スカウト代行が注目される理由とは?おすすめサービスと選び方を解説!

スカウト代行は、スカウト型採用を推進していくうえで心強いサービスです。

採用難が続く昨今、ただ応募を待つだけではなかなか良い人材に出会えません。求める人物像に合わない求職者対応に忙殺されたり、苦労して採用した人材がパフォーマンスを発揮できなかったりすることもあります。

そうした事態を防ぐために、求める人材だけにアプローチできるスカウト型採用が注目されています。

しかし、スカウト型採用はやるべき業務が多く、知見やノウハウも必要とされます。
その点、代行サービスを活用すれば、自社のリソースを最小限に抑えながらスカウト型採用を推進することが可能です。

当記事では、代行会社に依頼できる業務や活用するメリット、おすすめの代行サービスとその選び方をご紹介します。
最適な代行会社を選び、スカウト型採用を強化して優秀な人材確保につなげていきましょう。

スカウト代行とは

スカウト代行とは、スカウト型採用で発生する一連の業務を企業に代わって実行するサービスのことです。

そもそもスカウト型採用とは、企業が「直接」求職者にアプローチする採用手法の一つ。別名ダイレクトリクルーティングと呼ばれています。
応募を待つ求人広告や人材紹介といった「守り」の採用手法に対して、「攻め」の採用と呼ばれることもあります。

スカウト型採用の手法はさまざまです。広義では、リファラル採用(社員からの紹介)や、社員が出身大学の学生にアプローチするリクルーター採用なども含まれます。
最近では、SNSで採用専門の企業アカウントを開設し、求職者と直接交流するソーシャルリクルーティングも活性化しています。

その中でも、スカウト代行会社が行う手法で一般的なのは「ビズリーチ」や「LinkedIn(リンクトイン)」などの人材データベースを活用する手法です。データベースの中から企業が求める人物像に合った人材を探し出し、メール機能を活用してスカウトを行います。

スカウト代行が注目される理由

スカウト代行が注目される理由は、採用難の中で主流となりつつあるスカウト業務を、必要最低限の社内リソースで推進できるからです。

少子高齢社会の日本では、応募を待つ受動的な手法だけでは採用が難しい状況が続いています。
実際に、有効求人倍率は平成21年以降上昇を続け、平成30年には1.62倍とピークに達しました。令和元年以降はコロナ禍で減少傾向に転じたものの、令和3年11月時点でも1.15倍と売り手市場が続いています。

そんな中、他社に先駆けて優秀な人材を確保するために、多くの企業がスカウト型採用に着手しています。

実際にHR総研の調査では、今後利用が高まると思われる採用手段の2位に「ダイレクトソーシング(転職者DB)」がランクインしています。ちなみに1位もダイレクトリクルーティングの一つである「リファラル採用(社員からの紹介)」が選ばれました。


出典:ProFuture株式会社/HR総研 「キャリア採用に関する調査」結果報告

しかし、スカウト業務には、膨大な時間と労力がかかります。

例えば、各データベースには数十万~数百万人の求職者が登録しています。そのため、絞り込み検索をしても数百人~数千人の求職者が抽出されることでしょう。
その一人一人の履歴書や職務経歴書を読み込み、自社に合う人材を選定するだけでも膨大な時間がかかることがわかります。その後も、スカウトメールの文面作成や送信、面接日の調整など、多くの工数が待ち構えています。

そこで必要とされているのが、スカウト代行サービスです。
業務の一部から全てを代行会社に任せることで、自社の負担を最小限に抑えながらスカウト型採用を推進できます。

参考:一般職業紹介状況(令和3年11月分)について
一般職業紹介状況(平成31年3月分及び平成30年度分)について

スカウト代行に依頼できる業務

それでは実際に、スカウト代行サービスにはどんな業務を依頼できるのでしょうか。詳しくご紹介していきましょう。

1.採用戦略の設計

スカウト代行サービスには、採用戦略の設計から依頼することが可能です。

具体的には、採用課題の抽出、必要な採用数の算出、求める人物像の定義、自社の魅力の整理といった一連の業務が挙げられます。

こうした採用戦略は、経営計画との連動が必須です。欠員補充といった短期的な視点だけでなく、自社の将来を見据えた長期的な視点が必要とされます。
代行会社に任せきりにするのではなく、経営計画とずれがないか、きちんと確認が必要です。

