オンラインアシスタントとは?|依頼業務やメリットデメリットなど【事例付き】

雑務が多く、コア業務に集中できない。新しい人を採用したいが、コストはあまりかけられないし、時間もない。スキル・経験がある人に一時的に業務を手伝ってもらいたい…。

このようなお悩みを抱えている採用担当の方や社長さん、個人事業主の方にぜひ知ってほしいのが、「オンラインアシスタント」です。

オンラインアシスタントは、「オンライン秘書」「バーチャルアシスタント」と呼ばれることもあるのですが、まだ馴染みのない方もいるのではないでしょうか。

オンラインアシスタントを活用することで、今あなたが抱えている業務課題が解決する可能性があるので、ぜひ最後までご覧ください。

目次

1. オンラインアシスタントとは:遠隔業務サポートサービス


オンラインアシスタントとは、在宅でインターネットを活用し、業務サポートを行うサービスのことです。

秘書業務やバックオフィス業務を在宅アシスタントに担ってもらうことで、人件費削減・コア業務に集中できるといったメリットがあります。
実際、オンラインアシスタントを導入することで大幅なノンコア業務削減を達成し、コア業務に割く時間が多くなったという結果も出ています。

1.1 海外では「バーチャルアシスタント」として浸透

アメリカをはじめ、イギリスやフランスなど海外各国においては同様のサービスを「バーチャルアシスタント」と呼んでいます。

アメリカにはInternational Virtual Assistants Association(IVAA)というバーチャルアシスタントの協会も存在し、バーチャルアシスタントの教育や周知をミッションとしています。

スタートアップやアーリーステージの企業を中心に広く浸透しているサービスで、日本では今後市場が伸びていく分野とも言えます。

1.2 アシスタントは在宅で、オンラインでサポート業務を行う

アシスタントは基本的に出社はせず、自宅のパソコンで業務を行います。

複数人のアシスタントがチーム制で依頼業務にあたるため、よりスピーディーに業務を遂行することが可能です。

窓口となる専属アシスタントがいるため、個々人への業務の割り振りなどマネジメントも一任することができます。

自分自身は、基本的には業務を依頼し、納品物のチェックをするだけ。全てチャットなどのオンラインで完結するため、余計な時間を割かず、効率的に進めることができるのが特徴です。

1.3 具体的な業務内容-経理・営業事務はもちろん、メディア・SNS運用まで

オンラインでサポートできる業務としてはバックオフィス作業から会計や法務といった専門性が必要なもの、デザインなどスキルと経験が必要なもの、さらに人事・マーケティング・営業まで多岐に渡ります。

通常の企業で必要な業務は全てオンラインアシスタントで賄えるといっても過言ではありません。

企業によって提供可能なサービスは異なりますが、具体例としては以下が挙げられます。

・秘書、総務業務
レストランや居酒屋の予約、出張に伴う交通機関や宿泊先の手配、スケジュールやアポイントの調整、議事録や会議資料の作成、お礼状やお詫び状などの書状作成、翻訳業務など
★秘書業務について詳細はこちら

