業務効率化のアイデアが知りたい！具体的な改善策やツールを紹介
「仕事が多くて残業続き。本当にしんどい…」
「業務効率化したいけど、何から手をつけたらいいかわからない…」
と、お悩みの方は多いのではないでしょうか？
そこで、この記事では業務効率化のアイデアをまとめました。
会社やグループでできること、個人でできること、そしてITツールやアウトソーシングサービスを使ったアイデアをご紹介していきます。
この記事では、たくさんの業務効率化のアイデアをご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。きっとあなたの業務を劇的に効率化してくれるはずです。
業務効率化のアイデアを出す前に
業務効率化のアイデアを出す前に、まずは非効率的な業務を洗い出す必要があります。次の視点で考えてみると、日ごろ行なっている業務のムダが見えてきます。
なくしたほうがいい業務はないか？
【例】
①形式的に行なっている意味のない会議
②ほとんど活用されることのない資料の作成
改善のアイデア
・無意味な会議や資料作成の業務をなくしてみる。
集約したほうがいい業務はないか？
【例】
①似たような仕事を別部署の複数の担当者が行なっている
②同じメンバーが出席する会議を別々の日程でセッティングしている
改善のアイデア
・似たような業務は集約して1人に任せる
・同じメンバーが出席する会議は1日にまとめて会議時間と移動時間を短縮する
作業手順のせいで非効率になっている業務はないか？
【例】
企画書作成後に上長に確認すると、そこから大幅修正が発生して手間がかかる。
改善のアイデア
・ラフの段階で上長に相談・確認し、作成後の大幅な修正を防ぐ。
こだわりすぎている業務はないか？
【例】
社内会議用の資料を社外プレゼン資料と同じクオリティで作成している。
改善のアイデア
・社内会議用の資料はワード文書などを使い、必要最低限のクオリティに留める。
会社・グループで実践できる業務効率化のアイデア
では、具体的にどんな業務効率化のアイデアが考えられるでしょうか？
会社やグループで実践できる、業務効率化のアイデアを紹介します。
書式の統一で資料作成を効率化
書式を統一すると資料作成を一気に効率化することができます。
資料を作成するときに、
・どこに何を書くべきか？
・どんな装飾をすべきか？
を迷う時間がなくなり、結果的に資料作成の工数を減らすことができます。
また、統一したフォーマットで作られた資料は見やすく、内容を理解しやすいというメリットも。資料の書式は統一し、作成にかかる工数を減らしていきましょう。
ワークフローやマニュアルを作成する
業務のワークフローやマニュアルを作成するようにしましょう。
ワークフローやマニュアルがあれば、誰でも一定のクオリティやスピードで業務を行うことができるようになります。
口頭で業務を教えることがなくなるため、新人教育にかかる時間も削減できます。
また、属人化も防ぐことができるので、「○○さんがいないからあの業務はできない」といった事態を避けられます。
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決裁権を分散する
決裁権を分散すると、仕事がスムーズに進めやすくなるのでおすすめです。
新規プロジェクトを始めるときは、企画書や稟議書を作成して組織の最終決定権をもった人に決裁を受けるのが一般的です。
しかし、この期間が長いために業務の進行に支障をきたすこともあります。
特に大手企業では、決裁のプロセスが複雑だったり決裁者が不在で処理が滞ったりして、決裁が下りるまでに1週間以上かかることも珍しくないでしょう。
できるだけ決裁権を分散し、意思決定のスピードを上げていきましょう。
担当者の変更・配置の見直しを行う
人員は適材適所で配置することを心がけましょう。各社員のスキルや強み・弱みを正確に理解し、担当する業務を割り振っていきます。
例えば、マーケティング案件は製品や市場に詳しい人に、海外案件は外国語が得意な人に、営業はコミュニケーション能力が高い人に、といった方に人を配置していきます。
適切な人員配置にすることで、業務のスピードだけでなく、質が上がることも期待できるでしょう。
業務量を調整する
社員一人一人の業務量を把握し、調整するようにしましょう。
チームで仕事をする場合、極端に多くの業務を担っているメンバーがいたら、仕事量が均等になるように調整する必要があります。
なぜなら、一人に仕事量が偏っているとその人のところで業務が滞ってしまい、それがチーム全体の作業進捗の遅れにつながるからです。
ボトルネックとなっている部分を解消することで、チーム全体のパフォーマンスを上げていきましょう。
ミス・失敗の原因を共有する
ミスや失敗の原因を探り、それを社内に共有するようにしましょう。ミスや失敗には業務改善の多くのヒントが隠されており、きちんと解決策を打てば大きな成果につながる可能性があります。
