バーチャル秘書とは？おすすめサービスと選定ポイント
残業続きで社員が疲弊している…
本当はやりたいことがあるのに手が回らない…
良い人材が採用できない…
会社を経営していて、このような悩みを持つことはありませんか？
深刻な人手不足が問題になっている日本において、優秀な人材の確保は最も重大な課題です。
自社で採用して人材を育てるだけでなく、最近は外部リソースの活用も進んでいます。
派遣社員も外部リソースになりますが、今回は近年業界が盛り上がっている「バーチャル秘書」についてご紹介します。
この記事では、バーチャル秘書とはそもそもどういうサービスなのかといった基本から、そのメリット・デメリットをご紹介します。
その上で、バーチャル秘書サービスの選定ポイントとおすすめのサービスを、バーチャル秘書運営からの目線でお伝えします。
バーチャル秘書を今すぐに検討したいという方は、おすすめのバーチャル秘書一覧に進んでください。
バーチャル秘書とは
バーチャル秘書とは、インターネットを使い遠隔で業務を行うサービスで、現在多くの企業が導入し注目を集めています。
他にもバーチャルアシスタント、オンライン秘書、オンラインアウトソーシングと言われることもあります。
バーチャル秘書として働く人材は会社へ出社せず、パソコンやツールを活用して在宅で業務を行う「在宅ワーク」といわれる働き方をしています。
基本はチャットなどのツールを利用し、依頼から納品までをオンライン上で完結させるため、場所や状況を問わず効率的に仕事を進めています。
バーチャル秘書には生産性の向上させる効果も
本業とする中心業務を「コア業務」と定義した際、それに付随する事務業務や準備などのさまざまな「ノンコア業務」が存在しています。
どの業務も重要な役割を持っていますが、自社でまかなえるリソースにも限界があるはずです。
そんな「ノンコア業務」を依頼することで、自社の限られたリソースをコア業務に費やすことができます。
また、専門性の高い業務をプロに任せることで業務を効率化でき、生産性の向上も期待できます。
バーチャル秘書に依頼できる業務
次に、バーチャル秘書に依頼できる業務を見ていきます。
バーチャル秘書に依頼できる業務1.バックオフィス業務
バーチャル秘書は、主に総務、人事・採用、経理、秘書業務といったバックオフィス業務をサポートしてくれます。
こうしたバックオフィス業務を任せることで、コア事業にリソースを投下することができ、結果として売上向上につながった例もあります。
また、既存事業以外に新規事業を行う際、なかなかリソースの確保が難しいのが現実です。
足りないリソースを補う手段の一つとして、バーチャル秘書に依頼するというケースもあります。
【主な業務例】
・名刺管理
・備品管理 など
・応募者管理
・スカウトメール送信 など
・社内決済手続き書類作成
・経費整理、記帳 など
・会食時のレストランリサーチ・予約
・メール対応 など
バーチャル秘書に依頼できる業務2.コア業務のサポート
バックオフィス業務以外でバーチャル秘書に依頼できる業務としては、
・営業サポート
・レポート集計
といった、主に営業職やマーケティング職のサポートがあります。
資料作成や取引先のリスト作成、アポイントメントの調整など、「誰にでもできるが面倒で手間がかかる作業」を依頼できるのが大きなポイントです。
細々とした時間のかかる作業を任せることで、従業員はコア業務に集中できるため、業務の効率を上げることが可能です。
・商談アポ設定
・企業リサーチ
・広告レポート集計
・リスト作成 など
思った以上に依頼できる業務が広いと感じませんか？
バーチャル秘書に依頼できるかどうかは、自分が抱えている業務が自分以外にもできるかどうかを考えてみるとわかりやすいかもしれません。
たとえば、「社内の他の誰かでもできそうだ」と考えられる業務ならば、その業務はバーチャル秘書にも依頼できる可能性があります。
バーチャル秘書を活用するメリット
次は実際にバーチャル秘書を活用するにあたってのメリットをご紹介します。
バーチャル秘書のメリット1.採用工数がかからない
