GASで業務効率化！初心者にもわかる自動化の事例8選
業務の効率化を目指すなら、GAS（Google Apps Script）の活用が有効です。
GASを使えば、Gmailやスプレッドシートなど日常的に利用するツールを自動化でき、手作業の削減やミス防止、時間短縮につながります。
本記事では、GASの特徴や導入メリットを整理し、初心者でも取り入れやすい活用事例を紹介します。日常業務のメール送信やデータ集計、承認フローなどで活用できる事例を解説するので、業務効率化の参考にしてください。
この記事を読むことで「自社の業務でGASをどのように活用できるのか」が明確になり、自動化の具体的なイメージがつかめるでしょう。
GAS（Google Apps Script）とは
GAS（Google Apps Script）とは、Googleが提供するJavaScriptベースのスクリプト言語です。Google Workspace（Gmail、Googleスプレッドシート、Googleカレンダー、Googleドライブなど）のサービスを自動化・拡張し、ブラウザ上から手軽に操作できるのが特徴です。
専門的な開発環境を整える必要はなく、Googleアカウントがあれば誰でも無料で始められます。プログラミング初心者や非エンジニアでも比較的短期間で習得でき、日々の業務改善にすぐ活用できるのも魅力です。
すでに、バックオフィス業務や営業サポート、マーケティングなど幅広い分野で導入が進んでおり、企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進するツールとして注目を集めています。
GASの特徴
GASには、以下のような特徴があります。
| 特徴（GASの強み） | 内容 |
| すぐ使える手軽さ | ブラウザ上でスクリプト記述が可能で、開発環境が不要。初心者も導入しやすい |
| Googleサービスとの高い互換性 | Gmail、Googleスプレッドシート、Googleカレンダーなどとシームレスに連携でき、既存業務に自然に組み込みやすい |
| 外部サービスとの連携 | SlackやChatworkなどの外部サービスとも連携可能で、業務フローを効率化できる |
| 自動実行のトリガー機能 | 時間指定やフォーム送信などのタイミングでスクリプトを自動実行でき、定期業務の自動化に最適 |
| 無料で始められる | Googleアカウントがあれば追加費用なしで使えるため、小さく始めて拡張しやすい |
GASでできること
GASを使えば、GmailやスプレッドシートといったGoogleサービスの自動化はもちろん、外部サービスとの連携やトリガーを用いた定期処理まで幅広く対応できます。日常業務の手間を削減し、効率化を着実に進められるでしょう。
以下に、自動化できる対象と内容をまとめました。
| カテゴリ | 対象 | できることの例 |
| Googleの各種サービスとの連携 | Gmail | – 顧客への定型メールを自動送信 – 会議や期日のリマインドメールを自動送信 – 添付ファイルを自動でGoogleドライブに保存 |
| Googleスプレッドシート | – 日次売上データを自動集計 – 複数シートからのデータを自動転記 – 定期レポートを自動作成し関係者へ共有 |
|
| Googleフォーム | – 回答者への自動お礼メール送信 – アンケートや申請フォームの集計を自動化 – 経費精算や申請ワークフローを自動処理 |
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| Googleカレンダー | – スプレッドシートの予定をカレンダーに自動登録 – 会議やタスクの開始前に自動通知 |
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| Googleドライブ | – ファイルを自動でリネーム – フォルダへ自動振り分け – 定期バックアップを自動保存 |
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| 外部サービスとの連携 | チャットツール | – フォーム回答をSlackに自動通知 – エラーや異常検知の自動投稿 |
| 外部サービス/API | – CRMやSFAのデータをスプレッドシートに自動反映 – SEOやアクセスデータを自動収集 |
|
| トリガー（自動実行） | トリガー （自動実行） |
– 毎朝自動でレポートを更新 – 承認依頼や通知を自動送信 |
GAS導入のメリット
GASを導入することで、主に以下の4つのメリットが期待できます。
【作業時間の短縮】
定型作業や繰り返し業務を自動化でき、大幅な時間削減につながる。
【ヒューマンエラーの削減】
