紙の資料をやめてデジタル化を推進する、「ペーパーレス」な働き方。
SDGsへの対応や生産性向上、セキュリティ対策などの観点から、ペーパーレス化を取り入れる企業も増えてきています。

一方で、現在自社でもペーパーレス化を検討しているけれど、

「具体的にどう進めたらいいのだろう？」
「ペーパーレス化のメリットってなんだろう？」
と疑問を抱いている方もいることと思います。

そこで、この記事では、ペーパーレス化をするメリットやその進め方、押さえておきたいポイント等を徹底解説します。

成功事例も合わせてご紹介しますので、ペーパーレス化に取り組みたいと考えている方はぜひ参考にしてみてください。

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、提案資料や見積書・請求書など、これまで紙で扱ってきたデータをデジタル化し、文字通り紙を使わないようにすることを意味します。

近年、耳にする機会も多くなっている「ペーパーレス化」ですが、どうして注目されているのでしょうか。また、現在企業のペーパーレス化は、どの程度進んでいるのでしょう。

ペーパーレス化の現状

ペーパーロジック株式会社が2022年に行った、「ペーパーレス化に伴う2023年度予算」に関する調査では、下記のような数字が出ています。

Q1.あなたの会社では、2022年に社内のペーパーレスの推進を実施しましたか。
→52.4%の企業が「行った」と回答（うち、「積極的に行った」が17.8%、「ある程度行った」が34.6％）

半数を超える回答者が「自社でペーパーレス化を進めている」と答えた結果から、世の中でペーパーレス化が珍しいものではなくなっていることがわかります。

参考：ペーパーロジック株式会社「『ペーパーレス化に伴う2023年度予算』に関する調査」

ペーパーレス化が必要な理由

ペーパーレス化の必要性が叫ばれている理由としては、大きく「環境保護の観点」と「ビジネスにおける観点」の2点が挙げられます。

まず、環境保護の観点について見ていきましょう。

紙の使用を抑えることは、森林破壊という地球環境問題を抑える策のひとつになります。

毎年、世界ではビジネスで消費される紙媒体のために、多くの森林が伐採されています。森林破壊は野生動物の絶滅や温暖化といった気候変動、災害の増加を呼び起こす一因になります。
地球の未来を考えた時に、森林破壊につながる紙の過剰な消費を少しでも抑えることは必要だと言えるでしょう。

ビジネスにおける観点で考えると、企業が事業の継続や成長を目指す上で、業務効率化やコストの削減、そしてDX推進は、注力すべき項目です。
その取り組みの一つとして、ペーパーレス化の推進に対する意識も広まってきています。

また、政府もペーパーレス化推進に向けて法整備を進めており、企業は対応が求められています。

特に、電子帳簿保存法改正によって、請求書や納品書などの電子データ保存が求められるようになりました。紙ベースで文書管理をすることは、これからさらに少なくなっていくことが予想されます。

ペーパーレス化が進まない原因

ペーパーレス化がなかなか進まない原因として、「ITリテラシーの低さ」「初期コスト」の2つがあります。

ITリテラシーの低さが原因の例としては、紙の文書に慣れた経営者がデータ化の重要性を理解できず、ペーパーレス化の取り組みが先送りになっているケースがあります。
また、新しいデバイスやツールを社員が上手く使いこなせず、効率的な仕事の仕方が広がっていかない場合もあるでしょう。

このように、慣れ親しんだ方法にとらわれ、非効率的な業務プロセスから抜け出せない場合、事業の成長を減速させてしまうかもしれません。

さらに、ペーパーレス化に取り組む初期コストとして、セキュリティ強化や電子データを利用するためのシステムを導入する必要性があります。
古いデータを整理するには、スキャニングして書類をシュレッダーで破棄するなどの手間や費用もかかります。

こうした初期コストがハードルとなり、ペーパーレス化に踏み出せないケースも多いようです。

確かにシステム導入などにお金や手間はかかりますが、長期的な視点で見るとペーパーレス化がコスト削減につながる可能性は大いにあります。ペーパーレス化に着手する際は、長期的な目線で検討しましょう。

ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化をすることで、下記のようなメリットを得ることができます。