・経理、財務業務
請求書や見積書の作成、受発注管理、売上管理、経費精算など
★経理業務について詳細はこちら

・採用、人事業務
セミナー・研修会場手配、セミナー・研修資料作成、応募者メール対応、面談日程調整、業務マニュアル作成など

・企画、マーケティング業務
営業リスト作成、競合や事例のリサーチ、アクセス解析レポート作成、メルマガやプレスリリース配信など

・営業業務
企画書やプレゼン用資料の作成、スケジュールやアポイントの調整、メール対応、名刺データ入力など
★営業事務の詳細についてはこちら

・メディア運用業務
サイトの更新・修正、コンテンツ作成・編集・校正、イラスト作成など

・ECサイト運用
商品登録、商品画像撮影、商品紹介文作成、受発注管理、カスタマーサポートなど

・SNS運用業務
FacebookやTwitter・Instagramの投稿代行、コンテンツ作成、コメント返信、画像編集、動画編集など

・広告運用業務
リスティング広告、SNS広告、ダイレクトメール送付、広告レポート、ABテストなど

・クリエイティブ業務
名刺デザイン、フライヤーデザイン、販促物デザイン、コーポレートサイトのデザイン・制作、バナーやロゴの制作、コーディングなど

こちらで紹介したのはあくまで一例なので、「こういう業務を依頼することができるのだろうか?」と思ったものは、まず問い合わせてみることをオススメします。

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オンラインアシスタントのメリットデメリット

オンラインアシスタントのメリット

・採用工数がかからない
採用するにあたっては様々な準備が発生します。
募集要項など資料の作成、募集媒体・方法の選定、説明会開催、応募者との連絡、面接などといった工数がかかります。
オンラインアシスタントの場合はこれらの工数がかかりません。

・採用費用がかからない
媒体掲載費、説明会開催にあたっての会場費・人件費などの費用がかかりません。

・人件費を調整できる
「繁忙期だけ人が欲しい」「定常的に発生するタスクではないけれど、業務量が増えたときに手伝って欲しい」など、ニーズにあわせて人員の増減が可能です。

・クオリティ担保
オンラインアシスタントは即戦力人材を厳選して採用しているため、クオリティの担保が可能となります。新人研修のようなトレーニングをする必要がなく、すぐに業務発注をしていただくことができます。

・スキルの幅が広い
オンラインアシスタントは企業1社につき1人が担当するのではなく、1社につき1チームで対応します。
そのため、幅広いスキルをもったメンバーが一丸となって業務サポートすることが可能です。

・冗長性が担保できる
チームで1社を担当するため、たとえチームメンバーが育児や介護、その他様々な理由で離職してしまったとしてもすぐに他のアシスタントを補充するので、業務が滞ったり、納品物のクオリティが下がったり、といったリスクを回避することができます。

・導入スピードが速い
通常、採用~入社まで少なくとも1か月は時間を有しますが、オンラインアシスタントは迅速な導入が可能です。
例えば、HELP YOUでは最短3日で導入が可能です。

オンラインアシスタントのデメリット

・パソコンなどの機器や通信環境が必要
オンラインで受発注を行うため、機器の準備や通信環境の整備ができていない場合は、まずそれらが必要となります。

・連絡ツールの導入が必要
電話・メール以外にチャットワークやFacebookメッセンジャー、スラッグなど簡易かつスピーディーに連絡を取り合えるツールが必要となる場合があります。

・オンラインコミュニケーションに慣れる必要がある
対面コミュニケーションでは相手の表情を読み取れたり、体調なども分かるのでコミュニケーションを取りやすいですが、オンラインコミュニケーションは顔が見えないので、慣れていない場合は少し時間を有する場合があります。

3.派遣・パート・アルバイト、業務委託との違い

3.1 派遣・パート・アルバイトとの違い:固定費の削減が可能

派遣やパート、アルバイトといったかたちで雇用すると、定常的に仕事が発生しない場合でも人件費などの固定費が発生します。

一方、オンラインアシスタントでは仕事の増減に応じて採用コスト0で人材を確保できるため不要な固定費を削減することができます。

3.2業務委託との違い:幅広い業務を一括して任せることができる

業務委託は成果物に対して報酬を支払うため固定費がかかりませんが、1人に対して限られた範囲の業務しか発注することができません。

例えば、社内のAさんが担っている下記の業務をアウトソーシングしたいと考えたとします。
・競合リサーチ、データ整理
・Webディレクション、Wordpress入稿
・経理事務
・名刺管理

