バックオフィス業務を効率化する方法は?おすすめツールやサービスを紹介!

「バックオフィス業務を効率化したいが、何から手をつけていいかわからない
「バックオフィス業務の負担を軽くする方法として、ツールや外注サービスについて知りたい

総務や経理、人事といったバックオフィス業務は企業運営において欠かせない存在ですが、効率化を怠ることで社員の負担やコストが膨れ上がり、企業経営を圧迫する場合も。

バックオフィス業務を可視化したうえで整理し、さらにタスクの切り出しやツールの活用、アウトソーシング(外注)サービスの利用で、健全な会社運営ができるだけではなく、コストカットや生産効率アップ、社員の働き方改革にもつながります。

この記事では、バックオフィス業務を効率化すべき理由やメリット、方法、おすすめのツールやアウトソーシングサービスに至るまで、まとめてご紹介します。

バックオフィス業務とは

バックオフィス業務とは、営業や受付、カスタマーサポートなど外部の顧客と直に接するフロントオフィス業務に対し、基本的には顧客とは関わらずフロントオフィス業務を後方からサポートする仕事を指します。

総務や経理、人事などのバックオフィス部門は、会社の売り上げに直接結びつく業務ではありませんが、企業の運営・活動において土台となる人材や資産を管理する欠かせない存在です。

バックオフィス業務の例

バックオフィス業務の主なものとして以下の例が挙げられます。

【主なバックオフィス業務】

総務 出張手配・会場手配、スケジュール調整、会場資料の作成、名刺作成・手配、データ入力・整理、社内報作成、ホームページ更新 など
経理 入金管理(見積書・注文書・納品書・請求書の作成・発行)、支払業務(注文書・発注書の作成)、立替経費清算(立替経費集計・振込) など
人事・採用 求人票の作成、応募書類審査の管理、合否判定のメール送信、社内研修の会場手配・研修資料作成 など
営業サポート 予実管理、提案書作成、データ・書類の収集・整理、業界の最新情報の調査・共有、会議場の調整 など
ECサイト 売上管理、商品管理、サイト管理、ランディングページ作成、ニュースリリースなどの追加・修正・更新 など
マーケティング SNS投稿、プレスリリース・メルマガの作成・配信、社内外の資料作成、アンケート作成・データ集計 など

バックオフィス業務を効率化すべき理由

バックオフィスの業務を効率化すべき理由は、主に以下の2つが挙げられます。

人手不足に陥りやすい
業務が属人化しやすい

それぞれの理由を詳しく紐解いていきましょう。

人手不足に陥りやすい

例えば、請求書の作成や確認、承認依頼、発送・受理など、一般的な経理業務は月末・月初に作業が集中するケースが多いでしょう。しかし、期間が限られた業務のため、専門の社員を設けていない企業がほとんどです。

すると、本来の主業務(コア業務)とバックオフィス業務(ノンコア業務)の繁忙期が重なってしまった場合、ノンコア業務がコア業務を圧迫。一定の期間は必ず人手不足が生じ、重要なコア業務に注力できない状態に陥ります。

主業務の妨げとなるバックオフィス業務は、効率化が急務と言えるでしょう。

業務が属人化しやすい

バックオフィス業務の多くは、チーム体制で取り組むというより、担当者一人で完結する業務が多いと言えます。そのため、業務の内容やフロー、管理が属人化しやすい傾向にあります。

担当者が急に休んだり退職した場合、代わりに業務を遂行できる社員がおらず、社内が混乱して主業務が滞るといったトラブルは少なくありません。

ワークフローの整理・共有といったバックオフィス業務の効率化を後回しにしてしまうと、こういった課題はいつまでも解消されません。

バックオフィス業務を効率化するメリット

バックオフィス業務の効率化には、主に次の5つのメリットが挙げられます。

コストを削減できる
人的ミスを防止できる
従業員のモチベーションが上がる
生産性が向上する
働き方改革やDX推進につながる

それぞれのメリットを詳しく紹介していきましょう。

コストを削減できる

バックオフィス業務の効率を上げる最大のメリットは、コストの削減です。バックオフィス業務を効率化することで、主に以下のコストが抑えられます。

・バックオフィス業務に従事するパート・派遣社員の人件費
・担当社員の残業代
・書類の印刷代 など

バックオフィス業務は会社運営に欠かせない業務であると同時に、直接的な利益を生みにくい業務であり、コスト削減が求められる領域でもあります。この機会に、業務の簡略化や削減、アウトソーシング(外注)を考えてはいかがでしょうか。

