バックオフィス業務アウトソーシングガイド｜おすすめの外注業者3選
· 「バックオフィスをアウトソーシングしたいけど、どこが良いか分からない」
· 「バックオフィス業務ってどこまで受け持ってくれるの？」
· 「他社にバックアップ 業務を委託するのは、セキュリティ面で不安…」
· 「事業拡大したいけど、人を新たに雇うコストはない」
と興味はあるものの、一歩踏み出せていなかったりしませんか？
バックオフィスのアウトソーシングには、こんなメリットが考えられます。
· コア業務、事業拡大へ集中することができる
· 人件費を削減することができる
· バックオフィス専門のノウハウを蓄積できる
この記事では、バックオフィスアウトソーシングにまつわる押さえたい3つのポイントについて更に詳しく解説していきたいと思います。
【この記事で分かること】
· バックオフィスアウトソーシングのメリットデメリット
· バックオフィスをアウトソーシングする時の注意点
· おすすめのバックオフィスのアウトソーシング先
アウトソーシングで依頼できるバックオフィスの業務
「ヒト」「モノ」「カネ」の3つの要素で、企業は成り立っているとよく耳にしませんか。バックオフィスの業務は多岐にわたり、アウトソーシング先よって提供しているサービスも大きく異なります。
まずは以下、「ヒト」「モノ」「カネ」まつわる、アウトソーシングできるバックオフィスの代表的な業務をご紹介いたします。
· 庶務などの総務事務
· 会計などの経理事務
· 給与計算などの人事事務
庶務などの総務事務
1つ目は、主に「モノ」を扱い、会社のインフラを支える部門ともいえる総務です。「何でも屋」と揶揄されることもあり、企業によって業務内容も様々です。
一般的に、総務事務とは、設備や備品の管理、文書管理、全社にかかわるイベントの運営、社内規定の制定・改定等が挙げられますよね。
では、総務事務の何がアウトソーシングできるのでしょうか。以下に、アウトソーシングできる総務事務の例をご紹介します。
· 組織図や社員名簿の作成
· 資産や備品管理
· 社内規定の草案作成
· 社内イベントや会議の企画
· 議事録作成
等々、よくよく考えてみると工数と手間がかかりそうな業務ばかり。特に中小企業ですと、総務事務が整える大事なインフラを一気に手掛けるのは至難の業でしょう。
参考：総務の業務もアウトソース（外注）できる！｢総務アウトソーシング｣のメリットと導入手順とは ～問い合わせ、依頼から導入、業務の効率化と改善提案まで～｜DOL plus｜ダイヤモンド・オンライン
参考：総務事務ってどんなことをするもの？仕事内容や目指し方｜派遣コラム【スタッフサービス】
参考：総務事務とは – 総務事務の仕事内容、給料事情、メリット、やりがいまで徹底解説｜マイナビキャリレーション
参考：バックオフィスとは？フロントオフィスとの違いからアウトソーシングの実際まで徹底解説 | CHEWY
会計などの経理事務
2つ目は、主に「カネ」を扱う経理です。経理は「経営管理」の略称であること、ご存知でしょうか。
名前の通り、組織を円滑に運営していくために重要な部門です。中小企業だと、総務とまとめられることも多いようですね。
まず、経理事務は、以下のサイクルで業務があることを理解しましょう。
１． デイリー業務
預金の残高確認、現金の管理等
２．マンスリー業務
月次決算、取引先への請求書発行・入金確認等
３．年次業務
決算業務、年末調整、各種外部開示資料等の作成等
それでは、経理事務の何がアウトソーシングできるのでしょうか。以下に、アウトソーシングできる経理事務の例をご紹介します。
デイリー業務
· 会計ソフトへの入力（記帳業務）
· 経費計算・管理 等
マンスリー業務
· 請求書や領収書の発行、送付
· 給与計算（人事の場合も） 等
年次業務
· 決算書作成
· 年末調整申請書確認、データ作成 等
経理事務は、経理の知識が求められることがあるため、ノウハウがあることが大きくプラスになります。
総務と兼部である場合は、前述した総務事務に以上がプラスになりますので、膨大な仕事量になってしまうことが理解できますね。
参考：経理とは何か？～会社の意思決定を助ける重要な役割～｜会計ソフトはフリーウェイ
参考：経理事務の仕事は未経験でもできる？仕事内容やおすすめの資格を一挙紹介 | RUN-WAY Walkers
給与計算などの人事事務
最後は、主に「ヒト」を扱う人事です。まずは、人事部の業務について理解していきましょう。人事業務は、以下のように大きく5つに分かれます。
· 人事企画
· 採用・雇用
· 労務管理
· 教育・育成
· 制度・環境の整備
それでは、人事事務の何がアウトソーシングできるのでしょうか。
· 選考書類作成
· 給与・賞与計算
· マイナンバー管理
· 入退社者・異動者手続きサポート
· 人事評価制度の作成
等々があります。上記はあくまで例となりますので、会社内部の仕組みや状況によって、依頼できる業務は大きく変わってくるでしょう。
