人材、資金、物品、時間など、自社内のリソースが十分でない場合などに有効なのが外部リソースの活用です。

いわゆるアウトソーシングのことですが、企業間競争が激化し、外部環境の変化も著しい近年、コスト削減や業務の効率化などを目的に、外部リソースを活用する企業は着実に増えています。

特に自社のリソースに限りのある中小企業など、外部リソースを積極的に活用することは、業績向上にとって不可欠と言っても過言ではありません。

しかし、多くのメリットがある一方、アウトソーシング先の選択を誤ると、かえってコストがかかったり、情報漏洩のリスクが高まったりなどのデメリットも大きくなります。

そのためにも適切なアウトソーシングサービス選びが必要なのですが、それにあたってどのようなポイントを押さえておけばよいのでしょうか。

そこでこの記事では、外部リソースの活用の実態や課題、考え得るメリットとデメリットなどを確認するとともに、おすすめのアウトソーシングサービスを紹介します。

外部リソースの活用の実態

外部リソースを活用する企業は年々増えていますが、どのような業務をアウトソーシングの対象にするのかは企業ごとに異なります。

そこで、外部リソースの活用の実態を、大企業、中小企業、スタートアップ企業ごとに見ていきましょう。

大企業の場合

大企業では顧客データの保護が最重要項目です。

そのため、ネットワークの管理やハッキング対策の専門知識を持つ人材が必要とされますが、大企業といえども有用なスキルを持つ人材を自社内で賄える企業はそう多くありません。

そこで、外部のネットワーク専門企業を活用することで解決を図る企業が多くなっています。

また、コア業務以外は徹底して外部リソースを活用することで、コスト削減と効率化を図り、人材をコア業務に集中させている企業も見られます。

中小企業の場合

中小企業の場合は、大企業にも増して人材不足が深刻です。

企業の運営においてさまざまな法的義務が発生しますが、それに対処できるほど法的要件にスキルの高い人材を育成するには、時間もコストも膨大にかかります。

こうした背景から、高度な専門性を有する社外の人材を有効活用する企業が増加中です。

スタートアップ企業

スタートアップ企業は、資金や人材を始め、さまざまなリソースがまだ十分でないことが多いため、一般業務やシステムインフラなどコア業務以外のあらゆる業務を徹底的にアウトソーシングして、コストと時間の節約に務めています。

また、新しいアイデアを実現するに当たり、外部の専門家を活用する企業も多いです。

外部リソース活用の課題

外部リソースを活用中の企業は、特に課題を感じることなく効果を得ているところも多いですが、中小企業庁の調査によると、外部リソースの活用にまだ踏み切れていない企業のなかにはいくつか課題と感じている項目があることがわかっています。

コストが割高になる

外部リソースの活用はコスト削減に有効と言われていますが、まだ活用していない企業のなかには、自社で必要な人材などリソースを確保するのと比べて、かえってコストが割高になるのではないかと感じている方もいるでしょう。

