営業の自動化とは？業務別の導入事例とおすすめツールをわかりやすく解説
営業活動を効率化するには、ツールを活用した業務の自動化が有効です。
営業リスト作成や資料送付、商談情報の記録・共有といった定型業務を自動化すれば、営業担当者は商談や顧客対応などのコア業務に集中できます。
本記事では、営業プロセス別に自動化できる具体的な業務や自動化事例を紹介します。さらに、営業の自動化に活用できる主要ツールや成功させるポイントも解説します。
営業自動化とは
営業自動化（セールスオートメーション）とは、営業プロセスの一部または全体をITツールや外部サービスで自動化・効率化する取り組みです。
営業リストの作成やメールの送受信などの定型業務を自動化することで、工数を削減し、担当者はより付加価値の高い業務に集中できます。さらに、対応履歴や顧客情報を一元管理できるため、属人化の解消やリード取りこぼしの防止にもつながります。
近年、営業自動化のニーズが高まっている背景には、人材不足や従来型営業効率の限界、インサイドセールスの普及などがあります。こうした課題に対応するには、デジタル技術を活用した営業体制への転換が欠かせません。
【事例付き】営業で自動化できる業務
営業活動には、手間や時間がかかる定型業務が数多く存在します。
ここでは、以下の営業プロセスごとに自動化できる主な業務と、実際の事例をあわせて紹介します。
- 顧客へのアプローチ
- スケジュール・日程調整
- 営業メール送受信・通知
- レポート・書類作成
顧客へのアプローチ
営業活動の出発点となる「誰に・どうやってアプローチするか」という工程は、ITツールで効率化できる領域です。
従来は手作業で行っていたリスト作成や資料準備も、自動化により短時間で精度高く実行できます。その結果、初回接触までのスピードが上がり、質の高い営業活動にリソースを振り向けられるようになります。
この領域で自動化できる主な業務は、以下の通りです。
- 営業リスト作成
- 営業資料作成
- 問い合わせフォーム営業の送信
- トークスクリプトの作成・最適化 など
それぞれの業務について、以下で具体的な自動化事例を紹介します。
営業リスト作成
社内のデータベースからRPA（※）で企業情報を自動抽出し、条件ごとに営業リストを生成する事例です。
| 自動化前の課題 | ・営業リストを手作業で作成しており、最新情報の取得や精度の確保に手間と時間がかかっていた ・更新頻度が低く、鮮度に課題があった |
| 自動化による効果 | ・更新型データベースから自動取得することで、信頼性の高い営業リストを短時間で作成可能に ・手作業の負担が減り、更新頻度が安定 |
【自動化の流れ】
- クライアントの既存営業リストを共有・条件設定
- 更新データベースから精度の高い企業情報を自動抽出
- Excelやスプレッドシートに自動出力
これにより、人手をかけずに短時間で信頼性の高い営業リストを作成できます。
| ※RPA（ロボティック・プロセス・オートメション）とは、パソコン上で行っていた定型作業をソフトウェア技術により自動化する技術のこと。 |
営業資料作成
AIツールを活用し、営業資料の構成案作成や文章作成を自動化する事例です。
| 自動化前の課題 | ・プレゼン資料の文章作成やデザインに多くの手間と時間がかかっていた ・担当者ごとに内容や表現が異なり、統一感や品質にばらつきがあった |
| 自動化による効果 | ・資料作成にかかる工数を大幅に削減 ・専門スキルが不要になり、属人化を解消 ・作業負担が軽減され、コア業務に集中できるようになった |
【自動化の流れ】
- 資料の目的やターゲットを明確にし、適したAIツールを選定
- AIツールに、構成案や内容の指示を入力
- 自動生成されたドラフトを確認し、必要に応じて修正
AIツールを活用することで、構成案の作成や文章生成、誤字脱字チェックを自動化でき、短時間で高品質な資料作成を仕上げられます。
▼関連記事
フォーム営業（問い合わせフォーム投稿）
問い合わせフォーム営業による「商談獲得プロセス」の自動化事例です。
| 自動化前の課題 | ・リスト作成や投稿が手作業で非効率的だった ・営業に集中できず、効果的なリスト獲得が難しかった |