• 業務効率化
• コスト削減
• セキュリティ対策の強化
• 多様な働き方への対応
• DX化の推進
• 企業のイメージ向上

各項目について解説します。

業務効率化

ペーパーレス化の1つ目のメリットは、業務の効率化を促進してくれるという点です。

紙文書を電子化することにより、データを複数人で共有することが可能になります。
その結果、文章作成や閲覧・回覧、確認、修正・承認といった作業をよりスムーズかつ容易に行うことができます。

また、デジタルデータの場合は情報の検索もしやすいため、蓄積された膨大なデータから必要な要素を活用することも簡単です。

ペーパーレス化によって作業時間を短縮できれば、他のコア業務に集中できるようになり、生産性の向上も期待できます。

コスト削減

次に、コストを削減できる点もペーパーレス化（電子化）のメリットです。データ化による業務量の削減は残業を減らし、人件費を抑えます。

加えて、以下の消耗品や固定費の削減も可能です。

• プリンターやスキャナーの購入費、メンテナンス費用
• 電気代のランニングコスト
• 紙代、印刷代、用紙代、郵送代
• 保存・管理にかかる費用
• 紙の廃棄処理などにかかる費用

このように、ペーパーレス化をすると大幅なコスト削減が見込めるのです。

セキュリティ対策の強化

従来、紙で扱ってきた資料をデジタル化してペーパーレス化することは、セキュリティ対策としても有効です。

紙で文書管理をしていると、劣化や紛失、盗難などのリスクがありますが、デジタル化することで、こういった問題を防止することが可能です。

また、電子化されたデータにアクセス・閲覧権限などの設定を加えることもできます。
誰がいつどこで閲覧・編集したのかを履歴として確認する機能も活用すれば、情報漏洩や不正な文書改ざんなどのトラブルを回避することにつながります。

多様な働き方への対応

働き方改革やコロナの流行を経て、企業はリモートワーク（テレワーク）をはじめとする多様な働き方への理解や推進が求められています。
働き方の多様化に応じるためにも、ペーパーレス化（電子化）は欠かせない要素です。

情報をオンライン上に保存し、共有することで、オフィスやクライアント先に出向くことなく仕事を進めることが可能になります。

このような環境づくりをすることで、社員が時間や場所にとらわれない働き方を選択でき、働きやすさや従業員満足度の向上も期待できるでしょう。

DX化の推進

ペーパーレス化（データ化）はDX推進の第一歩です。
DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、IT技術でビジネスに変化を起こし、利益を伸ばす仕組みをつくることを指します。

DX推進の第一フェーズにあたるのがアナログデータのデータ化です。
データ化で生成・収集・蓄積されたデータはビッグデータとなり、分析や予測を可能にします。

業務は効率化され、戦略は緻密化され、新産業の創出につながっていきます。競合企業に遅れを取らないためにも、ペーパーレス化の推進が必要と言えるでしょう。

企業のイメージ向上

ペーパーレス化のメリットとして、企業イメージの向上に留まらず、業績にまで影響を与えるという調査結果があります。

近年、「SDGs（持続可能な開発目標）」という言葉の普及に伴い、地球温暖化や森林破壊など、地球環境問題への関心が高まっています。
2021年3月発表の環境省の調査によれば、約91.9％の人がCO2排出削減に取り組みたいと回答しています。この結果からも消費者の環境への意識の高さが伺えます。

さらには「CO2排出削減を取り組みたい」と回答した人に、今後の具体的な取り組みも聞いています。

1位は「地球温暖化への対策に取り組む企業の商品の購入やサービスの利用」30.1％でした。
企業のペーパーレス化など環境問題への取り組み方は、ユーザーの購買行動にも影響していることがわかります。

