・人事のアウトソーシングを検討しているが、どの業務を切り出すべきか悩んでいる
・人事コストの見直しや働き方改善を進めたいのに、何から始めたらいいか分からない
・専門性を持った社員を雇用したいが採用が進まない

こんな悩みをお持ちの人事担当者の方はいませんか？

労働人口の減少が進み、どの企業でも優秀な人材確保に頭を悩ませている人事担当者が多い中、今後はさらに深刻な人材不足に陥る可能性があります。
そんな人材不足を打開する策として、アウトソーシングの必要性が叫ばれているのです。

人事業務のアウトソーシングには、人材の確保だけでなくコスト削減や作業の質が向上するといった多くのメリットがある反面、注意すべき点やデメリットも存在します。

この記事では、人事業務をアウトソーシングするメリットとデメリット、導入前の注意点を解説。最後に、おすすめのアウトソーシングサービス4社をご紹介します。

人事業務はアウトソーシングできる

アウトソーシングとは、自社の業務を外部企業へ委託し、自社のリソースをより戦略的な企業活動に有効活用する経営手段の一つです。

人事業務は、従業員の給与計算から社会保険の手続き、採用活動など多種多様。
中でも給与計算のようなルーティン化された業務や、時期によって繁閑がある保険業務といった人事業務をアウトソーシングする企業が多いようです。

人事業務でアウトソーシングできる業務

人事業務は給与計算といったルーティン業務から、繁忙期に集中する作業など多岐にわたります。では、具体的にどのような人事業務がアウトソーシングできるのでしょうか。

詳しく確認してみましょう。

■給与・賞与計算、勤怠管理
■社会保険業務
■採用支援

給与・賞与計算、勤怠管理

給与計算や勤怠管理といった、毎月必ず必要となるルーティン業務をアウトソーシングすることができます。

タイムカードの集計、毎月変動するため細かな計算を要する残業代・保険料・所得税・住民税の計算、給与明細の作成・印刷発行・郵送など、その関連業務はさまざまです。
また、年に数回の定期的な作業である賞与計算や毎月の勤怠管理なども、必要に応じて幅広くアウトソーシングできます。

社会保険業務

人事業務のなかでも、特に頻雑な作業が「社会保険・労働保険」に関する業務です。

雇用した社員が入社から退職に至るまでに必要となる手続きを担います。
入社時の加入手続きに始まり、年1回の保険料算定に関わる手続き、退職の際に必要となる離職関連の手続きや労災保険、給付金受給に関する手続きなど、その業務は極めて頻雑。

また、結婚や出産など社員のライフスタイルの変化によって必要となる育児休業の手続きや報酬の見直しなど、業務は多岐にわたります。法改正があった際にはその対応が求められることもあり、専門知識が必要とされるでしょう。

こうした煩雑な作業も、社会保険業務の専門知識を有した企業にアウトソーシングすることで、正確かつ迅速な業務遂行が可能となります。

採用支援

採用に関する業務もアウトソーシングが可能です。
求人募集や媒体管理、求職者へのアプローチといった手間と時間のかかる作業はもちろん、面接希望者の選考、会場準備、さらに面接や内定者フォローや研修まで委託もできます。

現在、労働人口の減少により、優秀な人材獲得に頭を抱えている企業も少なくありません。
専門的な知識とノウハウを活かした採用活動が期待できることから、採用業務をアウトソーシングする企業は多く、自社の確実な人材獲得へとつなげています。

人材育成

企業にとって欠かせない人材育成も、アウトソーシングすることが可能です。一言で人材育成といっても、さまざまな方法があります。

企業が取り入れたい分野の専門知識を有する講師や経験者へ研修などを依頼し、その専門的なノウハウを自社のスキルとして蓄積していくことができるでしょう。
また、独自のカリキュラムや業務フローを構築し、共有することも可能です。アウトソーシングすることで第三者や専門的な人材の視点が入り、より良い業務の見直しができるようになります。

さらに、クラウド型のeラーニングシステムなどを活用することで、研修の結果や成果を可視化でき、モチベーションやスキルの向上が期待できるでしょう。

人事アウトソーシングの市場

働き手が不足する現代では、さまざまな場面で業務の効率化が求められています。
労働人口が少なくなることで、どの企業も人材不足に悩まされ、アウトソーシングを有効活用する企業は今後さらに増えていくでしょう。

人事のアウトソーシングは、高度経済成長期を過ぎた1990年代から業務効率化を求めて普及しはじめました。働き方改革の煽りを受け、現在ではより戦略的に活用する企業が増えています。

