紙の資料をデジタルデータ化する、「ペーパーレス化」への取り組みが盛んです。ペーパーレス化（電子化）は、業務効率化やコスト削減が期待できるといわれています。

とはいえ、
「なぜペーパーレス化が必要なのか」
「ペーパーレス化の進め方が分からない」
と疑問を持つ人もいるかもしれません。

そこで、この記事では、

• ペーパーレス化が必要な理由
• メリット・デメリット
• ペーパーレス化が進まない企業の特徴
• ペーパーレス化の進め方

を解説します。

また、成功事例も掲載しているため、ペーパーレス化促進後の自社の姿もイメージしていただけるはずです。ぜひご一読ください。

ペーパーレス化が必要な理由

最初にペーパーレス化が必要な理由を解説します。

データ化はDX推進には必須

ペーパーレス化（データ化）はDX推進の第一歩です。

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、IT技術でビジネスに変化を起こし、利益を伸ばす仕組みをつくることを指します。
DX推進の第一フェーズにあたるのがアナログデータのデータ化です。

データ化で生成・収集・蓄積されたデータはビッグデータとなり、分析や予測を可能にします。

業務は効率化され、戦略は緻密化され、新産業の創出につながっていきます。競合企業に劣後しないためにもペーパーレス化の推進が必要といえるでしょう。

働き方の多様化に応じることが可能

また、働き方の多様化に応じるためにもペーパーレス化（電子化）は欠かせません。

働き方改革は、働き方を柔軟にすることで労働人口を増やす政府主導の施策です。この柔軟な働き方の中には、リモートワーク（テレワーク）が含まれています。
リモートワークを自社の働き方の選択肢に取り入れるためには、ペーパーレス化は必須事項です。共有しなければならない情報はクラウドなどに入れ、どこでも閲覧、編集できるようにすることでリモートワークは実現します。

電子帳簿保存法の改正への対応

次に、電子帳簿保存法の改正への対応も、ペーパーレス化（電子化）が必要な理由として挙げられます。

電子帳簿保存法（e-文書法）は国税関係の帳簿書類を電子データで保存することを認可した法律です。このe-文書法の改正により、税務署長の事前承認制度が廃止され、文書の電磁的記録保存が義務化されました。

つまり、改正以降に行われた電子取引は紙での保存ではなく、電磁的記録として保存（＝ペーパーレス化）しなければならないということです。

電子取引とは電子メール、ペーパーレスFAX、クラウドサービスなどを指します。これらを媒体として受け取った請求書や領収書は、電子データとして保存しなければなりません。

保存が難しい場合に備え、2023年末までは書面保存可能の猶予が与えられていますが、これはあくまで猶予期間です。この猶予期間中にペーパーレス化を進めておく必要があるでしょう。

ペーパーレス化のメリット

次にペーパーレス化のメリットを5つ解説していきます。

業務効率化

一つ目のメリットは、業務効率化を図ることができることです。ペーパーレス化に伴うデータ化や RPA化によって、 業務量の削減が期待できます。
RPAはロボティックプロセスオートメーション（Robotic Process Automation）の略称で、人間が手作業で行っている業務を自動化できるソフトウェアロボット技術です。

例えばRPA化できる業務には以下のものがあります。

• 発注処理
• 在庫管理
• 請求書の処理など

上述したような手順が決まっている定型業務は自動化が可能です。手の空いた人材を、利益を生むフロントオフィスなどに配置転換させることで生産性の向上も期待できるでしょう。

コスト削減

次に、コストを削減できる点もペーパーレス化（電子化）のメリットです。データ化による業務量の削減は残業を減らし、人件費を抑えます。
くわえて、以下の消耗品や固定費の削減も可能です。

• プリンター
• 電気代ランニングコスト
• 紙の消費量
• 保存スペース
• 廃棄処理など

このようにペーパーレス化すると、大幅なコスト削減が見込めるのです。

データの共有　属人化を防ぐ

さらに、ペーパーレス化によるデータの共有は、業務の属人化も防ぎます。

業務の属人化とは、業務の進捗や進め方を特定の人物のみが把握している状態のことです。担当者が急に辞めたり、休んだりしたときに業務が滞りやすく、業務効率の低下や長時間労働の原因のひとつともいわれています。

しかし、ペーパーレス化（データ化）によって業務の進捗や手順などの資料が共有されれば、一人の社員に偏ることなく業務を進められます。業務の属人化が起こりにくい環境を作れるでしょう。

環境保護

ペーパーレス化は地球環境の保護にもつながります。

紙の原料となる天然林の消失は世界的に深刻な問題です。国連の調査では2015年以降、東京都と同じくらいの森が、毎週消滅していることが明らかになっています。

森林破壊の原因の1つにオフィスで使用される紙の消費があります。日本での一人当たりの紙消費量は世界でも上位にあたります。
引用：日本製紙連合会公式サイト公式サイト「製紙産業の現状」

