パーソナル秘書は、中小企業の経営者やマネージャーの業務を支援し、日々のタスクを効率化するオンラインでのアシスタントです。
スケジュール調整や資料作成、経理・採用サポートなどを代行し、経営のスピードと生産性を高めます。近年は「AIパーソナル秘書」も登場し、人の秘書との使い分けが注目されています。

本記事では、パーソナル秘書の特徴や依頼できる業務、費用相場、AI秘書との違いをわかりやすく解説。
最後に、信頼できるパーソナル秘書サービスも紹介します。

パーソナル秘書とは

パーソナル秘書とは、直訳すると「個人秘書」のことです。オンライン秘書とも言います。その業務範囲は従来のようなメール対応やスケジュール管理だけに留まりません。

また、指示を受けて動くのではなく、パーソナル秘書が先回りをして必要な雑務を進めたり、業務改善の提案をしたりすることもあります。

自分の手が足りない・目が届かないところを自分の代わりにケアしてくれる、それがパーソナル秘書の魅力といえるでしょう。

パーソナル秘書とAIパーソナル秘書の違い

パーソナル秘書とAIパーソナル秘書は、サポートの手段や得意分野が異なります。

AIパーソナル秘書は、スケジュール管理やメール整理、データ分析など、定型的なタスクを自動で処理するのが得意です。
一方で、パーソナル秘書（人のサポート）は、相手の意図をくみ取った判断や、臨機応変な対応、関係構築など、人間ならではの柔軟性を発揮します。

 
業務効率を重視する場合はAI、品質や信頼性を重視する場合は人の秘書、というように目的に合わせて使い分けるのが効果的です。

パーソナル秘書のメリット

社内でもできる仕事をパーソナル秘書に依頼する以上、外注するだけの費用対効果があるのかが一番気になるところですよね。

パーソナル秘書を導入すると、次の3つのメリットがあります。

• コストを削減できる
• 採用や教育の手間がかからない
• 業務の生産性が向上する

コストを削減できる

専門的なスキルを持ったパーソナル秘書に業務を外注することで生産性が上がり、結果的にコストの削減につながります。

例えば、スケジュール管理用の新しいソフトウェアを導入した場合を想定してみましょう。

担当者は使い方をマスターするためにマニュアルを熟読したり、オンライントレーニングを受けることになり、本来注力すべきコア業務とは別の雑務に時間を取られてしまう可能性があります。

しかし、もともとスケジュール管理ソフトの使用経験があるパーソナル秘書に依頼すれば、担当者は余計な作業に時間をかけることなくソフトウェアの導入が可能になります。

さらに、正社員・派遣社員にかかわらず、社内に人員を配置すると恒常的に一定の人件費が固定費としてかかります。

それに対して、パーソナル秘書の場合は依頼した業務の分のみ費用がかかります。つまり、パーソナル秘書を雇う費用は固定費ではなく外注費として変動費化できるのです。

業務の忙しさや状況に合わせてパーソナル秘書に必要な業務だけを発注すれば、固定費を減らして余分なコストを抑えることができます。

採用や教育の手間がかからない

新しく社員を雇う場合、採用選考や人材教育には多くの手間と時間を要します。

しかし、パーソナル秘書の場合は、サービス業者が企業側の希望に合わせて人材リストの中から適任者を選んでくれるため、依頼側での選定作業は不要です。

また、依頼したい業務のスキルをすでに持っている人材が担当者となるため、業務遂行に必要な引き継ぎや打ち合わせをした後は即戦力として業務にコミットしてくれるでしょう。

