煩雑な管理部門業務、業務委託を上手に利用し業務負担を減らしましょう!

管理部門は会社運営に必要不可欠です。
重要でありながら直接利益につながらない管理部門業務を効率化するために、業務委託することで、会社の利益につながるコア業務に注力することが可能になります。

<こんな方にお勧めの記事です>
■管理部門の業務が多すぎて対応できていない
■管理部門の社員の引継ぎや育成まで手が回らない
■社内情報の管理や利用がうまくできていない

管理部門の業務で委託できること

管理部門には様々な業務が含まれます。
ここでは、管理部門に連なる業務内容及び委託可能な業務内容をまとめていきましょう。

そもそも管理部門の業務内容は?

管理部門は、間接部門とも呼ばれ、営業や製造のような企業の直接的な利益活動ではなく、会社の運営がスムーズにいくよう補佐する部署のことを差し、業務は幅広く多岐にわたります。業務内容は、大きく分類して経理・財務・人事・労務・総務などがあります。それぞれどのような業務があるのかあげていきましょう。

<経理・財務>
経理は日々の帳簿記帳、決算書などの作成する業務です。
また、財務は日々のお金の流れを管理する業務です。
ともに、会社のお金の流れを把握し、資金繰りを行うための業務となります。

・出入金管理や帳簿記帳
・伝票整理
・決算表、貸借対照表、財務諸表などの作成
・予算編成
・資金の調達、金融情報の収集・分析など

<人事・労務>
社員の雇用に関わり、給与関係や勤怠管理、福利厚生などを通じて働く環境を整え、業務をサポートする仕事です。

・人事・労務管理
・新卒・中途採用
・社内研修
・社会保険の加入手続き
・社内規定管理
・福利厚生施策
・法務業務  など

<総務>
上記に分類されない様々なサポート業務
・社報の作成
・書類の整理
・イベントの企画
・秘書業務
・受付    など

このように、ひとくくりに管理部門としていますが、管理部門には様々な業務があり、様々な専門知識をもつ担当者が対応しているのです。

業務委託できる管理部門業務

管理部門の業務のほとんどが委託可能です。ですが、各業務委託先ごとに、対応してもらえる業務範囲が大きく異なります。

管理部門の中でも、業務委託するものでよく知られているものは、帳簿記帳や決算書の作成といった経理業務、給与計算や社会保険の手続きなどの人事業務などです。これらは法令や社内規則に従い行う業務なので比較的マニュアル化しやすい業務です。

一方、総務業務はこまごまとした業務が多いため、委託するための手順書作成の難しさから、経理や人事と比べて業務委託は一般的ではありません。
総務業務は、会社の様々な情報の管理や、電報や郵送の手配、社内イベントの企画、保安や防災業務、受付など会社の様々な雑務を一手に引き受けている会社全体の秘書のような役割です。

業務内容も、幅広く担当者ごとに業務の属人化が起こりやすい部門ともいえます。また業務委託をするにも、細分化された業務が多い上に、会社ごとに総務が担当する業務内容が異なるのも委託が進まない要因です。

管理部門業務を委託するメリット

幅広い管理部門業務ですが、どの業務も委託することによって下記のようなメリットが期待できます。

コストの削減

業務委託を利用することによって、全体の業務運用コストを大幅に削減できます。
業務委託を導入する際に、それぞれの業務の専門家からアドバイスを貰うことができ、継続する業務の取捨選択、手続きの簡素化などで、業務の効率化が行なえるからです。

また、時期によって増減する業務に対して、委託する業務量の調節で対応できるようになりますので無駄なコストを抑えることができます。

納期のコントロールが可能に

業務をバラバラに対応していた状態から、業務を統合し効率化することによって、ワークフローが明確になり、納期スケジュールのコントロールがしやすくなります

また、社員が担当していた業務についても、委託業者が対応してくれるので、社員の負担が軽減できます。

品質の向上

今まで、それぞれの担当社員が片手間に行っていた業務なども、知識や経験、ノウハウや独自の運用システムを持った専門業者に委託するため、より正確な記帳作業、法令に即した適切な給与計算、効率的な人事管理や書類の管理活用など、全ての業務に対して品質の向上が期待でます。

業務の安定化

それぞれが個別に対応している業務が多い場合、担当者の退職、休職、またはそれに伴う引継ぎ、教育などで、業務が滞る恐れがあります。

しかし、業務委託にすることで、業務のワークフローが明確になり引継ぎが容易になるとともに、専門家による継続的な業務が期待できるので業務に穴を開けることなく、安定させることができます。

直接部門への注力

会社運営には非常に重要を持ちながら直接業績にはつながらない間接部門を業務委託化することにより、今まで管理部門にいた人員を、直に利益につながる直接部門にあてることができます。

人員が直接部門に回せる上に、専門家に任せれば直接部門に対するよりよいサポートも期待できるので、ますます直接部門に注力が可能になるのです。

管理部門業務を委託するデメリット

軌道に乗ってしまえば、安定した高品質の業務が期待できる業務委託ですが、デメリットも存在します。デメリットを踏まえたうえで慎重に業務委託導入を検討しましょう。

導入コスト

業務委託を導入する際に検討しなければならないのが導入コストです。
これは、金額的なものだけではなく、導入する際の企業側の手間・労力・時間も含みます。

業務委託する際は、業務の統廃合や、業務基盤の整備、人員の再配置などが必要となる場合があります。
これらのフローは時間も手間もかかりますが、自社が主体となって行わなければなりません。
自社にとってやりにくい形になる恐れがあるからです。
もちろん、委託業者からアドバイスをもらうことができますので、ぜひ参考にしてみると良いでしょう。

