公益財団法人ライフ・エクステンション研究所 財団事務局総務部広報課 宮崎 由紀子様
インタビュアー　株式会社ニット　森田茉美

医療業界において「人手不足」や「医師の働き方改革」への対応が急務となる中、限られたリソースでの情報発信は多くの組織が抱える課題です。 東京都台東区で永寿総合病院などを運営する公益財団法人ライフ・エクステンション研究所では、若手職員のキャリアチェンジに伴う退職により、広報担当者が1名になるという窮地に直面しました。

「広報を止めるわけにはいかない」——。その想いで導入したのが、オンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU」。専門性の高い医療情報の発信をどのようにアウトソースしているのか、広報課の宮崎様にHELP YOU導入の背景や成果についてお話を伺いました。

400床の急性期病院から健診センターまで。地域医療を支える3施設を運営

──まずは、公益財団法人ライフ・エクステンション研究所様の事業内容についてお教えください。

当財団では、機能の異なる3つの施設を運営しています。1つ目は、地域の中核を担う400床の急性期病院「永寿総合病院」です。2次救急指定や災害拠点病院としての役割も果たしています。2つ目は、80床の「柳橋分院」。リハビリテーションを集中的に行う回復期病棟と、医療的なケアや病院での療養が必要な方向けの医療療養病棟を備えています。そして3つ目が、人間ドックなどを行う「永寿総合健診・予防医療センター」です。病気の治療だけでなく、地域の方々の健康維持・予防にも注力しています。 

若手職員のキャリアチェンジで「ひとり広報」に。採用コストをかけず業務負担を減らす決断

──医療業界に身を置くお一人として、現場や広報の業務においてどのような課題を感じていらっしゃいましたか？

医療業界全体の人手不足に加え、医師の働き方改革による労働時間短縮への対応など、現場は常に変化の中にあります。しかし、事務方のDX化はまだ発展途上で、アナログな作業に手間と時間がかかるという課題があります。

特に広報業務は「その人がいないと仕事が止まる」という属人化の傾向が強く、私自身もそれを痛感していました。医療の現場では突発的な事態も多く、目の前の対応に追われ、本来進めるべき広報施策がストップしてしまうことが常態化していたんです。

──そういった社会的な課題がある中で、オンラインアウトソーシングを導入されたきっかけや背景を教えてください。

実は、元々2名体制だった広報チームから、2年目を迎え独り立ちし始めていた若手職員が他業界への挑戦のために退職することになり、広報実務のすべてを私1人で引き受けることになったのが大きな転機でした。ちょうど業務の幅を広げようとしていた時期でもあり、一人でもこれまでの発信頻度や質を落とさずに運用できる体制を整える必要があったのです。とはいえ、再び職員を採用してゼロから教育するリソースも時間もありませんでした。「採用コストを抑えつつ、即戦力として業務を回せる方法はないか」と模索する中で、派遣や業務委託よりも柔軟な「広報業務のアウトソーシング」という選択肢に辿り着きました。

──教育コストやスピード感を考えると、アウトソーシングは合理的な選択ですよね。数あるサービスの中で、HELP YOUを選ばれた決め手は何だったのでしょうか？

インターネットで検索していた際、ブランドカラーの赤がパッと目に入り印象的だったのが最初のきっかけです。HELP YOUのホームページを見ると「広報」に特化したページがしっかり作り込まれており、SNS運用の事例も充実していました。「ここなら任せられそう」と思い、すぐに問い合わせました。

インプレッション1,000超えも！医療系ライターのアサインで専門的なコラム作成を実現

──現在は、どのような業務を依頼されていますか？

産科や薬剤部のInstagramアカウントの運用、Xでの「永寿ヘルスナビ」という健康コラムの記事作成、地域住民への公開講座などのイベントの開催報告記事、看護部ブログの記事、院内研修やイベント告知のポスター作成などをお願いしています。なかでも、公開講座の開催報告や看護部ブログの「記事化」は本当にとても助かっています。ルーティン業務だけでなく、突発的に発生した院内向けのポスター作成なども、HELP YOUのディレクターさんに相談して対応いただくこともあります。

──HELP YOUのディレクターが、「ひとり広報」の頼れるパートナーとなっているのですね。特に「依頼してよかった」と感じている業務はありますか？

Xで月2回土曜日に公開している健康コラム「永寿ヘルスナビ」の記事作成ですね。元々は退職した部下が始めた企画で、私1人になったら絶対に継続できないと思っていました。しかし、当財団には「活動年齢を永らしめ、幸福な長寿に貢献する」という理念があります。地域のみなさんのためになる健康情報を届けたい、単なる「病院からのお知らせ欄」にはしたくないという思いが強くありました。

──理念に基づいた発信だからこそ、止めるわけにはいかなかったのですね。

はい。HELP YOUさんには企画段階からお任せしており、現在ではテーマの提案からライティング、デザインまで一貫してスムーズに進行しています。インプレッションが1,000を超えることもあり、理念を形にする発信を継続できているのは、本当にHELP YOUさんのおかげです。

──インプレッション1,000超えという数字は、情報をしっかりお届けできているという証拠ですね。医療業界の専門的な情報発信をアウトソースする上で、印象的なエピソードはありましたか？

導入時の打ち合わせで、「医療機関からの発信なので、エビデンスのない発信はできない。画像1枚にしても医療的に正しいかチェックしてほしい」と強く要望しました。すると、すぐに訪問看護の経験がある看護師資格をもつスタッフや、医療系ライターの方をチームに組み込んでくださいました。

要望に合わせて最適なスキルを持つ方をマッチングしていただけるHELP YOUの組織力には本当に驚きましたし、上がってくる制作物のレベルも非常に高く感動しました。

「すぐそばにいる安心感」。ディレクターとの連携で生まれた業務の余白

──看護師資格を持つスタッフがチームにいるのは、医療機関として大きな安心材料となりますね。ディレクターとのオンラインでのコミュニケーションはいかがですか？

院内の職員とは対面が基本ですが、外部の方とは以前からオンラインを活用していたため、抵抗はありませんでした 。ChatworkやGoogleドライブ、Trelloを使って非常にスムーズに進行しています。

ディレクターさんとは一度もお会いしたことはありませんが、院内の職員よりも密に連絡を取り合っており、「すぐそばにいるような感覚」でお仕事ができています 。

──「すぐそばにいるような感覚」というお言葉から、深い信頼関係が伝わってきます。ディレクターの仕事ぶりで、特に助かっている点はどこでしょうか？

医療業界はイベントが固定化されている部分が多いのですが、ディレクターさんはそれを深く理解し、イベント日程から逆算して完璧にスケジュールを組んでくれます 。

私が細かく指示を出さなくても、「このイベントがあるなら、ブログ記事とインスタ投稿はこの日までに仕上げる」といった工程を自律的に動かしてくれるので、本当に助かっています 。

