受発注管理を効率化!システム導入やアウトソーシング活用のメリットとは?

※この記事は2021年11月に更新しました。

単純作業が多いものの手間がかかり、自社ルールやレガシーシステムにがんじがらめになった受発注業務。
業務の骨組みを構築した担当者は、すでに異動や転職で不在に。複雑化・ブラックボックス化した受発注管理業務に悩まされているご担当者の方も多いのでは?

DX(デジタルトランスフォーメーション)が推進されている昨今では、そのお悩みを解決する汎用的な受発注管理システムやアウトソーシングサービスが流通しています。

それらのサービスを導入すれば、属人化することなく業務を標準化していくことが可能です。かつ、複雑な業務工程やレガシーシステムの維持にかかっていたコストの削減も期待できます。

受発注管理は、企業活動の起点ともいえる重要な業務。この部分の効率化なくして、企業全体のDXは実現しないのではないでしょうか。

本記事では、受発注管理システムやアウトソーシングサービスを導入するメリット・デメリット、おすすめサービスをご紹介します。受発注管理業務の効率化を検討されている方は、ぜひご活用ください。

受発注管理とは


受発注管理の効率化の第一歩は、その目的を再確認し、必要な業務フローを整理することから始まります。まずは、業務の目的や業務フローを再確認しましょう。

受発注管理の意味

受発注管理とは、顧客から商品を受注する際に生じる一連の業務行程のことです。生産や出荷などの次工程を進める起点となる業務でもあります。また、登録された受注データは、適切な在庫管理や顧客管理の元データとしても活用されます。

受発注管理の業務内容とフロー

受発注管理は、以下のような業務フローで構成されています。

これまで受発注管理といえば「①見積書の作成」から「⑤注文請書の作成」までを意味することが一般的でした。しかし、最近では「⑥出荷・在庫管理」までを意味することが多いようです。

それでは、具体的に各業務工程を見ていきましょう。

①見積書作成・契約締結
顧客からの注文内容を確認し、金額・量・期間を概算した見積書を作成します。顧客が他社の見積書と比較検討する場合は、何回か提出し直すこともあります。
見積書の内容に問題がなければ注文を確定、契約を締結します。

②注文内容の確認・入力
契約後、注文書を受け取り、商品・受発注数・金額などを確認。受注データを社内システムに入力します。初めての取引の場合は、顧客情報も登録する必要があります。ここで登録されたデータは企業活動の起点となり、他部門の業務へとつながっていきます。

③在庫確認と納期連絡
受注内容のシステム入力後、在庫を確認します。在庫がある場合は出荷準備ができますが、不十分な場合は生産・発注部門と連携し、必要数を準備。その後、納品予定日を顧客に連絡します。

④受注伝票の作成
納期確定後、受注伝票を作成します。受注伝票とは、注文を受けた記録として社内保管用に作成する書簡のことです。

⑤注文請書の作成
受注伝票の他に、注文請書を作成する場合があります。
注文請書は契約書の一種で、注文内容の受理を顧客に報告する書類のことです。必ず発行しなければならないものではありませんが、トラブルを防ぐために発行しておく方がよいといわれています。

⑥出荷・在庫管理
受注情報にもとづき、倉庫や配送業者に梱包・出荷の指示を出します。それと同時に出荷した分の数量を、倉庫の在庫情報に反映します。
在庫が少なくなれば仕入れを行い、納品されたらその数を在庫情報に反映します。

以上が、受発注管理業務の主な業務行程です。

受発注管理の課題


続いて、受発注管理業務の課題について確認しておきましょう。主に3つの課題があります。

煩雑で膨大な作業

受発注管理の1つ目の課題は、煩雑で膨大な作業です。

デジタル化が進みつつありますが、依然として多くの企業が電話、FAX、メールなどのアナログ手段で受注を行っています。その状況は、株式会社アイルが700社以上の企業に実施した「受注業務の実態に関するアンケート調査」にも表れています。


参考:株式会社アイル「受注業務の実態に関するアンケート調査

こうしたアナログ手段で受注すると、受注時点でさまざまな問題が発生しやすくなります。例えば、FAXでつぶれた文字の確認に手間取ったり、電話の声が聞き取りにくかったり。その後も、受注内容の伝票への書き起こしや、社内システムへの入力など、膨大な工数がかかります。ミスがないのかダブルチェックも必要です。

さらに、発注先や他部門に処理状況が見えにくいため、納期などに関する問い合わせにも対応が必要です。その結果、繁忙期には受注作業だけで多くの社員が対応に追われることがあるのではないでしょうか。

