人事業務を外注して質を底上げ!コア業務に集中する環境を作る

会社の運営をも左右する従業員の質。質向上の鍵を握る人事業務ですが、業務内容には専門性が高いものもあり社内で対応するにも限界があります。
上手に専門知識とノウハウを持つ人事外注を利用して人事業務の効率化、質の底上げを行い社内全体のモチベーションを上げましょう

<この記事を読んでわかること>
■人事業務の外注とは
■人事業務を外注するメリット・デメリット
■外注業者の選び方
■おすすめ人事業務外注サービス

人事業務外注を検討するにあたって

そもそも人事業務は何があるでしょうか?外注を検討する前に、まず人事業務の内容について大まかにまとめてみましょう。
一般的に人事には以下のような業務が挙げられます。

■給与計算(月給計算・年末調整)
■採用関連(人事戦略なども含む)
■社員研修・社員教育
■人事制度策定
■人事管理
(異動・出向・休職・復職・退職、マイナンバー管理など)
■人事情報システム構築  など

人事業務の中には経理に近い業務もありますが、人事業務の大枠は「従業員の採用・管理・教育」をする業務といえます。
人事のコア業務である採用の最終決定・人事戦略・制度の制定などを除いた、これらの業務は、一部または全て外注に委託することが可能です。人事を外注するにあたってのメリット・デメリットを踏まえより質の高い人事業務を実現しましょう!

人事業務を外注するメリット

業務の効率化

社内業務を外注する際、業務内容の洗い出しが行われ、結果として業務の簡素化・効率化が期待できます。家の引っ越しの際に、いらないものを処分するようなものです。
また、社外の経験豊かな専門家のチェックが入ることにより、今まで慣例として漫然と行っていた業務を省略、簡素化を行ったり、新たなツールを導入し管理を行なったりすることが可能になります。
 

人件費の削減

人事業務を習熟するための教育期間が不要となり、運用についても実作業を効率よく依頼できるので、人件費の削減が期待できます
さらに、業務の繁忙期(採用時期・年末調整・決算期など)に合わせ外注量を調整すれば、自社の従業員は最低人数で賄え、効率よく人件費コストをかけられます。
 

人事業務のクオリティが上がる

業務を専門業者に外注することによって人事業務のクオリティが向上ができます。

例えば
■毎年のように改定される労働関連法令や社会保険制度の内容に沿った社内規程の変更や業務フローの改定
■社員教育・研修の質の向上
■専門のコンサルティングによる人事制度の見直し
■より使いやすい人事情報システム構築  など

専門性の高い業務を、外部の専門家に委託することで、外部のノウハウを生かした質の高い人事業務が期待できます
 

人事業務の安定化効率化

全ての業務に言えることですが、業務が属人化することによって、担当者の急な退職・休職があった場合、業務に支障をきたす恐れがあります。人事担当者が数名いれば、引継ぎ等も比較的スムーズに行われるでしょうが、一人の従業員で賄っている場合は、全く知識のない従業員に引継ぎを行わなくてはなりません。

それに対して外注業者は、人事の知識を持つ専門家の集まりですので、仮に自社の担当者が退職しても、すぐに専門知識をもつ他の社員がフォローに入ることが可能です。

また、業務量の増減に対して外注量をコントロールすることによって、自社の業務量を安定させることもできるのです。

人事業務を外注するデメリット

自社に人事ノウハウの蓄積ができない

外注するすべての業務に言えることですが、高い専門性のある分野を外注してしまうと、自社に業務のノウハウは蓄積できません。ノウハウを蓄積する時間や手間、失敗を回避するための外注化なので仕方がありません。

しかし、何らかの理由で外注継続ができなかった時にあわてないためにために、外注先に業務仕様書を作成してもらうことや、定期的な業務のすり合わせをしておくことなどが必要でしょう。
 