2.スカウト媒体の選定

スカウト代行サービスでは、数あるスカウト媒体の中から自社に最適な媒体を選定してもらうことが可能です。

各スカウト媒体の強みはさまざま。ハイクラスに強い媒体もあれば、20代の若手に強い媒体、特定の職種に強い媒体もあります。
料金プランも各媒体によって異なります。スカウトメールの配信通数に応じた従量課金制、月額制、成果報酬制などがあります。

通常、各スカウト媒体を導入する際は、運営企業の営業担当者から提案を受けることになります。営業は自社の媒体をおすすめするしかありませんが、スカウト代行会社からは率直な意見を聞くことが可能です。

あらゆる媒体を使用してきた代行会社だからこそ、自社に最適な媒体を見極めてもらえるでしょう。

3.候補者のピックアップ

候補者のピックアップを依頼してこそ、スカウト代行会社の利用価値があります。なぜなら、スカウト業務の中でも特に時間がかかる業務だからです。

各スカウト媒体には、数十万~数百万人の登録者がいることはお伝えしました。そこから条件で絞り込み、抽出された数百人~数千人の応募書類を熟読して候補者を選定する過程には、膨大な時間がかかります。

候補者のピックアップは、採用活動の成否に関わる重要な業務です。知見やノウハウが豊富な質の高い代行会社を選びましょう。

4.スカウトメールの作成・送信

スカウトメールの作成・送信もスカウト代行会社に依頼できる業務です。
メールの返信率を上げるためには、送信時間帯、文面の内容、文章の長さなどにコツがあります。スカウト代行会社はそうしたノウハウを心得ています。

例えば、返信率が高いのは通勤時間やランチタイムです。文面の内容としては、一斉送信だとわかる内容よりも、自分に宛てられた特別感のある文面のほうが興味を持ってもらえるでしょう。
その際、パッと見ただけで長い文章は最後まで読んでもらえない可能性があるため、簡潔に書く必要があります。
文面の最後には、採用までの具体的な流れを盛り込むことも大切。次に取るべきアクションが不明確なメールは、応募意欲を減退させてしまうからです。

スカウト代行会社に依頼すれば、知見を駆使して効果的なスカウトメールを作成・送信してもらえます。
ただし、代行会社によっては、文面の作成に別途料金がかかる場合があるため注意が必要です。

5.面談の日程調整

候補者から返信がきたら面談の日程調整を行います。自社で行う必要性が低い上に時間がかかる日程調整業務は、スカウト代行会社に依頼するべき業務の一つです。

何次面談まで日程調整を依頼できるのかは、代行会社によって異なります。一般的には初回面談の調整までが多いようです。

日程調整の際はGoogleカレンダーなどを活用し、代行会社とスケジュールを共有しておくとよいでしょう。逐一メールで日時をやり取りする手間が省けます。

6.効果測定・振り返り

効果測定や振り返りも、スカウト代行サービスで対応可能な業務です。
次の採用活動を効率的かつ効果的に進めていくためにも、効果測定や振り返りの時間は大切です。最低でも月に1回は、効果測定や振り返りの時間を設けましょう。

とはいえ複数のスカウト媒体を使用していたり、スカウト送信数が多い場合は集計やレポーティングにかかる時間も軽視できません。そこを代行会社に任せることで、より上流工程の業務に集中できます。

スカウト代行のメリット

スカウト代行を利用するメリットは、主に3つ挙げられます。早速ご紹介していきましょう。

業務の負担が減る

スカウト代行を利用するメリットとしてまず挙げられるのは、社内の業務負担を軽減できる点です。

スカウト型採用は求職者に直接アプローチできる分、候補者の選定や一人一人に合わせた文面作成などに多大な工数がかかります。スカウトを送れば必ず返信があるわけでもないため、応募につなげるための知見やノウハウも必要とされます。

そのため、片手間でスカウト型採用を実施したとしても大きな効果は期待できません。採用が成功しないばかりか、他のコア業務に割くべき時間が減少し、さらなる業務のひっ迫を招く可能性さえあるでしょう。

