手間のかかるデータ移行はアウトソーシングで効率化！
「データ移行」とは、紙の書類のデータ化やツール間のデータ移管など、データをある場所から別の場所へ移動することを言います。
データ移行は、テレワークやDX推進においてビジネス環境を整えるための重要な要素であると同時に、企業が直面する非常に困難なタスクの一つでもあります。
なぜ、データ移行は重要なのでしょうか？
なぜ、データ移行は困難なのでしょうか？
この記事では、データ移行の重要性とそのメリット・デメリット、データ化作業の方法を紹介します。
紙書類の電子化や大量データの移管作業を検討している方は特に、データ移行作業の第一歩として参考にしてください。
データ移行の重要性
以下のグラフは、「経理プラス」が全国のビジネスパーソンを対象に行った調査結果をもとに作成したものです。この調査によると、「コロナ禍に紙書類が理由で出社した経験がある人」はなんと84.5%という結果でした。
参考：経理プラス「【経理調査】紙書類処理 『月10時間以上』が半数近く？」より作成
また、テレワークを実現できた要因に関する質問では、「社内/外部とのやり取りに関わる紙書類のペーパーレス化」を挙げる声が多くありました。
これらの調査結果から、テレワーク普及やDX推進において、データ移行は重要な要素であると考えられます。
データ移行のメリット
テレワークの普及やDX推進にあたって重要な要素となるデータ移行ですが、その作業を行うことで企業は多くのメリットを享受できます。
情報の検索・共有
データ化した情報は検索・共有がしやすく、仕事の効率アップにつながります。
紙の書類をデスクやキャビネットなどの保管場所から探し出すのは、多くの手間と時間がかかります。データ化してあれば、数秒で必要なデータを検索できるうえに、テレワークや外出先での利便性も高まります。
省スペース・コスト削減
紙書類を扱っていると、保管する倉庫や資料室の管理費、印刷費などさまざまなコストがかかります。書類をデータ移行すれば、書類を保管するスペースも印刷費も不要なため、省スペース・コスト削減が可能です。
セキュリティ強化
データ化することで情報漏洩や紛失・破損などのトラブルを防ぎやすくなります。データ化されていれば紙の書類を物理的に持ち運ぶことはなくなるため、出先での紛失のリスクがありません。
また、データ化によってアクセス制限や閲覧制限を設定できるため、関係者以外に情報が漏洩するリスクも抑えられます。
さらに、パソコンやサーバーが故障や盗難に遭ったとしても、クラウド上のバックアップからデータの復元が容易にできる点も大きなメリットです。
データ移行のデメリット
データ移行には多くのメリットがありますが、デメリットも抱えています。データ移行のデメリットについても把握しておきましょう。
作業に膨大な時間と手間がかかる
紙で保存していた資料などのデータ移行をするには、資料のスキャンやデータの整理など、莫大な時間と手間がかかります。
そのため、データ化の必要性はわかっていても、
「普段の業務に追われてなかなか取り組めない…」「どこから手をつけて良いかわからない…」
と悩みを抱えているケースも多いでしょう。
自社だけでは対応できない…という場合には、アウトソーシングの利用が有効です。
莫大な手間と時間がかかるデータ移行作業を外注化すれば、通常業務の効率を下げずにデータ移行が遂行できます。
データ移行のアウトソーシングなら「HELP YOU」
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するアウトソーシングサービスです。
経理、営業事務、人事・労務・採用、総務からマーケティング業務まで、幅広い業務に対応します。
データ化・データ入力に関しては、以下のような業務に対応可能です。
| 対応可能業務 |
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| 特徴 |
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| セキュリティ体制 |
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「HELP YOU」では、お客様に安心して業務をご依頼いただけるよう、機密情報を扱う業務やオフライン対応が必要な業務は、セキュリティ対策を徹底した自社センターにて対応します。
詳細は以下の資料をダウンロードしてご覧ください！
また、「週に1～2時間の業務」や「月に50枚の請求書のPDF化」など、お客様のご要望に合わせた小ロット単位での作業にも対応可能です。
「どんな業務をどこまで依頼できるか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！
HELP YOUのデータ移行事例①
DCM株式会社さまのデータ移行事例を紹介します。
DCM株式会社は、DCMカーマやDCMダイキなどで知られるホームセンターを経営する企業です。同社ではDX推進のプロジェクトに伴い、大量のデータ移行作業が必要に。
そこで、契約社員や派遣社員による内製化を考えたものの、それらのスタッフを管理監督する社員の負担が増えてしまうことから、HELP YOUへの外注を決意しました。
ご担当者様は「もしもアウトソーシングした作業を自分ですべて行っていたとしたら、恐らく1500時間ほどかかっていた」と工数削減を喜び、「現場に負担をかけず、プロジェクトが進んでいくことは一番のメリット」とアウトソーシングの効果を語っています。
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HELP YOUのデータ移行事例②
ある障がい者就労支援企業様が、HELP YOUにデータ移行作業を依頼した事例を紹介します。
クライアントは、議事録の管理を効率化すべく議事録を保管・管理する新サービスを導入しました。そこで、旧サービスで使用していたデータの移管作業が必要に。
しかしながら、社内のリソースは限られており、データ移行作業を担当する人材が見当たらずに困っていました。
そこで、HELP YOUにデータ移行作業をアウトソーシングすることに。その結果、クライアントは指示をするのみで実作業は不要に。社内の負担を減らしながら、2時間50分もの工数を削減できました。
ご担当者様からは「新しいサービスを導入したものの、データ移管作業が必要だったので、対応していただけて助かりました！」と満足のコメントをいただきました。
▼データ移行やデータ入力の事例を詳しく知りたい方は、こちらの資料もご覧ください！
データ移行のまとめ
データ移行は、コスト削減やセキュリティ強化ができるうえに、情報検索・共有がしやすくなるなど、業務効率化につながるメリットがたくさんあります。
その一方で、データ化の作業には膨大な時間と手間がかかるというデメリットも。
データ移行に割く時間やリソースがない…とお困りの企業には、アウトソーシングが有効です。
アウトソーシングを活用して、業務効率を下げずにデータ移行を進めてみませんか？
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