| 自動化による効果 | ・1件あたり20分かかっていた商談獲得プロセスを5分に短縮 ・営業活動に注力できるようになり、リード獲得や商談効率が向上 |
【自動化の流れ】
- 条件に基づく営業リストを自動作成
- リストに沿って問い合わせフォームに自動投稿
- 商談設定用URLを送付し、日程調整を自動化
これにより、営業リソースが限られた状況でも、新規リードの獲得から商談化までを効率的に進められます。
トークスクリプト作成
AIを活用して、テレアポトークスクリプトのたたき台を自動生成する事例です。
| 自動化前の課題 | ・営業担当者によってトークスクリプトの質に差があった ・トークスクリプトの作成や修正に手間がかかっていた |
| 自動化による効果 | ・トークスクリプト作成にかかる時間を大幅に短縮 ・標準化されたトークにより、営業成果の安定化を実現 |
【自動化の流れ】
- 営業履歴・ターゲット情報をもとにAIがスクリプトを自動生成
- 提示された複数案から選定し、実践的な内容に調整
現場の通話データをAIが自動収集・分析することで、営業活動の効率化と成果の向上を両立できます。
スケジュール・日程調整
営業における「日程調整」や「アポ設定」といった調整業務も、ITツールを活用することで自動化が可能です。特に、営業担当者の時間を圧迫しやすい調整業務は、自動化によって大幅に効率化できます。
自動化できる主な業務は、以下の通りです。
- 商談日程の調整
- 日程候補の提示・選択
- カレンダーへの自動登録・リマインド通知 など
以下は、日程調整ツールの導入事例です。
| 自動化前の課題 | ・日程調整に複数回のやり取りが発生し、担当者の負担が大きかった ・事前に商談相手の課題が把握できなかった |
| 自動化による効果 | ・Webサイト内で日程調整が可能となり、調整の手間を大幅に削減 ・日程調整の段階で悩みをヒアリングでき、商談の質が向上 |
【自動化の流れ】
- 日程調整機能付きのカレンダーをWebサイトに埋め込み
- 顧客が空いている日程を選択
- カレンダーに自動登録・リマインド通知
ツールによっては、事前ヒアリングや同席調整も可能で、商談の質向上につなげられます。
営業メール送受信・通知
資料送付やフォローアップなど、顧客とのコミュニケーションに欠かせないメール業務は、自動化によって大幅に効率化できます。
自動化できる主な業務は、以下の通りです。
- メール送信のスケジューリング
- 受信メールの自動振り分け・通知
- 定型返信の自動テンプレート化 など
それぞれの業務について具体的な自動化事例を紹介していきます。
メール送信
テレアポ後の資料送付やフォローアップなど、ステータスに応じたメール配信を自動化する事例です。
| 自動化前の課題 | ・資料請求後の送付対応が手作業で、対応漏れや遅延が発生していた ・顧客ごとの対応に時間がかかり、商談対応に集中できなかった |
| 自動化による効果 | ・テンプレートによる自動送信で対応スピードが向上 ・1件あたりの作業時間が約15分から1分に短縮 |
【自動化の流れ】
- SFAやCRMに顧客情報を登録・更新
- 設定した条件に応じて、メール内容や送信の有無を自動で判断
- ステータスに合わせたメールを自動送信
顧客対応の進行状況に応じて最適なフォローが可能となり、対応漏れによる機会損失を防げます。
なお、SFA（営業支援システム）とCRM（顧客管理システム）については、後述する「営業自動化に活用できる主要ツール」で詳しく解説します。
メール通知
申込フォーム回答や入金などのトリガー条件に応じて、関連部門や担当者へメールを自動通知する事例です。
| 自動化前の課題 | ・顧客からの申込や入金といった重要なアクションに気づけず、対応が遅れるケースがあった ・対応状況を個別に確認する必要があり、リアルタイムでの把握が難しかった |
| 自動化による効果 | ・顧客アクションに応じて即時通知されることで、迅速かつ確実な対応が可能に ・対応の遅れや伝達ミスがなくなり、業務の正確性とスピードが向上 |
【自動化の流れ】
- 通知のトリガーとなるイベントを設定（例：顧客アクション、ステータス変化、メール受信、承認完了など）
- システムが条件に合致するイベントを自動検知
- 該当する関連部門や担当者へ、対応を促す通知メールを自動送信
