経理アウトソーシングで失敗しないためには？経理代行の失敗例とその対策
経理アウトソーシングは、企業の業務効率化と成長を支える重要な戦略です。
しかし、その成功は適切なパートナーの選択と明確な目標設定に大きく依存します。
そんな中、
「経理のアウトソーシングに興味があるけれど、失敗したらどうしよう…」
「もっと自社に合ったアウトソーシング先はないかな…」
と考えている経理担当者の方も多いのではないでしょうか？
そこで本記事では、経理アウトソーシングの失敗例とその防止策、アウトソーシングを成功させるためのポイントについて解説します。さらに、委託先の選び方、経理をアウトソーシングするメリットについても詳しく説明します。
本記事を読んで、経理アウトソーシングの失敗を回避し、成功への道筋を見つけましょう！
経理アウトソーシングとは
経理アウトソーシングとは、社内の経理業務の一部または全てを外部に委託するサービスのことです。
インボイス制度（適格請求書方式）など法改正や電子化の推進、人手不足といった理由から、経理業務のアウトソーシングは多くの企業から注目が高まっています。
企業は、経理アウトソーシングを活用することで、従来の経理業務の効率化やコスト削減などにつながるメリットがあります。
アウトソーシング可能な業務内容
経理アウトソーシングでは、次のような業務を依頼できます。
| 業務名 | 仕事内容 |
| 会計処理 |
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| 経費精算 |
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| 給与計算 |
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| 税務申告 |
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| 請求書処理 |
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| インボイス制度の対応 |
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その他にも、経理処理の最適化など経理に関わる業務であればアウトソーシング会社に任せることができます。
経理アウトソーシングの失敗例と失敗を防ぐための対策
ここからは、経理業務をアウトソーシングする際によくある失敗例を5つご紹介します。
さらに、これらの失敗を未然に防ぐための対策と注意点も合わせて解説していきます。
失敗例１：想定以上にコストが増加した
経理業務をアウトソーシングする際は、委託先にかかる費用だけでなく、委託先を管理するための内部人材のコストも考慮する必要があります。
例えば、業務品質を保つための管理や、それに伴う委託先とのコミュニケーションなどが想定以上に発生してしまう可能性があります。
また、業務内容の変更や追加があった際に、予期せぬ追加コストがかかってしまう場合もあります。
このような失敗を防ぐためには、適切な予算計画と新たに発生するタスクを含め総合的にコスト管理を行うことが必要です。
失敗例２：自社の人材が育たなかった
経理業務全体をアウトソーシング先に丸投げしてしまうと、従業員が業務に関わることが少なくなり、自社の管理能力が徐々に低下する恐れがあります。
結果、従業員がその業務に関わる経験やスキルを磨くことができず、自社の人材育成の機会が阻害される可能性があります。
このような失敗を防ぐためには、全ての業務をアウトソーシングするのではなく、一部の業務を内部で行うなどして、人材を育成することが重要です。
失敗例３：自社に合った対応をしてもらえなかった
経理アウトソーシングの委託先が専門性や柔軟性に欠けている場合、業務の遅延やミスが発生する恐れがあります。
例えば、新しい経費精算の業務フローが導入された場合、委託先が柔軟に対応できなければ、従業員の経費精算が遅れるか、誤った処理が行われる可能性があります。
このような失敗を防ぐためにも、アウトソーシング先の選定や管理には十分な注意が必要です。
失敗例４：従来の業務品質が低下した
委託先が企業の理念や経営方針を十分に理解していない場合、自社が期待するレベルのサービスを提供してもらえず、経理業務の質が低下してしまう可能性があります。
このような失敗を未然に防ぐためにも、アウトソーシング先とのコミュニケーションを強化し、企業の理念や経営方針を不足なく共有することが大切です。
失敗例５：損失を被ってしまった
経営者が会社の経営状況をタイムリーに把握できないと、企業は重大な損失を被る可能性があります。
例えば、業績の問題点を把握できない場合、売上の急激な減少に対する迅速な対策が取れない恐れがあります。
このような失敗を未然に防ぐためには、経営者自身が経営数字を定期的にチェックし、必要に応じてアウトソーシング先の担当者とコミュニケーションを取ることが重要です。
経理アウトソーシングを成功させるためのポイント
ここからは、経理アウトソーシングを成功させるためのポイントを4つ解説します。
経理アウトソーシング導入の目的を明確にする
まずは、自社がアウトソーシングを導入する目的を設定することが大切です。