予想以上のコストがかかることも

外注に出せば必ず人件費が削減されるとは限りません。今まで自社内で十分に対応できていなかった業務の追加や予定にはなかったオプションサービスの利用など、人事業務のクオリティを挙げることによって予定よりコストがかかってしまうことがあります

このようなことを防ぐために、
■どこまでを外注にお願いするかどうかの見極め
■改善で得られる節減効果と予算との兼ね合い

この二つの点を念頭にどのようにコストをかけていくかの全体像を作らなければなりません。また、コスト面だけでなく、改善で得られるであろう従業員のモチベーションや能力の向上、人事管理業務の効率化などをよくよく加味して考えましょう。
 

対応に遅れが出る・柔軟性がない

外注に依頼すると業務にワンクッション入るのでどうしても対応が遅れがちになります。特にイレギュラーな事態が起こった場合、導入前よりも時間がかかってしまうこともあります。
代行業者もイレギュラー対応を繰り返し、ノウハウを蓄積することによって、よりスムーズな運用が可能となっていきます。しかし、運用が軌道に乗るまでは、ある程度のトラブル・業務の負担増加を覚悟しなくてはいけません。
 

個人情報の取り扱いに不安がある

人事の情報は従業員の個人情報の塊です。この情報を社外に出すことになりますので当然情報漏えいの不安もあります。近年では、クラウド型の人事システムを運用している業者も多いですので、なおさら充分なセキュリティー対策が必要となります。

人事業務外注の選び方

一部外注化か全て外注化か

一部の人事業務を委託するのかすべてを総括的にサポートをお願いしたいのかでも選ぶ代行業者が変わってきます。特に人事業務は専門性の高い業務が多いので、頼みたい業務によって選ぶべき外注業者が変わります。

例えば
■採用のサポートをして欲しい
■社員教育のフォローが欲しい
■研修・講習の紹介をして欲しい
■労務管理・給与明細・社会保険等の対応をして欲しい

といった、具体的な希望があるならそれに特化した業者を選んだ方が安心ですし、料金も比較的はっきりしているので絞りやすいでしょう。

逆に、人事戦略から総括的にサポートして欲しい、もしくはいずれは利用したいと考えているなら、すべての業務に対応できる代行業者を選ばなくてはなりません。
人事業務は会社によって規模や内容が大きく異なるので、全体を総括したサポート料金はネット上では料金を明確にされていない業者が多いです。まずは見積もりを取ることから始めましょう。
 

実績の有無

具体的な企業との実績が挙げられているかどうか、自社と同業種の対応実績があるかも選ぶ一つのポイントとなります。
具体的な企業名を挙げることができるということは、相手先の企業に信頼されているとみることができ、一つの信頼バロメーターとなります。
 

見積もりが明確かどうか

どこまでの業務内容にどれだけ料金がかかるのか明確にされているかも確認をしなくてはなりません。人事業務は、専門的な範囲も多く、各業務にはっきりと区別がつきにく一連の業務となります。
どこまでの対応をしてもらえるか、追加料金はかかるのかなどはっきりとした見積もりをしてもらいましょう。見積もりだけでは、明確ではない場合は事前によく確認をしなくてはなりません。

以上のように、外注業者を絞り込むことが可能です。
そして、いずれの業務を外注するにしろ、最終決定をする前に3~4社程度見積もりと事前相談をしっかりすることが大切です。

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株式会社 トライアンフ

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まとめ

従業員の管理・育成をになう人事業務は、現在はもちろん未来の会社運営のために必要不可欠なものです。適材適所の適切な人事戦略をもって、会社の業務をより加速させるため人事業務の専門家の手を借りるのも一つの手段になります。社内の人事部だけでは、できない業務の改善や提案を、社外の代行業者を通すことによって得られることもあるからです。

従業員は会社の財産です。自社の従業員がよりよく働くことができるよう整えるのが会社の大きな役割と言えるでしょう。従業員が生き生きと働くことが、会社の業績を上げる下支えとなるのです。

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