これにより、進捗や対応ステータスをリアルタイムで共有でき、顧客対応の精度とスピードを向上させられます。
受信メール対応
特定条件のメール受信をトリガーに、受信後の定型業務を自動化する事例です。
| 自動化前の課題 | ・顧客からの重要なメールを見落とすことがあり、フォローの遅れや商談機会の損失につながっていた ・営業担当者が対応状況を確認するために手動でメールをチェック・共有する必要があり、商談準備や提案活動の時間が減っていた |
| 自動化による効果 | ・メール本文や添付ファイルから情報を自動で抽出・保存・入力・通知できるため、重要な顧客対応を漏れなく実施可能 ・情報の一元管理により、チーム全体で顧客状況を把握しやすくなり、フォローアップのタイミングや精度が向上 |
【自動化の流れ】
- 特定の条件に一致するメールを受信
- 本文や添付ファイルから必要情報を自動抽出
- ファイル保存、データ入力、社内チャット通知などの対応を自動で実行
メール受信時の対応を自動化することで、定型業務に追われることなく、商談準備や顧客へのフォローアップといった営業のコア業務に集中できます。
情報の整理・共有
営業活動で得た情報の整理や共有も、CRMやSFAを活用することで自動化できます。代表的な業務には、以下のようなものがあります。
- 名刺情報の登録
- 要点の自動要約・システムへの登録
- 商談メモや録画データの文字起こし など
以下で、具体的な自動化事例を紹介します。
名刺情報の登録
紙の名刺をOCRで読み取り、指定フォーマットに変換して自動でSFA・CRMへ自動登録する事例です。
| 自動化前の課題 | ・名刺を手入力で管理しており、登録ミスや情報の抜け漏れのリスクがあった ・登録作業に時間がかかり、情報共有が滞っていた |
| 自動化による効果 | ・名刺画像の送信だけでデータ化・登録が完了 ・入力作業が不要となり、情報精度と対応スピードが大幅に改善 |
【自動化の流れ】
- フォームに名刺画像をアップロード
- OCRで読み取り、自動でデータ化
- SFA・CRMへ自動登録
- 登録完了をチャットで自動通知
これにより、営業担当者は名刺管理にかかる手間を削減し、新規開拓や顧客対応といったコア業務に集中できます。
商談・議事録の記録と共有
商談の録音データを自動で文字起こし・要約し、CRMやSFAに情報を登録するプロセスを自動化する事例です。
| 自動化前の課題 | ・議事録の手入力に時間がかかり、商談内容の共有に時間がかかっていた ・情報漏れや入力ミスのリスクがあった |
| 自動化による効果 | ・商談内容が自動で記録・反映されるため、入力ミスや情報漏れを防止 ・最新情報が即時に共有され、営業チーム全体のアクションが迅速化 |
【自動化の流れ】
- 商談の録音データを自動で文字起こし
- AIが議事録を自動作成
- SFA・CRMに商談情報を自動登録
常に最新の商談履歴が共有されるため、振り返りや次へのアクションをスムーズに進めることができます。
SFA/CRMとの連携・通知
SFA・CRMへの情報登録やステータス更新をトリガーに、販売管理・会計システムとのデータ連携から社内通知までを自動化する事例です。
| 自動化前の課題 | ・SFA・CRMで更新した内容を他システムへ手作業で転記しており、入力ミスや反映漏れが発生していた ・進捗状況がチームに共有されるまでタイムラグがあり、対応が遅れることがあった |
| 自動化による効果 | ・データがリアルタイムで更新され、営業・管理・経理など関連部門で情報の一元管理が可能に ・進捗がチャットで即時共有され、確認・承認・対応までのスピードが向上 |
【自動化の流れ】
- SFA・CRMに情報を登録・更新
- ステータス条件（受注・支払など）に応じて、分岐処理を自動実行
- 他システムへのデータ登録・社内通知を自動で実行
システム間のデータ連携と即時通知が可能になることで、社内全体でスムーズに情報共有でき、営業活動のスピードと精度が向上します。
レポート・書類作成
社内報告や契約処理など、営業に伴う事務処理業務も自動化が可能です。特に、属人化しやすいレポート・書類作成は、自動化により標準化とスピードアップが図れます。
自動化できる主な業務は、以下の通りです。
- 帳票・契約書の自動作成
- 契約締結後の情報更新
