※この記事は2020年6月に更新しました。

働き方改革や人材不足などの影響で、これまで他の部門より注目度が低かった総務業務のアウトソーシングに注目が集まっています。
とはいえ、業務範囲の広い総務について、何をどこまでアウトソーシングできるのか、またアウトソーシングでどんな効果が期待できるのか、疑問に感じている方も多いのではないでしょうか？

そこで今回は、総務業務のアウトソーシングによるメリットとデメリット、おすすめのアウトソーシングサービスについてご紹介します。

ただし、アウトソーシングでは自社業務の一部を外部に任せることになるため、準備なしに丸投げするわけにはいきません。アウトソーシングを利用する前に、自社内での周到な準備が必要です。
その効果を最大限に得られるよう、総務のアウトソーシングを導入するステップや注意点についても解説します。

総務業務のアウトソーシングとは

総務業務のアウトソーシングを考えるにあたって、まずは主な業務内容や総務のアウトソーシングが進んでいる背景について見ていきましょう。

総務業務とは

総務業務の内容は会社の規模や組織構造などによって多少異なりますが、一般的に以下のようなものが挙げられます。

■社員のサポート
・備品、消耗品などの管理
・保安・防災業務
・福利厚生業務
・安全衛生管理
・従業員の健康管理
など

■経営層の参謀役
・秘書業務
・契約、契約書管理
・株式管理
・株主総会・取締役会業務
・社内外の慶弔業務
など

■企画運営の実働部隊
・受付業務
・社内・社外広報
・ホームページの管理
・情報セキュリティー管理
・会社行事、イベント業務
など

総務業務は直接利益こそ生まないものの、会社全体が滞りなく動いていくために必要不可欠なサポートを行う仕事だということが分かります。

総務業務のアウトソーシングが必要な背景

少子高齢化により、日本企業では人材不足がたびたび問題視されています。特に中小企業では人員確保が困難で事業が継続できず、「人手不足倒産」するところもあるほど深刻化している状況です。

その一方で、「生産性向上」を目指し、少ない人材や時間でいかに効率よく業務を回していけるかということが問われています。
業績をあげるためにも、会社のコア部分である営業やサービスに関わる業務のリソースを厚くしたいと考えている経営者の方も多いのではないでしょうか。

このような背景から、総務や経理、人事などのバックオフィス業務のアウトソーシングが進んでいます。

また、従来バックオフィス業務は社内に常駐する人材によって処理するのが常でしたが、IT技術が発達した現在ではリモートでも業務を行うことができるようになりました。
こうした社会的背景と技術の発達によって、業務や人材は「所有」するのではなく「共有」する流れに変わってきているのです。

総務業務をアウトソーシングするためのステップ

アウトソーシングサービスを導入するにあたって必要な手順を見ていきましょう。

ステップ1：業務を洗い出す

アウトソーシングを活用するにあたって必要不可欠なのが「業務の洗い出し」です。やみくもにアウトソーシングしようとせず、まずは今ある業務を洗い出して全体像を把握しましょう。

そもそもアウトソーシングとは、自社の利益に繋がりにくい業務を外注すること。その中で「廃止も縮小もできないが、これまでのやり方を改める必要がある」と感じるものについては特に検討の余地があります。
これを業務改善の機会と捉え、既存の業務フローを見直し、ムダやムラのある業務を洗い出すことが大切です。

この作業を行わないと、アウトソーシングサービス導入後に依頼する業務の漏れが発生したり、追加で依頼が必要となって余計に費用がかさんだりといった事態に陥りかねません。

ステップ2：部門をまたいだ業務の洗い出し

一般的に、総務の仕事は非常に範囲が広いのが特徴です。会社によっては、総務に分類される仕事を別の部門で重複して行っていることもあるでしょう。

こうした無駄を省くこともアウトソーシング導入効果の一つです。総務だけに留まらず、会社全体で業務の洗い出しをすることをおすすめします。

ステップ3：定型業務と判断業務の区分

業務の洗い出しが完了したら、次に定型業務（ノンコア業務）と判断業務（コア業務）の区分を行います。

総務の定型業務とは、物品の補充や管理など、特別な知識やスキルを必要としない業務のこと。
対する判断業務とは、そのプロセスにおいて経営者の判断を仰ぐ必要があるなど、自社内で処理しなければならない業務を指します。

ただし、その具体的な区分は会社ごとに異なります。一般的には定型業務であっても、その過程で経営トップの判断が絡むようなものは判断業務とみなすべきです。
このような自社の判断を必要とするコア業務をアウトソーシングすると、かえって作業効率が落ちることもあります。

