利益向上間違いなし!営業サポートの業務内容とその極意

営業サポートってなんだろう?
具体的にどんな仕事?
営業サポートを導入することによって、コストがかかるのではないか?

営業サポートは、その名の通り、営業職のサポートをします。

でも実際、どのような業務なのか、知らない人も多いです。
営業サポートの導入方法により、大きな利益が出ることもあまり知られていません。

4月に施行される「働き方改革関連法案」により、多くの企業が、労働者の働き方を
考えなくてはいけない節目に来ています。
営業ですら、持っている時間をすべて仕事に!という時代は、もう終わりました。

最近は、様々な形の営業サポートを導入する会社が増えてきています。

そこで本記事では、

営業サポートは一体どんな仕事をするのか?
営業サポートを導入するのに、費用はどのくらいかかるのか?
営業サポートを導入すると、どんなメリットがあるのか?

そんなすべての疑問にお答えします。

営業サポートの業務内容

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

営業サポートには、様々な業務が含まれています。
こうしてみてみると、営業が外回りをしながら、従来多くの業務もこなしていることが
見て取れます。

これらを営業サポートが担うことによって、効率化され、利益向上につながることは、
お分かりになると思います。

では、それぞれの業務を見ていきましょう。

 

受発注業務とその流れ

営業先によって、「商品」は、サービス、技術、商品、製品など様々です。
受発注業務は営業サポートにとって利益につながるとても大切な業務の一つとなります。

受発注業務の基本的な流れは、

①顧客からの注文が入る
②発注・手配
③納品する

という三段階です。

この間、「発注したが、在庫がない!」とか納品の時期、配送方法、
時には、配送会社とのやりとりも含まれます。

これらには正確性が必要で、どのミスもクレームにつながることになります。
受発注業務の中で、営業と連携しながら、いかに早くクライアントのニーズに
こたえていくかが重要な鍵となります。

 

書類作成業務

受発注業務には、必ず、以下の書類が必要です。

・見積書
・請求書
・納品書

これらは、利益にかかわる書類なので、営業がクライアントからのヒアリングの元、
提示する価格などを表記するものなので、正確性が重要です。
エクセルなどで管理する企業もあれば、独自のシステムを使って発行する
企業もあり様々です。

この業務には、正確性と、スピードが必要です。

 

在庫管理

メーカーや製造業では、どれぐらいの在庫があるのか、又は倉庫などを
持っている企業は、倉庫の管理スタッフとやり取りをして、在庫確認や
発送確認をする必要があります。

サービスを提供する会社でも、自社にどのくらいの人員がいるかの確認をし、
スピーディーにクライアントの要望に応えていく必要があります。

在庫切れになり、クライアントの要望にすぐ応えられない状況や、
自社に在庫を持ちすぎてしまう状況が起きると、信頼関係に影響し利益向上に
つながりません。

営業と連携し、少し先を見越した判断をもち、在庫のコントロールをすることが
大切です。

 

顧客対応業務

顧客対応業務は、営業サポートの日常といわれる大切な業務です。

主に、
・メール対応
・電話対応
・FAX対応
・ソーシャルメディアなど

これらのやり取りが中心となります。

やり取りを残しておくためにも、メール対応は全体の多くの比率を占めます。
営業が外回りや外出中はもちろん、休暇中には、営業の代わりにクライアントと
直接やりとりをし、必要な時には、直接回答することもあります。

また、緊急を要する際には、クライアントからの連絡をいち早く担当者に伝え、
トラブルを未然に防ぐ役目も果たすことができます。

 

各種資料作成

クライアントに提案するときに必要な書類

・プレゼン資料
・企画書
・議事録など

これらも受注を取り付けるには、とても重要な資料となります。
営業と連携しながら、クライアントの立場に立って、受注につなげられるような
資料作りが必要となります。

営業がどんなことを伝えたいかを営業からヒアリングして、短時間に効果的に
伝えたいことが伝えられるプレゼン資料を作る必要があります。
しかしながら、これらは、時間をかなりの時間を要するものです。
最近は、プレゼン資料などを外注して、短時間に効果的に受注を獲得する資料を
アウトソースする企業が増えています。

【参考】営業アシスタントの仕事内容6個の業務。経験者が教えます。

 

営業サポートの目的やメリット、重要なこと

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

営業サポートとは、外回りでデスクワークができない営業に代わって、事務代行、
スケジュール管理、電話やメール対応などを行う、総合的後方サポート業務です。

 

営業サポートの目的

営業サポートの主な目的は、

営業がコア業務に集中できることを実現することです。

営業は、自社のサービスや商品を主に、提案し販売する、いわゆる企業にとっては
会社の利益に直結する重要な存在なので、より多くの商談や提案の機会が取れれば、
それが利益につながっていきます。