- KPIデータの更新・集計 など
以下で、それぞれの業務における自動化事例を紹介します。
帳票・契約書作成
SFA・CRMに登録された情報をもとに、契約書や伝票などの帳票類を自動で発行・送付する事例です。
| 自動化前の課題 | ・書類作成や送付を手作業で行っており、作業負担が大きかった ・業務の属人化や入力ミスによって、業務の正確性に課題があった |
| 自動化による効果 | ・登録データから契約書を自動作成・送付できるため、ミスや作業負担が軽減 ・書類作成が標準化され、属人化を防いで精度とスピードが向上 |
【自動化の流れ】
- SFA・CRMで契約書を発行したい企業や案件を選択
- 登録データをもとに契約書類を自動発行
- 担当者が内容を確認
- メールや電子契約サービスに自動添付して送付
これにより、煩雑な書類作成業務を効率化し、正確性も向上します。
契約後の情報更新
契約締結後の顧客情報更新を自動化する事例です。
| 自動化前の課題 | ・契約後のSFA・CRMの更新を手作業で行っていたため、反映漏れや入力ミスが発生していた ・最新の契約情報がリアルタイムで共有されず、アフターフォローに遅れが生じていた |
| 自動化による効果 | ・契約情報が自動反映されることで、保存漏れや管理ミスを防止 ・情報がリアルタイムで更新・通知され、迅速なアフターフォローが可能に |
【自動化の流れ】
- 契約締結後、契約書ファイルを指定フォルダに格納
- 格納と同時にSFA・CRMの顧客ステータスや関連情報を自動更新
- 更新内容をもとに、担当部門や関係者にチャットで自動通知
これにより、契約後の情報整理や共有フローが標準化され、営業と関連部門がシームレスに連携できるようになります。
KPIデータの更新
KPIデータの更新・集計を自動化する事例です。
| 自動化前の課題 | ・KPIデータの集計や転記を手作業で行っており、入力ミスや反映遅れが発生していた ・進捗確認が属人化し、全体の営業状況をリアルタイムで把握しにくかった |
| 自動化による効果 | ・データ集計業務の正確性とスピードが向上 ・2時間かかっていた作業が10分に短縮 ・KPIがリアルタイムで更新されるため、営業チーム全体で同じ情報をもとに意思決定できるように |
【自動化の流れ】
- SFA・CRMから商談件数や問い合わせ件数を自動取得
- 取得したデータをスプレッドシートに自動転記
- GAS（Google Apps Script）でKPIシートに自動反映
これにより、常に最新の営業状況を把握でき、チーム全体で迅速かつ正確な進捗管理が可能になります。
★営業をはじめ、さまざまな業務自動化の事例をまとめた資料を用意しました。業務改善のヒントにぜひご覧ください！
営業自動化に活用できる主要ツール
営業自動化には、目的に応じたツールの導入が重要です。代表的なツールには、以下の4種類があります。
- SFA（営業支援システム）
- CRM（顧客管理システム）
- MA（マーケティングオートメーション）
- スケジュール管理・コミュニケーション系ツール
ここからは、各ツールの特徴と自動化できる業務例を紹介します。
SFA（営業支援システム）
SFA（Sales Force Automation）は、営業活動の記録・管理・分析を一元化し、営業担当者の業務効率化やマネジメント支援を行うツールです。営業の属人化や煩雑な情報共有、進捗管理に課題を抱える企業に適しています。
【自動化できる業務】
- 商談履歴や日報の入力
- 営業活動の進捗管理・KPIレポートの自動作成
- タスク管理・リマインド通知による対応漏れ防止 など
【ツール例】
- Salesforce
- kintone
- eセールスマネージャー
- Hubspot など
営業プロセスを見える化することで、次に取るべきアクションが明確になり、チームでの連携や進捗管理がスムーズになります。
CRM（顧客管理システム）
CRM（Customer Relationship Management）は、顧客情報や接点履歴、対応状況を一元管理し、顧客との関係構築を支援するツールです。人手不足や情報共有の煩雑さに悩む中小企業や営業・マーケティング活動の強化を図りたい企業に適しています。
【自動化できる業務】
- 顧客データ登録・更新
