採用業務を効率化する4つの方法!おすすめサービスとシステムも紹介

優秀な人材の確保が難しくなっている企業、とりわけ採用担当者にとって、採用業務にスピード感が求められています。
採用管理システムによる応募者へのクイックレスポンスや、面接ツールの導入など、採用活動の戦略的な展開が必要です。

この記事では、採用活動の効率化における課題や、効率的な採用活動の実施方法について解説します。
採用業務の効率化によって業務負担の軽減と優秀な人材の確保を同時に実現し、自社の発展につなげていきましょう。

採用業務を効率化するべき理由とは?

採用業務の効率化は、優秀な人材を確保するためにも、企業の人事戦略上、必須といえます。

人事担当者の負担を軽減するため

人材を確保するにあたり、多くの企業では、人事担当者が通常業務を抱えながら、採用活動も並行して行っています。

一口に採用活動といっても、応募者とのコミュニケーション、面接日程の調整、面接、内定者へのフォローアップなど、膨大な量の業務があります。

日々の業務に忙殺されてしまうと、スピード感を持って採用活動を行えないばかりか、企業の人事オペレーションに支障をきたしてしまいます。

そうしたリソースが不足する事態を防ぐためにも採用業務を効率化し、人事担当者の業務を適正化する必要があります。

優秀な人材を確保するため

採用業務を効率化して無駄な業務を削減すると、採用期間が短縮されるため、スピード感を持った採用活動を行うことができます。また、応募者との関係構築や相互理解など、必要な業務に時間を割けるようになります。

その結果、応募者の活動途中での離脱や、辞退を防ぎ、優秀な人材の確保が可能になるのです。

こうした採用業務の効率化サイクルを回すことで、安定的に優秀な人材を確保できるようになり、自社の人事戦略にも寄与します。

コア業務に集中するため

採用担当者の業務は多岐にわたりますが、そうした業務には採用担当者しかできない業務(コア業務)と、他社へのアウトソーシング可能な業務(ノンコア業務)があります。

コア業務とは、採用計画(人数や時期)の策定、採用基準の決定、予算策定、面接の体制構築など、採用活動のアウトラインを設計することです。また、採用する人材の決定もコア業務といえます。
一方で、媒体選定や応募者への事務連絡、面接会場の手配などはノンコア業務といえます。

限られたリソースの中で採用担当者がコア業務に集中するためにも、採用業務の効率化は必須です。
各業務の内容を整理して優先順位を決め、ノンコア業務を外部に委託し、採用担当者がコア業務に集中することで自社の採用活動を成功に導くことが可能になります。

採用業務の効率化における課題

採用業務の効率化が進まないのは、そこには越えなければならない課題があるからです。
その要因を解説します。

応募者とのコミュニケーションが多い

人事担当者が採用業務を行ううえで最も時間を費やすのは、応募者や関係各所とのコミュニケーションだといわれています。

他部署とのスケジュール調整、人材紹介会社や媒体との打ち合わせなど、その相手は多岐にわたります。そうした中で最も時間を費やすのが、応募者とのやりとりです。

企業説明、面接日程の調整、質疑応答、フォローアップなどの場面において、電話、メール、文書、SNSなどのあらゆるツールを駆使して応募者とコミュニケーションを図らなければなりません。

業務連絡のような重要でないコミュニケーションはアウトソーシングすればよいのですが、中には採用担当者が直接行うべき重要なコミュニケーションもあります。その仕分けが難しいため、すべてを担当者自ら行っているのが現状です。

こうしたコミュニケーションの取捨選択が、採用の効率化において急務になっているといえます。

業務改善に時間と手間がかかる

採用業務の見直しや改善は、優秀な人材を確保するために重要です。ただし、新しい試みを実施する際には、採用担当者の負担が増える可能性があります。

導入の見積もり策定、費用対効果やコスト試算のみならず、社内の承認作業やオペレーション変更による書類作成などの手間が発生します。同時に関係各所への説明が必要なので、コミュニケーションコストも発生するでしょう。