参考：人事事務とは – 人事事務の仕事内容、給料事情、メリット、やりがいまで徹底解説｜マイナビキャリレーション
参考：人事マネジメント：効果的なアウトソーシングとは？ – 『日本の人事部』
参考：3つの分野で分かる！人事部の仕事のいろは | 株式会社ミナジン
バックオフィスをアウトソーシングするメリット
アウトソーシングコストが安価である
「でも、バックオフィスのアウトソーシングって、高くついてしまうのでは？」と、お考えになる方もいるのではないでしょうか。
株式会社総務部の給与計算サービスを例に、人事事務の社会保険関連をアウトソーシングしたときの概算をご紹介いたしましょう。
◆社会保険関連のアウトソーシング 【サービスの内容】 労災、雇用保険、離職票、健康保険、厚生年金 【基本価格】 月額8500円から（事業所ごと）
最終価格は委託内容によって変化しますので、ご注意を。以下の条件の場合は、1人当たり250円で、プロの手を借りることが出来てしまいます。
200人 50000円/月（入退社率15%以内）
→1人当たりの価格：250円！
たった250円で、面倒な社会保険関連をアウトソーシングできるのは、かなり嬉しいですよね。
コア業務、事業拡大に集中して取り組むことができる
バックオフィスをアウトソーシングすると、時間に圧倒的余裕が生まれますので、こちらは一番明らかなメリットと言えます。
バックオフィスのフローの確立未確立によっても、どれだけアウトソーシングの時間短縮恩恵を受けられるか、大きく変わってくるでしょう。
バックオフィスのフローが既に確立されているようなら、業務内容をアウトソーシング先へ伝えるだけで良いですね。
必要であればプロのコメントを受けて、オリジナルのフローを変更することも出来るでしょう。
バックオフィスのフロー構築から入っていくと、どうでしょうか。色々と試行錯誤を重ねて、徐々に形にしていく流れとなりますので、膨大な時間がかかることになりますね。
ベストなバックオフィスフローが構築出来ることが理想ですが、結果的に、構築したフローが非効率だった場合には、かなりのタイムロスになることも。
こういった手間や時間のムダ遣いを避けるためにも、バックオフィスをアウトソーシングして、プロに任せるべきでしょう。
人件費を削減することができる
会社の存続には、バックオフィス業務は欠かせません。しかしながら、バックオフィス業務のため、実際に人（正社員）を雇うと、一体どれくらいかかるのでしょうか。
１．正社員の給与
２．社会保険料
「労災保険」
「雇用保険」
「厚生年金」
「健康保険」
３． 福利厚生
４． 設備費用
５． 間接部門の費用
社会保険は4つで構成されていますが、こちらは労働者と事業者で分担するルールとなっています。上記以外にも、研修費等もコストとなるでしょう。
こうして羅列してみると、正社員を雇うには予想外にコストがかかることが理解できますね。また、正社員が退職するとなったときには、再雇用にかかるコストも別途考えなくてはなりません。
バックオフィス業務の為だけに、正社員を雇い、上記コストを賄うのであれば、バックオフィスをアウトソーシングした方が総合的にスマートといえるでしょう。
参考：月収30万円の正社員を雇うのに費用はいくらかかるのか | リモートワーク – anywhere
プロのノウハウを活用することができる
先ほどお話したコストを負担して、正社員を雇いバックオフィスを任せるのも良いでしょう。
コスト面以外に、バックオフィスのアウトソーシングをおすすめするには、プロのノウハウにあります。
バックオフィス業者はバックオフィスのプロであり、実績もあり、経験が豊富です。
例として、フローを一から構築する場合には、バックオフィスの経験がある社員に任せるより、バックオフィスのプロに依頼する方が安心ですよね。
更に、様々な企業のバックオフィスのヒアリングや経験から、あなたにとって、ベストなバックオフィスの運用方法も導くこともできるでしょう。
バックオフィスをアウトソーシングするデメリット
社内の情報を外部に提供しなければならない
バックオフィス業務をアウトソーシングする際には、自社の機密情報の情報漏えいが不安ですよね。
自社の財務状況や経営戦略が外部に漏れてしまった場合の、損失や周りの及ぶ影響は予想しきれません。
普段から注意していても、小さなきっかけやミスで情報漏えいが発生するリスクは、アウトソーシングしてもしなくても、同様です。
しかしながら、バックオフィス業務をアウトソーシングするには、自社情報の外部提供は免れないため、あまりにも不安に思う場合には、アウトソーシングはオススメできないと言えるでしょう。
会社の事情によっては対応できない依頼がある
バックオフィスのアウトソーシング先によっては、サービス内容が限られていたり、企業特有の事情等に対応できなかったりと、一筋縄ではいかない場合があります。