- インポートデータの整形
- ターゲット抽出やセグメント管理 など
【ツール例】
- Hubspot
- Zoho CRM
- kintone など
分散していた顧客情報をリアルタイムで共有・更新できる環境が整うことで、部門間の連携がスムーズになります。これにより、顧客対応の質とスピードが向上します。
MA（マーケティングオートメーション）
MA（Marketing Automation）は、見込み顧客の育成（ナーチャリング）や、営業チームへのスムーズな引き渡しを支援するツールです。限られたリソースで、確度の高い見込み顧客に効率的にアプローチを行いたい企業に適しています。
【自動化できる業務】
- 営業メール・メルマガ配信
- スコアリングによるアプローチ優先度の可視化
- 問い合わせフォーム送信後の自動対応 など
【ツール例】
- SATORI
- Pardot（Salesforce）
- Marketo など
顧客との継続的な接点を自動化することで、最適なタイミングと内容でアプローチでき、効果的な見込み客の育成が可能となります。
▼関連記事
スケジュール管理・コミュニケーション系ツール
スケジュール調整や社内外との情報共有も、自動化によって効率的に管理できます。時間を取られがちなルーチン業務の負担を軽減したい企業に向いています。
【自動化できる業務】
- アポ取得・カレンダー連携
- リマインド通知・社内チャット通知
- 商談録画の文字起こし・社内共有
- フォローアップのタイミング通知 など
【ツール例】
- スケジュール管理：Googleカレンダー、Asana
- Web商談：Zoom、Google Meet
- 通知連携：Slack、Chatwork
- 文字起こし：Notta、スマート書記 など
日々の連絡や共有業務を自動化することで、対応の抜け漏れを防ぎ、営業チーム全体の連携強化につなげられます。
営業自動化を成功させるためのポイント
営業自動化を成功させるためのポイントは、主に以下の3つです。
- 一度にすべてを自動化しようとしない
- 業務フローの見直しと整理を並行して行う
- ツールだけに頼らず、人による運用サポートも設計する
それぞれのポイントについて詳しく解説します。
一度にすべてを自動化しようとしない
すべての業務を一度に自動化しようとすると、ツール導入の難易度が上がり、現場が混乱する恐れがあります。
まずは、ルーチン業務や手作業が多い業務など、自動化による効果を実感しやすく、効果測定しやすい領域から着手するとよいでしょう。
また、導入の進め方としては、成果を確認しながら段階的に自動化する領域を広げていくアプローチ方法が有効です。小さな成功体験を積みながら、現場に定着させることで、社内の理解も得やすくなります。
業務フローの見直しと整理を並行して行う
自動化は、既存の業務プロセスが整理されていてこそ最大限の効果を発揮します。非効率な流れや属人化された手順をそのまま自動化すると、かえって混乱やミスが増えるリスクがあります。
まずは現状の業務を棚卸しし、フローチャートなどを使って無駄や重複を洗い出しましょう。これにより、自動化すべき業務や優先度が明確になります。
業務プロセスの改善と自動化の検討を同時に進めることで、業務効率と定着率の向上が期待できます。
ツールだけに頼らず、人による運用サポートも設計する
自動化ツールを導入する際には、運用ルールや体制の整備が不可欠です。ツールだけに頼ると、運用や管理が属人化したり、現場に定着しないケースは珍しくありません。
ツールの操作方法だけでなく、活用ルールの整備やチーム内の連携フロー、トラブル時の対応体制なども併せて整えることが重要です。
例えば、運用担当者やサポート窓口を設置しておくと、現場への定着がスムーズになります。また、必要に応じて外部リソースを活用すれば、導入初期のサポートやリソース不足にも柔軟に対応できます。
営業自動化はHELP YOUにおまかせ
営業資料作成からリスト作成、SFA連携まで、煩雑な営業業務の自動化はHELP YOUにおまかせください。
専門スタッフとテクノロジーを組み合わせ、実行力のある柔軟なサポートを提供します。
HELP YOUの特徴
HELP YOUは、株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービスです。