手作業による入力や計算のミスを防止でき、データの正確性が向上する。
【コスト削減】
業務効率が高まることで人材の負担が減り、人件費削減につながる。
【社内DXの促進】
業務プロセスが自動化・デジタル化され、社内のDX推進を後押し。データ活用や分析の基盤構築に役立つ。
さらに、GASは非エンジニアでも扱いやすいため、現場担当者が主体となって業務改善やDX推進に取り組むことが可能です。現場からのボトムアップで改善が進み、組織全体のデジタル活用が加速するでしょう。
GAS活用事例：Googleサービスとの連携
Google Workspaceの標準アプリは、GASと組み合わせて利用できます。手間のかかる作業を自動処理し、日々の業務を大幅に効率化することが可能です。
ここでは、Googleアプリごとの代表的な自動化事例を紹介します。
- Gmail
- Googleスプレッドシート
- Googleフォーム
- Googleカレンダー
- Googleドライブ
Gmail送信業務の自動化
ルーティン業務のメール送信を自動化する事例です。
例えば、スプレッドシートに記載された売上報告を、あらかじめ設定した時間に自動で送信できます。
| 自動化前の 課題 |
・手作業で確認・送信するため時間がかかる ・データの確認漏れや送信忘れなどのミスが発生しやすい |
| 自動化による 効果 |
・作業時間が大幅に短縮可能 ・集計ミスや送信忘れを防止できる |
【自動化の流れ】
- GASでスプレッドシートのデータを取得するコードを記述
- GASを用いてメール本文を自動生成・送信
- 送信頻度やトリガー（時間・イベント）をGASで設定し、定期実行
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Googleスプレッドシートでのデータ集計の自動化
マーケティング関連のデータを定期的に整理・集計する自動化事例です。
各ツールと連携し、以下のようなデータを自動取得してスプレッドシートに反映します。
- ブログの表示回数（Google Analyticsから取得）
- SEO順位（SEMRUSHから取得）
- CVデータ（HubSpotから取得）
- 参照元別・LP別の資料DL件数
| 自動化前の 課題 |
・データ集計に時間がかかり、ミスが発生しやすい ・リアルタイムで状況を把握できず、マーケティング戦略が遅れがち |
| 自動化による 効果 |
・作業時間の大幅な削減（工数90分→30分に短縮） ・正確な集計結果を得られる ・リアルタイムで可視化でき、迅速な意思決定が可能になる |
【自動化の流れ】
- GASで各マーケティングツールのAPIと連携
- GASを通じて最新データを自動で取得
- スプレッドシートにGASでデータを自動反映し、集計表を更新
Googleフォームを活用した承認フローの自動化
経費精算のワークフローを自動化する事例です。
紙ベースで行っていた経費精算をGoogleフォームで申請できるようにし、オンライン上での処理に切り替えることで、承認プロセスのスピードと透明性を高めます。
| 自動化前の 課題 |
・経費精算の処理が遅れがち ・承認フローが不透明で、進捗が把握しづらい |
| 自動化による 効果 |
・作業時間を削減し、迅速な処理が可能に ・承認状況が可視化され、関係者間で情報共有できるように |
【自動化の流れ】
- Googleフォームで経費精算を申請
- GASで申請内容をスプレッドシートに転記し、担当者へ承認依頼メールを自動送信
- 担当者が承認するとGAS経由で経理部に自動通知
Googleカレンダー連携によるタスク管理の自動化
Googleカレンダーと連携し、スケジュール管理を自動化する事例です。
GASを活用することで、タスクのリマインド通知や会議などの定期イベントを一括作成できます。
| 自動化前の 課題 |
・スケジュール管理に手間がかかる ・イベントの抜け漏れが発生するリスクがある |
| 自動化による 効果 |
・タスク管理に手を取られなくなる ・スケジュールが確実に反映される |
【自動化の流れ】
- スプレッドシートに予定を入力
- GASでスプレッドシートとGoogleカレンダーを連携
- リマインダー通知や繰り返しイベントをGASで自動作成
Googleドライブデータの整理・管理の自動化
Googleドライブ内の不要なデータを自動で削除する事例です。
「1年以上前」などの条件を設定することで対象ファイルを自動削除し、重要なデータの見落としを防ぎます。
| 自動化前の 課題 |
・データを1つずつ確認して削除するため手間がかかる ・必要な情報を探しづらい |
| 自動化による 効果 |
・データを個別に確認する手間が省ける ・常に重要なデータだけを効率よく管理できる |
