人事アウトソーシング（代行）とは？サービスの選び方や導入ステップを解説
「人事担当者が退職し、社内にノウハウがない」
「人事経験のある人材が採用できずに困っている」
「人手が足らず、業務が滞っている」
このような課題を解決する方法のひとつが「人事アウトソーシング」の活用です。煩雑な人事業務を外部に委託できるため、社内のリソースをコア業務にあてることができます。
本記事では、人事アウトソーシングに依頼できる業務から、サービスを選定する際の比較ポイント、導入ステップまで解説します。
人事業務の外注を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
人事アウトソーシングとは
アウトソーシングとは、自社の業務を外部企業へ委託し、自社のリソースをより戦略的な企業活動に有効活用する経営手段の一つです。
人事業務は、従業員の給与計算から社会保険の手続き、採用活動など多種多様です。
中でも給与計算のようなルーティン化された業務や、時期によって繁閑がある保険業務といった人事業務をアウトソーシングする企業が多くなっています。
人事アウトソーシングに依頼できる業務
人事業務は給与計算といったルーティン業務から、繁忙期に集中する作業など多岐にわたります。具体的には、以下のような人事業務がアウトソーシング可能です。
- 給与計算・勤怠管理
- 社会保険業務
- 面接・採用
- 人材育成
それぞれ詳しく解説していきます。
給与計算・勤怠管理
給与計算や勤怠管理といった、毎月必要となるルーティン業務をアウトソーシングできます。
タイムカードの集計、残業代・保険料・所得税・住民税の計算、給与明細の作成・印刷発行・郵送など、関連業務はさまざまです。
また、年に数回の定期的な作業である賞与計算や毎月の勤怠管理なども、必要に応じて幅広くアウトソーシングできます。
社会保険業務
人事業務のなかでも、特に頻雑な作業が「社会保険・労働保険」に関する業務です。
入社時の加入手続きに始まり、年1回の保険料算定に関わる手続き、退職の際に必要となる離職関連の手続きや労災保険、給付金受給に関する手続きなど、その業務は極めて頻雑です。
また、結婚や出産など社員のライフスタイルの変化によって必要となる手続きや報酬の見直しなど、業務は多岐にわたります。法改正があった際にはその対応が求められることもあり、専門知識が必要とされる業務です。
こうした煩雑な作業も、社会保険業務の専門知識を有した企業にアウトソーシングすることで、正確かつ迅速に業務を遂行できます。
採用業務
採用に関する業務もアウトソーシングが可能です。求人募集や媒体管理、求職者へのアプローチといった手間のかかる作業はもちろん、面接希望者の選考、会場準備、内定者フォローや研修まで委託できます。
労働人口の減少により、優秀な人材獲得に頭を抱えている企業も少なくありません。専門的な知識とノウハウを活かした採用活動が期待できることから、採用業務をアウトソーシングする企業は多く、確実な人材獲得へとつなげています。
人材育成
企業にとって欠かせない人材育成も、アウトソーシングが可能です。一言で人材育成といっても、さまざまな方法があります。
ひとつは、企業が取り入れたい分野の専門知識を有する講師や経験者へ研修などを依頼し、その専門的なノウハウを自社のスキルとして蓄積していく方法です。
また、独自のカリキュラムや業務フローを構築し、共有することも可能です。アウトソーシングすることで第三者や専門的な人材の視点が入り、より良い業務の見直しができるようになります。
さらに、クラウド型のeラーニングシステムなどを活用することで、研修の結果や成果を可視化でき、モチベーションやスキルの向上も期待できます。
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人事アウトソーシングの比較ポイント
人事アウトソーシング会社を選定する場合は、委託する企業の実績や専門性、セキュリティ体制などのチェックが必要です。また、あらかじめ対応業務範囲を確認しておく必要もあります。
ここでは、アウトソーシング会社を選定する際の比較ポイントについて、詳しく紹介します。
実績・専門性
アウトソーシングで良い結果を得るためには、優れたアウトソーシング会社へ依頼することが重要です。