人事上の課題は採用だけではないはずです。働き方改革への対応や次世代リーダーの育成など、課題が山積しているのではないでしょうか。
代行会社に外注すれば、自社のリソースを最低限に抑えつつ、スカウト型採用を効果的に推進することが可能です。

また、採用活動には繁忙期もあれば閑散期もあり、突発的にニーズが発生することもあります。必要なときに必要な人材を流動的に活用できるのも、代行サービスを利用する大きなメリットといえるでしょう。

多様な人材にアプローチできる

スカウト代行を利用する二つ目のメリットは、多様な人材にアプローチできる点です。

求職者の中には、転職ニーズが顕在化している層と、ニーズが表に出ていない潜在層が存在します。潜在層の人材は「よい求人があれば転職したい」「自分の市場価値を知りたい」といった考えで人材データベースに登録しています。

潜在層は転職に対する緊急的なニーズがない分、行動を促すには時間がかかるかもしれません。
しかし、彼らは今の会社に大きな不満がなく、評価もされていて、活躍している有望な人材が多い可能性がある層ともいえます。代行会社は、そうした潜在層に対するアプローチ手法も心得ています。

スカウト代行サービスを活用すれば、自社ではアプローチしにくい多様な人材をカバーできるのです。

採用の質や成果が上がる

スカウト代行会社に依頼すれば、採用の質や成果の向上が期待できます。なぜなら、スカウト代行会社は、一企業の人事部だけでは経験できない、さまざまな知見やノウハウを蓄積しているからです。

例えば、スカウト媒体の選定では、さまざまな代行業務での使用経験をもとに最適な媒体を選んでもらえるでしょう。
候補者の選定では、一企業の固定概念を覆す意外な人材とポジションとのマッチングを提案してもらえるかもしれません。
その他にも、メールの文面作成などにおいて代行会社は効果的なノウハウを多く保有しています。

自社にスカウト型採用の経験値が少なくても、代行会社から学びながら知見を蓄積していけるのは大きなメリットです。

スカウト代行の料金・費用

スカウト代行の料金・費用は、大きく月額制と従量課金制の二つに分かれます。

月額制の場合、毎月一定の固定費はかかりますが、スカウト通数によって料金が変動しません。そのため、予算管理がしやすい点がメリットといえるでしょう。相場は10万円前後です。配信するスカウト通数によっては、従量課金制よりも安く済む場合があります。

ただし、使用する媒体によってはスカウト通数の上限が決まっています。それを超えて配信する場合は、スカウト媒体側に別途料金を支払う必要があるでしょう。

従量課金制の場合、スカウトの配信数や面談の設定数、依頼する業務範囲などによって料金が変動します。スカウト配信数による従量課金制の場合は、1通当たり1,500円程度が相場のようです。
従量課金制は、その月々のニーズや成果に応じて費用を抑えられる点がメリットといえるでしょう。

スカウト代行サービスを選ぶポイント

続いて、自社に最適な代行サービスを選ぶために大切な3つのポイントをご紹介します。

実績

スカウト代行サービスを選ぶ際は、その代行会社の実績を確認しましょう。かつ、業種や職種によって採用市況やノウハウも異なるため、自社の業種や採用したい職種の実績が多いとより安心です。

代行会社の実績の多さは、知見・ノウハウの豊富さと相関関係があります。それらが豊富な代行会社ほど、採用を成功に導く近道を知っているといえるでしょう。

また、創業後の年数が浅い企業であっても、業務を代行するスタッフの経験値が豊富であれば実績が多いといえます。なぜなら、スカウトの成否はそれを実行するスタッフの力量に左右されるからです。

実際に、創業後の年数が浅くても大手人材サービス出身者などの経験豊富なスタッフを抱えている代行会社はあります。そのため、会社の実績だけでなく、実際にスカウト業務を担当するスタッフの実績も確認するとよいでしょう。

こうした実績は、HPに掲載されています。掲載されていない場合は、問い合わせフォームなどから確認してみるとよいでしょう。

サービスの提供範囲

各スカウト代行会社によって、サービスの提供範囲は異なります。そのため、自社が対応してほしい業務や将来的に利用したい業務が提供範囲内かどうかを確認したうえで、代行会社を選びましょう。

