業務効率化とは|メリットや取組みポイントを紹介 

労働時間の短縮や短時間での売上げアップなど、企業価値を上げる様々なメリットを持つ業務効率化。

 

働き方改革が行われている現代において、以前よりさらに注目度が高まっていると言っても過言ではありません。

積極的に業務効率化を行うことで、企業の更なる発展が期待できるでしょう。

 

しかし、具体的にどのようにして業務効率化を進めれば良いのか分からない、と悩んでいる企業も多く見られます。

そこで今回は、具体的な業務効率化の方法と事例を紹介します。

 

業務効率化を検討中の方や、上手く進められないと悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。

 

業務効率化とは?

 

 

今では当たり前のように多くの人が口にする「業務効率化」。

文字を見ればなんとなく意味を察することはできるけれど、具体的にどういうことなのか分かっていない方も多いのではないでしょうか。

 

業務効率化を行う前に、まずは目的やメリットについて簡単におさらいしておきましょう。

 

業務効率化の目的

業務効率化の目的は、企業の売上げアップや従業員の働きやすさを向上させるため、業務を効率化させようとすることです。

 

今まで貫き通してきた企業の経営スタイルも、しっかり見直してみれば意外と無駄が多く潜んでいるもの。

その無駄があるせいで、従業員たちが残業や休日出勤などの無理な業務をせざるを得なくなり、ムラのある仕事となってしまうのです。

 

そんな負のスパイラルを招く「ムリ・ムダ・ムラ」という3つのキーワードが、業務効率化で意識すべきポイントと言えるでしょう。それぞれを簡単にまとめると、以下のようになります。

 

・ムリ:人手に見合っていない作業量、実践不可能なスケジュールなど
・ムダ:必要以上に生産したり、余計な動作をしたりなど
・ムラ:ムリとムダの間を行き来する状況

 

この3つを排除すれば、経営の質を強化できるはず。企業にとってどんなことが「ムリ・ムダ・ムラ」に繋がっているのかを把握することで、業務効率化も進めやすくなります。

 

業務効率化のメリット

 

業務効率化は、経営者側と従業員の両方に様々な恩恵を与えます。具体的にどんなメリットが挙げられるのか、経営者と従業員に分けてそれぞれ解説していきます。

 

・経営者
企業をまとめる経営者にとって、一番大きなメリットはコスト削減と言えるでしょう。

例えば、生産量が多すぎて在庫を抱えることになったり、必要以上に人を雇ってしまったりしたとします。これでは、せっかく得た利益からどんどんお金が流れ出てしまいますよね。

この無駄を省くことで、利益の損失を最小限に抑えることができます。その分、従業員に還元することが可能となるため、企業の質も上げられるでしょう。

 

・従業員

例えば、コスト削減が実現することで、福利厚生の向上や給与アップが期待できます。業務に見合った給与がきちんと支払われれば、仕事に対するモチベーションも上がりますよね。

 

さらに、職場環境の改善にコストを回せるようになり、古いイスを新しく買い替えたり、古い機械を新しい最新型にしたりなど、毎日の仕事が快適になることも期待できます。

また、業務効率化は労働時間の短縮にも役立ちます。今まで残業や休日出勤が当たり前となっていた方でも、業務効率化で仕事がスピーディーにこなせれば、定時きっかりで帰ることができるでしょう。

 

業務効率化の方法①社内制度を変える

 

業務効率化を促進させるためには、社内から変えていく必要があります。

 

企業の規模が大きかったり、社内制度がたくさんある企業だと、実現するまでに時間がかかるでしょう。そのため、業務効率化が上手く進められず足踏み状態となっている企業も多いはず。

そこで、具体的にどのようにして社内制度を変えていけば良いのか、そのアイディアを3つ紹介します。

 

チームで業務を分担する

 

 

1人1人に仕事を割り振るやり方が当たり前になっていませんか?それでは、特定の従業員に負担がかかり、非効率的な仕事のやり方となる恐れがあります。

 

特に、何段階も踏んで業務を遂行していく場合、1人の作業が遅れることで全体的なスケジュールが狂い、納期に間に合わなくなる可能性もあるでしょう。

それをチームで行う業務に変えることで、バランスよく仕事を割り振れたり、作業の進み具合を見てスケジュールを調整したりできます。

 

また、チームになれば失敗は連帯責任となります。

1人ですべてを抱え込むよりストレスが少ないだけでなく、チームに迷惑をかけないようにモチベーションを維持しやすくなるため、個々がしっかりと能力を発揮できるでしょう。

 

ただ、どんな業務でも分担をすれば良いというわけではありません。

資格保有者しかできないことや分担すると都合が悪い場合もあるので、自社に適しているかどうかを見極めて実践するようにしてください。

 

労働時間をきっちり守る

 

会社は、従業員に対して時間を守るよう厳しく言ってきます。

 