人的ミスを防止できる

バックオフィス業務の効率化によって得られるメリットとして、人的ミスの防止が挙げられます。

一人の従業員が主業務とは別にバックオフィス業務を行う場合、専門ではないためミスが起きやすいと言えるでしょう。例えば、営業を主業務とする社員が契約書や見積書作成をした際、不慣れなためにミスをしてしまう例は少なくありません。

専門性の高いクラウドサービスやアウトソーシング導入でバックオフィス業務の効率化を促すことで、会社への損害をもたらす人的ミスを未然に防ぐメリットがあります。

従業員のモチベーションが上がる

バックオフィス業務の効率化によって、従業員はコア業務に専念でき、モチベーションアップにつながります。

例えば、書類作成や発送業務などのバックオフィス業務によって本来のコア業務が中断され、効率が悪くなってしまうことは少なくありません。成果が出にくい働き方となり、業務に対する従業員のモチベーションは下がる傾向にあります。

主要業務とバックオフィス業務を切り離すことでそれぞれが効率的に進められるようになり、従業員のモチベーション維持につながるでしょう。
その結果、従業員のエンゲージメント(会社への信頼感や貢献したいという気持ち、愛社精神)率も向上する効果があります。

生産性が向上する

バックオフィス業務の効率化によって、従業員それぞれがコア業務に専念できるようになり、結果、会社全体の生産性が向上します。

バックオフィスの業務効率を上げるには、簡略化や削減といったムダの排除や、ツールやクラウドサービスの活用、アウトソーシング化があります。
それを実現することで、従業員がバックオフィス業務から解放され、より専門性を生かした働き方ができるようになります。

バックオフィス業務を効率化することで、従業員は自分が得意とする業務や自分にしかできない仕事に集中できるようになり、会社全体の生産性向上につながるでしょう。

働き方改革やDX推進につながる

バックオフィス業務の効率化を推し進めることは、ひいては従業員の働き方改革やDX(デジタルトランスフォーメーション)推進へと結びつきます。

長引くコロナ禍によって、さまざまな業種や職種でDXが進み、テレワークが一般的となりました。それに伴い、バックオフィス業務でもクラウドサービスの活用やペーパーレス化という形で、急激な効率化が実現しています。

日本のバックオフィス業務は、ハンコ信仰・紙信仰が根強く、効率化を阻む一因でもありました。それが一気にハンコレス・ペーパーレス化が進み、時間や場所を選ばない柔軟な働き方が可能となったのです。

バックオフィスの業務効率化が半ば強制的に推し進められた結果、働き方改革やDX推進というメリットを手にしたと言えるでしょう。

バックオフィス業務を効率化する方法

バックオフィス業務を効率化する方法として、主に次の3つが挙げられます。

業務フローを可視化する
ツールを導入する
アウトソーシング(外注)サービスを活用する

まずは業務フローを可視化したうえで、整理や簡略化、省略・縮小の検討をふまえ、ツールの導入やアウトソーシングサービスの活用に進む流れとなるでしょう。

業務フローを可視化する

バックオフィス業務を効率化するうえで、まず最初にすべきなのは、現状のバックオフィス業務の可視化です。

各業務の工数、処理時間、課題を一つ一つ洗い出したうえで、要不要や省略・縮小ができるかどうか、そのためにはどうすべきかを検討する必要があります。

可視化する工程を飛ばしてクラウドサービスなどのツールやアウトソーシングサービスを導入した場合、後から自社のバックオフィス業務と互換性が低かったというケースは少なくありません。バックオフィス業務の可視化は、効率化のための最初の一歩となります。

ツールを導入する

バックオフィス業務を効率化する方法の一つに、クラウドサービスなどのツール導入があります。

クラウドサービスとは、ネットワーク経由で利用できるデータやソフトウエアのこと。従来のパソコンで保管・管理するデータやソフトウエアとは違い、一定の環境(パソコンや携帯端末、ブラウザ、ネット接続など)がそろえば、場所を選ばずに利用できるメリットがあります。

