さらば資料作成!パワーポイント外注が増える4つの理由とサービス紹介

企画書、提案書、報告書など、日々さまざまなビジネスシーンで活用されているパワーポイント。

「わかりやすいパワーポイントを作成したい…」
「上司から急に資料作成の指示をもらったけど、時間が全くない…」

とお悩みのビジネスパーソンも多いのではないでしょうか?

その悩みは、パワーポイント作成を外注することで解決できます。

また、パワーポイントの外注には下記のようなメリットも考えられます。

  1. 資料作成に費やす時間を短縮できる
  2. 資料や企画内容自体をブラッシュアップできる
  3. 聴衆にとってわかりやすいパワーポイントが作成できる

この記事では、パワーポイント外注のメリット・デメリット、外注する際の注意点からおすすめサービスまで詳しく解説します。

パワーポイントの外注が増える理由

パワーポイントを外注すべき理由としては、主に3つあります。

  • スキル不足の解消
  • 作成にかけるリソース
  • 時間削減

理想の資料を目指せば目指すほど作業は長引き、本来のコア業務に手を付けられていなかったりしませんか?

デザインを考え、コツコツを作成してきた資料に大幅な変更があろうものなら残業…。大事な場面の直前で焦りながら修正することなども、十分にあり得ますよね。

資料作りに注力しすぎて、生産性や効率性を失い、コア業務を怠ってしまったら本末転倒です。
このような事態を避けるためには、パワーポイントを含む資料作成にかかる時間を十分に理解しておく必要があります。

約50時間の貴重な時間

さまざまな資料作成のなかでも、特にプレゼンテーションではパワーポイントを使用することが多いのではないでしょうか?
以下のような条件のプレゼンを任されたとき、人前で発表できるようになるまでに、どれくらい時間がかかるかをご存知でしょうか。

【条件】
・プレゼンテーション時間:1時間プレゼンテーション
・実施内容:リサーチ~構成案作成~パワーポイント作成~リハーサル

もちろん個人のスキルや作成内容によって作成時間はまちまちですが、1時間のプレゼンテーションを0から作成する場合の平均時間は下記のようになります。

リサーチ・情報収集 13時間
聴衆のニーズリサーチ 1時間
アイデア出し・具体案作成 2時間
アイデアまとめ 1時間
プレゼンテーションの流れ作成 2時間
スライド作成 40時間
プレゼンリハーサル 3時間
合計 49時間

 

資料作成にこれだけの時間をかけていては、本来時間をかけるべきコア業務に集中できなくなってしまいますよね。
しかし、このパワーポイント作成時間をまるごと削ることができれば、その時間をもっと重要なコア業務に集中して使うことができます。

事前準備の大切さと資料作成

パワーポイントの内容以外に、プレゼン成功のカギを握るのが「事前準備」です。
営業パーソン300人に行った調査では、事前準備を十分に行っている人ほどプレゼンの勝率が高いとされています。


出典:【営業300人に聞きました!】プレゼンや商談の勝率は、事前準備で決まる!準備を十分に行う人の7割が成功と回答 より作成

とはいえ、資料作成だけでも時間がかかるのに、事前準備にも相応の時間をかけようと思ったら時間は全く足りません。

もちろんテンプレートやショートカット等を駆使すれば、パワーポイントのスライド作成にかかる時間を限りなく短縮することもできることでしょう。

しかし、実際には他の業務と締め切りの板挟みにされて、ダイナミックな時間短縮は望めないのではないでしょうか。
余裕をもった事前準備を叶えるため、そしてプレゼンの勝率を上げるためにも、パワーポイントの外注は有効な手段と言えます。

業務時間の理想の使い方

今度は、資料作成が1日の業務時間にどれくらい影響を与えているかを理解しましょう。


引用:どう実現?長時間労働の是正|けさのクローズアップ|NHKニュース おはよう日本

「会議」「メール」を抜いて、「資料作成」が多くの時間を占めています。
資料作成にかかる時間が短ければ短いほど、他の業務に充てられる時間が増えることは明らかであり、それはまさに理想の時間の使い方ですよね。

あくまで一例ですが、資料作成に加えて他の業務やプロジェクトが重なると、会議中に隠れて作業、ランチは資料読みながら…といった状態が続き、仕事の生産性が低下する事態は避けられないでしょう。

資料作成は構成がすべて?

