「人手が足りない」
「定型業務に追われて重要な仕事に手が回らない」

多くの総務部門が直面するこれらの課題は、企業の成長や持続的な運営において解決すべき重要なテーマです。

その解決手段として注目されているのが「総務アウトソーシング」。総務業務を外注することで自社のリソースを有効活用でき、コア業務への集中が可能になります。

本記事では、総務アウトソーシングに依頼できる業務や導入のメリット・デメリット、サービス選びのポイントまで、わかりやすく解説します。

この記事を通じて、アウトソーシング導入の具体的なイメージを掴み、総務部門の課題解決に向けた一歩を踏み出しましょう。

総務アウトソーシングとは

総務アウトソーシングとは、社内の総務業務の一部または全てを外部に委託することです。

総務業務は、社内のあらゆる管理業務や調整業務などに対応する重要な部署です。そのため、他の部署と比べて業務範囲が広く、属人化しやすいという特徴があります。

そのような総務業務をアウトソーシング会社に委託することで、特定の従業員に業務が集中することがなくなり、属人化の解消につながります。さらに、コア業務への集中やコスト削減なども期待できます。

総務アウトソーシングでは総務のノウハウが豊富な会社に業務委託できるため、品質も高く、近年では業務効率化の方法の一つとしても注目を浴びています。

総務アウトソーシングが注目される背景

総務アウトソーシングが注目されている理由は、企業が直面している人手不足や業務効率化といった課題にあります。

Manegyが行った調査でも、総務部門が抱える主要な課題として、「業務効率化」と「人手不足の解消」が挙げられています。このような状況下で、全てを社内リソースだけで対応するのは限界があるため、外部サービスを活用する企業が増加しているのです。

また、総務業務には定型的な業務が多く、外部委託との相性が良い点も特徴です。例えば、備品管理、文書作成、従業員対応といった標準化しやすい業務は、アウトソーシングに適しています。これにより、企業は限られたリソースをコア業務に集中させることができるのです。

さらに、近年のデジタル化やリモートワークの普及も、総務アウトソーシングの利用を後押ししています。アウトソーシング会社は、最新のITツールやノウハウを活用し、業務の効率化や品質向上を実現します。

こうした背景から、総務アウトソーシングは、業務効率化と経営資源の最適化を目指す企業にとって、有力な選択肢として注目を集めているのです。

参考：Manegy「【2023年最新調査】業務過多な総務担当者たちの課題や関心のあるサービス領域を発表」

総務アウトソーシングに依頼できる業務

総務アウトソーシングでは、次のような業務内容を依頼できます。

その他バックオフィス業務など、総務に関わる多くの仕事をアウトソーシング会社が代行します。

★以下の資料では、オンラインアウトソーシングの「HELP YOU」が対応した総務業務の事例をご紹介しています。ぜひ無料ダウンロードして、どのような業務が依頼できるのか、参考にしてください！

総務アウトソーシングのメリット

ここからは、総務アウトソーシングのメリットを4つご紹介します。

コア業務に集中できる

総務アウトソーシングは、企業がコア業務に集中するために効果的です。

「BtoBプラットフォーム 契約書」の調査によると、総務部門の課題として「業務範囲が広すぎる」が35.6％で1位となっています。

引用：BtoBプラットフォーム 契約書「総務343名に聞いた！総務が強い会社のあるべき姿」

実際に、総務の仕事は業務範囲が広く、その多くは「ノンコア業務」に分類されます。
ノンコア業務とは、企業の利益に直接つながらない定型業務を指し、一方で企業の利益につながる重要な業務は「コア業務」と呼ばれます。

つまり、総務では企業の利益に直接つながらない業務に多くの時間が割かれているということです。

勤怠管理や給与計算などのノンコア業務を外部のアウトソーシング先に委託することで、従業員はより重要なコア業務に集中できるようになり、企業の競争力向上や業績の向上につながります。

コスト削減につながる

総務業務をアウトソーシングすることで、コスト削減につながります。

総務アウトソーシングでは、業務の繁忙期や閑散期に合わせて依頼する業務量を柔軟に調整できるため、閑散期は依頼量を減らすことで無駄な支出を抑えてコストを最適化できます。