例えば、コスト削減や業務効率化など、自社が抱えている課題を解決するための目的を設定しましょう。
経理アウトソーシング導入の目的が明確であれば、その目的に沿った行動をとることが可能となり、自社にとって適切な委託先を選ぶことができます。
委託先の業務範囲と責任を明確にする
委託先に依頼する際は、具体的な業務範囲と責任、そして業務量を明確に定義することが大切です。
どこまで委託先に依頼するのか、どの程度の業務量を委託するのか、業務フローを明確にしておくことで、アウトソーシング先との役割分担や連絡体制を確立できます。
これにより、委託先との誤解や混乱を防ぎ、経理業務の効率化と品質の向上につながります。
アウトソーシング先と連携する
委託中は、アウトソーシング先の担当者と密に連絡を取り、連携を強化することが重要です。
例えば、定期的にコミュニケーションを取る、明確な期待値を設定する、都度フィードバックを提供するなどの方法があります。
また、予測できないイレギュラーやトラブルが発生した際に迅速に対応できるように、委託する業務の引継ぎをスムーズに行うことも大切です。
自社にあった適切な委託先を選ぶ
自社のニーズや目標、予算に合ったアウトソーシング先を選定することが大切です。
委託先が得意とする専門知識や経験が自社の要求と一致しない場合、期待した効果が得られないか、または必要以上のサービス内容によりコストがかかりすぎてしまう可能性があります。
自社に合った最適な委託先を選ぶことで、アウトソーシングのメリットを最大限に引き出せ、企業の競争力の向上が期待できます。
※自社に適したアウトソーシング先の選び方については、後ほど詳しく解説します。
経理業務のアウトソーシングはHELP YOUにお任せ
ここからは、経理業務のサポートにおすすめのアウトソーシングサービスとして、「HELP YOU」をご紹介します。
HELP YOUの特徴
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。
【HELP YOUのプラン】
＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。
２．チーム制なので欠員があっても業務が滞る心配なし！長期的な依頼が可能
３．さまざまな業務の依頼でも窓口は一つで簡単！頼れる「専属ディレクター」
４．海外在住の日本人スタッフによる時差を活用した夜間帯業務も可能
チームプランの主なサービス内容
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。
■総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。
チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」も提供しています。
「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！
HELP YOUの「経理プレミアム」
経理業務について、こんなお悩みはありませんか？
●今の経理担当者が退職したら他に対応できる人がいない
●インボイス制度などの法改正にちゃんと対応できているか不安…
●経理の数値を経営判断に活かせていない
そんな方におすすめなのが、HELP YOUの「経理プレミアム」サービスです。
経理プレミアムでは、経理業務の課題をまるっとお任せいただくことで、経理のプロがお客様の「こうしたい」を実現します。
- 経理コンサルサポート
経理コンサルタントがヒアリングを基に初期構築を行い、継続的に運用できる業務体制の改善・定着化を支援 - 経理業務の実務代行
経理コンサルサポートで構築した運用体制に基づき、実務アシスタントが専任で対応
【Basicプラン】
- 日常経理業務の実務代行
既存の経理業務オペレーションに基づき、実務アシスタントが専任で対応
※別途オプションで経理コンサルサポートも利用可能
ご質問や資料請求はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！
HELP YOUの経理アウトソーシング事例
ここでは、株式会社ニューストリームの事例をご紹介します。
同社は、元々あったマーケティング会社のデジタルソリューション事業を引き継ぐ形で、新会社として立ち上げられました。
ニューストリームは、急速に伸びているメールマーケティング分野で活躍しており、メールコミュニケーションの設計からコンテンツ企画・制作、メール配信オペレーション、配信後の分析、それに基づく改善策の提案・実施までを包括的にサポートしています。
〈依頼の主な内容〉
HELP YOUには次のような業務内容を依頼しています。
- 経理業務に関わる資料作成
- 出勤管理表の作成
- 入出金の確認 など
〈導入前の課題や導入のきっかけ〉
新会社の設立に伴い、経理業務が増えることが課題になっていました。
社員がコア業務に集中できる環境を整えたいと考え、ルーティン業務のアウトソーシング化を決めました。
〈導入後の成果〉
ニューストリームが用意したドキュメントを元に、HELP YOUのメンバーがルーティン業務のマニュアルを作成し、コア業務とルーティン業務を切り分けました。