──阿吽の呼吸でプロジェクトが進むことで、宮崎様ご自身の働き方にも変化があったのではないでしょうか。導入後、どのようなポジティブな変化がありましたか？

最大の変化は、私が制作や調べ物に費やしていた時間が大幅に減り、広報の枠を超えた「病院の機能を上げる」ための業務に注力できるようになったことです。 

たとえば、老朽化したトイレのアメニティを非接触の清潔なものに一新したり、院内の掲示物を紙からデジタルサイネージ化したり。 これまでは日々のタスクをさばくのが精一杯で着手できなかった「組織を良くするための施策」を考え、実行する余裕が生まれました。

契約時間を45時間に拡大。未来を見据えた採用広報を共に創る

──作業の「手離れ」が、患者様や職員の方々のための環境改善へとつながっているのは素晴らしいですね。今後の事業展開や、注力していきたい領域があれば教えてください。

今後は「採用広報」にさらに力を入れていきたいです。求職者の方へ当院の魅力をデザインの力で正しく伝え、「ここで働きたい」と思ってもらえる入り口を作りたい。そのためにも、2026年3月からは契約時間を30時間から45時間に拡大しました。

実は、これまで依頼していたボリュームは本来30時間では足りないものでした 。それをディレクターさんが、契約の30時間以上を超えて超過料金が発生しないよう優先順位をつけながら見事な手腕で調整してくれていたんです 。

今回の増枠により、余裕を持ったチーム体制を築くことができました。これからは、ホームページのお知らせ更新といったルーティン作業も新たに委ねることで、私はより戦略的なホームページのリニューアル施策などに挑戦していきたいと考えています 。これからも末永く、心強いパートナーとして伴走していただきたいです 。

まとめ

独り立ちした若手職員を新たな挑戦へと送り出し、「ひとり広報」となった宮崎様。HELP YOUの導入により、一人で抱え込んでいた広報業務を進行管理からデザイン、ライティングまで任せられる「広報チーム」体制を整えることができました 。

「専門的な知識が必要だから、外注は難しいかもしれない」と懸念を持たれる方も、まずはお気軽にご相談ください 。HELP YOUには国内外に600名以上の、多種多様なスキルと経験を持つスタッフが在籍しています 。お客様一人ひとりのご要望を丁寧に汲み取り、多彩な知見を持つスタッフをチームとして構成し、強力にサポートします。

日々の実務を信頼できるパートナーに委ね、重要な課題に注力したい方は、ぜひこの機会にHELP YOUの導入をご検討ください。

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株式会社カーセブンデジフィールド 法人事業本部 取締役兼執行役員 法人事業本部長　東野茂人様
インタビュアー　株式会社ニット　森田茉美

多くの企業が直面する人員不足とリソース不足。新たに社員を採用するにも、募集から採用まで時間と費用がかかるうえ、採用後のミスマッチも懸念されます。
全国展開の自動車売買フランチャイズチェーンを運営する株式会社カーセブンデジフィールド様は、オンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU」を導入し、リソース不足を解消しました。

同社では、現在2つの部門でHELP YOUをご利用いただいています。今回は、そのうちの1つである法人営業本部の東野茂人様にお話を伺いました。

全国約130店舗のフランチャイズ展開と独自システムで自動車売買を丸ごとサポート

──株式会社カーセブンデジフィールド様は、自動車の買取販売フランチャイズ運営とシステム・サービス事業を展開されていると伺っておりますが、主な事業内容について、改めて概要を教えてください。

当社は自動車の販売と買取を行っているフランチャイズチェーンの本部であり、同時に業界向けにASPサービスの提供もしています。当社は自動車の販売と買取を行っているフランチャイズチェーンの本部です。

フランチャイズビジネスでは、「カーセブン」というブランドで、現在130店舗ほどを日本全国で展開しています。単にブランドの看板を貸して、あとは頑張ってください、というチェーン展開ではなく、営業や販売システムの開発と提供も含めた事業サポートが特徴です。特定の業界・業種に特化したSaaS（※1）のことを「バーティカルSaaS」というのですが、当社の場合は、自動車業界に特化したシステムを開発・提供しています。

現在9つのサービスがあり、例えば、車検証のQRコードを利用し、スマホひとつで査定と管理までできるアプリケーション「insmart system （インスマートシステム）」や、ペーパーレス化で業務効率を向上できる、車両買取に特化した電子契約システム「買取smart-sign （買取スマートサイン）」などがあります。近年では電子契約の需要も高まっていて、「買取smart-sign （買取スマートサイン）」は、中古車販売のネクステージ様やWECARS（旧ビッグモーター）様のような競合他社にも採用されています。

また、「一般消費者への安全・安心なサービスの提供」を理念に、消費者が安心して中古車売買できることを目指す「自動車購入協会（JPUC）」という団体があるのですが、その団体の買取契約件数の約50％が当社の電子契約システムを通して行われています。

（※1）SaaSとは「Software as a Service」の略で、「サービスとしてのソフトウェア」のこと。

──中古車販売業からスタートし、その後、なぜSaaS事業を始めたのでしょうか？

我々の業界は手書き書類がとても多く、営業活動後のアナログ作業に追われ、残業も少なくありません。社内会議が夜10時からスタートすることもあります。そんな中、本部が困っていることは、もちろん加盟店でも困っているでしょうし、競合他社でも同じような問題を抱えているはずと考えました。

デジタル化させて業務の効率を図りたいという思いはありましたが、システム会社に開発を依頼すると、開発者は当然売り上げを出さなければならないため、それなりの価格になります。さらに、継続的にシステムの更新も必要になり、そこにも費用がかかります。しかし現場で日々働く我々は、業務効率化のためにシステムを導入し、現場で使っていく必要があったため、自社開発しようという考えに至ったのです。

フランチャイズ事業を持つ当社は、システム開発で売り上げが伸びないと倒産するわけではないので、価格競争では比較的有利な立場にいます。そこで、シェアリングエコノミー（※2）という形で、少しずつ料金をいただきながら良いものを作っていこうという考えで、SaaS事業の展開へとつなげていきました。

（※2）個人間または企業間で活用可能な資産（場所・モノ・スキル等）をシェア（売買・貸し借り等）することで生まれる新しい経済の形。

リソース不足を即座に解消するならアウトソーシング

──システム開発で業務の効率化を図った御社が、オンラインアウトソーシングを導入された「背景」を教えください。

一言でいうと、リソース不足です。我々のメイン業務は法人営業ですが、営業に付随した事務作業も多く、コア業務に集中できない現実があります。営業に特化した職場環境を部下やスタッフに提供する必要があると感じていましたが、社員の採用となると、求人広告を出してから採用まで時間がかかります。そこで、アウトソーシングを検討し始めました。

──数あるアウトソーシング会社の中で、HELP YOUの導入を決めた理由を教えてください。

インターネットで「事務代行」と検索をし、3、4社ほどに問い合わせて話を聞きました。その中でHELP YOUは、RPA（※3）を使った業務にも対応していて、進んだ技術を駆使している印象を抱きました。

何より、営業担当者の方がとても気持ちのいい対応をしてくださり、強く印象に残ったのです。他社の営業担当者の話も聞きましたが、HELP YOUの担当者がダントツで好印象でした！

（※3）RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）：ソフトウェアロボットを使用して、事務処理やビジネスプロセスを自動化する技術

スピーディーかつ正確な業務理解が強み。BPOセンターも活用し、営業事務を多方面からサポート

──ありがとうございます！現在は主に営業事務全般のサポートをご依頼いただいていますが、具体的な業務内容やご依頼状況について教えてください。

査定情報システムの取り込み状況を店舗別にチェックする業務は、土日も含めたデイリー作業としてお願いしています。発生ベースの業務では、契約書作成やアカウント作成、商圏分析、経営管理MTG資料作成など、営業サポートを多岐にわたり対応していただいています。

──普段はどのように業務をご依頼いただいていますか？　また、ご依頼の際、オンラインでのやり取りに課題はありますか?

業務の引継ぎが完了しているものはBacklogで、デイリーの報告や新規の相談にはSlackを使っています。当社もコロナ禍は在宅勤務に切り替えオンラインでのやり取りをしていたので、オンラインコミュニケーションには特に問題を感じていません。

導入当初は、郵便物送付などの物理的な業務は対応できないとのことでしたが、現在はHELP YOUのBPOセンター（※4）が開設されたので、その点もクリアしています。

（※4）HELP YOUがBPO業務を担う福岡と松本（長野）の２拠点体制のBPOセンターのこと。強固なオフィスセキュリティ環境でコールセンター業務や発送・封入作業、機密情報を扱うデータ作業も対応可能。

──BPOセンターでは、どういった業務をご依頼いただいていますか？

フランチャイズ加盟店に、毎月MVPの表彰状を送付する作業をお願いしています。平均して毎月70枚ほどの表彰状を40店舗に送るのですが、以前は担当者が1人で一日かけて印刷から郵送準備までをしていて、それが結構大変でした。その負担をHELP YOUに請け負ってもらえて、だいぶ楽になりましたね。

──HELP YOUへ業務をご依頼されている中で、特に「依頼してよかった」と思われた業務はありますか？

率直にいうと、どの業務もHELP YOUに依頼してよかったです。外注しない方がよかったと思うことが一切なく、悪かったことはないですね。

特によかったと思う点は、実務スタッフの業務に対する理解度の早さと深さです。当社からは、業務依頼の窓口となるディレクターに業務内容を説明して、それをHELP YOU内で説明をして展開していくわけですよね。そこの連携がとてもスムーズで、長けていると感じています。

例えば、店舗分析に使用しているテラマップという外部システムに関わる業務を依頼した際、設定が少し複雑なのですが、作業目的の理解も結果の提出も早かったです。

そしてもう一点、依頼したことを過不足なく適切にピッタリとやってくれるところが素晴らしいですね。アウトソーシングの場合、過不足なく対応することが100点満点だと個人的には思っているので、大変満足しています。

1人平均7時間のノンコア業務を外注化。コア業務に集中し顧客満足度もアップ

──御社のマーケティング部でもご契約いただいているとお伺いしていますが、複数部署で契約に至った経緯を改めてお聞かせいただけますか？

マーケティング部も人員不足とのことで話を聞くと、HELP YOUで対応できそうな業務内容だったので、我々から紹介しました。マーケティング部の仕事が滞ると営業部も困るという内部事情もあります。実際に利用してみて、マーケティング部も満足していると聞いています。

──ご紹介いただきありがとうございます！HELP YOU導入後に、社内の動きに変化があれば教えてください。

リソース不足を解消でき、電話対応や資料作成など、本質的な営業活動に注力できるようになりました。HELP YOU導入後は、ノンコア業務に費やしていた時間を、1社員あたり平均して7時間ほど短縮できています。HELP YOUの利用時間が、そのままコア業務に使える時間の確保につながっているわけです。今後、他にも依頼したい業務があり、今年に入ってから利用時間を30時間から45時間に増やしました。

HELP YOUの導入は単なる人員・リソース不足の解消だけでなく、コア業務に集中してより充実した営業提案につながるので、我々のお客様にとっても喜ばしいことだと思っています。また、アウトソーシングでも精度の高い仕事をしていただくことによって、最終的にはお客様の満足度もあがると感じています。当社の代表は、アウトソーシングできる業務は積極的に外に依頼していこう、という方針を持っていますが、社外に依頼するより社内でやった方が早い、と考えている企業も多いと思います。我々が他社にもHELP YOUを勧めるとしたら、大概の業務はアウトソーシングで対応できる人に頼んだ方が早い、ということをお伝えしたいですね。

──最後に、株式会社カーセブンデジフィールド様の今後の事業展開や、注力する領域等があれば教えてください。

今後、大きく方向転換することは考えていません。現在展開しているフランチャイズ事業とSaaS事業の2つで、スパイラル状に相乗効果を生み出すことを目指しています。

もう一点は、アウトソーシングと形態は異なりますが、我々もHELP YOUのような存在となって、加盟店が直面している人員・リソース不足の課題に対応できるようにしていきたいと考えています。例えば、店長やマネジメント人員、営業人員を本部から派遣する、あるいは、看板とスタッフは用意してもらうけれど実際の運営は本部が担うといった形態に、今年の春からチャンレンジしています。

当社にとって、「人」が大きなテーマとなっています。我々が今HELP YOUに支援していただいているように、加盟店への人員サポートから、お客様の事業サポートまでを実現していきたいです。

まとめ

リソース不足でコア業務に注力できなかった株式会社カーセブンデジフィールド様の法人営業本部は、オンラインアウトソーシング「HELP YOU」を導入した結果、リソース不足の解消だけでなく、アウトプットの品質の高さから、お客様の満足度向上にも貢献していると実感されています。

同社は、お客様の窓口となる担当ディレクターが一括して業務依頼を受け、それぞれの業務に適した実務スタッフを集め、複数人で対応するチーム制プランをご利用中です。HELP YOUには、多種多様なスキルや経験を持つ600人以上のメンバーが在籍しており、あらゆる業務をサポートいたします。

「どんな業務をアウトソーシングできるのかわからない」「RPAにも興味があるが具体的に何ができるのかわからない」など、貴社状況をお伺いし、最適なプランをご提案いたしますので、まずは気軽にご相談ください。

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DIGGLE株式会社　マーケティング　リーダー　増田 慧様　
インタビュアー　株式会社ニット　森田茉美

限られたリソースの中で、事業の成長に有効な施策をうちたい。しかし「誰でも対応ができるけれど、緊急で対応しなければいけない業務」に追われ、重要な業務のリソースの確保が難しいことがあります。

コラボラティブ経営管理サービス「DIGGLE」を提供しているDIGGLE株式会社の増田さまは、社員がより重要度の高い業務に集中できるよう、オンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU」を導入しました。