森林破壊が地球に及ぼす影響は大きく、野生動物の絶滅や温暖化などの気候変動の拡大が問題となっています。最近では、動物由来の感染症の拡大も懸念されています。

ペーパーレス化の取り組みは、仕事の効率化やコスト削減に留まらず、地球環境の保護につながる活動となります。ペーパレス化を積極的に行う必要性は高まっています。

引用：WWF世界自然保護基金公式サイト

企業のイメージアップ

ペーパーレス化のメリットは企業のイメージアップに留まらず、業績にまで影響を与えるという調査結果があります。

地球温暖化や森林破壊など地球環境問題への関心は高まりつつあることは、前章でもお伝えしたとおりです。

2021年3月発表の環境省の調査によれば、約91.9％の人がCO2排出削減に取り組みたいと回答しています。この結果からも消費者の環境への意識の高さが伺えます。

さらには「CO2排出削減を取り組みたい」と回答した人に、今後の具体的な取り組みも聞いています。

1位は「地球温暖化への対策に取り組む企業の商品の購入やサービスの利用」30.1％でした。企業のペーパーレス化など環境問題へ取り組み方は、ユーザーの購買行動にも影響していることがわかります。

引用：環境省「気候変動に関する世論調査」について

ペーパーレス化のデメリット

ペーパーレス化（電子化）のメリットだけでなく、デメリットも確認しておきましょう。

資料全体を把握しにくい

電子化された資料は理解しづらい、見にくいと感じることがあります。

パソコンなどのディスプレイと紙資料の視認性を比べた研究者もいます。

ディスプレーよりも紙媒体の方が情報を理解させるのに優れている。
引用：トッパン・フォームズ株式会社 社長室広報部「紙媒体の方がディスプレーより理解できる」

電子資料は全体を表示できないものもあり、全体像を俯瞰できないことに不便を感じる人もいます。
確かに、資料によっては見づらいという視認性の低下はデメリットのひとつです。

システム障害のリスクがある

ペーパレス化で資料や書類の保管は容易になった反面、システム障害などで閲覧に制限を受ける可能性も出てきます。

また、Wi-Fiやブロードバンドなどの通信環境に障害が起こることもあり、一時的に接続ができないことも考えられます。

導入の手間やコストがかかる

ペーパーレス化を導入するためには、セキュリティの強化や電子データを利用するためのシステムを導入する必要性が出てきます。

また、古いデータを整理するためにはスキャニングして書類を破棄するなどの手間もコストもかかります。
電子化システムを新たに導入する場合は、初期費用も必要となります。

ペーパーレス化が進まない企業の特徴

この章では、ペーパーレス化（電子化）が進まない企業の特徴4つを紹介します。

ペーパレス化の必要性が周知されていない

一つ目の特徴は、ペーパーレス化の必要性が全体的に周知されていないことです。
ペーパーレス化は「紙の書類をデータ化する」という行為だけでは進みません。紙を使用しない意義を教育することも大切です。

ペーパーレス化の必要性が周知されていないがために、データ化した文書をわざわざ印刷し、確認しているケースも存在するほどです。

例えばペーパーレス化によって、

• 環境への配慮
• 柔軟な働き方
• 業務効率化

が実現することを教育するとよいでしょう。

テレワークを認めない

テレワークを認めていない企業も、ペーパーレス化の推進が遅れている傾向にあります。

テレワークはペーパーレス化（電子化）により、どこにいても情報共有がなされることで実現します。ペーパーレス化が推進されていないためにテレワークができない企業も存在します。

また、テレワークは可能でも紙の書類への押印が必要で、そのためだけに出社している人もいます。このように、働き方の多様性に応じられる環境作りができていない企業は、ペーパーレス化も進まないようです。

ITリテラシーが低い

次の特徴は、ITリテラシーの低さです。

例えば経営者であれば、システム導入の重要性を理解することがきず、効率化につながるシステム導入を先送りしているケース。社員であればデバイスやツールが導入されても使えないため、効率的な仕事の仕方が広がっていかないケースがあります。

特に経営者のITリテラシーの低さが社員に影響し、ツールを使いこなせないままできるケースが多いようです。

このような企業は慣れ親しんだやり方に囚われたまま仕事を続けるため、効率的な業務手順や作業方法を取り入れていくことができないことが多いようです。

ディスプレイ環境が古い

最後は、ディスプレイ環境が古さです。
データ化された資料の中には、文字が小さく見えづらいもの、複数の資料を同時に表示しなければならないものも存在します。デメリットの章でも説明したように電子化された資料は理解しづらい、見にくいと感じる人もいます。

