ペーパーレス化はメリットだらけ!電子化で環境も働き方も変わる

企業のペーパーレス化が加速しています。

ペーパーレス化の実態調査によると、2020年度に「社内のペーパーレス化を推進した」と回答した企業は75.7%にも及びます。今回の調査対象は東京に本社がある企業ですが、今後は地域が拡大していくことが予想されています。

ペーパーレス化をいち早く実践した企業からは、業務効率の向上コスト削減働き方の意識改革があったなどメリットを受けたという声が挙がっています。ペーパーレス化を取り入れた企業はどのような取り組みを行ったのでしょう。

この記事では、ペーパーレス化で起こったメリットやデメリット、ペーパーレスの進め方、成功事例などを紹介します。

社内のペーパーレス化を検討している経営者や担当者は参考にしてください。

引用:「ペーパーレス化に伴う2021年度予算に関する意識調査」

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、紙に印刷した書類や資料を減らすことを目的に、データの電子化を実施することです。

ペーパーレスの起源は1970年代中頃、米国のビジネスウィーク誌が未来のオフィスについて予測を行った特集でした。その記事には紙とタイプライターの終焉について書かれていたといいます。

また、当時の研究者がペーパーレスの調査を試みたものの、非現実的という理由で被験者が集まらなかったという逸話もあります。それから半世紀が過ぎ、ペーパーレス化は実現可能となりました。

引用:Abigail J.Sellen & Richard H.R.Harper著
『ペーパーレスオフィスの神話ーなぜオフィスは紙であふれているのか?』創成社

ペーパーレス化を行うと、これまで行っていた作業や管理方法が変わります。

例えば文章や書類はPDFファイルなどのデジタルデータに変換し管理します。
社内の申請承認手続きは電子署名を使うことで、管理だけでなく捺印なども不要になります。

電子化することで、業務は効率化され、コストは減り、さらには環境資源の保護にもつながります。

これまでの作業や管理⇒ ペーパーレス化すると
書類⇒ PDF
契約書⇒ 電子契約書、電子署名
勤務管理⇒ クラウド管理
日報⇒ アプリ、クラウド管理
会議⇒ web会議
書籍⇒ 電子書籍
カタログ⇒ 電子カタログ
切符⇒ ICカード
新聞⇒ 電子版新聞

 

ペーパーレス化による働き方改革

政府の施策である「働き方改革」では、労働にまつわるさまざまな項目が見直されています。ペーパーレス化を促進する「働き方改革関連法」の改定も行われています。

「e-文書法」の改定では、書類の電子化保存が認められるようになりました。
「電子帳簿保存法」の改定では、紙資料での保存が原則だった税務書類電子保存やスキャンが認められるようになりました。

また、これまで領収書が必要だったキャッシュレス決済の利用明細データも認められるようになっています。

引用:厚生労働省「働き方改革」の実現に向けて

ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化を促進させることでどんなメリットが生まれるのでしょうか。5つのメリットを紹介します。

ペーパーレス化のメリット

  • メリット1.業務効率化
  • メリット2.コスト削減
  • メリット3.省スペース
  • メリット4.環境保護につながる
  • メリット5.企業のイメージアップ

 

ペーパーレス化のメリット1.業務効率化

ペーパーレス化のメリット1つ目は、業務の効率化です。効率化とはオフィスワークにおいての無駄を省くこと。生産性を向上させることです。

ペーパーレス化を導入することで、さまざまな無駄を削減することが可能になります。

例えば会議の準備。ペーパーレス化前は、資料作成後に参加人数分の資料を印刷し、資料を整え、配布する手間と時間が必要でした。印刷後に誤植を発見した場合はさらに時間を費やすこともありました。

資料をPDF化することで、これらの時間は全て削減可能とになります。

また、テレワークの妨げになっていた書類への捺印。契約書や署名を電子化することで出社の必要はなくなります。

書類の管理も容易になります。書類倉庫へ行き、書類の置き場所を探し、箱をひとつひとつ開けて確認する必要もありません。
退勤管理や経費精算も電子化することで、申請者も担当者も作業が格段に楽になります。

