総務代行サービス活用のコツとは?おすすめサービス7選

総務代行1

総務代行を活用している会社が増えています。

「自社に合った総務代行サービスを探したい」
「総務代行サービスの活用方法を知りたい」

などでお悩みの方は多いのではないでしょうか?また、これから代行サービス活用を考えているという方もいることでしょう。

この記事では依頼可能な総務代行業務、具体的な総務代行さいーべすへの依頼方法、総務代行サービスの選び方のポイント、おすすめの総務代行サービスをご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。 

総務代行サービスとは

総務代行2

総務とは、社内の全体管理や備品や文書の管理、社内行事などの会社組織に関わる業務全般のこと。企業によって業務の範囲はさまざまです。経理や人事、労務を含む企業もあります。総務代行サービスについてみていきましょう。

総務代行サービス依頼のコツ

総務代行3では実際に総務代行サービスはどのような業務を委託できるのでしょうか。

各社総務の業務内容は様々です。そのため、自社ではどこまでが総務の業務範囲なのかをまずは確認しましょう。総務代行サービスによっては範疇外というケースもあるためです。

下記が総務代行サービスの基本的な依頼可能業務になります。

■総務の業務例
・名刺管理
・備品管理
・契約書管理
・電報/供花手配
・郵送手配
・イベント手配
・全社的活動の推進役
・保安・防災業務
・情報セキュリティの整備
・受付業務
・福利厚生業務
・安全衛生管理 etc…

切り出し可能な総務業務を確認

総務代行4自社の総務業務を洗い出し、代行サービスの活用な可能な業務を確認します。とはいえ、依頼可能な業務を見極めることが難しい場合もあることでしょう。そういう場合は下記を参考にします。

・コストがかかっている業務
・手間が掛かり困っている業務
・専門的で自社で担当することが大変な業務
・ノンコア業務

このような業務を総務代行サービスに依頼することで、効率的に業務を進めることが可能になります。

総務代行業者によっては、依頼可能な業務の洗い出しを手伝ってくれるサービスもあります。問い合わせてみることをおすすめします。

依頼したい総務業務が得意な業者を選定

総務代行5総務代行サービスとはいうものの、依頼可能な業務内容は各アウトソーシング会社ごとに異なります。

特に、法務・特許など専門的な業務を依頼したい、または秘書業務や経理業務など複数業務を合わせて依頼したい場合は、特に確認が必要になります。また、会社の規模や業種などの違いで、実績が異なる場合もあります。

自社が望む業務の対応が可能な総務代行サービスを選びます。

総務代行業者と担当者の連絡手段の確立/進捗状況

総務代行6
経営者層と社員の橋渡し的な存在であり、イベントや突発的な業務などが多く発生する部署だからこそ、リアルタイムで連絡・共有できる手段を確立することが必要です。

スピーディーに連絡や進捗状況を共有できるように、チャットや進捗状況を確認できるツールを使っているサービスかどうかを確認するとよいでしょう。

総務業務をマニュアル化してくれるか

総務代行7総務代行会社の活用をスムーズに進めるためには、業務のマニュアル化が必要になります。誰が行ってもかまわない定例業務などが当てはまるでしょう。しかし、実際にマニュアル化をするためには工数が必要となります。手が回らないから、外注を検討しているのに、これでは本末転倒です。

業務のマニュアル化まで対応してくれる総務代行会社を選ぶことをおすすめします。仮に総務代行サービスを途中で変更する場合にも役立つことでしょう。

総務代行会社おすすめ7選

総務代行8
近年、多くの総務代行サービスがあります。ここではおすすめの総務代行サービスをご紹介します。先述した依頼する際のポイントと照らし合わせながら確認していきましょう。

HELP YOU


HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。

特徴はディレクターを中心としたスタッフがチームでサポートする点です。また、契約工数が余った場合は、総務以外の業務を依頼することも可能なため、いくつもの業務を兼務されている担当者には、使い勝手が良いサービスです。

ー切り出し可能な業務・得意な業務
・業務委託管理
・電子機器や備品の管理
・議事録や会議資料の作成と管理
・ホームページの作成
・福利厚生に関する業務
・レストランや居酒屋の予約
・贈答品リサーチ
・メール(英文)対応
・議事録や会議資料の作成
・お礼状やお詫び状などの書状作成
・英、中、韓、などの翻訳
・トピックのキーワードリサーチ など

 

ー連絡手段/進捗状況を共有してもらえるか
●連絡手段
ご依頼・進捗報告・納品などは、使い慣れたツールでの利用が可能です。主な使用ツールは、電話、メール、chatwork、slack、LINE、messenger、Skypeなど

●進捗状況
Slack、Chatwork、Teamsなどコミュニケーションツ-ルを使用。

ー業務のマニュアル化確認
業務のマニュアル作成が可能。
業務の切り出しから、突発的に必要となった業務のマニュアル化、ディレクションまでHELP YOUが代行致しますので、業務の丸投げも可能。

ー業務開始までのフロー
契約から最短数日での対応が可能です。

【おすすめポイント】
・経験値が高い優秀なアシスタントがチームで業務を担当します。
・契約時間内で、経理業務や営業サポート業務などの複数業務など同時に依頼することが可能です。

 

