生産性向上とは？実現に向けた5つの取り組みと注意点を解説
少子高齢化に伴う労働力の減少や、長時間労働の見直しが進む現代のビジネス環境において、「生産性向上」は重要なキーワードとなっています。
「生産性を向上するには、どうしたらいいのか」
「効率的な業務運営には何が必要なのか」
このような疑問を持つ、企業の経営者や担当者の方も多いのではないでしょうか。
この記事では、生産性向上の基礎知識やメリット、5つの取り組みなどを徹底解説します。生産性向上に取り組む際の注意点も紹介していますので、ぜひご一読ください。
生産性向上とは
生産性向上とは、「使われる資源（インプット）に対して、得られる成果や価値（アウトプット）の比率を高めること」です。もう少し簡単にいうと、利用可能な資源を効率的に使い、より多くの成果を産み出すことを意味します。
ここでの「資源」とは労働者数や労働時間などを指し、「成果」とは金銭的な価値や提供されるサービスの量などです。労働生産性は、この成果を資源で割ることによって計算されます。
したがって、生産性向上が実現した状態とは以下のいずれか、または両方を達成した状態を指します。
- 成果（アウトプット）の増加
- 資源（インプット）の削減
- 両方の組み合わせ
生産性の種類
生産性には、「物的労働生産性」と「付加価値労働生産性」の2種類があります。それぞれの定義は次のとおりです。
- 物的労働生産性…生産量、サイズ、重量などの物理的な量を基にした労働生産性のこと。どれだけの労働量によってどれだけの製品（物量）が生産されたか。
- 付加価値労働生産性…企業が新たに創出した製品や、サービスの金銭的価値を基にした労働生産性のこと。どれだけの労働量によってどれだけの付加価値が生み出されたか。
どちらも企業の効率性を測る重要な指標であり、生産性を向上させるためにはこれらの数値を改善していく必要があります。
生産性向上と業務効率化の違い
生産性向上と混同しがちな言葉に、「業務効率化」という言葉があります。
生産性とは、先述した通り「インプットに対してどれだけのアウトプットができたのか」という指標です。
そのため、より少ないインプット（資源）で、より多くのアウトプット（成果）を出すと「生産性が高い」ということになります。
一方で業務効率化とは、時間的・費用的なコストを下げ、リソース投入量を下げることを言います。先述した生産性の計算式から考えると、分母であるインプットを減らすための施策であることが分かります。
つまり、生産性とは投入したリソースに対してどれだけの成果を出せたのかという指標であり、業務効率化とは生産性を高めるための施策であるという違いがあります。
生産性向上が求められる理由
では、なぜ今、生産性の向上が求められているのでしょうか。この章では二つの理由を紹介します。
少子高齢化による労働人口の減少
生産性向上が求められる背景には、少子高齢化による労働人口の減少があります。
パーソル総合研究所と中央大学の研究データ「労働市場の未来推計2030」によると、2030年には労働需要7,073万人に対し、労働供給が6,429万人になると予測されています。つまり、644万人分もの労働力が不足してしまうということです。
このように、今後ますます人手不足が深刻化するため、その対策として生産性向上が求められています。
国際社会における日本の生産性の低さ
生産性向上が求められる理由の二つ目は、国際社会における日本の生産性の低さです。
公益財団法人 日本生産性本部の調査では、日本の労働生産性は1時間当たり52.3ドルで、OECD加盟38ヵ国中30位となっています。
この状態が続けば現状の生産性では仕事が回らなくなり、会社として機能しなくなるかもしれません。国際市場における競争力もさらに低下し、日本経済全体に影響を及ぼすといっても過言ではありません。
このことからも、生産性向上が日本企業にとって避けては通れない重要な課題であることが分かります。
参考：公益財団法人日本生産性本部「労働生産性の国際比較2023 | 調査研究・提言活動」
生産性向上が与えるメリット
続いて、生産性向上が企業に与える4つのメリットを解説します。
人手不足問題の解消
一つ目のメリットは、人手不足問題の解消です。生産性向上のために業務を効率化することで、限られた人員でも多くの利益を生み出せるようになります。
後述しますが、業務プロセスの最適化やAI・デジタルツールの導入などにより、従業員一人当たりの作業効率は向上します。その結果、同じ人数でも以前より多くの仕事に対応できるようになり、人手不足による業務の遅延や品質の低下も防ぐことが可能になります。
ワークライフバランスの改善
生産性向上は、従業員のワークライフバランスの改善にも大きく貢献します。