しかし、ディスプレイ環境を整えることで、データ化された資料の見づらさを克服することはできます。ペーパーレス化が進んでいる企業は、資料を並べて参照するために複数モニター使用を可能にしたり、大画面のディスプレイを取り入れることを実行しています。

ペーパーレス化の進め方

では、今後ペーパーレス化（電子化）を推進するためには、どうしたらよいのでしょうか？手順を確認しましょう。

社内教育の実施

まず、ペーパーレス化の必要性を認知させる取り組み（社内教育）が必要です。
社内教育には、以下の内容を組み込みましょう。

• ペーパーレスを進める目的、必要性
• ペーパーレス化で享受されるメリット
• ITリテラシー
• ツールの使い方　など

ペーパーレス化で仕事がしやすくなることを理解してもらうことで、社員の協力が得られ、ペーパーレス化へのモチベーションもアップします。

ペーパーレス化できる作業の洗い出し

次にペーパーレス化（電子化）できる作業を洗い出しましょう。
一度にたくさんの業務をペーパーレス化するのは大変です。まずはデータ化する範囲や優先順位を決めてください。
ペーパーレス化できる業務例は以下のとおりです。

• リアルタイムで更新する必要があるもの（経理の申請・承認業務、注文書の処理業務など）
• 複数名が複数の場所から確認する必要のあるもの（業務マニュアル、会議資料など）
• 複数名が複数の場所から編集・修正する必要のあるもの（顧客情報管理、業務のチェックリストなど）

ツールの導入

ペーパーレス化を進めるポイントに、ツールとシステムの活用があります。自社に合う最善のツール、業務効率を高めるシステムはどれかを選びます。

また、導入するシステムは操作性や使用する社員のITリテラシーに合わせて選ぶことも重要です。社員みんなが使いこなせるシステムを導入することで、使用率は上がります。

では、具体的なペーパーレスツールを紹介しましょう。

ファイル共有

企業のファイルサーバーはあるけれど、どのファイルに保存されているのかわからない…。という場合は、ファイル共有ツールが便利です。
ファイル共有ツールを使うことでデータを探す無駄な時間を削減することができます。

ストレージ

クラウドストレージは、インターネット上でファイルを共有するサービスです。必要な書類を検索でみつけることが可能になります。

社内だけでなく社外からのアクセスも可能。スマホなどさまざまなデバイスからもアクセスできます。

Web会議

Web会議ツールでは、エクセルやパワーポイントなどで作成した資料のディスプレイ表示が可能です。中にはディスプレイ上に書き込みができるツールもあります。

ZoomやGoogle MeettなどのWeb会議ツールを使用すれば、会議室の予約も、備品の用意も必要ありません。音声や画像を録画して残すこともできます。

代行サービスの活用

ペーパレス化代行サービスの活用もおすすめの方法です。

紙ベースの文書をペーパーレス化（電子化）するのですから、新たな労力が必要となります。手間のかかるペーパレス化作業を代行サービスに依頼することで、スムーズな移行が可能になります。

また、代行サービスはペーパーレス化のノウハウを持っており、自社に適したさまざまな提案をしてもらえます。ペーパーレス化の推進やアドバイスを得ることもできますから、安心して任せることが可能です。

ペーパーレス化はHELP YOUがサポート

「HELP YOU」は、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

株式会社ニットは総務省「テレワーク先駆者百選」認定企業です。これまで培ってきたペーパーレス化の知識・経験を駆使し、クライアント企業の円滑なペーパーレス移行を実現します。

HELP YOUのプラン

＜チームプラン＞
お客様の窓口であるディレクターが業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。

• 月額料金：10万円
• 実働時間：30時間

その他、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」など、お客様のニーズに合わせたプランもご提供しています。

＜ロボットプラン＞
ロボット（RPAツール）を用いて、定型業務や大量業務を自動化・効率化するプランです。
ロボットの作業に加え、人の判断が必要な作業はスタッフが対応できる点が特徴。AI OCRを用いて大量の文字情報をデータ化することも可能です。

• 月額料金：3万円～

【ロボットプランの4つの強み】

1. ロボットが業務を実行することで、大量の繰り返し業務も正確・スピーディーに対応
2. 導入時の面倒な設定やプログラミングは全てHELP YOUが担当
3. 業務フローを変更する必要がなく、使用中のフォーマットやツールをそのまま使用できる
4. 契約は業務1つ単位のため、低価格で小規模からスタートできる

