営業資料作成のコツ!顧客に伝わる資料作り

新型コロナウイルス感染症拡大防止やIT化の推進で、営業をオンラインで行うオンライン商談が増えています。

実際に対面で行う商談とオンライン商談では、アプローチ方法に異なる点があり、営業資料の作成においても意識したいポイントが以前とは変わってきています。

そこで、この記事では、商談が成功する営業資料作成のポイントを紹介します。オンライン商談にも対応できる営業資料作成のコツをおさえて、商談を成功へと導きましょう!

営業資料が重要な理由


商談が成功するかどうかは、営業資料の出来栄えに大きく左右されます。では、営業活動において、なぜ営業資料が重要なのでしょうか?営業資料が重要な理由を説明します。

オンライン商談の増加

オンライン商談は、雰囲気や空気感の共有が少なく、対面営業に比べて非言語コミュニケーションが機能しにくくなります。つまり、非言語コミュニケーションが限定的にしか働かないと、意思疎通の難しさが増すのです。

そこで、この非言語コミュニケーションの減少を埋めるべく、オンライン商談ならではの工夫がなされた営業資料が求められるのです。

また、オンライン商談において営業資料は画面共有され、パソコンのモニターに大きく表示されるようになっています。対面に比べてより注視されます。そのため、オンライン商談では、資料がより注目される状況になっています

営業資料が担当者に代わって営業活動

営業資料は、担当者に代わって営業活動をする役目を果たします。営業資料は、自社の営業担当が使用するのはもちろんのこと、先方の担当者が決裁者に報告・相談する際に使用されます。

つまりクライアントの社内を資料が営業担当者に代わって営業をしている状態です。

そのため自社の商品やサービスに関する情報が簡潔にわかりやすくまとめられていて、魅力的な資料であれば、商談成立の可能性も高まるでしょう。

営業資料が担当者をサポート

営業資料は、担当者をサポートする役目も果たします。プレゼン能力が高い人であれば、極端な話、営業資料がなくとも商談を成立させることが可能でしょう。しかし、全ての営業担当がそのようなプレゼン能力を持っている企業はごく稀です。

優秀な営業資料を作成することで、資料がプレゼンテーションをサポートしてくれるのです。営業担当者のスキルに関わらず、商談をうまく進めることができます。さらに言えば、元より高いプレゼン能力を有している営業担当の成約率をさらに高めることもできます。

きちんとした営業資料は、会社全体の営業力の底上げに貢献します

営業資料作成前に準備したいこと


営業資料を作る前には準備を行う必要があります。準備なしに営業資料を作成してしまうと、何を伝えたいのか要点がわからない資料になったり、見ていてつまらない資料になったりしてしまいます。

魅力的な営業資料を作るための、最低限の準備を3つ紹介します。

営業資料作成前の準備1.顧客のニーズを考える

営業資料作成前には、顧客のニーズを把握しておくことが重要です。自社が売り込みたいポイントばかりを記載した営業資料では、押し売り営業となんら変わりがありません。

「顧客が知りたいことは何か?」「求めていることは何か?」など、顧客のニーズや課題を把握し、それらにマッチした営業資料を作成する必要があります顧客のニーズに沿った営業資料を活用することで、商談をスムーズに進めることが可能になります

営業資料作成前の準備2.顧客のフェーズ を考える

営業資料作成前には、顧客のフェーズも確認しましょう。営業資料は顧客のフェーズに合ったものを準備することが大切です。顧客のフェーズを考える上で使用されるフレームワークが、AIDMA(アイドマ)と呼ばれるモデルです。

AIDMAとは、以下の言葉の頭文字を合わせたものです。
■Attention(注意)
■Interest(関心)
■Desire(欲求)
■Memory(記憶)
■Action(行動)

これらは、消費者が商品やサービスの購入を決めるまでのプロセスを表しています。顧客がどのフェーズにいるかを把握し、顧客のステータスに応じた戦略をとることで、商談を効率的に進めることが可能になりす

【AIDMAのフェーズに応じた営業資料】

フェーズ 営業資料
Attention (注意)/ Interest(関心) ・パンフレットなど簡潔でわかりやすい資料

・パッと見て興味を持ってもらえるようにする

Desire(欲求) ・汎用的な資料や提案書

・実際の導入シーンにポジティブなイメージを抱いてもらうように、具体的なメリットを伝える

Memory(記憶) ・事例紹介などを盛り込んだ各顧客の個別提案書

・「欲しい」と思ってもらうように、導入するメリットを理解できる内容にする

Action(行動) ・読んだ後に顧客にどのような行動をとって欲しいかを想定した資料

・具体的にとって欲しいアクションをわかりやすく示す

 

営業資料作成前の準備3.構成を考える

営業資料を作成する際は、いきなり書き始めるのではなく、まずは構成(骨子)を考えるところから始めましょう

全体のストーリーを考え、骨子となる構成を組み立てていきます。顧客が読みながら抱くであろう疑問や不安が解消されるような流れを作ることも大切です。

なお、この段階では、ワードやテキスト、手書きでも構いません。その方が試行錯誤しやすく、スムーズに進められます。

営業資料(パワーポイント)を作成する5つのコツ


営業資料作成前に必要な準備を理解したところで、次に、営業資料を作成する際のコツを5つ紹介します。コツをおさえて、魅力的な営業資料を作成しましょう!