生産性向上により業務の効率化が進むと、残業時間の削減が可能です。従業員は仕事とプライベートの時間を、より有意義に使えるようになります。
また、休暇の取得も容易になるためリフレッシュもしやすくなるでしょう。ワークライフバランスが整うことで、モチベーションアップや離職率の低下など、さまざまな好循環が生まれるはずです。
コスト削減
生産性向上による三つ目のメリットは、コスト削減です。生産性が高まると、無駄な投資や残業時間が削減され、資金に余裕が生まれます。
浮いたコストは、例えば次の部分に再投資できます。
- 新商品の開発
- サービスの向上
- マーケティング
- 福利厚生 など
これらに資金を充てることで売上の増加や顧客満足度の向上、従業員の満足度アップにもつながるでしょう。
競争力の向上
生産性の向上には自社の競争力を高めてくれる効果があります。それは、少ない投資で多くの利益を生み出せるようになるためです。
例えば、生産性が向上し効率化が進むと、製品コストの削減が可能になります。その結果、他社と同品質の製品をより手頃な価格で販売できるようになるでしょう。
さらに、製造時間の短縮も可能になり、製品をより迅速に市場へ投入できます。
このように、生産性の向上は企業の利益に直結します。国内外の企業と戦わなければならない現代の企業において、自社の競争力を高める重要な要素です。
生産性向上を実現するステップ
生産性を向上するには、どんなステップを踏む必要があるのでしょうか。一つずつ確認していきましょう。
1.「見える化」で現状を把握
まずは「見える化」によって現状を正しく把握します。問題点や改善を要する部分が明確でなければ、有効な施策を立てることはできません。
具体的には、次の4つの情報を可視化（見える化）していきます。
- 業務マニュアルやフローチャート…業務プロセス全体の効率化や改善点の特定が容易になる
- 社員のタイムスケジュール…時間配分が適切か、特定の業務に時間を過剰に費やしていないかが確認できる
- 社員の知識…社員の知識を確認し、適切な人材が適切な業務に割り当てられているかを判断する
- 社員の進捗状況…各社員のプロジェクトやタスクが計画通りに進んでいるか、遅延が生じていないかを把握する
これらの情報を可視化し、どこに課題があるのかを明らかにしましょう。
2.無駄な業務の洗い出し
現状が可視化されたら、業務内容に無駄なものや非効率なもの（ムダ・ムリ・ムラ）がないかを洗い出します。ムダ、ムリ、ムラは「ダラリの法則」と呼ばれ、業務の生産性を低下させる主たる原因です。
- ムダ…負荷が能力を下回っている状況（例：価値を生まない作業がある）
- ムリ…負荷が能力を上回っている状況（例：人員、工数に対して作業範囲が広すぎる）
- ムラ…ムリとムダの両方が混在（例：品質が人や時期によって異なる）
作業時間や工程、人員配置、コストなどのさまざまな側面からチェックしてみましょう。
3.施策に取り組む
業務を洗い出した後は、ムダ・ムリ・ムラを改善する施策を実行します。どのような取り組みを行うのかは、以下の章で詳しく解説します。
生産性向上を実現する5つの施策
この章では、生産性の向上を実現する5つの施策を紹介します。ぜひ参考にしてください。
業務の標準化
生産性向上を実現する仕組みの一つは、「業務の標準化」です。この手法は、作業の品質やスピードにばらつきが出ている場合に効果があります。
（施策の具体例）
- 業務のマニュアル化（知識・ノウハウ・情報共有）
- 書類のフォーマットを統一する
- 品質のチェックリストを作成する など
これらを実行すると、誰でも一定の品質やスピードを維持できるようになります。また、実施後に社員からフィードバックをもらい、改善していくことでさらなる標準化が可能です。
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適切な人員配置
次の生産性向上の施策は、適切な人員配置（適材適所）です。業務に必要なスキルや適性がない人材が配置されていたり、人員に過不足が生じたりしている場合は、適切な人材や人員数を配置します。
人員配置を行う際は、以下の手順を踏みましょう。
- 業務要件の明確化…各業務の具体的な要件を把握し、必要な経験やスキルを特定する
- 従業員データの一元管理…組織全体の人材状況を把握する
- 従業員の希望をヒアリング…適性にくわえ、本人にとってやりがいのある仕事に配置する
それぞれの従業員の適性や希望に合った仕事を任せることで、スキルを最大限に活かせます。結果として、業務効率や従業員のモチベーションも高まるでしょう。
従業員のスキルアップ
続いて、従業員のスキルアップも生産性向上を実現する施策の一つです。
研修や教育プログラムを通じて従業員の能力が高まれば、業務の質や効率が上がります。
