人事業務のアウトソーシングを徹底比較&おすすめ4社

・人事のアウトソーシングを検討しているが選定すべき業務がわからない。

・人事コストの見直しや働き方改善を進めたいが何から始めたらいいのかわからない。

・専門性を持った社員を採用したいが進まない。

こんな悩みをお持ちの人事担当者の方はいませんか?

労働人口の減少が進み、どの企業でも優秀な人材確保に頭を悩ませている人事担当者が多いなか、今後はさらに深刻な人材不足に陥る可能性がどれほどかをご存知でしょうか?

労働人口減少の影響を受け、人材確保が難しい昨今、人事業務のアウトソーシングを活用する企業が増えています。人材の不足を打開する策としてアウトソーシングの必要性が叫ばれてるのです。

人事業務のアウトソーシングには、人材確保のほか、コスト削減や作業の質が向上するといった多くのメリットがある反面、それに伴い注意すべき点やデメリットも存在します。

ここでは、知っておくべき人事アウトソーシングについて、そのメリットとデメリット、導入前の注意点、おすすめのアウトソーシング会社4社をご紹介しましょう。

人事業務はアウトソーシングできる

アウトソーシングとは、自社の業務を外部の企業へ委託し、自社のリソースを戦略的企業活動へ有効活用する経営手段の1つです。

人事業務は、従業員の給与計算から社会保険の手続き、採用活動など多種多様であり、人材によって今後の企業の発展を支える重要な業務を担っています。

給与計算などといったルーティン化された業務や、時期的に多忙となる保険業務といった人事の業務をアウトソーシングする企業が増加傾向にあります。

では、どのような業務がアウトソーシング可能なのでしょうか。詳しくご紹介していきましょう。

人事業務でアウトソーシングできる業務

人事の業務は給与計算といったルーティン業務から、繁忙期に集中する作業など多岐にわたります。では、いったいどのような人事業務がアウトソーシングできるのでしょうか。

詳しく、確認してみましょう。

■給与・賞与計算、勤怠管理
■社会保険業務
■採用支援

給与・賞与計算、勤怠管理

給与計算や勤怠管理といった、毎月必ず必要となるルーティン業務を、アウトソーシングすることができます。

タイムカードの集計はもちろん、毎月変動するため細かな計算を要する残業代・保険料・所得税や住民税といった計算を行い、給与明細の作成・印刷発行、必要に応じて郵送など、その関連業務はさまざまです。

また、年に数回の定期的な作業である賞与計算や毎月の勤怠管理など、必要に応じて幅広くアウトソーシングすることができるでしょう。

現在では、Web上で共有ができる便利なツールなど、クラウド型システムの導入によって給与に関わる業務や勤怠管理など、スムーズな作業を可能にし作業工数を大幅に削減しています。

社会保険業務

人事業務のなかでも、特に頻雑と言えるのが「社会保険・労働保険」に関する業務です。

採用が決定した社員の、入社から退職に至るまでに必要となる手続きを担います。入社時の加入手続きから始まり、年1回の保険料算定に関わる手続き、退職の際に必要となる離職関連の手続きや労災保険、給付金受給に関する手続きなど頻雑です。

また、結婚や出産など社員のライフスタイルの変化によって必要となる、育児休業の手続きや報酬の見直しなど多岐にわたり、さらには、法の改正によって要する対応など、専門知識が必要となるでしょう。

社会保険業務の専門的な知識を有した企業へアウトソーシングすることで、正確且つ、迅速な作業が可能となります。

採用支援

採用業務は、求人募集から選考、面接実施に内定者フォローと多岐にわたります。

採用活動は、求人募集や媒体管理から、求職者へのアプローチといった手間と時間のかかる作業から始まります。面接希望者の選考、会場準備、さらには面接まで委託することができるでしょう。内定者のフォローや採用者の研修など、必要に応じて業務を細分化し企業が求める業務を依頼することで、無駄なく確実な採用へ導くことを可能としています。

現在、労働人口の減少により、優秀な人材獲得に頭を抱える企業も少なくありません。

専門的な知識とこれまでのノウハウを活かした採用活動が期待できることから、アウトソーシングする企業が増加傾向にあり、自社の確実な人材獲得へと繋げています。

人材育成

企業にとって欠かせない人材育成も、アウトソーシングすることが可能です。

人材の育成にはさまざまな方法があります。企業が自社へ取り入れたい分野の専門知識を有する講師や経験者へ研修などを依頼し、その専門的なノウハウを自社のスキルとして蓄積していくことができるでしょう。