このように、アナログな受発注管理業務には煩雑で膨大な作業が発生しているのが現状です。

人為的なミスやトラブルの発生

アナログが中心の受注方法の場合、人的ミスやトラブルが発生しやすいのも課題です。
納品物の間違いや納期の遅れといった顧客とのトラブルは、人的ミスが原因であることも少なくありません。

例えば、FAXの文字の読み間違いや、電話での聞き間違いが原因となるトラブルもあるでしょう。また、受注内容を書き起こしたり、システムに入力したり、さまざまな工数がかかるほど人的ミスも起こりやすくなります。

どんなに業務に慣れた人でも、人間である限りミスを0にすることは不可能といえるでしょう。

コア業務に注力できない

煩雑で膨大な作業が伴う受発注管理業務には、多くの人員と時間が必要です。その結果、収益に直結するコア業務に充てられるリソースが不足します。

受発注管理業務の多くは単純作業です。創造的な作業というよりは、極端にいえば誰でもできる作業といえます。その作業にリソースが取られてしまうのは、企業成長にとって大きな損失にもなりかねません。

企業間競争が激化する中で成長し続けるためには、次々に新たな布石を打っておく必要があります。受発注管理業務でコア業務へのリソースが不足してしまう事態は、企業にとって大きな課題といえるでしょう。

受発注管理を効率化する方法


さまざまな課題のある受発注管理業務ですが、効率化する方法として主に2つの手段があります。それは、受発注管理システムの導入とアウトソーシングサービスの活用です。それぞれのメリット・デメリットを見ていきましょう。

1.受発注管理システムを導入する

まずは、受発注管理システムを導入する場合のメリットとデメリットをご紹介します。

受発注管理システムを導入するメリット

受注管理システムを導入する最大のメリットは、業務効率化による工数削減や人件費抑制効果です。

システムを導入すれば、受注内容が自動的に反映されるため、入力要員やダブルチェック要員が不要になります。入力ミスや確認漏れなどの人的ミスもなくなるため、正確にスピーディーに業務を進めることが可能に。取引先や取引量が増えた場合も、自動的に処理が進んでいきます。

また、24時間どこからでも発注が可能になることで、受注側の利便性も向上。確認事項のレスポンスも早くなることが期待できます。かつ、生産・出荷といった他業務とのデータ連携や情報共有も容易になるため、納期の短縮も可能に。その結果、顧客満足度の向上にもつながる可能性があるでしょう。

さらに、あらゆる業種・業界に汎用的な受発注管理システムを導入することで、属人化することなく業務の標準化が可能です。システムに精通した社員が異動もしくは離職しても、業務が滞る心配は少なくなるでしょう。

受発注管理システムを導入するデメリット

受発注管理システムを導入するデメリットは、取引先に使ってもらえない可能性がある点です。受発注管理システムによる業務効率化は、取引先にシステムを利用してもらえなければ実現しません。

実際に、先にご紹介した「受注業務の実態に関するアンケート調査」でも、導入の一番の不安は「取引先に使ってもらえるかどうか」となっています。

中小企業庁の調査によれば、6割弱の中小企業がITを導入しているものの、経理業務などの内部向けにとどまっている企業が7割弱。収益に直結する受発注管理などでITを活用している中小企業は3割強と少数派です。

受発注管理業務のDX化は、いかに取引先の理解を得られるかが大きな課題といえそうです。

2.受発注管理をアウトソーシングする

もう一つの効率化手段は、アウトソーシングサービスの活用です。システムを導入する場合と、どのような違いがあるのでしょうか? アウトソーシングのメリット・デメリットをご紹介します。

受発注管理をアウトソーシングするメリット

受発注管理をアウトソーシングするメリットは「今までのやり方を変えずに」受発注業務に精通したプロに業務を任せられる点です。

システム導入の場合は、業務フローの見直しから始める必要があります。そうしなければ、自社に合ったシステムの選定が困難だからです。業務フローの見直しが不十分だった結果、余計なコストが発生する事態にもなりかねません。

とはいえ、日々の業務に追われる担当者の中には「そんなことをしている余裕はない」という方も多いのではないでしょうか。その場合、まずは業務フローの改善に取り組める時間を作るほうが先決です。アウトソーシングを活用すれば、今までのやり方のまま業務負担を削減することできます。