2018年の国内人事アウトソーシングのサービス市場は、「人事」「カスタマーケア」「財務/経理」「調達/購買」の4つの主要業務のなか、2年連続して最も高い成長率を示しました。
人材不足や優秀な人員の誘致といった問題がより深刻化し、影響を与えていると言えるでしょう。

人事業務をアウトソーシングするメリット

現在、活用する企業が増えているアウトソーシングですが、人事業務をアウトソーシングした場合には、どのようなメリットがあるのでしょうか。

働き方改革の影響から、今後さらに増加するであろうアウトソーシングのメリットをご紹介します。

コスト削減

人事の仕事は、給与計算や勤怠管理といったルーティン業務から、社会保険の手続き、人材確保に育成と多岐にわたります。日々の頻雑な作業や複雑な各種保険の手続きなど、専門的な知識や経験が必要とされるでしょう。

人事業務をアウトソーシングした場合、知識や経験が豊富な人材によって作業が行われるため、自社で人員を雇用する必要がありません。採用活動や人材確保、研修などの費用がかからないため、大きなコスト削減につながります。

また、専門知識を持った人材が業務フローを再構築することで、これまでの無駄を無くし、業務全体の見直しもできるでしょう。専門家が業務を遂行することによってより良い費用対効果が期待できます。

さらに、これまで自社で管理していたツールやシステムが不要となる場合は、管理費の大幅なコストダウンも見込めるなど、多方面でのコスト削減が実現できるでしょう。

人事のコア業務に集中

給与計算や勤怠管理、保険手続きのようなルーティン化した作業や、入社・退職、育児休暇取得など状況によって対応を要する手続きは、企業の業績に直接影響をあたえるコア業務とは言えません。

こうしたノンコア業務をアウトソーシングすることで、その作業に関わっていた人材のリソースをコア業務へ振り分けることが可能となります。
ノンコア業務に割いていたリソースをコア業務にあてることで、社員のエンゲージメントやモチベーションアップが期待できます。

企業の戦略的活動に関わる業務をコア業務とした場合、その業務にリソースを活用することで業績アップにつながります。
現在、ノンコア業務でリソースが不足している状況であれば、アウトソーシングの活用は大きな効果を生むでしょう。

法改正への迅速な対応

社会保険料や税金の計算は、ルーティン業務として毎月ミスなく確実に実行していくべき業務。しかし、社会保険の制度や労働関連法令は毎年のように改正され、新たなアップデートが必要とされます。確実に業務へ反映させなければ、法令違反になる恐れもあるでしょう。

アウトソーシングでは、専門知識や経験豊かな人材が作業を行うため、法改正にも即座に対応し、フローの見直しや確実な業務の遂行が可能となります。
このような複雑な業務をアウトソーシングすることは、単なる人材・リソース不足の解消だけに留まらず、企業にとって大きなメリットにつながるでしょう。

専門性の高い業務をアウトソーシングすることで、外部のノウハウを活かした正確な作業が期待できるのです。

従業員不足問題の解決

少子化が進む現代、どの企業でも人材不足が深刻化しています。単に働き手が減るだけでなく、「優秀な人材の確保」や「安定した人員の就労」といった点でも悩みを抱える企業は多いでしょう。
従業員不足の問題を解決する方法の1つとして、アウトソーシングの活用を検討する企業が増加しています。

特に人事業務は、膨大で頻雑なノンコア業務だけでなく、専門知識や経験を必要とする複雑な業務も多くあります。
こうした業務を外部にアウトソーシングすることによって、社員はより戦略的な企業活動にリソースを確保できるようになるでしょう。

企業として求める人材を確保することが難しくなった現在、社内ではなく社外からそのリソースを確保することで、人材不足の問題をクリアすることができるのです。

人事業務をアウトソーシングするデメリット

コスト削減や人材不足の解決など、人事のアウトソーシングにはさまざまなメリットがあることが分かりました。
その反面、注意すべきデメリットもあります。アウトソーシングを検討する際、必ず確認すべき点をご紹介します。

導入する企業によっては、デメリットをメリットに替えることも可能です。自社が求めている業務の見直しや抱えている課題と合わせて確認していきましょう。

ノウハウが残らない

アウトソーシングをする業務は委託先の人員が作業を行うため、外注した業務に関するノウハウを自社のスキルとして蓄積することは難しくなるでしょう。

特に専門性が高い業務は経験値が仕事の結果に大きく影響するため、一旦アウトソーシングした業務を内製化することは困難になる場合もあります。
アウトソーシングする業務をいずれ内製化したいと考えている場合は、どこまで委託するかを事前に精査しましょう。