1スライド1メッセージ

1枚のスライドで伝えたいメッセージは一つに絞りましょう。訴求ポイントが1ページにいくつもあると、読み手は何が伝えたいのかわからずに混乱してしまいます。1ページごとに訴求ポイントはひとつの方が、メッセージのインパクトが強くなります

また、人が一瞬で理解できるのは13〜15文字と言われています。文字を詰め込み過ぎると、理解の妨げになる場合もあります。そのようなことがないように言葉の精査をしながらメッセージを考えることも必要です。

グラフなど視覚情報を入れる

営業資料(パワーポイント)は、読む資料ではなく、見る資料です。図表やグラフなど視覚情報を入れることで、パッと見てわかるデザインを心がけます。

グラフなどの情報は、文字よりも人に与える情報量が多いと言われています。使用内容を理解する力を上げる働きがあります。画像を挿入したり、レイアウトや色にデザイン性を持たせたりすることでより効果は高まります。

数字で具体性を増す

資料に数字を入れることも伝わる営業資料を作るためのポイントです。数字を使わない表現は抽象的になってしまい、認識の相違が起こる可能性があります。

資料に数字が入ることで抽象的な内容が具体的になり、認識の相違を防ぐことができます。

たとえば、「大幅なコスト削減が期待できます」という表現では、どの程度を「大幅」と言うのでしょう?

作成者サイドは10%程度が「大幅」なつもりでも、相手は30%程度と考えるかもしれません。こういった認識のずれは、ビジネスの世界では大きな問題となりかねません。

しかし、「10%のコスト削減が期待できます」「月々10万円のコスト削減が期待できます」と具体的な数字を示すことで、作成者サイドと聞き手の認識のずれをなくすことができます

デザインはZの法則、Fの法則

営業資料のデザインはZの法則、Fの法則を意識しましょう。営業資料を作成する際に、読者の「目線の動き」を意識することは重要なポイントです

「Zの法則」とは、人の目線が、画面の左上→右上→左下→右下の順にZの字の形で動くという法則。「Fの法則」とは、人の目線が、画面の左上→右に移動→左側に戻って一段下がる→右に移動という動きを繰り返す法則です。

ZやFの形に沿って情報を配置し、読み手の目線をこちらから誘導することで、訴求ポイントをより効果的にアピールすることができます

フォントとポイント

営業資料に使用するフォントはメイリオ、大きさは18pt以上がおすすめです。「メイリオ」は可読性が高いため、プレゼン資料に適しています。文字のサイズは、18ptより小さくなると、大きな会場や後ろの席から見えにくくなってしまうことがあります。

フォントの種類や大きさは、普段はあまり気を使わない部分かもしれません。しかし、こうした細かい点が、読みやすさにつながるので、是非ポイントとしておさえておきましょう。

営業資料の作成はHELP YOUにお任せください!


「魅力的な営業資料を作成したいけど、時間がない…」

「パワーポイントが苦手…」

と悩む方も多いことでしょう。そんな皆様に代わってHELP YOUが資料作成を代行いたします!

HELP YOUは新規の営業資料の作成はもちろん、すでに利用している営業資料のブラッシュアップや提案書のデザインなど、要望に合わせてさまざまな資料作成を代行します。

HELPYOUの特徴

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。経験値が高いスタッフが企業をチームでサポートいたします。

・オンラインで簡単に導入!
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こうした特長から多くの企業様にご利用いただいています。

営業資料作成以外にも、WebマーケティングやSNS運用など、さまざまなサポートが可能です。

【HELP YOUの主なサービス内容】
■営業サポート関連業務(会議資料作成・データ収集・KPI管理、経費申請など)
■ECサイト関連業務(売り上げ管理・商品管理・サイト管理・ニュースリリース作成など)
■経理関連業務(入金管理・支払業務・請求書発行など)
■人事・採用関連業務(求人票の作成・書類審査管理・セミナー会場手配など)
■マーケティング関連業務(SNS投稿・メルガマ作成・アンケート集計など)
■総務関連業務(出張手配・スケジュール調整・名刺作成・データ整理など)

【HELP YOUの料金体系】
月額料金:10万円〜(利用可能な工数30時間~)
契約期間:6ヶ月~

HELP YOU営業資料作成の活用事例

Webコンサルタント営業担当者様

【コメント】
新規営業に割ける時間が増え、作業効率化に繋がりました。企画案作成というハードルが高い依頼にも応えてくれて感謝です。

【削減工数】
以前までの対応工数:11時間
HELP YOU導入後の対応工数:5分
削減できた工数:10時間5分

【HELP YOU作業内容】
・要件確認
・リサーチ
・案決め/構成(骨組み)作成
・提案書作成&修正

まとめ


営業資料作成のコツを紹介しました。コロナ禍によるオンライン商談の増加で、営業資料作成において意識すべきポイントが以前とは変わってきています。

コロナ禍以前の資料を刷新し、オンライン商談でも成功率が上がる営業資料を作成してみませんか。きっと顧客に伝わる営業資料となることでしょう!

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