スカウト代行のサービス提供範囲は「スカウト代行に依頼できる業務」でご紹介した6つの業務に分けられます。1~6のうち1つの業務のみ代行可能な企業もあれば、1~6全ての業務に対応できる代行会社もあります。

採用手法は、スカウト型採用の他にも求人広告や人材紹介などがあり、ただでさえ外部との窓口が多くなりがちです。
後から依頼したい業務が提供範囲外であることが分かり、別の企業に依頼するとなれば、さらに窓口が増えてしまいます。業務効率化のためにも、外部との窓口は必要最低限に抑えたいですよね。

ちなみに、スカウトだけでなく採用業務全体を外注化したい場合は、採用代行サービスもおすすめです。
採用代行サービスについては、以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてください。

採用代行(RPO)アウトソーシングサービス比較25選|依頼業務から実例まで紹介

自社との相性

スカウト代行会社を選ぶうえで、自社との相性も大切なポイントです。
相性を見極める際は社風も重要ですが、代行会社が強みとする業種・職種・採用対象(新卒か中途か)を特にチェックするとよいでしょう。

なぜなら、それらによって必要とされる知見やノウハウが異なるからです。

例えば、同じ営業職でも薄利多売の商品を売るのに必要とされる能力と、高利少売の商品を売るために必要な能力は異なります。
また、新卒はポテンシャルを見極めることが重要であるのに対し、中途はスキルや経験を再現できるかどうかの見極めが重要です。

そうした「業種・職種・採用対象」ならではの注意点や特徴を捉えてスカウトを実施することが、採用成功には必須です。
代行会社との相性を見極める際は、自社の特徴が代行会社の強みと一致するかどうかを確認しましょう。

コミュニケーション

スカウト代行会社とコミュニケーションが取りやすいかどうかも、重要な判断基準です。

スカウトを実施していく中で、代行会社との間に徐々に認識のズレが生じる場合があります。いくら代行会社の経験値が豊富でも、認識のズレがある状態では適切な人材を選定できません。
人材のミスマッチを避けるためにも、代行会社とこまめにすり合わせを行うことが大切です。

また、優秀な人材は複数のスカウトを受け取っている可能性があるため、スピーディーに候補者とやり取りを行う必要があります。代行会社が迅速に応募者対応できるよう、こちら側もスケジュール確認や問い合わせにスピーディーに返答する必要があります。

ちなみに、代行会社とコミュニケーションを行う際はチャットツールが便利です。よく活用されているのは、SlackやChatworkです。すでに自社で導入済みのチャットツールがある場合は、同じツールを使用している代行会社を選ぶとスムーズでしょう。

おすすめのスカウト代行サービス

ここからは、おすすめのスカウト代行サービスをご紹介します。

HELP YOU


HELP YOUは、スカウト代行に限らず、採用業務全般の外注ができるオンラインアウトソーシングサービスです。人事業務を幅広く経験してきた担当者が、御社の採用業務を専属でサポートします。

HELP YOUの一番の特徴は、大手企業や外資系企業で活躍してきたハイスペックなスタッフがそろっている点。バイリンガルや海外在住のスタッフも充実しているため、外国人採用にも対応可能です。

採用業務以外にも、ビジネスに必要なあらゆるサポートを提供。総務、経理、営業サポート、マーケティング、資料作成など、御社に合わせて独自に組み合わせが可能です。

HELP YOUなら、採用成功とその先の事業成長に向けた高品質なスカウト代行サービスが期待できるでしょう。

【おすすめポイント】
●専門スキルを持った優秀なアシスタントがオンライン上でサポート
●専属の窓口担当に依頼するだけで業務が進行
●1社をチーム制で担当するため、欠勤・退職による業務遅延の心配なし