人事業務は、給料計算や勤怠管理といったルーティン業務に加え、社会保険や税金を扱う専門性の高い業務が多く、正確性も求められます。採用活動や人材育成においても、会社の戦略を理解したうえで迅速かつ丁寧な対応ができる専門的なスキルや対応力が必要です。
導入実績が多いアウトソーシング会社には、これまで培った豊富な経験やノウハウが蓄積されています。幅広い業務に対応できる体制が整っていることから、自社の状況に応じた最適なサービスを提案・提供してもらえる可能性が高まります。
アウトソーシングを依頼する際は、どのような導入事例や実績を持っているかという実例を含めて確認すると安心です。
セキュリティ体制
アウトソーシングを導入・活用する際に注意するべき項目が「セキュリティ体制」です。
特に人事は個人情報や企業のさまざまな情報を取り扱う業務。社外に機密情報を渡すうえで、情報漏えいリスクは必ず考慮しなければなりません。
また、クラウドシステムによってデータにアクセスしやすくなった分、強固なセキュリティ対策が必要です。
委託先のアウトソーシング会社が、どのようなセキュリティ対策や管理体制を用いているのかを事前にしっかりと確認しましょう。
具体例として、プライバシーマークやISMS認証を取得している企業は、一定のセキュリティ基準を満たしていると判断できます。
対応業務範囲
人事業務は給与計算や勤怠管理のほか、社会保険手続きや社内対応など、業務内容は多岐にわたります。そのため、アウトソーシング会社によって対応できる範囲が異なる点には注意が必要です。
特に、労働保険や社会保険、助成金関連の手続きは社会保険労務士の独占業務に該当します。委託を検討している場合は、依頼先が対応可能かどうかを事前に確認しておきましょう。
また、日常的に発生する社内人事関連の問い合わせにも対応しているサービスであれば、周辺業務の負担を軽減することが可能です。対応範囲が広いサービスを選ぶことで、人事担当者がコア業務に専念できる環境を整えることができます。
人事業務のアウトソーシングなら「HELP YOU」
ここからは、人事業務アウトソーシングにおすすめの「HELP YOU」をご紹介します。
HELP YOUの特徴
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
人手不足や業務効率化などの課題に対し、専門知識を持つスタッフがトータルサポート。社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。
| 特徴 | ・人事業務をはじめ、採用、経理、総務など幅広い業務に対応可能 ・最短3日で優秀な人材を確保できる ・チーム制の「チームプラン」と専属アシスタントによる「1名専属プラン」を選べる ・RPAやAIを使った業務の自動化サポートも提供 |
| 主なサービス | ＜人事労務業務＞ ・給与計算 ・勤怠管理 ・入社・退職のサポート ・人事評価のフォームの集計 ・社員データの入力・管理 ・社内研修の手配、資料作成 など ※こちらにない業務もお気軽にご相談ください ▼詳細はこちら |
| 参考料金 | ＜チームプラン＞ 月額：10万円～（税抜）／実働時間：30時間～ ＜1名専属プラン＞ 月額：10万円～（税抜）／実働時間：30時間～ |
▼詳しいサービス詳細はこちらの資料をご覧ください
▼HELP YOUの人事アウトソーシング事例
▼HELP YOUのユーザーレビュー・口コミ
管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー｜ミナオシ
「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが合っているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！
人事アウトソーシング事例：勤怠データ集計
HELP YOUが実際に対応した人事アウトソーシングの事例として、勤怠データの集計業務についてご紹介します。
指定された勤怠管理ツール（ジョブカンやfreeeなど）から勤怠データを出力し、月間の勤務時間や残業時間、有給休暇日数などを確認・集計などを行います。
お客さまが勤怠を締めたあと、HELP YOU側で勤怠管理システムにアクセスし、データ出力から集計・チェック作業まで対応します。
＜対応の流れ＞
- お客さま：勤怠情報を確定
- HELP YOU：勤怠管理ソフトからCSVデータを出力