原因を突き止めるために振り返ることは精神的にも辛いですが、次につなげるために必要な作業です。
そして、原因がわかったら2度と同じ失敗をしないためにもきちんと共有していきましょう
ITツールを活用する
ITツールの活用は業務効率化に大変有効です。
ITツールの活用によって、
・ルーティンワークを仕組化し、業務の属人化を防止できる
・社内全体で情報やノウハウを共有できる
・社内のコミュニケーションを活性化できる
などの効果を得ることができます。
また、近年は大手企業を中心に、ロボットによる単純作業の自動化（RPA：ロボティック・プロセス・オートメーション）が進んでいます。
RPAとは、パソコンの中にある“ソフトウェア型のロボット”が、業務を自動処理するという概念です。
RPAを導入すれば、
・1件あたり数分かかっていた請求書入力を20秒程度で処理する
・1時間おきに社内データにアクセスしてデータを取得し、エクセルにコピーするなどの単純作業を自動化する
といったことが可能となります。
RPA導入により、業務効率化とコストダウンを実現できるので、コア業務にコストやリソースをあてる余裕が生まれます。
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個人で実践できる業務効率化のアイデア
個人でできる業務効率化のアイデアもあります。一人一人のちょっとした心がけが、業務時間短縮や効率化に大きく影響します。
通勤時間・午前中・退社前に業務を整理する
- 通勤電車でその日に行う業務をイメージする
- 出社後にその日に行う業務を書き出す
- 退社時に翌日の業務を整理しておく
こういった準備をしておくことで次のアクションが明確になり、行動に移しやすくなります。
迷っている時間を減らすことができるので、時間を有効活用できるのです。
こだわりすぎない・完璧さを追求しない
資料などを作成する際、クオリティにこだわることは大事ですが、必要以上にこだわってしまうことはありませんか？
こだわりは、依頼者の目的達成に貢献するものでなければ非効率なものとなります。
完璧さを追求するのではなく「目的」に意識を向けることで、“こだわりすぎ”にストップをかけることができます。
「もっと簡単にできないかな？」という感覚を大切にする
「面倒な作業、もっと簡単にできないかな？」という発想から、業務効率化は始まります。
やり方を改善するなど自分なりに工夫することで、業務を効率化できます。
要領のよい人の行動をまねる
効率的で生産性の高い人を観察したり、そのコツを聞いたりしてやり方をまねるのも、業務効率化の一つの方法です。
IT活用による業務効率化のアイデア
ITツールの活用は、業務効率を飛躍的にアップさせます。
ここでは、IT活用のねらいと効果的な導入のポイント、業務効率化に役立つITツールについて紹介します。
IT活用のねらい
IT活用によって、次のような効果を期待できます。
- ルーティンワークを仕組み化→業務時間の短縮、業務の属人化を防げる
- 社内コミュニケーションの簡素化→情報伝達を効率的に行える
- 情報やノウハウを社内全体で共有→情報共有を効率的に行える
成功事例を作るコツ
やみくもにITツールを導入するだけでは、期待した効果を得られないこともあります。導入効果を最大限に得るためには、次のポイントをおさえる必要があります。
- ITの知識をもった人材と一緒に進める（社内にいなければ外部のコンサルなどに依頼）
- ITツール活用のための研修を導入前に行うだけでなく、導入後も継続的に行う
- KGI、KPIを設定し、効果の測定を実施する
業務効率化に役立つITツール
業務効率化に役立つITツールには、さまざまなものがあります。
チャットツール
チャットツールは、メールなどよりも会話に近い形で連絡を取ることができる便利なツールです。
個人同士での連絡も可能ですが、グループ（部屋）をつくり、その部屋に情報を投稿すればメンバーに同時に発信することもできます。
画面をスクロールすることで、やりとりの履歴を簡単に確認できたり、インターネットに接続されていれば、どこにいてもコミュニケーション可能なので、出先でも簡単に連絡を取ることができます。
＜代表的なツール＞
・Chatwork（チャットワーク）
・Slack（スラック）
・Microsoft Teams（マイクロソフト チームス）
・LINE WORKS（ラインワークス） など
WEB会議ツール
メンバーで話し合ってすぐに決定したいことがあっても、営業担当者が外出続きでなかなかメンバーがそろわない場合があります。
また、育児や介護のために毎日出社できないメンバーがいることもあるでしょう。
そのような不便さは、次に挙げるITツールを活用することで解消できます。インターネットを使用できる環境であれば、だれでもどこからでもWEB会議に参加できます。
＜代表的なツール＞
・Zoom（ズーム）
・Skype（スカイプ）