導入後も、成果が出るまでは一定量の業務負担が継続すると考えておく必要があります。

このように、せっかくの業務改善が負担になりかねないので、あらかじめリソースの有無や他部署の協力が得られるのかなどを多面的に検討し、計画を進める必要があります。

採用業務を効率化する4つの方法

採用にかかわる業務効率化には、主に4つの方法があります。その方法について解説します。

採用フローの見直し

内定者の人数に対して入社した人数の割合が低い場合や、採用した社員の離職率が高い場合、自社の人事戦略と一連の採用フローに問題がある可能性があります。そのプロセスを見直し、改善する必要があります。

例えば、内定者に対して入社人数の割合が低い場合は、選考のプロセスで応募者と企業間の相互理解に齟齬があったと考えられます。

コミュニケーションのスピードやタイミングは適当だったのか、採用期間が長すぎなかったか、フォローアップが適切だったのか、そもそも自社の説明が十分に行われたのかなどを検証する必要があります。

同時に、自社が求める人材と求人募集の内容や応募者の希望が合っていたのかといった、採用活動における人事戦略についても洗い出すとよいでしょう。

採用のスピードが欠如している場合は、採用フローの中のボトルネックを探して原因をつきとめることで、フローの見直しの糸口がつかめます。

採用基準の明確化と共有

人事担当者には、人材を求めている部署とコミュニケーションを図り、そのニーズを把握して明確な採用基準を可視化することが求められます。
その作業を行うことで、求人募集の内容の齟齬をなくすことができるでしょう。

「入社したが、こんなはずじゃなかった」と入社早々に離職してしまったり、部署のニーズと新入社員のスペックが合わず宝の持ち腐れになってしまったりといった、スペックとニーズのアンマッチを防ぐこともできます。

また、社内でも採用基準を明確にし、共有しておくことで、各面接担当者は応募者を客観的に評価できるようになります。
企業としての一定の規格の中で応募者を評価するので、採用決定プロセスの効率化につながるのです。

システムによる自動化

昨今、採用管理システムを導入している企業が増加傾向にあります。
2021年7月発行の株式会社リクルートジョブズリサーチセンターのレポートによると、2021年6月時点での採用活動における応募者管理用ツールに関する調査で、全体の36.6%が採用管理システムを使用しているという結果が出ました。
2018年3月期の時点では30.5%が導入していると回答しており、約3年で6ポイント伸びています。

特に採用数が多く効率化が急務とされる、人材サービス業、飲食業、小売業、サービス業では、すでに40%以上の会社が採用管理システムを導入しており、採用活動の自動化を進めています。

一方で、履歴書などを紙で管理している企業は減少傾向にあり、人材サービス業に至っては既に14.8%しか残っていません。

採用活動のスピードアップが求められる昨今、採用管理システムを導入し、業務の自動化を進めることで、効率よく採用活動を行っている企業が増加傾向にあるといえます。

出典:株式会社リクルートジョブリサーチセンター「ジョブズコミュニティーレポート 2021年7月号 採用管理システムの導入が進む 2018年より約6pt増加」(2021年7月発行)

採用代行(RPO)サービスへの外注化

採用担当者のリソースが不足している場合や、社員の離職率が高く、そのノウハウが蓄積されていない企業では、優秀な人材の確保が難しい現実があります。

そうした場合、採用活動を専門に扱い、十分な実績とノウハウを持つ採用代行(Recruitment Process Outsourcing=RPO)業者に委託するという方法があります。

専門の業者に外注すると、面接の段取りや媒体との打ち合わせ、採用活動の進捗管理だけでなく、採用計画の設計などもサポートしてくれるため、円滑に採用活動を進めていくことが可能になります。