急いでいるからと言って、すぐに資料作成に取り掛かってはいませんか?
時間以外にも「アイデアはあるけど形にできない」「デザインが浮かばない」など、パワーポイント作成におけるスキル不足の問題もあるでしょう。

前述したように、資料作成には事前準備、そして作成前の構成が非常に重要とされています。

スライド作成の時間配分としては、構成80%・作成20%がおすすめです。構成に時間をかけておかないと、以下のような手戻りの悪循環が発生しやすいためです。

  1. 作成途中で前の部分の矛盾に気づく
  2. 前の部分の修正
  3. さらに別の部分での修正が必要な状態を生む

資料を0から作成するには多くの時間を要します。作成時間がない、でも資料の質を下げたくない…という制限された状況の中では、パワーポイント外注が有効です。

パワーポイント外注によって、単なる時間短縮だけでなく、プロの外注業者によるクオリティの高い資料が期待できるでしょう。

パワーポイント作成を外注するメリット

これまでに以下のポイントをご説明してきました。

  • 資料作成(パワーポイント)には多くの時間を要する
  • プロに外注するとクオリティの高いスライドを作成できる

本章では、パワーポイント作成を外注することで得られるメリットをご紹介します。

資料作成時間短縮により、コア業務に集中しやすくなる

時間短縮は最大のメリットと言えるでしょう。パワーポイントの操作自体は全く複雑ではありません、至ってシンプルです。

しかし、聴衆への分かりやすさを追求すればするほどクリエイティブな作業になっていきます。
何枚もあるスライドの構成を考えながら、スライド1枚1枚に配置するグラフ、画像、表などの各種パーツを吟味し、時にはアニメーションも追加します。デザインや色合いも重要となるでしょう。

1日の中の限られた業務時間を、こういった骨の折れる作業に費やしていてはコア業務に集中できません。
だからこそ、時短が叶うパワーポイント作成の外注をオススメします。

生産性を確保できる

世界では1日に約3,000万回、パワーポイントによるプレゼンテーションが行われていることをご存知でしょうか。
さらに、ある調査では「業務時間全体の半分以上を資料作成にかけている」と回答した営業パーソンが半数以上。仮に4時間とすると、1日に約12,000万時間の生産性がパワーポイント作成に費やされていることになります。

こういった状況の中、パワーポイント外注を利用して日々の生産性を確保できれば、生み出した時間で他の企業との差別化を図ることができるでしょう。

参考:Are We Wasting $250 Million per Day Due to Bad PowerPoint? | Think Outside The Slide
営業パーソンが最も時間をかけている業務第一位は”資料作成”。営業現場における業務実態調査2021を公開

プロのデザインにより、資料の質の向上が期待できる

パワーポイント外注業者には、プロならではの高いスキルと多くの資料を作成してきた実績を持った人材が所属しています。
さらに「聴衆に分かりやすく伝えられる資料」を実現できる能力にも長けているでしょう。

それでも「外注業者にお願いすると、こちらの意図からズレた資料ができてしまうのでは…」と心配になる方もいるのではないでしょうか。
確かに依頼内容とイメージが違っていたら外注した意味がありません。

そういったトラブルを回避するためには、外注業者からの納品前に、作成された資料を確認する場を設けましょう。
修正は別料金になるのか、料金内で何回まで対応しているのかも事前に確認しておくことが重要です。

パワーポイント作成を外注するデメリット

続いて、本章ではパワーポイント作成を外注するデメリットをご紹介していきます。
外注を検討されている方は気になるところだと思いますので、ぜひ参考にしてみてください。

変動的な外注費用が掛かる

外注にかかる費用は、サービス内容によっても異なります。
例えば、既存のパワーポイントのブラッシュアップなのか、構成も含めた新規作成なのかといった違いです。

株式会社パワーデザインのパワーポイント資料作成サービスを例に挙げると、新規作成(構成が明確な場合)にかかる費用は「基本料金5万円+1万円~/ページ」となっています。
アニメーションやBGM・ナレーションなどのオプションを加えると、さらに価格にプラスされていきます。

各外注業者のサービス内容と実績、そして自社の予算を比較しながら、パワーポイント作成を外注するか否かをじっくり検討してください。

スキルや知見の蓄積が難しい

パワーポイント作成のスキルは、作成すれば作成するほど上がっていきます。よって、外注すればするほど、スキル向上の機会を逃すことになります。

毎回パワーポイント作成を外注していると、いつの間にか社内でパワーポイントを作成できる人材がいなくなってしまった、という場合も…。

スキル向上の機会とコア業務の時間の確保、どちらを優先すべきかは難しいところです。
特に高いクオリティが求められる重要な資料や作成に時間のかかりそうな資料だけを外注するなど、その時の状況に合わせて判断していきましょう。

パワーポイント作成を外注する際の注意点

これまで、パワーポイント作成のメリットやデメリットについて詳しくご説明してきました。
「パワーポイントの外注、検討してみようかな?」と思った方もいるのではないでしょうか。

本章では、パワーポイント作成を外注する際の注意点について説明していきます。外注する時のシミュレーションとして、ぜひ参考にしてください。

カギは外注業者とのコミュニケーション

ひと口に外注と言っても、サービス内容や料金は外注業者によって大きく異なります。どの業者・どのサービスが自社にとってベストなのか、しっかりと見極めましょう。

また、資料に関する情報をきちんと共有しておくことも重要です。
パワーポイント外注時には、イメージや構成等をメールで外注会社に送ることが多いと思いますが、内容が複雑な場合は外注会社と直接打ち合わせをしましょう。