研修にはもちろんコストがかかりますが、従業員のスキルや満足度の向上は企業の成長に寄与します。
ツールやシステムの導入
四つ目の取り組みは、DXツールやシステムの導入です。手間のかかるアナログな定例業務が多い場合は、AIやRPAツール（※）を活用することで作業を自動化できます。
（活用例：RPA）
- 請求書や注文書の入力
- レポート作成
- 競合調査
（活用例：AI）
- 顧客からの問い合わせに自動応答
- データ分析による需要予測や在庫管理
- 会議の文字起こし、記録作業
また、DXツールを使用し、業務をデジタル化（クラウド化）することはリモートワーク（テレワーク）の促進にもなります。働き方の多様化が実現し、既存の従業員の満足度向上や優秀な人材の確保につながるでしょう。
※RPA（Robotic Process Automation）…ソフトウェアロボットを使用し、人間の代わりに繰り返し行われる作業を自動化する技術、テクノロジーのこと。
アウトソーシングの活用
ITツールに加えて近年発展しているのが、アウトソーシングです。
生産性を向上させるためには業務を効率化することが大切ですが、最も大事なのは「生産につながらない業務をやらないこと」です。
そこで取り組むべきなのが、コア業務以外の周辺業務（ノンコア業務）の外注化、つまりアウトソーシングです。
ノンコア業務をアウトソーシングするメリットとしては、
- コスト削減
- 引き継ぎや指導が不要
- 社員の負担軽減
などが挙げられます。
アウトソーシングサービスは基本的に業務に対する契約金のみで、人件費や福利厚生費、各種手当等が必要ないため、相対的に見ると大幅なコストダウンが期待できます。また、引き継ぎや教育が不要となる一方で、納期や業務処理の品質は一定に保つことができます。
ノンコア業務をアウトソーシングすることで、社員はより集中してコア業務に取り組めるようになるため、生産性を向上させることができるでしょう。
「利益には直結しないが、毎月大量に発生するルーティン作業」などは、特にアウトソーシングに向いています。
生産に直結しないノンコア業務は積極的にアウトソーシングして、大幅な生産性向上を図りましょう。
生産性向上は「HELP YOU」におまかせ
生産性を向上する方法の一つとして、アウトソーシングサービス「HELP YOU」を紹介します。
HELP YOUの特徴
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。
【HELP YOUのプラン】
＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。
２．チーム制なので欠員があっても業務が滞る心配なし！長期的な依頼が可能
３．さまざまな業務の依頼でも窓口は一つで簡単！頼れる「専属ディレクター」
４．海外在住の日本人スタッフによる時差を活用した夜間帯業務も可能
チームプランの主なサービス内容
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。
■総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。
チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」も提供しています。
「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！
HELP YOU導入事例
クライアント：三井不動産ビルマネジメント株式会社様
依頼内容：イベント業務のフォロー、リサーチ業務
プロパティマネジメントおよび、ソリューションサービス事業を展開している三井不動産様の事例を紹介します。HELP YOUが現在担当しているのは、同社内・イノベーショングループのリサーチ業務です。
同部署は少数精鋭で、新規事業の企画開発やコンサルティング業務を行っています。しかし、あるとき部署の社員が2名減少。業務の負担が増加したことでHELP YOUの導入を決断されました。
導入当初は顧客向けイベントの業務サポートを依頼されていましたが、現在は契約時間の大部分をリサーチ業務に充てています。
新規事業の開発過程で必要となるリサーチ業務は、時間を要するものの直接的な成果にはつながりにくい作業です。
そこをHELP YOUが請け負うことで、社員の皆様の労働効率が格段に向上。生産性の高いコンサルティングに関わる業務（コア業務）に注力できるようになりました。
このようにHELP YOUを導入いただくことで、社内人員のタイムパフォーマンスを改善することが可能です。
▼詳細はこちら
HELP YOUの評判・口コミ