さらに、アウトソーシング先の中には、受発注業務の効率化方法や、適切なシステム導入の提案を行ってくれる企業もあります。

やみくもにシステム導入に走る前に、アウトソーシングを活用することで「考える」時間を生み出すのも有効な手段です。

受発注管理をアウトソーシングするデメリット

アウトソーシングのデメリットは、社内にノウハウが蓄積されず、外注先によっては根本的な業務効率化につながらない点です。

アウトソーシングは、業務を請け負うことで、その対価を得るビジネスモデルを採用しています。対価は作業量や作業時間を元に算出されることが多いため、依頼主の業務効率化は外注先にとっては利益の減少につながります。そのため、言われたことをこなすだけの外注先を選んでしまうと、業務効率化の足かせになってしまう可能性さえあるのです。

一方で、外注先の中には、依頼主のパートナーとして課題解決に取り組む姿勢を大切にする企業もあります。そうした外注先を選ぶことができれば、受発注業務の改善点を提案してもらえる可能性があるでしょう。

他にも、情報漏洩リスクがある点も、アウトソーシングのデメリットといえます。信頼できるアウトソーシング先を選ぶことが、根本的な課題解決のためには重要です。

おすすめの受発注管理システム


続いて、おすすめの受発注管理システムを紹介します。自社の目的や用途に合ったシステム選定に活用してください。

1.NEXT ENGINE

■特徴
NEXT ENGINEは、通信販売事業を手がける企業におすすめのクラウド型受発注管理システム。「楽天市場」「Yahoo!ショッピング」「Amazon」など36のECサイト(21年11月時点)と、実店舗の受注を一括管理・自動化することが可能です。

特徴はアプリによる豊富な拡張機能で、自社に合わせて細かくカスタマイズすることが可能です。ECを展開する東証一部上場企業が運営会社であるため、実体験に基づいた便利な機能がそろっています。
「受注管理」の他にも「在庫管理」「商品登録」「出荷指示」機能などがあり、さまざまな業務を一貫して効率化することができます。

■料金プラン

基本料金 月額10,000円
年間保守費用 契約から1年経過時より毎年15,000円(税抜)
従量課金区分
月初~月末の受注件数
401件~ 1,001件~ 3,001件~ 5,001件~ 7,001件~
従量課金単価
受注1件あたり
25円 20円 15円 10円 5円
アプリ利用料 有料アプリを利用する場合、アプリごとの利用料金

 

■運営会社
Hamee株式会社

2.アラジンEC

■特徴
アラジンECは、初期設定が必要なパッケージ型の受発注管理システム。5,000社以上の基幹システム開発に携わってきた東証一部上場企業が提供するサービスです。

各社独自のシステム構築を行うため、自社の基幹システムや他社システムとも柔軟な連携を実現。一方、BtoBに必要な基本機能がパッケージ化されているため、新規開発より低コストでの導入が可能です。
基本パッケージで対応できない部分には、カスタマイズ機能の追加も可能。各業種や業態の特性に、システムをフィットさせることができます。
モバイル端末にも標準対応し、専属チームによるアフターサポートも充実。料金プランが従量課金制ではなく、月額固定制である点も特徴です。

■料金プラン
初期導入費用200万円~、月額費用6万円~
※カスタマイズの内容および上位システムとの連携により変動

■運営会社
株式会社 アイル

3.CO-NECT

■特徴
CO-NECTは、直感的なインターフェイスが特徴的なクラウド型受発注管理システム。
取引先ごとに発注フォームのカスタマイズ可能で、発注フォームのURLを送るだけで取引先はWebでの発注が可能に。LINEと連携することで、LINE上での商品発注も実現します。発注側の利用料金は無料。

受注側の主な機能は、受注管理、出荷管理、取引先別注文ページの作成(個別の価格や商品コードの設定も可能)、請求書作成です。その他にも、受注データをさまざまな角度で分析・確認できる「分析レポート」などのオプション機能を追加することも可能。
メールや電話に加え、チャットによるリアルタイムのカスタマーサポートも評判です。

■料金プラン

フリー プロフェッショナル エンタープライズ アルティメット カスタム
月額0円 月額9,800円(税抜) 月額19,800円(税抜) 月額50,000円(税抜) 別途見積もり
・月間受注回数10件まで
・商品登録数100件まで
・取引先登録数無制限
・発注フォーム数無制限
・サポート体制(チャット・メール)
・月間受注回数無制限
・商品登録数500件まで
・取引先登録数無制限
・発注フォーム数無制限
・サポート体制
(チャット・メール・電話・Web会議)
・月間受注回数無制限
・商品登録数5000件まで
・取引先登録数無制限
・発注フォーム数無制限
・サポート体制
(チャット・メール・電話・Web会議)
・オプション3つ付き
・月間受注回数無制限
・商品登録数5000件まで
・取引先登録数無制限
・発注フォーム数無制限
・サポート体制
(チャット・メール・電話・Web会議)
・オプション機能パック付き