つまり、アウトソーシングによって人件費などの固定費を外注費として変動費化できるのです。さらに、従業員の採用や教育にかかる費用も削減できます。

業務の品質・効率が向上する

総務部門の専門的なノウハウを持ったアウトソーシング会社を利用することで、業務の品質向上や効率化が期待できます。

アウトソーシングを導入する際に、各業務が整理・可視化されることで手順やフローが明確になり、業務改善や業務効率化につながります。

アウトソーシング先によっては、業務フローの可視化や業務整理も含めて依頼できるBPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）と呼ばれるものもあります。

また、先ほど紹介した「BtoBプラットフォーム 契約書」の調査では、総務部門の課題として「紙やExcelで管理する業務が多く非効率」という問題点も浮き彫りになっていました。

その点、ITツールの活用などのノウハウが豊富なアウトソーシング会社に依頼すれば、DX化（デジタルトランスフォーメーション）も期待できます。

属人化を解消できる

総務業務はスキルが必要な作業が多く、特定の担当者に依存しやすい特徴があります。そのため、特定の担当者しか業務フローやノウハウを把握していない場合、その担当者が不在になると業務が滞るリスクが生じます。このような「属人化」の状態は、多くの企業が抱える共通の課題です。

総務アウトソーシングを導入すると、こうした属人化の問題を解消できます。業務を外部に委託する際には、業務内容を洗い出してフローを整理し、マニュアル化するプロセスが必要です。このプロセスによって業務の標準化が進み、特定の担当者に依存しない体制を構築できます。

さらに、業務が標準化されると、担当者が交代してもスムーズに引き継ぎができ、業務が中断するリスクを軽減できます。また、アウトソーシング先が持つ専門知識やノウハウを活用することで、誰が対応しても一定の品質が保たれる仕組みが整います。

結果として、属人化が解消されるだけでなく、総務業務全体の安定性と効率性が向上します。

総務アウトソーシングのデメリット

ここからは、総務アウトソーシングのデメリットについて解説します。

社内にノウハウが蓄積されない

総務アウトソーシングのデメリットの一つは、社内にノウハウが蓄積されないことです。

外部のアウトソーシング会社が業務を担当するため、社員はその業務に関する知識や経験を積む機会を失います。

その結果、社内に業務ノウハウやスキルが蓄積されづらくなります。また、委託している業務に関する問題が発生した際に、アウトソーシング会社に依存せざるを得なくなります。

対策としては、アウトソーシング会社に業務を丸投げせず密にコミュニケーションを取り、情報やマニュアルを共有してもらうことが大切です。

セキュリティリスクがある

総務業務では、社員の個人情報や取引先の情報など、機密情報を取り扱うケースが多くあります。

アウトソーシングでは外部の委託先に情報を共有する必要があるため、情報漏洩などセキュリティ上のリスクが懸念されます。

アウトソーシング会社を選ぶときは、業者がどのようなセキュリティ対策を行なっているのかを事前に確認することが重要です。

プライバシーマーク（Pマーク）やISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）など、第三者機関からの認証を取得しているアウトソーシング会社であれば信頼性が高く、より安心して業務を依頼できます。

総務アウトソーシングの料金相場

総務アウトソーシングでは、特定の業務を切り出して依頼する方法と、総務業務全体を委託する方法があります。料金相場は、依頼する業務の範囲や内容によって異なります。

特定の業務を切り出して依頼する場合、給与計算や記帳代行などは1件あたり数百円～＋月額料金で利用できます。予算を抑えたい場合は、必要な業務に絞って依頼するのがおすすめです。

一方、総務業務全体を委託する場合は、月額制のサービスを選ぶのが一般的です。料金は契約内容や依頼期間によって異なりますが、相場は月5〜12万円（時間単価2,000～4,000円）程度です。月額制のサービスは契約時間の範囲で柔軟に対応してもらえるため、効率的な運用が期待できます。

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総務アウトソーシングの導入ステップ

ここからは、総務アウトソーシング導入時のポイントや注意点について解説します。

1.導入の目的や課題を整理する

まずは、総務部門における現状の課題を洗い出し、「アウトソーシングを導入して何を成し遂げたいのか」という目的を明確にすることが重要です。

例えば、

• 業務フローを可視化して業務を効率化したい
• 社内リソースをコア業務に集中させたい
• 外部リソースを活用して業務品質を向上させたい

など、具体的な目的を定めましょう。

目的を明確にしておくと「何を達成したいのか」「どのような方向に進むべきか」が分かりやすくなり、より効果的に施策を実行できます。

2.委託する業務を明確にする

目的を整理したあとは、業務を洗い出し、自社でやるべき業務（コア業務）と自社で行わなくてもよい業務（ノンコア業務）を切り分け、委託する業務範囲を明確にすることが大切です。