自社にノウハウを蓄積するためにも、委託先が行う業務の内容や方法を確認・共有するためにも、業務仕様書やマニュアルを作成するといった対策を行うことをおすすめします。
その際、業務の認識にズレが生じていないかなど、定期的にすり合わせを行うことも重要です。

多少コストがかかったとしても、第三者の目を加え、あらためて業務フローの構築やマニュアル作成を依頼することは、企業にとってメリットとなる場合もあるでしょう。

外注費の増加

アウトソーシングした場合、委託費用が必ず発生します。そのため、アウトソーシングする方法によっては、コストの削減よりも外注費用が高くなってしまう場合があるでしょう。
専門性が高い業務やイレギュラー業務への対応、細かな追加オプションなど、想定よりも費用がかさんでしまうこともあります。

アウトソーシング業者によって、月額制や従量制、追加オプションなど、費用やサービス体系はさまざまです。自社が求める業務のレベルやボリュームをいざ依頼したら、追加費用がかかってしまったということもあるかもしれません。

そのような事態を防ぐためには、自社が必要としているサービスやレベルがどこまでなのかをしっかりと精査し、事前に綿密な計画を立てて見積もりや打ち合わせを行いましょう。

もし今、リソース不足によって専門知識やスキルのない人材が人事業務を行っているのであれば、今後の経営戦略に影響が出てくる可能性もあります。
アウトソーシングを検討すると同時に、あらためて社内の人員配置を見直してみてはいかがでしょうか。

イレギュラーへの対応

一般的に、委託する業務については、どの作業をどこまで行うかをあらかじめ決めてから契約します。

しかし、何らかのアクシデントによってイレギュラーが発生した場合、想定と異なる手順やボリュームには対応できない、または追加費用が発生する可能性があります。
作業手順の伝達や確認に時間を要し、状況によっては即時対応が難しい場合もあるでしょう。

このようなイレギュラーが発生した場合の対応や、稼働ができる時間などを事前に確認しておくと安心です。

また、できるだけイレギュラー対応を要する事態が起こらないよう、あらかじめ業務環境や業務フローを整えておきましょう。
作業工程がさらにアップデートされ、業務の見直しやブラッシュアップにつながるかもしれません。

人事業務をアウトソーシングする際の注意点

アウトソーシングするということは、従業員の個人情報などを外部企業に提供するということ。アウトソーシング会社の選定は、自社の今後にも大きな影響を与えます。
委託する企業の実績やセキュリティ体制など、さまざまな面でしっかりと精査することが重要です。

ここからは、人事業務をアウトソーシングする際の注意点を3つご紹介します。

料金体系

アウトソーシングを請け負う企業では、それぞれが多様なサービスを展開しています。料金体系も同様に、企業によってさまざまです。

多くのアウトソーシング会社が事前にヒアリングを行い、クライアントが必要とするサービス内容を予算に合わせて提案してくれます。
事前にクライアントの現状を理解し、戦略的な立場から問題点や改善点を明確化したうえで、最善のサービスを提案してくれるサービス会社を選びましょう。

料金設定としては、一定のボリュームや稼働時間が決まっている月額制・定額制や、実際に行った作業の件数や日数・時間によって料金が決まる従量制などがあります。
それに加えて、イレギュラーな業務や予定していた以上の作業を依頼する場合には、追加オプションとして別途料金や超過料金が発生する場合もあるでしょう。

自社でアウトソースしたい業務がどの程度のボリュームなのかを事前にしっかりと確認し、想定外のコストが発生しないように注意するのが得策です。

実績・経験が豊富

アウトソーシングで良い結果を得るためには、優れたアウトソーシング会社へ依頼することが重要です。そのため、ただ単純に料金が安いという理由だけで業者を選ぶことはおすすめしません。

人事業務は、給料計算や勤怠管理といったルーティン業務に加え、社会保険や税金を扱う専門性の高い業務も多く、正確性も求められます。
採用活動や人材育成においても、会社の戦略を理解したうえで迅速かつ丁寧な対応ができる専門的なスキルや対応力が必要です。

導入実績が多いアウトソーシング会社には、これまで培った豊富な経験やノウハウが蓄積されています。その経験とノウハウによってあらゆる業務への対応が可能となり、自社にとっても最適なサービスの提案や提供が期待できるでしょう。

