総務アウトソーシングとは、社内の総務業務を外部の専門業者に委託する手法です。業務負担の軽減と体制の最適化を同時に図れる点が特徴です。特に、限られた人員で業務を回す中小企業で導入が広がっています。

本記事では、総務アウトソーシングで依頼できる業務内容や導入のメリット・デメリット、費用相場をわかりやすく解説。あわせて、おすすめのサービス5選も紹介します。

総務アウトソーシングとは？

総務アウトソーシングとは、社内の総務業務の一部またはすべてを外部の専門業者に委託することです。

総務は、社内の管理業務や各部署との調整業務を担う重要な部署です。そのため、業務範囲が広く、属人化しやすいという特徴があります。

総務アウトソーシング会社を活用すると、特定の従業員に業務が集中する状況を防ぎ、属人化の解消につながります。さらに、コア業務への集中やコスト削減も期待できます。

また、総務のノウハウが豊富な専門業者に業務を任せられるため、業務品質の向上も期待できます。こうした点から、近年では業務効率化の有効な手段の一つとして注目されています。

総務アウトソーシングが注目される背景

総務アウトソーシングが注目される背景には、人手不足の深刻化とバックオフィス業務の負担増加があります。特に中小企業では、経営者や管理部門が総務業務を兼任するケースが多く、本業に十分な時間を割けない状況が生じています。

株式会社ワンズマインドの調査によると、バックオフィス業務をアウトソーシングしている企業は約18％で、そのうち総務業務は24％を占める主要な領域です。

主な導入目的は次の通りで、総務・バックオフィス領域における外部活用のニーズが高まっています。

• 人材不足の補填：48％
• 業務効率化：36％
• 人員コスト削減：34％

さらに、総務アウトソーシング導入企業の85％が満足と回答しており、高い満足度が示されています。

出典：株式会社ワンズマインド「BtoB企業におけるバックオフィス業務のアウトソーシング状況に関する実態調査」（2025年）掲載データをもとに当社作成

また、総務アウトソーシング導入の成果としては、以下のような結果が得られています。

• 業務効率化：55％
• コスト削減：38％
• 人材不足解消：32％

このように、総務アウトソーシングは単なるコスト削減策にとどまらず、経営の生産性向上につながる手段として定着しつつあります。

出典：株式会社ワンズマインド「BtoB企業におけるバックオフィス業務のアウトソーシング状況に関する実態調査｜比較ビズ」

総務アウトソーシングに依頼できる業務一覧

総務アウトソーシングでは、庶務から専門性の高い業務、さらには物理対応が必要な業務まで、幅広い領域を委託できます。自社の課題やリソース状況に応じて、必要な業務だけを切り出して依頼することが可能です。

主な対応業務は以下の通りです。

※「物理業務（BPOセンター対応業務）」では、オンラインでは対応が難しい業務にも対応可能（例：会社宛ての郵便物の受け取り・仕分け・転送、PCや周辺機器のセットアップ、代表電話の受電・取次ぎなど）

総務アウトソーシングは、オンライン業務に限らずBPOセンターを活用した物理対応までカバーできるのが特徴です。企業規模や業務内容に応じて、特定業務のみの委託から総務業務全体のアウトソーシングまで、柔軟に対応できます。

★以下の資料では、オンラインアウトソーシングのHELP YOUが対応した総務アウトソーシングの事例を紹介しています。どのような業務が依頼できるのかを知りたい方は、ぜひ無料ダウンロードしてご活用ください！

総務アウトソーシングのメリット

総務アウトソーシングには、業務効率化やコスト最適化、体制強化など多くのメリットがあります。主なメリットは以下の通りです。

• コア業務への集中による生産性向上
• 業務の標準化・可視化による属人化の解消
• 人件費の最適化（固定費から変動費への転換）
• 業務継続性の向上（BCP対策）

コア業務への集中による生産性向上

総務アウトソーシングを活用すると、経営者や社員が付加価値の高い業務に集中できる環境が整い、生産性が向上します。全社的に「人にしかできない、利益を生む業務」へのシフトが可能です。

総務業務を外部に委託することで、次のような効果が期待できます。

• 経営者の時間確保：備品管理や契約書対応などの事務作業から解放され、中長期の経営戦略や意思決定に集中できる
• 管理部門の高度化：採用活動や評価制度の改善、組織文化の醸成など、会社の成長につながる業務に注力できる
• 現場の負担軽減：営業や開発担当者の事務負担を減らし、売上に直結するアクションを増やせる

