【厳選4社】バーチャル秘書ってなに?活用メリットやサービス、選定ポイントまとめ

バーチャル秘書

残業続きで社員が疲弊している…
本当はやりたいことがあるのに、手が回らない…
人が採用できない…

会社を経営していて、このような悩みを持つことはありませんか?

深刻な人手不足が問題になっている日本において、優秀な人材の確保は今最も重大な課題です。

自社で採用して育てるのももちろんですが、最近は外部リソースの活用が進んでいます。

派遣もその外部リソースになりますが、今回は近年業界が盛り上がっている、バーチャル秘書について、ご紹介します。

この記事を書いた人

man

こんにちは!
バーチャル秘書サービスを運営しているHELP YOU 編集部の森です。
HELP YOUはバーチャル秘書サービスを国内で展開し、日本最大級のバーチャル秘書と顧客を抱えています。
もちろん私達社員もみなバーチャル秘書にサポートしてもらいながら、日々の仕事をしています。
私自身も、月に200時間はオンライン秘書に仕事を依頼して、ガンガン業務を回しています。

この記事では、バーチャル秘書とはそもそもどういうサービスなのかといった基本的なところから、そのメリットデメリットをご紹介します。

その上でバーチャル秘書サービスの選定ポイントとおすすめのバーチャル秘書を、バーチャル秘書運営からの目線でお伝えできればと思います。

バーチャル秘書をいますぐに検討したいという方は
おすすめのバーチャル秘書一覧に進んでください。

目次

バーチャル秘書とは?

バーチャル秘書とは、インターネットを使い遠隔で業務を行うサービスで、現在多くの企業が導入し注目を集めています。

他にもオンライン秘書やオンラインアシスタントと言われることもあります。

バーチャル秘書として働く人材は、会社へ出社せずパソコンやツールを活用し在宅で業務を行う「在宅ワーク」といわれる働き方をしています。

基本はチャットなどのツールを利用し、依頼から納品までをオンライン上で完結させるため、場所や状況を問わず効率的に仕事をすすめています。

バーチャル秘書には生産性の向上させる効果も

本業とする中心業務を「コア業務」とした際、それに付随する事務業務や準備などの様々な「ノンコア業務」が存在しています。

どの業務も重要な役割を持っていますが、自社でまかなえるリソースにも限界があるはずです。

「ノンコア業務」をバーチャル秘書を活用することで、限られたリソースをコア業務に費やすことができ、専門性の高い業務をプロへ任せることで業務を効率化し、生産性の向上が期待できます。

次に、バーチャル秘書に任せることのできる業務を見ていきます。

バーチャル秘書に依頼できる業務

 

バーチャル秘書に依頼できる業務①バックオフィス業務

バックオフィス業務
バーチャル秘書には主に総務、人事、経理、秘書といった管理・書類処理を担当する業務をサポートしてくれます。

事業自体を伸ばすことに注力され、バックオフィス人材が手薄になる、または社長や社員が兼業で業務を行っているというケースがあります。

バックオフィス業務を即戦力のバーチャル秘書に任せることで、事業にリソースを投下することができ、結果として売上向上に繋がった例もあがっています。

また既存事業以外に、新規事業を行う際、なかなかリソースの確保が難しいのが、現実です。
足りないリソースを補う手段の一つとして、バーチャル秘書に依頼するというケースもあります。

【主な業務例】

総務業務
・社内イベントの会場予約
・名刺管理
・備品管理
人事業務
・求人掲載、修正、更新
・応募者管理
・スカウトメール送信
経理業務
・書類スキャン
・社内決済手続き書類作成
・経費整理、記帳
秘書業務
・出張時の交通・ホテル予約
・会食時のレストランリサーチ・予約
・メール対応

 

バーチャル秘書に依頼できる業務②コア業務のサポート

コア業務のサポート
バックオフィス業務以外にもバーチャル秘書に依頼できる業務としてあがるのは
・営業サポート
・レポート集計
といった主に営業職やマーケティング職のサポートになります。