アウトソーシングを依頼する際は金額の見積りだけでなく、どのような導入事例や実績を持っているのかという実例を含めて確認すると安心です。

セキュリティ体制

アウトソーシングを導入・活用する際に注意するべき項目が「セキュリティ体制」です。
特に人事は個人情報や企業のさまざまな情報を取り扱う業務。社外に機密情報を受け渡すうえで、情報漏えいリスクは必ず考慮しなければなりません。

現在では多様なビジネスツールの発展により、離れた場所にいても素早く情報を共有できるようになりました。
しかし、クラウドシステムによってデータにアクセスしやすくなった分、強固なセキュリティ対策が必要になります。

アウトソーシング会社がどのようなセキュリティ対策や管理体制を用いているのかを事前にしっかりと確認しましょう。

人事アウトソーシングサービス比較

働き方改革が進められる現代、多くの企業がアウトソーシングサービスを提供しています。企業によってさまざまな個性や理念があり、独自のスキルやノウハウを活かしてサービスの提供を行っています。

ここからは、アウトソーシングを展開するおすすめの企業を4社ご紹介しましょう。

人事アウトソーシングの大手企業を比較

まずは、長きにわたって培った経験とノウハウを持つ、大手アウトソーシングサービス会社を2社ご紹介します。

テンプスタッフ（パーソル）

人材派遣のイメージが強いテンプスタッフですが、アウトソーシングサービスにおいても約18年の実績を有しています。
オフィスワークはもちろん、コールセンター、営業、IT、設計開発など、幅広い分野に対応しているのも特徴的です。

透明性が高い環境や業務の質によって信頼を得ており、パーソルグループならではのネットワークを活かしてクライアントの課題解決を行っています。

・専門領域に精通した人材が業務を設計・提案
・立ち上げ期は毎週の報告、安定運用期も毎月の報告を実施
・専門的な案件では監査専門のスタッフが業務を監査・報告

レジェンダ

「時間に追われる人事から社員と向き合う人事へ」をモットーに、人事・労務コンサルティングとアウトソーシングを提供するレジェンダ。
長年培ったノウハウから独自の人事システムを開発し、システムとアウトソーシングの両方を活用することでそれぞれの効果を最大限に高めています。

システムによって情報を一元化し、人事業務の効率化を実現。情報をリアルタイムで把握できるため、クライアントの人事部を通さずレジェンダが従業員を直接サポートします。
経験豊富な専門家集団により、クライアントの要望にも柔軟に対応。戦略的人事部への変革を後押ししています。

・20年以上の実績と経験
・独自開発の人事システム『EHR』によって人事情報を一元管理
・単なるアウトソーサーではなく、戦略人事パートナーとして価値を提供

人事アウトソーシングのおすすめ企業を比較

アウトソーシングと言っても、その企業によって提供するサービスはさまざま。ここでは、多様なアウトソーシングサービスを展開する2社をご紹介します。

HELP YOU

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

【HELP YOUのプラン】
＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。

■総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」も提供しています。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！

ヒューマントラスト

ヒューマントラストでは、ノンコア業務のアウトソーシングによって業務効率化と収益向上を支援する「戦略的アウトソーシング」を実現。
バックオフィス、コールセンター、軽作業・製造の請負など、幅広いアウトソーシングに対応しています。

バックオフィス業務では、各分野の経験や専門知識を持つ事務のスペシャリストから簡単な事務処理要員まで、幅広いニーズに合せた最適なアウトソーシングを提供しています。

・ノンコア業務を一括して受託
・人材派遣とアウトソーシングの両方を叶える

人事アウトソーシングのまとめ

人事のアウトソーシングは、給与計算や勤怠管理、社会保険業務、採用支援に人材育成と多岐にわたります。
頻雑なルーティン業務から企業活動に大きな影響を与える採用支援など、幅広い業務を委託できるでしょう。

アウトソーシングには、コスト削減や人材不足の解消など多くのメリットがあります。
外部の専門人材によって業務の質が向上し、さらにノンコア業務を手放すことで社員がコア業務に注力できるようになるなど、企業の発展につながる効果もあるでしょう。

また、委託をきっかけに業務内容やフローを見直すことで、さらなる改善や向上が見込めるなど、アウトソーシングを活用すべき理由はたくさんあります。

これを機にアウトソーシング導入を検討し、戦略的企業活動に有効活用してみてはいかがでしょうか。

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