業務の標準化・可視化による属人化の解消

総務アウトソーシングを活用すると、業務の標準化と可視化が進み、属人化の解消につながります。
プロの視点で業務フローが整理されることで、次のような効果が期待できます。

• マニュアルの整備：担当者の頭の中にあった手順を言語化・文書化でき、誰でも同じ品質で対応できるようになる
• 業務プロセスの透明化：第三者の視点により無駄な工程が削減され、ミスや不正が起きにくい体制を構築できる
• 引き継ぎコストの削減：担当変更時の教育負担が軽減し、安定した業務品質を維持できる

人件費の最適化（固定費から変動費への転換）

総務業務をアウトソーシングすることで、人件費の最適化が可能になり、コスト削減につながります。業務量に応じて依頼範囲を柔軟に調整できるため、繁閑差に合わせた無駄のない運用が実現できます。

その結果、従来は固定費として発生していた人件費を、必要に応じた外注費として変動費化できます。さらに、採用や教育にかかる負担も抑えられるため、全体の支出をより効率的に管理できるようになります。

業務継続性の向上（BCP対策）

総務アウトソーシングを活用すると、災害や突発的なトラブル発生時にも、業務が停止しない体制を構築できます。単に業務負荷を軽減するだけでなく、企業の事業継続性（BCP）を高める施策としても有効です。

特にBPOセンターを活用したサービスでは、オフィスに依存せず業務を継続できるため、次のような効果が期待できます。

• 災害・突発事態への対応：自然災害やオフィス移転、担当者の急な休暇・退職時でも業務を継続できる
• 物理業務も含めた代行：郵便物の仕分けや代表電話対応、PCキッティングなど、オンラインだけでは対応できない業務も委託できる
• 複数拠点・チーム体制の活用：担当者不在時も他スタッフが対応でき、属人化による業務停止リスクを防げる

総務アウトソーシングのデメリットと注意点

総務アウトソーシングには多くのメリットがある一方で、運用面やリスク管理において注意すべき点もあります。主なデメリットは以下の通りです。

• 社内にノウハウが蓄積されない可能性がある
• 情報漏えいのリスクがある
• 委託先との運用管理に工数がかかる場合がある

導入前にこれらの課題を把握し、適切な対策を講じましょう。

社内にノウハウが蓄積されない可能性がある

総務アウトソーシングのデメリットの一つは、社内にノウハウが蓄積されにくくなる点です。外部の専門会社が業務を担うため、社員が当該業務に関する知識や経験を蓄積する機会は限定されます。

その結果、業務手順や判断基準が社内に残りにくくなり、トラブル発生時に委託先へ依存するリスクが高まります。

対策としては、アウトソーシング会社に業務を丸投げせず、定期的に情報を共有することが重要です。あわせて、マニュアルや業務フローを可視化することで、社内に知見を蓄積できます。

情報漏えいのリスクがある

総務アウトソーシングでは、機密情報を外部と共有するため、情報漏えいのリスクが伴います。総務業務では、社員の個人情報や取引先情報など、機密性の高いデータを扱う場面が多く、適切な管理体制が求められます。

そのため、アウトソーシング会社を選ぶ際は、情報管理体制やセキュリティ対策の確認が欠かせません。

具体的には、プライバシーマーク（Pマーク）やISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）などの取得状況を確認しましょう。これらの有無を確認することで、一定水準の情報管理体制が整備されているかを判断しやすくなります。

委託先との運用管理に工数がかかる場合がある

総務アウトソーシングは、委託先との連携が必要となるため、運用管理の工数が発生します。指示出しや進捗確認に時間を要し、想定していたほど社内負担が減らないケースもあります。

そのため、導入時には管理工数も含めたトータルの費用対効果を検討することが重要です。また、チャットツールの活用などにより連絡手段を効率化し、運用負担を抑える工夫も求められます。

業務をスムーズに進めるには、あらかじめ次の工数を見込んでおきましょう。

• 導入初期のセットアップ：マニュアル共有やITツールの権限設定など、立ち上げ時に社内リソースが必要となる
• 管理窓口の設置：品質低下を防ぐため、進捗確認やフィードバックを担う担当者の配置が必要となる
• 判断コストの残存：最終的な意思決定やイレギュラー対応は、社内での判断が求められる

総務アウトソーシングの費用相場

総務アウトソーシングの費用相場は、業務の依頼方法によって大きく異なります。主な依頼方法は、「特定業務のみを切り出して委託する方法」と「総務業務全体をまとめて委託する方法」の2つです。

