利益向上間違いなし!営業サポートの業務内容とその極意

「営業サポートって、具体的にどんな仕事?」
「営業サポートを導入することでコストがかかるのでは?」

営業サポートとは、その名の通り営業職をサポートする仕事です。

でも具体的にどのような業務をするのか、知らない人も多いのではないでしょうか?
また、営業サポートの導入によって大きな利益が出ることもあまり知られていません。

働き方改革関連法案により、多くの企業が従業員の働き方を考えなくてはいけない節目に来ています。
営業ですら「持っている時間をすべて仕事に!」という時代は、もう終わりました。最近では、さまざまな形で営業サポートを導入する会社も増えています。

そこで本記事では、

・営業サポートはどんな仕事をするの?
・営業サポートを導入すると、どんなメリットがある?
・営業サポートを導入した実際の事例は?

そんな疑問にすべてお答えします。
営業サポートについて知りたい方、導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

営業サポートの業務内容

営業の仕事には、さまざまな業務が含まれています。あらためて考えてみると、営業が外回りをしながら、いかに多くの業務をこなしているかが分かるのではないでしょうか。

そして、営業サポートがこれらを担うことによって業務が効率化され、利益向上につながることもお分かりになると思います。
では、それぞれの業務について詳しく見ていきましょう。

受発注業務とその流れ

営業先により、「商品」はサービス・技術・商品・製品などさまざま。受発注業務は営業サポートにとって、利益につながるとても大切な業務の一つです。

受発注業務の基本的な流れは、

1.顧客からの注文が入る
2.発注・手配
3.納品する

という三段階です。

この間に、納品の時期や配送方法などに関する配送会社とのやりとりも含まれます。

これらの作業には正確性が必要とされ、ミスが顧客からのクレームにつながることも。
営業担当者と連携しながら、いかに素早くクライアントのニーズに応えるかが重要な鍵となります。

書類作成業務

受発注業務を行う上では、必ず以下の書類が必要になります。

・見積書
・請求書
・納品書

これらは利益にかかわる書類であり、営業がクライアントからのヒアリングのもと、提示する価格などを表記するものなので正確性が重要です。
こうした書類はエクセルなどで管理している企業もあれば、独自のシステムやツールを使って発行している企業もあります。

在庫管理

メーカーや製造業ではどれぐらいの在庫があるのか、または倉庫などを持っている企業は、倉庫の管理スタッフとやり取りをして在庫確認や発送確認をする必要があります。

サービスを提供する会社でも、自社にどのくらいの人員がいるかを確認し、スピーディーにクライアントの要望に応えていく必要があります。

在庫切れでクライアントの要望にすぐ応えられない状況や、自社に在庫を持ちすぎてしまう過剰在庫の状況が起きると信頼関係にも影響し、利益や機会を損失しかねません。
営業と連携することで少し先を見越して判断し、在庫をコントロールすることが大切です。

顧客対応業務

顧客対応業務は、営業サポートの日常といわれる大切な業務です。

主に、
・メール対応
・電話対応
・FAX対応
・ソーシャルメディア など

これらのやり取りが中心となります。やり取りを残しておくためにも、メール対応は全体の多くの比率を占めます。

営業が外回りや外出をしている時はもちろん、休暇中も営業の代わりにクライアントと直接やりとりし、必要な時には直接回答することもあります。
また、緊急を要する際にはクライアントからの連絡をいち早く担当者に伝え、トラブルを未然に防ぐ役目も果たします。

各種資料作成

クライアントに提案するときに必要な書類には、以下のものがあります。

・プレゼン資料
・企画書
・議事録 など

これらは受注を取り付ける上で、とても重要な資料となります。
営業担当者と連携しながら、クライアントの立場に立って受注につながるような資料を作ることが求められるでしょう。

営業がどんなことを伝えたいかをヒアリングし、その内容が効果的に伝わるプレゼン資料を作る必要があります。
しかしながら、これらの作業はかなりの時間を要するもの。最近では、時間と手間のかかるプレゼン資料作成をアウトソース(外注)する企業も増えています。

営業サポートの目的やメリット、重要なこと

営業サポートとは、外回りでデスクワークができない営業に代わり、事務代行・スケジュール管理・電話やメール対応などを行う総合的な後方サポート業務。
ここでは、そんな営業サポートを導入する目的やメリット、また導入する上で重要なポイントをお伝えします。