また、業者が持つノウハウを活用しながら学ぶことで、自社の採用ノウハウの蓄積にも寄与します。

委託する内容や期間、費用などは柔軟な対応が可能なので、費用対効果を考慮しながらスモールスタートで行うなど、自社の状況にあわせて検討するとよいでしょう。

採用代行(RPO)アウトソーシングサービス比較25選|依頼業務から実例まで紹介


採用業務の効率化に役立つシステム

効率化による人的リソースの再配分という方法以外に、システムを導入することによって採用業務を効率化する方法もあります。ここでは、業務効率を上げるシステムをご紹介します。

採用管理システム(ATS)

採用管理システム(ATS=Applicant Tracking Systemの略称)は、採用関連の業務を管理するために開発されたシステムのことです。

採用活動に特化したシステムで、応募者情報の管理や業務の自動化など、採用活動の準備段階から応募者の内定やフォローアップまで、すべてを一元管理します。

採用に関するすべてのデータを同一システムで管理するため、応募者への連絡漏れやスケジュール調整不足などの人的エラーを防ぎつつ、無駄を省いたスピード感のある対応とフォローを実現できるのが、採用管理システム導入のメリットといえます。

採用業務の一部のみをシステム化したり、自社に合わせてカスタマイズしたりできるのも魅力ですが、効率化によるスピード重視の採用活動を進めるのであれば、一括での導入がおすすめです。

【採用管理システムで行える主な機能】

  • 応募者情報の一元管理
  • 採用選考プロセスと応募者の評価の可視化
  • 採用の効果測定、レポート作成
  • メールによる応募者への連絡(応募受付、面接日程、選考結果通知など)
  • 求人媒体の一元管理
  • 求人ページ作成

おすすめの採用管理システムをいくつかピックアップしてご紹介します。

i-web

採用効果を高めつつ業務効率化を実現するi-webは、採用活動の一元管理、採用の状況分析などを行える採用管理システムです。新卒採用を中心に、さまざまな種類の採用活動に対応しています。

選考管理で必要とされる機能のほとんどを備えていながらも、容易に使えるシンプルさが特徴です。

導入サポートから内定者のフォローアップなど、採用活動の成果が出るまでのすべてをサポート。
「リクナビ」「キャリタス就活」「OfferBox」「One CAREER」といった大手の就職情報サイトや就職サイトとスムーズに連携できるのも魅力の一つといえます。

HRMOS採用

応募者データの一元管理、採用プロセス管理といった採用活動の一連の状況を把握しやすく、採用業務の効率化とスピードアップが見込めます。

未対応事項へのアラート機能、直近に控えている選考リストの確認機能なども、業務の効率を高める一因となっています。

「ビズリーチ」「キャリトレ」「リクナビNEXT」「doda」などの求人媒体と連携しており、求人媒体別の採用進捗や実績など、多彩な分析が可能。

定期的に採用レポートが発行され、採用における自社の課題と改善案が可視化されるので、すぐに業務改善に着手することができます。

ジョブカン採用管理

採用担当者だけでなく、他部署の面接担当者など、システムを初めて使う場合でも簡単に使えるよう、とてもシンプルな設計になっています。

自社の採用サイトを簡単に作成でき、そのサイトに記載した求人情報は、連携している「Indeed」「Googleしごと検索」「求人情報 on Facebook」に掲載されます。

応募者データの一元管理はもとより、それらの情報を採用サイトや求人媒体などの経路別でも管理できます。日々の入力や集計などの手間を省き、業務の効率化を進めることが可能です。

また、経路別応募者数や通過率など、さまざまな角度からのレポートを表示できるため、採用活動のフィードバックと次回に向けた改善点の洗い出しが容易です。

オンライン面接システム

応募者と早期にコミュニケーションを図り、相互理解を深めることが優秀な人材確保の最善策です。
しかし、日程が合わず面接までに時間が経ってしまうと、せっかくの人材が採用途中で離脱してしまう可能性があります。

