給与計算業務を外注してコスト削減!サービス導入のメリットや費用相場を解説

毎月発生する給与計算業務。
タイムカードデータの入力や給与明細の作成といった事務的な作業から、年末調整や社会保険料の算出など専門的かつ正確な知識を求められる作業まで、幅広く対応しなければいけません。
月末や年末年始など局所的に業務量が増えるのも特徴です。

普段は別の業務を担当している従業員が、掛け持ちで給与計算業務を行っているというケースも多いのではないでしょうか。
または派遣を雇って対応しているという企業もあるでしょう。

しかし、給与計算業務はとにかく手間がかかります
またミスは許されないため、担当者に負担がかかりがちです。コストがかさんでいることにお悩みの経営者も多いでしょう。

今回の記事では、給与計算業務のアウトソーシングサービスをご紹介。どのような業務を外注できるのか、外注のメリットや費用相場についても徹底解説します。

是非参考にしてください。

目次

給与計算の外注とは

給与計算に関わる業務は毎月のお給料の計算や支払いだけではありません。年末調整や住民税の計算など、一年を通して様々な業務が発生します

給与計算業務をアウトソーシングするときはどのような業務を依頼できるのか、ご紹介します。

給与計算の外注に依頼できる業務

給与計算外注に依頼できる業務1.給与・賞与の計算代行

給与や賞与の計算業務は外部にアウトソーシングすることができます。
毎月の給与計算に必要なタイムカードの集計、入退社や人事異動による情報の変更手続きを行い、給与計算を行います。

変動的な残業代に加え、社会保険料や雇用保険料、所得税、住民税の計算もまとめて対応できるので、日々の業務負担を一気に軽減できます。

また、中には給与明細の作成や印刷、封入、郵送といった一連の作業や、明細発行関連業務を請け負ってくれるサービスもあるので確認してみてください。

給与計算外注に依頼できる業務2.振込・納税代行

給与計算作業を終えたあとに発生する、給与振込データの作成や振込作業、税金の納付作業などを代行します。

これらは給与・賞与計算の代行業務に追加して依頼できるパターンが多いです。

給与計算外注に依頼できる業務3.年末調整代行

給与計算に関わる業務の中で最も複雑で負担が大きいのが年末調整です。
年末から年始にかけての繁忙期など、期間限定で依頼できるサービスもあります。

大まかな対応業務は、次のようなものが挙げられます。

・控除申告書類の封入・送付
・申告書の内容確認
・従業員からの問い合わせ対応
・源泉徴収票や支払い報告書、法定調書合計表などの各種必要書類の作成と提出

給与計算の外注に資格は必要?

特別な資格がなくても給与計算の業務を行うことは可能です。

しかし、代行する内容によっては社労士や税理士の資格が必要なケースもあります。
例えば、雇用関係助成金の申請には税理士と社労士の連携が不可欠です。

社労士法では「労働・社会保険諸法令にもとづく助成金の申請書作成及び行政機関への提出」は社労士の独占業務と定められています。

ただし、近年では雇用関係助成金の多くに設けられている「生産的要件」を満たすかどうかの判断を社労士のみでは行いづらく、税理士と連携するケースが増えているようです。
助成金申請をする場合は注意しましょう。

給与計算を外注する際の流れは?

給与計算業務は毎月発生するルーティーン業務ですが、期限を遵守しながら正確に作業を進めなければいけません。
そのため、アウトソーシングサービスの導入にあたっても入念な準備が必要です。