営業サポートの目的

営業サポートの最大の目的は、営業がコア業務に集中できる環境を実現することです。

営業は自社のサービスや商品を提案し、販売する仕事。企業にとっては会社の利益に直結する重要な存在です。
営業がより多くの商談や提案の機会を取ることができれば、それだけ会社の利益につながっていきます。

しかし、営業の実際の業務は商談や提案だけに留まりません。

例えば、商談や企業訪問へ向けた準備において、
・見積もりなどの書類作成
・スケジュール管理
・売上や入金の確認 など

これらも営業の仕事です。

こうした業務に時間を取られ、最も力を発揮しなければいけない業務に十分な時間が割けていないという営業担当者も少なくありません。
営業サポートは、営業職が商談や企業訪問などに集中できるように、ノンコア業務をサポートするという目的があります。

営業サポートのメリット

営業サポートを導入する主なメリットは、以下の通りです。

・営業がコア業務に集中できる
生産性と売り上げのUPを実現
残業時間の削減

社内外で作業を分業し、連携プレイを取ることによって、今まで一人ではできなかったことも可能になります。
営業サポートを導入して業務を効率化することは、企業側にとっても担当者が複数になったようなもの。結果的に、以下のようなメリットも生まれるでしょう。

・コミュニケーションが取りやすくなる
・社内での大きなコスト削減につながる
・営業がコア業務に集中できれば、直接的に利益につながる

また、「働き方改革関連法案」には“時間外労働の上限規制”が含まれており、企業はいち早くこの取り組みを社内に取り入れる必要があります。
日本労働組合総連合会による労働時間に関する調査によると、一般社員の1ヵ月の平均残業時間は、約20.5時間といわれています。

営業サポート導入には「人件費がかかる」と心配する声もありますが、コア業務に集中して業務効率を上げれば、残業を減らすことにもつながります。
そして、利益が上がるばかりでなく、営業担当者のメンタル面もより良い状態に保つことができるでしょう。

また、最近では営業サポート業務をアウトソースする会社も増えています。
リーズナブルなコストで利用でき、かつ品質が確かなサービスを後ほどご紹介します。

営業サポートをする際に重要なこと

営業サポートをする際に重要なことは、営業職がどのような流れで一日の営業活動を行っているかを分析することです。

・どの部分で時間を取られ、コア業務に集中できていないのか?
・どの部分をサポートすれば営業活動が進み、利益につながるのか?

例えば、営業担当者に資料を作る時間がないことが分かれば、営業サポートはそこを重点的にサポートします。
クライアントに内容が伝わる分かりやすい資料を営業サポートが作ることで、いち早く商談に進むことができ、直接的な利益につながるでしょう。

生産性向上に役立つ営業サポート事例

生産性を向上するため、いろんな業界の企業がさまざまな取り組みを行っています。それぞれ詳しく見てみましょう。

営業支援システム(SFA)の活用

総合福利厚生サービスなどを手掛ける株式会社ベネフィット・ワンでは、

・営業活動の可視化による業務効率化
・情報共有によるクロスセルの提案
・若手営業マンの育成

などの営業課題を解消するため、営業支援システムを導入。

まずは営業プロセスを可視化したところ、営業情報の入力などの事務作業に最も時間がかかっていることが分かりました。
これらの課題を解消するには、場所を問わず情報共有できる環境が必要だと判明。

営業支援システムを活用することにより、多くの時間を費やしていた事務作業が社外でもできるようになりました。その結果、残業が3割減り、受注は3.6倍に増加。
商談活動を増やし、残業を減らすことによって生産性も大幅に向上しました。

タイムマネージメントで生産性を向上

Webマーケティング事業を手掛ける株式会社ベーシックは、生産性向上を実現するために「仕組み化」や「属人的排除」を会社全体で常に意識し、取り組んでいる会社です。
しかし、それらがいつも実行されているかというと、そうではありません。

・仕組み化されるまでに時間がかかり、残業が増えた
・残業に対しての成果が見えづらい

といった問題がありました。

そこで、「一日の業務をやり切ったうえで定時退社する」ことを目標に設定。
全社員でタイムマネジメントに取り組むため、Googleカレンダーを利用して隙間なく予定を埋めるようにしました。