業務委託であればスキル等の理由でこれらの業務を別々の人に依頼しなければなりません。しかし、オンラインアシスタントの場合は一括で依頼することが可能です。

何故なら、オンラインアシスタントではその時々に依頼する業務に合わせてアシスタントを配置するからです。

3.3クラウドソーシングとの違い:マネジメント不要で高クオリティ

クラウドソーシングも個別に業務委託契約を結ぶため、固定費がかからず、発注業務の幅も広いです。

しかし、人数を増やすごとに教育・研修やマネジメントに時間を割く必要があったり、クオリティを一定に保つのが難しいと言えます。

オンラインアシスタントでは、1つのプロジェクトに対してチーム制で行います。さらに、窓口となる専属アシスタントがいるため、人数が増えても初期のレクチャーをはじめとした教育・研修やマネジメントを任せることができます。

また、在籍しているアシスタントは全て面談を経て採用した実績ある人材なので、納品物の質を担保することも可能です。

4.コラム:オンラインアシスタントの具体的な活用事例を紹介


ここまで、オンラインアシスタントの概要や派遣・パート・アルバイト、業務委託、クラウドソーシングとの違いについてお伝えしました。

では、実際にオンラインアシスタントを活用している企業は、どういう経緯や背景でオンラインアシスタントを知り、導入に至ったのでしょうか?

また、具体的にどのような業務を依頼し、成果を実感しているのでしょうか?

最後に、活用事例をご紹介します。

3.1コストは3分の1に!さらに業務効率UPも-株式会社nottecoの事例


株式会社nottecoでは、今までクラウドソーシングを活用していました。

しかし、全部の業務を別々の人に振り分ける手間や、各々に初期説明をしなくてはならないなど、手間がかかっていました。

また、納品物のクオリティが低いと、別の人を探して再発注する…といったこともあったそうです。

そこで、一括で業務依頼ができ、なおかつ納品物の質も担保されているオンラインアシスタントを活用することに。

実際活用してみて、大雑把な依頼内容でも要件整理からディレクション、アウトプットまでしてくれるなど、単なるタスク処理に留まらない仕事ぶりに驚いたそうです。

また、クラウドソーシングを利用していた時と比べ、コストは3分の1。さらに業務効率は飛躍的に上がったと言います。

◆株式会社nottecoの事例はこちらの記事で詳しく紹介

3.2行うのは最終チェックだけ。なのに売上は2倍に!-東京プラチナ・オーナーズ株式会社の事例


東京プラチナ・オーナーズ株式会社では、クラウドソーシングの利用を検討しているときにオンラインアシスタントの存在を知りました。

周囲でクラウドソーシングを利用している人は、単純作業を発注していましたが、東京プラチナ・オーナーズ株式会社はもともと秘書的役割で業務依頼をしたいと考えていたため、オンラインアシスタントの方がニーズに適していたと言います。

現在、リサーチと提案書の作成を依頼しているそうですが、付帯業務をアウトソースしたことで顧客の新規開拓営業に時間を割くことができ、売上は約2倍という結果になったそうです。

◆東京プラチナ・オーナーズ株式会社の事例はこちらの記事で詳しく紹介

3.3バックオフィス業務を依頼し売上UP-株式会社HF.Mの事例


株式会社HF.Mでは、会社立ち上げ時よりオンラインアシスタントを活用していました。

経理や会計、総務、人事といった業務に時間を割かなければならず、本業に集中したいとの思いで導入を決めたそうです。

社員を雇うか悩んでいた時期でもあったそうですが、意外と低価格で幅広い業務に対応してくれるオンラインアシスタントは、特に立ち上げ当初の限られた時間と資金の中でメリットある選択肢だと言います。

現在はバックオフィス系の仕事はオンラインアシスタントに、自社の価値を創出していくところは社員に、と切り分けをして業務を行なっています。

◆株式会社HF.Mの事例はこちらの記事で詳しく紹介

3.4新規プロジェクトの人員を確保-株式会社アスコエパートナーズの事例


株式会社アスコエパートナーズは、社内プロジェクトを遂行する上で必要なリソースが足りない中、「大人数の人材を確保できるか」「全員に同じクオリティのアウトプットをしてもらえるか」といった基準で外注会社を選定。結果、オンラインアシスタントを選択したと言います。

