アウトソーシングとは？ 有効活用に欠かせない基本知識総ざらい
近年、経営戦略やコア業務の人員確保のために、ノンコア業務をアウトソーシングする企業が増えてきています。
しかし、いざ「アウトソーシングをお願いしたい」と思っても、
「どこまで業務を委託できるのか」
「アウトソーシングで得られるメリットやデメリットはどんなことがあるのか」
を把握していないと、効果的な結果を得られることはできません。
さらにアウトソーシングと派遣や外注との違いを知らなければ、無駄にコストがかかり、損してしまうこともあります。
そこで、本記事では
・アウトソーシング、派遣、外注について
・アウトソーシングのメリット・デメリット
・アウトソーシングできる業務の内容
について詳しく解説していきます。
アウトソーシングとは
アウトソーシングとは、社内の業務の一部を外部に委託すること、もしくは委託したい専門的な業務を外部からサービスとして購入することです。
たとえば、会計や給与計算などのバックオフィス業務は非常に手間がかかりますよね。しかし、会社の売上や利益に直接結びつくことはありません。
このような事務的な作業がノンコア業務と呼ばれる一方で、社内で臨機応変な対応が求められる業務や利益に直接つながる業務はコア業務と呼ばれます。
アウトソーシングを利用すれば、コア業務に集中できるのでさまざまなメリットが生まれます。
アウトソーシングと派遣・外注・請負との違い
外部の派遣会社と契約を結ぶ「派遣」も、社外の派遣社員にバッグオフィスなどのノンコア業務を任せることが多く、アウトソーシングとの違いが分からないという人も多くいるはずです。
派遣では、外部から人を派遣して業務を行ってもらうので、業務が少ない場合でも固定の人件費が発生します。また、必ずしも依頼したい業務の専門的知識を持っているとは限りません。
一方、アウトソーシングの場合は人件費としてではなく成果物に対して報酬が支払われます。
そのため、業務が少ない場合は費用を抑えることができます。さらに、アウトソーシングでは専門的な知識やノウハウを持っているため品質向上も期待できます。
アウトソーシングの種類
アウトソーシングには、BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）、バッグオフィスアウトソーシング、採用業務アウトソーシングなど、専門的な分野に特化した種類に分かれています。
その中でも委託されることの多い、以下の3つを紹介していきます。
BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）
業務の一部だけではなく、社内のバックオフィスなどの部門をまるごと外部に委託する方法です。
コスト削減や社内のリソース確保だけではなく、経営戦略として業務の見直しやサービスの向上などを目的として利用されることが多くなっています。
2017年のBPOビジネスサービスは前年比から4.7％増えの7.346億円でしたが、2022年までに規模は8.769億円に拡大すると予測されている注目のサービスです。
バックオフィスアウトソーシング
売上や経費精算、市場調査、労務関連、資料作成などのバックオフィスは、アウトソーシングされやすい業務です。専門的なサポートを受けられるだけではなく、社内のリソースを大きく増やすことができます。
採用業務アウトソーシング（RPO：リクルート・プロセス・アウトソーシング）
近年では、企業内で行われていた採用業務もアウトソーシングされるようになってきました。
2018年度卒の大学生の就職率は98.0％にものぼり「企業が選ぶ時代から選ばれる時代」になったことで、人材獲得競争が加熱していることが理由のひとつです。
採用業務に特化した担当者が採用準備から内定後のフォローを行うことで、人事担当者の業務軽減をはかります。
アウトソーシングを検討する際のポイント
まずはどの業務をアウトソーシングしたいのかを洗い出し、外部に委託しても問題ないかを社内で検討することが重要です。
業務の一部をアウトソーシングして余裕ができた人員や時間を、何にあてるのかを明確にしておくとよいでしょう。
アウトソーシングのメリット
「経営を拡大させたい」
「もっとコアな業務を増やしたい」
「専門的な知識を持っている人員が欲しい」
と思っても、会社の人員やノウハウには限りがあります。
そんなときに頼りになるのがアウトソーシングです。
具体的にどんなメリットがあるのかを紹介していきます。
自社のコアな業務に集中できる
・人員が足りていない
・仕事が回らない
・短期的に仕事量が増えた
などで、会社の成長がストップしてしまうことがあります。
このような状態になった場合、毎日のルーティン作業や工数が多くて手間がかかるノンコア業務に時間を割かれていないでしょうか？
アウトソーシングを活用してノンコア業務を外部に委託すると、従来かかっていた時間を削減できます。
すると、コア業務のノウハウを持っている社員に主軸の業務に集中してもらうことができるので、生産性と効率アップにつなげることができます。