施策の「実行」部分をHELP YOUに委託することにより、社員のリソースを「企画」「分析」など重要な部分に割り当てることができるようになったといいます。今回は、増田さまに、HELP YOU導入後の効果について伺いました。

組織の距離を縮め、企業の未来の質を上げる

──DIGGLE株式会社さまの事業内容について教えてください。

当社は「組織の距離を縮め、企業の未来の質を上げる」をプロダクトビジョンに、経営管理業務全体を全社でワンプラットフォームで行えるコラボラティブ経営管理サービス「DIGGLE」を提供しています。経営情報をDIGGLE上に蓄積し、適切な権限設定とともに社内に流通させることで、余剰予算を可視化しスピーディーな再配分で生きた経営管理の実現に貢献するSaaSです。企業が管理会計上の「予実管理」を行う手間をなくし、データドリブンな質の高い経営の意思決定に時間を割けるようにするための予実管理クラウド「DIGGLE」を提供しています。

「DIGGLE」では財務会計のデータはもちろんCRMやERP等のデータまで、強力なデータ集計の仕組みをベースに、データの可視化や社内コラボレーションの機能、予算計画の作成や予算・実績の差異分析、レポート作成の機能などを備えており、経営における「予実管理」業務をワンストップで実現することができます。

また、「DIGGLE」の特徴は、経営者・事業部長・一般社員など日々追っている目標・KPI等が異なる立場の人たちの目線を揃えることができる点にあります。多くの企業では、経営会議の資料作成のために現場のデータを加工する手間や、それによる部署間の情報の分断が発生しています。「DIGGLE」を使用すれば、現場の入力した数字が経営陣が求める予実管理資料にそのまま反映されるので、すべての立場の人たちにとって主体的でリアルタイムな経営管理を実現し、より正確な意思決定をサポートできるようになります。

──とても便利ですね！どういったお客様が利用されているのでしょうか。

精度の高い予実管理が求められる上場企業から数十人規模のスタートアップまで、幅広いお客様にご利用いただいています。IPOを予定している企業においては、上場審査の簡略化に貢献しています。また、多店舗経営の企業では、店舗ごとに異なっていた書式を標準化することで、業務の効率化にも寄与させていただいていると思います。

週2勤務の業務委託を雇うコスト感で事務作業からクリエイティブ制作まで幅広くカバー

──アウトソーシングサービスを利用しようと思った背景を教えてください。

弊社はスタートアップなので、高成長率の維持が求められます。そのため、成長に有効な施策実行のためのリソースを確保する必要がありました。

施策に合わせて柔軟に組織を変えているのですが、採用や人事異動の際に属人化した定型業務の引き継ぎや引継先の調整に手間がかかり、リソースが割かれていました。そこで、弊社の社員でなくても対応可能な定型業務については、アウトソーシングする方針にしました。

──HELP YOUを知ったきっかけと、外注先としてHELP YOUを選んだ決め手を教えてください。

アウトソーシング先を選定しているタイミングで、マーケターのコミュニティでHELP YOUの話を聞いたことがきっかけです。他社のHELP YOUの利用実績をみて、弊社がアウトソース先に求めていることが実行できていることが確認できたので、初めから期待値が高かったですね。

スキルセットが限定されているオンラインアシスタントサービスが多いなか、HELP YOUでは事務作業からクリエイティブ制作まで幅広く依頼ができること、さらに今後RPA化する予定の業務があるので、そのあたりも対応してもらえそうだったことが選定理由です。

──実際にご利用いただいての感想を教えてください。

チームプランを利用しているのですが、ディレクターが窓口となり、依頼内容に応じて適切な担当スタッフを手配してくれるほか、スタッフ交代時の引き継ぎもお任せできるのが大きな助けになっています。自分で担当者を探したり、交代のたびに業務手順を説明するのは大変ですからね。

週2回出社の業務委託社員を1人雇う程度のコストで、幅広い業務に対応してもらえる点も非常に助かっています。今まではスキルセットの高い方に業務を委託していましたが、その方に定型業務をお願いするとコストが合わないという課題がありました。

また、繁忙期には追加料金を支払うだけで柔軟に対応してもらえる点も魅力的ですね。

──HELP YOUとの普段のコミュニケーションについて教えてください。

Slackでのやりとりに加え、週に1回webミーティングを開催しています。依頼業務の進捗や消化時間を確認したり、なにか手戻りが発生した際には、同じことを繰り返さないための仕組みをご提案いただいています。

作業手順を録画しながらディレクターに説明し、作業手順をマニュアル化してもらいつつ、さらにディレクターからスタッフへと説明いただけるので、複雑な作業も安心してお任せできています。

SaaS事例など専門的な記事も高い文章力で読みやすい仕上がりに

──HELP YOUにどのような業務をご依頼いただいていますか？

セミナーで使用する広告バナーの作成や、展示会用の紙媒体の準備（CMYKからRGBへの変換作業）、動画編集など様々な作業をお願いしていますね。他にもデータ収集作業で、どうしても人力で対応しないといけない部分をお任せしています。

特に満足しているのは、活用事例の記事作成ですね。SaaSの活用事例は、専門的な用語が多いのでどうしてもわかりにくい文章になってしまいがちなのですが、HELP YOUのライターにインタビューの文字起こしを提供し「この部分を記事にしたい」「こういうことを伝えたい」と依頼するだけで、高い文章力でわかりやすい記事を納品していただけます。

【HELP YOUが担当した記事はこちら】

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強固なセキュリティ環境で安心して業務を依頼

──BPOセンターを利用されたきっかけを教えてください。

当初は顧客管理システムに関する業務を依頼する予定でしたが、取り扱うデータが個人情報や経営データなど非常に秘匿性の高いものであったため躊躇していました。HELP YOUはBYOD（※1）で業務をされていると伺ったので、顧客管理システムのIDとパスワードをお渡しするのが怖かったんです。

そのことをディレクターに相談をしたところ、高いセキュリティが確保されたHELP YOUのBPOセンター（※2）の利用を提案され、依頼することにしました。

BPOセンターでは作業エリアが仕切られており、使用するパソコンが決まっていて、固定のIPアドレスが割り当てられています。そのため、お渡しした顧客管理システムのIDがどこでログインされ、使用されているかが特定できるので、安心感がありましたね。監査もしやすいです。

──BPOセンターでは、どのような業務を依頼されていますか？　

顧客管理システム内のワークフローの設定、リストの整理、分析のためのレポートの書き出しなどをお願いしていますね。自動化できる部分ではあるのですが、そこまで開発の工数をかけるほどの業務ではない、といったものを手作業でご対応いただいています。

（※1）BYOD（Bring Your Own Device）：HELP YOUのスタッフが自分で用意するパソコン
（※2）HELP YOUがBPO業務を担う福岡と松本（長野）の２拠点体制のBPOセンターのこと。強固なオフィスセキュリティ環境でコールセンター業務や発送・封入作業、機密情報を扱うデータ作業も対応可能。

