【厳選】オンライン秘書｜評判や料金体系、おすすめサービスを紹介
いつも雑務に追われて残業が発生する…
オンライン秘書ってどんなサービスなんだろう…
やりたいことはたくさんあるのに時間が取れない…
働いている中で、こうした思いをしたことがある方は多いのではないでしょうか。
そんな悩みを解決する一つの手段として、オンライン秘書がここ最近、広まっています。
アメリカで始まったオンライン秘書ですが、すでに日本国内でも数十社がサービスを提供しており、大手や中小企業でも利用が進んでいます。
こんにちは！
毎日、オンライン秘書サービスと向き合っているHELP YOU 編集部の森です。
自身も、月に200時間はオンライン秘書に仕事を依頼して、ガンガン業務を回しています。
今回、国内でも増えてきたオンライン秘書サービスについて、ご紹介します。
会社では必ずしも自分がやらなくもいいような雑務や、日々のルーチンワークが大量にあります。
定期的な資料作成やウェブサイトの更新をはじめ、書類処理や売上には直結しないが、重要な手続きを行うバックオフィス業務など、数え上げればきりがありません。
記事を書くにもまずは情報を検索して、運営会社に問い合わせる。その結果をシートにまとめて、やっと構成を検討する段階に入ることができる。
本当は記事の構成を練ることに時間を使いたいのに、その前段階で時間が取られてしまう。
自身がやるべき仕事＝コア業務に集中したいのに、、
と思う人は多いのではないでしょうか。
一方で最近では人手不足や働き方改革の影響もあり、会社として効率化や生産性向上に取り組む必要があります。
そうした中で個人事業主やスタートアップ界隈に限らず、中小以上の企業でもこのオンライン秘書サービスを導入している企業が増えています。
同時にオンライン秘書サービスを提供する会社も増加し、市場がどんどん大きくなっています。多くのサービスがあってよくわからないという方のために
この記事ではオンライン秘書サービスの特徴や依頼できること、料金などを比較し、おすすめのオンライン秘書サービスをご紹介します。
すぐに、おすすめのオンライン秘書サービスを知りたいという方は
編集部が選んだオススメのオンライン秘書一覧をクリックください。
目次
オンライン秘書とは
オンライン秘書とは、チャットやテレビ会議などオンライン上でのコミュニケーションを通して、業務を依頼することができるサービスです。
主に人事、総務、秘書業務などのバックオフィス系や、営業の商談アポの調整や資料作成、メルマガの配信やウェブサイトの更新作業など、社内で発生するルーチンワークと相性がいいサービスです。
ルーチンワークをオンライン秘書にやってもらうことで、自社社員の負担を軽減させる効果が見込まれます。
また採用や経理など、専門知識を要する業務も対応してくれるオンライン秘書サービスも存在し、自社内で専門スキル人材を採用・育成するのが難しい場合にも有効なサービスです。
オンライン秘書として働いてるのはだれ？
オンライン秘書として、実際にサポートしてくれるのはリモートワークで働いている在宅ワーカーです。
その多くは結婚や出産、介護などがきっかけでフルタイムでの通勤が難しくなった人や引っ越しや海外移住で物理的にオフィス勤めができなくなった人です。
もともと都内で大手企業や外資企業に勤めており、非常に優秀な人が多いというものオンライン秘書の大きな特徴になります。
実際に多くのオンライン秘書の方とやり取りした感想としては、どの方もコミュニケーションのとり方がうまいということ。
基本はテキストで、さっと依頼ができて、少し複雑だなとか、認識のすり合わせが必要な時はテレビ会議を提案してくれる。
依頼したものが納期通りに出てくるのは前提として、このコミュニケーションのスムーズさは依頼してみて初めてわかる感動ポイントでした。
オンライン秘書サービスの業務内容
オンライン秘書サービスでは、複数人のスタッフがチーム制で依頼業務にあたるため、様々な業務を複数業種にまたがっての依頼が可能です。
あわせて、窓口となる専属スタッフが一人付くため、専属スタッフに依頼することで、個々人への業務の割り振りなどマネジメントも一任することができます。
幅広い業務に対応可能なのはこうした理由からであり、下記のような業務を依頼することが可能です。
オンライン秘書サービス①経理/財務
どの会社においても、必ず必要になってくる経理業務。お金を扱う以上、細かいルールや手順が存在する専門分野もオンライン秘書に依頼することが可能です。
