ペーパーレス化なしでテレワークを実施してはいけない!導入のポイントを解説!

「コロナ感染症対策でテレワークを推進したいけど、できるか不安」
「テレワークを試してみたけど、思ったよりも出社してしている」

こういった悩みを抱えている方々は多いのではないでしょうか。

この記事では、「なぜ、テレワークにペーパーレス化が欠かせないのか、どうすればペーパーレス化を行えるのか」をわかりやすく解説します。

テレワークに欠かせないペーパーレス化の現状と課題

コロナ禍におけるテレワークとペーパーレス化の必要性

コロナ感染対策として、オフィスに出社することなく業務を行うテレワークへの要請が社会全体として高まっています。

業態にもよりますが、コロナ以前と全く変わらない働き方でいると、「この会社は大丈夫なのか」と従業員から心配されてしまいます

そのため、「とりあえずテレワークを導入してみた」という企業も多いのではないでしょうか。

しかし、在宅で仕事をしていても、紙の書類やオフィスにあるハンコを利用するために、思ったよりも出社を減らせないという問題に陥りがちです。
そして結局、オフィスでの働き方に戻ってしまいます。

このようにテレワークが失敗に終わると、従業員からの会社への不安感がより増すでしょう

つまり、コロナ対策として、企業がテレワークを成功させるためには、ペーパーレス化が欠かせないのです。

テレワークと紙問題

家では、オフィスにある資料の参照や閲覧ができない。
お客さんから届いた発注書をオフィスに受け取りに行かないといけない。

ペーパーレス化をせずにテレワークを始めると、このような問題が現れます。

紙の資料が業務のベースになっていると、オフィスにいなければ仕事がスムーズに進みませんよね。

紙にとらわれていては、場所にとらわれない働き方はできないのです。

テレワークにおけるペーパーレス化のメリット

テレワークにおけるペーパーレス化のメリット1.コスト削減

テレワークでは、複数人で紙の資料を回し読みはできません。

そのため、ペーパーレス化をせずにテレワークを実施すると、資料を人数分印刷する必要が出てきます。
すると、その分の紙やインク代、人件費が数倍になります。

一方で、ペーパーレス化を行なっていれば、印刷にかかるコストは0です。

つまり、テレワークにおけるペーパーレス化には数倍かかるはずだった印刷費を0にし、大幅にコストを削減するメリットがあるのです。

テレワークにおけるペーパーレス化のメリット2.業務効率化

ペーパーレス化をせずにテレワークを行うと、わざわざ出社して印刷するといった紙の資料を使うことによる手間がより大きくなります。

時には、家に戻ってから資料の置き忘れに気がつき、また出社するような事態も起きるでしょう。

一方で、ペーパーレス化を行なっていれば、無駄な出社をせずに従業員が本来の業務に集中できます。

また、紙の資料で保管するよりもデータの方が整理をしやすいし、検索性も高まります。

つまり、テレワークにおけるペーパレス化には、従業員の非生産的な時間を大幅に減らし、業務効率化につなげるメリットがあるのです。

テレワークにおけるペーパーレス化のメリット3.働き方改革

昨今、企業が働き方改革に積極的かどうかは、社会、従業員が企業を評価する重要な要素になりました。

テレワークにおけるペーパーレス化は、この働き方改革の推進にもメリットがあります。

まず、ペーパーレス化による業務効率化は、長時間労働の是正につながります。

また、ペーパーレス化をした上でテレワークを実施できれば、従業員の通勤回数を減らすことができ、仕事をする場所の自由が広がります。

このように時間と場所の自由が広がることで、個々人の事情に合わせた柔軟な働き方を選択しやすくなり、働き方改革につながるのです。

テレワークにおけるペーパーレス化のメリット4.BCP対策

BCP(事業継続計画)とは、企業が自然災害、大火災、テロ攻撃などの緊急事態に遭遇した場合において、事業資産の損害を最小限にとどめつつ、中核となる事業の継続あるいは早期復旧を可能とするために、平常時に行うべき活動や緊急時における事業継続のための方法、手段などを取り決めておく計画、です。