しかし営業としての実際の業務は、商談や提案だけにとどまりません。

商談や企業訪問へ向けての準備、例えば

・社内での見積もりなどの書類作成
・スケジュール管理
・売上や入金の確認など

これらも営業の仕事です。

これらの本来集中すべきではない業務に時間を取られ、もっとも力を発揮しなければ
いけない業務に時間が割けていない営業も少なくありません。
営業サポートの業務は、営業職が商談や企業訪問などに集中できるように、
ノンコア業務を担い、サポートするという目的があります。

 

営業サポートのメリット

営業サポートのメリットは、主に、以下の通りです。

・営業がコア業務に集中できる
・生産性と売り上げのUPを実現
・残業時間を削減

社内外で分業し、連係プレイを取ることにより、今まで1人ではこなせなかったことが
可能になります。

業務を効率化することは、企業側にとっても担当者が複数になったようなもので、

・コミュニケーションが取りやすくなる
・社内での大きなコスト削減につながる
・営業がコア業務に集中できれば、直接的に利益につながる

効果があります。

2019年4月から政府は、「働き方改革関連法案」を施行します。
その法案には、”時間外労働の上限規制”が含まれています。
企業はいち早くこの取り組みを社内に取り入れていく必要があります。

日本労働組合総連合会による労働時間に関する調査によると、
一般社員の1か月の平均残業時間は、約20.5時間といわれています。

営業サポートの雇用をすると、人件費がかかると心配される声もありましたが、
コア業務に集中できれば、それまで残業時間を増やすことで
こなしていた業務を減らすことにつながり、利益が上がるばかりでなく、
営業自身のメンタル面もより良い状態に保つことができます。

また、最近では営業サポート業務をアウトソースする会社も増えてきています。
とてもリーズナブルなコストで利用でき、かつ品質が確かなサービスもありますので、
後程ご紹介したいと思います。

 

営業サポートをする際の重要なこと

営業サポートをする際の重要なことは、まず今現在、営業職がどのような流れで
一日の営業活動を行っているかを分析することです。

・営業自身が、どの部分で時間を取られ、コア業務に集中できていないのか?
・どの部分をサポートすれば、営業活動が進み利益につながるのか?

例えば、営業自身は新商品の提案を早く進めたいが、資料を作っている時間がない!
ということが、分析後分かれば、クライアントに分かりやすく、
好感を持ってもらえる資料を営業サポートが作ることにより、いち早く商談に
進むことが可能になり、直接的な利益につながります。

【参考】本当に役立つ「営業支援」とは?残業三割減、受注は3.6倍になるケースも紹介

 

生産性向上に役立つ営業サポートの例

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

色々な業界の企業が、生産性を向上するために、様々な取り組みを行っています。
それぞれ、詳しく見てみましょう。

営業支援システム(SFA)の活用

 

 

 

 

 

 

総合福利厚生サービスなどを手掛ける、株式会社ベネフィット・ワンでは、

・効率化
・情報共有
・若手営業マンの育成

などの営業課題を解消するために、営業支援システムを導入しました。

まず、営業プロセスを可視化したところ、営業情報の入力などの事務作業に
最も時間がかかっていることが分かりました。
これらの課題を解消するには、場所を問わず情報が共有できる環境が必要である
と分かりました。
営業支援システムを活用することにより、多くの時間を費やしていた事務作業が、
社外でできるようになりました。

その結果、残業が3割減、受注は3.6倍に増えました。

商談活動を増やし、残業を減らすことにより生産性が大幅に向上しました。

【参考】本当に役立つ「営業支援」とは?

 

タイムマネージメントで生産性を向上

 

 

 

 

 

Webマーケティング事業を手掛ける株式会社ベーシックは、
生産性の向上を実現するために、「仕組み化」や「属人的排除」を常に
会社全体として、意識し取り組んでいる会社です。

しかしながら、それらがいつも実行されているかというと、そうではありませんでした。

・仕組み化されるまでに時間がかかり残業が増えた。
・残業に対しての成果が見えずらい

という問題がありました。

そこで、「一日の業務をやり切ったうえで、定時退社する」ことを目標としました。

目標を達成するにあたり、全社員でタイムマネジメントにとりくむ
Googleカレンダーを利用して予定を隙間なく埋めるようにしました。

具体的には、前日に一日の行動を決めて入力し、自分以外の人からの
差し込まれる業務にも意識し、一日の最後に「予定」と「実績」の
差を振り返ることを実施しました。

その結果、定時に帰れるようになったことにより、個人個人のクリエイティブな
時間が創出できるようになり生産性が上がりました。

【参考】生産性をあげる働き方をしよう

 

