総務業務のアウトソーシングで期待できる効果は?業務効率化とコスト削減を実現するために必要なこと

働き方改革や人材不足などの影響で、これまで他の部門より注目が低かった総務のアウトソーシングに注目が集まっています。

とはいえ、業務範囲の広い総務について、何をアウトソーシングでできるのか、また、アウトソーシングでどんな効果が期待できるのか疑問を感じている方も多いのではないでしょうか?

 

そこで、ここでは総務のアウトソーシングで期待できる業務の効率化とコスト削減について詳しく見ていきます。

 

ただし、アウトソーシングとは自社の業務の一部を外部に任せることなので、準備なしになんとなく丸投げしてしまうわけにはいきません。

アウトソーシングを利用する前に、自社内で周到な準備が必要です。

 

アウトソーシングのメリットを最大限得られるよう、ここでは総務のアウトソーシングで検討すべき点から始め、アウトソーシングのメリットとデメリット、アウトソーシングサービスを利用する際の注意点などを詳しくお伝えします。

 

総務業務をアウトソーシングするとは

アウトソーシングサービスを導入する前に、総務をアウトソーシングする際に検討すべきことを具体的に見ていきます。

 

総務の役割を見直す

総務をアウトソーシングする前に、まず、自社における総務の役割を見直すことが大切です。

一般的に、アウトソーシングは自社の社員がコア業務に集中できるようにすることを目的に利用されますが、まずは、自社の総務において「コア業務は何なのか?」、「外注してもよいノンコア業務とは何か?」ということを明確化することが大切です。

自社で行うべき業務と外注できる業務を明確化する作業を怠ると、アウトソーシングサービスが始まってから依頼すべき業務の漏れが発覚することがありますし、また、それを追加で依頼するには別途費用がかかってしまいます。

そういうことのないように、総務をアウトソーシングする前に、まずは総務自らが中心となってすべての業務を洗い出し、また、経営トップともコミュニケーションを取りつつ、アウトソーシングできる業務を絞り込んでいきましょう。

また、アウトソーシングによって生まれる余剰の人材を、どのように活用していくか具体的に決めておくことも大切です。

 

アウトソーシングする業務の見極め

アウトソーシングとは、自社の利益に繋がりにくい業務を外部に任せることですから、業務改善を行うのと同じことになります。

業務改善では、不要なものは思い切ってやめてしまい、縮小できるところは縮小し、やめることも縮小することもできない業務はやり方を変える、といった手順を踏むことが大切です。

 

アウトソーシングを検討する業務とは、廃止も縮小もできないが、これまでのやり方を改める必要があるものです。なんでもかんでもアウトソーシングしていては、余計なコストがかかってしまいます。

業務を見極めるこの手順は丁寧に行いましょう。

 

定型業務と判断業務の区分

アウトソーシングすべき業務の見極め方とは、具体的には定型業務と判断業務を区分することです。

総務の定型業務とは、物品の補充や管理など、特別な知識やスキルを必要としない業務のことで、判断業務とは、そのプロセスにおいて経営者の判断を仰ぐ必要のあるような、自社内で処理しなければならない業務のことを指します。

定型業務と判断業務の区分は一般的には上記の通りですが、その具体的な区分は会社ごとに違います。

一般的にはたとえ定型業務であっても、その過程で経営トップの判断が絡むようなものは判断業務とみなすべきです。

 

自社の判断を必要とする業務をアウトソーシングすると、かえって効率が落ちることもあります。

アウトソーシング業者は、事前のヒアリングで定型業務と判断業務の区分を行うことに長けているため、区分に迷う業務がある場合は打ち合わせしてみるとよいでしょう。

 

部門をまたいだ業務の洗い出し

総務の仕事とされるものは非常に範囲が広く、会社によっては総務に分類される同じ仕事を別の部門で重複して行っていることもあるでしょう。

こうした無駄を省くこともアウトソーシングの効果の1つですので、総務だけに留まらず会社全体で業務の洗い出しをすることをおすすめします。

 

総務業務をアウトソーシングするメリット

ここからは、総務をアウトソーシングすることで得られるメリットについて見ていきます。

 

コア業務に集中できる

アウトソーシングでノンコア業務を切り分けると、自社の社員はコア業務のみに集中できるようになります。

総務におけるノンコア業務には、来客応対や電話の取り次ぎなど受付業務、備品の補充や管理、郵便物の仕分けなどがあります。

これらノンコア業務をアウトソーシングすることによって、それまでノンコア業務に時間を取られていた社員も全社サポート活動に注力できるようになります。

アウトソーシングを上手に活用できれば、会社全体の利益アップも期待できるでしょう。

 