【自動化の流れ】
- 対象となるフォルダを指定し、データの更新日をGASで自動取得
- トリガーとなる日時を設定
- 指定期間が経過したデータをGASで自動削除
GAS活用事例：外部サービスとの連携
GASはGoogleサービスにとどまらず、チャットツールなどの業務システムと連携可能です。社内外にまたがる業務フローを自動化できるため、幅広い効率化が実現します。
ここでは、外部サービスと連携した自動化の代表的な事例を紹介します。
チャットツール連携による通知の自動化
業務システムのタスク進捗を、定期的にチャットツールに通知する事例です。
あらかじめGASでシステムのタスク進捗を指定したタイミングで取得し、チャットツールに送信できるように設定します。これにより、個別にシステムを開いて確認する手間がなくなります。
| 自動化前の 課題 |
・システムを開かないと進捗状況が分からない |
| 自動化による 効果 |
・定期的に進捗状況を自動で確認できる |
【自動化の流れ】
- GASでシステムから指定のタスク状況を取得
- 取得データを基に進捗レポートを自動作成
- GASを通じてチャットツールに送信
API連携による部門間データ連携の自動化
GASとAPIの連携を組み合わせることで、複数部門のシステム間でデータを共有できます。
例えば、営業部門のシステムからデータを取得・加工し、経理部門のシステムに自動登録することが可能です。
| 自動化前の 課題 |
・複数システムに手作業で入力する必要があり、時間がかかるうえにミスのリスクも高い ・部門間での情報把握にタイムラグが発生する |
| 自動化による 効果 |
・作業時間を大幅に短縮でき、入力ミスも防げる ・複数部門でリアルタイムに情報を共有できる |
【自動化の流れ】
- GASが営業部門システムのAPIからデータを取得
- 取得したデータをGASで加工
- 加工済みデータを経理部門システムのAPIに連携し自動登録
- 処理結果を担当部門のチャットツールに通知
GAS活用事例：トリガーによる自動処理
GASには、「時間」や「イベント」をきっかけに自動処理を実行する仕組みがあります。これにより、人手を介さずに定期レポートの配信やリマインド通知を行うことが可能です。
ここでは、トリガー設定を活用して会議用レポートを定期的に自動生成する事例を紹介します。
GASで指定した時間に複数のデータを1つのスプレッドシートへ転記・集計し、自動でレポート化することが可能です。
| 自動化前の 課題 |
・複数のデータを整理するのに時間がかかり、担当者の負担になっていた |
| 自動化による 効果 |
・レポート作成にかかる時間を大幅に削減できる ・担当者に余裕が生まれ、付加価値の高い業務に専念できる |
【自動化の流れ】
- データ提出先を指定フォルダに統一
- GASのスクリプトが各ファイルを読み込み、データを集約
- 整形されたレポートとグラフを自動生成
- GASを通じて関係者へレポートを共有
★業務の自動化は、RPAやAIなどのツールを活用しても実現できます。以下の資料では、さまざまなツールを用いた「業務自動化の活用事例」を紹介しています。現場での業務効率化のヒントとして、ぜひダウンロードしてご覧ください。
GAS導入の注意点
GASは便利な一方で、運用には注意が必要です。
ここでは、導入時に押さえるべきポイントを4つ解説します。
- GASだけで解決できないケースがある
- 実行時間・トリガーに制限がある
- セキュリティリスクへの配慮が必要
- 社内で共有・引き継ぎできる体制が必要
GASだけで解決できないケースがある
GASは、Google Workspaceを中心とした自動化に強みを発揮します。しかし、すべての業務をカバーできるわけではなく、以下のような業務には不向きです。
- 複雑なロジックを伴う処理
- 大量データを高速に扱う業務
- 専門的なシステム開発
例えば、大規模なデータベース構築や複雑なワークフロー管理には、専用システムや外部のRPAツールを利用する方が適しています。単独で処理できない作業については、他システムとの連携や人手による対応が欠かせません。
導入にあたっては、「GASだけで十分か」「他の仕組みと組み合わせるべきか」を事前に見極めることが重要です。
実行時間・トリガーに制限がある
GASには無料で利用できる実行時間や回数に制限があるため、注意が必要です。
例えば、1回のスクリプトの実行時間は最大6分で、これを超えると処理は自動的に停止します。
大規模な処理や頻繁な実行が必要な場合は、想定する作業量が制限内に収まるかを事前に確認しましょう。必要に応じてGoogle Workspaceの有料版を利用するか、別の仕組みを検討する必要があります。
