まずはムダを洗い出そう！ 業務効率化のアイデア出しのポイントから改善策、得られる成果までを紹介
生産性向上のため、業務効率化が強く求められている昨今。今ある業務をより早く、より正確に、より低コストで行うよい方法はないか……と、悩んでいる人も多いはず。
とはいえ、業務効率化のアイデアはそう簡単に思い浮かばないですよね。
業務効率化のアイデアを出す前に、ムダ・非効率だと思う業務を洗い出してみましょう。「そもそも、なくてもいいのでは？」「一つにまとめられるのでは？」……といった視点からみていくと、次々にアイデアが出てくるはずです。
また、業務効率化のアイデアは、会社・グループで実践できること、一人ひとりのちょっとした心がけでできること、ITツールやクラウドサービスの利用、アウトソーシングするなど、様々な観点から考えることができます。
この記事では、業務効率化のアイデアを出す視点から、具体的なアイデア、実践によって得られる成果までを紹介します。
1.業務効率化のアイデアを出す前に
業務効率化のアイデアを出す前に、まずはムダ・非効率な業務を洗い出す必要があります。とはいえ、そう簡単には出てこないものです。
そこで、次の視点で考えてみると、日ごろ行なっている業務のムダや非効率な部分が見えてきます。
なくしたほうがいい業務はないか？
【例】形式的に行なっている意味のない会議。ほとんど活用されることのない資料の作成。
・改善のアイデア→無意味な会議や資料作成の業務をなくしてみる。
集約したほうがいい業務はないか？
【例】似たような仕事を別々の部署の2人の担当が行なっている。同じメンバーが出席する会議を別々の日程でセッティングしている。
・改善のアイデア→似たような業務は集約して1人に任せる。同じメンバーが出席する2つの会議は1日にまとめて会議時間と移動時間を短縮する。
作業の手順のせいで非効率になっている業務はないか？
【例】企画書作成後に上長に確認すると、そこから大幅修正が発生して手間がかかる。
・改善のアイデア→ラフ案の段階で上長に相談・確認して作成し、作成後の大幅修正を防ぐ。
こだわりすぎている業務はないか？
【例】社内会議用の資料を社外プレゼン資料と同じクオリティで、パワーポイントで作成している。
・改善のアイデア→社内会議用の資料はワード文書で、必要最低限のクオリティでよしとする。
2.会社・グループで実践できる業務効率化のアイデア
では、具体的にどんな業務効率化のアイデアが考えられるでしょうか？
会社やグループで実践できる、業務効率化のアイデアを紹介します。
書式の統一で資料作成を効率化
書類のフォーマットがそろっていないと、そのフォーマットに慣れていない人が、その書類を使って入力作業を行う際、体裁を確認する作業が発生して時間がかかります。
また、作業をしている途中で必要な情報が抜けていることに気づき、業務が中断されてしまうこともありえます。
書式を統一することで、こうした非効率を解消できます。
ワークフロー/マニュアルを作成する
ルーティンワークや単調な作業は、だれがやっても同じ作業時間であるのが理想的です。しかし、組織の業務のなかには属人化し、作業効率に差が生じるどころか、担当者でないとできないものもあるでしょう。
また、ごくたまにしか発生しないためやり方が定着していない業務は、やり方を確認しながら行うため時間がかかってしまいます。
こうした業務は、ワークフローやマニュアルを作成することで効率化できます。
決裁権を分散する
新規プロジェクトを始めるときなど、企画書や稟議書を作成して組織の最終決定権者まで決裁を受けるというのが一般的です。しかし、この期間が長いために、業務の進行に支障をきたすこともあります。
特に大手企業では、決裁のプロセスが複雑だったり決裁者が不在で処理が滞ったりして、決裁が下りるまでに１週間以上かかることも珍しくないようです。
プロジェクトリーダーなど現場のメンバーに決裁権を付与すれば、時間的なロスがなくなり、業務効率を上げることができます。
担当者の変更/配置の見直しを行う
マーケティング案件は製品や市場に詳しい人に、海外案件は外国語が得意な人にといったように、適材適所で人員を配置することは、業務効率化につながります。
適材適所にすることで、それまで2人で3日かけて行っていた業務を1人で2日に短縮できることも。業務のスピードだけでなく、質が上がることも期待できます。
業務を分担する
チームなどで仕事をする場合、極端に多くの業務を担っているメンバーがいたら、仕事量が均等になるよう調整する必要があります。
なぜなら、一人に仕事量が偏っているとその人のところで業務が滞ってしまい、それがチーム全体の作業進捗の遅れにつながるからです。
仕事量を調整した結果、人員不足であることがわかった場合は、人を増やすことも検討しましょう。
ミス・失敗の原因を共有する
ミスや失敗には、業務改善の多くのヒントが隠されています。ミスや失敗をしたらそのままにするのではなく、会社やチームで原因を探り防止策を考えることが、業務効率化につながります。
ITを活用する
IT活用は業務効率化に大変有効です。ITツールの活用によって、ルーティンワークを仕組化し業務の属人化を防止できる、情報・ナレッジやノウハウを社内全体で共有できる、社内のコミュニケーションを簡素化できる、などの効果を得られます。