確かに、自社の社員の給料をベースに考えると、外部リソースの費用単価は高額になります。

しかし、自社の社員ではできない専門性の高い業務を代わりにやってもらうわけですから、社員に支払う時間単価より高額になるのは当然です。

外部リソースの評価ポイントは、利用する際に支払う費用の多寡ではなく、外部リソースを活用して得られる成果となるべきです。

たとえば、100万円の費用がかかっても、その成果として1000万円の利益が出れば100万円でも安すぎるほどです。

逆に、100万円支払って50万円の成果してもたらしてくれないようでは、その費用は明らかに高すぎます。

外部リソースを利用したことのない企業は、このような評価のポイントを見誤っており、そのために割高に感じるのではないでしょうか。

適正な相場がわからない

アウトソーシングサービスを提供する企業は多く、契約金額も企業ごとに大きなばらつきがあるため、どの程度が適正な金額なのか相場がわからないという意見があります。

対価に見合うのか

予算を割いて外部リソースを活用しても、得られる効果が対価に見合うのかわからないという点に課題に感じている企業が多く見られます。

柔軟に対応してくれるのか

自社の人材ならば、状況に応じて臨機応変な対応が可能ですが、外部の人材がどこまで柔軟に対応してくれるのかという点を課題と見る企業も多いです。

外部リソースを活用するメリット

ここからは、外部リソースを活用することで得られる具体的なメリットを見ていきましょう。

以下に挙げるものは、自社内のリソースに限りがある企業ほど効果を感じやすいメリットです。

高度なスキルを有する人材の有効活用

人的リソースが不足しがちな企業にとって、高度なスキルを有する外部の人材を活用できるのは大きなメリットです。

通常なら、人材を新規採用し、時間をかけて教育する必要がありましたが、外部リソースを活用すれば、採用や教育にかかるコストと時間を大幅に削減できます。

社員教育のコスト削減

外部リソースを活用することでコスト削減を図る企業も増えています。

アウトソーシングサービスを提供する企業では、投入される人材はすでにさまざまな研修を受けているため、現場で一から教育を施す必要がありません。

その人材の持つ高度なスキルを最初から有効に活用できることになるので、コスト削減とともに業務の品質向上にも効果的です。

業務の処理速度の向上

外部リソースの活用は、業務の処理速度を向上させます。

アウトソーシングサービスを提供する企業では、専門分野に関してすでに高度な知見を有し、多様な技術とノウハウを身に着けた人材がいます。

自社の人材は自社のこと以外知らないことがほとんどですが、アウトソーシングサービスは、さまざまなクライアントの業務に携わる中で効率的な業務の処理方法を身に付けています。

最新のツールにも造詣が深く、自社で大勢の社員が長い時間をかけて行っていた業務でも、より少ない人数と時間で効率良く処理することができるのです。

競争力の向上

変化の著しい時代、変動する顧客ニーズをいかに素早く把握できるかが、企業の業界のおける競争力を決めます。競争力を高めるには、可能な限りの無駄を減らし、コア業務に集中できる環境を構築しなければなりません。

ただ、一般企業では、コア業務以外にも、人事、経理、給与計算などの一般業務も欠かすことができません。

そのために人材を雇い、教育を施すとなると、時間もコストも増大するばかりか多くの部門を抱えることになり、コア業務に集中しづらい環境になってしまいます。

このような場合に、一般業務をアウトソーシングすることで、自社の経営資源をコアとなる事業に集中させることができるのです。

企業の競争優位性を確立するための手段として、外部リソースの活用は非常に有効と言えるでしょう。

外部リソースを活用するデメリット

数々のメリットを見てきましたが、外部リソースの活用によって考えられるデメリットも存在します。

ノウハウの蓄積が難しい

外部リソースを活用することによって、時間とコストの大幅な削減が期待できますが、一方、自社にノウハウが蓄積されないというデメリットがあります。

外部リソースを頼る業務は自社で処理する必要のないものだとしても、ある程度の情報やノウハウを蓄積しておかないと、委託していたアウトソーシングサービス企業に何かあった時に困ったことになってしまうでしょう。

そうならないようにマニュアルの整備を行ってくれるのか、ノウハウをどこかに溜めておいてくれるのか、事前に確認する必要があります。

コストの増加

コスト削減のために外部リソースを活用したのに、かえってコストがかかってしまったというケースもあります。

自社で十分賄うことのできている業務までアウトソーシングしてしまうと、業務の効率が落ちる可能性が高いことに注意しなければなりません。

企業統治の弱体化

ある業務に関して、プロジェクトごと外部に丸投げしてしまうと、その業務がどのように進行しているのか把握しづらくなってしまいます。

その結果、企業統治が弱体化するというデメリットが考えられるのです。

電話やメールだけでなく、コミュニケーションツールを使ってリアルタイムで進行状況を確認できるよう体制を整えておくことが必要になるでしょう。

情報漏洩リスク

情報管理の徹底がすべての企業に求められていますが、アウトソーシングする業務によっては、外部の企業に自社の抱える個人情報や機密情報を扱わせる機会も増えることでしょう。

もちろんアウトソーシングサービス企業でも情報セキュリティ体制を強化しているはずですが、個々の社員のモラルまで完全に管理することは不可能です。そのため、情報漏洩リスクも存在することは覚えておくべきでしょう。