どのような流れでアウトソーシングを始めるのか、解説します。

■1.ヒアリング・業務量の調査
毎月どのくらいの業務量が発生しているのかを確認します。どの業務をアウトソースするか分析して最適な改善策を探ります。

■2.業務フローや運用ルールの作成
次は、業務フローや運用ルールの設計です。給与計算業務の中には勤怠管理など人事部の協力が必要な業務も含まれます。

アウトソーシングサービス導入にあたり、社内全体への周知方法をどうするかを検討します。また従業員向けのマニュアル作成や研修の計画も立てていきます。

■3.テスト稼働
アウトソーシングサービスと社内業務が不備なく並行できるかを確認します。本稼働に向けて改善点を探り、必要に応じてシステムをアップデートします。

■4.本稼働
検証作業が完了したら、いよいよサービスの本格稼働です。

給与計算を外注するメリット・デメリット

給与計算外注で対応可能な業務内容についてお伝えしました。

それでは、このような業務をアウトソーシングすることでどのようなメリットやデメリットがあるのか解説します。

給与計算を外注するメリット1.ミスを減らせる

給与計算業務は、毎月発生するルーティン業務と年末調整のように専門知識を必要とする業務の二種類があります。

いずれも正確に作業しなければいけません。細やかな確認作業も必要です。
しかし、従業員にすべてを任せてしまうとリソースが圧迫され、余裕がない中で業務を進めることになるためミスも発生しやすくなってしまいます。

アウトソーシングサービスでは知識も経験も豊富なスタッフが給与計算業務に特化して作業を行うので、ミスの軽減が期待できます

給与計算を外注するメリット2.コスト削減

給与計算業務で発生するコストは大きく二つに分けられます。
給与計算担当者にかかるコストシステムにかかるコストです。

担当者にかかるコストには、専門知識をもつ人材への人件費、正確に給与計算作業を行うための教育コストなどが含まれています。

システムにかかるコストは平常時の利用費や開発費、毎年の法令改正や税制改正に対応するための費用です。

法令や税制が改正されるたびにシステムのソフトウェアのアップデートやライセンスの再購入が必要なため、金銭面でも作業面でもかなり負担がかかってしまいます。

給与計算のアウトソーシングサービスを利用することで、人材面でもシステム面でもコストを抑えて業務を進めることができます。

給与計算を外注するメリット3.人材を確保しやすい

給与計算業務は時期により業務量が変化します。

年末調整作業が必要な繁忙期には人材確保が必要不可欠です。個人情報を扱い、専門的な知識を要する業務も多いので慎重に採用しなければいけません。

しかし、ピークを過ぎれば業務量は減ります。雇用しつづけていても人件費がかさんでしまうだけ、という状態になりやすいのが課題です。

給与計算のアウトソーシングサービスを利用すれば、必要なときだけ適性のある人材を確保できます

給与計算を外注するメリット4.法改正に対応できる

税制や社会保障関連の法令は毎年にように改正されます。そのためシステムのソフトウェアを更新するだけでなく、給与計算業務の担当者も常に正確かつ最新の情報をキャッチアップしていくことが必要です。

専門的な知識をもつ人材が社内にいないと、情報を得るにも理解するのにも時間がかかってしまいます。

給与計算のアウトソーシングサービスでは専門家がすべて対応してくれるため、毎年行われる法改正も社員に負担をかけることなく対応することが可能です。

給与計算を外注するメリット5.コア業務に集中できる

給与計算業務は専門的な知識を要するものばかりではありません。むしろ毎月発生する業務の多くはルーティーン作業です。例えば、タイムカードの集計やデータ入力、給与計算、明細書の発行など。

このような毎月発生する定型的な給与計算業務は、会社を円滑に運営していくために重要です。一方で、会社の利益につながらないノンコア業務に分類されるものでもあります。

ノンコア業務を積極的にアウトソーシングサービスに依頼することで、社員一人一人がよりコア業務に注力できます生産性向上や業務効率化にもつながるはずです。

給与計算を外注するデメリット1.自社にノウハウが蓄積されない

給与計算業務の全般をアウトソーシングしてしまうと、それまで社内で培ってきたノウハウも含めて蓄積するのが難しくなってしまいます
従業員から給与や社会保険料に関する問合せがあった場合でも、迅速な対応が困難です。

社内のノウハウ獲得のために、定期的に研修を行い集中的に学んでいくといいでしょう

給与計算を外注するデメリット2.情報漏洩のリスクがある

アウトソーシングサービスを提供している会社にもよりますが、データ入力や集計といった事務作業をアルバイトや契約社員が担当するケースがあります。
アウトソーシング会社から別の会社へと業務が委託されていることもあるかもしれません。

このような場合は情報が漏洩するリスクが考えられます

社員の個人情報が適切に扱われているか、安全に業務が遂行されるか注意深く確認しましょう。

アウトソーシング会社がプライバシーマークを取得しているかどうかを確認するのがおすすめです。

給与計算を外注するデメリット3.場合によってはコストが増える

アウトソーシングサービスの業者によっては、企業の就業規則に合わせてシステム設計を行い業務を対応します。その場合、就業規則に改定があると追加費用が発生することがあります。

