企業の人材不足を解決する方法の一つがアウトソーシングサービスの活用です。

アウトソーシングとは、自社業務の一部を外部に委託する方法で、総務などのバックオフィスからマーケティング、IT関連にいたるまで、さまざまな依頼が可能です。

しかし、外部委託と聞くと「コストが高そう」「情報漏洩などセキュリティ面で不安」などの懸念がある方もいるでしょう。

そこで本記事では、アウトソーシングのメリットやデメリット、アウトソーシングサービスの選び方についても解説します。

人材不足に悩む企業や、人件費などの固定費をおさえたいと考えている企業には必見の内容です。

アウトソーシングが気になっているものの、実際どのようなメリットがあるのかわからないというご担当者様は、ぜひ参考にしてください。

アウトソーシングとは

アウトソーシングとは、自社で行っているコア業務やノンコア業務を外部に委託することです。

委託できる業務内容は、総務などの定型業務から、SNS運用代行などのマーケティング業務、カスタマーサービスなどのフロント業務まで多岐にわたります。

オンライン上で対応するリモートアシスタント型や、直接オフィスへ派遣社員を派遣するオフライン型など、アウトソーシング業者によってさまざまなサービスがあるのも特徴です。

アウトソーシング市場は拡大傾向

近年、BPOを含むアウトソーシング市場は拡大傾向にあります。一般的にアウトソーシングはバックオフィスなど自社業務の一部を委託することを指します。

その一方、BPOは業務最適化のためのフローの見直しなど、企業活動における業務プロセスを一括して委託します。

注1：事業者売上高ベース
注2：IT系BPOとは発注企業からシステム運用管理業務を委託され代行するサービスとし、非IT系BPOとはその他の業務を委託され代行するサービスとする。
注3：2022年度以降は予測値

出典：株式会社矢野経済研究所「BPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）市場に関する調査（2022年）」（2022年11月8日発表）

このグラフは国内のBPO市場規模をあらわしたものですが、2020年度からBPOの市場規模はゆるやかな拡大傾向を見せており、2026年度には約5兆円に達すると予測されています。

また、政府は2021年度にデジタル庁を発足、2025年度までにデジタルシステム活用によるDX化（デジタルトランスフォーメーション）化を目指しています。

そのためDX化に必要なITO(ITに特化したアウトソーシングの導入)を導入したりなど、DX化推進のためにアウトソーシングを活用する企業が増加すると予想されています。

アウトソーシングのメリット

では、企業がアウトソーシングサービスを導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか？アウトソーシングを活用するメリットについて詳しく解説します。

求めるスキルを持つ人材を確保できる

人材不足が深刻化している現代の日本では、通常の採用では応募者が来ない、来たとしても即戦力に繋がらないなどの問題があります。

アウトソーシング会社には、それぞれ専門性が高い知識を持つスタッフが在籍しています。

自社が求めるスキルを持つ人材をアサインしてもらうことで、自社で正社員を雇わなくても、業務を遂行できるメリットがあるのです。

業界の知見やノウハウが活用できる

創業したばかりのスタートアップ企業は、既存の競合他社に対抗するための戦略が必要不可欠です。

しかし、どのような戦略を立てるべきなのかわからない場合もあるでしょう。

専門的なスキルを持つアウトソーシングを導入すれば、どのような施策が効果的なのかなど、最新の知識や情報を基にした提案をしてもらえます。

また、専門的なノウハウやツールの活用により、自社で業務を行うよりも業務の効率や正確性の向上も期待できます。

コア業務に集中できる環境ができる

アウトソーシングの大きなメリットのひとつに、自社のコア業務に集中できるという点が挙げられます。

本来注力したい業務があっても、日々のノンコア業務(資料作成や請求書作成など直接利益に繋がらない業務)に追われて、コア業務にリソースを割けていないという従業員もいることでしょう。

企業が他社から一歩抜きんでるには、サービスの開発・成長・戦略策定など、成長の核となるコア業務に優秀な社員を集中させる必要があります。

そこで、ノンコア業務を外部に委託することで、雑務に追われていた社員の負担が軽減され、売上に繋がるコア業務に集中できる環境が整えられるのです。

属人化の防止につながる

社員数が少ない中小企業では、一人で部署を担当しているケースが多く、特定の人しか業務を行えない属人化が問題となっています。

本人しか業務詳細がわからないため、担当者が休んだり退職したりした際には、業務停滞が起きるリスクも。

アウトソーシングを導入して、属人化になりうる業務を委託することで、業務フローが整理・可視化されるため、属人化を防ぐことができます。

人件費などをコスト削減できる

アウトソーシングを導入する際、「外部に業務を依頼するのだから別途コストがかかる」と考えている方も多いでしょう。

しかし、採用から即戦力となる社員に育てるまでには多大な時間と育成が必要です。
新入社員が内製化できるまでの教育コストを考えると、結果的に費用対効果が高いのがアウトソーシングなのです。