また近年、大手企業を中心に、ロボットによる単純作業の自動化（RPA；ロボティック・プロセス・オートメーション）が進んでいます。
「ロボットによる」と聞くと、“人型ロボット”が業務を行う姿をイメージする人もいるでしょう。しかしそうではなく、RPAとは、パソコンの中にある“ソフトウェア型のロボット”が、業務を自動処理するという概念です。
たとえば、1件当たり数分かかっていた請求書入力にRPAを導入して20秒程度で処理する、1時間おきに社内データにアクセスしてデータを取得しエクセルにコピーするという単純作業をRPAで自動化する、といったことが可能となります。
RPA導入により、業務効率化とコストダウンを実現することができるので、コア業務にコストやリソースをあてる余裕が生まれます。
※ITツールについては、「4.IT活用による業務効率化のアイデア」で紹介します。
3.個々で実践できる業務効率化のアイデア
個人でできる業務効率化のアイデアもあります。一人ひとりが日々行うちょっとした心がけが、業務時間短縮や効率化に大きく影響します。
通勤時間・午前中・退社前に業務を整理する
通勤電車でその日に行う業務をイメージする、出社後にその日に行う業務を書き出す、退社前にやり残した業務やその週のうちに片づけなくてはならない業務を確認するといった習慣で、業務の優先順位をつけやすくなり、効率よく業務を行うことができます。
こだわりすぎない・完璧さを追求しない
資料などを作成する際、クオリティにこだわることは大事ですが、必要以上にこだわってしまうことはありませんか？ こだわりは、依頼者の目的達成に貢献するものでなければ非効率なものとなります。
完璧さを追求するのではなく、依頼者の目的に意識を向けることで、“こだわりすぎ”にストップをかけることができます。
「もっと簡単にできないかな？」という感覚を大切にする
「面倒な作業……。もっと簡単にできないかな？」という発想から、業務効率化は始まります。やり方を改善するなど自分なりに工夫することで、業務を効率化できます。
要領のよい人の行動をまねる
効率的で生産性の高い人を観察したり、そのコツを聞いたりしてやり方をまねるのも、業務効率化の一つの方法です。
4.IT活用による業務効率化のアイデア
ITの活用は、業務効率化を飛躍的にアップさせます。そうとわかっていても、IT活用でどんな業務を効率化できるのか、どこから手をつけたらいいのかなどの疑問から、なかなか導入に踏み切れない人も少なくないのではないでしょうか。
そこで、IT活用のねらいと効果的な導入のポイント、業務効率化に役立つITツールについて紹介します。
IT活用のねらい
IT活用によって、次のような効果を期待できます。
・ルーティンワークを仕組化→業務時間短縮、業務の属人化を防ぐことができる
・社内コミュニケーションの簡素化→情報伝達を効率的に行える
・情報・ナレッジやノウハウを社内全体で共有→情報共有を効率的に行える
IT活用で業務効率化を成功させるコツ
単にITを導入するだけでは、期待した効果を得られないこともあります。導入効果を最大限に得るためには、次のポイントをおさえる必要があります。
・ITの知識をもった人材と一緒に進める（社内にいなければ外部のコンサルなどに依頼）
・IT活用のための研修を導入前に行うだけでなく、導入後も継続的に行う
・効果の測定を実施する
業務効率化のためのITツール
業務効率化に役立つITツールには、様々なものがあります。ここでは、よく知られているものからいくつか紹介します。
チャットツール
グループ（情報共有の部屋）をつくり、その部屋に情報を投稿すればメンバーに同時に発信できる。画面をスクロールすることで、やりとりの履歴を簡単に確認できて便利。インターネットに接続されていれば、どこにいてもコミュニケーション可能。
・Chatwork（チャットワーク）
日本で開発され、世界中で使われるようになった定番ツール。デザインが簡易化されているため使いやすい。音声・ビデオ通話、タスク管理ができる。
https://go.chatwork.com/ja/?click=header-navi
・Slack（スラック）
アメリカ発祥のツールで、エンジニアに人気がある。音声・ビデオ通話ができ、外部のツールと連携させる機能があるのが特徴。
・ LINE WORKS（ラインワークス）
すでにおなじみのSNS「LINE」のビジネス版。PC版アプリでパソコン画面をグループメンバーと共有しながら音声通話ができるのが特徴。
https://line.worksmobile.com/jp/
WEB会議ツール
メンバーで話し合ってすぐに決定したいことがあっても、営業担当者が外出続きでなかなかメンバーがそろわない場合があります。また、育児や介護のため毎日出社できないメンバーがいることもあります。
そのような不便さを、次に挙げるITツールを活用することで解消できます。インターネットを使用できる環境であれば、だれでもどこからでもWEB会議に参加できます。
・Skype（スカイプ）
無料でWEBの通話やチャットができる。パソコンだけでなく、スマートフォン・タブレットにも対応しています。固定電話への通話も可能な点が特徴。