引用:中小企業庁『中小企業庁BCP策定運用指針』

新型コロナで「BCPを策定しておけばよかった」という回答は、BCP未策定企業の8割以上という調査結果でした。

また、新型コロナでやっておけばよかったBCP対策という質問では、1位「テレワーク制度の整備」、2位「情報の電子化(ペーパーレス化等)」という回答です。

引用:月刊総務『BCP(事業継続計画)に関する調査』

確かに、ペーパーレス化とテレワークを実施し、オフィスにいなくても業務を遂行できるようになると、自然災害などで出社が困難な場合でも事業を継続できますよね。

また、オフィスが火事になった場合、紙の書類は失ってしまいますが、電子化していればクラウドに保存されているので焼失しません。

このようにテレワークにおけるペーパーレス化は、BCP対策としてもメリットがあるのです。

テレワークにおけるペーパーレス化のデメリット

テレワークにおけるペーパーレス化のデメリット1.情報漏洩のリスク

テレワークでペーパーレスと聞くと、

「サイバー攻撃を受けて、個人情報が盗まれたらどうしよう」
「家で機密情報を家族に見られてしまうのではないか」

などの不安を抱く方がいらっしゃると思います。

ただ、サイバー攻撃にはセキュリティソフトを使って対策ができます。

また、機密情報を家族に見られることは紙の資料でも起こるため、いずれにせよ従業員への教育次第となります。

実際、情報漏洩の原因は、内部要因が全体の66.6%と高く(「内部犯罪・内部不正行為」を除く)、研修などで従業員のリテラシーを高めることが重要と言えます。

引用:JNSA『2018年情報セキュリティインシデントに関する調査結果~個人情報漏えい編~(速報版)』

ペーパーレス化とテレワークを進めるタイミングで、改めて会社全体の情報管理を見直すことをおすすめします。

テレワークにおけるペーパーレス化のデメリット2.導入の手間がかかる

ペーパーレス化は、テレワークに大きなメリットをもたらしますが、ペーパーレス化そのものに手間がかかることは事実です。

社内の理解、ツールの選定・導入、紙文書の電子化などを平常業務の傍ら、人員を確保して行うのはやはり大変です。

また、実際にツールを導入してからも、全社に浸透させるための努力も必要不可欠です。

「1ヶ月しかテレワークは実施しない、出社勤務であればペーパーレス化するつもりはない」ということであれば、ペーパーレス化は行わない方がよいでしょう。

テレワークに欠かせないペーパーレス化を進めるためには?