また、独自のカリキュラムや業務フローを構築し、共有することも可能になります。そのようなカリキュラムや構築においても、アウトソーシングすることで第三者、そして専門的な人材の目が入ることで、より良い見直しが可能となるのです。

さらには、クラウド型のeラーニングシステムなどを活用することで、研修の結果や成果を「可視化」することができ、モチベーションの向上とスキルアップが期待できるでしょう。

人事アウトソーシングの市場

働き手が不足する現代では、さまざまな場面で業務の効率化が求められています。

労働人口が少なくなることで、どの企業も人材不足に悩まされ、アウトソーシングを有効活用する企業が増加傾向にあるでしょう。

人事のアウトソーシングは高度経済成長期を過ぎた1990年代から、業務の効率化を求め普及し始めました。2000年に突入後、働き方改革のあおりを受け、現在では戦略的に活用する企業が増え続けています。

2018年の国内人事アウトソーシングのサービス市場は、「人事」「カスタマーケア」「財務/経理」「調達/購買」の4つの主要業務のなか、2年連続して最も高い成長率を示しました。

人材不足や優秀な人員の誘致といった、深刻化する問題が影響を与えていると言えるでしょう。

人事業務をアウトソーシングするメリット

現在、活用する企業が増えているアウトソーシングですが、人事の業務をアウトソーシングした場合には、どのようなメリットがあるのでしょうか。

働き方改革の影響から、今後さらに増加するであろう、アウトソーシングのメリットをご紹介します。

コスト削減

人事の仕事は給与計算や勤怠管理といったルーティン業務から、社会保険の手続き、人材確保に育成と多岐にわたります。日々の頻雑な作業や複雑な各種保険の手続きなど、専門的な知識や経験が必要となるでしょう。

人事業務をアウトソーシングした場合、知識や経験が豊富な人材によって作業が行われるため、自社で人員を雇用する必要がありません。採用活動から、人材確保、研修などの育成といった費用がかからないため、大きなコスト削減につながります。

また、専門知識を持った人材が業務のフローを再構築することで、これまでの無駄を無くし、効率アップやリソースの確保も期待できるでしょう。それにより、業務全体の見直しが可能となります。専門家が業務を遂行することで、効率的な費用対効果が期待できるのです。

さらに、これまで自社で管理していたツールやシステムが不要となる場合には、管理費の大幅なコストダウンも見込めるなど、多方面でのコスト削減が期待できるでしょう。

人事のコア業務に集中

給与計算や勤怠管理、保険手続など、人事業務には人を雇う企業であればどの会社でも必要となる作業が多種多様にあります。そのようなルーティン化した作業や、状況によって対応を要する入社や退職、育児休暇取得といった手続きなどは、企業の業績に直接影響をあたえるコア業務とは言えません。

そのため、ノンコア業務をアウトソーシングすることで、その作業に関わっていた人材のリソースをコア業務へ振り分けることが可能となるのです。

これまで必要としていたノンコア業務へのリソースを用いて、人事制度の策定を行うことで、社員とのエンゲージメントを高め、モチベーションアップが期待できます。

また、採用業務の1つである面接など、企業の戦略的活動に関わる業務をコア業務とした場合、その業務へリソースを活用することで業績アップに繋がります。ノンコア業務でリソースが不足するような状況であれば、アウトソーシングの活用は大きなメリットと言えるでしょう。

法改正への迅速な対応

社会保険料や税金の計算は、ルーティン業務として毎月誤りなく確実に実行していく必要がある業務です。しかし、社会保険の制度や労働関連法令は毎年のように改正され、新たなアップデートが必要となります。専門の知識を持っている、または経験が豊富であっても、とても骨の折れる作業です。このような頻雑な業務をアウトソーシングすることは、企業にとってメリットと言えます。

法改正は、確実に守り業務へ反映させなければ、法令違反になる恐れがあります。

アウトソーシングの活用は、リソース不足の解消はもちろんのこと、専門知識や経験豊かな人材が作業を行うため、法の改正など即座に対応し、フローの見直しや確実な実行が可能となるのです。