※どのプランも初期費用 0円
※上限受注回数、上限商品登録数を超過した場合、超過月以降12,000円/月を請求

■運営会社
CO-NECT株式会社

4.楽楽販売

■特徴
楽楽販売は、クラウド型の販売管理システム。受発注管理に加え、請求管理、営業案件管理、顧客管理、顧客対応履歴の一元管理といった販売業務全体の効率化に対応。稟議フローのシステム化も実現します。
自社特有の業務フローに合わせて、プログラミングの知識不要で柔軟にカスタマイズできる点も強み。Web-APIを利用した外部システムとの連携も可能です。ルーチンワークの自動化や、ボタン1つの帳票発行など、あらゆる業務の効率化が実現します。

■料金プラン
初期費用15万円、月額費用6万円~
※月額費用は利用ユーザ数やデータベース作成数に応じて変動

■運営会社
株式会社ラクス

5.BtoBプラットフォーム 受発注

■特徴
BtoBプラットフォーム 受発注は、食材の受注・発注業務を行う飲食関連企業におすすめのクラウド型受発注管理システム。5店舗以上のチェーン展開を行う企業の利用が多いそうです。
受注側と発注側でデータを共有するため、月次決算における照合作業をミスなくスピーディーに行うことが可能に。各店舗の仕入状況や仕入原価もタイムリーに把握できるため、的確かつ迅速な経営判断も実現します。

発注側にも導入が必要ですが、約4万社の導入実績があるため、未導入の取引先にも新規導入を勧めやすい点も強み。自社の基幹システムや販売管理システムとのデータ連携も可能です。

■料金プラン
要問合せ(発注企業と受注企業で料金設定に相違あり)

■運営会社
株式会社インフォマート

6.受発注クラウドサービス

■特徴
受発注クラウドサービスは、受発注管理機能に加え、Webカタログ作成機能、販売ポータルサイト作成機能を持つクラウド型受発注管理システム。受注先ごとの専用品や品目の掲載、販売価格の設定なども可能。商品別に発注限度数を設定できるため、最低ロットを下回る発注などのミスを未然に防ぐこともできます。
受注管理はもちろん、指定のサプライヤーからの仕入れ発注管理、倉庫への払出依頼にも対応しています。

■料金プラン
利用規模により異なるため、要問合せ

■運営会社
富士通コワーコ株式会社

7.MOS

■特徴
MOSは、クライアントの顧客である「発注者」が便利で使いやすい設計を一番の特徴とするクラウド型受発注管理システム。発注側は従来の注文用紙のレイアウトのままシステムを利用できる他、AIの学習機能で「いつもの」発注業務をボタン一つで実行可能。モバイル端末からの発注にも対応しています。

自社の業種業態や商習慣に合わせたカスタマイズや、基幹システムとの連動も可能。
発注画面が電子カタログ風の仕様になっており、動画情報も閲覧可能であるため、客先での営業ツールとしても活用できます。

■料金プラン
要問合せ

■運営会社
株式会社アクロスソリューションズ

8.助ネコ

■特徴
助ネコは、通信販売を手がける企業におすすめのクラウド型受発注管理システム。「楽天市場」「Yahoo!ショッピング」「Amazon」など32のネットショップ(21年11月時点)と、実店舗の受注を一括管理・自動化することが可能です。

送り状データ作成、伝票番号取込、各種メール送信、発送完了報告データアップロード、Web領収書の発行などが標準装備。スマホからの操作も可能です。
強みは、感覚的に使いやすいユーザーインターフェース、高度な情報セキュリティ、アットホームで丁寧な顧客サポート。「受発注管理」の他にも「在庫管理」「商品登録」システムを提供しています。

■料金プラン

Lite ベーシック版 Plus Premium
契約形態 月契約 1年契約
初期費用 30,000円
※「商品登録」「在庫管理」のいずれか1つのサービスを、既に契約している場合は10,000円
別途見積り
月額基本料金 モール数問わず
2,000円
(101件から従量課金)
1モールのみ
15,000円
(301件から従量課金)
2モール以上
20,000円
(301件から従量課金)
モール数問わず
40,000円
(5,001件から清算金)
モール数問わず
80,000円
(8,001件から清算金)
別途見積り
従量課金 1件20円
(最大料金:18,000円
2,001件から清算金)
1件15円
(最大料金:40,000円
5,001件から清算金)
清算金 1件20円 1件15円 1件5円