資料作成や取引先のリスト作成、アポイントメントの調整など、
「だれでもできるけどめんどうなこと」を依頼することができるのがバーチャル秘書の大きなポイントです。

細々とした時間のかかる作業をバーチャル秘書に任せ、自分は考える仕事に時間を使うことで業務の効率をあげることが可能です。

主な業務例
・資料作成
・商談アポ設定
・企業リサーチ
・広告レポート集計
・リスト作成

思っている以上にバーチャル秘書に依頼できる業務が広いと感じませんか?

バーチャル秘書に依頼できるかどうかは、
自分が抱えている業務が自分以外にもできるかどうか、考えてみるとわかりやすいかもしれません。
たとえば、社内の誰かでもできるなと考えることができるならば、その業務はバーチャル秘書に依頼することができる可能性があります。

次は実際にバーチャル秘書を活用するにあたってのメリットをご紹介します。

バーチャル秘書を活用するメリット

バーチャル秘書を活用するにあたって、具体的なメリットを見ていきます。

 

バーチャル秘書のメリット①採用工数がかからない

採用工数かからない
人を採用するにあたって、募集要項など資料の作成、募集媒体・方法の選定、説明会開催、応募者との連絡、面接などといった工数がかかります。

バーチャル秘書を活用する場合は要望にあったスキルの人をアサインしてくれるため、
採用のための工数がかかりません。

バーチャル秘書のメリット②人件費を調整できる

人件費を調整できる
「忙しい時期だけ人が足りない」
「毎月ではないが、3ヶ月ごとに業務を依頼したい」
など、業務量にあわせて人員の増減が可能です。
人件費を固定費にせずに変動費とできます。

バーチャル秘書のメリット③クオリティ担保

クオリティの担保
バーチャル秘書は即戦力人材を厳選して採用しているため、納品物のクオリティが確保されています。もちろん最初のころは業務の説明が必要になりますが、新人研修のようなトレーニングをする必要がなく、業務をすぐに任せる必要があります。

バーチャル秘書のメリット④スキルの幅が広い

スキルの幅が広い
バーチャル秘書の多くは企業1社につき1人が担当するのではなく、1社につき1チームで対応します。

個人ではなく、チームで対応するため、一人のスキルでは対応できないような幅広い業務に対応することが可能です。

バーチャル秘書のメリット⑤安定して業務が回る

安定して業務が回る
チームで1社を担当するため、たとえチームメンバーが育児や介護、その他様々な理由で離職してしまったとしてもすぐに他のメンバーが業務に入ることができます。

ノウハウをチーム内で共有しているため、業務が滞ったり、納品物のクオリティが下がったり、といったリスクを回避することができます。

 

バーチャル秘書を活用するデメリット


メリットを見てきましたが、一方でいいことばかりでないのが現実。
バーチャル秘書をうまく活用できるかどうか、下記のデメリットから考えてみることも必要です。

バーチャル秘書のデメリット①連絡ツールの導入が必要

ツール導入
連絡手段として、電話・メール以外にチャットワークやslackなどスピーディーに連絡を取り合えるチャットベースのツールが必要となる場合があります。

バーチャル秘書のデメリット②コミュニケーションに慣れる必要がある

コミュニケーション
バーチャル秘書とはオンライン上でのコミュニケーションになります。
業務の説明をテキストやビデオ通話で行うため、最初はどういうふうに伝えたらいいのか少し慣れが必要になります。
もともとチャットツールを社内で利用している場合は問題なく導入できると思います。

バーチャル秘書のデメリット③即時対応が難しい場合も

即時対応
バーチャル秘書は多くが在宅ワークということもあり、必ずしも、常時待機しているわけではありません。緊急で仕事を依頼したい場合や急な依頼の変更などの対応は難しい場合があるので、問い合わせ時にどこまで即時対応が可能なのか、確認する必要があります。