あとから修正できるとしても、懸念材料はなるべく避けておきたいものです。外注業者との事前のコミュニケーションは、入念にしておくべきでしょう。

納品資料を念入りにチェック

「外注したから全て完璧!」と、業務を丸投げしないように注意しましょう。
納品された資料を隅々までチェックし、修正したい箇所がある場合は外注業者へ連絡して、資料が必要な時までにしっかりと直してもらいましょう。

おすすめのパワーポイント作成外注サービス

ここまでパワーポイント作成代行について説明してきました。
最後に、「結局どこの外注業者に依頼すればいいの?」という疑問に答えるために、おすすめのサービスを3つご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

パワーポイント作成+トータル支援が可能な「HELP YOU」

単なるパワーポイント外注業者に任せるよりも、パワーポイント作成スキル+マーケティングやデザインにも強いサービスを利用した方が、より良い資料が出来ると思いませんか?
オンラインアウトソーシングの「HELP YOU」なら、パワーポイント外注はもちろん、幅広い業務を依頼できます。

【HELP YOUサービスの特徴】
・厳しい採用基準を突破したメンバーに発注できる
・チーム制のため、退職で業務が滞る心配がない
・専属ディレクターが必ず一人付くため、さまざまな業務をまとめて依頼できる

資料作成以外にも、総務や経理、人事、マーケティングなど、さまざまなサポートが可能です。

【HELP YOUの主なサービス内容】
■総務関連業務(出張手配・スケジュール調整・名刺作成・データ整理など)
■経理関連業務(入金管理・支払業務・請求書発行など)
■人事・採用関連業務(求人票の作成・書類審査管理・セミナー会場手配など)
■営業サポート関連業務(会議資料作成・データ収集・KPI管理、経費申請など)
■マーケティング関連業務(SNS投稿・メルガマ作成・アンケート集計など)
■ECサイト関連業務(売り上げ管理・商品管理・サイト管理・ニュースリリース作成など)

さらに高品質な資料を求める方には、「資料作成プレミアム」サービスもご用意しています。
「伝えたい内容が伝えたい相手に伝わる資料」をコンセプトに、資料作成のプロがクオリティの高いパワーポイントを作成します。

【料金】
HELP YOU 通常月額料金:10万円(税抜)/契約期間 6ヵ月/実働時間 30時間
資料作成プレミアム:基本料金 50,000円+作成料金 10,000円/枚(最低発注枚数10枚)

 

プロのデザイナーがパワポを再構築!株式会社エスアンドシー「パワポデザイナー」

パワポデザイナーは「伝わる」「わかる」「クリエイティブ」をポイントに置き、広告デザインのプロが既存のパワーポイントをブラッシュアップ。
制作会社向けにイラストレーターなどで制作したデータをパワポ化するなど、その他サービスも豊富に用意されています。

【ライトプラン】
■料金:45,000円~
■ページ数:~10枚
■サービス内容:ヘッダー、フッター、背景、フォント調整、グラフ調整
■修正:2回まで

伝えたいことを分かりやすく 株式会社PPwork「PPT作成代行サービス」

PPworkでは、PowerPointスライド・資料ブラッシュアップ、動画ファイル制作、漫画コラボレーション、ブランディング等、パワーポイント関連の幅広いサービスを提供しています。ここでは「PowerPoint清書サービス」をご紹介します。

【PowerPoint清書サービス】
■1スライド2,000円(税別)×スライド枚数
■サービス内容:テンプレート適用、位置整頓、文字統一、配色統一
※オプション(別料金)でアニメーション設定、ナレーション・BGMの埋め込み、オリジナルテンプレート作成などにも対応

まとめ

本記事では、パワーポイントを外注することで得られるメリット・デメリット、外注時の注意点、おすすめのパワーポイント外注サービスをご紹介しました。

時間に追われてパワーポイント作成に業務時間のほとんどを費やすより、プロの手を借りて業務の質を向上させていきませんか?
ぜひこの記事を参考にして、パワーポイントの外注をご検討ください。

▼あわせて読みたい

プレゼン資料制作のコツを押さえて作業時間を短縮!代行サービスも紹介

データ入力代行サービス10選【事例あり】|比較ポイントや料金を徹底解説

HELP YOUの資料作成サービス

資料作成はアウトソーシングで効率up


デザインは凝っているけれども、内容が記憶に残らない資料を目にしたことはありませんか?
どんなにデザイン性に優れた資料であっても、伝えたい内容が読み手に伝わらなければ、資料の価値は半減してしまいます。

HELP YOUは「伝えたい内容が、伝えたい相手に、伝わる資料」を作成します。
これまでに500以上のクライアント様にご利用いただきました。

資料作成でHELP YOUが選ばれる理由


【選ばれる理由1.】資料作成のスペシャリストメンバーが、迅速に貴社の業務をサポートをいたします。
【選ばれる理由2.】ラフ画を共有するだけで資料を作成いたします。
【選ばれる理由3.】構成や作成にあたり必要なリサーチをいたします。


HELP YOUは、資料作成だけでなく各種専門分野の幅広い業務を迅速に対応いたします。

ぜひこの機会に資料作成のアウトソーシングをご検討ください。
お電話での無料相談はこちらをご利用ください。050-3187-5599(平日10~18時)