※「商品登録」「在庫管理」システムを使用する場合は別途料金が発生

■運営会社
株式会社アクアリーフ

9.TS-BASE

■特徴
TS-BASEは「注文サイト」「物流拠点向け倉庫管理」「受注管理システム」の3つの機能を搭載するクラウド型受発注管理システム。受注、出荷対応、⼊庫・在庫管理などの一元管理が可能です。在庫管理システムでは、モバイル端末からの在庫管理も実現します。

すでに自社で注文サイトや倉庫管理システムを保有している場合は、既存システムとの連携も可能。その分、低価格で利用することができます。また、既存システムに合わせて、さまざまなカスタマイズも可能です。
24時間365日の監視体制や、厳重かつ万全なセキュリティ対策も強み。

■料金プラン

プラン 注文サイト+倉庫システム+受発注管理システム 注⽂サイト+管理システム 倉庫システム+管理システム
初期費用 150,000円(税抜) 120,000円(税抜) 100,000円(税抜)
月額費用 50,000円(税抜) 30,000円(税抜) 30,000円(税抜)

※導入支援や運用サポートはオプションサービス

■運営会社
竹田印刷株式会社

10.COREC

■特徴
CORECは、紙やFAXでの注文受付を、最低限の機能でシンプルにWeb化したい小規模事業者におすすめの受発注管理システムです。自社システムへの連携やカスタマイズ対応はなし。在庫情報との連携もありません。その分、価格が格安な点が特徴です。

注文フォームのバナーやリンクを自社ホームページなどに貼るだけで、簡単にWebでの受注が可能に。取引先ごとに商品や価格を変更した注文フォームの作成も可能で、モバイル端末からの発注にも対応。
受注一覧をCSVやPDF形式で一括ダウンロードができる他、PDF形式の納品書や請求書をワンクリックで作成することもできます。47,000社以上に利用されています。

■料金プラン

無料プラン ビジネスプラン
月額料金 0円 1,980円(税抜)
受注回数 無制限
受注データ一括ダウンロード
見積もり作成
作成できる注文フォームの種類 4件 200件
出荷伝票・請求書の作成 20件/月 無制限
一括HTMLメール送信 100通/日 1,000通/日
複数担当者での利用 不可
取引先ごとの社内担当の設定 不可
オリジナルURLの利用 不可

 

■運営会社
株式会社ラクーンコマース

おすすめの受発注管理アウトソーシングサービス


最後に、おすすめの受発注管理アウトソーシングサービスをご紹介しましょう。

HELP YOU

■特徴
HELP YOUは、受発注管理業務の他にも、企業活動に必要なほぼ全ての業務サポートが可能なオンラインアウトソーシングサービスです。
例えば、以下のようなサポートが可能です。

・売上管理(入金管理、販売管理)
・商品管理(マスター管理、在庫管理、仕入管理)
・サイト管理(在庫登録、在庫数更新、商品登録、更新)
・特集ページやランディングページ作成
・ニュースリリースなどの追加・修正・変更 など

HELP YOUは、プライバシーマークを取得しているため、情報漏洩の心配もありません。安心して業務を任せることができるため、コア業務に集中できる時間を生み出すことができます。

業務効率化のコンサルや、システム導入支援にも対応。企業活動全体の生産性向上が期待できます。さまざまな課題解決を図る上で、HELPYOUは大きな力になってくれることでしょう。

■料金プラン
月額料金10万円(税抜)

※契約期間:6ヶ月
※実働時間:30時間/月
※依頼内容に合わせたカスタムプラン有り、料金は要問合せ

■運営会社
株式会社ニット

まとめ


今回は、受発注管理業務の効率化方法と、おすすめサービスについてご紹介しました。

アナログな受発注管理業務では、煩雑で膨大な作業と人的ミスにより、コア業務に集中できない状況が大きな課題となっています。その課題を解決する手段として、システム導入とアウトソーシングサービスの可能性をお伝えしました。

自社に合った適切なシステム導入を行うためには、業務の目的に立ち返って業務フローの改善に取り組むことが先決。今までのやり方を変えずに業務負担を削減できるアウトソーシングサービスなら「考える時間」を生む出すことが可能です。

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