また、アウトソーシングは、必要な業務量に応じて必要な時期だけ活用することが可能です。
自社社員の場合は、売上高に関わらず固定の人件費がかかりますが、アウトソーシングを導入すれば、人件費を変動費に移行することができ、その月々の業務量にあわせて人件費の削減ができるのです。

アウトソーシング可能な業務内容

アウトソーシングではどのような業務が依頼可能なのでしょうか？
対応可能な業務はアウトソーシング業者によって異なりますが、一般的な業務内容について解説します。

BPO　業務プロセスの委託

BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）とは、企業業務の一部を専門の外部企業に委託することです。

コールセンターや人事、総務などのバックオフィスが中心となりますが、業務代行だけにとどまらず、課題解決のためのプロセスの見直しや提案など、業務効率化・改善に向けたサポートまで行うことのが特徴です。

ITO　IT分野の委託

ITO（インフォメーション・テクノロジー・アウトソーシング）は、IT部門(デジタル技術やシステム情報関連など)の業務を外部に委託することです。

アプリケーション開発やサーバーの運用・保守などのほか、ヘルプデスクといったユーザーサポートが含まれるケースもあります。

対応できる人材がいない非IT系企業でも、ITOを行うことで業界のノウハウや最新の技術を活用できるなどのメリットがあります。

KPO　情報分析などの委託

KPO（ナレッジ・プロセス・アウトソーシング）は、情報の収集やデータの分析といった知的処理業務を外部に委託することです。

KPOでは収集したデータを分析し、新たな知識やヒントを得て業務に活用します。
例として、株式のリサーチや財務業務、研究サポートなどが挙げられます。

SPO　営業活動を委託

SPO（セールス・プロセス・アウトソーシング）は、その名の通り、営業活動を外部委託することです。

企業の売上を左右する営業部ですが、SPOを活用することによりプロのノウハウを得ることができ、より効果的な営業戦略を提案してもらえるなどのメリットがあります。

また、繁忙期にのみ外部委託し、閑散期には自社社員のみで対応するなど、時期に合わせて柔軟な営業活動ができるのも特徴です。

アウトソーシングのデメリット

アウトソーシングには、業務効率化や人材不足の解消などさまざまなメリットがある一方、アウトソーサーを導入する性質上、デメリットも生じます。注意点を以下で詳しく解説します。

品質の問題

アウトソーシングを導入する際のデメリットに、品質の問題が挙げられます。

アウトソース先が期待した品質を納品できない場合があり、これが再作業や追加のコストを生む原因となることがあるのです。

このようなデメリットを解消するには、依頼内容を明確にし、どのような成果物を求めているのか、齟齬が起きないよう事前確認がが大切です。

目標値（クオリティ）の設定や途中確認を設けるなど、アウトソーシング先との取り決めも重要となるでしょう。

変更に時間がかかるサービスも

アウトソーシングでは、外部のサービスプロバイダを通じて業務を行うことが多いため、問題や変更に対する対応が遅れるデメリットがあります。

そのため、アウトソーシング先とのコミュニケーション方法を事前に確認し、すぐに連絡が取れるツールを活用することがおすすめです。

迅速さが求められる業務を委託したい場合は、スピードを優先せんしてくれるアウトソーシング先を選ぶのも一つの方法です。

決められた時間内にすぐに対応してもらえる環境を整えれば、業務効率化や顧客満足度向上にも繋がるでしょう。

自社にノウハウが蓄積されない

アウトソーシングをすると、当然のことながら社員はその業務を行わない場合があります。

そのため、自社にノウハウが蓄積さにくく、アウトソーシング先が業務を遂行できなくなったり、条件を変更したりした場合、企業の運営に大きな影響を及ぼす可能性があります。

いずれ内製化を検討している場合には、マニュアル作成を依頼しておく、または情報を共有することでデメリットを解消することができます。

アウトソーシング企業「HELP YOU」

人材不足や業務効率化向上の解決策にはアウトソーシングが有効であることを解説しました。
ここでは、オンラインアウトソーシング企業「HELP YOU」についてご紹介します。

HELP YOUの特徴

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

【HELP YOUのプラン】
＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つ専門性が高いアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。

チームプランの主なサービス内容
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。

■総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」、RPAツールを用いて自動化が可能な定型業務をロボットがサポートする「ロボットプラン」など、お客様のニーズに合わせたプランをご提供しています。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください！