※Google公式ページにはG SuiteおよびGoogle WorkspaceにおけるApps Scriptの利用制限が詳しく掲載されています。
参考：Google公式サイト（Google Developer）「Google サービスの割り当て」
セキュリティリスクへの配慮が必要
GASを外部サービスやAPIと連携させる際は、APIキーやトークンなどの認証情報の管理に細心の注意が必要です。
スクリプトを複数人で共有する場合も、アクセス権限を適切に設定していないと情報漏えいのリスクがあります。
また、パスワードや機密データをコード内に直接記載するのは避け、プロパティサービスや安全性の高い外部管理ツールを活用して、セキュリティリスクを低減しましょう。
社内で共有・引き継ぎできる体制が必要
GASは業務効率化に有効ですが、スクリプトが特定の担当者に依存しやすい傾向があります。そのため、その担当者が退職や異動すると、運用が滞るリスクがあります。
これを防ぐには、コードや運用ルールをドキュメント化し、複数人で共有・引き継ぎできる体制を整えておきましょう。
社内対応が難しい場合は、GASに精通した外部業者を活用するのも有効です。外部に任せることで、社内の負担を減らしつつ、長期的に安定した運用を実現できます。
業務効率化はHELP YOUにおまかせ
社内でのGAS運用体制や業務効率化にお悩みの方は、「HELP YOU」におまかせください。
HELP YOUの特徴
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
GASやRPA、AIを活用した自動化ノウハウと、優秀なアシスタントによるサポート体制を活かし、業務効率化を支援します。
| 特徴 | ・優秀なアシスタント×ツールによる自動化で業務効率化を実現 ・バックオフィスからマーケティングまで幅広い業務を依頼できる ・目的や課題に応じて3つのプランから選べる ・最短3日で導入可能 |
| 対応業務 | ・経理 ・人事・労務・採用 ・営業事務 ・秘書・総務 ・マーケティング・広報 ・ECサイト ・資料作成 など ※各サービスはご要望に合わせて組み合わせが可能 |
| 費用 | ■チーム制でサポートする「チームプラン」 月額：10万円～（税抜）／実働時間：30時間～ ■専属アシスタントによる「1名専属プラン」 月額：10万円～（税抜）／実働時間：30時間～ ■スポットプラン 月額：30万円〜（税抜）／カスタマイズ |
▼HELP YOUサービスの詳細を知りたい方は、こちらの資料もご覧ください
▼HELP YOUのユーザーレビュー・口コミ
管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー｜ミナオシ
「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが合っているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！
HELP YOUのGAS活用事例：反社チェックの自動化
HELP YOUでは、GASをデータベースサービスと連携させ、反社チェックを自動化した事例があります。
これまで手作業で行っていたチェック業務を自動化することで、作業時間を大幅に短縮しました。同時に、ヒューマンエラーをなくし、チェックの精度も大幅に向上。この仕組みにより、迅速な取引開始とコンプライアンス体制の強化が両立できます。
| 自動化前の 課題 |
・手作業での情報検索や記事の確認・保存が必要で、多くの時間と労力がかかっていた |
| 自動化による 効果 |
・作業時間が大幅に削減（1社あたり60分→15分短縮） ・チェックが迅速かつ正確に行えるようになった |
【自動化の流れ】
- Googleスプレッドシートに調査したい会社名や代表者名を入力
- 入力をトリガーとしてGASが起動し、G-searchデータベースを自動で検索
- 該当する記事があった場合、その記事を自動でPDF形式で保存
- 保存されたPDFの内容をリスク判断（※この確認作業のみ手作業）
★GAS活用の他にも、RPAやAIと人のサポートを組み合わせることで、データ入力やデータ連携などのバックオフィス業務を効率化できます。
以下の資料では、「人とテクノロジーを組み合わせた業務効率化の事例」を紹介しています。現場での業務改善のヒントとして、ぜひダウンロードしてご覧ください。
GASの業務効率化に関するよくある質問（FAQ）
GASを導入する際の疑問や不安に備え、代表的な質問と回答をまとめました。
Q. GASは無料で使えますか？
A. GASは無料で利用できます。
Googleアカウントがあれば、すぐにスクリプトを作成でき、Google Workspaceの各アプリと連携して自動処理を行えます。