依頼する業務内容は流動的なため、派遣会社よりフレキシブルに対応してくれるというのも選んだポイントの1つ。

アシスタントのコミュニケーション能力も非常に高く、少ない情報からでも状況を把握して対応してくれるそう。

オンラインでありながら、実際に隣にいるのでは?と思うほどで、安心感があると言います。

単なるアシスタントではなく、社内の新規部署のメンバーという印象を持っているようです。

◆株式会社アスコエパートナーズの事例はこちらの記事で詳しく紹介

3.5オンラインアシスタントが売上げUPに貢献-株式会社アクティベートファクトリーの事例


株式会社アクティベートファクトリーは、「キャパシティーの限界ラインが100%に達しそうだ」というタイミングでオンラインアシスタントと出会ったと言います。

クラウドソーシングも同時に検討しましたが、応募者の中から誰を選ぶかという手間や、納品物のクオリティがわからないまま依頼することへの抵抗感から選びませんでした。

以前は何でも自分自身でやる、という業務の進め方をしていたそうですが、今は「これはアシスタントに依頼した方が、クライアントにとってもっと良いサービスになる」という視点で業務を行うようになったそうです。

また、アシスタントとはオンラインでありながらも、日々のコミュニケーションの中で信頼感が醸成され、今では社員のような存在であるとも語っていました。

◆株式会社アクティベートファクトリーの事例はこちらの記事で詳しく紹介

3.6スタートアップに欠かせない、ソリューションとしてのオンラインアシスタント-株式会社MISO SOUPの事例


株式会社MISO SOUPは、スタートアップ時に人を雇いたいけど固定費が払えない…と悩んでいたときにオンラインアシスタントの存在を知りました。

いくつかオンラインアシスタントサービスを提供している会社はありましたが、「業務範囲の広さ」で選んだと言います。

現在は会社紹介資料作成から市場調査、画像制作、Webサイトの更新、広告出稿…と多岐にわたって依頼しているそうです。

実際に導入して、事業のフィジビリティー段階や、スタートアップ企業において、社内で不足しているリソースとすぐに必要なスキルセットが数十万円の投資で担保できのは安くない、と語っています。

◆株式会社MISO SOUPの事例はこちらの記事で詳しく紹介

3.7迅速なレスポンスに質の高い納品物。リモートの不便さは感じない-有限会社ソラの事例


コンテンツマーケティングを始めようと決めたのは、2〜3年前だったそうですが、始めてみるとスタッフに記事を書く時間が取れないことがわかったといいます。

お願いできる製作会社もあったのですが、他社と同じような記事になってしまい、差別化が図れないという印象があったそう。

でも「HELP YOU」にお願いすると、綿密に打ち合わせをしてくれるので、社内スタッフが書くのとほとんど変わらないことがわかり、「費用を決めて、一気にやっていこう」と昨年から導入しました。
◆有限会社ソラの事例はこちらの記事で詳しく紹介

4.まとめ

今回、時間とコストを抑えて業務効率をあげる「オンラインアシスタント」についてお伝えしました。

業務過多で人手が欲しい事業担当者の方、スタートアップやアーリーステージの企業の方、業績が伸びている個人事業主の方がよりスピード感をもって事業拡大するための1つの選択肢として、オンラインアシスタントについて知っていただけると幸いです。

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HELPYOUが選ばれる理由


オンラインアシスタントサービスは、雑務をスタッフに任せることでコア業務に集中でき、業務効率の向上に役立ちます。
もしこれからオンラインアシスタントの導入を検討するのであれば、ぜひ価格情報も含めた各オンラインアシスタントサービスを比較してみてはいかがでしょうか。


HELPYOUでは、

・150社への導入実績
・元大手企業のキャリアウーマンが多く所属
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といった特徴があります。
無料相談・トライアルプランも用意していますので、ぜひこの機会にオンラインアシスタントサービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか?