採用業務の外注先を選ぶポイントは?おすすめサービス4社もご紹介

採用業務を外注する「採用アウトソーシング(RPO = Recruitment Process Outsourcing)」の活用が普及し始めているのはご存知ですか?
近年人材不足の問題を抱えていながら、採用活動の煩雑化に対応できない企業が増えています。
しかし採用業務を外注することで、優秀な人材の獲得を実現し問題解決に至っている企業も実在しているのです。
今回は外注できる採用業務をご説明し、数あるサービスの中でどのような企業に外注するとどのような効果がもたらされるのか、選択するポイントとおすすめのサービスをご紹介します。

採用業務を外注するとは


採用業務を外注するとは、人事の採用に関わる業務を外部の専門会社に発注し、業務を遂行させることをいいます。

採用業務は主に、
・採用計画と設計
・母集団の形成
・応募者の管理
・内定者のフォロー

などの業務があり、これらは外注することが可能です。
ではこの採用業務についてくわしくご紹介します。

採用計画と設計

採用計画とは最適な人材を採用し適材適所に配置することで、企業に効果をもたらせる計画を立てることです。
そして採用設計とはこの採用計画をどのような工程でどのように進めていくかという設計をすることです。
この採用計画と設計を外注先に委託することができます
外注先の企業は採用業務に特化した専門のスタッフが業務を遂行しているため、採用計画と設計は成功度の高いものとなるでしょう。

母集団の形成

「母集団」とは自社に興味を持ち応募する求職者の集まりで、自社の求める人材の多い母集団を形成することが採用活動で重要となります。

母集団を形成するための施策として、主に次のような業務があります。
・SNSなどを活用した求人情報の公開
・就職、転職サイトの選択と原稿作成
・紹介サービスの活用
・説明会の開催
・マッチングイベント参加
・社員からの紹介(リファラル採用)
・求職者のメール、電話などへの応対

母集団形成に関わる業務でも、SNS、就職サイトなどの情報公開やメール配信の作業といった煩雑で業務量の多いものを外注することができます。
求職者へのメールや電話への応対は丁寧で的確なものとなるでしょう。
また人事担当者の負担が軽減されることが期待できます。
 

応募者の管理

応募者数が多い場合に業務量が増す管理業務を外注することも可能です。
応募やエントリーの受付、面接会場・日程などの案内送付、問い合わせへの対応といった業務が中心となります。
応募者への応対はスピードときめの細かさが要求されますが、外注先の企業はノウハウと経験を持ち合わせているため、的確に対応できることでしょう。
 

内定者フォロー

採用後における内定者へのフォローは、採用活動において重要な業務の1つです。
それは、内定後の対応が悪いものであれば内定辞退者が増える傾向にあるためです。
内定者のフォロー業務は内定者の個人面談、内定後の研修実施、内定者への連絡など、直接内定者と関わる業務になります。
内定者の意見や要望、不安を聞き、お互いの理解を深めることで、関係性を築くことが可能となるでしょう。
親近感と信頼感が向上するため、内定辞退者の減少が期待できます。

採用業務を外注するメリット


外注できる採用業務の内容を知り、外注の活用をお考えになられた担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか?
では採用業務を外注するメリットにはどのようなものがあるのでしょうか?

主に次のようなメリットがあると考えられます。
・面接や選考に集中
・人件費の削減
・品質の向上

ではこれら3点のメリットについて詳しく解説していきます。
 

面接や選考に集中

採用業務のうちメールや電話を利用する連絡業務や、書類、データの管理業務などを外注すると、採用活動の業務量の減少が見込めるでしょう。
連絡や管理といった業務は求人数や応募者数に比例して業務量が増加します。
この業務を外注すると担当者の負担が大きく軽減されるため、本来重点を置く必要のある面接や選考に労力を移行することが可能になります

人件費削減

採用業務を外注すれば業務量が減少します。
そのため担当者の負担が軽減され残業代は減少し、人件費の削減が期待できます。
また毎年発生する新卒採用は業務量が多く、採用担当者の負担となっており、このために人員を増加している企業もあるのではないでしょうか。
しかし新卒採用業務の負担となる管理や連絡業務を外注すると、業務量は大幅に減少するため人員を増加する必要はなくなります
外注することで、残業代、人員雇用といった人件費の削減が見込めます。

品質の向上

外注先の企業は、採用業務に特化した専門の知識と経験豊富なスタッフを揃えています。
そのため外注することで、自社でおこなうより質の高い採用業務が期待できます。
例えば、求人者の問い合わせ対応や応募者への連絡業務やなどを外注すると、ノウハウをフルに活用し、丁寧な対応を行ってくれます。
また、自社では他業務に追われすぐに対応できなかった問い合わせにも、スピーディに対応することが可能となります。
丁寧かつスピーディな応対は、企業イメージの向上につながり、採用候補者数の増加が見込めます。

採用業務を外注するデメリット


では採用業務を外注することで発生するデメリットには、どのようなものがあるのでしょうか?
次にデメリットについてご説明します。
 

外注の継続化

採用業務を外注することにより自社にノウハウを蓄積できなくなるため、継続した外注の利用が必要になる可能性があります。

採用活動の縮小などによる影響で、これまで外注していた採用業務を自社でおこなう可能性が発生した場合、ノウハウがないので遂行することが大変難しくなります

この場合外注を継続することになり、採用活動に余分なコストをかけ続けなければならなくなります。
採用業務外注のトータル活用を避け自社で遂行する業務を残すこと、外注先の企業が行う業務内容を把握しておくことは、無駄な外注の継続化を防ぐ施策となります。
 

コスト増加の可能性

採用業務を外注することが必ずしもコスト削減につながるとは限りません
それは外注する業務が増加すると費用も上昇するからです。

また採用人数が少ない場合でも費用はあまり変わらないため、中小企業での採用や採用人数の少ない中途採用では割高になるかもしれません。

外注による採用業務の品質向上が見込めても、外注費が従業員を雇用する場合の人件費を超えてしまう可能性があります。

コストの範囲内でおさまるように、必要な業務と不要な業務を洗い出し、残す業務の中で外注する業務と自社で遂行する業務を決めることで、コスト増加を未然に防ぐことが可能となります。
 

不信感の発生

企業の社員が対応しないことにより、求職者が不信感をもつ可能性があります。
説明会で外注先のスタッフが企業説明をおこなうと信憑性に欠けてしまいます。

また面接官に企業の担当者がいない場合、応募者は企業が採用を軽視しているイメージを持つかもしれません。
企業の印象悪化は、内定辞退者の増加につながる可能性があります。
説明会や面接などの求職者と対面する場合は自社の社員が担当し、求職者が不信感を持つ事態を防ぎましょう

採用業務外注先を選ぶポイント


それでは実際に採用業務を外注する場合、どのような点をポイントにして外注先の企業を決めるといいのでしょうか?

重視するポイントには
・作業環境と情報管理の安全性
・スタッフの専門性
・実績と経験が豊富
があります。

外注先の見極めに必要なポイント3点をご紹介します。
 

作業環境と情報管理の安全性

スタッフの作業環境や、資料の保管場所、データの管理環境でのセキュリティ対策が万全になされているかどうかは、外注先を決めるポイントになります。
採用業務で扱う情報には企業の情報だけでなく求職者の個人情報も含まれるため、情報の漏えいは許されません

外注先の企業がセキュリテイ面でどのような対策をおこなっているのか、どのようなシステム環境で作業を遂行しているのかを確認しましょう。
 

スタッフの専門性

採用専門のスタッフが業務を担当することも外注先を選択する決め手となります。
専門性の高いスタッフは市場調査で得た知識やこれまでの経験を活用し、自社の求める人材を多く集める採用計画を立てることができるでしょう。

また応募から内定までの管理業務はスピーディで精度の高いものとなります。
短期間での人材確保が期待できます。
 

実績と経験が豊富

実績と経験が豊富で評価が高い企業であるかどうかも確認しましょう。
自社に近い業種や業態の企業で導入した実績があれば、自社に導入した場合の想定がしやすくなり、活用するサービスの選択も容易になります。

外注先の企業はこれまで蓄積したデータをもとに、自社に合うサービスの提供を行ってくれます。

おすすめの採用業務外注サービス

ではどのような企業が採用業務の外注サービスを提供しているのでしょう?
おすすめの企業を4社をご紹介します。

HELP YOU

https://jinzai.help-you.me/

採用業務に特化したオンラインアシスタントサービスを提供している企業です。
業務内容や必要な人材スキルのヒアリングをおこない、採用率1%の優秀で経験豊富な採用担当の専属スタッフが業務を遂行します。
そのため、採用業務に関わる全ての業務を外注できます。
またオンライン上で依頼から納品まで行うため、新たに導入コストが発生することはありません
採用活動の業務量を削減しつつ、サービスの品質向上を目指している企業にはおすすめのサービスです。
 

株式会社レジェンダ

https://www.leggenda.co.jp/

人事部門に特化したサービスの提供をおこなう企業で、アウトソーシングサービスだけでなくコンサルティングからクラウドシステムの提供まで人事部門をトータルしてサポートしています。
550社以上の採用支援の実績があり、その経験で培ったノウハウを持ち合わせています。
人事部門を根本から改善し、効率化を図りたい企業におすすめできるサービスでしょう。
 

株式会社キャリアマート

https://www.careermart.co.jp/

採用業務専門のサービスを提供し、新卒・中途採用に関わるすべての業務をコンサルティング、アウトソーシング、プロモーションの面でサポートをおこなう企業です。
また採用ロボットアウトソーシングというAIを導入した採用業務の自動化を進めており、作業時間の短縮を実現しています。
採用人数や応募者数が多く、業務量の処理に労力を費やしている企業には最適のサービスでしょう。
 

株式会社ネオキャリア

https://hcm-jinjer.com/media/service/rpo003/

10,000社以上の導入実績を持つ採用に特化したアウトソーシングサービスを提供している企業です。
採用に特化したコールセンターを持ち土日祝の対応も可能であること、業務をセキュリティの強固なセンターで遂行していることが特徴です。
安心して採用業務を任せられる外注サービスといえます。

まとめ


採用業務外注の賢い活用は、優秀な人材の確保、コスト削減、採用業務の効率化の実現を可能とします。

そのためにも社内の採用業務の現状を把握する必要があるのではないでしょうか。
外注する業務と社内に残す業務を精査し、自社に最適な外注先のサービスを活用することで、優秀な人材の採用が期待できます。
会社に大きな利益をもたらす人材を獲得するために、採用業務の外注をおすすめします。

社員の生産性向上で業績もアップ

煩雑な事務作業はまるごとご依頼ください


間接部門・バックオフィスは、企業成長を支える重要な部門。
ですが、多くの企業さまが

「バックオフィス担当者の採用ができない」
「経理作業を別担当者が兼任している」

といった人材不足に直面し、
今ある労働力を最大化し、社員・会社全体の生産性を最大化するには
事業規模拡大・新規事業創出のために、正社員のリソースを如何に確保するか
といった課題を抱えています。





バックオフィス業務(総務・人事部門、経理部門、調査部門、研究開発部門、顧客管理部門など)のアウトソーシングに焦点を当て、
・事務作業アウトソースのメリット
・生産性向上の秘訣
・業務効率化事例


を公開します!
今回の資料が、貴社生産性向上・事務作業効率化の一手段として、参考になれば幸いです!