決まった作業だけに終わらない、アウトソーシングサービス

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

音楽教室を運営している、株式会社ビー・ファクトリーは、データ管理に
システムを利用しておらず、限界を感じていました。

・そこで状況に合わせた継続的な作業をサポートしてくれる
・悩みやの改善策を提案してくれる

ということで、アウトソーシング会社HELP YOUを営業サポートとして導入しました。

HELP YOUは、データ管理のみならず、稼働時間内でいろいろな業務を行って
くれるので、社内の様々な部署にHELP YOUのアウトソーシングサービスを導入しています。

また、エクセルを使ったデータ作成や逆に、こういうデータを出したいが
どのようにすればよいか?という疑問にも答えてくれます。

ビデオチャットを使って、ミーティングをしているので、遠隔であるから
不便であるなどといったことはなく、緊急時に対応してくれたこともありました。

計算機を使っていたデータもエクセル関数を組むことによりスピーディーに
出せるようになり、業務の効率化が実現しました。

業務プロセスに関して、HELP YOUのアシスタントから、提案をもらうこともあり、
HELP YOUのチーム全体が、会社の業務効率を上げようとしてくれていることが分かり、
信頼をもって二人三脚で運営ができています。

【参考】アシスタントの丁寧なヒアリングで、業務の効率化が叶う
株式会社ビー・ファクトリーさま 

 

おすすめの営業サポート代行会社

HELP YOU

 

 

 

 

 

 

 

 

 

HELP YOUとは?

簡単にいうと、業務に追われる忙しい毎日を、バーチャルアシスタントが
チームでサポートするアウトソーシングサービスです。

・本業に集中したいけど、雑務が山ほどあって集中できない!
・急に、欠員がでてしまったけど、すぐに人を雇う時間がない!
・一部の業務にハイスキルな人材が必要!

そんなとき、HELP YOUを導入するだけで、複数のスキルを持ったアシスタントが
特別チームを結成してサポートします。

【実績】
250社以上のアシスタント導入実績

【HELP YOU導入のメリット】
・採用コスト・人件費・間接コストがゼロ!
・専属アシスタントが窓口で業務を集約!
・採用率1%の難関を制した、優秀なスタッフがチーム体制でサポート!
・雑務の時間をなくし、コア業務に集中できる!
・最短3日で、アシスタントの導入を実現!
・継続利用率97%以上の実績!

【対応可能業務】
HELP YOUでの対応可能業務は、以下の通りです。

【HELP YOU】公式サイト

 

 

株式会社エグゼクティブ

 

 

 

 

 

法人専門の営業アウトソーシングやインドアセールス導入支援を展開しています。

【実績】
総合家電メーカーや大手不動産グループ会社、創業以来1.000社以上の営業代行の実績

【主な取り扱い業務】
映像作成
システム開発
Web制作など

【強み】
幅広い業種の無形商材の営業代行を強みとしています。

【納品までの期間】
相談から約2週間で営業部隊が稼働するスピード感が強み
1か月単位
成果型/重量型

【株式会社エグゼクティブ】公式サイト

アズ株式会社

 

 

 

 

 

 

 

 

成果報酬型の営業代行・支援、テレマーケティングを行っています。

【実績】
成果報酬体系にて数字を計算できる高品質のコールチームアウトソーシングサービスとして、
1800社を超える企業から評価を得ている。

【主な取り扱い業務】
・テレアポ代行サービス
・売り上げを拡大するオンライン商談システム
・新卒営業マン向け研修サービスなど

【強み】
成果報酬型プラン

【アズ株式会社】公式サイト

g-wic

 

 

 

 

 

 

 

女性スタッフによる営業支援を行っています。女性ならではのきめ細かさ、
女性ならではの視線を大切にしています。

【主な取り扱いサービス】
・営業スクリプト作成
・ヒアリング同行
・電話営業でのアポイント獲得など

【実績】
100件~500件

【強み】
女性目線であること

【料金】
初期費用:50.000円~(税別)

【g-wic】公式サイト

まとめ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

営業サポートというお仕事は、営業を支えるとても重要な業務です。
営業との連係プレイによって、企業に多くの利益をもたらします。

営業が従来、商談以外に、多くの業務を抱えていることは、もうお分かりいただけた
と思います。営業の長時間労働を解消するために、新たに雇用することも可能ですが、
最近では、営業サポートのプロに任せるアウトソーシング会社を利用するといった企業が
増えてきました。日々の業務を外部委託することを不安に感じる人も多いですが、
近年アウトソーシング会社のクオリティは右上がりに良くなっています。

効率性は上がり、業務のクオリティーも上がりますが、人件費は抑えることが可能です。
先程ご紹介しました、HELP YOUでは、ビジネススキルを持ったプロがチーム体制で
サポートします。どんなに些細な事でも、まずは相談してください。
お電話、または以下のフォームから無料相談が可能です。

企業にとって、一番最適なサポートの導入方法の手助けをしてくれます。
大きな利益向上につなげていきましょう。

オンラインアシスタントについて相談/お問い合わせ