近年の就職活動は売り手市場と言われ、企業の採用活動の努力によって優秀な人材が確保しやすい時代になっています。
しかし、日々の業務に追われ、人材獲得に必要な労力や時間を費やせていない企業も多いのではないでしょうか？

不況によってコスト削減を強いられ、採用活動に関わる人材を自社で雇用できない企業も少なくないでしょう。
また、その時の経営状況や法改正などによって採用手法も変化するため、これまでの採用実績や経験が必ずしも生かされるわけではありません。

こうした背景から、採用活動を行う人材を自社で雇用せず、採用代行サービスを利用する企業も増えています。
では、採用代行とは一体どのようなサービスなのでしょうか？

この記事では、採用代行サービスのメリット・デメリットや依頼できる業務内容、おすすめのサービスなどを分かりやすく解説します。
記事を読めば採用代行サービスを利用するイメージが湧き、自社の採用活動に取り入れるべきかを判断できるようになるでしょう。

採用代行とは

採用代行とは、企業の採用活動業務をアウトソーシングすることです。
「採用代行＝RPO（Recruitment Process Outsourcing）」とも呼ばれています。

最近の採用活動は手法が多様化しており、従来の求人広告やエージェントによる求人活動はもちろん、社員の人材紹介によるリファラル採用、企業から求人者へ直接働きかけて求める人材を確保するダイレクトリクルーティングなどがあります。

企業が自ら行動を起こす必要がある一方で、採用手法の多様化や業務量の増加により、実際には満足のいく採用活動が行えず、人材確保に至らない企業も多く存在します。

こうした採用活動におけるさまざまな業務を委託し、人事担当者が重要な業務に集中できるようにするため、採用代行が求められるようになりました。

採用代行に依頼できる業務

では、採用代行にはどのような業務を依頼できるのでしょうか。詳しく見ていきましょう。

母集団形成

まず採用活動に必要なのは「母集団の形成」です。
「母集団」とは、採用する人材の候補者の集まりのこと。母集団を形成するためには、自社に興味を持つ人材を大量に集める必要があり、多くの人材と出会うことで優秀な人材を確保することができます。

母集団形成に必要な業務には、
・母集団形成の計画と立案
・就職・転職サイトなどの求人媒体の選定と出稿
・SNSでの求人情報の開示
・説明会の開催に関わる手配や求職者への応対
などがあります。

採用代行サービスでは、こうした業務のサポートが可能です。採用の専門家が、自社に最も適した効果的な母集団形成の方法を提案・実行します。

この際、自社の情報と求める人材について、正確に共有することが重要です。ここで採用代行サービス任せにしてしまうと、人材のミスマッチが起こる可能性もあります。
綿密な打ち合わせを行い、自社が求める優秀な人材を集めましょう。

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応募者の管理

母集団形成後、エントリーした応募者の管理も採用代行サービスに委託できます。

採用業務の悩みとして、「応募書類の量が多くて目を通す時間がない」「面接の対応で忙しく、応募者からの問い合わせに応対できない」といった声をよく耳にします。
せっかくエントリーの人数が多くても、応募者がどのような人材かをきちんと把握できなければ、母集団形成に労力を費やした意味がありません。

また、「採用担当者の対応が悪い」「会社と連絡が取れない」などの理由で、選考段階での辞退者が多いのも現状です。

こうした課題も、代行業者に委託することで解決できます。応募者へのスピーディかつ丁寧な対応により、辞退者を防ぐことができるでしょう。
また、資格・スキル・経験といった書類段階での選考を委託することで、面接する応募者を効率よく絞ることができます。

さらに、面接会場の手配や案内の送付といった他の管理業務も委託すれば、面接での選考により集中でき、自社に合った優秀な人材を見つけられるでしょう。

面接・採用選考

採用代行サービスの中には、面接や採用選考まで対応してくれる業者もあります。プロの面接官は、応募者が自社に合うかどうかを的確に判断してくれるでしょう。
もし「面接や選考のスキルがある人材が自社にいない」とお困りであれば、面接官の育成や研修セミナーを行っている代行業者もあります。うまく活用して人材を選考するスキルを上げるのも一つの手です。

