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バックオフィス業務アウトソーシングガイド｜おすすめの外注業者3選

2019.03.13

バックオフィス業務アウトソーシングガイド｜おすすめの外注業者3選

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「バックオフィスのアウトソーシングってどこまで依頼できるの？」

「人手不足だけど、人を新たに雇うコストはない」

「どうやってサービスを選べばいいかわからない」

と興味はあるものの、1歩踏み出せていなかったりしませんか？

アウトソーシングをうまく活用して、業務効率化をしていこうと取り組んでいる方が多く、上記のような悩みを抱えている人は非常にたくさんいらっしゃいます。

ぜひこの悩みを解決してアウトソーシングをうまく有効活用してもらいたいと考え、今回はバックオフィス業務のアウトソーシングに関する記事を書きました。

アウトソーシングを日々の業務で役立てることができれば、業務効率化だけでなく、生産性アップを期待できますので、ぜひ本記事を参考にしてみてください。

アウトソーシングで依頼できるバックオフィスの業務

まずはじめに、依頼できるバックオフィス業務についてご紹介していきたいと思います。
アウトソーシングを考えているけど、「どんなことを依頼できるの？」とお悩みの方はぜひ参考にしてみてください。

下記の3つについてお話していきます。
・総務事務
・経理事務
・人事事務

総務事務

1つ目は、会社のインフラを支える部門ともいえる総務事務です。非常に対応範囲が広いことが大きな特徴で、また、意外にも、専門的な知識が必要とされる業務です。

一般的な総務事務の内容としては、設備や備品の管理、文書管理、全社にかかわるイベントの運営、社内規定の制定・改定などが挙げられます。
では、総務事務の何がアウトソーシングできるのでしょうか。以下に、アウトソーシングできる総務事務の例をご紹介します。

· 組織図や社員名簿の作成
· 資産や備品管理
· 社内規定の草案作成
· 社内イベントや会議の企画
· 議事録作成

これらの業務は、一見単純作業に見えますが、「業務に必要な法的手続き」などを理解している必要があるので、時間と労力が必要とされます。社内だけで対応しようとすると、社員への負担が非常に大きくなりますので、何らかの対応をしてこれらの業務を効率化したり、そもそもやらなくていいような仕組みを考えましょう。

参考：総務の業務もアウトソース（外注）できる！｢総務アウトソーシング｣のメリットと導入手順とは～問い合わせ、依頼から導入、業務の効率化と改善提案まで～｜DOL plus｜ダイヤモンド・オンライン
参考：総務事務ってどんなことをするもの？仕事内容や目指し方｜派遣コラム【スタッフサービス】
参考：総務事務とは – 総務事務の仕事内容、給料事情、メリット、やりがいまで徹底解説｜マイナビキャリレーション
参考：バックオフィスとは？フロントオフィスとの違いからアウトソーシングの実際まで徹底解説 | CHEWY

経理事務

2つ目は、経理事務です。経理は「経営管理」の略称であり、会社経営において重要な「利益」や「資産」、「損益」などを管理する部門になります。経理業務は、経営判断の重要な参考資料を作成する重要な業務になりますので、事務作業でありますが、その重要性は決して軽視できません。

まず、経理事務は、以下のサイクルで業務があることを理解しましょう。その後、アウトソーシングできる業務を依頼いたします。

１．デイリー業務
預金の残高確認、現金の管理など

２．マンスリー業務
月次決算、取引先への請求書発行・入金確認など

３．年次業務
決算業務、年末調整、各種外部開示資料などの作成など

それでは、経理事務の何がアウトソーシングできるのでしょうか。以下に、アウトソーシングできる経理事務の例をご紹介します。
デイリー業務
· 会計ソフトへの入力（記帳業務）
· 経費計算・管理　など

マンスリー業務
· 請求書や領収書の発行、送付
· 給与計算（人事の場合も）　など

年次業務
· 決算書作成
· 年末調整申請書確認、データ作成　など

経理事務は、経理の知識が求められるので、外注先にノウハウがあることが大きくプラスになります。

アウトソーシングを依頼する際には、「経理業務に従事したことがある人がいるのか？」、「その人のスキルレベルはどのくらいなのか？」ということをきちんと確認するようにしましょう。