手を動かす作業はHELP YOUへ、そんな文化がうまれた

【HELP YOUが制作サポートしたパンフレットと共に撮影】

──HELP YOUを利用後、社員の皆様の働き方は変わりましたか？

 マーケティングメンバーは、施策の企画から実行、そして分析まで幅広く担当しているのですが、特に実行フェーズの「手を動かす部分」に時間を取られがちだったんです。誰がやっても結果は変わらないけれど、緊急性のある業務、たとえば、イベントページの入稿設定などですね。

これらの「手を動かす」業務をHELP YOUに依頼できたおかげで、メンバーは企画や分析といった本来の役割に集中できるようになり、全体の生産性が向上しました。

マーケティングメンバーが2名から7名に増えましたが、もしHELP YOUがなければ、新しいメンバーは手を動かす作業がリソースの主軸になっていたと思います。そういった部分はどんどん自分の手から離そうという文化も根付いてきました。

まとめ

予算の進捗は誰かに聞かないとわからない、情報の流れが遅い、データの精度が低く正しい意思決定ができない、そんな風に組織の距離が遠く感じている方にDIGGLEを知ってもらいたいと増田さまは語ります。

経営管理プラットフォームは市場は大きいものの、日本では専用ツールを導入している企業は少ないため、プロダクト本体のブラッシュアップをしながらDIGGLEの認知度をあげていく方針とのことで、今後もHELP YOUがお手伝いできればと考えております。

ライティング、画像・動画制作などのマーケティング業務・人事・採用、広報、経理など、複数の業務を専門的なスキルを持ったアシスタントに担当してほしい場合にはチームプランがおすすめです。また、紙書類や個人情報を含む機密情報を取り扱う業務は、強固なオフィスセキュリティ体制で行うHELP YOU BPOセンターでの対応が可能です。貴社のご希望に合うプランをご提案いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。

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フェネトル・パートナーズ株式会社　代表取締役　長谷川靖志 様
インタビュアー　株式会社ニット　森田茉美

企業の海外進出支援やグローバル戦略立案に関するサービスを展開しているフェネトル・パートナーズ株式会社様のクライアントは、大半が海外企業。コア業務だけではなく、経理・労務などのバックオフィスの仕事においても、英語を用いる場面が多く発生するといいます。
経理・労務を担当していた社員の急な退職により、すぐに人員補充に動き始めましたが、専門性が求められる業務であることに加え、英語への対応力も必要条件となるため、適切な人材がなかなか見つかりませんでした。そこで踏み切ったのが、オンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU 経理プレミアム」の導入です。
「HELP YOU 経理プレミアム」は経理業務に特化し、日商簿記2級以上をもつ実務経験豊富な経理のプロが業務代行を担うサービスです。
今回は、代表取締役の長谷川様に、HELP YOUへ依頼している業務内容やサービスへの満足度、導入後の効果などを伺いました。オンラインアウトソーシングの活用で、経理・労務業務が本当に円滑に回るのか気になっている方はぜひ参考にしてみてください。

海外企業の日本市場進出を経験豊富なチームでサポート

──フェネトル・パートナーズ株式会社様の主な事業内容について、改めて概要を教えていただけますでしょうか？

大きく3つに分かれるのですが、売上の半分を占めているのが、北米やドイツ周辺国の産業サプライヤーの日本における販売マーケティング代行事業です。自動車、半導体、ロボティクス、建設機械、医療機器といったアドバンスドエンジニアリング分野の企業が主なクライアントです。各種部品・装置を製造業向けに販売している各国企業は、世界有数の製造会社が多数ある日本市場への参入を狙っています。ただ、いずれの企業も規模としては年商10〜100億ほどの中堅クラスなので、日本に支社を展開するのは難しいという現状があります。そこで当社が、日本での販売マーケティング活動を代わりに担っています。

次に大きいのは、海外政府機関向けの各種事業です。欧米の在日大使館、経済開発機構を相手に、日本への輸出促進のほか、投資促進などが主な事業内容です。

そして3つ目は、日本企業の海外進出支援事業です。大手企業の小さいビジネスユニットや新規事業のほか、子会社などのクライアントが中心です。支援内容としては、各地域の市場調査や販路開拓、代理店探しなどを行っています。

──フェネトル・パートナーズ株式会社様が抱えている、働き方に関する「課題」はありますか？

実は、当社は正社員が1人もおらず、17〜18名の契約社員、12名程度の業務委託メンバー、その他、税理士や社労士といったパートナー企業の方々と共に事業を運営しています。コロナ流行の経緯もあり、現在は原則在宅勤務で各々が業務にあたっています。海外企業とのやり取りが多いため、時差を考慮し、勤務時間も完全フレックス制です。

また、当社の人員採用は経験の豊富さや即戦力を重視しているため、社員の年齢層は60〜70代と比較的高めです。とはいえ、どの社員も年齢を感じさせないパフォーマンスの高さを発揮してくれています。中長期的な課題として強いて挙げるのであれば、主力人員の高齢化といったところは今後ぶつかる壁なのかもしれません。

経理・労務周りをまるっと一任し、採用コストの課題を解消

──どのような経緯でHELP YOUを導入することになったのでしょうか？

元々、経理・労務は1名のパート社員が担当していて、とても優秀な方だったので、こちらはほぼノータッチで全業務を一任していました。しかし、ご主人の転勤が急に決まったことに伴い、やむなく退職せざるを得ない状況に。それが1ヶ月という短い間での出来事だったので、至急人員補充をする必要が出てきました。しかし、経理・労務の実務経験と英語への対応力が備わっている人材はそう簡単には見つからず、採用は難航しました。英語に関しては、会話力というよりも、書類やメールのやり取りを英語で行うことに抵抗感はないかというところが当社の採用基準でしたが、それでも最適な人材を見つけるのは難しかったです。

その後、一度は採用に至ったこともあったのですが、残念ながら定着せず、試用期間中に退職しました。この先、人が辞めるたびに発生する採用コストを考えたとき、雇うのではなく、思いきって業務そのものをアウトソースしたほうがいいのではと考えるようになりました。

当社の社労士が、HELP YOUを運営する株式会社ニットの社労士とたまたま同じだったご縁もあり、HELP YOUのサービスを利用してみようと、「HELP YOU 経理プレミアム」を導入するに至りました。

──経理・労務周りを幅広くアウトソーシングしていただいていますが、ご依頼業務の具体的な内容について教えてください。

経理業務に関しては、取引先への支払・入金確認、前月分Invoice発行・発送・保管、従業員の立替経費の確認、銀行の振込明細の保存・未入金チェックリストの報告を依頼しています。個人情報が絡んでくる業務に関しては当社側で対応し、経理入力に関してもパートナーの税理士が行っています。一方、労務業務の主な依頼内容は、業務時間管理・有給休暇管理、労働者名簿更新・給与計算依頼、立替経費支払の処理・給与計算確認・給与支払処理です。経理・労務ともに、任せられるところはまるっとHELP YOUに委託しています。

