バーチャル秘書とは？おすすめサービスと選定ポイント
バーチャル秘書とは、オンライン上で企業や個人の業務をサポートしてくれる「リモート型の秘書サービス」です。スケジュール管理や資料作成、経理処理などをプロに委託できるため、業務の生産性を大幅に高め、時間を価値ある仕事に集中できるようになります。
本記事では、次の内容をわかりやすく解説します。
- バーチャル秘書の仕組みと効果
- 依頼できる具体的な業務内容
- メリット・デメリット
- 信頼できるサービスの選び方
自社の業務効率を一段と高めるヒントとして、ぜひ参考にしてください。
バーチャル秘書とは？
バーチャル秘書とは、インターネットを使い遠隔で業務を行うサービスで、現在多くの企業が導入し注目を集めています。
他にもバーチャルアシスタント、オンライン秘書、オンラインアウトソーシングと言われることもあります。
バーチャル秘書として働く人材は会社へ出社せず、パソコンやツールを活用して在宅で業務を行う「在宅ワーク」といわれる働き方をしています。
基本はチャットなどのツールを利用し、依頼から納品までをオンライン上で完結させるため、場所や状況を問わず効率的に仕事を進めています。
バーチャル秘書導入で実現できる生産性向上
本業とする中心業務を「コア業務」と定義した際、それに付随する事務業務や準備などのさまざまな「ノンコア業務」が存在しています。
どの業務も重要な役割を持っていますが、自社でまかなえるリソースにも限界があるはずです。
そんな「ノンコア業務」を依頼することで、自社の限られたリソースをコア業務に費やすことができます。
また、専門性の高い業務をプロに任せることで業務を効率化でき、生産性の向上も期待できます。
バーチャル秘書に任せられる仕事一覧
バーチャル秘書に依頼できる業務は、事務作業だけにとどまりません。経理やスケジュール管理などのバックオフィス業務から、マーケティングや採用サポートなどのコア業務まで、幅広いタスクをオンラインで代行できます。
ここでは、バーチャル秘書が実際に担える仕事の種類と、その効果について紹介します。
- バックオフィス業務
- コア業務のサポート
バックオフィス業務
バーチャル秘書は、主に総務、人事・採用、経理、秘書業務といったバックオフィス業務をサポートしてくれます。
こうしたバックオフィス業務を任せることで、コア事業にリソースを投下でき、結果として売上向上につながった例もあります。
また、既存事業以外に新規事業を行う際、なかなかリソースの確保が難しいのが現実です。
足りないリソースを補う手段の一つとして、バーチャル秘書に依頼するというケースもあります。
【主な業務例】
| 業務カテゴリ | 主な業務内容 |
| 秘書 | 出張時の交通・ホテル予約、会食時のレストランリサーチ・予約、メール対応など |
| 総務 | 社内イベントの会場予約、名刺管理、備品管理など |
| 経理 | 書類スキャン、社内決済手続き書類作成、経費整理、記帳など |
| 人事・採用 | 求人掲載・修正・更新、応募者管理、スカウトメール送信など |
| 営業サポート | 予実管理、提案書作成、業界の最新情報の調査など |
| ECサイト運用 | 売上管理、商品管理、サイト管理、ランディングページ作成など |
| マーケティング | SNS投稿、プレスリリース・メルマガの作成と配信、社内外資料作成など |
コア業務のサポート
バックオフィス業務以外でバーチャル秘書に依頼できる業務には、営業サポートやレポート集計といった、主に営業職やマーケティング職のサポートがあります。
資料作成や取引先のリスト作成、アポイントメントの調整など、「誰にでもできるが面倒で手間がかかる作業」を依頼できるのが大きなポイントです。
細々とした時間のかかる作業を任せることで、従業員はコア業務に集中できるため、業務の効率を上げることが可能です。
【主な業務例】
- 資料作成
- 商談アポ設定
- 企業リサーチ
- 広告レポート集計
- リスト作成 など
思った以上に依頼できる業務が広いと感じませんか？
バーチャル秘書に依頼できるかどうかは、自分が抱えている業務が自分以外にもできるかどうかを考えてみるとわかりやすいかもしれません。
たとえば、「社内の他の誰かでもできそうだ」と考えられる業務ならば、その業務はバーチャル秘書にも依頼できる可能性があります。
下記の資料では、バーチャル秘書サービスの「HELP YOU」が実際にお客様からご依頼いただいた業務をランキング形式でまとめています。依頼できる業務について詳しく知りたい方は、ぜひ以下の資料をご覧ください！
バーチャル秘書導入企業が感じる5つのメリット