参考：経理とは何か？～会社の意思決定を助ける重要な役割～｜会計ソフトはフリーウェイ
参考：経理事務の仕事は未経験でもできる？仕事内容やおすすめの資格を一挙紹介 | RUN-WAY Walkers

人事事務

最後は、人事事務についてです。こちらは採用活動や社内制度の整備などを行う業務の中で出てくる事務のことを指しています。
まずは、人事部の業務について理解していきましょう。人事業務は、以下のように大きく5つに分かれます。

・人事企画
・採用/雇用
・労務管理
・教育/育成
・制度/環境の整備

それでは、人事事務の何がアウトソーシングできるのでしょうか。
・選考書類作成
・給与/賞与計算
・マイナンバー管理
・入退社者/異動者手続きサポート
・人事評価制度の作成

上記はあくまで例となりますので、会社内部の仕組みや状況によって、依頼できる業務は大きく変わってきます。

アウトソーシングを依頼する前にきちんと依頼する業務を整理するようにしましょう。

参考：人事事務とは – 人事事務の仕事内容、給料事情、メリット、やりがいまで徹底解説｜マイナビキャリレーション
参考：人事マネジメント：効果的なアウトソーシングとは？ – 『日本の人事部』
参考：3つの分野で分かる！人事部の仕事のいろは | 株式会社ミナジン

バックオフィスをアウトソーシングするメリット

上記でアウトソーシングできる業務についてお伝えしました。続いてアウトソーシングを活用するメリットについてご紹介していきます。

メリットをよく知らないでサービスを利用していると、有効活用しきれいないことがあります。

その事態を避けるためにも、きちんとメリットを理解するようにしましょう。

アウトソーシングのメリット①コア業務に集中できる

バックオフィスをアウトソーシングすると業務量が減るので、時間に余裕が生まれ、コア業務や事業拡大に集中することが可能になります。

バックオフィスは基本的にノンコア業務と言われる非生産業務に当たり、これらの業務が減って時間的余裕ができたことで、コア業務と言われる生産業務に時間を使うことができます。その結果、非定型業務や専門的な判断に時間を使ったり、難易度が高い業務に挑戦することが可能です。

特に総務や経理業務を他の業務と兼務している方は、本来自分が力を注ぐべき業務に集中することができるので、精神的ストレスを減らしたり利益に直接つながる業務に取り組むことができます。

また、業務フローの見直しの時間や、新規のアイデアを実現させるための時間を確保することができるようになるので、さらに売上アップにつながるアクションを取ることができるようになるのです。

アウトソーシングのメリット②人件費の削減

アウトソーシングは基本的に雇用契約ではないので、人を雇う際に発生する費用がかかりません。

したがって、社会保険料や福利厚生などの費用が発生しないため、大幅に人件費をカットすることができます。

結果的に、人を雇用するよりも、アウトソーシングする方がコストを抑えて業務を回すことができるのです。

では、実際に人（正社員）を雇うと、一体どれくらいのコストがかかるのでしょうか。

１．正社員の給与
２．社会保険料
ー「労災保険」「雇用保険」「厚生年金」「健康保険」
３．福利厚生
４．設備費用
５．間接部門の費用

社会保険は4つで構成されていますが、こちらは労働者と事業者で分担するルールとなっています。

上記以外にも、研修費などもコストととしてかかかります。こうして羅列してみると、正社員を雇うには予想外にコストがかかることが理解できます。

また、正社員が退職するとなったときには、再雇用にかかる採用コストも別途考えなくてはなりません。

バックオフィス業務の為だけに、正社員を雇い、上記コストを賄うのであれば、バックオフィスをアウトソーシングした方が総合的にスマートといえるでしょう。人件費を抑えられるので、コストカットが可能になるのです。

参考：月収30万円の正社員を雇うのに費用はいくらかかるのか | リモートワーク – anywhere

アウトソーシングのメリット③プロのノウハウ

アウトソーシングをするメリットとしてあげられるのが、プロのノウハウを活用することができるという点です。

アウトソーシング先の企業は、その業務に特化した人材を集めているので、効率的で効果的な対応方法を知っています。専門的な知識を有している人も所属しており、その人から直接レクチャーを受けるなんてことも可能です。

また、依頼した業務を回してくれるだけではなく、効率の良いやり方、効果的な方法を提案してくれるサービスもあります。スペシャリストが複数人対応してくれるので、様々な角度から業務についての提案を受けることができます。これは自社で属人的にシステムを作っていくやり方を取っていては得ることができないメリットです。