1分でも遅刻したら怒られたり、納期を第一に考え、間に合わないようなら残業や休日出勤を強いられたりすることもあるでしょう。

しかし、時間に対して厳しく言うのであれば、会社側も労働時間をきちんと守るべきです。

 

忙しいことを理由に休憩時間を短くしたり、サービス残業をさせたりするのは、従業員の反感を買う原因となります。

まずは、会社側がお手本となるよう心がけてみてください。

 

決められた時間内で業務が終わらないということは、仕事量が能力を上回っている証拠です。

 

決裁権を分散させる

 

仕事を進める上で、上司などから印鑑をもらわなければならない場面がありますよね。

 

きちんと承認が下りたことが証明できないと、その後の作業を進めることができません。

提出書類の作成から行い、何人にも印鑑をもらわなければならない場合、非常に時間がかかります。

特に、決裁権のある人が出張で1ヶ月いないとなると最悪です。

 

いくら仕方がないこととは言え、これでは時間の無駄ができてしまいます。

それを防ぐためには、企業が決裁権を持つ人間を増やすことが大切です。

 

例えば、直属の上司と他部署、社長の3ヶ所に印鑑をもらわなければならないとします。

それを、チームリーダーと直属の上司だけで完結できるような仕組みに変えるのです。

 

このように、わざわざ他部署に行ったり、外出が多い社長の帰りを待ったりせずとも、部署内で話がつく制度を敷いておけば、スムーズに業務を進めやすくなるはず。

決裁権を持つ人間が少なすぎる場合や、印鑑が必要な人間が多い場合は、一度内容を見直してみると良いでしょう。

 

業務効率化の方法②ツールを使う

 

業務効率化を進めるためには、それに見合ったツールを使うことが重要です。作業の簡略化が可能となれば、スピーディーに仕事を片付けられます。

 

例えば、ツールを上手く使うことで、2人でやっていた作業を1人でできるようになったり、丸1日かかっていた作業を半日で終えられたりなど、多くの無駄を省くことができるでしょう。

「業務効率化を実現させたい」というニーズに応えるべく、日々様々なツールが登場していますが、幅広い分野で活躍するのは以下の2種類です。

 

営業系のツール

企業の売り上げを大きく左右する営業活動。

営業先のリストアップや資料作り、アポ取りなど様々な作業を行う必要があるため、非常に時間と手間がかかります。それを効率よくできるようサポートしてくれるのが「APOLLO SALES」です。

 

多くの企業から好評のツールですが、どんなことができるツールなのかを簡潔にまとめました。

 

・営業リストの作成

営業に行くのであれば、まず営業先のリストを作成し、相手のことをしっかりリサーチしておく必要があります。しかし、営業先がたくさんあると、1社ずつ情報収集するのは大変ですよね。

そこでAPOLLO SALESの出番です。

条件を指定すると、それをもとにAPOLLO SALESがリストを作成してくれます。

その後、ピックアップした企業の情報を自動的に収集してくれるため、リサーチの時間を大幅に短縮できるのです。

 

・企業に自動でアプローチ
リスト化した営業先に、自動でメールを送ってくれます。そのため、営業マンが自ら1社ずつアプローチをかける必要がありません。

また、メールや問い合わせフォームなどでアプローチを行った結果をスコア化してくれる機能もあり、今後の営業活動の向上にも役立ちます。

これならば、人手が少ないと悩む企業でも、効率よく営業活動を進められるはずです。

 

「ビジネス向けのソフトウェアは難しそう・・・」

そんな印象を抱いている方も多いでしょう。

特に、アナログな方法で経営してきた企業にとっては、ハードルが高く感じられるかもしれません。

 

しかし、APOLLO SALESはシンプルな仕組みとなっているため、ビジネス向けソフトウェアの中でも使いやすいツールと言えます。

営業の業務効率化を行いたい方は、ぜひチャレンジしてみてはいかがでしょうか。

 

連絡系のツール

 

どんなジャンルのビジネスでも、欠かせないのが「報・連・相」。

 

しかし、相手が休みであったり、声をかけるタイミングが見つけられなかったりすると、その分だけ業務が滞ってしまいます。

この時間の無駄を省いてくれるのが、連絡系のツールです。

例えば、チャットワークやSkype、Slackなどが挙げられ、スムーズなやり取りができると人気があります。

 

これらは、パソコンだけでなくスマートフォンアプリでも配信されているため、いつでもどこでも利用可能です。

また、やり取りの様子はメッセージに残っているので、内容を忘れてもすぐに確認できます。

 

業務効率化の方法③外部サービスを使う

 

様々な方法で業務効率化を試してみるものの、なかなか上手くいかない場合もありますよね。そんな時は、無理に自社で解決させようとするのではなく、外部サービスに頼るのも1つの手段。

 

その外部サービスの中でも、リーズナブルな上に質の高いアウトプットが期待できる「オンラインアシスタント」が今、注目を集めています。

オンラインアシスタントとは、インターネットを通じてオールラウンドなビジネススキルを持つ人材が業務を肩代わりしてくれるサービスです。

 

例えば、

 

メールや電話対応
スケジュール管理
書類整理や経理記帳
Webメディア運用

 

のような業務をやってくれるため、本当に重要な仕事だけに集中することができます。

実はオンラインアシスタントというサービスは、今爆発的に増えてきており、その中でもHELP YOUのオンラインアシスタントが97%の圧倒的なリピート率を誇っています。

 

・HELP YOUのオンラインアシスタントとは?