ノンコア業務をアウトソーシング会社に依頼することで、社員はコア業務に集中できます。その結果、アウトソーシングの効果を最大限に得ることができるでしょう。

どの業務をアウトソースするべきか、どの範囲まで委託可能か分からないという場合は、アウトソーシング会社に相談することで明確になることもあります。

そのため、まずは検討している業者に相談してみることがおすすめです。

3.委託先を選定する

アウトソーシングの目的や委託する業務範囲が明確になったら、適切な委託先を選定します。以下のポイントを考慮しつつ、複数の業者に見積もりを依頼することをおすすめします。

• 依頼したい業務に対応できるか
• 費用は適切か
• セキュリティ体制は万全か

これらのポイントを基に比較検討することで、自社にとって最適なアウトソーシングパートナーが選べます。

なお、各チェックポイントの詳細については「総務アウトソーシングの選び方」で解説します。

4.定期的に情報共有を行う

総務アウトソーシングの運用開始後は、アウトソーシング会社と頻繁にコミュニケーションを取り、定期的な情報共有を行うことが大切です。

他部門の業務と比べて総務業務は成果を数値化しにくいため、アウトソーシングの効果を感じづらいかもしれません。

情報共有やフィードバックを行うことで、アウトソーシングの成果や現状の課題を把握しやすくなり、より効率的に業務改善を行うことができるでしょう。

また、アウトソーシング会社との情報共有により、社内にノウハウを蓄積しやすくなり、将来的に業務を内製化する際にも役立ちます。

総務アウトソーシングの選び方

総務アウトソーシングを導入する際は、自社の課題やニーズに合った業者を選ぶことが成功の鍵です。以下のポイントを基に選定を進めましょう。

対応業務範囲

まず外注したい業務をリストアップし、それらに業者が対応可能かどうかを確認しましょう。

●特定の業務を依頼する場合
依頼したい業務が限定的であれば、税理士や社会保険労務士（社労士）なども含め、特定分野に特化したサービスを選ぶのも一つの手です。専門性の高いサポートを受けられるため、質の高いアウトソーシングが期待できます。

●幅広い業務を依頼する場合
中小企業では、総務部門が経理や人事を兼任しているケースも少なくありません。そのような場合には、経理、給与計算、人事関連業務など、幅広い業務に対応できる総合型アウトソーシング業者がおすすめです。多岐にわたる業務を一括で依頼することで、業務の進捗管理がしやすくなり、社内リソースを効率的に活用できます。

費用

次に、依頼する業務内容に対して料金が適切か、また自社の予算に合致するかを確認しましょう。

料金が適切かを判断するためには、業界の相場を把握しつつ、サービス内容や提供されるクオリティも考慮します。極端に安価なサービスの場合、必要なクオリティが担保されないリスクがあるため、注意が必要です。

費用を抑えたい場合も、単に安さを追求するのではなく、コストパフォーマンスを重視しましょう。適正な価格で高い価値を提供してくれる業者を選ぶことが重要です。

セキュリティ体制

総務アウトソーシングでは、機密情報や個人情報など、重要なデータを取り扱う場面が多々あります。そのため、業者がどのようなセキュリティ体制を構築しているかを必ず確認しましょう。

具体的には、以下の点をチェックすることをおすすめします。

• プライバシーマークやISO認証など、第三者機関による認証の有無
• データ管理システムや暗号化の採用状況
• 情報漏洩に備えた契約書（秘密保持契約など）が整備されているか

セキュリティ体制がしっかりしている業者を選ぶことで、安心して業務を委託でき、リスクを最小限に抑えることができます。

総務アウトソーシングなら「HELP YOU」

ここからは、総務業務におすすめのアウトソーシング先として「HELP YOU」をご紹介します。

HELP YOUの特徴

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
厳しい採用プロセスを突破した優秀なスタッフがお客様をサポートし、コア業務に集中できる環境づくりを支援します。

▼HELP YOUサービスの詳細を知りたい方は、こちらの資料もご覧ください

▼HELP YOUのユーザーレビュー・口コミ
管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー｜ミナオシ

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが合っているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！

