パワーポイント作成代行を活用すべき理由と選び方ポイント3選

パワーポイントパワーポイント 作成代行

パワーポイント作成代行を利用する企業が増えています。

資料は誰かに伝えるために作成するものです。つまり、わかりやすく、伝わりやすい資料でなければ時間をかけて制作しても成果を得ることはできません。クオリティが高い資料を制作するには知識と経験が必要となります。パワーポイント作成を代行サービスを利用することで、そのノウハウを得ることも可能になります。

本記事では、パワーポイント作成を代行サービスに外注するメリットやデメリット、外注先を選ぶときに知っておきたいポイントをご紹介します。

パワーポイント作成を外注するメリット

パワーポイント 作成代行2

パワーポイント資料作成を代行会社に外注するメリットを考えてみましょう。

コア業務に集中でき生産性が上がる

日本のビジネスマンの資料作成にかかる平均時間がどれほどか、ご存知でしょうか。東レ経営研究所の調査によると、サラリーマンの月間労働時間のうち資料作成にかかる時間は26.9%。

さらに、NTTコムリサーチ「ビジネスマンの資料作成に関する調査」では、社外向け提案書やプレゼンに使うソフトの7割がパワーポイント、との結果がでています。

つまり、会社の”利益”や”売上”に直接的に関連する、新規案件獲得のためのプレゼンや提案書の作成には、圧倒的にパワーポイントが多用され、なおかつ月間労働時間の約3割がその作成時間に充てられている、ということです。

厚労省「毎月勤労統計調査 平成 30年分結果速報」では、パートを除く一般労働者の月間労働時間数は約167.5時間。さらにこの3割である約50時間が資料作成にかかっていると想定できます。

この資料作成にかかっていた約50時間を、本来最も注力すべき営業活動やプランニングなどの”コア業務”に集中投下することで、さらなる売上UPや成果が期待できると思いませんか。

資料作成は全体の流れやデザインの見栄えなど、より伝わることを目的としたいわゆる”作業”です。利益に直結する”コア業務”でなく、言い換えれば、スキルやノウハウがあれば誰でも対応できるもの。

今まで自分がパワポ作成にかけていた時間や業務全体の棚卸しをして、ご自身の生産性について、一度考えてみてくださいね。

参考:厚生労働省「毎月勤労統計調査 平成 30年分結果速報」

資料の質の向上

次に、プロへ委託することで資料そのもののクオリティが上がるメリットが考えられます。

どんなに素晴らしく斬新なアイディアでも、クライアントの課題を明確に解決する最適なプランでも、スライド枚数や文章が無駄に多く、論旨がチグハグでフォントも統一感がないような資料では相手に伝わりません。

少しの文字のミスでも気になる担当者もいるでしょう。資料の体裁ひとつで、素晴らしい提案が伝わらず、せっかく苦労して得たプレゼン機会が失敗となるかもしれないのです。

上述の「ビジネスマンの資料作成に関する調査」では、資料作成について「特に教えられていない」との答えが52.1%。会社の研修や直属の上司からの指導は2割程度と低く、約半数の方が自己流で資料作成に取り組んでいる、との結果が出ました。

資料作成は、わかりやすく、言いたいことをシンプルに伝える技術が必要です。”伝える技術”の基礎を学んでいない自分が時間をかけて取り組むより、デザインやコピーの基礎を学んだ経験豊富なプロに任せる方が合理的な選択だと思いませんか

また、代行会社は多くの会社からの依頼実績をもち、どんな資料が結果に直結するかのノウハウを持っています。プロの資料を見ることで、クオリティの高い資料をストックでき、社内でシェアすれば、会社全体の知見も上がるでしょう。

伝えたいことを明確に、印象的に伝える良質なプロならではの資料は、あなたのビジネスの強力なサポート役になってくれるに違いありません。

パワーポイント作成を外注するデメリット

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パワポーポイントの資料作成を外注するデメリットについても見ていきましょう。

情報漏えい・セキュリティ面での不安

業種や資料の情報漏洩が気になり依頼できない、という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

メールを送ることすら第三者の承認が必要である一部の金融業界や、その他コンプライアンスに厳しい会社、秘匿性の高いデータを扱う業界となると外部への委託そのものが難しい場合があります。

たいていは業務委託契約(NDA)を締結ことで解決する問題です。

パワーポイントのスキル向上機会が奪われる

すべての資料作成を委託できれば良いですが、報告やレポートなど、日々の細々とした業務でパワーポイントを使う機会もあるでしょう。

また、機密性の高いデータや経営計画など、どうしても外注できない資料をパワーポイントで作成する機会もあるかと思います。今はなくとも、部署異動などで突然担当することになる可能性も十分に想定されます。

もともとパワーポイント作成スキルが高い方は問題ありませんが、そもそもパワーポイントに苦手意識があるからこそ「プロの手を借りたい」と思い外注を検討される方が大半ではないでしょうか。