クラウドサービスは、機材やシステムの管理などにかかるさまざまな手間や時間・コストが削減できるうえ、業務を効率化する効果も得られます。

その他のツールとしては、人工知能を活用した自動会話プログラム「チャットボット」や、コンピュータ上の作業を自動化するRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)などがあります。

DX推進を見据え、まずはこれらのツールを導入しやすいバックオフィス業務から活用し、全社に展開していくケースも増えています。
おすすめのツールについては、「バックオフィス業務を効率化するツール」で詳しく解説します。

アウトソーシング(外注)サービスを活用する

バックオフィス業務はアウトソーシング、いわゆる外注サービスを利用して、丸ごと外部へ委託することで効率化できます。

臨機応変な対応が求められるフロントオフィス業務に対し、バックオフィス業務は定型的でパッケージ化しやすく、アウトソース向きと言えるでしょう。

バックオフィス業務をアウトソースするメリットとして、次の3つが挙げられます。

・時間や手間がかかるノンコア業務から解放される
・バックオフィス業務の専門家に相談・委託できる
・バックオフィス業務にあたる人件費をカットできる

おすすめのアウトソーシングサービスは、「バックオフィス業務を効率化するアウトソーシングサービス」で詳しく解説します。

バックオフィス業務を効率化するツール

先でご紹介した通り、バックオフィス業務を効率化するツールには主に次の3つが挙げられます。

・クラウドサービス
・チャットボット
・RPA

それぞれの特徴や導入するメリット、選定基準などを詳しくご紹介しましょう。

クラウドサービス

バックオフィス業務を担うクラウドサービスは数多くあり、それぞれが得意とする分野は多岐に渡ります。そのため、会社としてどういった課題を抱え、何を重視してクラウドサービスを利用すべきかを明確にしておく必要があります。

クラウドサービスの選定基準としては、主に以下の3つが挙げられます。

・費用対効果が高いか?
・拡張性があるかどうか?
・信頼性が高いかどうか?

3つの選定基準をふまえたうえで、業務別のおすすめクラウドサービスを一覧にまとめました。

会計 マネーフォワード クラウド クラウド会計ソフト満足度No.1(※1)、継続率99%(※2)の会計に特化したクラウドツール。

※1 クラウド型会計ソフト利用者1,651名へのアンケート調査(2021年3月自社調べ)より
※2 2020年1〜6月自社調べ 当社から直接サービスをご購入いただいた法人におけるサービス解約率を元に算出

弥生会計オンライン パッケージ会計ソフトで有名な「弥生会計」が提供するクラウド会計ツール。「ITreview Grid Award 2022 Winter」会計ソフトカテゴリにおいて「Leader」受賞(※)。

※ビジネス向けIT製品・クラウドサービスのレビュープラットフォーム「ITreview(アイティレビュー)」に投稿されたレビューをもとに、顧客満足度が優れた製品に送られる「ITreview Grid Award 2022 Winter」Leader賞を獲得。(2022年1月19日)-アイティクラウド株式会社調べ

会計・労務 freee 会計ソフトウエアのシェアNo.1(※)を誇る「freee会計」、給与計算や労務管理を一元化できる人事労務ソフト「freee人事労務」を提供。事業規模別で良心的な価格設定が高評価。

※シミラーウェブ、ローカルフォリオ 2019年10月

採用管理 HRMOS 採用管理システムの顧客満足度No.1(※)の採用管理クラウドツール「ハーモス採用」。求人ページの作成・公開、候補者管理、求人媒体との連携、面接評価の入力・管理など、人材採用に特化したサービスを提供。

※2021年8月 株式会社シード・プランニング 「採用管理システムの利用実態調査」より。利用したことがある採用管理システムの満足している項目を回答する質問で、「総合的に満足している」を選択した割合を算出

バックオフィス業務全般 BIZER 総務・労務・経理など幅広い業務をまとめて管理できるバックオフィスのクラウドサービス。税理士、社会保険労務士、行政書士、司法書士など専門家に気軽に相談できるのが特長。

(2022年3月9日現在)

チャットボット

チャットボットとは、人工知能を活用した自動会話プログラムを指します。人の代わりにAIがユーザーからの問い合わせや質問、相談などに応対するツールで、特にコールセンター業務やオンラインチャットの対応などで力を発揮します。