実際に依頼する場合は、どこまで業務を委託できるのか、丸投げしてOKなのかも確認しておきましょう。
外部の専門的な知識・ノウハウを活用することができる
アウトソーシングを検討するキッカケとして
・新しい分野の事業を始めたいけど知識やノウハウがない
・新規案件にどこから手をつけていいか分からない
ということもあると思います。
アウトソーシングでは、社内にはない専門的な知識やノウハウを間接的に利用できるのもメリットのひとつです。
マニュアルもない状態でゼロからスタートすると、専門知識を得るのにも人材を育成するのにも、金銭的・時間的なコストがかかります。
ですが、ノウハウを持っているアウトソーシングに委託すれば、最初からクオリティの高い状態からスタートさせることが可能なのです。
各種リサーチ（競合、リストアップ）やマニュアルの作成、ツールの作成など一部を委託するだけも飛躍的に効率はアップするはずです。
業務のスピードアップと品質向上が期待できる
知識やノウハウを持っているということは、すでにその分野に特化しているということであり、必然的に業務の処理能力も高いということです。
そのため、高い品質が得られるだけではなく業務のスピードアップも期待できます。
業務の効率があがれば、企業戦略として次の段階に進むのも早くなるので利益にもつながりやすくなります。
組織をスリム化することでコスト削減ができる
「委託するとコストがかかるのではないか？」
と思われるかもしれませんが、アウトソーシングでは人件費を抑えることができるので、長期的に見ると固定でかかる人件費よりもコストを削減することができます。
また、事業を拡大していく中で肥大化してしまった組織から一部の業務を外部に委託して、人員を削減することも可能。
コスト削減になり組織もスリムになるので、経営資源を別の事業に使ったり新規事業に活用することもできます。
アウトソーシングのデメリット
しかし、アウトソーシングを利用するうえでデメリットになってしまう部分もあります。
社内にノウハウを蓄積しづらい
社外に委託することで時間やコストを削減できますが、社内にノウハウを蓄積しづらくなります。
専門的な業務では品質向上のメリットがある反面、社員の経験値不足が起きることも視野に入れておかなければなりません。
ただ、元から社内で行わなくてもいい業務であれば心配の必要はそれほどないでしょう。
ノウハウとして社内に残したい場合は、マニュアルの作成などを依頼できるか確認しておく必要があります。
社内情報流出のリスクを伴う
会計や給与などの経理・人事業務、顧客管理などの場合は、個人情報を扱うことになります。重要な企業機密を共有することもあるため、事前にセキュリティについてしっかりと確認しておく必要があります。
業務フローを把握しにくくなる
アウトソーシングでは、基本的に企業が業務フローの流れや細かい指示を出すことはありません。
そのため、どこまで工程がすすんでいるのか、どの程度の品質担保が確保できているのかが分かりにくいことがあります。
事前に、どのようなフローで業務を行うのか、どのような経路で自社とコミュニケーション（業務のすり合わせ）をとっていくのかなどを確認しておくことが重要です。
また、改善や変更が必要な場合でもすぐに対応をしてもらえるアウトソーシング会社を選ぶとよいでしょう。
アウトソーシングに適さない業務がある
企業の核となる業務はアウトソーシングには向きません。代表的なものには以下の4つがあります。
1、企業の核となる経営戦略や組織改革業務
2、業務内のルール変更や判断が必要になる業務
3、税務書類の作成や税務相談などの税理士業務や弁護士業務などの国家資格が必要な独占業務
4、盗難や紛失したときのリスクが高い現金を扱う業務
経営戦略としてアウトソーシングを行う目的はコスト削減や効率アップで、削減できた人員や費用を有効に活用するためです。
そのため、会社の経営利益に直結するような事業の代行をするのは難しい場合がほとんどです。アウトソーシングを依頼する目的を見失ってしまうと、思っていた効果を得られない可能性があります。
「何のためにアウトソーシングを依頼するのか」を明確にしておきましょう。
アウトソーシングできる業務とは
向いているのは委託することで効率化が期待できる業務やマニュアル化できる業務です。具体的には次のようなものがあります。
総務、経理
・請求書や見積書、注文書の作成
・決算書の作成
・会計ソフトへの入力業務
・福利厚生業務 など
簿記に関する知識が必要で、膨大な量の入力作業や帳簿作成が必要になる「記帳代行」に関する業務を行うことができます。
「経理代行」では、請求書や見積作成をするだけではなく領収書や現金出納帳と照合がとれているかなどの精査や、現金を扱わない振込や支払いの代行もできます。
このほかにも、書類のファイリングやスキャンや秘書業務、イベント業務などの対応も可能です。
人事／採用
・採用計画補助
・求人票作成
・企業と候補者間の面接日程調整
・スカウトメールの送信業務 など