しかし、面接や採用選考の代行にあたっては注意も必要。もし自社の希望と異なる人材を雇用するに至った場合、どちらがその責任を負うのかといった責任問題に発展する可能性もあります。
こういった事態を避けたい場合、面接や採用選考などの重要な業務は自社で行うことをおすすめします。

面接や採用選考に関わる業務の中でも、決断に直結しない事務的な作業（合否の連絡、筆記試験の成績管理など）は委託しても問題ないでしょう。

内定者のフォロー

採用後に内定を辞退してしまう応募者も多く、この内定辞退によって人材確保が難しくなっています。そのため、内定者のフォローは非常に重要な業務の一つです。

こうした内定者のフォロー業務も採用代行サービスに依頼可能です。研修や勉強会の会場手配、個人面談の計画と実施、内定者への連絡などを行います。
事務的な業務を代行業者に委託することで時間にゆとりができ、内定者とじっくり面談を行うことができるでしょう。

精神的なフォローを行って関係性をしっかりと築くことが、内定辞退者を減らすことにつながります。内定者もスムーズに会社に馴染むことができ、安心して仕事に励めるでしょう。

採用代行のメリット

採用代行サービスに依頼できる業務がわかったところで、ここからは採用代行のメリットについて確認していきます。

コア業務に集中できる

採用活動におけるコア業務とは、説明会の実施、面接・採用選考など、会社情報や求人情報の伝達と採用に直接関わる業務を指します。
反対に、求人媒体の選定、説明会や面接実施の計画・会場手配、スケジュール調整、案内の送付、合否の連絡などは、コア業務を支援するためのノンコア業務にあたります。

このノンコア業務を採用代行サービスに委託することで、重要なコア業務に時間と労力を集中させることができます。

その結果、求職者が知りたい「求める人材」や「会社の情報」について熟考でき、正確な情報を提示することが可能となります。
そして、面接や採用選考に注力することで、自社に合った優秀な人材を採用することができるでしょう。

コストの削減

自社ですべての採用業務を行う場合、慣れない作業に時間がかかることもあるでしょう。採用活動を行っている時期は仕事量が増加し、残業代が増えることも。

しかし、専門家である採用代行サービスであれば効率よく業務を行うことができ、求める人材を短期間で採用することが可能です。

もちろん委託する費用はかかりますが、費用対効果を考えれば相対的にコスト削減につながる可能性もあります。
費用があまりかけられない場合は、予算内に収まる範囲の業務だけを委託する、繁忙期だけサポートを依頼するなど、自社に合った使い方を見つけてみてください。

採用の質が上がる

採用代行サービスは採用業務のプロです。採用に関わる知識や最新情報、これまでに培ったノウハウを駆使し、業務を進行してくれるでしょう。
そのため、自社だけで行うよりもはるかに質の高い採用業務が実現できます。

応募者への応対も丁寧かつスピーディな対応が可能。採用活動では、こうした対応の早さと丁寧さが人材確保につながります。しっかりと比較検討して、質の高い業務を行う採用代行サービスを探しましょう。

採用代行（RPO）比較サービス30社（実績・特徴・料金）！業務内容からサービスの選び方まで徹底解説

採用代行のデメリット

採用代行によるデメリットについても見てみましょう。

認識のズレが起きやすい

採用代行を利用する場合、まずは代行業者と綿密な打ち合わせを行いましょう。
業者に任せきりで自社の希望をきちんと伝えないと、認識のズレが生じ、求める人材が獲得できない可能性があります。

業務内容から求める人材まで、詳しくヒアリングしてくれる代行業者を選びましょう。
必要なときに相談ができる、信頼の置ける専任の担当者がつく業者を選ぶと、安心して業務を任せることができます。

採用のノウハウが自社に残らない

採用業務を外部に委託することにより、自社にノウハウが残らず、求人募集のたびに採用代行サービスに依頼することになるかもしれません。
将来的に自社だけで採用業務を行いたいと考えているのであれば、依頼を通じて業者のスキルやノウハウを学びましょう。

ただし、採用活動は時代背景に左右されるため、昨年まで成功していた手法がそれ以降も同じ結果をもたらすわけではありません。
自社だけで採用活動を行うよりも、さまざまな状況に対応できる知識やノウハウをもった代行業者に委託する方が賢明と言えるでしょう。