数多くの企業から認められた人気のオンラインアシスタント「HELP YOU」。アシスタント陣は専門スキルを持った優秀な人材ばかりで、その採用率はなんと驚きの1%。

狭き門を突破したアシスタントで構成されるHELP YOUチームが、業務効率化を力強くサポートしてくれます。依頼できる業務の種類も多く、継続利用率97%という高い数値を見ても、その質の良さが伺えますね。

 

・時間の繰り越し可能

HELP YOUのオンラインアシスタントは、1ヶ月で30時間のサービスを提供してくれます。あらかじめ利用時間が決まっているため、どんな割合でどの業務を依頼するかが決めやすいですよね。

ただ、初めての利用だと30時間でどこまでの業務ができるか分からず、結果的に時間が余ってしまう場合もあるでしょう。そんな方のために、初月のみ未利用の時間を翌月に繰り上げることが可能となっています。

 

HELP YOUについて詳しく知りたい

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業務効率化の取り組み事例

業務効率化を成功させるコツは、企業の業務内容や勤務状況に適した方法を選ぶこと。間違った方法は、より現状を悪化させる可能性があります。

 

では、どのようにして最適な方法を選べば良いかということですが、まずは過去の事例から学ぶことが大切です。

ここでは、業務効率化を成功させた取り組み事例を3つ紹介するので、業務効率化を考えている方はぜひ参考にしてみてください。

 

オンラインアシスタントの利用

 

複数のプロジェクトが同時進行していると、それぞれのタスク管理が大変です。「確認に時間がかかる」「漏れがないか心配」など、業務の弊害となることもあるでしょう。

 

こういった不安要素を取り除くためにはどうすれば良いのか、その課題をクリアすることが、業務効率化の実現に欠かせません。

そこでオンラインアシスタントに相談をしたところ、アシスタントは「スプレッドシートに情報をまとめるのはどうか」と提案。

 

クライアントの不安や希望をきちんとヒアリングし、どうすれば業務効率化ができるかを考えて作られたスプレッドシートが完成しました。

そのおかげで、乱雑無章の情報が一目で状況把握ができるようになり、クライアントのタスク管理工数84%削除に成功。

 

業務効率化が実現し、別業務に集中できるようになったり、タスク管理が楽になったりしたそうです。

 

参考URL:業務効率化の成功事例!84%の工数削減

 

ノー残業デーを導入

 

厚生労働省発表の資料によれば、週1日ノー残業デーを作ることで、時間外労働の削減に成功したとあります。

 

企業全体が取り組んでいるため、「自分1人だけでは帰りにくい」という雰囲気がなくなり、それぞれが「残業をせず業務を終えるにはどうしたら良いか」を考えて仕事ができるようになったそうです。

この事例では、従業員それぞれが週に1日好きな日をノー残業デーと定めていますが、他企業の中には、決まった曜日を企業全体のノー残業デーと定めている場合もあるようです。

 

関連記事:

【働き方改革成功事例】残業を減らし生産性を向上させる方法とは?

 

業務を自動化させる

 

メールでのやり取りは、相手がすぐに対応してくれなければスムーズなやり取りが困難です。即時性が求められるにもかかわらず、返事がないとやきもきする方も多いでしょう。

 

その上、返事があってから書類作成をしなければならないとなると、さらに業務にタイムラグが生じてしまいます。

 

そんな悩みを持つ不動産管理会社が、業務効率化のためのソフトウェアを導入すると、見事業務の自動化に成功したそうです。

メール対応や作業指示書のフォーマット作成など、スピーディーに行えるようになったことで、費用も時間も抑えることができました。

 

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まとめ

 

業務効率化の方法は様々で、成功させれば企業を大幅に成長させるチャンスにもなり得ます。従業員にとって、労働時間が短くなったのに待遇が良くなったなどのメリットも期待できるでしょう。

 

特に、現代では働き方改革が進んでいます。様々な方法の中でも、業務をサポートしてくれるオンラインアシスタントはますます注目を集めるサービスとなるはず。

 

企業と相性が良いサービスを選べば、頼もしいビジネスパートナーとなってくれるでしょう。まだオンラインアシスタントを導入したことがない企業は、一度検討してみてはいかがでしょうか。

 

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もしこれから業務効率化を検討するのであれば、ぜひ一つの方法としてHELP YOUを検討してみてはいかがでしょうか。


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