近年、業務効率化やコスト削減、DX推進の基盤などの目的で、クラウド化を積極的に進めている企業が増えつつあります。

そんな中、
「クラウド化に興味はあるけれど、まだ導入できていない…」
「クラウドのメリット、デメリットについて理解を深めたい…」
といった中小企業経営者の方や、営業担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか？

そこで本記事では、クラウド化の概要について触れつつ、メリットやデメリット、導入のポイントを徹底解説。

さらに、中小企業におけるクラウド化の成功事例や、クラウド化をスムーズに進めるためのポイントを解説します。

これからクラウドの導入を検討している方や、クラウド化について理解を深めたい方は、ぜひ参考にしてください。

クラウド化とは

クラウド化とは、自社内に設置、運用していたサーバーやソフトウェアなどを、インターネット経由で利用できる外部業者のクラウドサービスに移行することです。

クラウド化することで、オンライン上でデータの確認・やり取りが可能になります。

クラウドは、利用者が異なる「実装モデル」と提供形態が異なる「サービス形態」に分かれています。それぞれ複数の名称が存在し混在しています。そのため、似たように使われることはあっても、指す内容は全く異なるため注意が必要です。

また、一般的にクラウド環境とは「実装モデル」のことを表す場合が多いと理解しておきましょう。

では、それぞれの名称と概要について簡単に説明します。

オンプレミスとの違い

クラウドとよく比較されることが多いのがオンプレミスです。
オンプレミスはクラウドとは異なり、自社でソフトウェアやハードウェアを管理、運用する方法です。

クラウドとオンプレミスには、ソフトウェアやハードウェアを自社保有するかどうか以外に、次のような違いがあります。

オンプレミスは自社でサーバーやストレージなどハードウェアを購入・設置・運用するため、セキュリティ対策やカスタマイズの自由度が高いというメリットがあります。

しかし、その反面、初期費用や運用コストが高くなる傾向があります。

一方、クラウドサービスは、ハードウェアはサービス業者が管理するため、初期費用を大幅に抑えられます。
運用コストもサービスにより従量課金または月額固定となるため、コスト面でのメリットがあります。また、保守管理をサービスに任せられる点も大きな利点です。

ただし、サービスの範囲内でしかカスタマイズできないため、その自由度はオンプレミスに比べて低いという点は注意が必要です。

クラウド化のメリット

ここからは、クラウド化のメリットについて8つ解説します。

クラウド化のメリット1：どこからでもアクセスできる

クラウドサービスは、インターネット環境があれば、どこからでもアクセス可能です。これにより、場所に縛られずに、必要なデータやファイルにアクセスできます。

近年では、コロナ禍をきっかけに新しい働き方への取り組みも急速に拡大しています。クラウド化によって、リモートワークなど多様な働き方にも柔軟に対応しやすくなります。

クラウド化のメリット2：業務効率化につながる

クラウドサービスは、データやファイルをオンライン上で共有することが可能なため、複数のデバイスや離れた場所にいる人とも簡単に共同作業を行えます。

これにより、常に最新のデータ情報をすぐに確認でき、作業プロセスが効率化され、業務効率の向上が期待できます。

クラウド化のメリット3：コスト削減ができる

クラウドサービスは、すでにインフラが整備されているため、システム構築に必要なサーバーやソフトウェアの購入が不要です。

これにより、初期の導入コストを大幅に抑えることが可能です。

さらに、一般的にクラウドサービスは従量課金制で提供されることが多く、必要なリソースのみを利用することが可能です。

そのため、必要以上の契約をせず、利用した分だけの請求が発生するため、無駄なコストの削減につながります。

クラウド化のメリット4：アップデートとメンテナンスが容易になる

クラウドサービスでは、運用管理に伴う全ての作業を外部のクラウドプロバイダーが行います。

そのため、利用者であるユーザーは自らアップデートやメンテナンスに時間を費やす必要がなく、定期的なアップデートやメンテナンスの負担を軽減できます。

また、外部のクラウドプロパイダーに全てを任せることで、企業は他のコア業務に集中し、時間を効果的に活用することができます。

クラウド化のメリット5：柔軟性と拡張性が高い

クラウドサービスは、必要に応じて環境を柔軟に拡張したり縮小したりすることが可能です。

これにより、繁忙期のみ容量プランを変更して一時的なアクセス数の増加に対応したり、従業員の増減に伴い共有できるユーザー数を簡単に調整したりすることができます。

このような柔軟性と拡張性により、自社のビジネス成長や変化に合わせた、迅速な対応を可能にします。

クラウド化のメリット6：BCP対策ができる

クラウドサービスでは、データはクラウド上に保存され、災害時にも素早いデータの復旧が可能です。クラウドサービスのサーバーは、災害に強いデータセンターに設置されていることが多く、データは安全に管理されます。