ただし、無料プランには実行時間や実行回数などの制限があります。大規模な処理や高頻度の実行が想定される場合は、制限が緩和されるGoogle Workspace有料版の利用を検討してください。
また、連携するAPIにも利用上限があります。各APIの条件を確認し、その範囲内で設計することが重要です。
Q. GASの導入にプログラミング知識は必要ですか？
A. 基本的な自動化であれば、特別なプログラミング知識は不要です。
Googleが提供するサンプルコードやテンプレートを活用すれば、非エンジニアでも簡単に導入できます。
ただし、複雑な業務フローの自動化や高度な処理を行うには、ある程度のGAS知識やスクリプト作成の経験が必要です。
まずはシンプルな処理から始め、段階的に取り入れることで、無理なく効率化を進められるでしょう。
Q. GASのサンプルコード一覧はありますか？
A. GASのサンプルコードは、いくつかのWebサイトで入手できます。
代表的なのはGoogleの公式サイトです。基本的な自動化処理から応用的な活用例まで、幅広く公開されています。
また、GitHub上の公式リポジトリにも多数のサンプルが掲載されています。GitHubはMicrosoftのサービスですが、Googleが公式サンプルの配布先として利用しています。
その他、Web上のブログや技術記事でも、よく使われる業務パターンのコード例が多数紹介されています。スプレッドシートやメールの自動処理など、自社の業務に近い例を参考にしてみましょう。
参考：Google公式サイト（Google Developer）「Apps Script のサンプルの概要」
参考：GitHub「Googleワークスペース/アプリスクリプトのサンプル」
Q. GASの欠点は何ですか？
A. GASは強力な自動化ツールですが、仕様上の制約や技術的な特性を理解しておく必要があります。
例えば、無料版ではスクリプトの連続実行が最長6分までと制限されており、大規模な処理や複雑なワークフローには不向きです。
また、クラウドベースで動作するため、PC内のローカルファイルに直接アクセスすることもできません。
こうした制約を踏まえ、処理を分割したり外部システムと組み合わせたりするなど、適切な設計と運用が重要です。
Q. GASとAppSheetの違いは何ですか？
A. GASとAppSheetはいずれもGoogleが提供する業務効率化ツールですが、開発スタイルと用途が異なります。以下に違いをまとめました。
| GAS | AppSheet | |
| 開発スタイル | JavaScriptベースでスクリプトを作成 ※コーディングが必要で、複雑な処理やカスタマイズが可能 |
ノーコードでアプリを作成 ※プログラミング不要で迅速に業務アプリを構築可能 |
| 主な用途 | 自動化、データ処理、API連携 ※複雑な業務プロセスの効率化に向く |
データ管理・収集や現場改善 ※データの可視化に特化 |
Q. GASを使った業務効率化を成功させるコツは？
A. GASで業務効率化を成功させるには、いくつかのポイントがあります。
まずは小さな自動化から始め、効果を確認しながら段階的に範囲を広げることが大切です。
また、想定外のエラーに備えて、発生時の対応を事前に設計しておくと運用トラブルを防げます。
さらに、スクリプトや運用ルールを社内で共有し、引き継ぎが可能な体制を整えておくことも重要です。
社内運用に不安がある場合は、専門家のサポートを活用することをおすすめします。専門的な知見や外部リソースを適切に取り入れることでことで、より安定した運用が実現できます。
★「どんな業務を自動化できるか」「自社にはどのような活用方法が合っているか」など、ご相談はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！
GAS活用による業務効率化のまとめ
GASは、Googleサービスや外部システムと連携し、トリガーによる自動処理を行なうことで、業務効率化を支援するツールです。日常の定型作業を自動化すれば、時間短縮やミス削減につながるだけでなく、社内のDX推進にも寄与します。
一方で、制約や注意点もあるため、自社の業務にどこまで適用できるかを見極めることが重要です。そのうえで、社内だけでの対応に限界を感じる場合は、外部のサポートを取り入れるのも有効です。
HELP YOUでは、GAS運用の支援に加え、自動化だけではカバーしきれない業務もスタッフが柔軟に対応。テクノロジーと人の力を組み合わせることで、効率化の効果を最大限に引き出します。
「社内での開発・運用に不安がある」など、GAS活用に関してお悩みがあれば、ぜひお気軽にお問い合わせください。
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