こうしたリスクを踏まえて、何をアウトソーシングするのか、どのアウトソーシングサービス企業を選ぶのか、慎重に判断する必要があります。

外部リソース活用を検討するポイント

外部リソースの活用では、メリットだけでなく課題やデメリットもあることがわかりました。

そこで、アウトソーシングサービス企業に委託する前に、慎重に検討しておきたいポイントを紹介します。

目的の明確化

まず、何のために外部リソースを活用するのか、その目的を明確にしておく必要があります。

「自社にリソースがないから、とりあえずアウトソーシングしてみた」では、期待するほどの効果が得られないばかりか、上記のリスクに直結するので注意が必要です。

たとえばITシステム運用をアウトソーシングする場合なら、「ECサイトの運営をアウトソーシングすることで、コストを20％削減し、売り上げを10％以上アップさせる」など具体的な目的を設定します。

また、すべてを任せてしまうのか、自社の社員もある程度担当するのか、範囲を明確にしておくことも大切です。

問題点のあぶり出し

アウトソーシングサービス企業に依頼する前に、現状の問題点をあぶり出しておくことが大切です。

「作業に時間がかかって残業が増える」といったものでよいので、なぜそのような問題が生まれてしまうのか考えておきましょう。

アウトソーシングサービス企業の選定

外部リソースの活用とは業務委託のようなものですので、どこに委託するのかは慎重に選定する必要があります。

この業界でも下請けや孫請けといったことはよくあることなので、料金の安さだけに注目せず、依頼先がどのような体制で業務を行うのか、十分に確認してから決定しましょう。

過度に依存しない

「アウトソーシングサービス企業に任せておけばすべてうまくいく」などと過度な期待をしないことです。

外部リソースは有効に活用してこそ望む効果が得られるもので、何でもかんでもアウトソーシングしていては、いずれ自社の能力を必要としなくなり、その結果、自社から人材が失われ、さらにアウトソーシングに依存せざるを得ないということになってしまいます。

おすすめのアウトソーシングサービス

最後に、おすすめのアウトソーシングサービスを紹介します。いずれも評価の高い企業で、期待する効果を得るのに最適です。

HELP YOU

株式会社ニットが運営する「HELP YOU」は、優秀なアシスタントがチームで業務を代行するオンラインアウトソーシングサービスです。

【HELP YOUの特徴】
・厳しい採用プロセスを突破した優秀なアシスタントが業務を代行
・チーム制のため、アシスタントの退職等で業務が滞る心配がない
・専属ディレクターが必ず一人付くため、まとめて依頼ができる

「どんな業務が切り出せるか分からない…」という方もご安心ください。専属ディレクターが丁寧なヒアリングを行い、受注可能な業務をご提案します。

【主な対応業務例】
・総務（出張手配・会場手配、スケジュール調整など）
・経理（入金管理、支払業務など）
・人事、採用（求人票の作成、書類審査管理など）
・営業サポート（提案書作成、データ・書類の収集と整理など）
・ECサイト（売上管理、商品管理など）
・マーケティング（SNS投稿、プレスリリース・メルマガの作成など）

専門スキルを持ったメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務に対応可能です。

汐留パートナーズ

あらゆるバックオフィス業務の国家資格保持者を有するバックオフィス・アウトソーシングサービスです。
英語、韓国語、中国語でのサービスもあるため、海外に事業所のある企業に重宝されています。

NOCアウトソーシング＆コンサルティング株式会社

30年の運営歴と1,000社を超える実績のあるアウトソーシングサービスです。総務、人事、経理など、あらゆる管理部門のアウトソーシングに適しています。
綿密な調査により、契約前に期待できる効果を数値化してくれるのがおすすめポイントです。

RELO CLUB

福利厚生代行に特化したアウトソーシングサービスです。企業のリソースを有効活用し、従業員に最大限の待遇を提供します。
資格支援、育児介護支援、社宅管理、海外赴任サポート、カフェテリア設置など、多岐にわたるサービスが魅力です。

まとめ

外部リソースの活用は、人材不足の解消と時間・コストの削減に有効な手段です。
そして、市場環境の変化の激しい現在、コア業務において自社の競争率を高めるのに欠かせない存在と言ってもよいでしょう。

しかし、「なんとなくアウトソーシングする」のではなく、課題やデメリットまでしっかりと確認することが大切です。

まずは外部リソースを活用する目的を明確にし、自社にとって最適なアウトソーシングサービスを慎重に選定しましょう。

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