HELP YOUに寄せられたお客様のお声をご紹介します。
生産性向上に取り組む時の注意点
生産性向上に取り組むときは、注意しなければならない点もあります。ここでは3つの注意点を解説します。
マルチタスクや長時間労働を防ぐ
まず、気を付けなければならないのは、同時に複数のことを行うマルチタスクです。さまざまな種類の業務を同時に進めることで、「仕事を進めている」という感覚が強くなります。
しかし、実際には効率的に仕事を進めているような錯覚に陥っているだけ…ということも。マルチタスクは単に脳の注意を瞬間的に切り替えているだけでしかなく、むしろエネルギーを大量に消費することで余計に脳が疲れてしまいます。結果的に頭の回転が遅くなり、生産性が下がってしまう可能性があります。
また、長時間労働にも注意が必要です。人手不足により1人の社員が長時間労働を強いられることがありますが、集中力が低下し、かえって生産性が下がります。くわえて、長時間労働は従業員のモチベーション低下や労働環境の悪化にもつながり、人材の流出を招きかねません。
適切な労働時間の管理と、必要に応じた休息やサポート体制の整備を通じて生産性向上を図りましょう。
長期的・段階的に取り組む
生産性の向上は、すぐに成果や変化となって現れるわけではありません。中長期的かつ段階的に取り組むことが大切です。
全社的な施策を急に実施すると、混乱を招くリスクがあります。
- 従業員のストレスや抵抗を引き起こしてしまう
- 多くの変更に伴う予期せぬ問題が発生してしまう（例：システムの不具合など）
そのため、最初に一部の部署で施策を試行し、その結果を踏まえて徐々に他の部署に展開していくことをおすすめします。段階的なアプローチにより混乱を最小限に抑えつつ、効果的に生産性を向上させることができます。
補助金・助成金を活用する
国としても、生産性向上のための新たな取り組みを行っています。生産性向上に取り組んでいる企業には次のような補助金・助成金が支給されるので、積極的に検討・活用してみましょう。
ソフトウェアやサービスなどのITツールを導入する企業に費用の一部を補助することで生産性向上をサポートします。
テレワークの導入など労働環境（職場環境）を改善することで、離職率の低下・人材（労働者）の定着と確保をサポートするものです。同助成金はコースが分かれており、種類によっては新規受付を休止している場合があります。リンクより、詳細を確認してください。
従業員が仕事と家庭を両立させるための支援を行います。男性の育児休暇取得や仕事と介護・育児の両立支援、育児や介護による休職者の復帰支援などがあります。
企業内の人材育成を支援する目的で、Off-JTといった訓練経費などを支援します。
この制度は、生産性向上と労働時間の削減を目指す中小企業を主な対象としています。さまざまなコースがあるので、上記リンクをご参照ください。
生産性を向上するために、設備投資や事業内の最低賃金をアップした際に費用の一部をサポートしてくれます。
※各コースで決められた額以上に最低賃金をアップした場合のみ適用
事業主は、生産性向上に関する施策に取り組むことで補助金を受給できます。新しいシステムの導入などが予算的に厳しい場合は、こういった補助金・助成金を利用することもおすすめです。
ただし、補助金・助成金によって募集要件は異なります。また、申請には締切日が設けられているので、あわせて確認してください。
まとめ
本記事では、生産性向上の基礎知識、メリット、実現ステップなどを解説しました。今回紹介した生産性向上を実現する取り組みは次の5つです。
- 業務の標準化
- 適切な人員配置
- 従業員のスキルアップ
- ツールやシステムの導入
- アウトソーシングの活用
生産性向上は単に作業効率を上げるだけでなく、企業文化や従業員の満足度を高めることにもつながります。本記事の内容を参考に、可能なものから生産性向上の取り組みを進めてみてください。
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オンラインアウトソーシングはHELP YOU
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１．厳しい採用プロセスをクリアした「優秀なアシスタント」が業務を担当
２．チーム制だから人材が退職して業務が滞るリスクなし！長期的な依頼が可能
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日々の雑多な作業を外注し、重要な業務に集中して生産性を上げたい方は
ぜひこの機会にHELP YOUの導入をご検討ください。
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