このように、専門性の高い業務や作業をアウトソーシングすることで、外部のノウハウを活かした正確な作業の遂行が期待できるでしょう。

従業員不足問題の解決

少子化が進む現代、どの企業も人材不足が深刻化しています。人口の減少とともに働き手が減ることで、中小企業においては約7割の企業が人材不足を感じているのです。

また、働き手が減るだけでなく「優秀な人材の確保」や「安定した人員の就労」といった点でも、悩みを抱える企業が増加傾向にあります。

このように、多くの企業が従業員不足の問題を解決する方法の1つとして、アウトソーシングの活用を検討する企業が増加しています。

人事業務には、ルーティン化された膨大で頻雑なノンコア業務にのほか、専門の知識や経験を必要とする複雑な業務が存在します。

企業としてそのどちらにも人員が不足していますが、アウトソーシングの活用によって、戦略的な企業活動にリソースを確保することができるようになるでしょう。

企業として求める人材を確保することが難しくなった現在、社内ではなく社外からそのリソースを確保することで、人材不足、従業員不足の問題をクリアすることができるのです。

人事業務をアウトソーシングするデメリット

コスト削減や人材不足の解決などさまざまなメリットがわかりました。しかしその反面、注意すべきデメリットもあります。アウトソーシングを検討する際、必ず確認に検討すべきデメリットをご紹介します。

デメリットは導入する企業によって、デメリットからメリットに替えることも可能です。自社が求めている見直しや、抱えている悩みと合わせて確認していきましょう。

ノウハウが残らない

アウトソーシングをする業務は、委託先の人員が作業を行うため、その業務に関するノウハウを自社のスキルとして蓄積し残すことは難しくなるでしょう。

専門性が高いほど、その業務は経験値が仕事の結果に大きく関わるため、一旦アウトソーシングした業務を内製化することが困難になる場合もあります。アウトソーシングする業務をいずれ内製化する場合には、どこまでを委託するのかなどを事前に精査しましょう。

また、ノウハウとして蓄積させる、または委託先が行う業務の内容や方法を共有するため、業務仕様書・マニュアルを作成するなど対策を行うのがおすすめです。さらに、業務の認識にズレが生じていないか、定期的にすり合わせなどを行うことも重要となるでしょう。

しかし、コストがかかった場合でも、第三者の目を加え、改めて業務フローの構築やマニュアルの作成を依頼するなどを検討する際には、メリットとなる場合もあるでしょう。

外注費の増加

アウトソーシングした場合、委託費用が必ず発生します。そのため、アウトソーシングする方法によっては、コストの削減よりも外注費用が高くなってしまう場合があるでしょう。専門性の高い業務やイレギュラー業務への対応、細かな追加オプションなど想定よりも費用がかさんでしまうこともあります。

企業により、月額制や従量性、追加オプションなどその費用やサービス体系はさまざまです。自社がもとめる業務のレベルやボリュームが、実際には追加費用がかかってしまうといったことも起こりかねません。

そのようなことを防ぐためには、自社が必要としているサービスやレベルがどこまでなのかをしっかりと精査し、綿密な計画性とすり合わせが重要となるでしょう。

人事のリソース不足により、専門としない人材が人事業務を行っているのであれば、経営戦略的に結果が出てくる可能性が高まります。アウトソーシングを検討すると同時に、改めて社内の見直しを進めてみてはいかがでしょうか。

イレギュラーへの対応

委託する業務については、通常マニュアルや作業手順書など、あらかじめどの作業をどこまで行うかを決定し依頼、契約します。

そのため、想定していた業務や決められた手順と違う作業、ボリュームなどが変わると、対応ができない、または追加で費用が発生する場合があります。

また、委託した企業側での判断ができないため、自社への共有など時間を要してしまう場合などもあるでしょう。さらには、急な作業を必要とした場合にも、前述同様に共有や作業手順の伝達、確認に必要以上に時間を要する可能性もあります。状況によっては、即時の対応が難しい場合などもあるため、注意が必要です。