バーチャル秘書を導入した企業は、業務効率化だけでなく、採用コストや人材マネジメントの負担軽減など、さまざまな効果を実感しています。オンライン体制を活用することで、必要なスキルを柔軟に確保し、組織全体の生産性を高めることが可能です。
ここでは、実際にバーチャル秘書を活用する企業が感じている主な5つのメリットを紹介します。
- 採用工数がかからない
- 人件費を調整できる
- クオリティを担保できる
- スキルの幅が広い
- 安定して業務が回る
採用工数がかからない
社員を採用するにあたっては、募集要項などの資料作成、募集媒体・方法の選定、説明会開催、応募者との連絡、面接といった工数がかかります。
バーチャル秘書サービスを活用する場合は、要望にあったスキルを持つ人材をアサインしてくれるため、採用のための工数がかかりません。
人件費を調整できる
「繁忙期だけ人手が足りない」
「毎月ではないが、3ヶ月ごとに業務を依頼したい」
といった悩みはありませんか？
バーチャル秘書を活用すれば、その時の業務量にあわせて人員の増減が可能。人件費を固定費にせず、変動費化できるのもポイントです。
クオリティを担保できる
バーチャル秘書は即戦力人材を厳選して採用しているため、納品物のクオリティが確保されています。
もちろん最初の依頼時には業務の説明や引継ぎが必要になりますが、新人研修のように一からトレーニングをする必要はなく、業務をすぐに任せることができます。
スキルの幅が広い
バーチャル秘書の多くは企業1社につき一人が担当するのではなく、1社につき1チームで対応します。
個人ではなくチームで対応するため、一人のスキルでは対応できないような幅広い業務に対応することが可能です。
安定して業務が回る
チームで1社を担当するため、たとえチームメンバーが育児や介護、その他さまざまな理由で離職してしまったとしても、すぐに他のメンバーが業務に入ることができます。
ノウハウをチーム内で共有しているため、業務が滞ったり、納品物のクオリティが下がったりといったリスクを回避することができます。
以下の資料では、バーチャル秘書を活用して実際に業務効率化を実現した企業の事例をまとめています。自社の課題に似た事例も見つかるはずです。ぜひ参考にしてみてください！
失敗しないバーチャル秘書サービスの選び方
バーチャル秘書を導入する際は、ただ業務を任せるだけでなく、企業のニーズや目的に合ったサービスを選ぶことが重要です。
ここでは、バーチャル秘書を選ぶ際に企業が確認すべき主要なポイントを整理して紹介します。
- セキュリティ体制
- サービス範囲
- 実績
- サービス独自の強み
セキュリティ体制
スタッフの作業環境や資料の保管場所、データの管理環境でのセキュリティ対策が万全かどうかは、発注先を決める重要なポイントになります。
業務で扱う情報の中には、企業の情報だけでなく個人情報も含まれる可能性があり、情報漏えいは許されません。
発注先の企業がセキュリティ面でどのような対策をおこなっているのか、どのようなシステム環境で作業を遂行しているのかを確認しましょう。
サービス範囲
依頼したい業務について、依頼先のサービスがどこまで対応できるかを確認する必要があります。
同じバーチャル秘書でも各社によって得意とする業務領域が異なります。問い合わせの時点で、どんな業務を依頼したいかを伝えておくのが得策です。
この際、業務内容の詳細までは説明不要です。秘書業務なのか採用業務なのか、デザイナーやエンジニアは必要なのかというレベルで構いません。
契約後に「依頼したい業務に対応できなかった」といった事態にならないためにも、事前に情報を共有・確認しておきましょう。
実績
実績が豊富で評価が高い企業であるかどうかも確認しましょう。
ホームページに導入企業例があれば、自社に近い業種・業態の導入実績があるかどうかを見てみましょう。
自社に導入した場合、どんな業務をどこまでを任せられるのかをイメージしやすくなります。
サービス独自の強み
一般的に、一番得意な領域のサービスはホームページ上でも目立つ位置に配置されているはずです。
反対に、ホームページに書いてない、あるいは書いてあってもそれほど強調されていない領域の業務は、その会社にとってあまり得意でないサービス領域であると言えます。
問い合わせ前にある程度、依頼したい業務との相性がいいかを見極めることも、効率よくサービスを選ぶための一手です。
バーチャル秘書の注意点・デメリット
バーチャル秘書には多くのメリットがありますが、導入前にいくつか注意しておきたいポイントもあります。
主なデメリットとしては、以下のような点が挙げられます。
・コミュニケーションの慣れが必要
オンライン上でのやり取りが中心になるため、最初は伝え方や依頼方法にコツが必要です。