・Googleハングアウト（グーグル ハングアウト）
無料でWEBの通話やチャットができる。グループハングアウト（チャット）は 150 人まで、ビデオハングアウト（ビデオ通話機能）は 10 人まで同時に参加可能。
https://hangouts.google.com/?hl=ja
・Apper.in （アピアイン）
無料で利用する場合は同時通話人数が4人まで。アプリケーションをダウンロードしなくてもすぐにWEB会議ができる。操作も簡単なので、初めてapper.inを使う人との会議もスムーズ。
・FreshVoice（フレッシュボイス）
日本で開発されたWEB会議システム。テレビ電話に匹敵するクオリティでありながら、セキュリティ面でも優れており、病院・教育機関などが導入している信頼性の高いシステム。
情報共有のためのツール
個々がもっている情報やナレッジを一元管理することができるツールです。情報共有だけでなく、データを探す時間を減らすことができるメリットがあります。
・Evernote Business（エバーノート ビジネス）
各種プロジェクト、タスク、顧客情報、議事録など、業務に必要なすべてのデータを一元管理してチーム全員で共有できる。
https://evernote.com/intl/jp/business
・ Eight（エイト）
社内の名刺を一括管理できるツール。手間なく組織の人脈を集約し、すぐに活用できる。
5.アイデア以外で業務効率化を行う方法
業務効率化には、アイデアを出して行う以外にも、クラウドサービスの活用やアウトソーシング、組織・人事コンサルタントなどに依頼する方法があります。
社内・チームでアイデアを出し合う時間が十分にとれない、すでにあるサービスを利用して業務効率化に取り組みたい、コンサルタントのアドバイスを得ながら取り組みたいといった場合には、次に挙げる方法で業務効率化を進めることもできます。
業務系クラウドサービスの活用
人事部や経理部、法務部などのバックオフィス業務効率化の課題を解決してくれるクラウドサービスが増えています。
クラウドサービスの活用により、「勤怠管理」「人材管理」「給与計算・経費精算」「会計・経理」「法務」などで生じる、情報管理や入力作業・更新などの業務を効率化することができます。
よく知られているクラウドサービスとして、次のサービスを挙げることができます。
・kintone（キントーン）
ソフトウェア開発会社のサイボウズが提供しているクラウドサービス。顧客管理や交通費申請、お弁当発注、セミナー管理など、自社の業務に合わせて様々な業務システムを追加・カスタマイズ可能。
https://kintone.cybozu.co.jp/jp/whatskintone/sim_mov/?trflg=1
・freee（フリー）
毎月発生する経理作業を一気に効率化できる。経理・簿記の知識がなくても、仕訳や決算作業を簡単に行うことができる。経費精算など、会社運営に欠かせない業務も充実。
・jinjer（ジンジャー）
社内でバラバラに管理されていた人事業務を一つのプラットフォームに集約し一元管理することで、人事業務を大幅に効率化できる。
アウトソーシングの活用
アウトソーシングとは、業務を外部の業者や個人事業主に依頼することです。従業員を採用することなく案件単位で依頼できるので、コストを抑えつつ業務を達成できるメリットがあります。
なかでも最近注目されているのが、オンラインアシスタントサービス。専門スキルをもった在宅アシスタントが、企業のバックオフィス業務を中心に請け負うサービスです。
たとえば、継続利用率97%以上の「HELP YOU」は、
・ 採用/人事
・ 秘書/総務
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などに関する、あらゆる業務を代行することができます。
■HELP YOUの業務依頼事例はこちら→こんなご依頼が可能です | HELP YOU
■HELP YOUの導入事例はこちら→導入事例 | HELP YOU
組織・人事コンサルタントの活用
組織・人事コンサルタント（組織・人事コンサル）は、組織や人事が抱えるあらゆる課題を解決するプロフェッショナルで、業務効率化も行なってくれます。
組織・人事コンサル導入により可能となる業務効率化の例
■BPR（ビジネス・プロセス・リエンジニアリング）
既存の業務内容や業務フロー、組織構造、ビジネスルールを全体的に見直して再構築。
■人事業務のIT化
ITを活用して人事業務を効率化。
■シェアードサービス化
グループ企業や企業内の事業部ごとの人事など間接部門・サービスを1カ所に集約し、コスト削減と業務効率化を実現。
参考：組織・人事コンサルがしてくれることは？ メリットや選ぶポイントを紹介
6.まとめ
「業務効率化」というと、作業効率アップやコスト削減などに意識が集中してしまいがちです。
しかしその本来の目的は、業務効率化で生み出された時間を使い一人ひとりがコア業務に集中することで、会社全体の生産性を高めることにあります。
業務効率化とは、個々のモチベーション向上とクライアントへのサービス充実のために行うもので、それが結果的に会社の成長につながるのだという認識で取り組みましょう。