そうした事態を防ぐのに有効なのが、オンラインでの面接です。

オンライン面接はどこでも実施できます。応募者と企業双方の日程の調整が容易なので、画面越しではあるものの、早いタイミングでのコミュニケーションが可能になります。
ここでは、主なオンライン面接システムを2つご紹介します。

harutaka

harutakaは採用活動を効果的に行うオンライン採用に特化したサービス。「接続確認ダッシュボード」で採用プロセス全体のサポートを実現します。

独自開発のAI技術で応募者の印象を可視化し、応募者を客観的に評価できることが特徴です。

使用するにあたってアプリやアカウントの登録は不要なので、誰でも簡単にオンライン面接を行うこと可能。面接動画を録画し、クラウド上に蓄積できるため、採用決定までのプロセスをスムーズに行えます。

ジンジャーミーティング

アプリのインストールが不要で、インターネットに接続していればすぐにオンライン面接ができます。デバイスや環境に合わせて利用でき、パソコンのみならず、スマートフォンやタブレットでも利用可能です。

1,500円/IDというリーズナブルな料金でありながら、機能制限なしで長時間使用できるため、コストパフォーマンスが高いツールといえます。

採用業務の効率化に役立つ採用代行(RPO)サービス

採用活動すべてを自社で賄うのは大変です。そうしたときに助けになるのが、採用代行(RPO)会社です。ここでは、自社に適した会社を選定するにあたり、おすすめの3社をご紹介します。

HELP YOU

HELP YOUは「コア業務に集中できる環境を作る」をコンセプトに、企業をサポートするオンラインアウトソーシングサービス。

窓口となるディレクターを中心に、さまざまな専門スキルを持った優秀なアシスタントたちが、チームで業務のサポートを行います。

人事・採用業務のみならず、総務や経理、マーケティングなど、企業に必要なほぼすべての業務を、オンラインでサポートすることが可能です。

例えば、総務を兼務している人事担当者が「採用関連業務と総務の業務の一部をサポートしてほしい」という場合、同社に委託すると人事・総務のスペシャリストたちがチーム編成され、一括で企業のニーズに沿ったサポートを実行します。

HELP YOUの採用代行例


HELP YOUの採用業務代行の事例です。

HELP YOU導入以前は、複数の社員が一週間に10時間も費やして行っていた学生へのフォローアップ業務。導入後は、業務依頼と一週間に25分の確認作業のみの30分に短縮されました。

9時間30分の業務効率化を実現したことで、コア業務に注力でき、多くの学生と会う機会に恵まれ、採用活動のスピードアップを図れたという結果が出ています。

また、お客様コメントとして「想像以上のスピードで業務を進めてもらい、学生と十分に出会うことができた」という意見を頂いています。

自社の採用業務に課題を抱えている・採用活動の効率化を目指している方は、ぜひ一度HELP YOUにご相談ください。

 

トライアンフ

新卒採用や中途採用、業種問わず、採用活動のアウトラインの作成から、事務業務までの全工程をワンストップでサポートするのが特徴。過去に800社以上の支援実績があります。

採用のPDCAサイクルを高速で回し、成功に導きます。採用におけるKPIの提案、現状や課題、その解決策の提案を行い、採用担当者が意思決定などのコア業務だけに集中できる環境を構築します。

レジェンダ・コーポレーション

550社以上の支援実績を基に、企業の採用活動をサポートします。

単なる採用オペレーションの業務代行ではなく、クライアント企業の採用の背景や課題を理解し、採用パートナーとして自社の知識とノウハウを駆使しながらバックアップします。

採用業務の効率化のまとめ

売り手市場の昨今において、優秀な人材を早期に確保するために必要なことは、採用活動のスピードアップです。
そのためには、現行の採用活動を見直し、業務の効率化を図る必要があります。

採用業務の効率化には、採用代行(RPO)への委託、システムの導入、オンライン面接の導入など、さまざまな方法があります。

採用業務の効率化が進んでない場合は、ぜひ導入をご検討ください。
自社に合ったツールやアウトソーシングを活用することで、スピード感のある採用活動が実現できるはずです。

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