業務改善提案書をパワーポイントで作る方法は？伝わる資料のコツも伝授
業務改善提案は、企業が継続的に成長していくために必要不可欠なものです。
しかし、業務改善提案書の作成を求められてこんなふうに困ったことはありませんか？
「業務改善提案書を作成したいけど、何から始めればいいかわからない」
「どうしたら伝わりやすい提案書を作れるのか知りたい」
この記事では、業務改善提案書をPowerPoint（パワーポイント）で作成する方法や、分かりやすい資料作成のコツを解説します。
資料作成に活用できるテンプレートもご紹介するので、ぜひ参考にしてください。
業務改善提案書とは
業務改善提案書とは、社内における業務の改善提案を行うための資料です。 一般的には、業務の現状や課題、具体的な提案内容などをA4用紙1枚程度にまとめることが多いです。
業務改善提案書の目的
業務改善提案書を作成する目的は、社内の業務に関する課題や改善策を上司や経営層に提案し、承認を得ることです。
ただし、上司や経営層が改善すべき業務について把握していない場合もあるでしょう。
「なぜ改善が必要なのか」を理解してもらうために、誰にでも伝わりやすい資料を作成することが求められます。
業務改善提案書に記載する内容
業務改善提案書に記載する内容についてご紹介します。
＜主な記載項目＞
- 基本情報：タイトル、日付、提案者など
- 提案の概要：提案内容の概要を理解してもらえるように、2行程度にまとめます。
- 業務の現状：現状の業務内容を記載します。数値を用いることで認識のズレがなくなります。
- 現状の問題点：業務の中で起きている課題や問題点を記載します。
- 改善案：具体的な改善策を提案します。図表やグラフの活用もおすすめです。
- 効果やメリット：仮説を立て、改善策によって現状の問題点が解決できる根拠を記載しましょう。
- 必要な予算やスケジュール：改善策の実施に必要なコストやスケジュールを記載します。効果がコストを上回っているかをチェックしておきましょう。
- 実施にあたってのリスク：後々トラブルにならないように、しっかりとリスクを予測し記載しておきましょう。
業務改善提案書の作り方
業務改善提案書のことが理解できたら、実際に作成していきましょう。
課題や問題点を洗い出す
まずは現状の業務を振り返り、改善すべき課題や問題点を洗い出しましょう。
いきなり提案資料を作り始めるのではなく、事前に必要事項を洗い出しておくことで抜け漏れのない資料を作成できます。
これまでの業務フローや人員配置、納期等を振り返り、3M（ムダ・ムリ・ムラ）が発生していないかをチェックしましょう。
改善方法を考える
改善すべき課題や問題点を洗い出したら、それに対する具体的な解決策を考えます。
過去の事例や他社の成功事例なども参考にし、改善に必要なコストやスケジュールなども加味しながら、実現可能な方法に落とし込んでいきます。
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提案書を作成する
必要な情報が揃ったら提案書の作成に着手しましょう。
資料はワードやパワーポイントなどで作るのが一般的です。
提案書をワードもしくはパワーポイントで作成する場合のそれぞれのメリット・デメリットを解説します。
| ワード | パワーポイント | |
| メリット | ・A4 1枚の資料にまとめることができる ・誰でも簡単に作成できる |
・図やグラフを用いて視覚的な訴求が可能 ・スライドショーでプレゼンができる |
| デメリット | ・図やグラフを活用しづらい | ・見やすい資料を作るにはスキルが必要 |
以下の記事では、パワーポイントで業務改善提案書を作成する方法やコツを紹介していますので、併せてチェックしてみてください。
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業務改善提案書をパワーポイントで作る方法
業務改善提案書をパワーポイントで作る方法をご紹介します。
全体の構成を考える
まずは資料全体の構成を考えることから始めます。
いきなりスライド作成に進んでしまうと、全体のレイアウトやデザインの統一感がなくなったり、情報に過不足があったり、後から修正が多く発生しやすくなります。
提案書の目的をもとに、記載すべき情報や要点、流れを整理してからスライド作成に取りかかりましょう。
スライドを作成する
全体の構成ができたら各スライドを作成していきます。
ただし、1枚目からデザインまでしっかり作り込んでしまうと、後から修正が発生した時に全てが作り直しになってしまう可能性もあります。
最初に考えた構成をスライドごとに割り振り、流れに問題が無いか、情報に過不足が無いかを確認してから、レイアウトやデザインを調整しましょう。
デザインを整える
最後にレイアウトやデザインを整えます。
図表やグラフなどを入れて視覚的にもわかりやすい資料にしていきましょう。
ただし、デザインはあくまでも提案内容をより伝わりやすくするためのものであり、過度な装飾は不要です。
業務改善提案書をパワーポイントで作るコツ
業務改善提案書をパワーポイントで作る時のコツを解説します。
読み手を意識する
業務改善提案書を作成するにあたり、最も重要なのは「読み手を意識する」ことです。
提案書を誰が読むのかによって、伝えるべき情報や表現方法は変わります。
例えば、業務に理解がある上司が相手であれば業務内容を詳細に記載する必要はありません。反対に、業務に普段関わっていない経営層であれば現状を理解しやすいよう具体的に説明する必要があります。
読み手を意識することで記載すべき内容が自然と絞られ、情報をまとめやすくなるでしょう。
具体性・客観性を持たせる
提案書に説得力を持たせるためには、具体性と客観性を意識することが重要です。
改善によって得られる効果などは、できる限り具体的な数値やデータを使って定量的に表しましょう。
また、なるべく曖昧な表現や抽象的な言葉は使わず、具体的な表現に置き換えましょう。