バーチャル秘書のデメリット④社内にノウハウが残らない

ノウハウ
業務を自社社員以外にやってもらうため、その業務のやり方は社内にノウハウが残りません。
将来的に内製化を考えている場合は、マニュアルを作成してもらう必要が出てきます。

一番のデメリットはオンライン上でのやり取りが必要ということ。
テキストでのやり取りや顔の見えない相手にどこまで依頼できるのかわからないという声は実際に導入前の方からよくあがります。

しかし、バーチャル秘書を提供している企業では、こうした導入前の不安に対して、きちんと回答を示してくれ、不安を解消してくれるはずです。
まずはお問い合わせして聞いてみてはいかがでしょうか。。

HELP YOUでは導入前の不安を解決するため、オンライン上での無料セミナー
実際にバーチャル秘書に依頼する方法を、訪問してレクチャーする導入コンシェルジュというサービスを行っています。

バーチャル秘書を検討しているものの、イマイチよくわからないという方はぜひ上記サポートをお試しください。

バーチャル秘書の評判

では、実際にバーチャル秘書を利用している企業のからはどんな声があがっているのでしょうか。
代表的なバーチャル秘書の導入企業からの評判を見ていきます。

 

バーチャル秘書の評判①生産性があがる

生産性が上がる

営業に時間を使えるようになったので、僕自身の生産性が上がったと思います。
売上げとしては、以前の1.5倍から2倍に近い数字が出せていますね。
引用ーHELP YOU 導入事例 eSENRYAKU
とにかく導入して本当によかったと思っています。まずは先ほども言ったように、
並行作業によりプロジェクトのスピードアップができたこと。業務を分担して進めて行けるの
で、自分ひとりでは実現できなかったスピードで進められました。引用ーcasterbiz 導入事例 freee株式会社

これまで一人で抱えていたものを依頼することで、業務の生産性があがり、スピードが増したとのことです。

 

バーチャル秘書の評判②依頼が楽

依頼が楽

To Doリストを渡すだけでそれらがどんどん自主的に進んで行くので、とても気持ちよく
仕事ができています。引用ーフジ子さん 導入事例 Nicon Indonesia株式会社
一度教えた業務は、次回からは詳細を言わなくてもすぐやってもらえますし、
アシスタントさんが業務内容を理解してくると「こういうやり方がいいんじゃないですか?」と、逆に提案をしてくれることも。引用ーHELP YOU 導入事例 東京プラチナオーナーズ株式会社

その都度指示を出さなくても、業務を進めてもらえることは、業務を依頼する側としては、コミュニケーションコストがかからず、とても楽ですね。

 

バーチャル秘書の評判③依頼前にはある程度の準備が必要

準備が必要

社内のペーパーレス化が進んでおらず、大量のデータを紙で管理していました。
そのため、データ処理を依頼するためには自分たちで一度紙のデータをPDF化する必要があり、
準備段階で時間を取られてしまっていたんです。引用ーcasterbiz 導入事例 株式会社ピアラ
ある程度業務を依頼するには、自分自身の業務を整理して、データ化してお渡しするとい>う作業が必要になります。引用ーHELP YOU 導入事例 鳥生工務店

オンライン上でのコミュニケーションということもあり、依頼前にはある程度の準備が必要になってくる部分も。きちんと自分の業務を整理し、依頼内容を明確にすることが、期待通りの納品物を出してもらえるコツになります。

バーチャル秘書を選ぶポイント


それでは実際にバーチャル秘書を選ぶ際、どのような点をポイントにして企業を決めるといいのでしょうか?