HELP YOUの総務アウトソーシング代行

ここからは、HELP YOUの総務アウトソーシングを導入した、ファストドクター株式会社の事例をご紹介します。

＜クライアント概要＞
ファストドクター株式会社は、時間外救急の総合窓口「ファストドクター」を運営しています。2016年の創業から事業拡大を続け、現在では日本最大級のプライマリ・ケアプラットフォームに成長しています。

＜導入前の課題＞
ファストドクターのテック部門である「ファストドクターテクノロジーズ」の設立に伴い、組織が拡大することで、マネジメントコストが増えることが課題となっていました。

多岐にわたる業務を秘書的な立場でサポートしてくれる人材を求めていたところ、業務を専任に近い形で担当してもらえる点が決め手となり、「HELP YOU」を導入しました。

現在HELP YOUには、会議・打合せのスケジュール調整、契約書・稟議書の進行管理などの秘書業務、採用広報のアシスタントなどを依頼しています。

＜導入後の成果＞
HELP YOU導入後、部門設立時は15名だった組織が約1年で4倍の60名ほどに拡大。「急スピードで事業拡大できたのは、HELP YOUが細部の業務をサポートしてくれたおかげ」と語っています。

また、HELP YOU導入後はこれまで業務過多によって停滞していた業務が減ったとのことです。

▼詳細はこちら

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総務アウトソーシングのよくある質問

総務アウトソーシングを導入する際には、さまざまな疑問が浮かぶものです。ここでは、よくある質問とその回答を紹介します。

総務以外に経理や人事労務もアウトソーシングできる？

「総務業務だけではアウトソーシングを検討するほどの業務量がない」と感じている方もいるでしょう。
しかし、アウトソーシング会社の中には、総務業務に加えて、経理や人事労務など幅広い業務を委託できる業者もあります。

ただし、依頼できる業務範囲は業者によって異なるため、事前に具体的な対応範囲を確認することが重要です。検討中の業者に相談することで、自社のニーズや課題に適したサービスを見つけやすくなります。また、複数の業者の提案を比較することで、より最適な選択ができるでしょう。

なお、HELP YOUでは主に以下の業務に対応できます。

総務アウトソーシングと人材派遣の違いは？

総務アウトソーシングと人材派遣を比較検討しているケースもあるでしょう。アウトソーシングと人材派遣は、契約形態や業務体制が大きく異なります。

人材派遣は、派遣社員が自社内で業務を行うため、直接指示を出せる点がメリットです。ただし、人材への教育や設備の準備が必要になるうえ、特定の人材に依存するリスクもあります。

アウトソーシングは、業務を専門チームに委託する形態です。外部の多様なスキルを活用でき、採用や教育の手間もかかりません。一方で、業務のノウハウが社内に蓄積されにくい点に留意が必要です。

以下に両者の特徴をまとめました。

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総務アウトソーシングを導入する流れは？

総務アウトソーシングの導入は、以下のステップで進めるのが一般的です。

1. 課題や目的を明確化する
自社の課題や目的を整理し、「何を解決したいのか」「どのような成果をアウトソーシングに期待するのか」を検討します。

2. 業務を洗い出し、委託範囲を決める
業務を洗い出し、コア業務とノンコア業務を区別したうえで、外部に委託する範囲を明確化します。どの業務を切り出すべきかわからない場合も、アウトソーシング業者に相談することで整理が進む場合があります。

HELP YOUでは、課題や要望を丁寧にヒアリングし、業務の整理や具体的な委託範囲の決定までサポートします。ぜひお気軽にご相談ください。

総務アウトソーシングのまとめ

総務アウトソーシングは、企業が抱える「人手不足」や「業務効率化」といった課題を解決する有効な手段です。業務を外部に委託することで、コア業務に集中できる環境が整います。また、コスト削減や業務品質の向上にもつながり、属人化の解消も期待できます。

総務アウトソーシングを成功させるためには、まず現状の課題を整理し、目的を明確にすることが重要です。そのうえで、外注範囲を慎重に決め、信頼できる委託先を選ぶ必要があります。導入後は定期的な情報共有を行い、業務改善に取り組むことで、アウトソーシングの効果を最大限に引き出せます。

この記事を通じて、総務アウトソーシングがどのような形で企業の課題解決に役立つのか、イメージを掴んでいただけたのではないでしょうか。ぜひ自社のニーズに合ったアウトソーシングを導入し、業務効率化や課題解決に役立ててください。

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