採用や引継への不安をなくし、業務に集中できる環境へ

──海外企業ともやり取りすることから、英語での請求書作成・メールのやり取りなどが多く発生するかと思いますが、この辺りも問題なくスムーズに行われていますか？

はい、問題ありません。英語に関しては、翻訳機能を用いて自ら積極的に調べるなどの対応力があれば、業務そのものは問題なく行えます。委託している業務はどれもルーチンワークの範囲内なので、依頼開始時から今に至るまで、言語差にまつわるトラブルなどが発生したことは一度もありません。

──HELP YOUへ業務をご依頼されている中で、特に「依頼してよかった」と思われた業務はありますか？

特定の業務というよりも、アシスタント配置に伴うHELP YOU側の対応力が素晴らしいと感じています。当初担当だった方が都合により辞められた際も、次の担当が決まるまでは別のアシスタントの方が代わりに業務を行っていただけましたし、新しく配置された担当アシスタントへの引継ぎもとてもスムーズだったように思えました。業務を属人化させることなく、状況に応じてHELP YOUが迅速に対応してくれるので、私たちは人材採用や引継ぎに関して何の懸念も持たずにコア業務に集中することができています。

オンラインアウトソーシングがきっかけで進んだ、紙書類のデジタル化

──HELP YOUへの外注以降で、社内の動きに何か変化はありましたか？

HELP YOUはオンラインアウトソーシングなので、デジタル化が大きく促進しました。それまでは紙ベースで書類のやり取りや発行を行っていましたが、外注化をきっかけに、簡素化・電子化が進んだのは良い変化だと思います。

──良い変化をもたらしているとのこと、大変嬉しく思います！最後に、今後の事業展開や、注力する領域等があれば教えてください。

コロナ禍前は、プロモーション活動の一環としてドイツでセミナーを実施していたのですが、セミナー実施におけるパートナーが大手ファームに買収されてしまいました。そのため、昨年9月から、ドイツにある当社と同業のマーケティング代行会社にアウトソーシングで現地での営業業務の委託を開始しました。今後は、ドイツでの営業活動により注力していきたいと考えています。その他、アメリカなどにおいてもアウトソーシングできる外注先を探し、積極的な事業展開を進めていければと思っています。

まとめ

即戦力の人材採用を重視し、海外企業を中心としたグローバル支援事業を推し進めているフェネトル・パートナーズ株式会社様。世界中に打撃を与えた新型コロナウイルスの流行を乗り越え、この先も世界各国の企業と手を取り合い、意欲的な事業展開を続けることを見据えています。

能力ある人材に業務を一任しているからこそ、急な退職時には人員補充の必要性に迫られてきました。しかし、最適な人材がすぐに見つかるとは限りません。

採用に労力をかけるよりも、いっそ業務を外注化したほうがいいのではないか。そう判断したフェネトル・パートナーズ株式会社様は、オンラインアウトソーシング「HELP YOU 経理プレミアム」を導入。経理・労務周りを網羅的に委託し、コア業務に集中できる環境を実現されています。

現在ご利用されているのは、日常経理業務の実務を行う「HELP YOU経理プレミアム Basicプラン」。固定のアシスタントが専属体制で、お客様の組織・業務内容を深く理解し、柔軟に対応させていただいています。

なお、1名専属体制のほか、複数の実務アシスタントで安定した経理業務を実現する「チーム体制」、経理コンサルタントと実務アシスタントが二人三脚でサポートする「ペア体制」など、必要に応じた体制を柔軟にお選びいただけます。

貴社のご希望に合うプランをご提案いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。

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株式会社情熱　納品チーム マネージャー 金谷 武様
インタビュアー　株式会社ニット　森田茉美

人手不足、情報共有の仕組みが整備されていない、業務内容が専門的でスキルや経験が必要である、などといった場合に、業務は属人化してしまいがちです。

「担当者しか分からない」「担当者が休むと業務が停滞してしまう」といった状況は、組織としては避けたいもの。企業向けの研修事業を展開している株式会社情熱で研修講師を務める金谷武さまは、講師陣の属人化した業務を標準化するため、オンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU」を導入しました。

HELP YOUは、オンラインミーティングで依頼したい業務を説明しただけで、マニュアルに落とし込み、効率的に業務を進めてくれたといいます。今回は、金谷さまに、HELP YOU導入後の効果について伺いました。

「情熱」をセルフマネジメントできる人材を育成するマインド研修

──株式会社情熱さまの事業内容について教えてください

当社は、企業向けの研修事業を行っている会社です。新卒研修、リーダー研修、マネージャー研修、管理職研修、役員研修といったさまざまな階層向けのプログラムを展開しています。

私たちは、ミッションとして「１人でも多くの情熱家を輩出し、日本を情熱的にする。」と掲げています。情熱家とは「自ら目的・意義を見出し、諦めずに挑戦し続ける人材」のことです。当社は、クライアント企業がそうした人材を育成し、組織の力を最大化できるように、主にマインド面の研修を提供しています。

大きな特色は、研修内容をオーダーメイドでカスタマイズしている点です。基本のコンテンツはあるものの、クライアント企業の業界や職種に応じて内容を調整し、企業ごとの課題に合わせたカリキュラムで研修を実施しています。これにより、離職率の低減やリーダー層の育成など、具体的な成果を上げています。

──HELP YOUに業務をご依頼いただいている部署は、どのような役割をされている部署でしょうか

当社には、大きく分けて、実際の研修を担当する「納品チーム」と、クライアントから研修事業を受注してくる「営業チーム」があります。HELP YOU導入時は「納品チーム」の仕事をお願いしていましたが、現在は「営業チーム」からも業務を依頼しています。

マニュアル化されていない業務に対応できることが導入ポイント

──アウトソーシングサービスを利用しようと思った背景を教えてください

当社は、新入社員研修の機会が多い4月が一番の繁忙期です。毎年4月が終わった段階で、次の年の売上計画を作成しますが、その時点で「今の納品体制では来期4月の計画値に対応できない可能性が高い」と予想されました。そこで、春に向けて採用を増やすことと、切り出せる業務をアウトソーシングすることの2軸で検討を始めました。

4月の山場に向けた準備は年明けから本格化するので、その前に体制を整備する必要性を感じ、HELP YOUの利用を開始したのは、昨年の11月頃です。

──HELP YOUを知ったきっかけと、外注先としてHELP YOUを選んだ決め手を教えてください

実は、御社の広報担当の方と知り合いで、HELP YOUのことは以前から知っていました。特にその方から利用を勧められたわけではありませんが、社内でアウトソーシングサービスの検討が始まった際、自然と選択肢の一つにHELP YOUが浮かびました。その方が関わっている会社のサービスなので、「信頼できるだろう」という安心感があったのだと思います。

最終的にHELP YOUを選んだ決め手は、営業担当の方が、当社のアウトソーシングに関する課題や懸念点を丁寧にヒアリングし、一緒に解決策を見つけていく姿勢を示してくれたことです。