社員を採用するにあたっては、募集要項などの資料作成、募集媒体・方法の選定、説明会開催、応募者との連絡、面接といった工数がかかります。
バーチャル秘書サービスを活用する場合は、要望にあったスキルを持つ人材をアサインしてくれるため、採用のための工数がかかりません。
バーチャル秘書のメリット2.人件費を調整できる
「繁忙期だけ人手が足りない」
「毎月ではないが、3ヶ月ごとに業務を依頼したい」
といった悩みはありませんか？
バーチャル秘書を活用すれば、その時の業務量にあわせて人員の増減が可能。人件費を固定費にせず、変動費化できるのもポイントです。
バーチャル秘書のメリット3.クオリティ担保
バーチャル秘書は即戦力人材を厳選して採用しているため、納品物のクオリティが確保されています。
もちろん最初の依頼時には業務の説明や引継ぎが必要になりますが、新人研修のように一からトレーニングをする必要はなく、業務をすぐに任せることができます。
バーチャル秘書のメリット4.スキルの幅が広い
バーチャル秘書の多くは企業1社につき一人が担当するのではなく、1社につき1チームで対応します。
個人ではなくチームで対応するため、一人のスキルでは対応できないような幅広い業務に対応することが可能です。
バーチャル秘書のメリット5.安定して業務が回る
チームで1社を担当するため、たとえチームメンバーが育児や介護、その他さまざまな理由で離職してしまったとしても、すぐに他のメンバーが業務に入ることができます。
ノウハウをチーム内で共有しているため、業務が滞ったり、納品物のクオリティが下がったりといったリスクを回避することができます。
バーチャル秘書を活用するデメリット
ここまでたくさんのメリットを見てきましたが、その一方でいいことばかりでないのが現実です。
バーチャル秘書をうまく活用できるかどうか、下記のデメリットから考えてみることも必要です。
バーチャル秘書のデメリット1.連絡ツールの導入が必要
バーチャル秘書との連絡手段としては、電話・メール以外にチャットワークやslackなどスピーディーに連絡を取り合えるチャットベースのツールが必要となる場合があります。
バーチャル秘書のデメリット2.コミュニケーションに慣れる必要がある
バーチャル秘書とは、基本的にオンライン上でのコミュニケーションになります。
業務の説明をテキストやビデオ通話で行うため、最初はどういうふうに伝えたらいいのか分からず、慣れが必要になるかもしれません。
もともとチャットツールを社内で利用している場合は問題なく導入できるでしょう。
バーチャル秘書のデメリット3.即時対応が難しい場合も
バーチャル秘書は多くが在宅ワークということもあり、必ずしも常時待機しているわけではありません。
緊急で仕事を依頼したい場合や急な依頼変更などの対応は難しい場合があるので、問い合わせ時にどこまで即時対応が可能なのかを確認する必要があります。
バーチャル秘書のデメリット4.社内にノウハウが残らない
自社の社員以外に作業してもらうため、その業務のやり方は社内にノウハウが残りません。
将来的に内製化を考えている場合は、作業を標準化できるようにマニュアルを作成してもらう必要が出てきます。
バーチャル秘書のデメリット5.顔が見えないことによる不安
一番のデメリットは、オンライン上でのやり取りが必要ということ。
「テキストだけのやり取りで、顔が見えない相手にどこまで依頼できるのか分からない」という不安の声は、導入前の方からよくあります。
しかし、バーチャル秘書を提供している企業では、こうした導入前の不安に対してきちんと回答を示し、不安を解消してくれるはずです。
気になるサービスがある場合は、まず問い合わせしてみてはいかがでしょうか。
バーチャル秘書の評判
では、実際にバーチャル秘書を利用している企業の方からは、どんな声があるのでしょうか。
バーチャル秘書の評判1.生産性があがる
売上げとしては、以前の1.5倍から2倍に近い数字が出せていますね。
引用ーHELP YOU 導入事例 eSENRYAKU