特定業務を委託する場合、給与計算や記帳代行などは、月額料金に加えて1件あたり数百円程度から利用できるケースが一般的です。必要な業務だけを選んで依頼できるため、コストを抑えやすい点がメリットです。

一方、総務業務全体を委託する場合は、月額制が主流です。契約内容や依頼期間によって変動しますが、相場は月5万〜12万円程度（時間単価2,000〜4,000円程度）が目安です。契約時間内で柔軟に業務を依頼できるため、運用効率を高めやすい点が特徴です。

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自社に合った総務アウトソーシングの選び方

総務アウトソーシングは、自社の課題や業務内容に合ったサービスを選ぶことが大切です。ミスマッチを防ぐために、以下の観点で比較・検討しましょう。

• 対応業務の範囲
• 提供体制（常駐型・オンライン型・BPO拠点型）
• セキュリティ体制
• サポート体制
• 実績

対応業務の範囲

対応業務の範囲は、自社課題の解決可否を左右する重要な判断基準です。特に「属人化している業務」や「工数が集中している業務」に対応しているかを優先的に確認する必要があります。

比較検討の際は、以下の観点でチェックしましょう。

• 汎用性と専門性：備品管理などの定型業務から、契約書リーガルチェックや法改正対応などの専門領域まで対応可能か
• カスタマイズ性：パッケージ前提ではなく、自社フローや例外対応にどこまで適応できるか
• スケーラビリティ：事業成長や繁閑に応じて、業務量を柔軟に増減できる体制があるか

提供体制（常駐型・オンライン型・BPO拠点型）

総務アウトソーシングの提供体制は、大きく「常駐型」「オンライン型」「BPO拠点型」の3つに大別されます。自社に適した体制を選ぶためには、「物理的な作業の有無」と「求めるコミュニケーションの速度」の2軸で整理することが重要です。

＜提供体制の比較（常駐型・オンライン型・BPO拠点型）＞

「HELP YOU」のように、オンライン対応の機動力とBPO拠点による物理対応を組み合わせた「ハイブリッド型」のサービスを選択することで、柔軟性と対応範囲の両立が可能になります。

セキュリティ体制

セキュリティ体制は、委託先選定における重要な判断基準の一つです。総務業務では、社員の個人情報や契約情報など、機密性の高いデータを扱うため、十分なセキュリティ体制が求められます。

適切な対策を講じている委託先を選ぶことで、安心して業務を任せられ、情報漏えいのリスクを最小限に抑えられます。

具体的には、以下の点をチェックしましょう。

• プライバシーマークやISO認証など、第三者機関による認証の有無
• データ管理システムや暗号化の導入状況
• 秘密保持契約（NDA）など、情報漏えい防止の契約体制

サポート体制

サポート体制は、総務アウトソーシングの成果を左右する重要な要素です。単なる作業代行にとどまらず、業務設計の段階からサポートしてくれる事業者を選ぶことが大切です。

「何を委託すべきかわからない」という状態からでも、最適な運用体制を共に作り上げてくれるパートナーかどうかを見極めましょう。

質の高いサービスを判断するための主なポイントは次の通りです。

• 業務設計・マニュアル化支援：自社の業務が整理されていなくても、現状の棚卸しからマニュアル作成まで一気通貫でサポートしてくれるか
• 専任マネージャーの配置：現場スタッフに丸投げせず、全体を統括して品質管理や自社との調整を担う担当者が配置されるか
• 継続的な改善提案：運用開始後も、無駄な工程の削減やデジタル化の提案など、業務改善を継続して提案してくれるか
• コミュニケーションの柔軟性：ChatworkやSlackなど、自社で利用しているツールで迅速に相談・報告ができるか

実績

実績は、委託先の信頼性や適合性を判断するうえで重要な指標です。自社と同規模・同業界での導入実績がある事業者は業務理解が早く、運用をスムーズに立ち上げやすい傾向があります。

また、継続率が高い場合は、サービス品質や顧客満足度の安定性を判断する材料になります。

実績を確認する際は、以下の要素をチェックしましょう。

• 継続率：長期間利用している企業が多いか
• 事例の具体性：導入によってどの程度の工数・コスト削減が実現したかなど、定量的な成果が示されているか
• 特定領域の強み：スタートアップへのスピード対応や大企業の複雑な規定対応など、自社の業界・規模に適した強みがあるか