外注することに慣れきってしまい、自身のスキル向上を怠ってしまうと、予算減少や異動などで外注できなくなった場合、パワーポイントスキルが低いままということになりかねません。

資料作成上達の道は、”スキルを培うこと”、”良い資料を見ること”、そしてなにより”経験”です。

外注できれば良質な資料をストックでき勉強にはなりますが、自分で作成するという貴重な成長機会を奪ってしまうデメリットも同時に発生する、と考えておいたほうがようでしょう。

パワーポイント作成代行サービスを選ぶ際のポイント

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パワーポイント作成代行サービスを選ぶ際のポイントを整理してみましょう。

依頼内容を明確にしておく

いざ作成代行を依頼しよう!と思って探してみても、法人サービスや個人のフリーランスまで多くの業者が乱立しており、費用も特徴もさまざま。

多くの代行サービスがあるからこそ、事前に依頼内容を明確にしておかないと、上がってきた成果物が求めていたレベルとは違い、想定以上に修正指示の手間と費用がかかるといったリスクも考えられます。

まずは2つのポイントを意識しましょう。

1.資料の目的と効果

2.読み手の特徴と資料が見られる状況

最も大事なのは、その資料の目的と効果を明確にすることです。

・新規開拓先のコンペで勝ち、大口の客先を獲得するため?

・社内上層部・役員に向けて新規プロジェクトを提案し、予算を獲得するため?

・既存客に別部署を紹介してもらい、その部署での案件獲得のため?

目的遂行のために資料を作成する。そしてその資料があることで、どのような効果を生み出したいのか?どんな結果を得たいのか?ここをはっきりと明文化しておくことが、業者選択時の軸になるでしょう。

また、読み手の特徴やその資料がどのような状況で見られるのかも把握しておきたいですね。

相手がデザインや色使いなど、一定のこだわりをもっている場合は視認性が高く、デザイン面を意識した資料を用意する必要があります。

プレゼン後、資料が担当者からペーパーのみで回覧される可能性があれば、動画やアニメーションは必要なく、読ませるための工夫が必要です。

資料目的と提出先の担当社や状況をしっかり事前に整理しておくことで、外注業者への求めるレベルがはっきりします。デザインが強いところ、スピード重視で格安の業者など、より最適な外注先を見つけることができるでしょう。

レスポンスの早い業者を選ぶ

次に重要なポイントがレスポンスの早さです。

申し込みや問い合わせの時点で対応が遅く、自社にあった連絡スピードで満足のゆくコミュニケーションが取れない業者はその時点で合わないと判断した方が良いでしょう。

なぜなら、資料作成代行は「依頼して終わり」という単純な作業依頼ではないからです。

・パワーポイントを作成する目的と求める効果に見合っているか?

・自社のトーン&マナーやコーポレートカラーに沿っているか?

・伝わる資料になっているか?

作成代行会社から上がってきた成果物を、以上のポイントに沿って重点的にチェックする必要があります。

また、修正指示の多い上司やクライアントを持つ方もいるでしょう。

そういった場合、一旦ドラフトを一時納品してくれるか?修正はどこまで対応可能か?校正はしっかりやってくれるか?など、さまざまな確認事項が発生し、何度もやり取りすることになります。

レスポンスが早ければ、よりお互いの理解も深まります。成果物のレベルが同等の業者がいたとしても、レスポンスが早い業者の方が、自社ならではの事情やルールをすばやく理解してくれ、成果物のクオリティレベルが高まる可能性が期待できます。

ぜひ、依頼の際は外注業者のレスポンスの早さに着目してみてください。

おすすめのパワーポイント作成代行サービス

デジタルトランスフォーメーション 成功事例7パワポ以外もまるっとお任せ、頼れる専門家集団「HELP YOU」 

株式会社ニットが運営する「HELP YOU」は、オンラインで完結するアウトソーシングサービスです。

パワーポイント職人と呼ばれる専門スタッフ資料作成を代行いたします。クオリティが高い資料を時間をかけずに制作することが可能です。また、がディレクターを中心としたスタッフがチームで対応することも可能。そのため、営業アシスタント業務や経理、総務など、他の領域の作業を一緒に依頼することもできます。

業務内容に合わせた特別チームを結成してサポートいたいします。

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まとめ

パワーポイントは自由度が高く、簡単に資料作成できる優れたツールです。デザインやコーディングなどと違い、誰でも簡単に操作できることから、自分で制作しようと思いがちです。

しかし、プロへ依頼することでより資料のクオリティは上がります。クオリティが高い資料とは、相手に伝わる資料ですからリードを獲得したりプレゼンテーションで認められるなどの成果につながります。また、資料作成に割いていた時間をコア業務に集中することも可能になります。生産性の向上も期待できます。

パワーポイントなどの資料作成代行サービスの利用を検討してみてください。

 

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