【料金】
●通常プラン:10万円/1ヵ月(税抜)
※契約期間:6ヵ月~
※実働時間:30時間/月

●カスタムプラン:依頼内容により異なる
※要問合せ

【実績】
平均継続利用率 98%、導入社数500クライアント以上
※スカウト代行以外のアシスタントサービスも含む

HELP YOUのスカウト代行事例

HELP YOUのスカウト代行サービスにより、業務効率化を実現した事例をご紹介します。

ヘルスケア事業を営まれるクライアントからのご依頼で、HELP YOUでは各スカウト媒体でのスカウト送信・応募者対応・面接調整・合否連絡を代行しました。
その結果、1週間に14時間30分もの工数削減を実現。採用担当者様はノンコア業務を手放したことで、よりクリエイティブなコア業務に専念できるように。

クライアントからは「日々のオペレーションから解放されて選考に集中でき、採用戦略の考案にも着手できるようになりました」とのコメントを頂いています。

 

VOLLECT

VOLLECTは、スカウト代行サービスに特化したベンチャー企業です。人材業界経験者で構成されたスタッフの知見と、過去のスカウトデータを活用した「分析力」が特徴です。

【おすすめポイント】
●厳しい選考基準をクリアした人材業務経験者がチーム制で担当
●密なコミュニケーションと高頻度の振り返りで高パフォーマンスを実現
●プランによっては、カジュアル面接・一次スクリーニングまで依頼可能

【料金】
初期費用:10万円/月
※前回契約後、半年以内に再契約の場合は無料

●Standardプラン:1,000円~/通
(候補者ピックアップ、スカウト、分析レポート・方針提案)
●Plusプラン:1,500円~/通
(候補者ピックアップ、スカウト、日程調整、分析レポート・方針提案)
●Proプラン:2,000円~/通
(候補者ピックアップ、スカウト、日程調整、カジュアル面接、分析レポート・方針提案)

【実績】
導入社数250社以上

ダイレクトソーシング

ダイレクトソーシングは「リンクトイン」を活用したスカウトノウハウで、国内トップクラスの代行会社です。他にも、全20種類のスカウト媒体の運営支援が可能。社員の30%がエンジニアという、テクノロジーを活用した運用支援が強みです。

【おすすめポイント】
●データとテクノロジーを活用し、運用工数を徹底的に削減
●全スカウト媒体の候補者情報、返信率、面談率をクラウド上で一元管理
●戦略立案に過去35万件のスカウトデータを活用

【料金】
要問合せ

【実績】
以下職種の採用実績多数
・AIエンジニア
・データサイエンティスト
・CxOクラス
・研究者

uloqo DR

uloqo DRは、候補者に合わせたカスタマイズ型スカウト文面が特徴的な代行サービスです。スカウト代行に加え、採用代行、人事評価制度設計、労務支援、面接代行、オウンドメディア運営代行などにも対応しています。

【おすすめポイント】
●候補者に合わせた文面のカスタマイズで、スカウト返信率が13%と高水準
●テクノロジー領域を中心とした採用難易度の高い専門職に強い
●スカウト配信数の増減による費用の変動なし

【料金】
要問合せ

【実績】
採用目標達成率:87%
顧客継続率:90%
平均スカウト返信率:13%

TARGET

TARGETは、採用業務全般をワンストップで提供する採用代行サービス。スカウトだけでなく、さまざまな採用手法をサポートしてもらいたい企業におすすめです。一部の採用業務を切り分けて依頼することも可能です。

【おすすめポイント】
●全採⽤ルートからの候補者・選考過程を⼀元管理
●クラウド型採用管理システムを無料で提供
●心理学(普遍的な心の仕組み)にもとづき採用代行を実施

【料金】
要問合せ

【実績】
採用成功率90%以上
スカウトメールの総送信数3万通以上

スカウト代行のまとめ

スカウト型採用は、忙しい企業担当者に代わって、スカウト型採用を推進する魅力的な代行サービスです。自社の業務負担を軽減するだけでなく、採用の質や成果を向上させるうえでも有効な手段といえます。

代行会社選びで失敗しないためには、自社との相性や過去の実績、サービス提供範囲を事前にチェックすることが大切。コミュニケーションの取りやすさも重要なポイントでした。

ぜひ当記事を参考に、御社に最適なスカウト代行サービスを選んでいただけたら幸いです。

スカウト代行を活用して求職者に積極的なアプローチを行い、事業成長に欠かせない有望な人材を獲得しましょう。

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