また、データは複数の場所に保存されるため、一つの場所でデータが損失しても他の場所からデータにアクセスすることが可能です。さらに、データは自動で定期的にバックアップされるため、データの安全性が高まります。

これらの特性により、クラウドサービスは企業の事業継続計画（BCP）の一部として、自然災害やテロ攻撃などに備えたリスクヘッジが可能です。

クラウド化のメリット7：セキュリティを強化できる

多くのクラウドプロバイダーでは、セキュリティ面に特化した仕組みを提供しており、データの保護やセキュリティ対策の強化に力を入れています。

そのため、常に最新のセキュリティを利用することで、巧妙化し続ける不正アクセスやサイバー攻撃に対応することが可能です。

クラウド化のメリット8：DXの起点になる

クラウド化は、企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）において重要な基盤となります。

DXは、データやデジタル技術を活用して市場の変化に対応し、企業が変革し持続的な成長を実現することを目的としています。

クラウドでは、オンライン上でプロジェクトを管理したり、業務プロセスをデジタル化したり、データを確認したりできます。

これにより、デジタル技術を活用した企業のビジネス効率化やイノベーション推進が可能となり、クラウド化はDXの起点になると言えます。

クラウド化のデメリット

ここからは、クラウド化のデメリットについて解説していきます。

社内システムとの連携ができないことも

一部のクラウドサービスでは、既存の社内システムとの連携が難しいケースもあります。

これは、クラウドサービスと既存システム間の互換性の問題や、特定の技術要件を満たすための課題などが原因となることが多いです。

そのため、クラウド化を検討する際には、導入予定のクラウドサービスがすでに自社で利用している既存システムと互換性があるのかどうかを事前に確認し、互換性のあるサービスを選択することが大切です。

インターネット環境に依存してしまう

クラウドサービスは、オンライン上で利用するため、安定したインターネット接続が必要です。そのため、オフラインでの作業では、データ共有できないなどの課題が生じる可能性があります。

インターネット接続を利用できない状況を予想して、次のような対策を講じるとよいでしょう。

・ポケットWiFiなどのインターネット環境を事前に整える
・定期的にデータキャッシュを行う
・一時的なオフラインモードを利用するなど

このような対策を講じることで、インターネット環境への依存によるリスクを軽減し、クラウドサービスの安定性と可用性を向上させられます。

導入に手間がかかる

クラウドシステムの導入は、既存のハードウェアやソフトウェアとの統合、情報データの移行、高度なセキュリティの検討など、複数の段階を経て行う必要があり、多くの手間と時間がかかります。

大規模かつ複雑なクラウドシステム導入を検討している場合、導入プロセスをスムーズに進めるためには、入念な事前計画と適切なリソース配分が重要です。

また、社内で手が空いている人がいないなどの人的リソース不足や、導入に必要なスキルや経験を持った人がいない場合、外部の支援サービスを活用することがおすすめです。

特に、近年の企業におけるIT人材の不足に伴い、IT領域分野のサービスが充実しているアウトソーシングサービスが増えています。

こういったサービスを活用することで、クラウド化の導入から運用サポートまで全て任せることが可能です。

リソース不足はHELP YOUで解消

ここからは、クラウド化のサポートにおすすめのアウトソーシングサービスとして、「HELP YOU」をご紹介します。

HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
優秀なスタッフがクライアントをトータルサポートし、社員がコア業務に集中できる環境づくりを支援します。

【HELP YOUのプラン】
＜チームプラン＞
お客様の窓口となるディレクターが、業務の遂行に必要なスキルを持つアシスタントを集め、チーム制でサポートするプランです。

チームプランの主なサービス内容
HELP YOUには、さまざまなスキルを持った優秀なメンバーが多数在籍しているため、幅広い業務の依頼が可能です。

■総務業務：出張手配、スケジュール調整、名刺作成、データ整理など
■経理業務：入金管理、支払業務、請求書発行など
■人事・採用業務：求人票の作成、書類審査管理、セミナー会場手配など
■営業サポート業務：会議資料作成、データ収集、KPI管理、経費申請など
■マーケティング業務：SNS投稿、メルマガ作成、アンケート集計など
■ECサイト業務：売上管理、商品管理、サイト管理、ニュースリリース作成など
※各サービスは、お客様のご要望によって組み合わせが可能です。