業務の生産性が向上する

パーソナル秘書は、アシスタント業務のエキスパートです。最低限の指示と説明からその企業に必要なアシストを導き出し、業務を進めていきます。

その間に企業側は営業、商品開発、ブランド戦略などの社内でしかできないコア業務に集中することができます。

さらに、社内に専門スタッフがいない業務やノウハウがない業務などを依頼すれば、社内でおこなうよりも質の高い成果が得られることもあるでしょう。

パーソナル秘書に依頼できる業務

パーソナル秘書は、経営者や管理職の負担を軽減するために、幅広い業務を代行します。
ここでは、具体的にどのような業務を依頼できるかを分かりやすく解説します。

• 秘書業務
• 経理
• 総務
• 人事・採用
• 営業サポート

秘書業務

意思決定が不要な情報整理、対応など、ほぼすべての雑務を依頼できます。

やり取りにはクラウドツールやタスク管理用のソフトを利用することが多く、担当者とのコミュニケーションに時間を取られずにコア業務に集中できます。

• スケジュール管理・調整
• メールチェック・対応
• 出張手配
• 会議資料の作成
• 名刺作成・手配
• 会食手配、贈答品のリサーチ　など

経理

細かな作業や数字の確認が多い経理業務は、忙しい経営者にとって悩みのひとつといえるでしょう。

社内に経理担当者がいない中小企業では、外注スタッフのバックアップで周辺業務を効率化しているケースが増えています。

• 見積書・注文書・納品書・請求書の発行
• 入金確認・領収書の発行
• 支払業務
• 経費管理　など

総務

バックオフィス業務の専門家が面倒な雑務を一手に引き受けてくれます。細かいタスクの積み重ねでコア業務の時間が削られていると感じている方におすすめです。

• お礼状やお詫び状などの書状データ作成
• 一般事務処理
• データ入力、整理
• 社内行事の企画、運営
• 社内通達、社内報作成
• 設備投資や備品購入の見積り比較　など

人事・採用

応募書類のスクリーニングから候補者への連絡作業まで、採用プロセスはとても工数のかかる業務です。他の業務担当者が兼任したことで、本来の業務が全く進まなくなるという事例も少なくありません。

パーソナル秘書を導入すれば、選定などの重要な業務は社内担当者がきちんと関わりながらも、時間のかかる雑務は秘書にまとめて外注できます。

• 人材募集業務（媒体選定、求人広告作成など）
• 選考業務、業務補佐（書類選考、面接手配、合否連絡など）
• 入退社関連の業務
• 勤怠、有給休暇管理
• 人事評価、査定に関する業務
• 社員研修手配
• 人事異動計画の社員情報更新　など

営業サポート

経営者や営業最前線の担当者にとって、新規開拓や交渉と同時にプレゼン資料の作成を進めていくのは、簡単なことではありません。

営業サポートのパーソナル秘書を導入することで、クライアントが求めている情報やデータを正確かつスピーディーに提供することができます。

• プレゼン資料作成
• 顧客管理（データ更新作業）
•  業界マーケットリサーチ
•  データ、書類の収集・分類・整理
• 業界の最新情報の調査と共有
•  KPI管理、予実管理
• ホームページ更新　など

ここまでに紹介した一般的なバックオフィス業務以外にも、パーソナル秘書が担当できる業務領域はさらに広がっています。
Webサイト更新やSNS運用などのマーケティング業務、クリエイティブ制作など、より専門性の高い業務を取り扱う業者も多数あります。

依頼したい業務を明確にして、その取扱いが可能な業者を探すことがポイントです。

★こちらの資料では、実際に依頼されている業務をランキング形式で紹介します。自社の参考にぜひご覧ください。

パーソナル秘書の費用相場

パーソナル秘書を導入したい場合、どのくらいの予算が必要なのでしょうか？

サービス業者ごとに値段設定はさまざまであり、また依頼する仕事量、納期、専門スキルなどによっても異なります。

いくつかのサービス業者の費用相場を比較したところ、相場の参考としては、月30時間の契約で11万円～、60時間で15万円～が目安となるでしょう。

サービス業者によって契約条件や期間も細かく異なるため、まずは費用の問い合わせをして内容を確認することが重要です。その際は、ぜひ見積もりも依頼しましょう。

パーソナル秘書を選ぶポイント

パーソナル秘書を選ぶ際は、対応できる業務の幅や費用だけでなく、セキュリティや実績なども確認することが重要です。

ここでは、選定時に注目すべきポイントを整理します。

• 対応業務範囲
• 費用
• セキュリティ体制
• 実績

対応業務範囲

パーソナル秘書と一口にいっても、サービス業者によって業務範囲が大きく異なるので注意が必要です。

業者を選定する前に、まず自社が発注したい内容を細かく書き出してみるとよいでしょう。

例えば、業務内でどんなソフトウェアを使う可能性があるのか、マーケティングやクリエイティブ制作などの専門領域についても依頼するのかなどを明らかにすることで、検討事項も明確にできます。

費用

パーソナル秘書の場合、基本的には継続的に依頼をすることが想定されるため、長期的な予算を念頭に置いて業者を比較検討しましょう。

サービス業者によっては、さまざまなパッケージやプランが用意されています。
依頼したい業務内容や範囲、求めるクオリティ、そして予算から自社に合った業者を選んでください。