引用：環境省「気候変動に関する世論調査」について

ペーパーレス化の進め方

では、ペーパーレス化に取り組む場合、どのような進め方をすれば良いのでしょうか。

まずは下記の3つのステップを踏んで進めることをおすすめします。

• 目的の明確化
• ペーパーレス化する書類の選定
• ITツール・システムの選定・導入

それぞれ詳しく説明します。

目的の明確化

ペーパーレス化は、全社を巻き込んで行う必要があります。

まずは自社の現在の課題などを振り返りつつ、ペーパーレス化に取り組む目的を明確にしましょう。

社員の理解を得るためにも、経営層がリードし、なぜペーパーレス化を行うのかという目的や意義を社員に周知することが重要です。

ペーパーレス化する書類の選定

次にペーパーレス化（電子化）できる書類を扱う作業を洗い出しましょう。

一度にたくさんの業務をペーパーレス化するのは大変です。まずはデータ化する範囲や優先順位を決めてください。

ペーパーレス化できる業務例は以下のとおりです。

• リアルタイムで更新する必要があるもの（経理の申請・承認業務、注文書の処理業務など）
• 複数名が複数の場所から確認する必要のあるもの（業務マニュアル、会議資料など）
• 複数名が複数の場所から編集・修正する必要のあるもの（顧客情報管理、業務のチェックリストなど）

ITツール・システムの選定・導入

ペーパーレス化を効率的に進めるために、ITツールとシステムを活用しましょう。自社に合う最善のツールや業務効率を高めるシステムを選びます。

また、導入するシステムは操作性や社員のITリテラシーに合わせて選ぶことも重要です。社員みんなが使いこなせるシステムを導入することで、使用率が上がります。

ここで、具体的なペーパーレスツールを紹介しましょう。

OCR

OCRとは、「Optical Character Recognition/Reader」の略で、画像から文字部分を認識・読み取りをし、テキストデータとして変換できる技術のことを指します。

OCRの使用により、既存の紙書類の内容をデジタルデータとして扱うことができるようになるため、ペーパーレス化にとても役立つツールです。

ストレージ

クラウドストレージとは、インターネット上でファイルを共有するサービスのこと。クラウド上にデータ保存することで、必要な書類をすぐに検索で見つけることが可能になります。

クラウドサービスを使えば、社内からだけでなく社外からのアクセスも可能に。スマホやタブレット端末など、さまざまなデバイスからもアクセスできます。

文書管理システム

文書管理システムを使うことで、文書の電子化、作成、編集、情報共有や権限の付与、削除といった管理を一括で行うことができます。
膨大なデータを一元管理できるため、効率よく業務を進めることにも役立ちます。

ペーパーレス化を進めるポイント

次に、ペーパーレス化を推し進める上で、押さえておきたいポイントを3つお伝えします。

• ペーパーレス化の必要性を理解してもらう
• 部分的に取り組みを始める
• アウトソーシングの活用

よりスムーズに進められるように、それぞれのポイントを理解しておきましょう。

ペーパーレス化の必要性を理解してもらう

まず、ペーパーレス化の必要性を認知させる取り組み（社内教育）が必要です。
社内教育には、以下の内容を組み込みましょう。

• ペーパーレスを進める目的、必要性
• ペーパーレス化によって享受できるメリット
• ITリテラシー
• システム・ツールの使い方　など

ペーパーレス化で仕事がしやすくなることを理解してもらうことで、社員の協力が得られ、ペーパーレス化へのモチベーションもアップします。

部分的に取り組みを始める

一度に全ての文書を電子化し、ペーパーレスにしようとすると、社内外のやりとりで混乱やトラブルが起きる可能性があります。
まずは、一部の部署やプロジェクト単位など、部分的にペーパーレス化をスタートすることをおすすめします。

PDCAを意識し、出てきた課題や改善点を都度解決しながら、段階的にペーパーレス化を新しい文化として会社全体に広めていけると良いでしょう。

そうすることで、社内の混乱や反発、大きなトラブルを回避しつつ、スムーズにペーパーレス化を図ることができます。

アウトソーシングサービスの活用

ペーパーレス化を始める際には、多くの手間がかかります。社内のリソースでは対応しきれないケースもあるでしょう。
そんな時には、アウトソーシングサービスの活用もおすすめです。

アウトソーシングとは、一部の業務を外部に委託することを指します。
データ化する書類の選定やITツールの導入サポート、データ入力などの細かな作業を代行依頼することが可能です。