応募者へのフォローが必要

採用担当者が代行業者だった場合、内定後に気心の知れた担当者がいなくなることで不安を感じる内定者がいるかもしれません。
そのような事態を防ぐため、説明会や面接など応募者と直接対面する業務には、代行業者だけに任せず自社の人材も対応するのがいいでしょう。

内定後に応募者に不信感を抱かれ、内定を辞退されるようなことがあっては困りますよね。
入社後は同じ社内で働く仲間になるのですから、関係性をしっかりと築くためにも、特に内定後のフォローは自社で行うことをおすすめします。

採用代行の費用相場

採用代行のメリットやデメリットが分かったところで、実際に依頼する際に気になるのが費用ですよね。
しかし、委託する業務内容や各社の料金体系によって大きく変わるため、費用相場は一概にいくらとは言えません。

一般的には、
・1ヵ月の価格が設定されている「月額制」
・利用するサービス量に応じて課金される「従量課金制」
・成果に対して料金が支払われる「成果報酬制」
などの料金体系で設定されています。

採用代行サービスは多数ありますが、多くの代行業者が事前に金額の見積もりを出してくれます。自社の予算に合った代行業者を見つけてみてください。

採用代行（RPO）の費用相場は？料金体系や業務範囲による違いも解説！＜監修記事＞

おすすめの採用代行サービス

最後に、採用業務を委託できる代行業者をご紹介します。

HELP YOU

HELP YOUは、採用業務をはじめ、ビジネスに必要なほぼ全ての業務をサポートするオンラインアウトソーシングサービスです。
依頼内容をもとに優秀なアシスタントがチームを編成し、クライアントがコア業務に集中できる環境を実現。採用計画の策定から母集団の形成など、幅広い業務をサポートします。

【HELP YOUの特徴】
・厳しい採用プロセスをクリアした優秀なアシスタントが業務を担当
・チーム制だから人材が退職して業務が滞るリスクなし！長期的な依頼も可能
・専属ディレクターがつくため、さまざまな業務をまとめて依頼できる

HELP YOUのサービスは、こうした特長から多くの企業に選ばれています。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！

ネオキャリア

ネオキャリアは、累計10,000社導入という豊富な実績とノウハウをもった採用アウトソーシングサービス。新卒・中途・アルバイト採用の全てに対応可能です。
土日祝や夜間でも対応できる採用専門のコールセンターを保有し、応募者からの連絡を取りこぼさない迅速な対応を行っています。

【ネオキャリアの特徴】
・課題に応じた最適なプランを提案し、採用業務のあらゆるフェーズをサポート
・累計10,000社、年間800社以上の豊富な実績とノウハウ
・土日祝・夜間も対応可能な採用専門のコールセンターを保有

【ネオキャリアの費用】
月額料金：10万円～
契約期間：新卒3ヶ月～、中途・アルバイト1ヵ月～
対応時間：30時間程度
※状況により柔軟にカスタマイズ可能

キャリアマート

キャリアマートは、15年以上のノウハウを持つ採用アウトソーシングサービス。業界でいち早くロボット（RPA）を活用し、最新技術によって正確かつ迅速な対応を実現します。
小規模から大規模採用まで、さまざまな状況に応じた採用サポートが可能です。

【キャリアマートの特徴】
・採用ロボット（RPA）が大量業務を超短時間で処理。ミスの無い正確な作業が可能
・採用業界15年以上の実績とノウハウ
・数名～100名以上の大規模採用まで、採用数に応じたプランを提供

【キャリアマートの費用】
月額料金：5万円～
※採用の規模や業務内容に応じて価格設定

採用代行のまとめ

オンライン面接の普及など、採用活動はどんどん煩雑化しています。自社だけですべての業務を行うことは難しいため、採用代行サービスに委託する企業は今後も増えていくでしょう。

採用代行を依頼する一番のメリットは、煩雑なノンコア業務を業者に任せることで、大事なコア業務に注力できることです。
採用計画の策定や人材の選考といった重要なフェーズに十分な時間を使い、自社の将来を安心して任せられる優秀な人材の確保につなげてください。