セキュリティ体制

見逃しがちな選定ポイントとして「セキュリティ体制」があります。
パーソナル秘書の業務では、メールのやり取りやデータ入力などで、クライアントや取引先の個人情報を共有する機会も多くあるでしょう。

万が一こうした個人情報が漏洩した場合、大きなトラブルにつながります。サービス業者がどんなセキュリティ対策をとっているのか、事前に必ず確認しましょう。

また、個人情報保護の第三者認証制度Pマーク（プライバシーマーク）の取得は、一つの判断基準となります。

この認証をとるためには、企業がさまざまな個人情報保護の基準を満たしていることを証明しなくてはいけません。つまり、セキュリティ対策の甘い会社には取得ができない認証マークです。

このような第三者機関からセキュリティ体制を評価されているサービス業者を選ぶと安心でしょう。

実績

最後に大切なのは、やはりサービス業者の実績です。導入している企業の数や継続率などをチェックして、信頼できる企業かどうかを判断しましょう。

さらに、どんな業界や業種の取り扱い実績があるのか、自社のマーケットに合いそうかも合わせて確認できるとよいでしょう。

パーソナル秘書サービス比較5選

これまでのチェックポイントをふまえ、以下の5つの会社を比較してみましょう。

HELP YOU（株式会社ニット）

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なアシスタントによるサポートと、ツールを活用した自動化で貴社の業務効率化に貢献します。

 
▼HELP YOUサービスの詳細を知りたい方は、こちらの資料もご覧ください

▼HELP YOUのユーザーレビュー・口コミ
管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー｜ミナオシ

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが合っているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！

HELP YOUの対応事例

あるWebコンサルタント企業でのHELP YOU導入事例を紹介します。
HELP YOU導入前は、仕事が多すぎて自分だけではタスクを管理しきれなくなっていること、それによってタスクのやり忘れが起きていることが課題でした。

そこでHELP YOUを導入し、タスクを一箇所で確認できるように整理しました。また、締め切り前にはアシスタントが業務のリマインドをおこないます。

HELP YOU導入後、クライアント様がこれまでかけていた作業時間はアシスタントとの連絡に使う10分のみに短縮。さらにタスク忘れも減少しました。

担当者様はアシスタントのサポートによって、業務内容や優先順位を正確に把握・整理できるようになったことでコア業務に集中できるようになり、導入のメリットを実感しているそうです。

★パーソナル秘書を導入した企業の具体的な声を知りたい方は、こちらの資料をご覧ください。導入の背景や効果を紹介しています。

CASTER BIZ（株式会社キャスター）

株式会社キャスターが運営するリモートアシスタントサービスです。

日常業務から専門領域の業務まで幅広い取り扱いがあります。地方の働き手やフレキシブルな時間帯で働きたい優秀なサポートスタッフをすべて自社選考で採用しています。

クラウドワーク スエージェント（株式会社クラウドワークス）

株式会社クラウドワークスが運営するサービスです。同社が運営する日本最大級のアウトソーシングマッチングサイト「クラウドワークス」の登録者から、適切な人材を紹介してくれます。

i-STAFF（ファイブスターネット株式会社）

ファイブスターネット株式会社が運営するオンライン事務代行サービスです。
オンラインサービスがメインですが、オフラインでしかできない業務も取り扱いがあるのが特徴の業者です。

紙書類のファイリングやハガキ、請求書などの発送代行業務もi-STAFFに各書類を送付すれば対応してもらえます。

Radice（株式会社Radice）

株式会社Radiceが運営する業務アシスタントサービスです。事務・経理・人事からWeb制作まで幅広く支援してくれます。契約期間の縛りがなく、必要なときに柔軟に利用できる点が特徴です。

★自社に最適なパーソナル秘書の選定に迷ったら、HELP YOUまでお問い合わせください。対応業務や料金プランなどを、専門スタッフが丁寧にご案内いたします。

パーソナル秘書のまとめ

パーソナル秘書やパーソナルアシスタントは、従来のようなサポートスタッフの域にとどまらず、さまざまな専門領域のタスクを担当できます。

そして、パーソナル秘書の導入により以下のように問題点を解決することができます。

• 人材リソースや専門知識の不足による業務の効率ダウンを解消
• 固定人件費を減らし、効率的にコストダウン
• コア事業に集中し、売上や事業拡張に集中できる体制を作る

どんな企業や部署でも一度は導入を検討をする価値があるサービスだといえるでしょう。

業務効率化に興味のある方、コア事業に集中できていないという課題のある企業の方は、ぜひパーソナル秘書の導入を検討してみてはいかがでしょうか？

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