イレギュラーな対応や稼働ができる時間など、事前に確認し、できるだけイレギュラー対応を要する事態が起こらないよう業務環境や業務フローを整えましょう。

それにより、さらに作業工程がアップデートされ、当たり前だった作業の見直しになる場合もあります。

人事業務をアウトソーシングする際の注意点

では、人事アウトソーシングのメリット・デメリットを理解したうえで、実際にアウトソーシングする場合、どのような点に注意が必要なのでしょうか。

自社に雇用している従業員の個人情報など、重要な情報を外部の企業へ提供し委託するため、アウトソーシング会社の選定は自社の今後に大きな影響をあた得ると言えます。依頼する企業の実績やセキュリティなど、さまざまな面でしっかりと確認し精査が必要です。

人事業務をアウトソーシングする際の注意点を3つご紹介しましょう。

料金体系

人事業務は会社や働く人材の重要な情報を扱います。大切の情報を共有し、預けるのですから、費用に対して効果のある業務をしっかりと遂行してくれるかを重視することが重要になります。

多くのアウトソーシング会社が事前にヒアリングを行い、自社が必要とするサービス内容を予算に合わせて設定、提案してくれます。事前に自社の現状を理解し、戦略的な位置から問題点、改善点を明確化し最善のサービスを提案し対応してくれるサービス会社を選びましょう。

アウトソーシングを請け負う企業では、それぞれが多様なサービスを展開しています。料金体系も同様に、その企業によってさまざまです。

多くの企業が提供しているサービスの料金設定では、一定のボリュームや時間などが決まっている月額制・定額制や、実際に行った作業の件数や日数・時間による従量制などがあります。その他、イレギュラーな作業や契約、または予定していた以上の業務を依頼する場合には、追加オプションとして、別途料金が発生する場合などもあるでしょう。

自社でアウトソースしたい業務がどの程度のボリュームなのか、また予想以上に追加の作業などが必要にならないよう、事前にしっかりと確認し、想定外のコストが発生しないよう注意するのが得策です。

実績・経験が豊富

アウトソーシングで結果を得るには、優れたアウトソーシング会社へ依頼することが重要です。そのため、ただ単純に料金が安いといっただけで、企業を選ぶことは出来ません。

人事の業務は、給料計算や勤怠管理といったルーティン業務、事務作業はお金に直結する仕事が多くあります。また、社会保険や税金といった専門性の高い業務も多く、その作業もまた高い正確性が求められます。

さらに、採用活動や人材育成においては、会社の戦略を理解したうえで、迅速かつ丁寧な対応が求められるなど、専門的スキルや対応力が必要です。

これまで多くの企業へ導入実績があるアウトソーシング会社では、豊富な経験で培ったノウハウを蓄積しています。それにより、あらゆる業務への対応が可能なことや、自社にとって最適なサービスの提案や提供が期待できるため、不安なく委託することができるでしょう。

アウトソーシングを依頼する際には、見積りだけでなくどのような導入事例や実績を持っているのか、実例を含めて確認するのが安心です。

システム環境

人事の業務に限らず、アウトソーシングを導入し活用する場合に最重要項目となるのが「データ管理」です。個人情報や企業のさまざまな情報を取り扱うため、情報漏えいへの対策は慎重に行わなければなりません。社外へ機密情報を受け渡すため、情報漏えいへのリスクは必ず発生すると言えるでしょう。

現代では、いろいろなビジネスツールが開発されています。ツールを導入し活用することで、業務の効率化が可能になることや、離れた場所でもいち早く情報を共有できるなど、多くのメリットを与えてくれます。

その一方で、クラウドシステムを活用する場合に、セキュリティ体制が重要になります。アウトソーシング会社がどのようなセキュリティ対策や、管理体制を用いているのかを事前にしっかりと確認しましょう。

人事アウトソーシングの比較

働き方改革が進められる現代、多くの企業がアウトソーシングサービスを提供しています。その企業によってさまざまな個性や理念があり、スキルやノウハウを活かし、サービスの提供を行っています。ここでは、アウトソーシングを展開するおすすめの企業を4社ご紹介しましょう。

人事アウトソーシングの大手企業

アウトソーシングの活用が増加するのと比例するように、アウトソーシングを提供する企業も増えています。ここでは、長きにわたり培ってきた経験とノウハウを持つ、大手アウトソーシングサービス会社を2社ご紹介しましょう。

テンプスタッフ

「はたらいて、笑おう。」をグループビジョンに掲げる創業約40年の全国、さらにはアジア・パシフィックに広がる企業です。

豊富な登録スタッフにより戦略的な人材活用を支援する人材派遣や紹介、付加価値を提供するノウハウで業務運営における課題解決を目指すアウトソーシング業務委託など総合的に求めるニーズに応えてくれます。

