会社にはさまざまな業務がありますが、「庶務と総務の違いがよくわからない」という方もいるのではないでしょうか？

本記事では、庶務の仕事内容や必要なスキル、総務など他部署との違いについてご紹介します。また、庶務が抱える課題とその解決策についても解説しています。

庶務の仕事内容を理解し、より良い業務体制を目指しましょう。

庶務とは

はじめに、庶務の主な仕事内容と必要なスキルについてご紹介していきます。

庶務の主な仕事

・電話対応
取引先などから会社にかかってくる電話に対応します。内容によって庶務が返答したり、他部署の担当者に引き継ぐなど臨機応変な対応が必要です。

・来客対応
会社に訪れたお客様をご案内します。部屋へ通し、お茶出しをするなどお客様に失礼がないように丁寧な言葉遣いとマナーが大切です。

・データ入力
会社で必要とされる書類や資料のデータを、正確に素早く入力します。

・書類作成・資料作成
会議や営業時に使用する書類や資料を作成します。図表や根拠となるデータを挿入するなど、見やすくなるような工夫を求められることがあります。

・伝票処理
営業などから提出された伝票を内容に応じて分類したり、社内システムに入力していきます。データを正確に理解して対応することが大切です。

・ファイリング
保管が必要な書類や資料を、見やすいように整理して管理します。内容や用途に応じて分けておくことで、あとからでもすぐ探せるようにしておきます。

・郵便物の管理
取引先などから会社に届いた郵便物を、部署や内容に応じて分類して管理します。郵便物の発送を行うこともあります。

・備品管理・小口金管理
社員が仕事で使う文房具、コピー用紙といった備品の発注や在庫管理を行います。また、日々の業務で発生する小口金の支出や残高を責任を持って管理します。

・その他の雑務
簡単な清掃や植物の水やり、緊急で必要になった備品の買い出しなども庶務が行うことがあります。従業員が気持ちよく仕事ができるような環境を整えていきます。

庶務に必要なスキル

庶務の業務内容は多岐にわたります。社員から直接「ありがとう」と感謝される機会も多いため、やりがいも感じられるでしょう。

そんな庶務に必要なスキルを3つご紹介します。

・ビジネスマナー
庶務では会社での電話応対やお客様の対応など、多くのやり取りが発生します。ビジネスマナーや、礼儀正しく丁寧な対応が求められます。

・コミュニケーション能力
庶務業務を進める中で、他部署の社員やお客様と接する機会が多くあります。そのため、社内外を問わず円滑なコミュニケーション能力が必要です。

・PCスキル
ワード、エクセル、パワーポイントなどの基本的なパソコンスキルを身につけておく必要があります。データ入力や資料作成などの業務をスムーズに進めることができます。

庶務と総務・事務・労務・経理の違い

ここからは、庶務と混同されやすい他部署との違いについてご紹介します。それぞれの役割を理解しておきましょう。

庶務と総務の違い

庶務と総務の違いは、担当する業務と所属先です。庶務は各部署に配属され、社員の業務をサポートします。
一方で、総務は総務部に配属され、会社全体の運営をサポートします。

庶務と事務の違い

庶務と事務の違いは、担当する業務と配属先の幅広さです。
庶務のほうが部署横断的に業務を行うのに対し、事務職は特定の部署に配属され、その領域に特化した形で事務作業を行います。

庶務と労務の違い

庶務と労務の違いは、担当する業務の専門性です。
各部署のサポート業務を行う庶務と比べ、労務は社員が安心して働けるように、勤怠管理や給与計算、各手続きなど、労働に特化した業務を担当します。

庶務と経理の違い

庶務と経理の違いは、担当する業務の専門性と配属先です。庶務は各部署で社員のサポート業務を行います。
一方で、経理は経理部に配属され、売上や経費の管理、年次決算など、会社のお金の管理に特化した業務を担当します。

庶務が抱える課題

庶務業務の内容が分かったところで、ここからは庶務が抱える課題についてご紹介していきます。

庶務業務をさらに良くしていくために、庶務に起きがちな課題と解決策についても知っておきましょう。

人材が定着しづらい

庶務の仕事を派遣社員に担当させている会社も少なくありません。
しかし、派遣社員の場合は会社との契約期間が決まっているため、定期的に社員が入れ替わります。

そうすると、社員が変わるたびに採用コストや教育コストがかかり、引継ぎや研修などに時間を取られてしまいます。

人件費がかかる

庶務の人材を正社員として雇う場合、派遣社員と比べてコストがかかりやすいのがネックです。

既存の正社員に庶務の仕事を担当してもらう方法もありますが、人手不足やリソース不足で他の重要な業務を圧迫してしまい、生産性や業務の質が下がる可能性があります。

デジタル化の遅れ

庶務の業務にはいまだに紙ベースの作業も多く、他の部署よりもデジタル化が遅れている傾向にあります。

紙ベースでの作業は、データの検索や共有、管理などに時間と手間がかかり、業務効率が悪くなりがちです。また、紙の場合は紛失や破損などのセキュリティリスクもあります。

庶務をアウトソーシングするメリット

このような庶務の課題を解決するには、アウトソーシングを活用するという方法があります。ここからは、庶務業務をアウトソーシングするメリットについて解説していきます。

業務体制が安定する

派遣社員とは異なり、アウトソーシングを活用した場合はチーム制で業務対応が可能です。

担当者が離職した場合も他のメンバーがカバーする環境が整っているため、業務が滞る心配がありません。

人件費削減につながる

アウトソーシングの場合、業者側でメンバーの割り当てや教育を行うため、採用費や教育費を抑えることができます。

仕事の依頼量も、業務の繁忙期や閑散期に合わせて調整しやすく、恒常的に社員を雇うよりも人件費の削減につながります。

社員がコア業務に集中できる

庶務業務は社員をサポートする内容が多く、直接的には利益を生まないノンコア業務です。
定型作業が多いノンコア業務は外部に切り出しやすいため、庶務はアウトソーシング向きの業務と言えるでしょう。

さらに、そんな庶務業務を外注することで、自社の社員は直接的な利益につながるコア業務に集中できるようになり、会社の生産性を高めることができます。

デジタル化が促進される

ITに関するノウハウを持ったアウトソーシング業者に業務を依頼することで、業務のデジタル化を促進できます。

ITツールの導入サポートや書類のデータ化作業、マニュアルの整備など、デジタル化を進めるうえで必要な作業も依頼可能です。
「デジタル化を進めたいけど知識やノウハウがない」という企業は、外部の知見を活用するのも一つの手です。

最後に、庶務業務の外注先としておすすめのアウトソーシング業者をご紹介します。

庶務のアウトソーシングなら「HELP YOU」

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

【HELP YOUのプラン】
＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。

チームプランの主なサービス内容
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。

■総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」、RPAツールを用いて自動化が可能な定型業務をロボットがサポートする「ロボットプラン」など、お客様のニーズに合わせたプランをご提供しています。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！

庶務のまとめ

ここまで、庶務の仕事内容や他部署との違い、課題とその解決方法について解説してきました。

庶務業務のアウトソーシングには、「業務体制が安定する」「人件費削減につながる」「社員がコア業務に集中できる」「デジタル化が促進される」といった多くのメリットがあります。

庶務は会社を影から支える縁の下の力持ちのような存在であり、庶務業務のアウトソーシングは企業全体にも良い影響を与えるでしょう。

企業の業務効率化や生産性向上のため、アウトソーシングの導入をご検討してみてはいかがでしょうか？

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