ただし、経営が安定している会社は改定はめったにないので、追加費用が発生する心配をする必要はほとんどありません。

また、従業員の規模(10名以下などの小規模)によっては、社内で対応したほうがコストがかからない場合もあります。アウトソーシングサービスを導入するべきかどうかしっかり見極めましょう。

給与計算を外注する費用相場

給与計算業務を外注するときのおおよその費用を解説します。

給与計算を外注する費用相場1.給与計算のみ依頼する場合

給与計算のみをアウトソーシングする場合の費用相場は以下の通りです。

【料金】※従業員50名程度を想定
一ヶ月:4万円~6万円
一年間:46万円~72万円

給与計算のみをアウトソーシングする場合は、以下の業務は依頼できないので注意しましょう。

・勤怠管理データの集計
・給与明細の作成

上記の業務も依頼したい場合は、オプションで対応できるかどうか確認するのをおすすめします。

給与計算を外注する費用相場2.年末調整なども依頼する場合

毎月発生する給与計算業務とは別に、年に一回〜数回発生する年末調整や社会保険料の算出などの業務を依頼する場合の費用相場は以下の通りです。

【オプション例】
・勤怠管理
・年末調整/賞与計算
・住民税の更新
・社会保険料の算出や入退社の手続き

【料金】※従業員50名程度を想定
一ヶ月:10万円~20万円
一年間:120万円~240万円

給与計算の外注を検討すべきケース

給与計算を外注する際の具体的な依頼可能業務やメリット・デメリットについてお伝えしてきました。

これらを踏まえた上で自分の会社が本当にアウトソーシングサービスの導入が必要かどうか、どのように検討したらいいかを知りたいという方も多いはずです。

では、給与計算外注を検討すべきケースについてご紹介します。

給与計算の外注を検討すべきケース1.従業員数が多い

社内に多くの従業員がいる企業では、毎月大量の給与計算業務を処理しなくてはいけません。

専門的な知識を持つ従業員が数人在籍していても正確に作業しなくてはいけないので、時間がかかり負担になってしまうでしょう。
また、給与計算担当者が休職・退職すると業務が滞る可能性もあります

アウトソーシングサービスを利用すれば必要な時に確実に人材確保が可能なので、安定して業務を遂行できます。

給与計算の外注を検討すべきケース2.人材不足

社内で十分な人材が確保できていない場合、給与計算業務を専任するポジションを作ることはできません。

ほとんどの企業では一人の社員が複数の業務を掛け持ちしており、その中に給与計算業務が含まれています。
月末や年末など局所的に訪れる繁忙期には、残業で対応していることもあるのではないでしょうか。

このように慢性的な人材不足に悩んでいたり、残業代などで人件費がかさんでいたりする場合はアウトソーシングサービスを利用してみるといいでしょう。

給与計算の外注を検討すべきケース3.コア業務に集中できていない

給与計算業務は細々とした作業が多く、一つ一つの業務に時間がかかってしまいます。

先ほど述べたように、多くの企業では一人の社員が複数の業務を掛け持ちしながら給与計算関連の業務を進めています。

毎月発生する給与計算業務にリソースを圧迫されて、本来やるべき業務に取り組めないこともあるはずです。

このような場合はアウトソーシングサービスを利用して、業務効率化を図りましょう。

おすすめの給与計算外注サービス

では、実際にどのような給与計算外注サービスがあるのでしょうか。
おすすめサービスを紹介します。

HELP YOU

【特徴】
「コア業務に集中できる環境を作る」
様々なスキルセットを持った優秀なアシスタントがチーム体制でサポート。
業務効率化を実現するための提案を行います。

無駄なやりとりは必要なく、専属の窓口ディレクターに依頼するだけで簡単に手続きができるのもポイントです。
プライバシーマーク付与事業者のため、セキュリティ面も安心して利用できます。

人材の安定率は100%。チーム体制だからこそ業務を滞りなく安定したサポートを提供します。

【依頼可能業務】
総務/経理
・書類スキャン
・社内決済手続き書類作成
・経費整理/記帳
・備品管理
・クラウドツール導入サポートなど

【料金】
10万円/月~
契約期間:6ヶ月
実働時間:30時間/月~
 

 