ただし、チャットツールを活用することでスムーズに進められるケースがほとんどです。
・即時対応が難しい場合がある
多くのバーチャル秘書は在宅で業務を行っているため、緊急対応や即時連絡が必要なタスクには向かないことがあります。
・社内にノウハウが残りにくい
外部リソースに業務を委託するため、作業手順などを社内に蓄積したい場合はマニュアル化の工夫が必要です。
これらの点は、事前に業務範囲や連絡ルールを明確にしておくことで多くが解消できます。
信頼できる運営体制をもつサービスを選べば、安心して業務を任せられるでしょう。
【おすすめバーチャル秘書サービス】HELP YOU
バーチャル秘書サービスは、HELP YOUにおまかせください。
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンライン秘書サービスです。
優秀なアシスタントによるサポートと、ツールを活用した自動化で貴社の業務効率化に貢献します。
| 特徴 | ・優秀なアシスタント×ツールによる自動化で業務効率化を実現 ・チーム制の「チームプラン」と専属アシスタントによる「1名専属プラン」を選べる ・最短3日で導入可能 |
| 対応業務範囲 | ・秘書・総務 ・経理 ・人事・労務・採用 ・営業事務 ・マーケティング・広報 ・ECサイト ・資料作成 など ※各サービスはご要望に合わせて組み合わせが可能 |
| サポート体制 | ・チームプランと1名専属プランの2プランから選べる ・ディレクター（専属の担当者）が窓口となってスムーズに業務を進行 |
| 料金 | ＜チームプラン＞ ・月額：10万円～（税抜）／実働時間：30時間～ ＜1名専属プラン＞ |
| セキュリティ体制 | ・プライバシーマーク取得 ・機密情報を扱う一部の業務は専用の自社センターにて対応 |
| 実績 | ・900クライアント以上 ・導入企業：旭化成株式会社、三井不動産ビルマネジメント株式会社、イオンリテール株式会社など ・継続率98％ |
▼HELP YOUサービスの詳細を知りたい方は、こちらの資料もご覧ください
▼HELP YOUのユーザーレビュー・口コミ
管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー｜ミナオシ
「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが合っているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！
バーチャル秘書「HELP YOU」を導入した企業の声・評判
実際にバーチャル秘書を利用している企業からは、どんな声があるのでしょうか。導入企業から寄せられたリアルな声を紹介します。
生産性があがる！
売上げとしては、以前の1.5倍から2倍に近い数字が出せていますね。
引用ーHELP YOU 導入事例 eSENRYAKU
これまで一人で抱えていたものを依頼することで業務の生産性があがり、スピードが増したとのことです。
依頼が楽！
指示を出さなくても業務を進めてもらえると、業務を依頼する側としてはコミュニケーションコストがかからず、とても楽ですね。
ここで紹介した以外にも、さまざまな業界・業種でバーチャル秘書が活用されています。実際の導入ストーリーをまとめた「導入事例インタビュー集15選」も、ぜひあわせてご覧ください！
バーチャル秘書のまとめ
バーチャル秘書は、オンラインで業務を代行・サポートしてくれるリモート秘書サービスです。スケジュール管理や経理処理、資料作成などをプロに任せることで、生産性向上と時間の有効活用を実現できます。
導入の際は、情報管理体制・スタッフの専門性・実績といったポイントを確認し、自社の課題に合ったサービスを選ぶことが重要です。
HELP YOUでは、各分野の専門アシスタントがチーム体制で対応し、品質と安定性の両立を実現。幅広い業務を安心してまかせられる体制が整っており、導入企業からも高い評価を得ています。
業務効率化や人手不足の解消を目指す企業は、まずはお気軽にご相談ください。自社の課題に合わせた最適な活用方法を提案いたします。
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２．チーム制だから人材が退職して業務が滞るリスクなし！長期的な依頼が可能
３．専属ディレクターがつくため、様々な業務をまとめて依頼できる
日々の雑多な作業を外注し、重要な業務に集中して生産性を上げたい方は
ぜひこの機会にHELP YOUの導入をご検討ください。
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