行政もチャットボットの導入を積極的に進めており、総務省発表の「地方自治体におけるAI・RPAの 実証実験・導入状況等調査」によると、AI・RPA導入済み団体のうち、行政サービスの案内などをチャットボット応答としている市区町村は半数以上を占めています。

バックオフィス業務を効率化するうえでチャットボットは汎用性が高く、最も導入しやすいツールの一つと言えるでしょう。

参考:総務省自治行政局行政経営支援室「地方自治体におけるAI・RPAの 実証実験・導入状況等調査

RPA

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)は、これまで人が担ってきた単純な繰り返し作業を、人以上のクオリティで自動化できるツールです。

基本的に、RPAツールは設定した通りの定型的な作業のみを行う業務に向いています。例えば、複数のシステムやアプリケーションを駆使し、情報収集・蓄積・書き換えといった作業を短時間で実行するような業務に最適なツールです。

時間がかかるうえにミスも起こりやすい単純な繰り返し作業をRPAに任せることで、業務効率が劇的に改善され、コスト削減にもつながります。

バックオフィス業務を効率化するアウトソーシングサービス

バックオフィス業務をアウトソーシングサービスに委託するメリットは、主に次の3つが挙げられます。

【アウトソーシングサービスのメリット】
・時間や工数のかかるノンコア業務をまとめて依頼できる
・バックオフィス業務の専門家や経験者に相談しながら進められる
・バックオフィス業務にかかる人件費などのコストを大幅カットできる

このメリットを最大限に発揮するアウトソーシングサービスをご紹介します。

バックオフィス業務の効率化なら「HELP YOU」

HELP YOU」は、総務省「テレワーク先駆者百選」に選ばれた株式会社ニットが提供するオンラインアウトソーシングサービス。
優秀なディレクターやアシスタントがそれぞれの専門性を生かしたチームでサポートするため、依頼業務の内容精査・整理からディレクション、品質チェックまで任せられます。

【主な特長】
・バックオフィス業務全般をカバーするオールラウンダー
・担当ディレクターが窓口となり、優秀なアシスタントがチーム体制でサポート
・契約時間内であれば依頼業務内容の制限なし
・世界33ヵ国に日本人スタッフが駐在しているため、グローバルなサポートも可能

【料金】
月額料金:10万円(税抜)~
実働時間:30時間~/月
※ご依頼内容に合わせたカスタムプランもあり

経理を効率化した事例

HELP YOUが、Webサービス運営会社の経理業務を効率化した事例をご紹介します。

これまで社内で行っていた請求書の作成・登録作業をHELP YOUにアウトソース。依頼前は1時間45分もかかっていたのが、クライアント側の作業はわずか15分の確認だけとなりました。
さらに、毎月決まった日にちの作業となるため、HELP YOU担当者が自発的に業務を行い、請求もれなどの課題も解決しました。

【お客様のコメント】
「月に一度の作業なので、以前はうっかり忘れてしまうことがありましたが、決まった日に自発的に作業を進めてくれるので、作業の抜け漏れが防げて助かっています。

総務を効率化した事例

HELP YOUが、医療系開発企業の総務業務を効率化した事例をご紹介します。

備品の発注作業は、各部署からの依頼メールの確認や発注書の作成、上長の承認申請など、細かな作業が山積みです。HELP YOU依頼前はこの作業に50分も費やしていたところ、依頼後の作業はたったの10分に短縮。

それまで本来の業務を優先するあまり生じていた発注漏れや在庫切れといった課題も解決されました。また、空いた時間を開発や研究にあてられるようになり、コア業務に集中できる環境が実現しました。

【お客様のコメント】
「発注だけではなく、管理シートの更新もお願いできるので助かっています。」

バックオフィス業務効率化のまとめ

バックオフィス業務は、企業や社員が健全に活動するうえでなくてはならない業務である反面、時にはコア業務を圧迫する存在になることもあります。結果的に、社員の働くモチベーションを下げたり、無駄なコストが会社運営を脅かすことも。

不健全な状態を改善するためにも、バックオフィスの効率化は必要不可欠。そのためには、ツール利用やアウトソーシングの活用が有効な一手となるでしょう。

オンラインで利用できるツールやアウトソーシングサービスを上手に活用して、バックオフィス業務の効率化をはかりましょう。

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