NOC

ー切り出し可能な業務・得意な業務
・庶務業務
・労務管理
・コスト削減
・ファシリティマネジメント
・IT

ー連絡手段/進捗状況を共有してもらえるか
要確認

ー業務のマニュアル化確認
代行可能

ー業務開始までのフロー
最短1ヶ月

ただし、対象となる業務内容、範囲、ボリューム、難度(知識やノウハウの程度)、実施場所によって異なります。

【過去の事例】
・総務アウトソーシング:庶務業務 実施までの期間2ヶ月

【おすすめポイント】
・庶務・受付、秘書業務などを同時にサポート可能です。
・丁寧なヒアリングで、かかえている課題・アウトソース可能な業務に対する最適な方法を提案してくれます。
・マニュアル作成や導入後の依頼内容変更・体制の再構築なども柔軟に対応可能です。

J.FORCE

ー切り出し可能な業務・得意な業務
ほとんどの総務業務の切り出しが可能。

ー連絡手段/進捗状況を共有してもらえるか
●進捗状況
お客様の状況に応じて、チャットやテレビ会議などを使用。緊急性が高い場合や高度な内容の場合は直接会って会議をすることも可能。

ー業務のマニュアル化確認
要確認

ー業務開始までのフロー
最短3ヶ月

現状把握/ヒアリング→改善案の提示→システム導入/ツール確立→デモンストレーション/検証→総務/経理部の廃止

【おすすめポイント】
・社労士顧問プラン・税理士顧問プランなど、専門分野も依頼可能です。
・ITを活用することで、時間と場所を超えてコミュニケーションをとりながら業務を進められます。
・行政調査やトラブル発生時には、グループ会社の国家資格者が対応します。

ゼロイン

ー切り出し可能な業務・得意な業務
庶務業務からファシリティマネジメントまで幅広い対応が可能

・メール室運営
・会議室管理
・オフィス管理
・購買
・清掃

ー連絡手段/進捗状況を共有してもらえるか
要確認

ー業務のマニュアル化確認
要確認

ー業務開始までのフロー
要確認

【おすすめポイント】
・クライアント先に常駐し総務サービスを行います。
・一般的な総務代行だけでなく、オフィス移転や社内周年イベント開催など、社員のエンゲージメント、効率化を図るための様々な施策を複合的な提案も可能。
・体制構築・運営までサポートが可能です。

コクヨ

ー切り出し可能な業務・得意な業務
・共有スペース管理
・支払処理
・外部文書保管
・機密文書廃棄
・備品貸出管理
・消耗品発注・在庫管理
・拾得物管理
・セキュリティーカード管理
・購読物管理

ー連絡手段/進捗状況を共有してもらえるか
要確認

ー業務のマニュアル化確認
要確認

ー業務開始までのフロー
要確認

導入準備(業務の可視化/業務設計、体制検討/スタッフ採用・教育、トレーニング/引き継ぎ、)→サービスイン→運用(レポート/改善提案、さらなる付加価値の提案)

【おすすめポイント】
・コクヨは、オフィス家具の製造・販売だけではなく、空間の設計・構築、移転サポート、新しい働き方のご提案などのトータルプロデュースも可能。
・アウトソーシング(BPO)という形態で、オフィス運営で必要となる総務全般の業務、サービスも可能。
・ビジネスコンシェルジュがお客様のオフィスに常駐し、オフィス運営に関する各種のサービスを提供します。

株式会社アシストライン

ー切り出し可能な業務・得意な業務
・契約書管理
・備品管理(文具・事務用品費など)
・倉庫入出庫管理
・キャビネット管理・出張手配
・チケット手配
・イベントサポート
・電報/供花手配
・会議室設置/解除
・セキュリティカード管理
・機密文書廃棄処理
・正確なデータ入力の代行業務
・システム開発補助、サポート
・移転に伴うレイアウト変更のサポート
・定期的な文具発注と在庫管理

ー連絡手段/進捗状況を共有してもらえるか
要確認

ー業務のマニュアル化確認
要確認

ー業務開始までのフロー
要確認

ヒアリング調査→業務再構築のご提案→マニュアル作成運用開始→運営後のサポート

【おすすめポイント】
・管理部門の業務に精通する優秀な社員が会社に常駐しているかようなきめ細かなサービスを提供。

コスモスモア

コスモスモア

ー切り出し可能な業務・得意な業務
・総務事務/庶務事務(電話対応、各種請求処理、会議室予約受付など)
・ファシリティ日常対応(ビル管理会社との調整、各種ファシリティ課題対応など)
・受付業務(来客応対、来訪者ログ管理、イベント対応/運営など)
・メール便業務対応(郵便/宅配便/バイク便取次、請求金額部署振り分けなど)
・BCP対応業務(従業員健康維持に向けた各種施策、機密文書廃棄オペレーション)

ー連絡手段/進捗状況を共有してもらえるか
要確認

ー業務のマニュアル化確認
要確認

ー業務開始までのフロー
要確認
現状調査→全体設計・運用開始準備→業務開始→改善活動

【おすすめポイント】
・スタッフ常駐型の「総務アウトソーシング」サービスです。
・常駐スタッフが、各種総務業務や受付業務、メールルーム業務をサポートします。

まとめ

総務代行9
今回は、依頼可能な総務業務、具体的な依頼の方法、代行サービスの選び方のポイント、おすすめの総務代行サービスをご紹介しました。

総務代行サービスを上手にかつ追うすることで、対応業務量を一気に減らすことが可能となります。その結果、社員を本来時間をかけるべきコア業務に集中させることができますから、生産性向上が期待できることでしょう。

また、社員の精神的なストレスを減らすことにもつながるので、健康状態を向上させることも期待できます。

ぜひこの記事を参考にして、自社にあった総務代行サービスを選んでみてください。

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