【主な依頼業務例】
- 会計の集計
- 請求書、見積書の送付
- 入金チェック＆催促
- 経費処理
- 月次の締め＆仕分け
オンライン秘書サービス②採用/人事
会社の資本である、ヒト・モノ・カネのひとつ、ヒトに関する重大なポジションである、採用/人事。
ある程度の規模の会社ではそれぞれで部署やチームに分かれていることもありますが、ベンチャーや小規模企業では一緒になっていることも多いです。
【主な依頼業務例】
- 求人原稿作成
- 求人サイト画像作成
- 求人サイト登録・更新
- スカウト候補者ピックアップ
- スカウトメール送信
- 面接日程調整
オンライン秘書サービス③総務
社内の必要ではあるが、扱い部署が明確になっていない業務を請け負う総務部。広い業務範囲から細々したルーチン業務も多いのが現状です。
【主な依頼業務例】
- 社内イベントの会場予約
- 名刺管理
- 備品管理
- 業務委託管理
- 契約書管理
オンライン秘書サービス④秘書
忙しい経営者を補佐する秘書業務。オンライン秘書というサービス名からも秘書業務に対応しているサービスが多いです。
【主な依頼業務例】
- 出張時の交通・ホテル予約
- 会食時のレストランリサーチ・予約
- スケジュール調整やアポイントメント調整
- メール対応
オンライン秘書サービス⑤営業サポート
会社の稼ぎ頭となることが多い営業。効率よく営業業務が回るよう、営業をサポートする資料作成や、管理システムへの記載などといった依頼が増えています。
【主な依頼業務例】
- パワーポイントなどの資料作成
- テレアポなどのリスト作成
- 顧客情報の記載
- 商談議事録作成
オンライン秘書サービス⑥ECサイト運用
ECサイトを運営している会社では、必須となってくる注文状況の確認や受発注管理。
ルーチン業務ながらも時間がかかるため、この業務をアウトソースする例も徐々に増えてきています。
【主な依頼業務例】
- 商品登録
- 受発注管理票の更新
- 商品ページのライティング
- 投稿
オンライン秘書サービス⑦SNS運用
個人だけでなく、ほとんどの企業でも利用されているSNS。まめな運用が求められるため、投稿内容を考える業務に集中するために周辺業務を依頼する利用が一般的です。
【主な依頼業務例】
- 画像作成
- ネタのリサーチ
- 投稿の予約
- エゴサーチの結果まとめ
- ライティング
オンライン秘書サービス⑧クリエイティブ・制作
バナー作成や記事のアイキャッチ画像、プレゼン資料の制作などのデザイン作成やランディングページ作成、コーディングなど、エンジニアのスキルが必要な業務に対応したサービスもあります。
【主な依頼業務例】
- バナー作成
- 広告クリエイティブ作成
- ウェブページ作成
- 資料作成
オンライン秘書サービス⑨その他（文字起こしやデータ入力等）
上記以外の業務でのルーチンワークは多く存在します。誰か人を雇うまでもないけど、やってもらいたい…。
そんなかゆいところに手が届くサービスというものオンライン秘書の強みです。また直接現場にスタッフが訪問して作業するオフライン業務を行うサービスもあります。
【主な依頼業務例】
- 音声データの文字起こし
- 翻訳
- システムへのデータ入力
- 書類整理
オンライン秘書の評判
オンライン秘書にどんな業務を出せるかわかったところで、オンライン秘書の評判もみてみましょう。
導入を迷っている方は、すでにオンライン秘書を使っている人の評判を参考にして、自分のところで活用できそうか見てみてください。
オンライン秘書の評判｜メリット
■採用コストがかからない
新たに人材を採用しようとした場合、募集のための広告費、採用エージェントを利用した場合はエージェントに支払う費用、さらに固定費としての人件費などのコストが発生します。
また募集要項など資料の作成、募集媒体・方法の選定、説明会開催、応募者との連絡、面接などといった工数がかかります。
こうしたコストや工数は、オンライン秘書サービスを利用することによって大幅に削減することが可能です。
■自社にない専門分野の依頼が可能
業種によっては提示年収が非常に高額になる場合もあり、獲得が難しいこともあります。
また社内で育てることができないといった場合でも、オンライン秘書に依頼すれば、即座に専門分野の人材を活用することができます。
■社員がコア業務に集中できる
オンライン秘書に依頼することで、ルーチン業務を削減することができ、自らがやるべき仕事＝コア業務により多くの時間を使うことができます。