ペイロール

【特徴】
大手企業に選ばれる給与計算業務のアウトソーシングサービスです。

・人事給与業務が属人化している
・従業員の入退社が多く、対応で手一杯
・限られた人員でやっているのにミスが発生してしまう
といった給与計算業務に関するお悩みを抱える方におすすめです。

253社98万人の受託実績があります。
特に業務削減効果の高さに定評があり、さまざまな業種・業態の企業をサポートしてきました。

人事部門がコア業務に特化できる体制づくりを整えます。

【依頼可能業務】
・給与計算サービス
・福利厚生窓口
・データ連携サービス
・Webサービス
・MPSサービス(社員・拠点直接対応)
・その他サービス
・社労士サービス

【料金】
お問い合わせ

給与プロ

【特徴】
・一連で提案
給与計算代行だけでなく、勤怠管理システムのクラウドサービス提案から給与明細のweb化まで一連して提案します。

・低価格
徹底的に無駄をなくし作業効率を高めているため、低価格でサービス提供可能です。

・包括して代行
給与計算以外にも、賞与計算や年末調整、マイナンバーの収集・管理まで給与計算業務全体を包括してアウトソーシング/代行できます。

・バックオフィス全体も
バックオフィス業務全体を包括してアウトソーシング/代行することも可能です。
試算表の作成のための経理業務や請求書発行業務などもサポートします。

【依頼可能業務】
■システムが担う業務
・給与計算
・人事情報管理
・勤怠管理
・給与情報管理
・勤怠収集

・帳票作成
・書類回収/催促
・申請受付
・明細配布

■人が担う業務
・社会保険諸手続き
・データ入力
・書類精査・確認
・自治体対応
・給与計算確認

【料金】
・給与計算サービス
基本料金:10,000円
従業員数によって変動

・賞与計算
基本料金:10,000円
一名あたりの月額料金:300円

その他オプションもあり

経理・給与計算代行センター

【特徴】
・効率化のため給与計算を社員に任せたいが、給与情報は知られたくない
・信頼できる社員に任せているが、退職後に任せられる人材がいない
・給与計算をアウトソースして経費削減したい
・社会保険の改定を把握するのが負担になっている

このような課題を抱えている方におすすめです。

以下のようなメリットが挙げられます。
・給与計算の負担を減らす
・従業員に給与の内容を知られることなく機密保持できる
・担当者の休職/退職も安心
・保険料率の改定にも対応し正確な給与計算が可能

【依頼可能業務】
■基本サービス
・給与一覧表作成/給与明細書作成
・源泉所得税納付書作成

■オプション
・特急オプション
・給与明細など基本帳票の印刷/郵送
・複数サイクル

【料金】
■基本サービス
1~5名:8,000円/月(一人当たり月額料金2,000円/月)
6~20名:10,000円/月(一人当たり月額料金1,600円/月)
21名~:14,000円/月(一人当たり月額料金1,400円/月)
■オプション
・特急オプション
10,000円/10人ごと

・給与明細作成
200円/人

・複数サイクル
5,000円

まとめ

給与計算業務は毎月必ず発生します。
月末だけだから、年末年始だけだから、と社員を頼っていると担当者のリソースを圧迫してしまい、業務全体の流れも悪くなってしまいます。

・従業員数が多く、給与計算業務が煩雑
・人材不足に悩んでいる
・社員がコア業務に集中できていない

このような課題を抱えている企業の方は、是非この機会に給与計算業務の外注を検討してみてください。

面倒な経理業務はプロにまるごとおまかせ

経理業務はHELP YOUにまるごとおまかせください



時間のかかる上に、知識を必要とする経理業務。。
大量の仕訳作業が大変。。
本当はもっと別のことに時間を使いたいのに、、

という悩みを抱えていませんか?
できればプロに任せたいけど、どう依頼すればいいかわからない。


HELP YOUではそんなお悩みに応えるため、経理業務に特化したサービスをご用意しました。

・社外のプロに任せることで属人化を防ぐ
・顧問先とのやり取りまで任せられる
・経理フローの整備から整えて、効率化


社員を雇うほどでもないけれど、毎月、毎年かかる面倒ごとは、外部のプロに任せる時代が来ています。