- HELP YOU：勤怠データを集計
- HELP YOU：集計データをチェック（異常値や入力漏れ・不備の確認）
- お客さま：集計結果の確認
＜使用実績のあるツール＞
- KING OF TIME
- ジョブカン
- 人事労務freee
- i-seiQ
- IEYASU
- MF勤怠管理 など
このような業務をアウトソースすることで、人的ミスを防ぎつつ、担当者の負担軽減と業務の効率化が期待できます。
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人事アウトソーシングのメリット
人事業務をアウトソーシングした場合には、以下のようなメリットがあります。詳しく見ていきましょう。
- リソース不足の解消
- 人事コア業務への集中
- コスト削減
- 法改正への迅速な対応
人手不足の解消
少子化が進む現代、どの企業でも人材不足が深刻化しています。単に働き手が減るだけでなく、優秀な人材や安定した人員の確保は企業が抱える大きな課題です。
こうした課題を解決する手段のひとつとして、アウトソーシング導入を検討する企業が増加しています。
求める人材を社内で確保することが難しくなった今、社外リソースをうまく活用することが、人手不足の解消につながります。
人事コア業務への集中
給与計算や勤怠管理のようなルーティン業務をはじめ、入退社や育休取得に伴う各種手続き業務は、企業の業績に直接的な利益を与えない「ノンコア業務」です。
こうしたノンコア業務をアウトソーシングすることで、社内のリソースを本来注力すべきコア業務へ振り分けることが可能です。リソースの再配分により、社員のエンゲージメントやモチベーションアップも期待できます。
企業の成長に直結する戦略的な業務に人材を集中させることができれば、結果的に業績アップにもつながります。現在、リソースが不足している状況であれば、アウトソーシングの導入は有効な解決策となるでしょう。
コスト削減
人事業務をアウトソーシングした場合、自社で新たに人事担当者を採用・育成する必要はありません。採用や研修にかかる費用が不要となり、コスト削減につながります。
また、専門知識を持った人材が業務フローを再構築することで、無駄な作業が削減され、業務全体の効率化も図れます。業務の最適化が進むことで、より高い費用対効果を期待できるでしょう。
さらに、これまで自社で管理していたツールやシステムが不要となった場合、管理費の大幅なコストダウンも見込めるなど、多方面でのコスト削減が可能です。
法改正への迅速な対応
法改正への対応にも、アウトソーシングは有効です。
社会保険料や税金の計算は毎月ミスなく実行すべきルーティン業務であり、法令に沿った正確な対応が求められます。しかし、社会保険制度や労働関連法令は毎年のように改正され、そのたびに最新情報を業務に反映させなければなりません。
アウトソーシングを活用すれば、専門知識や豊富な経験を持つ人材が対応するため、法改正にも迅速に対応できます。
豊富なノウハウを持つ専門業者に委託することで、精度の高い対応が可能となり、業務フローの見直しや法改正を含む複雑な業務も正確に処理できます。法令違反や対応漏れといったリスク回避にもつながるでしょう。
人事アウトソーシングのデメリットと対策
アウトソーシングの活用にはさまざまなメリットがある反面、デメリットもあります。ここでは、アウトソーシングを導入する際に注意しておくべきポイントと対策を紹介します。
- 自社にノウハウを蓄積しにくい
- イレギュラーへの対応が難しい
- 企業文化への理解が不足している
自社にノウハウを蓄積しにくい
人事業務を外部に委託すると、自社にノウハウが蓄積されにくくなります。
特に専門性の高い業務は、担当者のスキルによって作業の正確さや効率に差が出やすく、一度外注した業務を後から内製化するのは容易ではありません。そのため、将来的に内製化を検討している場合は、どこまでを委託するかをあらかじめ精査することが重要です。
アウトソーシングを活用する場合は、自社にノウハウを残す工夫として、委託先が行う業務の内容や手順を確認・共有できるよう、業務仕様書やマニュアルを整備しておくのがおすすめです。認識のズレを防ぐためにも、定期的な業務のすり合わせも欠かせません。
将来的に内製化を見据えている場合、多少コストがかかっても、第三者の視点を取り入れて業務フローやマニュアルを整備するのが有効です。