これまで一人で抱えていたものを依頼することで業務の生産性があがり、スピードが増したとのことです。
バーチャル秘書の評判2.依頼が楽
指示を出さなくても業務を進めてもらえると、業務を依頼する側としてはコミュニケーションコストがかからず、とても楽ですね。
バーチャル秘書を選ぶポイント
それでは実際にサービスを選ぶ際、どのような点をポイントにして企業を決めるといいのでしょうか？
重視するポイントには
・作業環境と情報管理の安全性
・スタッフの専門性
・実績と経験が豊富か
・必要な業務に対応しているか
・強みは何か
があります。
発注先の見極めに必要なポイントをご紹介します。
バーチャル秘書を選ぶポイント1.作業環境と情報管理の安全性
スタッフの作業環境や資料の保管場所、データの管理環境でのセキュリティ対策が万全かどうかは、発注先を決める重要なポイントになります。
業務で扱う情報の中には、企業の情報だけでなく個人情報も含まれる可能性があり、情報漏えいは許されません。
発注先の企業がセキュリティ面でどのような対策をおこなっているのか、どのようなシステム環境で作業を遂行しているのかを確認しましょう。
バーチャル秘書を選ぶポイント2.スタッフの専門性
依頼したい業務について、依頼先のサービスがどこまで対応できるかを確認する必要があります。
同じバーチャル秘書でも各社によって得意とする業務領域が異なる場合があります。問い合わせの時点で、どんな業務を依頼したいかを伝えておくのが得策です。
この際、業務内容の詳細までは説明不要です。秘書業務なのか採用業務なのか、デザイナーやエンジニアは必要なのかというレベルで構いません。
契約後に「依頼したい業務に対応できなかった」といった事態にならないためにも、事前に情報を共有・確認しておきましょう。
バーチャル秘書を選ぶポイント3.実績と経験が豊富か
実績が豊富で評価が高い企業であるかどうかも確認しましょう。
ホームページに導入企業例があれば、自社に近い業種・業態の導入実績があるかどうかを見てみましょう。
自社に導入した場合、どんな業務をどこまでを任せられるのかをイメージしやすくなります。
バーチャル秘書を選ぶポイント4.必要な業務に対応しているか
スタッフの専門性のところでも触れましたが、依頼したい業務に対応しているのかも確認が必要です。
例えば、秘書業務には対応しているが、電話対応などの業務は対応外といったサービスもあります。
問い合わせや打ち合わせ時に、想定している業務フローをしっかりと伝えることが必要です。
バーチャル秘書を選ぶポイント5.強みはなにか
一般的に、一番得意な領域のサービスはホームページ上でも目立つ位置に配置されているはずです。
反対に、ホームページに書いてない、あるいは書いてあってもそれほど強調されていない領域の業務は、その会社にとってあまり得意でないサービス領域であると言えます。
問い合わせ前にある程度、依頼したい業務との相性がいいかを見極めることも、効率よくサービスを選ぶための一手です。
おすすめのバーチャル秘書サービス
今や国内でも数多くのバーチャル秘書が存在しています。
サービスが多くてどこがいいかわからないという方のために、厳選した3つのサービスをご紹介します。
バーチャル秘書おすすめのサービス1.HELP YOU
「HELP YOU」は、株式会社ニットが運営するバーチャル秘書サービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。
【HELP YOUの料金プラン】
HELP YOUでは、お客様のご要望に合わせたプランをご用意しています。
＜1名専属プラン＞
一人の固定専属アシスタントがお客様の業務を柔軟にサポートするプランです。
・月額：15万円／実働時間：45時間
その他、ディレクターが窓口となりチーム制でサポートする「チームプラン」など、お客様のニーズに合わせたプランをご提供しています。
【1名専属プランの4つの強み】1.1名の専属アシスタントがサポート
2.固定のアシスタントのため、マニュアル化しづらい業務にも柔軟に対応