ペーパーレス化のメリット2.コスト削減

メリット2つ目はコスト削減です。作業が効率化されることで、コストの削減も可能となります。
ダイレクトメールをユーザーへ送る作業を例に挙げてみましょう。

  • 社名入り用紙や封筒の手配
  • 社名入り用紙や封筒の購入
  • 社名入り用紙や封筒の管理
  • 制作書類の印刷
  • 宛名シールの印刷
  • 梱包作業に関わる人件費
  • 郵送費や運搬費
  • 個人情報類の廃棄費用

ペーパーレス化でこれらの作業とコストが必要なくなります。
メールへと電子化することで、どれだけ人が中身を読んだかなどの開封率や、クリック率などの数値も確認することができるようになります。

ペーパーレス化のメリット3.省スペース

紙資料や書類を保管する必要がなくなると、キャビネットなどを置くスペースの必要もなくなります。領収書などを保管していた倉庫も不要です。

デスク周りの収納スペースも必要なくなり、スペースの有効活用が可能になります。

また、フリーアドレス制を導入することで、社員全員分のデスクが必要なくなりますから、オフィスのフロアーを縮小することも可能になります。

ペーパーレス化のメリット4.環境保護につながる

ペーパーレス化は地球環境の保護にもつながります。

紙の原料となる天然林の消失は世界的に深刻な問題です。国連の調査では2015年以降、東京都と同じくらいの森が毎週消滅していることが明らかになっています。

森林破壊の原因の1つにオフィスで使用される紙の消費があります。日本での1人当たりの紙消費量は世界でも上位にあたります。
引用:日本製紙連合会公式サイト公式サイト「製紙産業の現状」

森林破壊が地球に及ぼす影響は大きく、野生動物の絶滅や温暖化などの気候変動の拡大が問題となっています。最近では、動物由来の感染症の拡大も懸念されています。

ペーパーレス化の取り組みは、仕事の効率化やコスト削減に留まらず、地球環境の保護につながる活動となります。ペーパレス化を積極的に行う必要性は高まっています。

引用:WWF世界自然保護基金公式サイト

ペーパーレス化のメリット5.企業のイメージアップ

ペーパーレス化のメリットは企業のイメージアップに留まらず、業績にまで影響を与えるという調査結果があります。

地球温暖化や森林破壊など地球環境問題への関心は高まりつつあることは、前章でもお伝えしたとおりです。

2021年3月発表の環境省の調査によれば、約91.9%の人がCO2排出削減に取り組みたいと回答しています。この結果からも消費者の環境への意識の高さが伺えます。

さらには「CO2排出削減を取り組みたい」と回答した人に、今後の具体的な取り組みも聞いています。

1位は「地球温暖化への対策に取り組む企業の商品の購入やサービスの利用」30.1%でした。企業のペーパーレス化など環境問題へ取り組み方は、ユーザーの購買行動にも影響していることがわかります。

順位 項目 %
1位 地球温暖化への対策に取り組む企業の商品の購入やサービスの利用 30.1
2位 電気自動車などのエコカーの選択やゆっくり加速・減速などのエコドライブの実践 24.1
3位 冷蔵庫、エアコン、照明器具などの家電製品を購入する際に、省エネルギー効果の高い製品を購入 22.2
4位 宅配便の1回での受取り又は宅配ボックスでの受取りなどによる再配達の防止 20.4

引用:環境省「気候変動に関する世論調査」について

ペーパーレス化のデメリット

ペーパーレス化を取り組む上でデメリットはあるのでしょうか。確認してみましょう。

ペーパーレス化のデメリット1.資料によっては見づらい

電子化された資料は理解しづらい、見にくいと感じることがあります。

パソコンなどのディスプレイと紙資料の視認性を比べた研究者もいます。

ディスプレーよりも紙媒体の方が情報を理解させるのに優れている。
引用:トッパン・フォームズ株式会社 社長室広報部「紙媒体の方がディスプレーより理解できる」

電子資料は全体を表示できないものもあり、全体像を俯瞰できないことに不便を感じる人もいます。
確かに、資料によっては見づらいという視認性の低下はデメリットのひとつです。

ペーパーレス化のデメリット2.システム障害のリスクがある

ペーパレス化で資料や書類の保管は容易になった反面、システム障害などで閲覧に制限を受ける可能性も出てきます。

また、Wi-Fiやブロードバンドなどの通信環境に障害が起こることもあり、一時的に接続ができない事も考えられます。

ペーパーレス化のデメリット3.導入の手間やコストがかかる

ペーパーレス化を導入するためには、セキュリティの強化や電子データを利用するためのシステムを導入する必要性が出てきます。

また、古いデータを整理するためにはスキャニングして書類を破棄するなどの手間もコストもかかります。
電子化システムを新たに導入する場合は、初期費用も必要となります。

ペーパーレス化の進め方のポイント

ペーパーレス化を上手に進めるポイントをまとめてみました。一緒に確認してみましょう。

ペーパーレス化の進め方のポイント1.現状を把握する

現状を把握する作業から行ってみましょう。ひとりひとりの業務内容と細かいタスクを洗い出し、タスクごとの工数を出してみます。こうすることでペーパーレス化ができそうなタスクが見えてきます。

1日当たりの工数が少ないタスクでも、年間工数に換算すると、かなり効率化できるタスクもあります。これは日課となっている作業に多いでしょう。

また、頻繁に発生しない作業は、ペーパーレス化したとしても作業効率が変わらないこともあります。このような場合はペーパーレス化の優先順位は下がります。外注化するとよいでしょう。

時間がかかりますが、ひとつひとつペーパーレス化できるタスクを分析していきます。

ペーパーレス化の進め方のポイント2.目的を整理する

なんのためにペーパーレス化をするのか?
ペーパーレス化の目的を確認してみましょう。
業務が効率化できれば自動的にコストも削減されるなど、目的が多岐にわたる場合もあるでしょう。

ペーパーレス化の目的例

  • 業務の効率化
  • 書類管理の簡素化
  • セキュリティの強化
  • スペースの確保
  • コスト削減
  • 環境保護

目的を明確化することで、必要なシステムがおのずと見えてきます。上司や周囲への周知にも役立ちます。

ペーパーレス化の進め方のポイント3.必要性を周知する

ペーパーレスを推進するためには、必要性を周知することも必要です。特に企業の経営者や上司の理解が必要となります。現場がペーパーレス化の必要性を実感していても企業の経営者や上司の理解がなければ導入はしてもらえません。

明確な目標を挙げたうえで、作業の効率化やコスト削減など具体的な数値や導入方法などを提示するとよいでしょう。理解が得やすくなります。

ペーパーレス化の進め方のポイント4.ツールを活用する

ペーパーレス化を進めるポイントに、ツールとシステムの活用があります。自社に合う最善のツール、業務効率を高めるシステムはどれかを選ぶ必要があります。

また、導入するシステムは操作性も大事になります。使用する社員のITリテラシーに合わせて選ぶことも重要です。社員みんなが使いこなせるシステムを導入すれば、使用率は上がります。

では、具体的なペーパーレスツールを紹介しましょう。

ファイル共有

企業のファイルサーバーはあるけれど、どのファイルに保存されているのかわからない…。という場合は、ファイル共有ツールが便利です。
ファイル共有ツールを使うことでデータを探す無駄な時間を削減することができます。

ストレージ

クラウドストレージは、インターネット上でファイルを共有するサービスです。必要な書類を検索でみつけることが可能になります。社内だけでなく社外からのアクセスも可能。スマホなどさまざまなデバイスからもアクセスできます。

Web会議

Web会議ツールでは、エクセルやパワーポイントなどで作成した資料のディスプレイ表示が可能です。中にはディスプレイ上に書き込みができるツールもあります。
ZoomやMeetなどのweb会議ツールを使用すれば、会議室の予約も、備品の用意も必要ありません。音声や画像を録画して残すこともできます。

