

属人化を解消することで得られるメリットには、どんなものがあるのでしょうか。主なメリットを見ていきましょう。

業務の質や効率が上がる

業務の属人化を解消することで、業務の質の向上や効率化が見込めます
複数人が業務の内容を把握することで、特定の担当者一人では見えなかった課題が見えるうえに、チームで改善策についての意見を出し合えるため、業務の質の向上につながります。

また、業務を複数人で分担することで特定の担当者の負担が減り、作業時間の短縮も期待できます。
さらには、特定の担当者がいなくても他の従業員が業務に対応できるため、どんな場合でも滞ることなく業務の進行が可能です。

社内の風通しが良くなる

業務が属人化している状態では、意見の交換がしにくい、ミスや不正が隠蔽されやすい、業務量が偏るなど、職場環境が悪化する要因がたくさんあります。脱属人化することによってこれらが解消し、社内の風通しが良くなることが期待できます。

業務を行ううえで、社内の風通しの良さは重要です。コミュニケーションが活発であれば、何かトラブルが起きた際にすぐに気づいてチームで対処できます。また、社内の雰囲気が良ければ、従業員のモチベーションアップにもつながるでしょう。

BCP対策につながる

属人化の解消はBCP対策にもつながります。BCP(Business Continuity Planning)とは、災害などの緊急事態における企業の事業継続計画のことです。
属人化の状態では、特定の担当者がいなければ業務は滞ってしまい、継続することはできませんが、業務を標準化することで、災害時などもスムーズに業務を継続できる環境が整います

属人化を解消する3つの方法

属人化の解消は健全な企業運営に必要な対策です。では、属人化はどのようにして解消できるのでしょうか?
属人化を解消する具体的な方法を3つ紹介します。

業務を可視化する

属人化を解消するには、業務フローの整理やマニュアルの作成などによって、ブラックボックス化している業務を可視化することが必要です。
可視化することで、特定の担当者以外にも業務の進捗状況などを共有できるようになり、スムーズな業務の進行が可能になります。

ツールを導入する

属人化を解消するために、ツールを導入することも有効です。
RPAなどのツールを導入すれば業務を自動化したり、デジタル化で業務量を減らせます
また、情報共有システムやコミュニケーションツールを導入すれば、社内でナレッジを簡単に共有できます

ただし、一部の人しか扱えない複雑なツールはさらなる属人化を招く可能性があるため、直感的に扱いやすいツールを選ぶことが重要です。

アウトソーシングを活用する

アウトソーシングを活用して脱属人化を図ることもできます。
社内の特定の担当者しか対応できない属人化した業務をプロに委託すれば、属人化が解消されるうえに、社員がコア業務に専念できる環境が整い、業務効率や質の向上にもつながります

また、属人化した業務担当者の離職などによる業務停滞などのリスクも防ぐことができます

オンラインアウトソーシングの「HELP YOU」

「属人化している状態を解消したい!」
「人手不足で業務の属人化を招きそう…」

HELP YOUでは、このような悩みを解決する「オンラインアウトソーシングサービス」を提供しています。
HELP YOUを利用することで、業務の属人化が解消され、さらに業務効率化も実現。社員がコア業務に専念できる環境が整います。

HELP YOUの特徴

HELP YOU(ヘルプユー)は、株式会社ニットが運営するアウトソーシングサービスです。
HELP UOUの強みは以下の3つです。

1.厳しい採用プロセスをクリアした、「優秀なアシスタント」
2.「チーム制」なので、人材が退職して業務が滞る心配なし!長期的な依頼が可能
3.「専属ディレクター」がつくため、さまざまな業務をまとめて依頼できる

クライアントがコア業務に集中できる環境を作るべく、優秀なアシスタントチームがパートナーとして企業をトータルサポートします。

【HELP YOUの主なサービス内容】
HELP YOUには、さまざまな専門スキルを持ったメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務への対応が可能です

■営業サポート関連業務(会議資料作成・データ収集・KPI管理、経費申請など)
■ECサイト関連業務(売り上げ管理・商品管理・サイト管理・ニュースリリース作成など)
■経理関連業務(入金管理・支払業務・請求書発行など)
■人事・採用関連業務(求人票の作成・書類審査管理・セミナー会場手配など)
■マーケティング関連業務(SNS投稿・メルガマ作成・アンケート集計など)
■総務関連業務(出張手配・スケジュール調整・名刺作成・データ整理など)

【HELP YOUの費用】
月額料金:10万円~(税抜)
契約期間:6ヵ月~
実働時間:30時間~
※初回月のみ、契約時間分が利用できなかった場合、翌月分に繰り越し可能

HELP YOUの属人化解消事例

WEBメディア運営企業から分析データの資料化の依頼を受け、HELP YOUが代行した事例を紹介します。

ピボットテーブルを使用する分析データの資料化は、対応できる人員が限られた作業でした。それらをHELP YOUに依頼したことで業務の簡易化やマニュアル化ができ、属人化を解消できました
また、それまで3時間かかっていた工数も30分に削減でき、クライアントは空いた時間をより高度な分析やコア業務に充てられるようになりました

知識やスキルが必要な業務は属人化しやすく、担当者に負担がかかりやすいものです。しかし、HELP YOUのアウトソーシングを利用したことで属人化が解消され、さらにコア業務に専念できる環境が整いました

【お客様のコメント】
毎月必ず発生する必要な作業ですが、ピボットテーブルを使用できる人員が限られていたため、依頼できて助かりました。

まとめ

業務の属人化は担当者の負担が大きいだけでなく、業務停滞のリスクもあるため、早急に解消すべき問題です。
健全な企業運営、そして従業員を守るためにも、ぜひこの機会に業務の標準化を進めてみてはいかがでしょうか?

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ぜひこの機会にHELP YOUの導入をご検討ください。

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