イレギュラーへの対応が難しい
アウトソーシングでは、イレギュラーな事態への対応が難しいケースがあります。一般的に、委託する業務については契約時にあらかじめ範囲や手順を決めますが、急な仕様変更や突発的な作業が発生する場合もあります。
この場合、すぐに対応できなかったり、追加費用が発生する可能性があるため注意が必要です。作業手順の伝達や確認に時間を要し、状況によっては即時対応が難しい場合もあります。
このような事態を避けるためには、イレギュラー発生時の対応範囲や連絡手順、稼働時間などをあらかじめ確認しておくことが重要です。また、トラブルを未然に防ぐためにも、業務環境や業務フローを事前に整えておきましょう。
企業文化への理解が不足している
人事アウトソーシングでは、委託先が自社の企業文化を十分に把握していないケースもあります。
特に、採用や人材育成といった企業の価値観や方針が深く関わる業務では、認識のずれからミスマッチが生じる恐れがあり、注意が必要です。たとえば、自社が求める人物像に合わない人材が採用されてしまうなどのリスクがあります。
こうした事態を避けるには、自社の方針や理想とする人材像を明確にし、委託先と十分に共有することが重要です。双方の認識にズレが生じないよう、定期的にすり合わせを行うことで、スムーズな連携を図れます。
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人事アウトソーシングの導入ステップ
人事アウトソーシングを導入する際は、現状の課題整理から委託業務の選定、委託先の比較・選定へと段階的に進めることが重要です。ここでは、各導入ステップのポイントを解説します。
1.人事課題の整理
まずは自社の人事課題を整理しましょう。「採用がうまくいかない」「労務管理が煩雑で時間がかかりすぎている」など、現場が抱えている具体的な問題点を洗い出します。
課題を明確にすることで、アウトソーシングを導入する目的がはっきりします。また、どの業務を委託するか、どのような委託先が適しているかを判断する基準にもなります。
以降のステップを円滑に進めるためにも、最初の段階で課題を整理しておくことが重要です。
2.委託する業務の洗い出しと選定
次に、委託する業務の洗い出しと選定を行いましょう。
たとえば、給与計算や社会保険手続きなど、定型的で判断を要しない業務はアウトソーシングに向いています。法改正への対応を含む専門性の高い業務も、外部に委託することで精度向上や業務効率化が期待できます。
一方で、イレギュラーが起きやすく柔軟な対応が必要な業務や、高度な判断が必要な業務は、自社で対応するのが理想的です。
このように、自社で対応する業務と委託する業務を明確にすることで、委託業務の範囲が絞られ、無駄なコストを抑えられます。
3.委託先の選定
最後に、アウトソーシング会社の選定です。明確にした課題や導入目的をもとに、自社のニーズに合った委託先をいくつか選定し、見積もりや問い合わせを行いましょう。
委託先によっては、人事課題の整理や業務選定の段階からサポートしてくれるところもあります。初めてアウトソーシングを導入する場合は、こうしたサポート体制が整っている委託先に相談するのも効果的です。
アウトソーシング先を選ぶ際は、価格だけでなく、実績や対応範囲、セキュリティ体制、サポート内容などもチェックしたうえで検討しましょう。
▼HELP YOUでは、丁寧なヒアリングをもとに業務課題の整理や委託業務の洗い出しからサポート可能です。人事業務でお困りの方は、ぜひお気軽にご相談ください！
人事アウトソーシングのまとめ
人事アウトソーシングは、「人手不足で業務が回らない」「煩雑な労務管理に時間がかかる」といった人事課題を解決する有効な手段です。定型的な作業を委託すれば、リソース不足や人材不足などの課題を解消でき、担当者がコア業務に集中できる環境が整います。
また、外部の専門的な知識やノウハウを活用できるため、業務の正確性が向上し、法令対応の強化にもつながります。
導入を進める際は、課題を洗い出し、自社で担うべき業務と委託すべき業務を明確にしたうえで、自社の課題に対応できるか、サポート体制は整っているかなどをしっかり確認しましょう。
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