当社には、マニュアルらしいマニュアルもないため、依頼したい業務が属人化しているという課題がありました。しかし「マニュアル作成からサポートできます」と言っていただき、当社の状況に最適なサービスだと感じました。

比較検討していた他社は、自社のサービス紹介に重点を置いていた印象がありました。そもそも「何をどう依頼して良いか分からない」状態だったので、他社との商談では、当社の状態で依頼できるのかといった不安が解消されないままだったように思います。一方で、HELP YOU営業担当の方との商談の終わりには「ここなら、大丈夫そうだ」と気持ちが固まっていました。

細かい説明無しで依頼できる手離れの良さ

──ありがとうございます！　担当営業にも伝えます！　現在HELP YOUにご依頼いただいている業務の内容と依頼時の進め方を教えてください

納品チームでは、研修資料の画像や文章の微調整、印刷会社への受講生用テキストの入稿準備、研修後のアンケート作成などを主に依頼しています。これらの業務は、HELP YOUと共有している「業務依頼シート」に簡単な内容を記載したうえで、ビジネスチャットツールで「新しい業務を依頼しました」と連絡すれば、特に詳しい説明をしなくとも対応していただけています。当社の社員に依頼するのと同じ感覚です。

研修で言うと、概要や使う資料のURLなど、1つの研修の情報を1つのスプレッドシートにまとめているので、「業務依頼シート」に「〇〇研修のアンケート作成」などと書いただけで、該当する研修のスプレッドシートを見て担当スタッフの方が作業を開始してくれます。

▼HELP YOUと共有している「業務依頼シート」

──依頼に手間がかからない仕組みになっているのですね。最初はどのようにしてHELP YOUに業務を引き継いだのでしょう？

初めて依頼する業務は、HELP YOUディレクターとミーティングを行い、実際に私が作業する画面を共有しながら、業務の内容や手順について説明しました。ディレクターさんは、毎回内容を録画し、正確に業務内容を汲み取ってくれています。

そこから、依頼した業務の内容をHELP YOU側でマニュアル化し、実務を担当するスタッフさんに共有してもらう流れです。

「絶対に担当を変わってほしくない」と思わせるディレクターの提案力

──金谷さんが実際にやりとりしているのは、窓口担当であるディレクターだけですか？

はい。実務担当のスタッフさんの名前は業務依頼シートで確認できますが、直接やりとりをするのはディレクターさんだけです。

担当ディレクターの方が、とても優秀で本当に助かっています。先ほども言ったように、マニュアル化されていない作業ばかりなので、こちらも整理しきれていないまま依頼することがあります。そのような状態でも正確に業務内容を理解し、「こういうやり方で対応できます」と提案してくれます。提案力が素晴らしく、今まで対応できないと言われた業務はありません。

──嬉しいお言葉です！　具体的にディレクターからはどのような提案がありましたか？

例えば、数か月前から始まった営業チームからの依頼業務です。外注のテレアポ部隊から「アポが取れた」と連絡があった場合に、カレンダーへの登録や商談用ZoomのURLをお客様に送信する作業をHELP YOUにお願いしています。当初、アポがいつ取れるか分からないため、迅速な対応が難しいと感じていました。そこでディレクターさんに相談したところ、「毎日決まった時間に、30分〜1時間程度スタッフを待機させて対応する」という体制を提案してくれました。これにより、タイムリーな対応が可能になり、アポが取れたお客様へ素早いアクションがとれています。

また、当社HPに掲載する社員インタビューを更新したいと思い、ライティング業務のご相談をしたことがあります。社員へのインタビューから記事化までをお願いしたところ、「取材時間を含めると多くの工数がかかってしまうので、質問事項に対する回答を社員さんに簡単に記述してもらい、それをライターがインタビュー風に記事化しますよ」と効率的な方法を提案してくれました。こちらの契約時間も考慮した最適な進め方を考えてくれるディレクターさんの姿勢に信頼感がさらに高まりました。

他にも、AIを活用した新しいサービスの導入を進めていた研修について、HELP YOUのメンバーを集めてもらい、模擬研修を体験してもらったこともあります。

私は導入当初からディレクターさんの素晴らしさを痛感していたのですが、最近業務を依頼するようになった営業チームからも絶賛の声が上がっていて、「絶対に担当を変わってほしくないよね」と、話しているところです。

業務フローが最適化され生産性が向上

──ディレクターの対応に満足いただけて嬉しいです。実際の納品物や作業のクオリティはいかがでしょうか

クオリティにも満足しています。初回の作業は時間がかかるだろうと見積もっていましたが、実際には想定以上の速さでした。初期には「もっとこうしてほしい」といった要望もありましたが、一度の指摘で次回には確実に改善されています。そして、実務担当者が変わっても同じクオリティが維持されています。1つの業務の作業時間もどんどん短縮されていて、依頼できる業務が増えました。ディレクターさんの適切なディレクションのもと、スタッフさんも良質なお仕事をされているのだと感じています。

──ありがとうございます！　HELP YOUを導入後に感じた効果や、御社内の変化があれば教えてください

まずは、生産性が大幅に向上しました。属人化していた業務が、HELP YOUのサポートでマニュアル化され、短時間で処理できるようになりました。外注か内製かに関係なく、業務そのものの生産性を上げてもらったと思います。

その結果、納品チームも営業チームも、お客様とのコミュニケーションや提案内容を考えることに多くの時間を割けるようになり、コア業務に集中できる環境が整いました。

まとめ

金谷さまは、繫忙期と閑散期でHELP YOUへ依頼する業務量にバラつきが生じてしまうなか、ディレクターが先回りしてスタッフの確保や準備を行ってくれることにも依頼しやすさを感じてくださっているそうです。「今後も研修の質を維持しながら、売り上げや案件数を増やしていくには、HELP YOUのサポートが欠かせない」と締めくくってくださいました。

依頼したい業務があっても、属人化していて切り離すことが困難な場合、外注するまでの業務の棚卸しが煩わしく感じるかもしれません。しかし、HELP YOUでは、普段の業務の進め方を見せていただければ、効率的なアウトソーシング方法をご提案のうえマニュアルを整備して対応いたします。

依頼できるか分からない業務でも、まずはお気軽にご相談ください！

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株式会社rentry　マーケター　天野将人様
インタビュアー　株式会社ニット　中野由莉子

少数精鋭の企業に多い「ひとり〇〇」。ひとり広報、ひとり編集長、ひとり人事など、ひとりで企画から管理、実務まで担っているケースが少なくありません。

今回取材したのは、過去に株式会社rentryで「ひとりマーケター」を担っていた天野将人様。コロナ禍をきっかけにメディア事業へと進出したrentryでは、マーケティングによる集客が必要とされるなか、人手不足を感じていたそうです。

そこで、オンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU」に業務を外注。プレスリリースやアンケート関連の業務を切り出すことで、自身や社内のメンバーはマーケティング戦略を考えることに専念できるようになったといいます。