外注という手段を取ることで、通常業務と並行して社内の負担をかけ過ぎずにペーパーレス化を進めることができるのは、大きな魅力です。

ペーパーレス化に関する経験やノウハウを持ったアウトソーシングサービスに依頼すれば、効率的な進め方についてアドバイスや提案を受けられるでしょう。

ペーパーレス化は「HELP YOU」がサポート

ペーパーレス化をサポートするアウトソーシングサービスのひとつとして、「HELP YOU」をご紹介します。

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

【HELP YOUのプラン】

＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。

【チームプランの主なサービス内容】
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、ペーパーレス化に関する業務以外にも、幅広い業務の依頼が可能です。

• 総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
• 経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
• 人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
• 営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
• マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
• ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など

※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」、RPAツールを用いて自動化が可能な定型業務をロボットがサポートする「ロボットプラン」など、お客様のニーズに合わせたプランをご提供しています。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にご相談ください！

ペーパーレス化の成功事例

最後に、ペーパーレス化で業務効率を向上させるなど、改善があった成功事例を紹介します。

成功事例１．自治体｜長野県長野市

一つ目の成功事例は、長野県長野市役所です。

同市役所の課題は、頻繁に行われる庁内の会議資料が膨大になっていたことです。

この手間とコストを改善するため、ICTの活用と会議ルールを設定。ペーパーレス会議を実現させています。

実施項目

• ペーパーレスにする会議の選定
• 会議システム導入のパッケージソフト選定
• ペーパーレス化の目標設定
• ペーパーレス会議の運用ルールの策定　など

これらの取り組みが功を奏し、以下の効果が見られました。

• 紙資料約14万枚を削減
• 印刷費用約300万円を削減
• 文書の保管スペース確保
• 会議資料の準備時間が約6分の1に短縮
• 資料が分かりやすくなり、会議の進行がスピーディーになった
• 資料の持ち帰りができないため、情報漏えいのリスクが減少した

引用 : 総務省「１０のワークプレイス改革の取組」

成功事例２．企業｜野村総合研究所

ペーパーレス化の成功事例二つ目は、株式会社野村総合研究所です。

成功の要因は、紙を無くすことではなく、紙に囚われない働き方「ノンペーパー」のワークスタイルを目指したことでした。

明確な実施項目とオリジナルな工夫で、業務の効率化とセキュリティ強化という課題も見事に達成しています。

実施項目

• 身の周りの整理整頓で不要な書類は全て廃棄
• 使用頻度が高いが紙資料である必要がない物は電子化
• ノートPCを社員全員に配布。休憩、会議、ミーティングルームにも設置
• 印刷は承認機能付き複合機を導入
• フリーアドレスの導入
• ノンペーパー会議

ペーパーレス化を成功させるための工夫

• ファイルメータの設置で文章量を可視化した
• キャビネット撤廃などで空いたスペースを共有スペースとした
• 現場同士を比較し、モチベーションを上げた
• 力をもつベテラン社員を推進委位に置いた

これらのことを行った結果、オフィスでは、紙を必要としない働き方が定着しています。
引用：総務省「１０のワークプレイス改革の取組」

成功事例３．企業｜プレミアグループ

三つ目の成功事例は、ファイナンス事業を運営するプレミアグループ株式会社です。
プレミアグループはオートモビリティ企業を目指し、業務のデジタル化を進めています。

実施項目（オートクレジット事業における申込プロセスのデジタル化）

• オンラインでの審査申込
• 契約書手続きのペーパーレス化
• 自動審査の導入

導入効果

• 顧客の申込、および手続きの利便性が向上した
• 審査回答のスピードが大幅にアップした
• 契約書の回収作業の工数削減
• 紙の削減

引用 : 経済産業省「デジタルトランスフォーメーション銘柄 （DX銘柄）2022」

ペーパーレス化のまとめ

ペーパーレス化について、メリットや進め方などをご紹介してきましたが、自社でスタートするイメージがついたでしょうか？

ペーパーレス化は、業務効率化やコスト削減をはじめとする多くのメリットを企業にもたらしてくれます。

必要に応じてアウトソーシングなど外部の力も借りながら、ぜひペーパーレス化に取り組んでみましょう。

本記事が少しでも読者の皆様の参考になりましたら幸いです。

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