バックオフィスとは?その課題と効率化する方法

「バックオフィス業務に割く時間がない」
「もっとバックオフィス業務を効率化したいが、どうしたらいいかわからない」
「手作業が多く、どうしてもミスが発生してしまう……」

そんなお悩みを抱えている方も多いでしょう。
バックオフィス業務はどの企業でも必ず発生し、円滑な企業運営のためにはおろそかにできない業務です。

この記事では、バックオフィス業務が抱える課題とその解決法についてご紹介します。

バックオフィスとは

バックオフィスとは「後方支援」を意味します。バックオフィス業務は直接利益を生み出すわけではありませんが、企業にとっては欠かせない業務です。
一方、フロントオフィスとは、営業部門やカスタマーサービスなど、顧客とやり取りがあったり、利益に直結する業務を指します。

ここではバックオフィスにあたる業務について見ていきましょう。

【代表的なバックオフィス業務】

経理・財務

・給与計算
・現金の管理
・月次決算
・請求書発行・入金確認
・決算書作成
・年末調整対応
・予算管理
・資産運用 など

人事・労務

・人事企画
・採用および雇用
・労務管理
・社員の教育・育成
・職場環境の整備
・退職、部署異動、転勤手続き など

総務

・組織図や名簿作成
・備品管理
・社内規定作成
・社内イベント・会議の企画
・議事録作成 など

 

バックオフィスの重要性

上で挙げたどの業務も、企業が活動をしていく上で必要不可欠な業務です。バックオフィス業務は直接的な利益を生まなくても、会社の運営に関わる非常に重要な役割を担っています。

フロントオフィス業務で利益を生み出すためには、バックオフィス業務のサポートが欠かせません。バックオフィス業務を担う人員がいないと、円滑な企業活動の妨げになることもあります。

バックオフィスの課題とは

企業にとって欠かせないバックオフィス業務ですが、多種多様な業務が含まれるため、課題を抱えている企業は多くあります
ここでは、バックオフィス業務が抱えるさまざまな課題について見ていきましょう。

人手不足に陥りやすい

人事労務、経理財務、総務といったバックオフィス部門の業務内容は多岐にわたっています。業務量も多いため、少ない人員では対応しきれません。

しかし、企業によっては利益を生み出すフロントオフィス業務と比べて、バックオフィス業務に十分な人員が割かれていないケースも見受けられます。
フロントオフィス業務の担当者がバックオフィス業務も兼任している場合もあるでしょう。これでは本来注力すべき重要なコア業務に集中できません。

また、経理などは繁閑がある業務です。そのため、普段は余裕のある人員であっても、繁忙期になると長時間の残業で対応している場合もあります。

アナログな作業が多い

書類を扱う作業が多いバックオフィス業務。いまだに紙ベースで対応していたり、ハンコ文化が残っている企業も少なくありません。
こういった電子化の遅れは、業務効率の低下やテレワーク導入の妨げとなるなど、さまざまな問題を生んでいます。

業務が属人化しやすい

経理や人事などは、専門的なスキルや長年の経験、知識が必要な業務が多いもの。そのため、業務が属人化しやすい傾向にあります。
業務が属人化している場合、担当者の異動や離職によって業務が滞りがちになる可能性があります。また、ミスや不正が発覚しにくいなどのデメリットも出てきます。

バックオフィスを効率化するメリット

バックオフィスを効率化することは、企業にとって大きなメリットがあります。ここでは、どのようなメリットがあるかをご紹介します。

コスト削減

業務の自動化やファイリング作業の電子化によって、バックオフィス業務に携わる従業員の人件費を削減できます。
また、紙媒体の多い業務では、管理システムを導入し、ペーパーレス化を進めることで、印刷費や保管費といったコストも減らすことができます。

属人化の解消

システムやデジタルツール導入によって、属人化している業務を解消できます。複雑な手続きの必要な業務を自動化することで「あの人にしかできない」と思われている業務を減らすことができるのです。

また、ツールを利用して誰が作業しても同じ成果を出せる状態にすれば、ヒューマンエラーを防止でき、業務の安定化も期待できます。

生産性の向上

バックオフィス業務は基本的に「ノンコア業務」に当たります。これらの業務を減らして時間の余裕ができれば、企業が本来注力すべきコア業務に時間を使うことができます。
その結果、非定型業務や専門的な判断に時間を使ったり、難易度が高い業務に挑戦することが可能になるでしょう。

特に、総務や経理を他の業務と兼務している場合、本来その担当者が力を注ぐべきコア業務に集中できます。バックオフィス業務を効率化できれば、従業員の負荷も減り、利益に直接つながる業務に注力することも可能です。

バックオフィスを効率化する方法

ここまで読んで、バックオフィスの効率化には大きなメリットがあることがおわかりいただけたと思います。
では、効率化のためにどうすればよいのか、具体的に見ていきましょう。