通常業務と並行して行わなければいけない採用活動は、人事担当者の大きな負担になります。採用業務におけるノンコア業務をサポートすることで、採用活動を円滑に行い、本来のコア業務に集中できる時間を確保します。
コアの部分である採用決定権は、会社側にあります。
営業サポート
・リスト作成（営業先、提携先、競合）
・企画書や提案書の作成
・プレゼン資料の作成
・新規企業開拓のためのDM送信 など
マーケティングにかかわってくる営業サポートでは、資料の作成などの事務作業だけではなく、競合をリサーチして考察した結果や改善案などのマネジメントもできます。
ECサイト／メディア運用
・CRM管理・運用
・出荷在庫管理
・記事ネタリサーチ
・コンテンツ作成進行管理 など
自社のECサイトの立ち上げやメディア運用にかかわる記事のライティングや運営の代行を行います。
情報はネットで検索し、買い物もネットでする時代になった今、サイトは次から次に生まれてきます。
そんな中で、上位表示される強いサイトをつくるためには多くのSEO対策実績とノウハウが必要。さらに、ユーザーに満足してもらう品質も欠かせません。
情報収集からコンテンツの改善までをサポートし、スピーディに効果が出るようにサポートすることができます。
おすすめのアウトソーシング会社
ここでは、幅広い業務に対応しているおすすめのアウトソーシング会社を3つご紹介します。
選ぶポイントは
・目的のアウトソーシング業務を行っているか
・信頼できるアウトソーシング会社かどうか
・自社が期待している効果を得られそうか
自社がアウトソーシングを検討している理由を明確にして、最適な会社を見つけましょう。
HELP YOU
HELP YOUは幅広いアウトソーシングに対応している会社で、採用率1％の優秀なアシスタントが集まるプロフェッショナルチームです。
業務を委託されると専属ディレクターとアシスタントからなるチームを組み、フレキシブルにサポートにあたります。
継続率は97％！と驚異的な数字を誇るのも、利用者のサービス満足度が高いことを証明しています。
■主な対応可能業務
秘書・総務、人事、採用サポート、経理・財務、企画・マーケティング、営業サポート
ECサイト・メディア運用、クリエイティブ など
■料金
・3ヶ月プラン：100,000円～／月（税抜）
・6ヶ月プラン：90,000円～／月（税抜）
月に30時間分の利用が可能で、初月に利用できなかった分は翌月に繰り越しすることが可能です。
NOC
バックオフィス業務をはじめ、さまざまな管理部門系業務に対応しているNOC。実は、アウトソーシング業界が活発化する前から業界で活躍していて、30年以上の長い歴史を誇っています。
蓄積されたノウハウが多数あり、目的やニーズ別で最適なフローを提案してもらうことも可能です。
複数の業務を一括して請け負ってもらえます。
■主な対応可能業務
バックオフィス業務、請求書処理代行サービス、企業内シェアードセンターサービス
ITサービス、事務局運営代行サービス など
■料金：見積り要相談
CASTER BIZ
CASTER BIZでは、日常の雑務から専門の業務までを幅広く行っていて、日本で初めてオンラインアシスタントサービスを導入した実績があります。
採用倍率1％をくぐり抜けたオンラインアシスタントは全員女性で、新規に限り2時間の無料トライアルを体験できるので、初めて利用する人でも安心して依頼することができます。
■主な対応可能業務
・秘書
・人事
・経理
・WEBサイト運用
・オフライン業務
■料金
・3ヶ月プラン（ショート）：120,000円／月
・6ヶ月プラン（ベーシック）：108,000円／月
・1年プラン（ロング）：96,000円／月
・カスタマイズプラン（要望に合わせてプラン作成）：要相談
まとめ
アウトソーシングを利用することで、自社にどんなメリットが生まれるのかイメージできるようになったでしょうか？
すべての業務を社内で完結させるよりも、外部の専門的なノウハウを持った会社に委託する方が圧倒的にスピードも品質も向上させることができます。
アウトソーシング活用を利用したいとお考えの方で、さらに詳しく内容を検討したいという方はぜひお気軽にお問合せください。
アウトソーシングはHELP YOUで
アウトソーシングでHELP YOUが選ばれる理由
人手不足が深刻な状況で、アウトソーシングを活用する企業が増えています。
オンライン上で業務を代行するオンラインアシスタントサービスは下記の点で多くのお客様に選ばれています。
オンライン上での業務代行だから、
・雇用・派遣と比べて圧倒的に費用が安い
・働く場所を選ばないので優秀な元大手企業のキャリアウーマンが多数
・チーム制で1社につくので、複数業務のアウトソースが一括でできる
またHELP YOUの特徴として、
・業務ごとに最適な人材をアサインするので、人を探す手間・コストが０
・専属ディレクターが付くので、一括で依頼をすることが可能
・人材が担保されているので、長期的な業務依頼が可能
となります。
無料相談も用意していますので、ぜひこの機会にアウトソーシングの導入を検討してみてはいかがでしょうか？