3.数多くのアシスタントの中から、お客様のニーズに合わせてマッチング
4.ご利用を継続いただくことで組織・商品理解をより深めることが可能
【1名専属プランの主なサービス内容】
HELP YOUには、豊富なスキルと経験を持った優秀なスタッフが在籍しているため、さまざまな業務の依頼が可能です。
■秘書：スケジュール管理・調整、メール代理対応、出張・会食・会議室等の手配など
■営業サポート：営業リスト作成、会議資料作成など
■人事・採用サポート：応募者対応、スカウトメール配信、セミナー会場の手配など
■経理：請求書発行、見積作成、領収書まとめなど
■その他：カスタマーサポート、データ入力 ・チェックなど
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。
「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください！
バーチャル秘書おすすめのサービス2.キャスタービズ
CASTER BIZでは、日常の雑務から専門業務まで幅広く対応し、日本で初めてオンラインでの秘書サービスを導入した実績があります。厳しい採用プロセスをくぐり抜けた秘書による、採用や経理に特化した専門サービスも展開しています。
【料金】
・6ヵ月プラン（30時間）：120,000（税抜）月
・12ヵ月プラン（30時間）：108,000（税抜）/月
・カスタマイズプラン（要望に合わせてプラン作成）：応相談
【対応可能な業務】
・秘書
・営業事務
・人事
・経理
・クリエイティブ
・翻訳 など
【運営会社】
株式会社キャスター
バーチャル秘書おすすめのサービス3.ジェニー
Gennyは、メール返信代行やスケジュール管理、アポイント調整などの秘書業務全般を担ってくれるサービスです。アシスタントはみなベテランのため、安心してコア業務に集中できます。
【料金】
・2ヵ月 115,000円/月（9.5H/日）
・6ヵ月 107,800円
・12ヵ月 105,600円/月（9.5H/日）
・カスタムプラン（単発・特急契約）：要問い合わせ
【対応可能な業務】
・メール確認/返信代行
・スケジュール管理
・ドライバー手配/運行管理
・アポイント調整
・契約書作成補助 など
【運営会社】
株式会社クロコ
バーチャル秘書のまとめ
ここまでバーチャル秘書について、活用におけるメリット・デメリットや実際に使ってみた会社からの評判、選定ポイント、最後におすすめのサービスを紹介しました。
同じようなサービスを提供しているように見えても、それぞれ得意としている業務範囲は異なります。
一定以上のクオリティを求める場合はHELP YOU、秘書業務に特化して対応してほしい場合はジェニーなど、自社での活用目的や依頼したい業務によって使い所を見極めることが重要です。
また、「依頼したい業務がたくさんあって、どこから手を付けていいかわからない」という場合でも、HELP YOUでは担当者がヒアリングし、業務の整理をサポートします。
現状を少しでもよくできないかと考えている方は、まずはお気軽にお問い合わせください。
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オンラインアウトソーシングはHELP YOU
700以上のクライアント様が導入
人手不足が深刻な状況で、業務を外注する企業が増えています。
特にオンライン上のアウトソーシングサービスは、下記の点で多くのお客様に選ばれています。
【HELP YOUが選ばれる理由】
１．厳しい採用プロセスをクリアした「優秀なアシスタント」が業務を担当
２．チーム制だから人材が退職して業務が滞るリスクなし！長期的な依頼が可能
３．専属ディレクターがつくため、様々な業務をまとめて依頼できる
日々の雑多な作業を外注し、重要な業務に集中して生産性を上げたい方は
ぜひこの機会にHELP YOUの導入をご検討ください。
お電話での無料相談はこちらをご利用ください。050-3187-5599（平日10～18時）