ぜひ、アウトソーシングをしてプロからノウハウを吸収して、業務効率化に役立てることをおすすめいたします。

バックオフィスをアウトソーシングするデメリット

前の章では、メリットについてお話ししましたが、続いてデメリットについてお話しいたします。
きちんとデメリットについて理解した上でサービスを導入しなければ、後々「こんなはずではなかった」という事態になる可能性が高くなります。

ですので、デメリットについての理解を深めておきましょう。

アウトソーシングのデメリット①情報漏洩の危険

バックオフィス業務をアウトソーシングする際には、自社の機密情報の情報漏えいが1番のリスクとして考えられます。

自社の財務状況や経営戦略が外部に漏れてしまった場合の、損失や周りの及ぶ影響は計り知れません。

バックオフィス業務をアウトソーシングするには、自社情報の外部提供は免れないため、外部流出した後の損害が大きい場合には、アウトソーシングはオススメできないと言えます。

アウトソーシングを検討する際は、外部に出ても良い情報なのかどうかをきちんと精査するようにしてください。

また、アウトソーシング先と情報の取り扱い方についてコミュニケーションを取りながら、外部への情報漏えいの危険を避けるようにしていきましょう。

アウトソーシングのデメリット②対応できない業務

バックオフィスのアウトソーシング先によっては、サービス内容が限られていたり、企業特有の事情などに対応できなかったりと、依頼できない業務がある可能性があります。

例えば、「何らかの事情で本来と違った依頼」、「急ぎの対応が求められる業務の依頼」が該当します。
フレキシブルに対応してもらえれば良いですが、契約に含まれていなかった場合、追加料金を支払うことになることも考えられます。

企業特有の事情に対応してもらうには、依頼に対応してもらえない可能性があること、追加のコストがかかってしまう可能性があることを理解しておきましょう。

アウトソーシングのデメリット③成長機会の喪失

自社の社員をバックオフィス業務の担当者として育成していこうと考えている場合、アウトソーシングが、社員の成長やスキル向上の機会を逃すことにつながる可能性があります。

全てをアウトソーシング会社に任せてしまうと、社員が直接業務に携わる機会が減るので、実務への理解と実行ができなくなるのです。

アウトソーシング先によっては、実務スキルのレクチャーをしてくれるサービスもありますので、アウトソーシングで業務量を減らしつつ、自社社員を育成するという選択もできます。

バックオフィスをアウトソーシングすることがベストなのか、それとも社員を教育してバックオフィス業務を担ってもらうことがベストなのか、しっかりと検討するようにしましょう。

以上が、バックオフィスをアウトソーシングするデメリットについては以上になります。

バックオフィスをアウトソーシングする際の注意点

いざ、バックオフィスをアウトソーシングするとなったとき、どのようなことに注意すればいいか気になりませんか？

時間とコストをかけており、決して無駄にしたくないと思いますので、本章で注意点をご説明いたします。

アウトソーシングする際の注意点①機密情報の保護

前述しているように、バックオフィス業務をアウトソーシングするといういことは、自社の情報を外部に提供するということです。
自社の情報を最大限に保護し、情報漏えいのリスクを限りなく低くするためには、以下の方法をとってください。

・秘密保持契約書を締結する
・情報漏えいが発生時の緊急の対応を考えておく(IDやPW、個人情報など)

万が一情報漏えいが発生してしまった場合には、被害を大きくしないためにも、迅速な対応が求められます。

以上のように、秘密保持契約書を結ぶだけでなく、最悪の事態時の対応について、事前に話し合っておくと安心でしょう。

アウトソーシングする際の注意点②業務フローの明確化と確認

アウトソーシングする際は、担当者の方と密なコミュニケーションをとり、業務フローを明確化するようにしましょう。

そうすることで、発注側と受注側（アウトソーシングサービス会社）の作業範囲を明確にすることができるので、抜け漏れなく業務に当たることができます。

「どちらがどの業務をどこまでやるのか」といったようなことを決めないまま提携を開始してしまうと、お互いの認識がずれていたがために致命的なミスややり残した業務が発生し、お互いに損害が発生するという事態になりかねません。

事前に業務フローを明確化して、双方の業務範囲を確認することをおすすめします。

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