チームプランに加え、固定の専属アシスタントが業務を柔軟にサポートする「1名専属プラン」も提供しています。

「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが適しているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！

クラウド化の種類・サービス形態

一概にクラウド化といっても、クラウドサービスはさまざまあり「何を選択したら良いかわからない」と迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。

そこでここからは、クラウドサービスの種類であるIaaS、PaaS、SaaSについてわかりやすく解説します。

IaaS｜社内インフラのクラウド化

IaaS（イアース）とは、Infrastructure as a Service（サービスとしてのインフラ）の略で、情報システム構築に必要な仮想サーバーやハードウェア、ネットワーク、ストレージなどのインフラを提供するクラウドサービスのことです。

具体的には、自社内に設置していたサーバーやその他のインフラを、外部のクラウドサービスに移行し利用します。これにより、自社でのハードウェアの設置やメンテナンスの手間を省き、コスト削減が可能です。

IaaSは、ユーザーに提供される基本的なインフラ上で自由にシステムを構築・運用できるため、他のPaaSやSaaSと比べ、カスタマイズ性が高いことが特徴です。

PaaS｜開発環境のクラウド化

PaaS（パース）とは、Platform as a Service（サービスとしてのプラットフォーム）の略で、ソフトウェア開発やシステム開発などに利用されるプラットフォーム（アプリケーションサーバーやデータベースなど）を提供するクラウドサービスのことです。

IaaSと比べてカスタマイズに制限はありますが、開発環境がすでに整っているため、運用管理の負担を減らすことができます。

SaaS｜ソフトウェアのクラウド化

SaaS（サース）とは、Software as a Service（サービスとしてのソフトウェア）の略で、ソフトウェアやアプリケーションをインターネット上で提供するクラウドサービスのことです。

具体的には、今まで社内のパソコンにインストールして利用していたソフトウェアを、クラウドツールに切り替えて利用します。

SaaSは、導入も容易で、自社でのソフトウェア開発の必要もありません。

中小企業におけるクラウド化の成功事例

ここからは、中小企業におけるクラウド化の成功事例をご紹介します。

事例1．Google Workspace導入による業務効率化

英会話講師の家庭派遣サービスやオンライン英会話レッスンサービスを手がける株式会社アクティブプラスは、Google Workspaceの共有機能を活用し、限られたマンパワーでの業務環境を効率的に運用しています。

<導入ツール/サービス形態>
Google Workspace

<課題>
顧客からのメール問い合わせが増える一方で、タイムリーな対応が難しく、メール対応の負荷が増大しているという課題がありました。

<導入後の効果／課題解決点>
Google Workspaceの導入以降、Googleグループを活用することで顧客とのメール対応を簡単に共有できるようになりました。

さらに、顧客サポート用、講師サポート用、通常の自アカウントと3つに分けていたGmailのアカウントを1つにまとめ、すべてのメールを一元的に受信できるように設定。これにより、従来のメールチェックを効率化できました。

参考：Google Workspace「導入事例　株式会社アクティブプラス」

事例2．Google Workspace導入による安全なモバイルワーク環境の構築

クリーン エネルギー・天然ガスを供給し、地域のくらしとビジネスを支える事業を展開している東邦ガスは、Google Workspaceを導入し、安全かつ場所を選ばない業務環境を整え、DX事業拡大の足がかりにしました。

<導入ツール/サービス形態>
Google Workspace

<課題>
社員の働き方が多様化し、モバイルワークの推進が必要となる中、、オンプレミス型のインフラでは、自宅や外出先から同時接続できる人数に制限がありました。
また、複数ベンダーのシステムにより運用コストがかさんでいる問題も抱えていました。

<導入後の効果／課題解決点>
Google Workspaceの導入により、モバイルワークが可能な人数が200人から8,000人に増加。また、セキュリティ製品などをGoogle Workspaceに機能集約することで、運用コストを削減しました。