HELP YOUの導入事例

HELP YOUを利用して自社のコア業務に集中できる環境が整った、社内スタッフのリソースが増えたという企業の事例をご紹介します。

主催者として試験会場を探している方と、遊休施設をお持ちの方とをマッチングさせる仕組みの提供をしたり、大学や専門学校などから普段使用していない施設を貸し出すための相談を受けたりしています。

資料作成は不定期のため、日々できる他の業務もご依頼いただいています。
全体でみると、資料作成が5割、データ集計が3割、その他コンテンツ作成が1割、経理業務が1割程度となっています。

また、社内に知見を持たない新しい業務に着手する際にHELPYOUにご相談頂くなど、業務拡大においてもご活用いただいています。

アウトソーシングと派遣の違い

「自社の社員ではなく、外部人材に業務を任せる」という観点から考えると、「人材派遣」も同じでは？と思うかもしれません。

アウトソーシングと人材派遣の大きな違いは、その雇用形態です。
アウトソーシングは、自社と外部委託企業との間に業務委託契約を締結します。一方、人材派遣の場合は、自社と人材派遣会社との間に労働者派遣契約を結びます。

その他の違いをまとめてみました。ぜひ参考にしてみてください。

依頼したい業務が定型業務の場合は、委託企業に管理・運営を一任できるので、アウトソーシングがオススメです。

反対に、非定型業務は人材派遣の方が向いています。自社内で派遣スタッフに直接指示を出し、作業管理が可能だからです。

アウトソーシングサービスの選び方

アウトソーシング業者は多数あるため、どのような会社を選べば良いのか悩んでしまうこともあるでしょう。そこで、アウトソーシングサービスの選び方を解説します。

優先事項を明確にする

アウトソーシングサービスや業者によって専門や特徴に違いがあります。

自社が依頼する場合、優先したいことが何なのかで選ぶとよいでしょう。

例えば、クオリティを重視したいのか、納期スピードなのか、または料金などのコスト面なのかで選ぶべきサービスが違ってきます。

クライアントへ向けた資料作成ではクオリティが優先されますし、カスタマーサービスでは、迅速な対応が求められます。経理業務では正確性が求められるでしょう。

自社が重視したい業務をしっかり行ってくれる企業かどうかを見極めましょう。

実績

アウトソーシング先の実績も、選ぶ際の大切な要素です。

アウトソーシングサービスによって得意な業務があるため、自社が依頼したい業務の実績があるかを確認しましょう。

すでに実績があれば、その分野へのノウハウや知見があることが多く、スムーズに業務を移行できることが期待できます。

その上、業界でのトレンドや成功事例など自社で持ち合わせていない情報やを得ることも可能となります。

可能な業務範囲を確認する

アウトソーシングには、マーケティングや経理など専門分野に特化したサービスの提供が可能な企業もあります。

一方で、契約時間内であれば、業務内容に縛られずに幅広い業務の依頼が可能なアウトソーシング企業もあります。

決算期には経理に特化して業務を行ってもらい、それ以外では営業サポートのようにリサーチや手配など、日々必要とする業務を変えることも可能になります。

どのようにアウトソーシングを活用すれば自社のメリットになるのか考慮したうえで選ぶとよいでしょう。

アウトソーシング料金

アウトソーシングの料金形態は業者によって様々です。

月額○○円のように、基本パッケージが決まっているサービスと、業務内容ごとに○○円と決められているサービスがあります。

月額制のサービスを選んだ場合、注意したいのが、パッケージ内に依頼したい業務内容がなくオプションになってしまうというケース。想定していたコストよりも割高になることもあります。

契約パッケージではどのような業務に対応してもらえるのかをきちんと確認のうえ、アウトソーシング先を選ぶようにしましょう。

情報の取り扱い

外部に委託する際、懸念材料となるのが情報の取り扱いなどのセキュリティ面についてです。

依頼する業務によっては、企業機密や個人情報、顧客情報を共有する場合もあるでしょう。それに応じて、情報漏えいのリスクも高まります。

このようなリスクを回避するためには、秘密保持契約を含めた利用規約があるのかどうか、ウイルス対策を含むセキュリティ対策はどのように行われているかなどの確認が必要です。

アウトソーシングのまとめ

本記事ではアウトソーシングのメリット・デメリットや、サービスの選び方について解説しました。

BPOなどのアウトソーシングでは、人材リソースが足りない業務や自社が苦手とする分野の業務を外部に委託することが可能です。

アウトソーシングサービスを活用することで、効率的に業務が追行できる環境を整えることができるようになります。その結果、生産性が向上が期待できます。ぜひご検討ください。

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