例えば、「大幅に改善します」と書いた場合、読み手がイメージする「大幅」には差があります。そういう時は「○％から○％に改善します」など、具体的な数字を用いることで認識のズレを防ぐことができます。
図表やグラフを活用する
具体性と客観性を持たせるためには、図表やグラフ、画像などを活用するのも有効です。
文字や数値だけで説明するよりも、グラフにして可視化した方がより相手に伝わりやすい資料になります。
情報を詰め込みすぎない
スライドに余計な情報を盛り込みすぎてしまうと、本来伝えたい大事な提案内容が伝わりにくくなってしまいます。
一目で内容が把握できるよう、シンプルに作成することで読み手の集中力も長続きし、提案書の目的を達成しやすくなります。「1スライドに1つのメッセージ」を意識して作成しましょう。
色やフォントを使いすぎない
詰め込みすぎない方がいいのは情報だけでなく、資料のデザインにも言えることです。色やフォントもむやみに使いすぎないようにしましょう。
色やフォントを使いすぎるとゴチャゴチャとした印象になり、全体のデザインの統一感もなくなってしまいます。
使用する色は3色程度に収めるとまとまった印象になります。
配色バランスの比率「70:25:5」を意識し、ベースカラー、メインカラー、アクセントカラーを決めましょう。
レイアウトを整える
レイアウトがバラバラだと稚拙な印象を与えるため、文章や図表はきちんと整列させましょう。
文章の開始位置や行間、図形の間隔などを整え、余白も意識することでスッキリとした印象になります。
また、1枚のスライド内だけでなく、スライド全体を通して整ったレイアウトになるように調整すると、資料全体に統一感が生まれます。
資料作成は「HELP YOU」におまかせ
相手に“伝わる”提案書を作成するためには、時間やスキルが必要ですよね。
社内に資料作成のスキルやリソースがない場合は、資料作成をアウトソーシングするのもおすすめです。
オンラインアウトソーシング「HELP YOU」とは
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
厳しい採用プロセスをクリアした優秀なスタッフが皆様をトータルサポートし、貴社社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。
HELP YOUの資料作成プレミアムプラン
HELP YOUの資料作成プレミアムプランは、「伝えたい人に伝えたいことが伝わる！」特別な資料作成のプランです。
デザインは凝っているけれども、内容が記憶に残らない資料を目にしたことはありませんか？
デザイン性に優れた資料であっても伝えたい内容が読み手に伝わらなければ資料の価値は半減してしまいます。
2）相手に伝わることにこだわった資料作成
3）PowerPointで作成／納品
作成料金：10,000円／1ページ
資料作成プレミアムプランに加え、下記のプランもご用意しております。
■「チームプラン」
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チームでサポート
■「1名専属プラン」
固定の専属アシスタントがお客様に合わせて柔軟に業務をサポート
「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください！
【HELP YOUのユーザーレビュー・口コミ】
HELP YOUの資料作成事例
HELP YOUが行った資料作成の事例をご紹介します。
【クライアント概要】
システム導入・経営コンサルティング企業様
【HYへの主な依頼内容】
社外向けのパワーポイント資料作成代行
【導入前の課題】
クライアント様では当初、資金に余裕がなかったこともあり、代表自ら社外向け資料を作成されていました。
そのため、本業であるコンサルティングサービスやシステム開発など、お客様と向き合う時間を十分に確保できていなかったということです。
【導入後の成果】
HELP YOU導入後は資料作成に時間を割く必要がほとんどなくなり、自社のコア業務に専念できるようになったというお声を頂いています。
また、「こちらの簡単なスケッチが、読みやすく伝わりやすい洗練された資料に生まれ変わる様子は感動的です」というコメントもあり、資料のクオリティにも価値を感じていただいています。
▼詳細はこちら
業務改善提案書のパワーポイント用テンプレート
伝わる提案書を作成するためには、テンプレートを活用するという方法もあります。
ここでは、無料で利用できるパワーポイント用テンプレートをご紹介します。
Canva
提案書のパワーポイント用テンプレートを作成できます。
おしゃれなデザインが多く、豊富なストック素材も利用することができます。
Microsoft Office
スライドの手順に沿って入力するだけで資料が完成するテンプレートをダウンロードできます。
ビジネス向けのテンプレートが多数用意されています。
bizocean
ビジネスで使いやすいデザインのパワーポイントやワード、エクセル形式のテンプレートが豊富に揃っています。
素材工場
使いやすいデザインのテンプレートで資料を作成することができます。
プレゼンテーション用だけでなく、会社案内やポスターなど、多用途のテンプレートが用意されています。
まとめ
本記事では、業務改善提案書の作り方や作成のコツ、また資料作成のアウトソーシングやテンプレートの活用についてご紹介しました。
企業の成長と従業員の働きやすい環境作りのためにも、業務改善提案は必要不可欠です。
資料作成のアウトソーシングやテンプレートをうまく活用し、読み手に伝わりやすい業務改善提案書を作成してみてはいかがでしょうか。
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これまでに700以上のクライアント様にご利用いただきました。
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