・Google meet（グーグル ハングアウト）
情報共有・タスク管理ツール
個々がもっている情報やナレッジを一元管理したり、タスク管理ができるツールです。データを探す時間を減らしたり、作業が進行しやすくなるというメリットがあります。
＜代表的なツール＞
・NotePM（ノートピーエム）
・Stock（ストック）
・Backlog（バックログ）
・Trello（トレロ）
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その他の業務効率化の方法
業務効率化には、これ以外にも、クラウドサービスの活用やアウトソーシング、組織・人事コンサルタントなどに依頼する方法があります。
・社内・チームでアイデアを出し合う時間が十分にとれない
・すでにあるサービスを利用して業務効率化に取り組みたい
・コンサルタントのアドバイスを得ながら取り組みたい
といった場合には、次に挙げる方法で業務効率化を進めることもできます。
業務系クラウドサービスの活用
人事部や経理部、法務部などのバックオフィス業務効率化の課題を解決してくれるクラウドサービスが増えています。
クラウドサービスの活用により、「勤怠管理」「人材管理」「給与計算・経費精算」「会計・経理」「法務」などで生じる、情報管理や入力作業・更新などの業務を効率化することができます。
よく知られているクラウドサービスとして、次のサービスを挙げることができます。
＜代表的なツール＞
・kintone（キントーン）
・freee（フリー）
・jinjer（ジンジャー）
組織・人事コンサルタントの活用
組織・人事コンサルタントは、組織や人事が抱えるあらゆる課題を解決するプロフェッショナルで、業務効率化も行なってくれます。
組織・人事コンサル導入により可能となる業務効率化の例をご紹介します。
■BPR（ビジネス・プロセス・リエンジニアリング）：既存の業務内容や業務フロー、組織構造、ビジネスルールを全体的に見直して再構築する
■人事業務のIT化：ITを活用して人事業務を効率化する
■シェアードサービス化：グループ企業や企業内の事業部ごとの人事など間接部門・サービスを1カ所に集約し、コスト削減と業務効率化を実現する
アウトソーシングの活用
アウトソーシングとは、業務を外部の業者や個人事業主に依頼することです。
従業員を採用することなく案件単位で依頼できるため、コストを抑えつつ業務を達成できるメリットがあります。
中でも最近注目されているのが「オンラインアウトソーシングサービス」。専門スキルをもったアシスタントが企業のバックオフィス業務を中心に請け負うサービスです。
業務をアウトソーシングサービスに外注することで、
・社員の作業負担が減る
・社員が重要なコア業務に集中できるようになる
・プロに任せることで業務の質やスピードが上がる
といったメリットがあります。
＜代表的なサービス＞
・HELP YOU（ヘルプユー）
・CASTER BIZ（キャスタービズ）
・フジ子さん
オンラインアウトソーシングの「HELP YOU」
「HELP YOU（ヘルプユー）」は、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
従業員がコア業務に集中できる環境を作るべく、優秀なチームがクライアントを多方面からサポートします。
【HELP YOUのプラン】
＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。
２．チーム制なので欠員があっても業務が滞る心配なし！長期的な依頼が可能
３．さまざまな業務の依頼でも窓口は一つで簡単！頼れる「専属ディレクター」
４．海外在住の日本人スタッフによる時差を活用した夜間帯業務も可能
チームプランの主なサービス内容
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。
■総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。
チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」も提供しています。
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業務効率化のまとめ
業務効率化のアイデアをご紹介しました。
会社で取り組む、個人で取り組む、ITツールを使うなど、業務効率化の手段はたくさんあります。
「仕事を効率的にこなしたいけど、どうしたらいいかわからない」とお悩みの方は、ぜひ本記事を参考にし、日々の業務に取り入れてください。
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オンラインアウトソーシングはHELP YOU
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