業務委託先の問題

業務を請け負ってくれる業者は数多くあります。
しかし、全ての業者がこちらの要望に応えられる能力があるとは限りませんし、信頼できるとも限りません。

契約した業者が、自社に合わないときなどは、業務負担が軽減するどころか、かえって負担が増えたり、業務の品質が落ちたりしかねません

ノウハウが蓄積されない

業務委託した業務は今後、新たなノウハウの蓄積を行うことが難しくなります
特に、会社の独自性が高い総務業務は、業者との情報交換を密に行い運用ノウハウを会社側も把握しておく必要があります。

モチベーションの低下

業務委託を導入すると、それまでその業務を行っていた社員のやる気が失われる可能性があります。
社員の仕事の割り振りのバランスを考慮して段階的に行うことも考える必要があります。

管理部門の業務委託先を選ぶポイント

委託先を選ぶポイントは、委託したい業務内容と、信頼感のある業者かどうか、自社にあった業者かどうかの見極めにかかっています。

委託業者の業務対応範囲

委託会社ごとに業務対応範囲が異なります。
自社の管理部門の中でも、どの業務を委託したいのかによって委託する業者が変わります

導入実績の確認

具体的な実績の提示はその業者が信頼できるかどうかの判断材料となります。
どの業種でどれくらいの実績があるかどうかも確認をし、自社の業種にノウハウがあるか、頼む業務に実績があるかも調べましょう。

見積もりと事前相談

どのような業務を委託する際にも言えることですが、必ず3~4社に見積もりと事前相談を行いましょう。
見積もりが明確かどうか、対応業務範囲がどこまであるか、オプション料金が必要かどうか、事前相談は疑問点が残らないようしっかりと行いましょう。

おすすめの管理部門業務の委託先

経理業務、人事業務などを請け負う業者は数多くありますが、総務業務を含めた管理業務全体をサポートすることができる業者はそれほど多くはありません。
ここでは、経理・人事・総務を含む管理業務全般に対応可能な業者を紹介いたします。

HELP YOU

それぞれの会社の「コア業務に集中できる環境を作る」ため、経理から人事・総務に至るまでの様々な管理部門業務を総合的にサポートしてくれます。
【料金】
・スタンダード 15万円/月
(利用時間45時間~オフライン作業24時間含む)
【特徴】
■採用率1%!それぞれの業務のエキスパートを有し、業務の様々な場面で高品質なサポートを受けられます。
専属ディレクターが窓口となり依頼された業務を専門スキルを持ったアシスタントに割り振りし、業務をコントロール。窓口が一つなので、依頼しやすく進捗状況の確認などもスムーズに。
継続利用率97%!利用時間内なら必要な業務を自由に組み合わせが可能で、業務範囲は経理から総務、秘書業務など広くカバー。会社の秘書のような存在です。

https://help-you.me
 

NOC

NOCは30年 1,000社の実績がある人事·総務·経理を始めとした管理部門の総合アウトソーサーです。

【料金】要見積り

【特徴】
■競争が激しいアウトソーシング業界において30年以上の長い実績があり、様々な業種、業務に多くのノウハウを保有しており質の高い業務が期待できます。
長い業界経験を持つスタッフが在籍していることも魅力の一つです。
対応範囲業務が多いので組み合わせ業務で請け負うことも可能。

https://www.noc-net.co.jp/
 

テンプスタッフのアウトソーシング

【料金】要見積り

【特徴】
■派遣会社ならではの利点を生かし、全国の登録・採用拠点および人材データベースを業務委託においてもフル活用しています。その為、お客様社内での常駐型運用も可能で、あらゆるエリアで質の高い運用を実現すべく、人材を確保することができます。
■業務の難易度、業務量変動などに合わせて、マネジメントとオペレーションのリソース(人材)を構築します。特に業務量変動に合わせ、勤務時間や日数の異なるメンバーを適正に配置し運営することを強みとしています。

https://www.tempstaff.co.jp/client/itaku/
 

CASTER BIZ

専門知識を持つ「リモートワーカー」によって構成されたアウトソーシング会社です。様々な専門知識を持つエキスパートを有し、経理、人事、秘書業務などの幅広い業務に対応可能です。

【料金】
SHORT 12万円~/月
(利用時間30時間~/土日対応はオプションで)

【特徴】
■業務アシスタントの採用率は1/100。全国から優秀なスタッフが自社の業務を行います。
■チーム体制での対応を行っているので幅広い業務を委託可能
■普段会社で使用しているコミュニケーションツールでよりやり取りが楽にできます。

https://cast-er.com/

まとめ

管理部門を業務委託することで、会社のコア業務、直接部門への注力が可能になります。
管理部門の導入時のデメリットをいかに抑えるかが、業務委託成功の鍵を握っているのは間違いありません。
導入時の手間やコストはありますが、より効率よく、より高品質な業務を今後行うことができることを考えれば、管理部門業務の委託を前向きに検討するべきです。

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