さらに、Google Meetの活用で利用頻度が減った会議室をワーキングスペース化し、新しい働き方を実現しています。

参考：Google Workspace「導入事例　東邦ガス」

事例3．AWS導入によるコスト削減

「緑効青汁」で知られる株式会社アサヒ緑健は、AWS導入により、業務効率の向上とコスト削減を実現しています。

<導入ツール/サービス形態>
AWS（Amazon Web Services）

<課題>
オンプレミス環境で運用していた会計システムのサーバーハードウェアの更新が必要になり、見積もっていたところ、予想以上にコストが高くなってしまうという課題を抱えていました。

また、社外の会計士も含めて社内ネットワーク経由でシステムにアクセスしていたため、セキュリティ面での課題もありました。

<導入後の効果／課題解決点>
AWSの導入によりオンプレミス環境から脱却し、関連会社などの拠点から接続するためのデスクトップ仮想化用のサーバーも廃止できました。従来の社内ネットワークのアクセスからインターネット接続への変更により、セキュリティ面の不安が解消されました。

さらに、従量課金型のオンデマンドインスタンスを時間単位で使用することによって、費用を削減しています。

参考：Amazon Web Services「お客様事例/健康食品販売業　2022 年株式会社アサヒ緑健」

事例4．Microsoft 365導入によるDX推進

医療ディーラーや家具業界向けの販売クラウドなど、最先端のソリューションを提供している株式会社テクノアートは、Microsoft 365の導入がDX推進において重要な役割を果たしています。

<導入ツール/サービス形態>
Microsoft 365

<課題>
チームワークを大切にする「直列営業」に取り組む際に、本来は事前にアドバイスしておくべきところを、どうしても営業後の報告に指導が入るという状況が発生しており、「報連相の壁」やリアルタイム性のある「シンクロワーク」の実現に課題を抱えていました。

<導入後の効果／課題解決点>
Microsoft 365の導入により、情報が分断されることなく速やかに共有可能になりました。また、TeamsやYammerなどのMicrosoft 365の各種ツールを活用することで、リアルタイムで協働できる「シンクロワーク」が実現しました。

さらには、Microsoft 365やAzureを駆使し、新たな製品やサービスの開発、事業戦略と収益構造の変革、競争優位の組織への生まれ変わりが可能となり、売上2倍・生産性2倍を達成しています。

参考：Microsoft『お客様事例　中小企業ならではのMicrosoft 365 を駆使した DX で、「売上 2 倍、生産性 2 倍」を達成』

クラウド化をスムーズに進めるためのポイント

最後に、クラウド化をスムーズに進めるためのポイントを解説していきます。

クラウド化推進の目的を明確にする

クラウド化をスムーズに進めるために、まずはクラウド化の目的やビジョンを明確に定めることが重要です。

具体的には、

• 情報の集約や業務効率化
• システムの運用負荷の削減
• 既存サービスの拡大

など、何のためにクラウド化が必要なのかを明らかにしておきましょう。これにより、クラウド化によって得たい効果がブレにくくなり、自社に合ったサービスを選択しやすくなります。

また、業務に関わる全ての関係者がその目的を理解できるように、積極的にコミュニケーションを図ることも重要です。

それぞれが目標を達成するために必要な自身の役割や責任を把握することで、組織全体が同じ方向性に向かうことができ、よりスムーズにクラウドの導入を進められます。

適切なサービスを導入する

クラウドサービスによって、特徴や強みとしている点はさまざまです。

具体的には、

• 機能が充実しているサービス
• 豊富な導入実績を強みにしているサービス
• 24時間365日サポート体制が整っているサービス

などがあります。

自社の目的や状況によって必要な機能やサポートは変わります。そのため、クラウドサービスを導入する際には、目的や予算、システムの信頼性やオペレーションでのサポート体制などを確認し、自社に合った最適のサービスを慎重に選定することが大切です。

まとめ

クラウド化のメリット・デメリット、クラウドの形態や種類、中小企業におけるクラウド化の成功事例、クラウド化をスムーズに進めるためのポイントについて解説しました。

クラウドへの移行によって、

• システム構築のコストが削減できる
• セキュリティリスクを回避できる
• 業務効率化で生産性の向上ができる
• リモートワークなど柔軟な働き方に対応できる
• DXを促進できる

など、多くのメリットがあります。

しかし、人的・時間的リソースの確保が難しく、思うようにクラウド化が進まないケースもあります。

そのような場合は、アウトソーシングを活用することで、クラウド化の導入から運用サポートまで全てを任せることが可能です。

クラウド化の成功のために、アウトソーシングの活用を検討してみてはいかがでしょうか？

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