【ロボットプランの主なサービス内容】
＜RPA＞

• 営業サポート：営業リスト作成、顧客情報の登録、競合リサーチ、実績/POSデータ収集など
• マーケティング：レポート作成、口コミ・レビュー調査、商品情報の更新、広告進行管理など
• 経理：販売実績データ作成、請求書発行、入金管理、経費精算チェック、月次決算レポートなど
• 人事・採用：勤怠情報管理、労務・給与管理、スカウト送信、入退社時の社員情報更新など
• 総務：物品購入精算、各種福利厚生の利用や出張の申請処理など
• 情報システム：システム使用ログの収集、各種システムのアカウント管理・運用サポートなど

＜AI OCR（紙データ化）＞
最先端の「AI OCR」技術で紙情報を正確にデータ化。さらにRPAと連携することで、データ化後のシステム登録などの処理も自動化できます。

• 請求書・領収書のデータ化：フォーマットが各社ごとに異なる場合でも、項目と内容を正確に読み取りデータ化
• 申込書のデータ化：手書きの場合も、AI OCR＋人によるチェック＆修正でデータ化
• アンケート設計・集計・データ化：アンケートの設計から印刷・発送・回収・集計・分析まで一気通貫で対応

※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください！

【HELP YOUのユーザーレビュー・口コミ】

管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー｜ミナオシ

ペーパーレス化の成功事例

ここでは、ペーパーレス化で業務効率を向上させるなど、改善があった成功事例を紹介します。

ペーパーレス化の成功事例１．自治体｜長野県長野市

一つ目の成功事例は、長野県長野市役所です。
同市役所の課題は、頻繁に行われる庁内の会議資料が膨大になっていたことです。この手間とコストを改善するため、ICTの活用と会議ルールを設定。ペーパーレス会議を実現させています。

実施項目

• ペーパーレスにする会議の選定
• 会議システム導入のパッケージソフト選定
• ペーパーレス化の目標設定
• ペーパーレス会議の運用ルールの策定　など

これらの取り組みが功を奏し、以下の効果が見られました。

• 紙資料約14万枚を削減
• 印刷費用約300万円を削減
• 文書の保管スペース確保
• 会議資料の準備時間が約6分の1に短縮
• 資料が分かりやすくなり、会議の進行がスピーディーになった
• 資料の持ち帰りができないため、情報漏えいのリスクが減少した

引用 : 総務省「１０のワークプレイス改革の取組」

ペーパーレス化の成功事例２．企業｜野村総合研究所

ペーパーレス化の成功事例二つ目は、株式会社野村総合研究所です。

成功の要因は、紙を無くすことではなく、紙に囚われない働き方「ノンペーパー」のワークスタイルを目指したことでした。

明確な実施項目とオリジナルな工夫で、業務の効率化とセキュリティ強化という課題も見事に達成しています。

実施項目

• 身の周りの整理整頓で不要な書類は全て廃棄
• 使用頻度が高いが紙資料である必要がない物は電子化
• ノートPCを社員全員に配布。休憩、会議、ミーティングルームにも設置
• 印刷は承認機能付き複合機を導入
• フリーアドレスの導入
• ノンペーパー会議

ペーパーレス化を成功させるための工夫

• ファイルメータの設置で文章量を可視化した
• キャビネット撤廃などで空いたスペースを共有スペースとした
• 現場同士を比較し、モチベーションを上げた
• 力をもつベテラン社員を推進委位に置いた

これらのことを行った結果、オフィスでは、紙を必要としない働き方が定着しています。
引用：総務省「１０のワークプレイス改革の取組」

ペーパーレス化の成功事例３．企業｜プレミアグループ

三つ目の成功事例は、ファイナンス事業を運営するプレミアグループ株式会社です。
プレミアグループはオートモビリティ企業を目指し、業務のデジタル化を進めています。

実施項目（オートクレジット事業における申込プロセスのデジタル化）

• オンラインでの審査申込
• 契約書手続きのペーパーレス化
• 自動審査の導入

導入効果

• 顧客の申込、および手続きの利便性が向上した
• 審査回答のスピードが大幅にアップした
• 契約書の回収作業の工数削減
• 紙の削減

引用 : 経済産業省「デジタルトランスフォーメーション銘柄 （DX銘柄）2022」

ペーパーレス化まとめ

今回はペーパーレス化（電子化）の必要性および、メリット・デメリットなどを解説しました。

ペーパーレス化はDX推進、働き方の多様化、電子帳簿保存法の改正への対応に欠かせません。また、導入の手間やコストはかかるものの、業務効率化やコスト削減が見込める点は大きなメリットです。

記事に掲載したペーパーレス化の進め方を参考にすれば、自社で少しずつ促進することが可能です。とはいえ、もし「リソースが足りない」「サポートしてほしい」と感じた場合は、ぜひHELP YOUにご相談ください。

お客様のご要望やお悩みを丁寧にヒアリングし、最適なご提案をさせていただきます。

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