定型業務や煩雑な作業の自動化を支援し、企業が本来注力すべきコア業務に集中できる環境を整えます。
| 特徴 | ・AIやRPAツールを用いた業務の自動化に対応 ・営業事務、経理、マーケティングなど幅広い業務を依頼できる ・目的や課題に応じて「チーム制」「1名専属」プランを選べる ・最短3日で優秀な人材を確保できる |
| 主な対応業務 | ＜営業関連業務＞ ・営業先リストの作成 ・見積書・契約書・請求書作成 ・営業データの管理 ・スケジュール管理・アポイント調整 ・問い合わせ対応・営業メール送信 ・資料作成・レポート作成 など ▼詳しくはこちら ＜その他＞ |
| 料金・プラン | ■チーム制でサポートする「チームプラン」 月額：10万円～（税抜）／実働時間：30時間～ ■専属アシスタントによる「1名専属プラン」 |
RPAや自動化ツールを用いた営業業務の自動化はもちろん、余った契約時間で経理やマーケティング業務を依頼するなど、お客様の課題や要望に合わせて柔軟に活用できます。
▼HELP YOUのサービス詳細を知りたい方はこちらの資料をご覧ください
▼HELP YOUのユーザーレビュー・口コミ
管大輔さんのHELP YOUに関するレビュー｜ミナオシ
「どんな業務をどこまで依頼できるか」「自社にはどのプランが合っているか」など、ご質問はメール・電話にて無料で承っております。ぜひお気軽にお問い合わせください！
HELP YOUの営業自動化事例
テレアポで資料請求につながった顧客へのアフターフォローとして、資料送付の自動化と外部オペレーターによるフォローコールを組み合わせた事例です。
| 自動化前の課題 | ・アフターフォローが遅れ、機会損失のリスクがあった ・資料送付やフォロー対応に時間を取られ、商談などのコア業務に集中できなかった |
| 自動化による効果 | ・テンプレートメールによる即時送付と外部オペレーターによるフォローコールで、対応時間が1件あたり15分から1分に短縮 ・営業担当者が商談などのコア業務に専念できる体制を構築 ・自動化だけでは難しい顧客対応の精度向上も実現 |
【自動化の流れ】
- テレアポで資料請求につながった顧客情報を共有
- テンプレートメールで資料を自動送付
- 外部オペレーターがフォローコールを実施
定型業務は自動化で効率化しつつ、フォローコールといった人による対応を組み合わせることで、対応精度とスピードの両立を実現。これにより、営業チームが商談に集中できる体制が整いました。
営業自動化のまとめ
営業自動化は、営業担当者が本来注力すべき商談や顧客対応に集中できる環境を整える有効な手段です。
ツールの活用だけでなく、業務フローの設計や運用体制の構築も含めて行うことで、自動化の効果を最大化できます。自社だけでの対応が難しい場合は、アウトソーシングの活用もおすすめです。
HELP YOUでは、自動化ツールによる業務効率化と専門スタッフによるサポートを組み合わせた営業活動の効率化を支援しています。営業活動を自動化して、コア業務に集中したい方は、ぜひお気軽にご相談ください。
▼関連記事
営業コア業務に集中できる環境づくりをお手伝い！
「ノンコア業務に追われ、リードが放置状態…」
「クライアントからのお問い合わせに対応しきれない…」
「外注しようにも、どの業者を選べばいいか分からない…」
HELP YOUの即戦力となる優秀なスタッフが、貴社の営業活動の手間や負担を軽減いたします！
導入費用0円で月額費用のみ！無駄なコストは発生しません。
【HELP YOUが選ばれる理由】
1.厳しい採用プロセスをクリアした「優秀なアシスタント」が業務を担当
2.チーム制だから人材が退職して業務が滞るリスクなし！長期的な依頼が可能
3.専属ディレクターがつくため、様々な業務をまとめて依頼できる
HELP YOUは一緒に課題を解決するパートナーとして伴走し、貴社の業務効率化を実現。
800以上のクライアント様に導入いただいています。
煩雑な業務が多く、コア業務に集中できないなどでお困りの皆様からのお問い合わせをお待ちしております。
新規顧客の成約率、既存顧客の継続率を一緒に上げていきましょう！
お電話での無料相談はこちらをご利用ください。050-3187-5599（平日10～18時）