コア業務に集中することで効率的に成果をあげることや残業時間の削減にもつながります。
■業務が安定して回る
チームで1社を担当し、ノウハウもチームで共有するため、突然人が辞めて、業務が回らなくなる、納品物のクオリティが下がる、といったリスクを回避することができます。
オンライン秘書の評判｜デメリット
■連絡ツールの導入が必要
ここ最近では、チャットワークやslackなどのチャット形式のツールの利用が多くなってきました。多くのオンライン秘書サービスもチャット形式のツールを採用しています。
社内でまだ導入していない場合は、新たなにこれらのスピーディーに連絡を取り合えるツールが必要となる場合があります。
■やりとりに慣れが必要
オンライン秘書というサービスの特性上、オンラインでのやり取りが基本となります。
オンライン上でのチャットやビデオ通話で業務の説明や依頼をするため、直接口頭で説明するときとは違った慣れが必要となります。
■即時対応が難しい
在宅ワークということもあり、必ずしも、常時PCの前に待機しているわけではありません。緊急で仕事を依頼したい場合や急な依頼の変更などの対応は難しい場合があるので、問い合わせ時にどこまで即時対応が可能なのか、確認する必要があります。
■情報漏えいの可能性が0ではない
依頼する業務の中には個人情報や企業機密にかかわるものがあるでしょう。アウトソーシングを利用するということは、そういう情報を外部と共有することですから、情報漏洩のリスク増加は避けられません。
また情報を送る際に、送信間違いなどないように自社内のルールや意識付けが必要になります。
オンライン秘書の料金
オンライン秘書などのアウトソーシングを検討するに当たって大事なコストの問題を考えましょう。どのくらいの費用がかかるかを事前に検討することは大事です。
料金体系として、大きく分けて以下の2つの料金体系をあげることができます。
1つは、月額が決まっている稼働時間を基準とした料金体系、もう一つは記帳や給与計算などの特定業務の量に応じた料金体系です。それぞれの料金体系のおおよその相場について見ていくことにします。
オンライン秘書の料金｜時間単位
月額料金が決まっているので、比較的コストコントロールしやすいのがこちらの料金体系になります。
また、業務内容が固定ではないので、自社に必要な業務の組み合わせ代行が可能です。特定の業務だけではなく、総務業務全般にフォローが必要な場合はこちらの料金体系の代行業者が便利です。
【料金相場】月30時間利用 69,000～120,000円/月
さらに時給ごとに代表的なサービスを見てみると
HELP YOU：時給3000円台
キャスタービズ：時給4000円台
となっています。
オンライン秘書の料金｜業務別
作業量が多い業務、ルーティンワークと呼ばれる定型的な業務は代行を導入しやすい業務となります。
また、自社に必要な業務に対してポイントを絞って依頼できるのでコストを抑えることができます。
■人事
給与計算（社会保険料計算・年末調整含む）
初期費用 0～20,000円 / 月額 1人当たり 600円～
※社員数、社会保険料の計算や年末調整などを含むかどうかで料金が変わります。
■経理
記帳代行
初期費用 0～20,000円 /月額 100仕分け 5,000～10,000円
※仕訳け数、記帳条件（入力お任せなど）により料金が変動します。
決算処理代行
40,000円～
※決算申告を代理で行えるのは税理士のみです。
税理士、または税理士ときちんと提携している代行業者を選びましょう。
■ライティング
文字単位で1文字〇〇円という料金体系が一般的です。
文字単価1円未満：初心者ライター
フリーランスの未経験やライター歴の浅いライターの相場。
文字単価1円～5円：中堅ライター
ある程度のライター経験があり、SEOのスキルもあるライターの相場
文字単価5円以上；上級ライター
ライター経験、文章力はもちろん、専門分野の知識もあるライターの相場
オンライン秘書の比較
ここまでオンライン秘書について、概要を述べてきました。
ここからは各社のオンライン秘書サービスについて見ていきます。
オンライン秘書比較①HELP YOU
【契約方法】
・月額時間制
【稼働時間】
依頼業務に準ずる
【主なサービス内容】
・経理
・オフライン業務
・人事/採用
・総務
・営業サポート
・ECサイト/メディア運用
【サービス名、運営会社】