重視するポイントには
・作業環境と情報管理の安全性
・スタッフの専門性
・実績と経験が豊富
・対応する業務範囲
があります。

発注先の見極めに必要なポイントをご紹介します。

 

バーチャル秘書を選ぶポイント①作業環境と情報管理の安全性

安全性
スタッフの作業環境や、資料の保管場所、データの管理環境でのセキュリティ対策が万全になされているかどうかは、発注先を決めるポイントになります。

業務で扱う情報の中には企業の情報だけでなく個人情報も含まれる可能性があり、情報の漏えいは許されません。

発注先の企業がセキュリテイ面でどのような対策をおこなっているのか、どのようなシステム環境で作業を遂行しているのかを確認しましょう。

 

バーチャル秘書を選ぶポイント②スタッフの専門性

スタッフの専門性
依頼したい業務について、依頼先のバーチャル秘書がどこまで対応できるか確認する必要があります。

同じバーチャル秘書でも各社によって得意としている業務領域が異なっている場合があるので、問い合わせの時点で、なんの業務を依頼しようとしているかは伝えておくのが得策です。

この際、業務内容の細かいところまでは不要です。
秘書業務なのか、採用業務なのか、デザインやエンジニアは必要なのかというレベルで構いません。

問い合わせして打ち合わせをしたけど、結局依頼したい業務に対応していなかったとなると、時間の無駄になるので、事前に出せる情報は出しておきましょう。

 

バーチャル秘書を選ぶポイント③実績と経験が豊富

実績と経験が豊富
実績が豊富で評価が高い企業であるかどうかも確認しましょう。
自社ホームページに導入企業例を出している場合であれば自社に近い業種/業態の企業で導入した実績を見てみましょう。

自社に導入した場合の想定がしやすくなり、どこまでの範囲を任せることができるのか、イメージしやすくなります。

 

バーチャル秘書を選ぶポイント④必要な業務に対応しているか

業務に対応
スタッフの専門性のところでも触れましたが、依頼しようとしている業務に対応しているのかも確認が必要です。

例えば、秘書業務は対応しているが、電話対応などの業務は対応外といったところもあります。
問い合わせ時、打ち合わせ時にしっかりと想定している業務フローを伝えることが必要です。

バーチャル秘書を選ぶポイント⑤強みはなにか

強みはなにか
一般的に一番得意な領域のサービスはホームページ上でも目立つ位置に、配置されているはずです。
逆に言えば、ホームページに書いてない、書いてあるけどそれほど強調されていない領域の業務はその会社にとってあまり得意でないサービス領域であると言えます。

問い合わせ前にある程度、依頼業務の相性がいいか見極めることも、時間を節約して、効率よくバーチャル秘書を選ぶ手です。

バーチャル秘書 おすすめサービス

今や国内でも多くのバーチャル秘書が存在しています。

多くてどこがいいかわからないという方のために、編集部で厳選した4つのサービスをご紹介します。

バーチャル秘書おすすめのサービス①HELP YOU

HELP YOUTOP
【料金】
月30時間~ 100,000円~/月
月45時間~ 150,000円~/月※オフライン業務(現場作業)も可能
カスタマイズ(要望に合わせてプラン作成):要相談

【対応可能な業務】
・経理 (社内決済手続き書類作成、経費整理・記帳、クラウドツール導入サポートなど)
・人事/採用 (採用計画補助、求人掲載・修正・更新、応募者管理・対応など)
・総務 (会食・会場予約、名刺管理、備品管理など)
・営業サポート (リスト作成、掲示・配布資料、社内提出資料作成など)

【特徴】
・採用率1%の優秀なアシスタント
オンラインで対応できる全国の優秀なスタッフがチームで幅広い業務に対応します。
・無駄なやりとりは0
専属の窓口担当者が業務の運用を行うため手間がかかりません。
・継続利用率97%