ノンコア業務の品質・効率のアップ

アウトソーシング業者は、高度な専門知識や技術を身に着けており、最新のツールにも対応していることが多いです。

そのため、同じノンコア業務をやるにしても、自社の社員が担当するより、効率良く、かつ、高品質の成果が期待できます。

また、納期の決まっているノンコア業務についても、自社でコア業務と並行しながら進めるより、アウトソーシング業者に委託することで、品質を保ちながら確実に納期までに仕上げることができます。

 

コストダウンにつながる

アウトソーシング業者は、任される業務を専門的に行う会社です。

そのため、さまざまな会社での業務を通じてノウハウを蓄積しており、「どういうやり方が効率が良いのか」、「コストがかからないやり方とは?」ということを知っています。

同じ成果を上げるにしても、自社のやり方しか知らない社員が担当するより、効率の良いやり方を熟知したアウトソーシングサービスの方が、短時間、かつ、低コストでできるのです。

 

派遣のようなフォローが不要

派遣社員を雇うことも、外部リソースの活用という意味ではアウトソーシングと同じです。

ただ、派遣社員の場合、基本的に自社で教育を行うように、個人にかかるところが大きいのがネックです。

派遣される人のスキルによって品質にも影響が出ますし、その人が休んだ時には社員がフォローしなければなりません。

また、人が替われば一から教育し直す必要があるため、業務の切り分けをする意味が薄れてしまいます。

その点、アウトソーシングでは、業務の管理だけでなく人材の管理まで一手に引き受けてくれるので、社員がフォローする手間がなくなります。

その結果、社員は自身のコア業務に専念することができるので、会社全体にとっても利益となるのです。

 

総務業務をアウトソーシングするデメリット8選

総務のアウトソーシングにもいくつかデメリットがあります。

依頼する前にデメリットを確認しておき、リスクに備えておくことが大切です。

 

ノウハウが蓄積されにくい

アウトソーシングは、外部リソースの活用によって時間やコストを節約することです。

外部のノウハウを生かして業務の効率化が図れるわけですが、その反面、自社にはノウハウが蓄積されにくくなります。

 

アウトソーシングする業務は自社のノンコア業務であり、切り分けて問題ないからアウトソーシングを利用するわけですが、委託先のアウトソーシング業者がサービスを撤退しないとも限りませんし、場合によっては倒産することもあり得ます。

そうなった時に備えて、自社でもある程度のノウハウは蓄積できる体制を構築しておくべきでしょう。

 

業務によってはコストが増えることも

アウトソーシングすべき業務の見極めが甘いと、アウトソーシングしたばかりにかえってコストが増えることも考えられます。

ですので、自社で効率良く進められる体制が構築できているような業務は、あえてアウトソーシングする必要はないでしょう。

先にも述べたように、アウトソーシングを依頼する前に、自社でやるべき業務ではないものは何かをしっかり明確化することが大切です。

 

組織の統治力が弱体化する

会社の経営において、各業務の進捗状況を的確に管理することは組織全体を統治するためにも非常に重要なことですが、アウトソーシングで業務の状況が把握しにくくなると、その統治力が弱まってしまうリスクがあります。

これを防ぐには、アウトソーシングした業務の進捗状況をしっかり把握できる体制にすることが大切です。

アウトソーシング業者にすべて丸投げしてしまうのではなく、密接にコミュニケーションを図るなどして、業務の進捗状況を可視化できるようにしておきましょう。

 

情報漏洩の危険性

総務の仕事のなかにも、個人情報や企業機密にかかわるものがあるでしょう。

アウトソーシングを利用するということは、そういう情報を外部と共有することですから、情報漏洩のリスク増加は避けられません。

ほとんどのアウトソーシング業者ではセキュリティ対策に力を入れていますが、情報を外部に渡す以上、それが漏洩するリスクはゼロと言えないでしょう。

このリスクをなるべくゼロに近づけるには、アウトソーシング業者を慎重に選定するしかありません。

 

自社特有のやり方に対応してくれないことも

アウトソーシング業者では、そこで標準化されたやり方に従って業務を遂行します。

そのため、自社特有のやり方で進めてきた場合でも、まったく別のやり方になる可能性があるということです。

会社個々の事情に対応して業務のやり方を変えてくれるアウトソーシング業者もありますが、その場合は通常よりコストがかかることを覚えておいてください。

余計なコストをかけてまで依頼するより、これまで通り自社のやり方で進めた方が経済的なこともあるので、総務をアウトソーシングする際は、対象業務は自社特有のやり方を必要としないものに絞りましょう。

 