数あるアウトソーシングサービスの中で、なぜHELP YOUを選んだのか？　その理由はHELP YOUのディレクターを中心とした「チーム体制」にありました。

導入の経緯や導入効果、rentryが目指す未来についてご紹介します。

2つの事業で「失敗しないモノ選び」をサポート

──近年、御社メディアの大規模なリニューアルを実施されたとか？

はい。「こだわり楽しむ、モノ選び」をコンセプトとした家電・ガジェット紹介メディアで、もともと「Rentry Note」という名前で運営していましたが、2022年に「Picky’s」へと生まれ変わりました。

リニューアルにあたって既存読者へのインタビューを行ったところ、当社メディアの読者層はモノへの強いこだわりを持って買い物をしている方々だとわかったんです。

今の自分にとってベストなモノを選びたい。買い物に失敗したくない。そうした潜在意識を持つ読者をサポートできる情報発信をしていきたいという思いで「Picky’s」を立ち上げました。

──御社では、GoPro（ゴープロ）やカメラ、ポータブル電源をはじめとした、さまざまなガジェットのレンタルサービスを運営されていますよね。サービスの利用者と「Picky’s」との親和性も高そうです。

おっしゃる通りで、モノ選びにこだわりがあるからこそ「買う前に一度使ってみたい」という需要が大きいです。特に、カメラのような高額な商品を買うときは、使用感を確かめてから自分に合ったものを選びたいですよね。

──カメラのほかには、どんな商品が人気ですか？

最近だと、キャンプを趣味にする方が増えている影響で、ポータブル電源のレンタルが人気です。

外注で「ひとりマーケティング」体制を強化

──まさに世の中の需要を反映したサービスですね。レンタル事業の運営に加え、メディアの大規模リニューアル。大変ではなかったですか？

そうですね。私自身はマーケティングを主に担当していて、レンタル事業とメディア事業の両方に関わっているのですが、コロナ禍以降、後者への需要が増すにつれて忙しくなっていった感覚はあります。

私が入社した当初、メディア事業部に制作担当者は何名かいたのですが、マーケティング担当者は私一人でした。今後メディアの集客を強化していくにはパワーが不足していると感じ、社員ではなくても対応できる業務をHELP YOUにお願いすることにした次第です。

私自身、人事の業務にも携わっており、新しく社員を採用するという選択肢もありましたが、当社内でメディア事業は新規事業のような位置付けで、まだまだ成長段階のため、増員に踏み切るには時期尚早と判断しました。

もともと、当社にはジョブ型採用で個々のスキルを生かしながら働いている業務委託メンバーも多いため、業務を外部に切り出すことに抵抗はありませんでした。

人員管理から業務設計まで「まるっと対応」が魅力

──数あるアウトソーシングサービスの中で、HELP YOUを選んだ理由は何でしょう？

ディレクターが当社の担当窓口としてスタッフのアサインや業務フローの整備、進行管理を行ってくれる点に魅力を感じました。

御社のサービスを知ったきっかけこそ知人の紹介でしたが、他社サービスもいくつか調べるなかで、HELP YOUのディレクターを中心としたチーム体制が決め手となりました。

──ありがとうございます！　現在はどのような業務をご依頼いただいていますか？

主にプレスリリースとアンケート関連業務です。

プレスリリースについては月に8本のペースで、文面の作成に加え、PR TIMES（※）への入稿作業もお願いしています。以前は、プレスリリースの配信は月に2本が限界でしたが、現在はその4倍もの本数をコンスタントに配信できています。

※ 株式会社PR TIMESが提供するプレスリリース配信サービス。

当社では、アンケートを実施し、その結果をプレスリリースで配信しています。そのアンケートの設計・収集・集計もHELP YOUにお願いしている業務の一つです。

当社からお伝えしたテーマをもとに、HELP YOUにて質問項目を作成し、アンケート回答者を募集、集計結果をまとめて、その情報をプレスリリース化して、最終的に配信するところまで対応してもらっています。

ディレクターに大まかな方針をお伝えするだけで、アンケートの設計からプレスリリースの配信まで一気通貫で行っていただけるのはありがたいですね。

当社の社員が中心に立って各スタッフに業務をお願いする形だと、人員管理や教育のコストがかかりますが、そこをHELP YOUのディレクターに巻き取っていただけることに大きな魅力を感じています。

──HELP YOUへの業務の引き継ぎはスムーズに進みましたか？

はい。当社では、社員がすべきコア業務と外部に切り出せる業務を事前に切り分け、後者の業務マニュアルを作成しました。HELP YOUにはそのマニュアルをベースに業務を進めてもらっています。HELP YOUの利用を始めてから約半年が経ちますが、特に不都合を感じたことはありません。

──HELP YOUを導入する前と後とで、どのような変化がありましたか？

プレスリリース配信に関わる業務のディレクションをする負担が減った分、マーケティング戦略を考える時間が増えました。社内のメンバーには、目の前の業務に忙殺されるのではなく、本来の自分がやるべき役割に専念してほしいと考えています。その環境を整えるために、今後もアウトソーシングサービスや業務効率化ツールを取り入れていくつもりです。

世の中の需要に応じたサービス展開を目指す

──最後に、御社が今後目指す未来についてお聞かせください。

3つあります。1つ目に、当社が現在運営しているサービスやメディアはガジェット中心ですが、ゆくゆくは住環境などにまつわる、より大きな悩みにも寄り添えるように進化させていきたいと考えています。「大きな買い物をする前に、まずは試してみたい」という需要を満たす意味では、根本的な考え方は変わりません。お客様をサポートすべく幅を広げていきたいですね。

2つ目に、コロナ禍が落ち着いてきたこともあり、インバウンド需要の増加を見据えて地方自治体と協力した施策を実施できればなと思っています。

最後に、コロナ禍で急成長したメディア「Picky’s」については、製品レビューや動画などを取り入れて信頼度の高いコンテンツを発信していくことで、読者のロイヤリティ向上を目指します。買い物をする前にまずは「Picky’s」を覗いてみよう、と思ってもらえる存在になれたら嬉しいですね。

編集後記

rentryがHELP YOUを導入した背景には、人員管理から業務設計、進行管理までをディレクターがまるっと担う体制がありました。業務内容に応じて必要なスキルを持った人材を探し教育、実現したいことを業務レベルに落とし込んでこと細かに指示し、欠員が出たらまた他の人員を探し……一連の業務には想像以上のコストがかかります。

社内でディレクション業務を担う人の中には「もういっそのこと自分でやった方が早いのでは？」と思ってしまうこともあるでしょう。アウトソース＝仕事が減る、楽になる、というイメージを持つ人もいるかもしれませんが、いざ自分で全てをディレクションするとなるとそのコストは計り知れません。

せっかくアウトソースを利用しているのに、全く自分の時間がとれない。コア業務に集中できない。そんな事態にならないためにも、ぜひアウトソースはHELP YOUにお任せください。ディレクターが適切なスタッフをアサインし、業務をまるっとサポートします。

︎ HELP YOUのサポート体制について詳しく見る

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