人事・労務などのオフィスワークはもちろん、テレマーケティング、営業、翻訳、IT、設計開発と幅広い分野に対応しているのも特徴です。

アウトソーシングサービスにおいて、約18年の実績を有し、専門性が高く成果を約束する領域での豊富な経験は希少です。また、機密情報や個人情報の管理は物理的規定やルールで管理し、技術的に安全管理策を講じています。人材派遣で培ってきたノウハウを元に、業務を一括で受託し、求めるサービスを提供してくれます。

・業務そのものを一括で受託

・アウトソーシングのほか人材派遣も行う

・コンプライアンスに基づくサービスの提供

レジェンダ

人事コンサルティングとアウトソーシングの実績と、20年以上の経験を有する企業です。顧客に併走し課題解決を成し遂げるのを事業領域とし、「人と組織」の「変革」をテーマに様々な人事アウトソーシングサービスを展開しています。

独自開発した人事システムにより、人事データの一元管理を可能とし、業務の効率化と戦略的人事への変革を後押ししているのが特徴です。独自のシステムは、クラウド型のシステムによって、従業員が入力した情報がリアルタイムで共有できるため、業務の工数が減り、そのリソースをコア業務へ振り分けることができます。また、ルーティン業務を熟すのではなく、「考える」部署へ変えていく経営戦略まで踏み込んだアウトソーシング会社です。

・20年以上の実績と経験を有する

・独自開発の人事システムを導入

・人事データを一元管理

人事アウトソーシングのおすすめ企業

アウトソーシングと言っても、その企業によって提供するサービスはさまざまです。
ここでは、多用なアウトソーシングサービスを展開する2社をご紹介します。
詳しく見ていきましょう。

HELP YOU

https://help-you.me/

HELP YOUは採用率1%という高い難関を突破した、優秀な人材だけが集まる企業です。人事や労務、経理や営業サポートなどその他さまざまなスキルを兼ね備えたアシスタントが、お客様専門のチームを組成し、業務を徹底的にサポートしていきます。

年間を通して、給与計算といったルーティン業務は絶え間なくおこなわれていきます。その他、繁忙期や閑散期が発生します。HELP YOUでは人員体制を固定し対応しますが、多忙になる次期やそうではない閑散期などでは必要に応じて確保するなど、年間を通して人員体制の調整も可能です。

自社専用のチームが結成されるため、人事以外にも必要に応じて事前申告のない作業を依頼することも簡単です。

・採用率1%の精鋭がそろう

・97%の継続利用率を誇る

・人事、労務、経理の専門知識を有する経験者がサポート

ヒューマントラスト

ノンコア業務を一括して受託することで、業務の効率化を実現する企業です。

データ入力から受発注業務、試験運営など多岐にわたり展開しています。バックオフィスのほか、コールセンター業務やエリアによってはスタッフが企業までお伺いし、業務などを遂行することも可能です。

「信は万物の基を成す」とし、信頼で結ばれた人の力を最大限に活用してきます。

現在増加しているオフィスワーク部門のほか、金融系部門や製造・作業部門、セールスプロモーションなど、あらゆるフィールドに最適な人材を提案してくれるのが特徴です。

・ノンコア業務を一括して受託

・人材派遣・アウトソーシングの両方を叶える

・金融系部門やセールスプロモーションなど幅広く対応

まとめ

人事のアウトソーシングは、給与計算や勤怠管理、社会保険業務、採用支援に人材育成と多岐にわたります。人事の業務のなかでは頻雑なルーティン業務から、これからの企業活動に大きな影響を与える採用支援など、幅広く委託することができるでしょう。

人事のアウトソーシングは、コストの削減やリソース不足の問題を解決に導くなど多くのメリットがあります。外部のリソースを活用することで、コア業務へ時間が使えることや専門知識を持った人員の業務遂行によって業務の質が向上するなど、それによって年々導入する企業が増加傾向にあります。

また、アウトソーシングをきっかけに、業務フローを見直すことで更なる改善や向上など、他社のスキルを自社へ蓄積させるなど、アウトソーシングを活用すべき理由が多くあるでしょう。

少しでも早くアウトソーシングの導入を検討し、戦略的企業活動に有効活用してみてはいかがでしょうか。

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