アウトソーシング業者は定型業務と判断業務の区分を行うことに長けているため、区分に迷う業務がある場合は事前に打ち合わせしてみるとよいでしょう。

こうしたステップを経た後、経営トップともコミュニケーションを図って費用や効果などの面からじっくりと検討し、アウトソーシングするべき業務の見極めを行います。
また、アウトソーシングによって生まれる余剰の人材の活用方法を具体的に決めることも大切です。

総務業務をアウトソーシングするメリット

ここからは、総務をアウトソーシングすることで得られるメリットについて見ていきます。

メリット1：コア業務に集中できる

アウトソーシングでノンコア業務を切り分けると、自社の社員はコア業務のみに集中できるようになります。

総務におけるノンコア業務には、来客応対や電話の取り次ぎなどの受付業務、備品の補充や管理、郵便物の仕分けなどがあります。

これらをアウトソーシングすることによって、それまでノンコア業務に時間を取られていた社員もコア活動に注力できるようになります。
アウトソーシングを上手に活用できれば、会社全体の利益アップも期待できるでしょう。

メリット2：ノンコア業務の品質・効率アップ

アウトソーシング業者は高度な専門知識や技術を身に着けており、最新のツールにも対応していることが多いです。そのため、同じノンコア業務を行うにしても、自社の社員が担当するより効率良く、かつ高品質の成果が期待できます。

また、納期の決まっているノンコア業務についても、自社でコア業務と並行しながら進めるより、アウトソーシング業者に委託することで品質を保ちながら確実に納期までに仕上げることができます。

メリット3：コスト削減につながる

アウトソーシング業者は、依頼された業務を専門的に行う会社です。そのため、さまざまな会社での業務を通じてノウハウを蓄積しており、より効率の良い方法やコストがかからない方法を把握しています。

同じ成果を上げるにしても、自社のやり方しか知らない社員が担当するより効率の良い方法を熟知したアウトソーシングサービスの方が短時間かつ低コストで対応できるのです。

メリット4：派遣のようなフォローが不要

外部リソースの活用という意味では、派遣社員を雇うこともアウトソーシングと同様の効果があるでしょう。

ただし、派遣社員の場合は教育や業務の指示について適宜フォローする必要があります。派遣される人材のスキルによっては品質にも差が出る上、その人が休んだ時には社員がフォローしなければなりません。
また、人が替われば一から教育し直す必要があるため、業務の切り分けをする意味が薄れてしまいます。

その点、アウトソーシングでは業務の管理だけでなく人材の管理まで一手に引き受けてくれるため、社員がフォローをする手間が省けます。
その結果、社員は自身のコア業務に専念できるため、会社全体にとっても利益が大きくなるのです。

総務業務をアウトソーシングするデメリット

総務のアウトソーシングにもいくつかデメリットがあります。依頼する前にデメリットを確認し、リスクに備えておくことが大切です。

デメリット1：社内にノウハウが蓄積されにくい

アウトソーシングとは、外部リソースの活用によって時間やコストを節約することです。外部のノウハウを生かして業務効率化が図れる反面、自社にはノウハウが蓄積されにくくなります。

切り分けても問題のないノンコア業務をアウトソーシングするにしても、委託先の業者がサービスを撤退しないとも限りませんし、場合によっては倒産することもあり得ます。その時に、またゼロから自社で体制や業務フローを作りあげるのは大変な手間です。

そうならないよう、マニュアルや業務フローを常に共有しておくなど、自社でもある程度のノウハウが蓄積できる体制を構築しておきましょう。

デメリット2：業務によってはコストが増えることも

業務の洗い出しや見極めが甘いと、アウトソーシングしたばかりにかえってコストが増えることも考えられます。自社で効率良く進められる業務に関しては、わざわざアウトソーシングする必要はありません。

先にも述べたように、アウトソーシングを利用する前に自社でやるべき業務と外注するべき業務を明確化することが大切です。

デメリット3：情報漏洩の危険性

総務の仕事で扱うデータの中には、個人情報や企業機密にかかわるものもあるでしょう。アウトソーシングを利用するということは、そういった情報を外部と共有することになるため、情報漏洩のリスクは避けられません。

ほとんどのアウトソーシング業者はセキュリティー対策に力を入れていますが、情報を外部に渡す以上は漏洩のリスクにも備える必要があります。

このリスクをなるべくゼロに近づけるためには、共有する情報をある程度限定するか、アウトソーシング業者を慎重に選定するしかありません。
「プライバシーマークを取得しているか」など、各社のセキュリティー対策についてきちんと調べた上で業者を選びましょう。