具体的には、前日に一日の行動を決めて入力し、他から差し込まれる業務も意識して一日の最後に「予定」と「実績」の差を振り返りました。

社員が定時に帰れるようになった結果、個人のクリエイティブな時間が創出できるようになり、生産性が向上しました。

決まった作業だけに終わらない、アウトソーシングサービス

音楽教室を運営している株式会社ビー・ファクトリーは、データ管理にシステムを利用しておらず、作業の限界を感じていました。そこで、

・状況に合わせて継続的に作業をサポートしてくれる
・悩みに対する改善策を提案してくれる

という点に魅力を感じ、オンラインアウトソーシングの「HELP YOU」を営業サポートとして導入しました。

HELP YOUでは依頼した作業を行うだけでなく、「こういうデータを出したいが、どのようにすればよいか?」といった課題に対して最適な解決策も提案。
それまで計算機を使っていた作業も、関数を組むことでよりスピーディーにデータを出せるようになり、業務効率化が実現しました。

普段からオンライン会議システムを使ってミーティングをしているため、外注であっても不便を感じることもなく、緊急時に素早く対応してくれたことも。
業務プロセスに関して、HELP YOUから提案をもらうこともあったそうです。

チーム全体が会社の業務効率を上げようとしてくれていることが分かり、信頼をもって二人三脚で運営ができています。

アシスタントの丁寧なヒアリングで、業務の効率化が叶う 株式会社ビー・ファクトリーさま

おすすめの営業サポート代行会社

最後に、営業効率を上げるおすすめの営業サポート代行サービスをご紹介します。

HELP YOU

HELP YOUは、優秀なアシスタントがチームを組んで企業のあらゆる業務をサポートするオンラインアウトソーシングサービスです。

・本業に注力したいのに、雑務が山ほどあって集中できない
・急に欠員が出てしまったが、すぐに人を雇う時間がない
・一部の業務にハイスキルな人材が必要

そんなときはHELP YOUを導入するだけで、さまざまなスキルを持ったアシスタントが特別チームを結成して業務をサポートします。

【実績】
500クライアント以上の導入実績

【おすすめポイント】
・専属ディレクターが窓口で業務を集約!
・厳しい採用プロセスを突破した優秀なスタッフがチーム体制でサポート!
・ノンコア業務の負担をなくし、コア業務に集中できる環境が実現!

【対応可能業務】
・経理
・総務
・人事/採用
・営業サポート
・ECサイト
・マーケティング など

【HELP YOUの費用】
月額料金:10万円~(税抜)
契約期間:6ヵ月~
実働時間:30時間~
※初回月のみ、契約時間分が利用できなかった場合、翌月分に繰り越し可能

 

株式会社エグゼクティブ

法人専門の営業アウトソーシングやインドアセールス導入支援を展開しています。

【実績】
総合家電メーカーや大手不動産グループ会社、創業以来1.000社以上の営業代行の実績

【おすすめポイント】
・クライアントの営業を丸ごとお手伝い
・好きな期間、好きなボリュームで依頼可能
・幅広い業種の無形商材の営業代行に強い

【対応可能業務】
・映像作成
・システム開発
・Web制作 など

アズ株式会社

成果報酬型の営業代行・支援、テレマーケティングを行っています。

【実績】
成果報酬体系にて数字を計算できる高品質のコールチームアウトソーシングサービスとして、1,800社を超える企業から評価を得ている。

【おすすめポイント】
・精神的負荷、金銭コストのかかる営業/マーケティング/新規事業開発に特化
・成果報酬型によって営業代行/営業支援/テレマーケティングのサービスを提供
・生産性を高めたプロの自社マーケティングチームを構築

【対応可能業務】
・テレアポ代行サービス
・売り上げを拡大するオンライン商談システム
・新卒営業マン向け研修サービス など

営業サポートのまとめ

営業サポートという仕事は、営業を支えるとても重要な業務です。営業担当者との連携プレイによって企業に多くの利益をもたらします。

営業が商談以外にも多くの業務を抱えていることは、もうお分かりいただけたと思います。
営業の長時間労働を解消するために新たに人を雇用することも可能ですが、最近では営業サポートのプロに任せられるアウトソーシング会社を利用する企業も増えてきました。

日々の業務を外部委託することを不安に感じる人も多いですが、アウトソーシング会社のクオリティは右上がりに良くなっています。
効率と業務のクオリティを上げながら、人件費を抑えることも可能です。

HELP YOUでは、ビジネススキルを持ったプロがチーム体制で業務をサポートします。どんなに些細なことでも、まずは一度ご相談ください。
営業サポートを導入し、企業の利益向上につなげていきましょう。

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