緊急時の対応が難しい

どんな業務でも緊急対応を必要とする事態は起こり得ます。アウトソーシングすると、そういう事態に即座に対応するのが難しくなることもあるでしょう。

緊急時への対応までマニュアル化されているアウトソーシング業者も多いですが、それでも、自社内ならすぐに連絡可能なことも、社外とのやり取りになる以上、どうしてもタイムラグは発生します。

アウトソーシングを利用する前に、緊急時の対応について業者と入念に協議しておくべきです。

 

社員の成長機会が失われる

総務の仕事で社員のスキルの向上を図っている会社では、アウトソーシングの結果、社員の成長機会が失われてしまうことになります。

たとえば、新入社員にノンコア業務を任せることで、自社における仕事のやり方や心構えを覚えさせるという会社も多いはずです。

ノンコア業務を完全にアウトソーシングしてしまうと、その機会がなくなってしまいます。

社員の成長機会を維持するのであれば、どの業務をアウトソースするのがベストなのか、すべて任せるのではなく社員にもある程度担当させるべきか、といったことは事前によく検討しておくことが重要です。

 

社員の士気が低下する

ある業務をアウトソースするということは、それまでその業務を担当していた社員には、今後、異なる業務を担当してもらうことになります。

ノンコア業務からコア業務に専念できるようになることは会社全体にとっても有益ですが、当の社員が仕事を変えられたことで士気を低下させないように配慮しなければなりません。

 

総務業務をアウトソーシングする際の注意点

次に、総務をアウトソーシングする際に注意すべきことを確認しておきましょう。

 

費用だけで決めない

アウトソーシングにもコストがかかりますから、なるべく費用の安いところを選びたくなる気持ちは当然です。

しかし、表面的な費用は安く見えても、急ぎの依頼やイレギュラーな対応の際に追加費用が発生して、トータルではそれほど安くならないということもあります。

費用だけでなく、さまざまな状況において柔軟に対応してくれることを念頭にアウトソーシング業者を選んでください。

 

情報漏洩の対策

アウトソーシングを利用する以上、情報漏洩のリスクが発生することはお伝えしました。

もちろんアウトソーシング業者でもセキュリティ対策には万全を期しているはずですが、自社でももしもの時に備えて情報の保護に努めておきましょう。

 

具体的には、
・情報が漏洩した時の対応を決めておく
・アウトソーシング業者と秘密保持契約を結ぶ

などがあります。

最悪の事態にどのような対応を取るのか、アウトソーシング業者に確認しておきましょう。

 

業務フローを明確にする

総務の仕事をアウトソーシングする際、相手に丸投げするのはリスクが大きいです。

アウトソーシングする目的が不明確なまま丸投げしてしまうと、その業務をどうするかはすべてアウトソーシング業者のさじ加減になってしまいます。

アウトソーシングを利用する前に、委託する業務内容を絞り込み、どういう効果を得たいのかを具体的にしておくことが大切です。

自社でも常に業務の進捗状況を把握できるように、アウトソーシングを組み入れた業務フローを作成し、両社で意思の疎通が取れていることを常に確認できるようにしておきましょう。

 

おすすめの総務業務アウトソーシングサービス

最後に、総務のアウトソーシングにおすすめのアウトソーシングサービスを提供する業者を紹介します。

 

HELP YOU

採用率1%という難関を突破した精鋭のみで構成されるエキスパート集団がHELP YOUです。

専属のディレクターによる丁寧なヒアリング、イレギュラーへの柔軟な対応、ノウハウの蓄積できる体制などにより、多くの会社から高い評価を受けています。

97%という驚異の継続率からもユーザー満足度が高いことが窺えます。

総務のアウトソーシングで真っ先に検討したい業者の一つです。

 

NOC

創業から約30年、数多くの会社に総務のアウトソーシングを提供してきた業者です。

熟練のスーパーバイザーが豊富な知識とノウハウを駆使し、業務全体の質と効率を高めます。

 

RELO CLUB

福利厚生に特化したアウトソーシング業者です。資格支援、介護支援、育児支援を始め、海外赴任のサポートやカフェテリアの設置まで、社員の満足度を高めるためのサービスを提供しています。

総務が福利厚生を担当する会社におすすめです。

 

汐留パートナーズ

総務業務における国家資格保持者を多数有するアウトソーシング業者です。

英語、中国語、韓国語にも対応しており、海外事業所を持つ企業からも重宝されています。

 

まとめ

総務の仕事を効率化し、会社全体の利益を増進させるのに有効なアウトソーシングですが、そのメリットを最大限享受するには、自社の業務の見極めが非常に大切です。

ただ丸投げするだけでは逆に非効率になり、コストがかさむこともあるので、アウトソーシングのデメリットもしっかり押さえつつ、どの業務を切り分けるのが自社にとってベストなのかしっかり吟味してから導入を決めましょう。

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