伝達事項や確認事項があるときは、HELP YOUのディレクターがメンバーに展開して業務を取りまとめてくれるため、スムーズな連携が実現しています。
さらに、
- 退職や異動で人員の変更があった場合に引き継ぎがスムーズ
- 新しく人を採用するリスクを冒さずに社員の負担を減らせる
- 社外とのコミュニケーションを通じて良い刺激をもらえる
といったメリットも感じています。
また、業務を切り出す過程で、イレギュラーなケースも含めて業務の進め方が可視化されるといった副次的効果も得られたとのことです。
▼詳細はこちら
HELP YOUの口コミ・評判
経理アウトソーシング先の選び方
経理業務の効率化につながるアウトソーシングサービスを提供している会社は、数多く存在します。その中から自社に合った委託先を探すのは難しいと感じる方も多いでしょう。
そこで、ここからは経理アウトソーシング先を選ぶ際に考慮すべき5つのポイントをご紹介します。
サービスの業務範囲や専門性
経理アウトソーシング先を選定する際には、どの業務まで対応してくれるのか、そのサービスの範囲を十分に確認することが大切です。
特に、税務申告や財務分析などの専門的なサービスが必要な場合、または自社に特定のニーズがある場合は、その業務に対応できるかどうかを確認しましょう。
自社のニーズに合ったサービスを提供してくれるアウトソーシング先を選択することで、業務効率化や品質の向上をより効果的に実現できます。
過去の経験や実績
アウトソーシング先の導入実績や他のクライアントからの評判などを確認することが重要です。
すでに導入している他社からの評判や満足度を参考にすることで、そのアウトソーシングサービス会社の信頼性や実績を把握できます。
これにより、導入後に想定よりも効果を感じられなかったといった事態を防ぎ、アウトソーシング導入の成功率を高めることが可能です。
サポート体制の充実
強固なサポート体制は、アウトソーシング先との良好な関係構築や業務の円滑な進行に非常に重要です。
委託先のサポート体制が整っていることで、信頼関係が築きやすく、担当者とのスムーズなやり取りが可能になります。
また、突発的なイレギュラーが発生した際にも迅速な対応が可能となり、業務の遅延やミスを防ぐことができます。
サービスの柔軟性
アウトソーシング先のサービスが多様なニーズに対応可能かどうかを確認することも重要です。
具体的には、以下の点を考慮しましょう。
・繁忙期の対応
会計年度の終わりや税務申告の期限など、経理業務が一時的に増加する期間に対応できるか
・法改正への対応
税法や会計基準など、経理業務に影響を与える法律が変更された場合、それらの変更を的確に業務に反映できるか
・企業の変化への対応
企業の規模が拡大したり、新しい市場に進出したりといった変化に対応できるか
サービスに柔軟性があることで、自社の環境の変化にも迅速に対応できます。
サービス料金
アウトソーシング先のサービス料金が自社の予算に適しているかどうかを確認することが大切です。
例えば、基本的な簿記作業のみを提供する比較的安価な業者や、高度な財務分析まで対応できるが料金は高い業者など、アウトソーシングサービスの料金は委託する内容や業者により異なります。
また、月額固定契約や時間単価契約など、料金体系も各業者で違います。自社の利用方法やニーズによって、最適な料金体系を選択することが重要です。
適切な範囲の契約を行うことで、無駄なコストの削減にもつながります。
経理をアウトソーシングするメリット
経理業務を外部の専門家に委託することで得られる利点は多岐にわたります。以下にその主なメリットを3つご紹介します。
コスト削減
経理アウトソーシングは、経理業務にかかる費用の大幅な削減が可能です。
内部の経理部門を維持するために必要な人件費、オフィススペース、設備などオーバーヘッドコスト（間接的な費用）を削減できます。
また、経理アウトソーシングは企業が必要なサービスだけを選択し、必要な時だけ利用することができます。そのため、無駄なコストを省くことも可能です。
経理業務の効率化
経理アウトソーシングを導入することで、企業は経理業務の効率化を実現できます。
アウトソーシング先は経理業務処理の専門家です。最新の会計ソフトウェアやツールにより、データ入力の自動化やレポート作成などの業務が迅速かつ正確に行われます。
日常的な会計処理など委託することで、企業は時間を節約し、予算管理や決算管理などの売上や利益の拡大につながるコア業務に注力することが可能です。
リスク管理の強化
アウトソーシング先は最新の会計基準や税法に精通しているため、法令遵守に関連するリスクを軽減できます。
また、情報漏洩防止のための厳格なデータ保護やセキュリティ対策を施している業者も多く、データ管理を安心して任せることができます。
まとめ
本記事では、経理アウトソーシングでの失敗例とその防止策、成功のためのポイント、自社に合ったアウトソーシング先の選び方、そして、委託のメリットについて解説しました。
経理アウトソーシングを導入する際には、導入の目的や任せる業務範囲を明確に定義し、アウトソーシング先との良好な連携を確立することが成功のカギとなります。
自社に最適な経理アウトソーシングを活用し、経理業務のコスト削減や効率化、リスク管理の強化を実現しましょう。
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