ステップ1.現状を把握する

最初は、現状把握からです。
現在の紙の使用状態を把握し、ペーパーレスできるものとできないものに分けましょう。

報告書、稟議書、申請書、契約書、請求書やタイムカードなど、紙の文書をすべて洗い出してください。

その後、その文書がそもそも必要なのか、必要な場合は業務的、法的に電子化にできる文書なのかを検討・確認しましょう。

ここで、実際に現場で働いている方々の意見を伺うことがポイントです。

仕分けがしやすくなるだけでなく、ペーパーレス化導入時に現場の理解を得やすくなります。

ステップ2.目的や必要性を周知する

次に、ペーパーレス化の目的や必要性を全社で共有しましょう。

ペーパーレス化の効果は、会社全体に浸透されなければ発揮されません

経営者層だけではなく、従業員にもペーパーレスの目的や意義を理解してもらいましょう。

経営者層には、コスト削減や業務効率化に意義を感じてもらいやすいです。

一方で、従業員には、具体的な業務における利便性の向上や残業時間の減少というメリットを訴えましょう。

ただ一方的に伝えるだけでなく、従業員の意見を汲み取る姿勢を見せ、従業員が主体的にペーパーレス化に取り組める環境を作ることがポイントです。

ステップ3.最適なツールやサービスを選ぶ

ペーパーレス化する文書を決め、社内での目的共有が終わったら、サービスの選定を行います。

ここで最も重要なことは、現場の従業員に手で触って確認してもらいながら、選定を進めることです。

次項で役立つツールやサービスを紹介しますが、これらには無料プランや無料期間があります。

どんどん使ってみて、自社にあったツールを選定しましょう。

テレワークやペーパーレス化に役立つツール&サービス

ファイル共有ツール

ファイル共有ツールとしては、⽂書、画像をクラウド上に保存できるオンラインストレージサービスを使います。

ファイル、フォルダ毎にアクセス権を設定できるサービスが多いので、細かい情報管理が可能です。

また、特定の文字列でファイル名やドキュメントに対して一括検索をかけることができるので、文書を探す手間を省けます。

よく利用されているものとしては、Box、OneDrive、Dropbox、GoogleDriveなどがあります。

電子印鑑

2001年施行された「電子署名法」により、本人による一定の要件を満たす電子署名が行われた電子文書が、手書きによる署名や印鑑の押印と同じように通用することが法的に認められました。

参考:法務省『電子署名法の概要と認定制度について』

電子署名を利用することで、ハンコを押すためにわざわざ出社するなどの非効率から解放されます。

電子印鑑を作成する無料ソフトは、エクセル電子印鑑、クリップスタンプ、印鑑透過などがあります。

ただ、無料ソフトの場合、印刷データのみの電子印鑑であることが多いため、認印での利用をおすすめします。

実印用としては、印刷データに持ち主と作成者、タイムスタンプ情報が組み込まれた電子印鑑を利用できる、有料の電子契約サービスを利用しましょう。

よく利用されるサービスとしては、パソコン決済Cloud、GMO電子印鑑Agree、クラウドサインなどがあります。

Web会議システム

「電話だけでは、相手の表情が見えなくて不安」
「パソコンの画面を見せながら、説明したい」

このようなテレワークの不安をウェブ会議システムは解決してくれます。

大抵のサービスはソフトをインストールするだけ、もしくはそれすらいらずにパソコン上でビデオ会議をすることができます。

また、ほとんどのサービスで画面共有機能を提供しているため、自分の画面を相手に見せながら会議ができます。

「パワーポイントだけで、他の部分は見せたくない」、「自宅が背景に映るのは避けたい」といった場合でも、ワンクリックで設定できるサービスが多いのも安心ですね。

Zoom、Microsoft Teams、Skype Meet Now、Google ハングアウトなどが有名です。

勤怠管理システム

「従業員の働いている状況を確認できない」
「タイムカードや有給申請など、今まで紙で行なっていた処理をどうしよう」

ペーパーレス化やテレワークの実施で、このような不安を抱く管理職やバックオフィスの方々は多いのではないでしょうか。

それらの課題を解決できるものが、勤怠管理システムです。

従業員の就労状況をリアルタイムに把握できるだけでなく、自動集計機能により勤怠データの整理にかかる時間を削減できます。

また、有給などの各種申請も勤怠管理システム上で行えるサービスが多いです。

有名なサービスとしては、ジョブカン勤怠管理、jinjer勤怠、人事労務freee、マネーフォワード クラウド勤怠などがあります。

オンラインアシスタント

ペーパーレス化やテレワークを実施するためには、現在の紙の利用状況を把握したり、大量の紙の書類を電子化したりと事務作業が大量に発生します

ただ残念ながら、それらの業務経験を従業員がその後に活かす機会はほとんどないでしょう。

そのため、支援サービスを使うのが効率的です。

HELP Youでは、業務内容に応じた最適なチーム編成で、ペーパーレス化への取り組みを支援するHELP YOUエンタープライズの提供を開始しました。

大量の業務を迅速に対応することも可能ですので、ペーパーレス化導入時にご検討ください。

まとめ

いかがだったでしょうか。

ペーパーレス化した上でテレワークを実施すれば、大きなメリットがあります。

一方で、ペーパーレス化を後回しにしてテレワークを実施するとデメリットが大きいため、ペーパーレス化なしでのテレワークはおすすめしません。

導入にハードルのあるペーパーレス化ですが、しっかりとリソースを確保して計画的に実施しましょう。

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