総務業務をアウトソーシングする際の注意点

次に、総務業務をアウトソーシングする際に注意すべきことを確認しておきましょう。

注意点1：費用だけで決めない

アウトソーシングを利用するためには当然コストがかかります。なるべく費用の安いところを選びたくなる気持ちは当然です。

しかし、表面的な費用は安く見えても、急ぎの依頼やイレギュラーな対応の際に追加費用が発生し、トータルで見るとそれほど安くならないということもあります。

費用だけでなく、「さまざまな状況において柔軟に対応してくれるかどうか」ということを念頭にアウトソーシング業者を選んでください。

注意点2：情報漏洩の対策

アウトソーシングを利用する以上、情報漏洩のリスクが発生することはお伝えしました。
もちろんアウトソーシング業者でもセキュリティー対策には万全を期しているはずですが、もしもの時に備えて自社でも情報の保護に努めましょう。

具体的には、
・情報が漏洩した時の対応を決めておく
・アウトソーシング業者と秘密保持契約を結ぶ
などがあります。

最悪の事態にどのような対応を取るのか、あらかじめアウトソーシング業者に確認しておきましょう。

注意点3：業務フローや目的を明確にする

総務の仕事をアウトソーシングするにあたって、業者に丸投げするのはリスクが大きいです。
アウトソーシングする目的が不明確なまま丸投げしてしまうと、その業務をどうするかはすべてアウトソーシング業者次第になってしまいます。

アウトソーシングを利用する前に委託する業務を絞り込むのはもちろん、それによって「どのような効果を得たいのか」という目的を明確にしておくことが大切です。

自社でも常に業務の進捗状況を把握できるよう、アウトソーシングを組み入れた業務フローを作成し、両社で意思の疎通が取れていることを確認しておきましょう。

おすすめの総務業務アウトソーシングサービス

最後に、総務業務のアウトソーシングにおすすめのアウトソーシングサービス業者をご紹介します。

HELP YOU

「採用率1％」という難関を突破した精鋭のみで構成されるエキスパート集団がHELP YOUです。

専属のディレクターによる丁寧なヒアリング、イレギュラーへの柔軟な対応、自社にもノウハウが蓄積できる体制などにより、多くの会社から高い評価を受けています。

驚異の「継続率97％」という数字からも、ユーザー満足度が高いことが窺えます。総務のアウトソーシングで真っ先に検討したい業者の一つです。

HELP YOU：https://help-you.me/

NOC

創業から約30年、数多くの会社に総務のアウトソーシングを提供してきた業者です。1,000社の業務改善を行った実績もあります。

人事総務や経理、会計、労務といった管理者向けのアウトソーシングだけでなく、カスタマーサポートやキャンペーン事務局などのバックオフィス業務についてもサービスを提供しています。

熟練のスーパーバイザーが豊富な知識とノウハウを駆使し、業務全体の質と効率を高めます。幅広い業務に対応できるため、「追加でこの作業もお願いしたい」などの相談にも柔軟に対応することができます。

コクヨ

働く場の「運用」をサポートするという視点から、総務全般の業務／サービスをアウトソーシング（BPO）という形で提供しています。

ビジネスコンシェルジュがクライアントのオフィスに常駐し、オフィス運営に関わる各種サービスを提供して快適で働きやすいオフィス環境をつくります。

サービスマネージャー、採用・労務管理、バックアップという3つの面からチームの運用をサポートする体制を整えており、迅速できめ細かい対応が可能です。

RELO CLUB

福利厚生に特化したアウトソーシング業者です。資格支援、介護支援、育児支援を始め、海外赴任のサポートやカフェテリアの設置まで、社員の満足度を高めるためのサービスを提供しています。

導入企業はなんと10,000社（団体）超。低コストで充実した福利厚生制度の構築・導入が可能です。多角的な健康支援サービスで、健康運営の推進を支援しています。

総務が福利厚生を担当する会社におすすめです。

汐留パートナーズ

総務業務における国家資格保有者が多数在籍するアウトソーシング業者です。クライアントにとって最良の「ワンストップサービス」を追求し続けています。

公認会計士、税理士、弁護士、社会保険労務士、司法書士、行政書士など、プロフェッショナルのネットワークを最大限に生かし、クライアントのニーズに合致したサービスの提供を行います。

英語、中国語、韓国語にも対応しており、海外事業所を持つ企業からも重宝されています。

まとめ

総務の仕事を効率化し、会社全体の利益を増進させるのに有効なアウトソーシング。しかし、そのメリットを最大限享受するためには、自社の業務の見極めが非常に大切です。

ただ業者に丸投げするだけでは逆に非効率となり、コストがかさんでしまうこともあります。
アウトソーシングのデメリットも押さえつつ、どの業務を切り分けるのが自社にとってベストなのかをしっかりと吟味してから導入を決めましょう。