おすすめの総務アウトソーシングサービス5選

総務アウトソーシングサービスは、対応業務の範囲や提供体制、料金体系が事業者ごとに異なるため、自社の目的に応じて比較・検討することが大切です。

ここでは、代表的な総務アウトソーシングサービス5社を紹介します。

HELP YOU

「オンライン」×「BPOセンター」のハイブリッド型サービス。総務業務の標準化から安定運用までをワンストップで支援！

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。

中でも「総務まるっとサポートプラン」は、福岡と長野の2拠点にある専用BPOセンターが、貴社の総務業務を高品質に代行するプランです。

単なる作業代行にとどまらず、設計段階から伴走して「業務の標準化」や「属人化の解消」を推進。総務部門が戦略業務へシフトできる体制を構築します。

★HELP YOUの「総務まるっとサポートプラン」について、業務内容・料金目安・導入事例をまとめた資料をご用意しています。まずは無料でダウンロードして、詳細をご確認ください。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが合っているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！

FOC（芙蓉アウトソーシング＆コンサルティング株式会社）

ゼロイン

コクヨ＆パートナーズ

パソナ日本総務部

総務アウトソーシングを成功させるポイント

総務アウトソーシングを成功させるには、「導入前の準備」と「運用開始後の管理体制」の両方が重要です。まず目的を明確にし、委託範囲や社内の役割分担を整理することで、導入効果を最大化できます。

導入の目的・ゴールを明確にする

総務アウトソーシングを成功させるには、「なぜ外注するのか」という目的を明確にすることが大切です。目的が全社で共有・浸透されていれば、導入後の定着もスムーズに進みます。

導入前に、「工数削減」や「属人化の解消」など、自社が解決したい課題を整理し、関係者の理解を得ておきましょう。

主なポイントは次の通りです。

• 目的の言語化：「経営者の事務作業を月20時間削減し、新規事業に充てる」「属人化を解消し、誰でも回せる体制を作る」など、具体的なゴールを設定する
• 社内への周知と納得感：「負担軽減」だけではなく「重要業務に集中するための戦略的投資」であることを伝え、協力を得る
• 期待値の調整：外部に任せる範囲と自社の役割を明確にし、過度な期待や丸投げを防ぐ

委託する業務範囲と優先順位を整理する

総務アウトソーシングを定着させるには、すべての業務を一度に外部化するのではなく、スモールスタートで進めることが重要です。業務の引き継ぎ負担や現場の混乱を防ぐためにも、委託範囲は段階的に広げていきましょう。

そのためには、委託する業務内容を整理し、優先順位をつけて切り出すことがポイントです。主な進め方は次の通りです。

• 定型業務から着手：請求書処理や備品発注など、マニュアル化しやすい業務から委託する
• コア業務は自社に残す：意思決定に関わる重要業務や機密性の高い業務は社内で管理する
• フェーズ分けの実施：まずは一部業務から始め、運用状況を見ながら段階的に拡大する

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丸投げにせず、社内の管理体制を維持する

総務アウトソーシングを活用する際は、委託先に任せきりにせず、社内でも管理体制を維持することが重要です。外部に委託しても最終的な判断責任は自社にあるため、丸投げするとノウハウが蓄積されず、過度な依存につながるおそれがあります。

良好なパートナーシップを築くためにも、次のような体制を整えましょう。

• 責任者（カウンターパート）の設置：委託先からの相談や判断を仰がれた際、即座に対応できる窓口担当者を設置する
• 情報のブラックボックス化防止：共有ドキュメントなどを活用し、自社でも業務フローや進捗状況を常に把握・閲覧できる状態にする
• 自社文化の共有：会社の価値観や社内特有のルールを委託先に伝え、自社に合った柔軟な対応を引き出す

定期的な振り返りと改善体制を設ける

総務アウトソーシングは、導入後の運用改善によって効果が大きく左右されます。そのため、運用を「やりっぱなし」にせず、定期的に成果を評価し、業務フローを継続的に見直すことが重要です。

継続的な改善（BPR）を実現するためにも、以下のような仕組みを整えましょう。

• 定例ミーティングの実施：月1回程度、トラブルの共有や業務効率化に向けたフィードバックの場を設ける
• KPIによる評価：「対応スピード」「ミス発生率」「削減工数」などの指標を設定し、成果を客観的に評価する
• フローの見直し：会社の成長や外部環境の変化に応じて、ツール導入や手順の変更を柔軟に検討・実行する

総務アウトソーシングのよくある質問（FAQ）

総務アウトソーシングを検討する際は、導入方法や対応範囲、運用面に関する疑問を事前に解消しておくことが大切です。ここでは、導入前によくある質問とその回答をまとめました。