例を挙げるとしたら、何らかの事情で本来と違った依頼、急ぎの業務を依頼せねばならない場合もあるでしょう。
フレキシブルに対応してもらえれば良いですが、追加料金を支払うことになることも考えられますね。
企業特有の事情に対応してもらうには、依頼に対応してもらえない可能性があること、追加のコストがかかってしまう可能性があることを理解しておきましょう。
成長の機会がはく奪される
バックオフィス業務を成長の機会とみる場合には、アウトソーシングすればするほど、成長・スキル向上の機会をみすみす逃すこととなります。
どの機会を確保、優先すべきかの判断は難しいところです。
バックオフィスをアウトソーシングすることがベストなのか、社員に教育しバックオフィス業務を担ってもらうことがベストなのか、しっかりと検討しましょう。
バックオフィスをアウトソーシングする際の注意点
価格だけでなく、サービス内容・形態を見極める
バックオフィス業務をアウトソーシングするなら、長くお付き合いできるアウトソーシング先を見つけたいですよね。
その場合は、以下も検討できると良いでしょう。
· 急ぎの依頼
· 企業特有の内部事情等
バックオフィス業務をアウトソーシングしても、アウトソーシング先によっては、柔軟な対応が難しい場合もあります。
必要であれば、提供するサービス内容だけでなく、以上の項目も事前相談できると安心でしょう。
価格やサービス内容で、安易にアウトソーシング先を決めずに、自分の企業と相性が良いのか、しっかりと見極めましょう。
機密情報の保護が必要
前述しているように、バックオフィス業務をアウトソーシングするには、自社の情報を外部に提供するほか方法はありません。
自社の情報を最大限に保護し、情報漏えいのリスクを限りなく低くするためには、以下の方法が考えられるでしょう。
· 秘密保持契約書を締結する
· 情報漏えいが発生時の緊急の対応を考えておく(IDやPW、個人情報等)
万が一の情報漏えいが発生してしまった場合には、被害を大きくしないためにも、迅速な対応が求められます。
以上のように、秘密保持契約書を結ぶだけでなく、最悪の事態時の対応について、事前に話し合っておくと安心でしょう。
業務フローの明確化と確認
バックオフィス業務をプロへアウトソーシングしたからといって、完全に丸投げするのはリスキーでしょう。なぜなら、業務不履行等のトラブルの元となり得るためです。
どのように業務をお願いするのか明確にし、アウトソーシング先としっかりと業務フローを話し合いましょう。
例えば、経理事務をアウトソーシングしたとしましょう。
自社とアウトソーシング先のお互いの業務認識がズレていたがために、期日までに守らねばならない入出金をミスしてしまったら、大変ですよね。
以上のトラブルに見舞われないためにも、アウトソーシング先と依頼する内容について、把握・合意することを強くオススメします。
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まとめ
いかがでしたでしょうか。本記事では、バックオフィスアウトソーシングのメリットデメリット、注意点、おすすめのバックオフィスアウトソーシング先をご紹介いたしました。
あなたにぴったりなバックオフィスアウトソーシング先を見つけて、バックオフィスのアウトソーシングをご検討ください。
参考まとめ
総務の業務もアウトソース（外注）できる！｢総務アウトソーシング｣のメリットと導入手順とは ～問い合わせ、依頼から導入、業務の効率化と改善提案まで～｜DOL plus｜ダイヤモンド・オンライン
http://diamond.jp/articles/-/141222
総務事務ってどんなことをするもの？仕事内容や目指し方｜派遣コラム【スタッフサービス】
https://www.staffservice.co.jp/job/column/detail_076.html
総務事務とは – 総務事務の仕事内容、給料事情、メリット、やりがいまで徹底解説｜マイナビキャリレーション
https://mynavi-cr.jp/office-work/admin/
バックオフィスとは？フロントオフィスとの違いからアウトソーシングの実際まで徹底解説 | CHEWY
https://chewy.jp/businessmanner/1998/#i-4
経理とは何か？～会社の意思決定を助ける重要な役割～｜会計ソフトはフリーウェイ
https://freeway-keiri.com/blog/view/294
経理事務の仕事は未経験でもできる？仕事内容やおすすめの資格を一挙紹介 | RUN-WAY Walkers
https://run-way.jp/walkers/career/keirijimu/
人事事務とは – 人事事務の仕事内容、給料事情、メリット、やりがいまで徹底解説｜マイナビキャリレーション
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