必要な人材を定額でアサインでき、業務に必要な分だけコストをかけることが可能です。オフライン業務も柔軟に対応してくれます。
アウトソースのやり方をレクチャーしてくれる「導入コンシェルジュ」や業務の棚卸しを自社で行ってくれるセミナーなども実施しており、初めてオンライン秘書を使う場合のサポートも手厚いです。

https://help-you.me/

バーチャル秘書おすすめのサービス②キャスタービズ

キャスタビズTOP
【料金】
・3ヶ月プラン(30時間):120,000円/月
・6ヶ月プラン(30時間):108,000円/月
・1年プラン(30時間):96,000円/月
・カスタマイズプラン(要望に合わせてプラン作成):要相談

【対応可能な業務】
・秘書
・人事
・経理
・WEBサイト運用
・オフライン業務

【特徴】
CASTER BIZでは、日常の雑務から専門の業務までを幅広く行っていて、日本で初めてバーチャル秘書サービスを導入した実績があります。
そのため、導入実績が多く、メルカリやフリーといった名のあるベンチャー企業も導入しています。
採用倍率1%をくぐり抜けたオンライン秘書は全員女性で、採用や経理に特化した専門サービスも展開しています。

【サービス名、運営会社】
・Caster Biz
・株式会社キャスター

バーチャル秘書おすすめのサービス③ジェニー

gennyTOP
【料金】
・2ヶ月 105,000円/月(9.5H/日)
・12ヶ月 98,000円/月(9.5H/日)
・18ヶ月 95,000円/月(9.5H/日)

【対応可能な業務】
・秘書業務
・契約書作成補助
・経費精算補助

【特徴】
Gennyは、メール返信代行やスケジュール管理、アポイント調整などの秘書業務全般を担ってくれるサービスです。特におすすめしたいポイントは以下のとおりです。

・導入相談をしたその日から利用可能
・事務や秘書を雇うより圧倒的に安い(18monthsプランで税別95,000円/月)
・ベテラン事務員がオンライン対応してくれるため、人材育成の手間がない

円滑に業務を進めるために必要な秘書。アシスタントはみなベテランのため、契約者は安心してコア業務に集中できます。

【サービス名、運営会社】
・Genny
・テルフィーズ株式会社

 

バーチャル秘書おすすめのサービス④フジ子さん


【料金】
・20H 47,000円/月
・30H 69,000円/月
・50H 99,000円/月

【対応可能な業務】
・経理業務
・秘書/総務業務
・人事業務
・webサイト運用

【特徴】
フジ子さんは、業界水準のおよそ半額でバックオフィスのアウトソーシングサービスを提供しています。

経理、人事、総務、WEB運用、コール、通訳と幅広いバックオフィス業務に対応しています。
必要なときに、必要なだけ依頼することができます。1カ月の料金は4.7万円(アシスタントの実働20時間)からで、1カ月のみの利用も可能となっています。

とにかく安く、バーチャル秘書を試してみたいという方におすすめです。

【サービス名、運営会社】
・フジ子さん
・フジア株式会社(Fujia Inc.)

まとめ


ここまで、バーチャル秘書とはなにかについて、
活用における、メリットデメリットや実際に使ってみた会社からの評判、
バーチャル秘書を依頼する際の選定ポイント、最後におすすめのバーチャル秘書を紹介してきました。

同じようなバーチャル秘書サービスを提供しているように見えてもそれぞれ得意としている業務範囲が異なっています。

リソースが足りず、なるべく費用をかけずに目の前の仕事を片付けたい場合は安さが特徴のフジ子さん、
チーム制の安定性や、一定以上のクオリティーを求めて、長期的に活用を視野に入れている場合はHELP YOU、
秘書業務に特化して対応してほしい場合はジェニーなど、
自社での活用目的や依頼したい業務によって、使い所を見極めることが重要です。

明確には固まっていないが、依頼したい業務がたくさんあって、
どれから手を付けていいかわからない
といった場合でも、HELP YOUでは専門の担当者がヒアリングし、業務の整理をサポートするサービスを行っています。

現状を少しでもよくできないかと考えている方は、
まずはお気軽にお問い合わせください。

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