ツールやシステムの導入

アナログ作業を電子化するためには、便利なツールやシステムを導入するのがおすすめです。業務別にどのようなツールがあるのかをご紹介します。

■経費・会計システム:取引の記録や帳簿の作成を電子化し、管理するためのツール。入力・計算などの事務作業を効率化したり、ヒューマンエラーによるミスを減らすことができる。
 代表的なツール:freee会計、弥生会計、楽楽清算、勘定奉行など

■勤怠管理システム:出退勤・外出など、従業員の労働時間を管理するためのツール。正確に時間を把握でき、適切な労働時間管理にもつながる。給与計算システムなどと連携することにより業務効率化が可能。
 代表的なツール:ハーモス勤怠、kincone、Touch On Time、ジョブカン勤怠管理など

■備品・物品管理システム:備品や物品が不足しないよう、在庫を管理してくれるツール。複数部署からの物品要請をまとめて発注することができ、在庫・予算管理がしやすくなる。システム化により誤発注を防ぐことができる。
 代表的なツール:ロジザードZERO、logiec、アシスト店長、ネクストエンジンなど

RPAによる自動化

RPAとは、ロボティックプロセスオートメーション(Robotic Process Automation)の略称です。人間がパソコン上で行う作業を、ロボットによって自動化する仕組みを指します。
人が手で行っているデータ入力やファイルの作成、転記作業などを自動化してくれるので、業務効率化やミスの削減につながると期待されています。

RPAは判断のいらない定型作業や反復作業を得意とするため、バックオフィス業務との相性がよいのが特徴です。

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アウトソーシング

アウトソーシングとは、自社業務の一部を外部の業者に委託する手法を指します。自社に不足している人材やスキルを外部から調達することで、業務効率化や生産性向上が見込めます。

バックオフィス業務の課題である人手不足や繁忙期の残業時間削減は、アウトソーシングの得意とする部分です。
また、外部の目が入ることで属人化している業務の風通しがよくなるでしょう。ミスの隠蔽や不正を防ぐことも期待できます。

バックオフィスのアウトソーシングなら「HELP YOU」

HELP YOU

株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングの「HELP YOU」では、豊富なスキルをもった優秀なアシスタントがチーム体制でバックオフィス業務を代行します。

HELP YOUの特徴

・厳しい採用プロセスをクリアした優秀なアシスタントが対応
・チーム制により業務が滞る心配がなく、長期的な依頼が可能
・一つの業務だけでなく、さまざまな業務をまとめて依頼可能

【HELP YOUの対応業務例】

経理・財務 ・見積書や納品書などの書類作成
・入金確認および領収書の発行
・注文書・発注書の作成などの支払業務
・伝票の作成
・データ入力
・経費精算 など
人事・労務 ・セミナー会場手配
・研修資料作成
・人事評価フォーム作成および集計
・勤怠・残業・有給管理
・求人票作成やホームページ更新 など
総務 ・備品・物品の管理
・スケジュール調整
・出張手配
・会議資料作成
・お礼状・お詫び状などの書状データ作成
・社内報の更新 など

バックオフィス業務

・会議資料作成
・データや書類の収集・分析・整理
・業界の最新情報調査
・管理データの更新 など

 
【HELP YOUの料金】
<チームプラン>
【料金】10万円/月
【実働時間】30時間

<1名専属プラン>※専属アシスタントが柔軟に対応
【料金】15万円
【実働時間】60時間

<ロボットプラン>※定型・大量業務をAIやRPAで自動化
【料金】3万円〜/月

このほか、ご依頼内容に合わせてプランのカスタマイズも可能です。詳細、金額につきましてはお気軽にお問い合わせください。

 

HELP YOUの経理業務アウトソーシング事例

【依頼概要】
毎月25日に請求管理システムへログインし、その月に請求が発生する請求書を作成してほしい。

【成果】
毎月決まった日に請求関係の作業をすることで、請求漏れを防ぐことができた。
クライアントは確認作業だけで済むため、経理にかかる作業時間を削減できた。

【お客様コメント】
「月に一度の作業なので以前はうっかり忘れてしまうこともありましたが、決まった日に自発的に作業してくれるので、抜け漏れが防げて助かっています!

HELP YOUの総務業務アウトソーシング事例

【依頼概要】
前週のデイリーレポートから出勤状況の確認と、エラーが出ていた場合は対象者に呼びかけをしてほしい。

【成果】
勤怠管理などのノンコア業務をアウトソーシングすることで、会社事業やグロースプロジェクトに集中できた。
外部に依頼することにより、社内で勤怠管理への意識が高まった。

【お客様コメント】
「確認作業に多くの時間を取られていたため、その時間を事業開発の時間に分配することができました!

バックオフィスのまとめ

バックオフィス部門の課題と、その解決策として業務効率化の方法についてご紹介してきました。自社で抱えるバックオフィス業務の課題が見えてきたのではないでしょうか。

バックオフィス業務の改善がフロントオフィス業務を改善し、ひいては企業の売上につながります。
デジタルツールやシステム、アウトソーシングなどをうまく活用し、バックオフィス部門を強化していきましょう。

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