ペーパーレス化の成功事例

ペーパーレス化で業務効率を向上させるなど、改善があった成功事例を紹介します。

ペーパーレス化の成功事例1.自治体の場合

長野県のJA松本ハイランドでは、2013年からペーパーレス化の取り組みとしてWeb会議を導入しています。資料の電子化から取り組みをスタートしました。

課題は会議前と後の業務の効率化で、資料の事前準備や会議後の資料保管に手間も時間もかかるという状態でした。目的は紙の消費の削減、会議運営の効率化、セキュリティの強化でした。

タブレットへの書き込みが可能なタブレット型端末機の導入で、業務の効率化を達成することができました。
後に、ZoomやMeetなどのweb会議ツールを導入し、効率化がさらにアップしています。

引用:JA長野県いいJAん!信州

ペーパーレス化の成功事例2.企業の場合

ペーパーレス化の成功事例2つ目は、株式会社野村総合研究所です。

成功の要因は、紙を無くすことではなく、紙に囚われない働き方「ノンペーパー」のワークスタイルを目指したことでした。

明確な実施項目とオリジナルな工夫で、業務の効率化とセキュリティ強化という課題も見事に達成しています。

実施項目

  • 身の周りの整理整頓で不要な書類は全て廃棄
  • 使用頻度が高いが紙資料である必要がない物は電子化
  • ノートPCを社員全員に配布。休憩、会議、ミーティングルームにも設置
  • 印刷は承認機能付き複合機を導入
  • フリーアドレスの導入
  • ノンペーパー会議

ペーパーレス化を成功させるための工夫

  • ファイルメータの設置で文章量を可視化した
  • キャビネット撤廃などで空いたスペースを共有スペースとした
  • 現場同士を比較し、モチベーションを上げた
  • 力をもつベテラン社員を推進委位に置いた

これらのことを行った結果、オフィスでは、紙を必要としない働き方が定着しています。
引用:総務省「10のワークプレイス改革の取組」

ペーパーレス化の成功事例3.支援サービスを導入する

ペーパーレス化を自社で全て行おうとすると、作業が大量に発生したり、ミスマッチなシステムを選んでしまったりということもあります。

社内のペーパーレス化に失敗しないためには、ペーパーレス化支援サービスを利用する方法もあります。プロの視点からのアドバイスがあれば、無駄なシステムを導入することもなく、最低限のコストで実現できる場合もあります。

HELP YOU

株式会社POLAでは、出社を前提としない働き方へシフトチェンジするにあたり、オンラインアシスタントのWeb研修サービスを導入しました。Web研修サービスもペーパーレス化の一環です。

当初の課題はオンラインでの事業の進め方、オンラインでの社員マネジメントとコミュニケーションでした。世界情勢の変化により、さらなる生産性の向上と働き方を模索していました。
そこでHELP YOUの支援サービスを導入しました。

https://help-you.me/blog/interview-pola

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まとめ

ペーパーレス化には、たくさんのメリットがあることがわかりました。

  • ペーパーレス化のメリット1.業務効率化:書類管理が簡易化する
  • ペーパーレス化のメリット2.コスト削減:用紙や梱包費、人件費不要
  • ペーパーレス化のメリット3.省スペース:キャビネット不要
  • ペーパーレス化のメリット4.環境保護につながる:CO2の削減
  • ペーパーレス化のメリット5.企業のイメージアップ:業績が上がる

ペーパーレス化で、オフィス環境が整うと、作業効率が上がり、働き方が変わります。
さらには、地球環境を配慮した取り組みが消費者ニーズにつながることもわかりました。

ペーパーレス化成功のポイントは、紙に囚われない働き方を目指す。さらには企業の特色に合わせた取り組み方で、定着するための工夫を取り入れることのようです。

ぜひ、みなさんのオフィスでもペーパーレス化に取り組んでみてください。
まずは身の周りの紙資料の整理から、はじめてみましょう。

 

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