・HELP YOU
・株式会社ニット
オンライン秘書比較②キャスタービズ
【契約方法】
・月額時間制
【稼働時間】
・平日9～18時
【主なサービス内容】
・リサーチ
・スケジュール調整・データ入力・整備
・文字起こし
・メール対応
・電話対応
・人事、経理業務・サポート
・WEB業務
・制作業務
・オフライン業務
【サービス名、運営会社】
・Caster Biz
・株式会社キャスター
オンライン秘書比較④ジェニー
【契約方法】
・月額時間制
【稼働時間】
・トライアルプラン…平日9～17時
・その他プラン…平日9～18時半
【主なサービス内容】
・スケジュール管理
・メール代行
・web制作・運用
・SNS・SEO・SEMアクセス解析
・人材募集代行
・翻訳手配
・購入代行
・請求書発行
・経理業務
【サービス名、運営会社】
・Genny
・テルフィーズ株式会社
オンライン秘書比較⑤Kaori-san
【契約方法】
・月額制（件数制限）1件20分
【稼働時間】
オンライン個人秘書
・バイトプラン9～17時
・部長プラン9～18時
・社長プラン9～19時
・会長プラン9～21時
【主なサービス内容】
・オンライン個人秘書
・オンラインビジネス秘書
・法人向けオンライン電話
【サービス名、運営会社】
・Kaori-san
・Kaori-san LLC
オンライン秘書のおすすめ3選
オンライン秘書はうまく活用すれば、多くの利便性があります。
ここからは実績や導入企業が多い、厳選したオンライン秘書サービスをご紹介します。
オンライン秘書のおすすめ①HELP YOU
HELP YOUTOP
【料金】
月30時間～ 100,000円～/月
月45時間～ 150,000円～/月※オフライン業務（現場作業）も可能
カスタマイズ（要望に合わせてプラン作成）：要相談
【対応可能な業務】
・経理 （社内決済手続き書類作成、経費整理・記帳、クラウドツール導入サポートなど）
・人事/採用 （採用計画補助、求人掲載・修正・更新、応募者管理・対応など）
・総務 （会食・会場予約、名刺管理、備品管理など）
・営業サポート （リスト作成、掲示・配布資料、社内提出資料作成など）
【特徴】
・採用率1%の優秀なアシスタント
オンラインで対応できる全国の優秀なスタッフがチームで幅広い業務に対応します。
・無駄なやりとりは0
専属の窓口担当者が業務の運用を行うため手間がかかりません。
・継続利用率97%
必要な人材を定額でアサインでき、業務に必要な分だけコストをかけることが可能です。オフライン業務も柔軟に対応してくれます。
アウトソースのやり方をレクチャーしてくれる「導入コンシェルジュ」や業務の棚卸しを自社で行ってくれるセミナーなども実施しており、初めてオンライン秘書を使う場合のサポートも手厚いです。
オンライン秘書のおすすめ②キャスタービズ
【料金】
・3ヶ月プラン（30時間）：120,000円／月
・6ヶ月プラン（30時間）：108,000円／月
・1年プラン（30時間）：96,000円／月
・カスタマイズプラン（要望に合わせてプラン作成）：要相談
【対応可能な業務】
・秘書
・人事
・経理
・WEBサイト運用
・オフライン業務
【特徴】
CASTER BIZでは、日常の雑務から専門の業務までを幅広く行っていて、日本で初めてオンライン秘書サービスを導入した実績があります。
そのため、導入実績が多く、メルカリやフリーといった名のあるベンチャー企業も導入しています。
採用倍率1％をくぐり抜けたオンラインアウトソーシングは全員女性で、採用や経理に特化した専門サービスも展開しています。
まとめ
オンライン秘書について、依頼できる業務や、評判、サービスを見てきました。
うまく活用することで高いスキルを持つ人材をアサインすることができ、専門的な知識を活用した効率的であり効果的なサービスです。
コストの削減や本来の業務への集中など多くのメリットがあり、多くの企業が導入を進めています。
さまざまな業務に追われ四苦八苦している、人員不足に頭を抱えているなど、悩んでいませんか？
オンライン秘書に依頼できる業務は思っている以上にあるはずなので、上記の悩みがある方は、利用を検討してみてはいかがでしょうか。
生産性向上や残業削減など、これからの働き方において、オンライン秘書などの外部リソースの活用は会社にとって、重大な戦略のひとつとなってくるはずです。
これからの時代で競争力を高めるためにも、オンライン秘書の活用を一度ご検討ください。