Q. 総務アウトソーシングと人材派遣との違いは何ですか？

A. 総務アウトソーシングと人材派遣の最大の違いは、「指揮命令権」と「契約の目的」にあります。

• 人材派遣：自社がスタッフに直接指示を出し、労働力を活用する契約。柔軟に業務を指示できる一方で、教育や管理は自社の負担となる
• アウトソーシング（業務委託）：委託先がスタッフを管理し、業務成果を提供する契約。教育や管理を委託できるため、自社の管理負担を抑えられる

指示や管理の負担を減らし、業務品質の安定化を重視する場合は、アウトソーシングが適しています。

Q. 総務アウトソーシングは中小企業でも利用できますか？

A. はい、総務アウトソーシングは中小企業でも利用可能です。むしろ、人的リソースが限られる中小企業ほど、総務アウトソーシングの活用効果を実感しやすい傾向があります。必要な業務だけを外部に切り出せるため、自社で抱え込まずに安定した運営体制を整えやすくなります。

特に、次のような課題がある場合に有効です。

• 担当者の退職により、人手不足が発生している
• 経営者自身が総務や雑務に追われている
• 総務担当者が1人しかおらず、業務が属人化している
• ペーパーレス化などの業務効率化が進んでいない
• 組織の急成長にバックオフィス体制の整備が追いついていない

Q. 総務アウトソーシングの導入はどのように進めればよいですか？

A. 総務アウトソーシングの導入は、「現状整理→委託範囲の決定→業務設計→段階導入」の流れで進めるのが基本です。

最初に業務を洗い出し、課題を明確にすることで、導入後のミスマッチを防ぎやすくなります。また、初期設計から相談できる事業者を選ぶと、よりスムーズに進められます。

一般的には、次の4ステップで進めるとよいでしょう。

1. 現状把握：業務内容や工数、属人化している業務を整理する
2. 委託範囲の決定：外部に任せる業務と社内に残す業務を切り分ける
3. サービス選定・業務設計：委託先と協力し、業務フローやマニュアルを整備する
4. テスト運用・本運用：小規模な範囲から開始し、問題がなければ段階的に拡大する

Q. 総務業務を外部に委託しても情報セキュリティは問題ありませんか？

A. 適切な委託先を選び、契約内容と運用体制を整備すれば、情報セキュリティのリスクは最小限に抑えられます。特に、物理的なセキュリティが強固な「BPOセンター型」や、情報管理体制が整備された専門サービスを選ぶと、より安心です。

確認すべき主なポイントは次の通りです。

• 認証取得状況：PマークやISMSなど、第三者認証の有無を確認する
• 運用体制：PC持ち出し制限や入退室管理など、作業環境の安全性を確認する
• 契約内容：秘密保持契約（NDA）に加え、漏えい時の報告体制や責任範囲を明確にする

Q. 総務アウトソーシングには物理的な業務（郵便・備品管理など）も依頼できますか？

A. はい、総務アウトソーシングには物理的な業務も依頼できます。ただし、対応可否はサービスの提供体制によって異なります。

• 常駐型、BPO拠点型：郵便物仕分け、備品管理、PCキッティングなどに対応可能
• 完全オンライン型：PC上で完結しない物理作業は対応不可

郵便物の受取や名刺発注など物理業務も委託したい場合は、拠点を構えるBPOサービスを選ぶとよいでしょう。

Q. 完全リモートで利用できる総務代行サービスはありますか？

A. はい、完全リモート対応の総務代行サービスは数多くあります。オフィスへの出社が不要な定型事務であれば、コストを抑えやすい完全リモート型が効率的です。

チャットやメール、Web会議などを通じて指示を行い、データ入力やリサーチ、スケジュール調整、振込予約といった業務を委託できます。
また、地域に関係なく人材を活用できるため、地方企業でも高度なスキルを持つ人材を確保しやすい点もメリットです。

総務アウトソーシングのまとめ

総務アウトソーシングは、総務業務の負担軽減だけでなく、属人化の解消や生産性向上、BCP対策にもつながる有効な手段です。

自社の課題に応じて業務範囲や提供体制を見極め、段階的に導入することで、無理のない最適な運用体制を構築できます。特に中小企業においては、限られた人員で本業に集中できる環境づくりに効果的です。

「どの業務から委託すべきかわからない」とお悩みの場合も、HELP YOUなら現状整理からサポートできます。まずはお気軽にお問い合わせください。

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